Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................2
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT..........................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ UBND HUYỆN TĨNH GIA...........5
1.1.Giới thiệu khái quát về UBND huyện........................................................................................5
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển............................................................................................5
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức................................................................6
1.1.2.1. Chức năng..........................................................................................................................6
1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.........................................................................................................6
1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức.................................................................................................................11
1.2.Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của
cơ quan, tổ chức...........................................................................................................................12
1.2.1.Vị trí, chức năng:..................................................................................................................12
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:.........................................................................................................12
1.2.3. Cơ cấu tổ chức....................................................................................................................14

CHƯƠNG II. KHÁI QUÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA
UBND HUYỆN TĨNH GIA..............................................................................15
2.1. Khảo sát thực trạng hoạt động quản lý..................................................................................15
2.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản về công tác lưu trữ..........................................................15
2.1.1.2. Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên về công tác lưu trữ..............................................15
2.1.1.3. Văn bản của UBND huyện Tĩnh gia ban hành...................................................................16
2.1.2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức.............................................................................17
2.1.3. Tổ chức nghiêm cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ
của cơ quan, tổ chức....................................................................................................................17

3.1.1.Những công việc đã được làm.............................................................................................28
3.1.2. Kết quả đạt được................................................................................................................28
3.2. Nhận xét về công tác lưu trữ của UBND huyện......................................................................28
3.2.1. Ưu điểm..............................................................................................................................28
3.2.2. Nhược điểm........................................................................................................................29
3.3.Những đề xuất từ những nhược điểm nói trên......................................................................30
3.4.Những khuyến nghị.................................................................................................................30
3.4.1. Đối với UBND huyện Tĩnh Gia.............................................................................................30
3.4.2. Đối với khoa Lưu trữ và Trường Đại học Nội vụ..................................................................31

KẾT LUẬN........................................................................................................33
PHỤ LỤC...........................................................................................................35
PHỤ LỤC

Sinh viên: Lê Đình Quỳnh

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT

Chữ viết tắt

Nội dung


Bộ Nội vụ
Khoa học công nghệ

10

CP

Chính phủ

11

QĐ

Quyết đinh

12

TT

Thông tư

Sinh viên: Lê Đình Quỳnh

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Sinh viên: Lê Đình Quỳnh

1

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhiều so với trước, có đủ năng lực, trình độ nghiệp vụ.Hàng năm số học sinh ra
trường đều có việc làm phù hợp với chuyên ngành mình đã được đào tạo. Cơ sở
vật chất của trường ngày càng được nâng cấp và mở thêm một số chuyên ngành
mới như Thông tin thư viện, Khoa học Chính trị, Tổ chức và xây dựng chính
quyền, quản trị văn phòng...Các lớp tại chức, hệ nghề cũng liên tục được chiêu
sinh.
Thực tập là khoảng thời gian vô cùng quan trọng , giúp cho quá trình học
tập của chúng em được chuyên sâu và có hệ thống hơn.Từ đó thấy được thực tế
quy trình thực hiện công việc ở ngoài xã hội so với trên giảng đường như thế
nào? có đúng quy trình nghiệp vụ mình đã học hay không ? quy cách làm việc
như thế nào ? thái độ và khả năng giao tiếp ứng xử của Cán bộ ra sao? Có giống
với yêu cầu của Cán bộ làm Văn thư - Lưu trữ trên giảng đường mà thầy cô đã
dạy hay không?...Từ việc tìm hiểu đó chúng em có thể học hỏi được nhiều kinh
nghiệm quý báu góp phần vận dụng một cách có hiệu quả giữa kiến thức và thực
tế đối với công việc mà em làm sau này.
Được đào tạo tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội với chuyên ngành Lưu
trữ học, qua liên hệ của bản thân và được sự nhất trí tiếp nhận của Ủy ban Nhân
dân huyện Tĩnh gia, em đã đến thực tập tại Văn phòng Ủy ban Nhân dân huyện
Tĩnh gia từ ngày 02 tháng 03 đến ngày 24 tháng 4 năm 2015. Trong thời gian

