Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC.......................................................................................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU................................................................................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN................................................................................................................................................................3
NỘI DUNG.....................................................................................................................................................................5
CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC.......................................................................5
I.LỊCH SỬ HÌNH THÀNH...........................................................................5
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN..........................................6
1. Chức năng:.................................................................................................7
2. Nhiệm vụ, quyền hạn:...............................................................................7
3. Cơ cấu tổ chức:..........................................................................................7
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC....................................9
2.1. Công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây dựng số 1....................9
2.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của trường Cao đẳng
Xây dựng số 1..................................................................................................9
2.1.2. Công tác chỉ đạo công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây
dựng số 1........................................................................................................11
2.2. Thực trạng tình hình công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây
dựng số 1........................................................................................................12
2.2.1. Cơ sở khoa học...................................................................................14
2.2.2.Thực trạng tình hình công tác Văn thư...........................................15
CHƯƠNG III:..............................................................................................................................................................31
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ....................31
1.ƯU ĐIỂM...................................................................................................31
không đáng có khi ra trường. đây cũng là nội dung quan trọng trong chương
trình đào tạo sinh viên hệ cao đẳng ngành văn thư – lưu trữ của Trường, nhằm
khép kín quy trình đào tạo cán bộ thực hành có lý luận. thời gian thực tập tuy
không nhiều nhưng cũng đủ để cho sinh viên có thể củng cố lại kiến thức áp
dụng vào thực tế tại các cơ quan theo phương châm “ Lý luận gắn liền với thực
tiễn “ và “ Học đi đôi với hành”. Bên cạnh đó giúp cho sinh viên được tiếp xúc
với công việc thực tế làm quen với cách làm việc của cơ quan tạo điều kiện cho
công việc sau này. So sánh giữa lý luận và thực tiễn có tách rời nhau không, tạo
kỹ năng làm việc được khoa học hơn. Thông qua thực tập sinh viên có thể chuẩn
bị tốt hơn cho kỳ thi tốt nghiệp sắp tới, biết vận dụng lý thuyết để tạo kỹ năng
thực hành, nâng cao tay nghề sắp tới, biết vận dụng lý thuyết để tạo kỹ năng
thực hành, nâng cao tay nghề sau khi ra trường có thể hoàn thành tốt hơn công
việc được giao.
Sau quá trình liên hệ địa điểm thực tập em vinh dự được thực tập tại
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
1 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phòng Tổ chức – hành chính trường Cao đẳng Xây dựng số 1, em được thực tập
tại một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, quy củ đòi hỏi sự sáng tạo,
năng động. trên cơ sở đề cương hướng dẫn thực tập tốt nghiệp của các thầy cô
giáo trong Khoa văn thư. Em đã có điều kiện được va chạm, tiếp xúc với thực tế,
được thực hành các nghiệp vụ chuyên môn cungc như được tham gia xử lý các
tình huống, các hoạt động tại đây. Góp phần nâng cao trình độ của bản than,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Sau 3 năm miệt mài học tập trên giảng đường trường Đại học Nội vụ
Hà Nội, chúng em được sự dạy dỗ, chỉ bảo tận tình của các thầy giáo, cô giáo
trong trường cũng như việc tạo mọi điều kiện tốt nhất để chúng em được va
chạm, cọ sát với thực tế, thực tập tại các cơ quan mà mình đã liên hệ. Chúng em
có thêm kinh nghiệm, những tiền đề cần thiết để chuẩn bị cho những bước tiến
trong tương lai.
Em xin gửi tới các thầy cô giáo lòng biết ơn chân thành nhất, cũng như sự
cảm phục lòng yêu nghề, yêu trò của các thầy cô giáo, các thầy cô đã cống hiến
hết tri thức, tuổi trẻ, dìu bước lớp lóp sinh viên. Chúng em được trang bị những
kiến thức sách vở cơ bản, hoàn thiện, nâng cao kiến thức, hành trang cần thiết để
bước vào đời cùng những bài học răn dạy, định hướng không những học thành
tài mà còn học thành người có ích cho xã hội. Các thầy cô đã luôn ở bên cạnh
che chở, động viên, khích lệ, tạo điều kiện để chúng em có cơ hội học tập và
phát huy năng lực khả năng của mình. Quá trình thực tập càng chứng tỏ cho
chúng em thấy “Học phải đi đôi với hành”, “Lý thuyết phải gắn liền với
thực tiễn” bởi lý thuyết chỉ là những kiến thức cơ bản, chung nhất để áp dụng
cho mọi cơ quan, mà thực tế ở mỗi cơ quan khác nhau lại có những đòi hỏi, yêu
cầu khác nhau.
