TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TIỂU LUẬN
MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP
Đề tài :
Qua hoạt động thực tiễn của một hoặc một vài doanh nghiệp, anh (chị) hãy chứng
minh việc xây dựng văn hóa trong doanh nghiệp, trong văn phòng doanh nghiệp
cũng là một trong những phương pháp lãnh đạo điều hành hoạt động của văn
phòng doanh nghiệp.

Sinh viên thực hiện : Đặng Thị Thanh Mai
Lớp : Quản trị văn phòng K12D
Giảng viên hướng dẫn : Ths. Lâm Thu Hằng

HÀ NỘI – 2015


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
PHẦN I.....................................................................................................................3
KHÁI QUÁT VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP.................................................3
1. Các khái niệm cơ bản.......................................................................................................................3
2. Hệ giá trị cốt lõi trong VHDN............................................................................................................4
3. Các quy ước văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp:..........................................................................4
4. Văn hóa doanh nghiệp, bắt nguồn từ những giá trị.........................................................................5
5.Tác dụng của văn hóa doanh nghiệp.................................................................................................6
6. Đặc trưng của văn hóa doanh nghiệp..............................................................................................8
7. Những yếu tố cấu thành văn hóa doanh nghiệp..............................................................................9
8. Làm thế nào để xây dựng văn hóa doanh nghiệp...........................................................................11


khác. Càng ngày, văn hóa doanh nghiệp càng trở nên quan trọng và càng được các
doanh nghiệp chú ý xây dựng. Trong nền kinh tế thị trường, muốn thành công
doanh nghiệp phải tự xây dựng cho mình một nền văn hóa riêng. “văn hóa doanh
nghiệp là toàn bộ những nhân tố văn hóa được doanh nghiệp chọn lọc, tạo ra, sử
dụng và biểu hiện trong hoạt động kinh doanh, tạo nên bản sắc kinh doanh của
doanh nghiệp đó.
Đặc biệt việc xây dựng văn hóa trong doanh nghiệp, trong văn phòng doanh
nghiệp cũng là một trong những phương pháp lãnh đạo điều hành hoạt động của
văn phòng doanh nghiệp.
Nhận thức được tầm quan trọng đó của văn hóa doanh nghiệp, các doanh
nghiệp Việt Nam đã bước đầu quan tâm đến việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
Và một trong số những doanh nghiệp đi đầu trong việc xây dựng văn hóa doanh
nghiệp chính là Công ty cổ phần Kinh Đô. Kinh Đô tự hào là một trong số ít
doanh nghiệp có nền văn hóa riêng, đặc sắc và không thể trộn lẫn. Có thể nói Kinh
Đô đã đạt được nhiều thành công và xứng đáng điển hình để các doanh ngiệp khác
học tập và noi theo . Việc xây dựng văn hóa trong doanh nghiệp không chỉ giúp
Kinh Đô phát triển lớn mạnh, đứng vững trên thị trường còn là một trong những
phương pháp để Kinh Đô lãnh đạo, điều hành hoạt động của doanh nghiệp,văn
phòng doanh nghiệp mà nội dung bài tiểu luận của em sau đây sẽ đề cập đến vấn
đề này.

1


Trong quá trình thực hiện bài tiểu luận, em đã nhận được sự giúp đỡ, hướng
dẫn nhiệt tình của các thầy, cô giáo. Tuy có nhiều cố gắng, học hỏi song bài tiểu
luận của em vẫn còn những mặt hạn chế nên em rất mong nhận được sự quan tâm,
giúp đỡ, chỉ bảo và đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo để bài tiểu luận của em
được hoàn thiện hơn.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các thầy, cô giáo Trường Đại học