trữ UBND huyện Tĩnh Giađã giúp đỡ em trongquá trình thực tập, làm báo cáo
thực tập và giải đáp một cách rõ ràng, tỉ mỉ các thắc mắc, hay những vấn đề em
chưa hiểu, giúp em giảm bớt sự bỡ ngỡ trong môi trường làm việc tại cơ quan.
Quá trình thực tập hai tháng không phải là dài nhưng chúng em đã học hỏi
đựơc nhiều điều bổ ích trong công việc, giao tiếp, lòng say mê nghề nghiệp và
tính sáng tạo. Có thể nói trước kia khi chọn ngành này em luôn cảm thấy đây là
một chuyên ngành khó hơn cả. Nhưng quá trình thực tập tại UBND huyện Tĩnh
gia thì nó trở thành một niềm vui không chỉ đối với riêng em mà còn là của tất
cả các thành viên. Nó sẽ là sự cổ vũ động viên khích lệ em bước tiếp trên con
đường đã chọn.( một Cán bộ lưu trữ tương lai).
Để tổng hợp quá trình thực tập tại UBND huyện Tĩnh gia, em xin trình
bày bài báo cáo “thực tập”. Cấu trúc của bài báo cáo gồm 3 phần chính như sau:
Chương I. Giới thiệuchung về UBND huyện Tĩnh gia
Chương II. Khái quát thực trạng công tác lưu trữ tại UBND huyện
Tĩnh gia.
Chương III. Báo cáo kết quả thực tập tại UBND và những đề
xuất,khuyến nghị.
Dưới đây là bài báo cáo thưc tập của em. Do lần đầu được tiếp xúc với
môi trường mới với nhiều bỡ ngỡ, căng thẳng và khó khăn nên không tránh khỏi
sự thiếu sót, tuy nhiên đây là kết quả đầu tiên đánh giá bước đầu trưởng thành
của bản thân sau gần 3 năm học tập và rèn luyện tại trường. Em rất mong nhận
được sự chỉ bảo, nhận xét và đóng góp ý kiến của các Cán bộ trong UBND
Sinh viên: Lê Đình Quỳnh

3

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Tĩnh Gia là một huyện cực Nam của tỉnh Thanh Hoá, cách tỉnh Thanh
Hóa 41 km về phía Nam, có tổng diện tích tự nhiên là 458,28 km 2. Phía Nam
giáp tỉnh Nghệ An, phía Đông giáp biển Đông, phía Bắc giáp huyện Quảng
Xương, phía Tây giáp huyện Nông Cống và huyện Như Thanh.
Vào thời Hùng Vương, Tĩnh Gia thuộc bộ Cửu Chân, một trong 995 bộ
của nước Văn Lang. Thời kỳ văn hóa Đông Sơn (cách ngày nay hơn 2000 năm),
các nhà khảo cổ đã tìm thấy ở núi Chè (xã Mai Lâm) các công cụ bằng đồng của
người Việt cổ. Thời An Dương Vương, thuộc đất Âu Lạc của Thục Phán An
Dương Vương.
Thời thuộc Hán, Tĩnh Gia thuộc huyện Cư Phong của quận Cửu Chân.
Năm Quang Thuận thứ 10 (1469), vua Lê Thánh Tông đặt tên là huyện Ngọc
Sơn do phủ Tinh Ninh kiêm lý.
Đến Thời Nguyễn, đầu thế kỷ 19 (khoảng giữa đời Gia Long), huyện Tĩnh
Gia bao gồm 4 tổng là: Văn Trinh, Văn Trường, Liên Trì và Duyên La gồm 220
xã, thôn, trang, phường, tộc, giáp. Năm Minh Mạng thứ 12 (1831), phủ Tĩnh Gia
bao gồm 4 tổng nói trên và thêm 2 tổng mới do tách từ Văn Trường và Văn
Trinh thành 6 tổng gồm 245 xã, thôn, phường, giáp. Năm 1838, vua Minh
Mạng tiến hành cải cách hành chính, một số huyện ở Thanh Hóa có sự tách
nhập, thay đổi tên gọi.Các huyện Ngọc Sơn, Nông Cống, Quảng Xương gộp
thành phủ Tĩnh Gia. Đến trước Cách mạng tháng Tám, tổng Văn Trinh được
nhập về Quảng Xương, huyện Tĩnh Gia còn 5 tổng là Văn Trường, Yên Thái,
Sen Trì, Văn Trai và Tuần La bao gồm 206 làng, thôn.
Sau Cách mạng tháng Tám, bãi bỏ cấp phủ, phần đất cũ của huyện Ngọc
Sơn trở thành huyện Tĩnh Gia. Đến nay thì huyện Tĩnh Gia có 34 đơn vị hành
chính gồm 1Thị Trấn và 33 xã.
Sự ra đời của UBND huyện Tĩnh Gia gắn liền với sự ra đời của cơ quan
UNBD huyện.cho tới hôm nay cơ quan UBND huyện Tĩnh Gia đã trải qua 69
Sinh viên: Lê Đình Quỳnh


nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
Sinh viên: Lê Đình Quỳnh

6

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

định của pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
b. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và
đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau
đây:
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương
và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
e.Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
f.Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục
thểthao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau
đây:
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
h. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
Sinh viên: Lê Đình Quỳnh