Việc được tạo điều kiện đi thực tập đã giúp cho chúng em tránh được
những bỡ ngỡ sau khi rời ghế nhà trường. học hỏi được những kinh nghiệm từ
thực tế công việc, cuộc sống, bước đầu thiết lập những mối quan hệ xã hội.
Qua đó, chúng em có cơ hội giao lưu, học hỏi nâng cao ý thức, tri thức, trình độ,
sự hiểu biết.
Em xin chân thành cảm ơn tập thể cán bộ nhân viên Phòng Tổ chức Hành chính Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 nói chung và thầy Vũ Đình Dịu –
Trưởng phòng, cô Lương Sơn Thủy – phó trưởng phòng nói riêng đã chỉ bảo
nhiệt tình, giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập này.
thầy cô giáo và các bạn tham gia đóng góp ý kiến, chỉnh sửa bổ sung những hạn
chế còn tồn tại, để em có thể hoàn thành tốt bản báo cáo này. Giúp em củng cố,
trang bị kiến thức, có cái nhìn khái quát, hệ thống, toàn diện và đúng dắn về
công tác Văn thư – lưu trữ một cách sâu sắc và hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà nội, ngày 24 tháng 4 năm 2015
Sinh viên
Đoàn Thị Thêu
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
4 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
NỘI DUNG
CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
I.
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH
Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 - CTC1 được thành lập theo Quyết định
số 128/QĐ- TTg ngày 28/5/1999 của Thủ tướng Chính phủ, trên cơ sở
trường Trung học Xây dựng số 1 - Trường Kỹ thuật đầu tiên của ngành Xây
dựng được thành lập theo Quyết định số 31/CP ngày 15/7/1958. Tiền thân của
trường Trung học Xây dựng số 1 là trường Cao đẳng giao thông công chính
doanh nghiệp, các cơ sở đào tạo và trên các công trình lớn của mọi miền đất
nước.
Trải qua 55 năm phấn đấu xây dựng và trưởng thành, với những đóng góp
quan trọng trong việc đào tạo nguồn nhân lực, cán bộ kỹ thuật và các chuyên gia
giỏi cho sự phát triển của ngành xây dựng và cho đất nước, Nhà trường đã được
Chủ tịch Nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam tặng thưởng danh hiệu cao
quý Anh Hùng lao động (2008) và nhiều phần thưởng cao quý khác như: Huân
chương độc lập hạng Ba (2006); Huân chương Lao động Hạng Nhất (2003),
Huân chương Lao động Hạng Nhì (1998), Huân chương Lao động Hạng Ba
(1961,1976,1979); Nhiều bằng khen và cờ thưởng của Thủ tướng Chính phủ, Bộ
Xây dựng, Bộ Giáo dục và đào tạo, đây là những phần thưởng cao quý và vinh
dự đối với cán bộ, giảng viên, viên chức và học sinh, sinh viên trong toàn
Trường. Đặc biệt, nhân dịp kỷ niệm 55 năm thành lập Trường, nhà trường vinh
dự được Nhà nước phong tặng Huân chương Độc lập hạng Nhì (2013).
Để xứng đáng với niềm tin của Đảng, Nhà nước, Bộ Xây dựng, Bộ Giáo
dục và đào tạo và nhân dân, Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 - CTC1 quyết tâm
xây dựng và phát triển trường trở thành Trường Đại học Công nghệ Xây dựng,
đào tạo đa cấp, đa ngành đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội về đào tạo
nguồn nhân lực ngành Xây dựng góp phần vào sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện
đại hoá đất nước trong thời gian sớm nhất.
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
6 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phòng Đào tạo;
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
7 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phòng Nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế;
- Phòng Tổ chức - Hành chính;
- Phòng Kế toán - Tài chính;
- Phòng Công tác học sinh, sinh viên;
- Phòng Quản trị đời sống;
- Phòng Khảo thí và đảm bảo chất lượng;
- Phòng thí nghiệm.
c. Các khoa: 7 khoa
- Khoa Xây dựng;
- Khoa quản lý Xây dựng;
- Khoa Kế toán - Tài chính;
- Khoa Cơ bản;
- Khoa Cấp thoát nước và môi trường;
- Khoa Đào tạo nghề;
- Khoa Lý luận chính trị.
d. Các trung tâm: 5 trung tâm
- Trung tâm Ngoại ngữ;
- Trung tâm Tin học;
- Trung tâm Tư vấn xây dựng;
2.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của trường Cao đẳng
Xây dựng số 1
Cán bộ làm công tác văn thư là người có trách nhiệm thực hiện các khâu
nghiệp vụ của công tác Văn thư, ở họ luôn tồn tại hai tố chất: Năng lực chuyên
môn và phẩm chất chính trị.
