Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN.......................................................................................................................................1
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PHÚC THỌ.........5
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Phúc Thọ...................5
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện
Phúc Thọ.......................................................................................................................................10
1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng....................................................................................10
2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Phúc Thọ.......................................................12
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG HUYỆN PHÚC THỌ................................................................13
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng................................................................................13
2. Khảo sát về công tác văn thư..................................................................................................19
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ...........................................................31
PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN...................................35
1. Giúp UBND huyện Phúc Thọ xây dựng bộ lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và
năm...............................................................................................................................................35
2. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của UBND.....................................................36
huyện Phúc Thọ...........................................................................................................................36
3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của UBND huyện Phúc Thọ......................................38
4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan..................................................................39
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô
hình văn phòng này......................................................................................................................39
5.1. Mô hình văn phòng hiện tại của cơ quan............................................................................39
5.2. Mô hình Văn phòng hiện đại...............................................................................................40
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của UBND huyện Phúc Thọ. Nhận xét về ưu
LỜI CẢM ƠN
Trước tiên cho em xin gửi lời cảm ơn đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cùng
thầy Nguyễn Mạnh Cường – Trưởng khoa Quản trị Văn phòng cùng các thầy cô giáo
trong khoa đã tổ chức đợt thực tập này. Qua đợt thực tập này em đã rút ra được nhiều
bài học quý báu cho bản thân, đây sẽ là hành trang vô cùng quý báu cho em khi bước
vào môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Và em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Th.s Lâm Thu Hằng – Giảng
viên Khoa quản trị Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Chị Đinh Thị Tố
Uyên – Chuyên viên Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ đã nhiệt tình giúp
đỡ em hoàn thành đợt thực tập này. Đồng thời em cũng xin gửi lời cảm ơn đến toàn
thể cán bộ, công chức trong Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ và Ủy ban
nhân dân huyện Phúc Thọ đã tạo điều kiện cho em có cơ hội được thực tập tại Văn
phòng Ủy ban, để em có cơ hội được tiếp xúc thực tế, giải đáp thắc mắc và có những
hiểu biết sâu hơn về ngành Quản trị Văn phòng.
Trong quá trình thực tập, cũng như là trong quá trình làm báo cáo, khó tránh
khỏi những sai sót rất mong các Thầy, cô bỏ qua. Đồng thời do trình độ lí luận và
kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên bài báo cáo thực tập này của em còn nhiều hanh
chế, thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của Thầy, cô để em có thể
học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm và hoàn thành tốt công việc sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Phúc Thọ, ngày 27 tháng 4 năm 2015
SINH VIÊN
Đỗ Thị Phương
Đỗ Thị Phương
1
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Chủ tịch
HĐND & UBND
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
NTNN
Nông thôn ngày nay
1
2
3
4
5
6
7
Đỗ Thị Phương
2
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thành bài báo cáo này. Tuy nhiên do trình độ và thời gian thực tập còn hạn chế nên
em không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế nhất định, kính mong nhận được sự
thông cảm và đóng góp ý kiến của thầy, cô giáo và cán bộ trong cơ quan để bài báo
cáo được hoàn thiện hơn.
Dưới đây là phần báo cáo tổng kết quá trình thực tập của em tại UBND huyện
Phúc Thọ.
Báo cáo gồm 4 phần:
Phần thứ I: Khảo sát công tác Văn phòng của UBND huyện Phúc Thọ.
Phần thứ II: Chuyên đề thực tập: nghiệp vụ hành chính của UBND huyện Phúc Thọ.
Phần thứ III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.
Phần thứ IV: Phụ lục.
Em xin chân thành cảm ơn!
Phúc Thọ, ngày 28 tháng 4 năm 2015
Sinh viên
Đỗ Thị Phương
Đỗ Thị Phương
4
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003 của Quốc Hội)
1.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện Phúc Thọ thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Đỗ Thị Phương
5
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND huyện
Phúc Thọ thông qua để trình UBND thành phố Hà Nội phê duyệt; tổ chức và kiểm tra
việc thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa
phương, quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa
phương ;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
1.2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất
đai, UBND huyện Phúc Thọ thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ
cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản, phát
triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,
giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã, thị
của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
1.2.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc
chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trên
địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,
dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
1.2.6. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục
thể thao, UBND huyện Phúc Thọ thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, tổ chức, kiểm tra các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo
dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực
hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ
chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân
đạo.
1.2.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường,
UBND huyện Phúc Thọ thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Đỗ Thị Phương
7
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
8
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- 01 Chủ tịch UBND huyện Phúc Thọ phụ trách lĩnh vực: Nông nghiệp –
PTNT, Lâm nghiệp, Thủy lợi, thủy sản, Công nghiệp, khoa học công nghê, thương
mại, dịch vụ, cụm, điểm công nghiệp, phụ trách công tác GPMB, trực tiếp làm chủ
tịch Hội đồng GPMB các dự án.