9

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

luật;
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
m.Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành
chính, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau
đây:
Sinh viên: Lê Đình Quỳnh

10

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật;
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp
trên xem xét, quyết định.
1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Phòng Y tế
- Phòng Lao động Thương binh và Xã hội
- Phòng Giáo dục và Đào tạo
- Phòng Thanh tra huyện
- Phòng Tài nguyên và Môi trường
- Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
- Phòng Công thương
- Phòng Tài chính Kế hoạch
- Đội Kiểm tra quy tắc xây dựng
- Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng
- Ban Giải phóng mặt bằng, hỗ trợ tái định cư
1.2.Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Công tác lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia do Phòng Nội vụ
quản lý, còn Văn phòng HĐND và UBND là chiệu trách nhiệm thực hiện hoạt
động lưu trữ của cơ quan. Do đó em xin nêu khái quát tình hình tổ chức, chức
năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn Phòng HĐND và UBND.
1.2.1. Vị trí, chức năng:
Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan chuyên môn,bộ máy giúp
việc của HĐND, UBND huyện và Chủ tịch Phó Chủ tịch HĐND,UBND huyện.
Văn phòng HĐND&UBND huyện có chức năng giúp HĐND, UBND huyện
điều hòa, phối hợp các hoạt động chung của các phòng, ban, HĐND và UBDN
các xã, thị trấn tham mưu giúp HĐND, UBND huyện và Chủ Tịch HĐND, Chủ
Tịch UBND huyện trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động ở địa phương; tổ
chức các hoạt động của HĐND, UBND huyện; bảo đảm các điều kiện vật chất,
kỹ thuật cho hoạt động của HĐND, UBND và Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND

UBND huyện theo quy định của pháp luật. Giúp HĐND, UBND huyện thực
hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất cho các cơ quan cấp tỉnh và
huyện ủy theo quy định.
Phối hợp với Văn phòng huyện ủy, các Ban của HĐND huyện, các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND huyện chuẩn bị các báo cáo, đề án của UBND
huyện để trình Thường trực HĐND huyện và báo cáo tại các kỳ họp HĐND
huyện; báo cáo vơi Huyện ủy.
Phối hợp với Phòng Nội vụ huyện trình UBND huyện về công tác nhân sự
của Văn phòng HĐND và UBND cấp xã.
Tham mưu xây dựng quy chế làm việc của HĐND và UBND huyện, quy
chế phối hợp công tác giữa UBND với Thường trực HĐND huyện, Ủy ban Mặt
trận Tổ quốc Việt Nam huyện và các đoàn thể cấp huyện.
Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản của HĐND, UBND huyện
và Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn
thư,hành chính, lưu trữ, tin học hóa hành chính Nhà nước của HĐND, UBND.
Phối hợp với Phòng tư pháp xây dựng và ban hành văn bản Quy phạp
pháp luật của HĐND, UBND huyện hàng năm; thẩm định trình HĐND, UBND
huyện ban hành các văn bản quy phạp pháp luật và tổ chức rà soát các văn bản
quy phạp pháp luật, văn bản hành chính của HĐND, UBND huyện, của các
ngành, các cấp để kiến nghị HĐND, UBND và Chủ tịch HĐND, Chủ tịch
UBND huyện sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ, bãi bỏ những văn bản chồng chéo,
trái quy định của pháp luật, không còn phù hợp với thực tế.
Hướng dẫn Văn phòng HĐND và UBND cấp xã về nghiệp vụ hành
Sinh viên: Lê Đình Quỳnh

13

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6



Lãnh đạo và chuyên viên Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân do Chủ tịch UBND huyện bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo
quy định của pháp luật.
Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân đồng thời là
Ủy viên Ủy ban nhân dân huyện, chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân
huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện về các công việc được giao, tổng hợp,
báo cáo tình hình hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện và thực hiện các nhiệm
vụ, quyền hạn của mình.
Các Phó Chánh Văn phòng, cán bộ và chuyên viên của Văn phòng chịu
trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về nhiệm vụ được giao.