3


2. Hệ giá trị cốt lõi trong VHDN.
- Khẩu hiệu (slogan)
- Tầm nhìn
- Sứ mệnh
- Giá trị cốt lõi
- Triết lý kinh doanh
- ...
3. Các quy ước văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp:
- Văn hóa trong giao tiếp chào hỏi (cách chào hỏi, cách thức bắt tay v.v.)
- Văn hóa trong giới thiệu và tự giới thiệu
- Văn hóa trong sử dụng danh thiếp (sử dụng, trao đổi danh thiếp v.v.)
- Văn hóa nói chuyện
- Văn hóa ứng xử với khách hàng, đối tác (trong nước, ngoài nước v.v.)
- Văn hóa ứng xử với đồng nghiệp (giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa nhân viên
với nhân viên v.v.)
- Văn hóa trong giao tiếp qua điện thoại
- Văn hóa trong làm việc (vệ sinh nơi làm việc, tác phong v.v.)
- Văn hóa xử lý, giải quyết công việc (ứng xử khi xử lý công việc, thời hạn xử lý
công việc v.v.)
- Văn hóa hội họp (nghi thức hội họp, chỗ ngồi trong hội họp v.v.)
- Văn hóa tổ chức hoạt động ngoài công việc (bố trí chỗ ngồi khi dự tiệc, văn hóa
dự tiệc, cách thức ngồi trong xe ô tô v.v.)
- Quy tắc đạo đức nghề nghiệp (chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, quan hệ nội bộ,
quan hệ bên ngoài v.v.)
- ....


làm việc hết mình vì lợi ích của tổ chức)

5


•

Sự khôn khéo (biết nói những gì cần nói, hỏi những điều cần hỏi, tranh luận

những điều đáng tranh luận và sắp xếp những gì hợp lý nhất)
Ngoài ra còn một số giá trị khác được đề cập tới như sự tự tin, sáng tạo …
Những giá trị này sẽ là nền tảng định hướng cho văn hóa của doanh nghiệp.
Bản chất của VHDN là đối nội phải tăng cường tiềm lực, quy tụ được sức
sáng tạo của công nhân viên chức, khích lệ họ sáng tạo ra nhiều lợi nhuận cho
doanh nghiệp; đối ngoại phải được xã hội bản địa chấp nhận.
Văn hóa doanh nghiệp được thể hiện ở nhiều cấp độ khác nhau. Cấp dễ thấy
nhất thể hiện ngay trong công việc hàng ngày nhưng cách báo cáo công việc, giữ
gìn tài sản chung, ngôn ngữ khi giao tiếp với đồng nghiệp, đối tác, khách hàng, các
thủ tục hành chính… Cấp thứ hai là các giá trị tinh thần xác định việc phải làm,
hành động của mình đúng hay sai, có mang lại lợi ích hay thiệt hại chung hay
không. Đây là điều Lãnh đạo doanh nghiệp mong muốn nhận được ở nhân viên và
phải xây dựng dần từng bước. Cấp thứ ba là nền tảng cho các hành động chính là
niềm tin, nhận thức, suy nghĩ và xúc cảm được coi là đương nhiên ăn sâu trong
tiềm thức mỗi cá nhân trong doanh nghiệp. Các ngầm định nền tảng này là nền
tảng cho các giá trị và hành động của mỗi thành viên. Văn hóa kinh doanh trong
một tổ chức đã tiến đến mức độ cao nhất, trở thành một thứ Đạo, mà từ thế hệ này
tới thế hệ khác tôn sùng và làm theo.
5.Tác dụng của văn hóa doanh nghiệp
VHDN quyết định sự trường tồn của doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp
trường tồn vượt xa cuộc đời của những người sáng lập. Nhiều người cho rằng

giúp doanh nghiệp cạnh tranh tốt trên thị trường.
6. Đặc trưng của văn hóa doanh nghiệp