- 01 Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách lĩnh vực: Giáo dục – đào tạo, Y tế,
dân số, gia đình và trẻ em, Lao động việc làm, đào tạo dạy nghê, chính sách xã hội,
BHXH, Xóa đói giảm nghèo.
- 01 Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách lĩnh vực: Văn hóa, thông tin, thể thao,
du lịch, Phát thanh truyền thanh, truyền hình.
Về bộ máy: UBND huyện Phúc Thọ có 12 phòng chuyên môn và 7 đơn vị sự
nghiệp:
* 12 Phòng chuyên môn gồm:
1. Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ
2. Phòng Nội vụ
3. Phòng Văn hóa – Thông tin
4. Phòng Y tế
5. Phòng lao động, thương binh, xã hội
6. Phòng Kinh tế
7. Phòng Tư pháp
8. Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Phúc Thọ được quy định tại Quyết định số: 03/2011/QĐ-UBND ngày 24/11/2011 của
UBND huyện Phúc Thọ như sau:
a. Chức năng
- Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ là cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện Phúc Thọ, có chức năng tham mưu, tổng hợp cho HĐND & UBND về
hoạt động của HĐND & UBND; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo,
điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt
động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật
chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND & UBND;
- Văn phòng HĐND & UBND huyện có chức năng tham mưu giúp UBND
huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc;
- Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ có tư cách pháp nhân, có con
dấu và tải khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp
vụ của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội.
b. Nhiệm vụ và quyền hạn
Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND huyện:
1. Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng,
hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huện. Đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban
chuyên môn, Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn việc thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác của UBND và Chủ tịch UBND huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn
Đỗ Thị Phương
10
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
11
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đối Với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND & UBND, Thường
trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND huyện Văn phòng HĐND &
UBND huyện Phúc Thọ có các nhiệm vụ sau đây:
1. Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của
HĐND, tổ chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt;
2. Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân xây dựng chương trình, tổ chức phục
vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng nhân dân và Ban
của Hội đồng nhân dân; đôn đốc, cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ
kỳ họp HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND, cuộc họp của Ban của Hội đồng
nhân dân;
3. Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân xây dựng
báo cáo công tác; phục vụ Ban của Hội đồng nhân dân thẩm tra đề án, báo cáo, dự
thảo nghị quyết; giúp Thư ký kỳ họp Hội đồng nhân dân hoàn chỉnh Nghị quyết của
Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực HĐND hoàn thiện các nghị quyết của Hội đồng
nhân dân;
4. Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND tiếp xúc cử
tri; giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và gửi cơ quan, tổ
chức có trách nhiệm xem xét giải quyết;
5. Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật, dự
án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực HĐND Thành phố;
- Bộ phận hành chính quản trị (lái xe, bảo vệ, tạp vụ, nhà bếp).
Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng (Phụ luc 03)
Bản phân công công việc của lãnh đạo và nhân viên Văn phòng HĐND &
UBND huyện Phúc Thọ (Phụ lục 4)
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CỦA
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG HUYỆN PHÚC THỌ
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần
Văn phòng là một bộ phận hết sức quan trọng của mỗi cơ quan, tổ chức, quan
trọng thể hiện ở chỗ nó là một bộ phận cấu thành không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan
nào, văn phòng ra đời, tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan, tổ chức.
Nhắc đến Văn phòng là ta nghĩ ngay đến chức năng Tham mưu, Tổng hợp và
hậu cần, trong đó:
Đỗ Thị Phương
13
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tham mưu được hiểu là việc đóng góp ý kiến, tư vấn có tính chất chỉ đạo giúp
người lãnh đạo trong việc đặt và tổ chức thực hiện các mục tiêu, kế hoạch đặt ra.
Tổng hợp là phân tích, xử lý thông tin về nhiều vấn đề để cung cấp cho lãnh
đạo trong hoạt động quản lý.
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lãnh đạo huyện kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy chế đó, nhằm đưa hoạt động
của cơ quan theo một nguyên tắc nhất định.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm.
- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chương trình, kế hoach công
tác tuần, tháng, quý, năm.
- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, lịch
làm việc và các quyết định quản lý.
Ví dụ: Ủy ban nhân dân huyện Phúc Thọ ban hành kế hoạch công tác văn thư,
lưu trữ số: 274/KH-UBND, sau khi kế hoach được ban hành thì Đồng chí Lê Thị Kim
Phương – Chánh văn phòng, chỉ đạo các bộ phận, cá nhân trong Văn phòng thường
xuyên đi theo dõi, kiểm tra các cá nhân, đơn vị có liên quan đế đã thực hiện theo đúng
kế hoạch hay chưa.Nếu chưa thực hiện thì sẽ đôn đốc, nhắc nhở,.
- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác và tổng hợp báo các công tác thường kỳ của
UBND huyện.
Ví dụ: Kết thúc tháng 3 năm 2015 Văn phòng HĐND & UBND huyện tiến
hành tổng kết công tác trong tháng 3 của các phòng, ban trong UBND huyện Phúc
Thọ sau đó trình Chủ tịch hoặc các Phó chủ tịch xem xét và đưa ra ý kiến chỉ đạo.
- Thẩm định văn bản do các đơn vị chuyên môn soạn thảo hoặc do văn phòng
soạn thảo.
Ví dụ: Phòng Nội vụ soạn thảo văn bản về việc khen thưởng đối với Trường
Tiểu học Tam Thuấn vì đã có nhiều thành tích tốt trong công tác học tập và giảng dạy,
trước khi trình lãnh đạo phê duyệt thì Phòng Nội vụ phải chuyển qua bộ phận Văn thư
thuộc Văn phòng để kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, rồi mới trình lãnh
đạo ký ban hành.
Chức năng hậu cần là nền tảng phát triển của cơ quan, chức năng chính của hậu
cần là mua bán, vận chuyển, vệ sinh, y tế…chính nhờ chức năng hậu cần của Văn
phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định
Chương trình công tác mang một ý nghĩa quan trọng đối với cơ quan và việc
xây dựng chương trình công tác cũng theo một quy trình nhất định.
Tại UBND huyện Phúc Thọ, không xây dựng chương trình công tuần cho toàn
cán bộ, nhân viên trong ủy ban mà chỉ tiến hành xây dựng lịch công tác tuần cho Chủ
tịch và các Phó chủ tịch.
(Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
UBND huyện Phúc Thọ - Phụ lục 5)
Ưu điểm và hạn chế:
* Ưu điểm:
Đỗ Thị Phương
16
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ đã thực hiện đầy đủ các quy
trình để xây dựng chương trình công tác cho UBND huyện;
Các chương trình công tác đều dựa trên tình hình thực tế của Ủy ban, nên các
công việc đều sẽ được sắp xếp theo một trình tự ưu tiên, rõ ràng, công việc có tính
trọng tâm, trọng điểm, có tính khoa học trong công việc, giúp lãnh đạo Ủy ban nhân
dân huyện Phúc Thọ có thể thu xếp thời gian hợp lí đối với các công việc;
Các chương trình công tác mà Văn phòng xây dựng đều hướng đến mục tiêu,
định hướng phát triển của cơ quan, và đảm bảo tính khả thi trước khi thực hiện,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trong quá trình thực tập tại Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ em
cũng đã được tham gia hội nghị Tổng kết Lễ hội Chọi trâu huyện Phúc Thọ - Báo
NTNN năm 2015.
Sơ đồ hóa quy trình tổ chức hội nghị của UBND huyện Phúc Thọ (Phụ lục
6).
Khi kết thúc hội nghị cán bộ văn thư tiến hành lập hồ sơ để đáp ứng nhu cầu
công tác, bảo quản tài liệu của UBND.
(Bìa của hồ sơ Phụ lục 7)
Mục lục văn bản được ghi vào mặt trong của bìa hồ sơ hoặc viết thành tờ riêng
và xếp trước các văn bản của hồ sơ.
Mục lục văn bản hồ sơ Hội nghị tổng kết Lễ hội chọi trâu huyện Phúc Thọ Báo NTNN năm 2015 (Phụ lục 8)
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo UBND
huyện Phúc Thọ.
Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
Ủy ban. Mỗi chuyến đi công tác của lãnh đạo có tác động rất lớn đến hoạt động của
Văn phòng, khi lãnh đạo đi công tác thì Văn phòng phải phục vụ lãnh đạo trước, trong
và sau chuyến đi như: Xây dựng lịch, kế hoạch cho chuyến đi, giải quyết các thủ tục
giấy tờ, chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn, Liên hệ với nơi lãnh đạo đi công tác để
chuẩn bị chỗ ăn, nghỉ và làm việc cho lãnh đạo, chuẩn bị tài liệu, chuẩn bị kinh phí,
lên kế hoạch đảm nhiệm trách nhiệm ở nhà và chuẩn bị những nội dung khác có liên
quan.
(Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo – Phụ lục 9)
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở của UBND huyện Phúc Thọ
Văn hóa công sở luôn là một đề tài nóng đối với mọi cơ quan tổ chức nhà nước
nói chung và các doanh nghiệp nói riêng. Điều này đã được chứng minh rõ hơn khi
Thủ tướng chính phủ ban hành Quyết định số: 129/2007/QĐ-TTg, ngày 02/8/2007 về
Đỗ Thị Phương
khi làm việc, vẫn còn trường hợp không tuân thủ giờ giấc làm việc của cơ quan,
nhưng đấy chỉ là một số ít cán bộ còn đa số đã chấp hành nghiêm chỉnh theo nội quy,
quy định của cơ quan và của nhà nước, điều này đã góp phần tạo nên môi trường làm
việc khoa học, lịch sự, là tiền đề cho huyện nhà phát triển.
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Phúc Thọ
Công tác văn thư là công tác gắn liền với hoạt động phục vụ, sự chỉ đạo điều
hành công việc của cơ quan. Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ tổ chức
Đỗ Thị Phương
19
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công tác văn thư theo mô hình tập trung, đầu mối ở văn thư cơ quan sau đó sẽ chuyển
giao vản bản đến nơi nhận. Cách tổ chức này giúp văn thư cơ quan quản lý, kiểm soát
chặt chẽ văn bản trong quá trình giải quyết công việc, đồng thời cũng nâng cao trách
nhiệm của nhân viên khi làm công tác này. Công tác văn thư tại Văn phòng HĐND &
UBND huyện Phúc Thọ do 02 cán bộ chuyên trách có trình độ Đại học Khoa học Xã
hội và nhân văn đảm nhận.
Ủy ban nhân dân huyên Phúc Thọ cũng đang hướng tới mô hình tổ chức văn
phòng hiện đại nhằm cải thiện, nâng cấp bộ máy văn phòng truyền thống, như trước
năm 2012 bộ phận văn thư vẫn sử dụng phương pháp đăng ký văn bản truyền thống là
ghi vào sổ đăng ký văn bản đi và văn bản đến, nhưng đến năm 2013 bộ phận văn thư
đã bắt đầu làm việc bằng phần mềm quản lý văn bản điều này đã rút ngắn thời gian
+ Tất cả văn bản đến đều được tập trung tại Văn thư để đăng ký, chuyển giao
xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký, phát hành tại văn thư cơ quan, điều này
đã tạo nên được sự thống nhất trong quá trình làm việc của UBND huyện.
- Nhược điểm:
+ Phòng Văn thư thường xuyên phải sử dụng đến máy photo nhưng mỗi lần sử
dụng thì đều phải chạy sang phòng máy để photo, điều này làm tốn thời gian và làm
giảm hiệu quả công viêc;
+ Tuy phòng làm việc sạch sẽ, trí ngăn nắp nhưng phòng không có cửa sổ nên
không khí nhiều lúc ngột ngạt, khó chịu (quy mô của cơ quan không cho phép);
+ Phòng làm việc cũng chật hẹp lại có nhiều người ra vào nên công tác quản lý
tài liệu đôi khi gặp khó khăn;
+ Thiếu gia, cặp hộp để tài liệu nên cần trang bị thêm cặp hộp và giá hộp.
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc
chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan
Lãnh đạo văn phòng là người đứng đầu văn phòng, và chịu sự giám sát trực tiếp
của Lãnh đạo Ủy ban. Lãnh đạo văn phòng trực tiếp quản lý bộ phận văn thư của ủy
ban. Công tác văn thư của Ủy ban được trực tiếp thực hiện theo Quyết định số
2104/QĐ-UBND, ngày 07/7/2014 của Ủy ban nhân dân huyện Phúc Thọ về việc ban
hành quy chế văn thư lưu trữ của UBND huyện Phúc Thọ
Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện Phúc Thọ có trách nhiệm giúp Chủ
tịch UBND huyện trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ tại cơ quan đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư,
lưu trữ cho cơ quan và đơn vị trực thuộc;
2.2.1. Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản
Đỗ Thị Phương
21
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
ngày tháng năm; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; chức vụ,
chứ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan tổ chức; nơi nhận văn bản
Ngoài 9 thành phần thể thức bắt buộc còn có một số thành phần thể thức bổ sung
Đỗ Thị Phương
22
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
như: dấu chỉ mức độ mật, khẩn, hoả tốc, dấu dự thảo, dấu chỉ dẫn phạm vi đối tượng
phổ biến, dấu thu hồi, địa chỉ giao dịch.
- Việc đóng dấu các tài liệu kèm theo được thực hiện đúng quy định của nhà
nước.
2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
a. Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật
Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật số
31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp
luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân. Thể thức văn bản thực hiện tại
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ
Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
b. Soạn thảo văn bản hành chính
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo quy định tại Thông
tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc
Copyright: Tài liệu đại học ©