Sinh viên: Lê Đình Quỳnh

14

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG II. KHÁI QUÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA
UBND HUYỆN TĨNH GIA.
2.1. Khảo sát thực trạng hoạt động quản lý.
Tài liệu UBND hình thành ra là những tài liệu quan trọng, có giá trị liên
quan đến hoạt động quản lý điều hành mọi hoạt động của cơ quan tổ chức cũng
như hoạt động của cả huyện Tĩnh Gia góp phần xây dựng cho đất nước giàu đẹp
tiến lên Xã Hội Chủ Nghĩa. Bên cạnh đó tài liệu mà cơ quan nhà nước ( UBND
huyện Tĩnh Gia) ban hành ra, các cơ quan cấp trên ban hành xuống, cấp dưới


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Thông tư số: 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 về hướng dẫn
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và tổ chức của tổ Văn Thư, lưu trữ bộ, cơ qun
Ngang bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ và UBND các cấp.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan;
- Thông tư sô 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 quy định về thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức.
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
- Thông tư 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định
chế độ báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ tài liệu.
- Quyết Định Số: 4115/2014/QĐ-UBND Quyết định ngày 25 tháng 11
năm 2014 của tỉnh Thanh Hóa về ban hành quy chế công tác Văn Thư- Lưu trữ
trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa
- Kế hoạch số 63/KH-UBND ngày 30/1/2015 của UBND tỉnh Thanh Hóa
về công tác văn thư lưu trữ năm 2015 trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa

.

- UBND huyện Tĩnh Gia đã ban hành Quyết định số:1821/2013/QĐUBND ngày 21 tháng 10 năm 2013 của UBND huyện về việc ban hành Quy chế
công tác văn thư- Lưu trữ huyện Tĩnh Gia.
2.1.1.3. Văn bản của UBND huyện Tĩnh gia ban hành.
- Quyết định 1821/2013/QĐ-UBND ngày 21/10/2013 của UBND huyện
Tĩnh Gia về việc ban hành Quy chế công tác, Văn thư, lưu trữ huyện Tĩnh Gia.
- Báo cáo 194/UBND-BC ngày 25/6/2013 của UBND huyện Tĩnh Gia về

KHCN trong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Do điều kiện chưa cho phép nên hoạt động tổ chức nghiên cứu khoa học
và ứng dụng thành tựu KHCN trong công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức là
chưa có. Cũng trong kế hoạch sắp tới thì cơ quan có ứng dụng công nghệ thông
tin vào hoạt động khai thác sử dụng phục vụ tra tìm thông tin của cán bộ, công
chức, viên chức trong cơ quan cũng như yêu cầu chính đáng của nhân dân.
2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản
lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ.
Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản
lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ là đã có, tuy nhiên vẫn
còn hạn chế so với thực trạng và quy mô của kho lưu trữ cơ quan. Từ trước năm
2011 cơ quan đã có 01cán bộ phụ trách và đã được bồi dưỡng nghiệp vụ tại tỉnh
Thanh Hóa, tuy nhiên sau năm 2011 cán bộ lưu trữ đã chuyển công tác hoạt
động lưu trữ đã không được quan tâm sát sao, cho tới đầu năm 2015 UBND
huyện mới hợp đồng có quỹ lương 01 cán bộ chuyên ngành lưu trữ để thực hiện
công tác lưu trữ tại cơ quan, nên vẫn chưa có bất cứ một hoạt động đào tạo, bồi
Sinh viên: Lê Đình Quỳnh

17

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dưỡng, thi đua, khen thưởng nào về công tác lưu trữ cả.
2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công
tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2. Khảo sát thực trạng hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1. công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
Công tác thu thập bổ sung của kho lưu trữ có quan hệ đến hầu hết các
nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài
liệu vào các kho lưu trữ sẽ bổ sung các nguồn tài liệu, làm phong phú thành
phần phông lưu trữ cơ quan và khả năng phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ, bảo tồn di sản văn hóa Quốc gia, dân tộc. Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tài
liệu vào kho lưu trữ UBND huyện là công việc thường xuyên tất yếu.
Sau khi công việc kết thúc cán bộ chuyên trách sẽ tiến hành thu thập và bổ
sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo nguồn và thành phần đã được xác định.
Nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan: Là toàn bộ những tài liệu có giá trị
(Quyết định, Công văn, Công điện, Báo cáo, Thông báo, Tờ Trình…) hình
thành trong quá trình hoạt động của các phòng, ban, đơn vị, trong UBND huyện
(phòng Nội vụ, phòng Tài nguyên môi trường…); từ cấp trên ban hành xuống để
chỉ đạo hoạt động (UBND tỉnh Thanh Hóa, Chi cục Văn thư lưu trữ…) và từ cơ
quan cấp dưới (cấp xã) từ các cơ quan khác liên quan đến hoạt động của UBND
huyện gứi lên xin ý kiến chỉ đạo ( 34 xã, các trường học, Ban Quản lý dự án…).
Bên cạnh đó còn những tài liệu từ các lãnh đạo cơ quan đã nghỉ hưu hoặc những
cán bộ cơ quan đã được thuyên chuyển điều động sang cơ quan khác. Hiện nay
kho Lưu trữ UBND huyện đã thu thập được khoảng 6000 hồ sơ trong có khoảng
hơn 2000 đã chỉnh lý lập thành hồ sơ hoàn chỉnh còn lại là đang hồ sơ chuyển
trực tiếp từ các phòng ban xuống ở tình trạng bó gói, rời lẻ tương đương với
khoảng hơn 120 mét giá tài liệu tài liệu chủ yếu của giai đoạn năm 1990 trở lại