Để dễ hình dung, chúng ta có thể hiểu văn hóa của doanh nghiệp giống như
“cá tính” của doanh nghiệp đó. Ở mỗi cá nhân, cá tính giúp phân biệt người này
với người khác, “văn hóa” cũng chính là bản sắc riêng giúp một doanh nghiệp
không thể lẫn với doanh nghiệp khác dù có cùng hoạt động trong một lĩnh vực và
cung cấp những sản phẩm tương tự ra thị trường.
VHDN có ba nét đặc trưng, đó là:
VHDN mang “tính nhân sinh”, tức là gắn với con người. Tập hợp một nhóm
người cùng làm việc với nhau trong tổ chức sẽ hình thành nên những thói quen,
đặc trưng của đơn vị đó. Do đó, VHDN có thể hình thành một cách “tự phát” hay
“tự giác”. Theo thời gian, những thói quen này sẽ dần càng rõ ràng hơn và hình
thành ra “cá tính” của đơn vị. Nên, một doanh nghiệp, dù muốn hay không, đều sẽ
dần hình thành văn hoá của tổ chức mình. VHDN khi hình thành một cách tự phát
có thể phù hợp với mong muốn và mục tiêu phát triển của tổ chức hoặc không. Chủ
động tạo ra những giá trị văn hoá mong muốn là điều cần thiết nếu doanh nghiệp
muốn văn hóa thực sự phục vụ cho định hướng phát triển chung, góp phần tạo nên
sức mạnh cạnh tranh của mình.

8


VHDN có “tính giá trị”. Không có VHDN “tốt” và “xấu” (cũng như cá tính,
không có cá tính tốt và cá tính xấu), chỉ có văn hoá phù hợp hay không phù hợp (so
với định hướng phát triển của doanh nghiệp). Giá trị là kết quả thẩm định của chủ
thể đối với đối tượng theo một hoặc một số thang độ nhất định; và những nhận
định này được thể hiện ra thành “đúng-sai”, “tốt-xấu”, “đẹp-xấu”..., nhưng hàm ý
của “sai” của “xấu”, về bản chất, chỉ là “không phù hợp”. Giá trị cũng là khái niệm
có tính tương đối, phụ thuộc vào chủ thể, không gian và thời gian. Trong thực tế,

yêu cầu ngày càng cao về chất lượng sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp, góp
phần tạo tính ổn định và nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp với nỗ lực làm hài
lòng khách hàng và xã hội.
Hệ thống trao đổi thông tin: Đây là lớp cấu thành thứ tư trong văn hoá doanh
nghiệp đáp ứng nhu cầu thông tin quản lý đa dạng, đa chiều, chính xác và kịp thời.
Hệ thống này cần đảm bảo mọi thông tin cần thiết cho doanh nghiệp đều được thu
thập, truyền đạt, lưu trữ và xử lý; đồng thời đảm bảo cho mọi thành viên doanh
nghiệp dễ dàng tiếp cận và sử dụng các thông tin cần thiết cho các hoạt động
thường nhật cũng như công tác lập kế hoạch, xây dựng định hướng chiến lược.
Phong trào, nghi lễ, nghi thức: Đây là cấu thành văn hoá bề nổi, phản ánh
đời sống, sinh hoạt của công ty. Tuy không trực tiếp ảnh hưởng đến kết quả kinh
doanh, nhưng ảnh hưởng của nó đối với mọi hoạt động của doanh nghiệp cũng rất
lớn. Nó tuyên truyền phổ biến đường lối, chính sách của công ty, tạo ra sự khác
10


biệt của công ty với bên ngoài, tạo hình ảnh tốt cho công ty trước cộng đồng qua
đó góp phần xây dựng thương hiệu ... Do vậy, để thực sự tạo ra “cá tính” của
doanh nghiệp, tạo ra sức mạnh canh tranh cho doanh nghiệp, doanh nhân, cán bộ
quản lý cấp cao, các nhà lãnh đạo và quản lý các cấp khác phải nhất thiết tham gia
vào quá trình xây dựng văn hoá của tổ chức mình.
8. Làm thế nào để xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Thực tế, văn hoá tồn tại khách quan và doanh nghiệp nào cũng có văn hoá
của riêng mình. Chỉ có điều văn hoá được thể hiện như thế nào và doanh nghiệp đó
có phát hiện ra những giá trị tốt để phát huy và những giá trị chưa tốt để thay đổi
hay không. Văn hóa doanh nghiệp bắt nguồn từ những gì nhỏ nhất, cụ thể, không
chung chung.
TS. Lê Quân - Chủ tịch Hội đồng chuyên gia EduViet Consultancy cũng đã đưa ra
những ví dụ cụ thể để khẳng định tầm quan trọng của VHDN trong đời sống doanh