là rất hạn chế.
- Tài liệu nghe nhìn được hình thành cũng không nhiều chủ yếu là các
thước phim video, tranh, ảnh từ các hội nghị, các cuộc họp quan trọng của cơ
quan.
2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu
Chúng ta biết rằng công tác xác định giá trị tài liệu được thực hiện ở 3
giai đoạn chính tại Văn thư, tại lưu trữ cơ quan, tại lưu trữ lịch sử. Theo thực
trang tại UBND huyện cho thấy thì công tác xác định giá trị chỉ được thực hiện
ở giai đoạn văn thư là chính rồi nộp lưu vao lưu trữ cơ quan, còn ở giai đoạn lưu
trữ cơ quan thì rất hạn chế sở dĩ cũng bởi tài liệu khi chuyển vào lưu trữ được để
vào cặp, giá, bao, bó gói, từ năm 1990 đến nay thêm vào đó là nhân sự cũng
không đủ để thực hiện hoạt động chỉnh lý, để xác định giá trị của chúng. Bởi tài
liệu thì quá nhiều từ khi hình thành đã không được chỉnh lý, năm này kế tiếp
năm sau vẫn không được chỉnh lý tức là xác định giá trị tài liệu cũng không
được thực hiện, Có một phần tài liệu chung của UBND huyện từ 1990-2008
được chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu có thành lập Hội đồng xác định giá trị
tài liệu và Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu tuy nhiên do thời gian quá
lâu nên văn bản thành lập Hội đồng xác định tài liệu và Hội đồng thẩm tra xác
Sinh viên: Lê Đình Quỳnh

20

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

định giá trị tài liệu đã không còn ( nguồn thông tin từ Phòng Nội vụ).Khối tài


21

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hoạt động của cơ quan cũng như đặc thù hoạt động của từng phòng ban. Vừa
giúp cho cán bộ lưu trữ dễ tra tìm tài liệu phục vụ độc giả lại cũng có hệ thống.
Tuy chưa đạt tới cái gọi là khoa học như chúng em học trên lớp nhưng phương
án này cung đã giải quyết được cái vấn đề của hoạt động chỉnh lý phải đạt được
là phục vụ khai thác sử dụng tốt nhất.
Ví dụ 1: Tập Quyết định của UBND huyện Tĩnh Gia tháng 1 năm 2009 tư
số 01- 160.
Ví dụ 2: Tập Quyết định của UBND huyện Tĩnh Gia tháng 1 năm 2009 tư
số 161-209.
Kết hợp phần khảo sát thực tế và việc trực tiếp làm công tác chỉnh lý của
cơ quan sau 2 tháng thực tập em xin được trình bày cụ thể công tác chỉnh lý của
cơ quan như sau:
Theo em đã giỡi thiệu thì cơ quan đã từng được chỉnh lý tài liệu khối tài
liệu chung của UBND huyện từ năm 2008 trở về trước, còn từ năm 2009 trở về
sau và tài liệu của các phòng ban khác là chưa được chỉnh lý đang ở tình trạng
bó gói rời lẻ đang chờ được chỉnh lý. Đầu năm 2015 cơ quan đã thực hiện hoạt
động chỉnh lý cho toàn bộ khối tài liệu của cả cơ quan, kết thúc đợt thực tập em
đã có thống kê về lượng tài liệu đã được chỉnh lý là xong khối tài liệu chung của
UBND và tài liệu của phòng Thanh tra, phòng Nội vụ thì đang thực hiện chỉ chờ
viết bìa hồ sơ và lập mục lục văn bản, mục lục hồ sơ. Tổng cộng sau 2 tháng