nghiệp được trường tồn.
XÂY DỰNG VHDN = THIẾT LẬP CHUẨN MỰC + TẠO THÓI QUEN
Làm thế nào để xây dựng VHDN?
Để thấu hiểu từng bước xây dựng VHDN thì ta cùng xem xét mô hình dưới
đây. Thoạt nhìn có thể thấy rất phức tạp nhưng thực sự không như vậy. Các mối
12


quan hệ rất rõ ràng và thể hiện cách thức chúng ta đưa một giá trị mong muốn vào
doanh nghiệp để mọi người chấp nhận và coi như đương nhiên.
Bên phải mô hình là VHDN dưới dạng quan sát “thấy” được. Còn bên trái là
các “phương tiện” để văn hoá doanh nghiệp thể hiện ra ngoài. Bây giờ ta cùng xem
xét từng mối quan hệ và cách thức đưa một giá trị mong muốn vào thực tế.
Sơ đồ
(1) Các vật thể hữu hình (như văn phòng, bàn ghế, tài liệu...) là môi trường mà
nhân viên làm việc. Chúng là nhân tố duy trì và có ảnh hưởng trực tiếp lên phong
cách làm việc, cách ra quyết định, phong cách giao tiếp và đối xử với nhau. Ví dụ:
điều kiện làm việc tốt hơn thì việc giao tiếp cũng sẽ thuận lợi hơn...
(2) Ngược lại phong cách làm việc, ra quyết định, giao tiếp và đối xử có ảnh hưởng
trở lại đối với những vật thể hữu hình đó. Phong cách làm việc chuyên nghiệp cần
thiết phải được trang bị những công cụ làm việc hiện đại phù hợp. Giao tiếp chủ
yếu bằng e-mail thì cần một hệ thống máy vi tính...
(3) Các giá trị được thể hiện được chia thành hai thành phần. Thành phần thứ nhất
là các giá trị tồn tại một cách tự nhiên. Một số trong các giá trị đó được coi là
đương nhiên chúng ta gọi đó là các ngầm định. Thành phần thứ hai là các giá trị
chưa được coi là đương nhiên và các giá trị mà lãnh đạo mong muốn đưa vào
doanh nghiệp mình. Những giá trị được các thành viên chấp nhận thì sẽ tiếp tục
được duy trì theo thời gian và dần dần được coi là đương nhiên. Sau một thời gian
đủ lớn thì các giá trị này trở thành các ngầm định theo mối quan hệ 6.


XÂY DỰNG VĂN HÓA TRONG DOANH NGHIỆP, TRONG VĂN
PHÒNG DOANH NGHIỆP LÀ MỘT TRONG NHỮNG PHƯƠNG
PHÁP LÃNH ĐẠO ĐIỀU HÀNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
KINH ĐÔ
1. Giới thiệu chung về công ty cổ phần Kinh Đô
1.1. Các mốc lịch sử chính của Kinh Đô
Được thành lập tử năm 1993, khởi đầu với sự thành công của sản phẩm
Snack, ngành thực phẩm của Kinh Đô đã có những bước tiến vượt bậc và là nền
tảng cho sự phát triển chung của toàn Tập đoàn.
Năm 1996 đánh dấu cột mốc quan trọng với việc nhập khẩu dây chuyền
Cookies của Đan Mạch trị giá 5 triệu USD – ngành Cookies ra đời. Những năm
tiếp theo, là chuỗi thành công liên tiếp với ngành bánh mỳ, bánh bông lan công
nghiệp. Chocolate, kẹo cứng, kẹo mềm. Điểm nổi bật nhất chính là năm 2000,
nhập khẩu dây chuyền Cracker từ Châu Âu và sự ra đời của nhãn hàng AFC đã tạo
nên tên tuổi của Kinh Đô.
Năm 2001 được xác định là năm xuất khẩu của Công ty kinh Đô, Công ty
quyết tâm đẩy mạnh hơn nữa việc xuất khẩu ra các thị trường Mỹ, Pháp, Canada,
Đức, Đài Loan…Tìm thêm thị trường mới thông qua việc phát huy nội lực, nghiên
cứu thị trường nước ngoài, tham gia các hội chợ quốc tế về thực phẩm tại
Singapore, Mỹ,…Cải tiến chất lượng, khẩu vị, bao bì mẫu mã phù hợp với từng thị
trường cũng như yêu cầu của từng đối tượng khách hàng nước ngoài…

15


Bắt đầu từ ngày 1/10/2002 Công ty Kinh Đô chính thức chuyển thể từ Công
ty TNHH Xây dựng và Chế Biến Thực Phẩm Kinh Đô sang hình thức Công ty Cổ
Phần Kinh Đô. Bên cạnh đó, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002
được thay thế bằng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000,
nhằm tăng hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nhanh chóng hội nhập

2.2.Xây dựng văn hóa trong doanh nghiệp, trong văn phòng doanh nghiệp là
một trong những phương thức lãnh đạo, điều hành của Công ty Cổ Phần
Kinh Đô.
2.2.1. Tầm nhìn và sứ mệnh.
Tầm nhìn:
Với nhiệt huyết, óc sáng tạo, tầm nhìn xa trông rộng cùng những giá trị đích
thực, chúng tôi không chỉ tạo ra mà còn gửi gắm niềm tự hào của mình vào những
sản phẩm và dịch vụ thiết yếu cho một cuộc sống trọn vẹn.
Slogan: Hương vị cho cuộc sống.
Sứ mệnh:
Sứ mệnh của Kinh Đô đối với người tiêu dùng là tạo ra những sản phẩm phù
hợp, tiện dụng bao gồm các loại thực phẩm thông dụng, thiết yếu, các sản phẩm bổ
sung và đồ uống. Chúng tôi cung cấp các thực phẩm an toàn, thơm ngon, dinh

17


dưỡng, tiện lợi và độc đáo cho tất cả mọi người để luôn giữ vị trí tiên phong trên
thị trường thực phẩm.
Chúng tôi luôn ươm mầm và tạo mọi điều kiện để thỏa mãn các nhu cầu và
kỳ vọng trong công việc nhằm phát huy tính sáng tạo, sự toàn tâm và lòng nhiệt
huyết của nhân viên. Vì vậy Kinh Đô luôn có một đội ngũ nhân viên năng động,
sáng tạo, trung thành, có khả năng thích nghi cao và đáng tin cậy.
Để góp phần phát triển và hỗ trợ cộng đồng, chúng tôi chủ động tạo ra, đồng
thời mong muốn được tham gia và đóng góp cho những chương trình hướng đến
cộng đồng và xã hội.
2.2.2 Phương pháp lãnh đạo điều hành
Nhằm thực hiện những sứ mệnh và mục tiêu của mình, Kinh Đô đã đưa ra
một phương pháp lãnh đạo điều hành rất hiệu quả bao gồm hệ thống các giá trị,
nguyên tắc, chuẩn mực và các biện pháp, phong cách quản lý của doanh nghiệp.

quan trọng trong việc lãnh đạo điều hành hoạt động trong văn phòng doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, việc thực hiện công tác quản trị nhân lực cũng là nhằm khai
thác các tiềm năng về thể lực và quan trọng hơn về trí lực của con người sao cho
phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức, đó cũng chính là công cụ xây dựng văn
hóa doanh nghiệp, những hoạt động cụ thể của quản trị nhân lực: tuyển mộ, tuyển
chọn, duy trì, phát triển, sử dụng, động viên và cung cấp tiện nghi trong công ty
cũng chính là hình thức biểu hiện của văn hóa doanh nghiệp đó. Khi trong doanh
nghiệp đã hình thành một văn hóa mạnh, các nhân viên sẽ cống hiến hết mình vì
mục tiêu của doanh nghiệp, văn hóa doanh nghiệp sẽ là cứu cánh để lái người lao

19


động theo hướng làm việc mà không chỉ nghĩ đến tiền thưởng và người lãnh đạo có
thể sẽ không cần phải sử dụng nhiều các biện pháp khuyến khích về mặt tiền bạc.
Cách ứng xử giữa cấp trên với cấp dưới, giữa các đồng nghiệp với nhau có ảnh
hưởng lớn tới hiệu quả công việc, tới sự thành công của doanh nghiệp. Cách cư xử
trong doanh nghiệp được mọi người trong doanh nghiệp hưởng ứng, sẽ thúc đẩy
tinh thần làm việc, phát huy tính dân chủ, phát triển khả năng cá nhân của mọi
thành viên. Cả doanh nghiệp sẽ gắn kết với nhau trên tinh thần hợp tác, phát triển,
cùng đóng góp cho mục tiêu chung. Sự gắn kết đó tạo nên sức mạnh đưa doanh
nghiệp tiến lên phía trước.
Văn hóa không chỉ xem như một yếu tố thuận lợi cho phối hợp mà nó còn
tạo ra niềm tin, cách ứng xử, đặc biệt là các nhận thức chung. Văn hóa còn tạo ra
sức mạnh để kiểm soát doanh nghiệp. Những giá trị văn hóa đã hạn chế một cách
có hiệu quả hành vi của các thành viên trong doanh nghiệp, họ chỉ được tự do thể
hiện chính kiến các nhân của mình trong khuôn khổ chung của doanh nghiệp, điều
này trong nhiều trường hợp còn mạnh hơn cả những hệ thống nguyên tắc chính
thống của doanh nghiệp.
Trong công ty văn hóa góp phần nuôi dưỡng và tạo động lực cho mọi người

công Cổ phần Kinh Đô
1.1 Thành tựu
Kinh Đô đã xây dựng hình thành nên một nền văn hóa mạnh, đặc sắc, tạo ra
phong thái riêng cho công ty.Trong nhiều năm phấn đấu và xây dụng Kinh Đô đã
tạo nên cho mình một nền văn hóa đặc sắc với những giá trị rất riêng cho công ty.
Đã từ lâu mỗi khi nhắc tới Kinh Đô là người ta nhớ ngay đến văn hóa của công ty.
Có thể nói, Kinh Đô đã dựa trên nền tảng những giá trị văn hóa ngay từ khi
mới thành lập, duy trì và phát huy nó để thống nhất mọi nguồn lực, thúc đẩy sự
đóng góp của toàn thể nhân viên vào việc đạt được các mục tiêu chung của tổ
chức.
Một trong những thành tựu lớn nhất và nổi bật trong văn hóa Kinh Đô là môi
trường dân chủ, tinh thần giữa các thành viên mà công ty đã gây dựng được. Chính
nền văn hóa đầy dân chủ đó đã tạo ra bản sắc văn hóa riêng, giúp phân biệt công ty
với các doanh nghiệp khác. Bản sắc văn hóa riêng đó có vai trò và ảnh hưởng vô
cùng to lớn đến hoạt động hàng ngày của Kinh Đô, nó là niềm tự hào của mọi
thành viên của Kinh Đô, góp phần tạo nên thương hiệu Kinh Đô.
Văn hóa Kinh Đô tạo nên động lực cho cả tập đoàn, nó khích lệ nhân viên
lao động, sáng tạo, đây là nguyên nhân quan trọng khiến kết quả kinh doanh của
Kinh Đô trong những năm qua không ngừng đạt được thành công lớn. Sự thành
công trong kinh doanh của Kinh Đô thể hiện qua các khía cạnh như: sự mở rộng
lĩnh vực kinh doanh của công ty, doanh thu và lợi nhuận không ngùng tăng trưởng.

22