Văn phòng trường Cao đẳng Xây dựng số 1 được sắp xếp đội ngũ cán bộ
nhằm đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Hiện nay trường Cao đẳng
Xây dựng số 1 có 01 nhân viên Văn thư chuyên trách có nhiệm vụ thực hiện các
khâu nghiệp vụ của văn thư cho cơ quan. Cán bộ làm công tác văn thư này phải
kiêm luôn cả công tác lưu trữ . Vì vậy mà công tác văn thư của cán bộ văn thư
này rất bận rộn. Để hỗ trợ công tác này, cơ quan đã bố trí phòng làm việc cho
công tác văn thư khá rộng rãi, thoáng mát ở tầng 1 trong trụ sở cơ quan, và gần
ngay bên ngoài lối ra vào, thuận lợi cho việc giao, nhận hồ sơ tài liệu, tiếp nhận
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
9 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
văn bản đến, trao đổi thông tin trong Cơ quan nhanh chóng, kịp thời và tiếp cận
thông tin với mọi người.
Nhìn chung, cơ sở vật chất phục vụ cho phòng Văn thư tương đối đầy đủ,
bao gồm các trang thiết bị văn phòng phổ biến, cần thiết và được sắp xếp và bố
trí như sau: Gồm 01 bàn văn thư, 01 máy vi tính, 01 máy in, 01 máy phô tô, 04
tủ đựng tài liệu, ngoài ra còn có các văn phòng phẩm phục vụ cho công tác văn
thư và lưu trữ, như hộp, bìa, cặp….
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.2. Công tác chỉ đạo công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây
dựng số 1
Để làm tốt công tác Văn thư thì trước hết lãnh đạo của trường Cao đẳng
Xây dựng số 1 phải chủ động trong khâu quản lý, chỉ đạo, điều hành tốt nhiệm
vụ quản lý của mình.
Công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây dựng số 1 được đặt dưới sự
chỉ đạo trực tiếp của Hiệu trưởng và Phó hiệu trưởng trường Cao đẳng Xây dựng
số 1.
Phó hiệu trưởng là người trực tiếp giúp việc cho lãnh đạo của trường về việc
chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của cơ quan nhanh chóng, chính xác, đồng thời
phải thường xuyên theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các Văn bản quy phạm
pháp luật, hướng dẫn cán cán bộ, giáo viên làm các công việc thuộc phạm vi trách
nhiệm của mình.
Phó hiệu trưởng ngoài việc phụ trách chung những công việc của Văn
phòng thì Phó hiệu trưởng còn có trách nhiệm chủ trì các cuộc họp bàn về việc
quản lý chỉ đạo về công tác Văn thư thuộc chức năng nhiệm vụ thẩm quyền của
mình.
Đối với trường Cao đẳng Xây dựng số 1 tuy chưa có quy chế riêng quy
định về công tác Văn thư nhưng trường luôn cố gắng thực hiện tốt những quy
định về công tác Văn thư mà Nhà nước ban hành. Tại Văn phòng trường Cao
đẳng Xây dựng số 1 bộ phận Văn thư phải tổ chức thực hiện và quản lý công tác
văn thư công tác Văn thư được thực hiện theo sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên và
dựa vào các văn bản quy phạm pháp luật về công tác Văn thư của Nhà nước
như:
+ Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 5 năm 2011 của Bộ Nội
Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+ Nghị định 110/2004/ NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
dựng số 1.
● Chức năng, nhiệm vụ của công tác văn thư trường Cao đẳng Xây
dựng số 1.
Công tác văn thư luôn giữ vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà
nước của bộ máy quản lý nói chung. Trường Cao đẳng Xây dựng số 1, công tác
văn thư là nội dung chiếm phần lớn hoạt động của Văn phòng và được xem như
bộ phận có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Giáo dục. Bộ phận văn
thư thuộc trường có chức năng, nhiệm vụ sau:
- Quản lý các loại dấu của trường Cao đẳng Xây dựng số 1 theo đúng quy
định. Tuyệt đối không để mất con dấu, không được bàn giao con dấu cho người
khác khi chưa có ý kiến của lãnh đạo và phải làm biên bản bàn giao. Nghiêm
cấm việc đóng dấu khống trên bất kỳ loại công văn tài liệu, giấy tờ nào.
- Chịu trách nhiệm quản lý thống nhất các loại công văn, tài liệu, giấy tờ,
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
12 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chuyển công văn theo đúng địa chỉ. Những công văn đề ngoài phong bì “chỉ
người có tên mới được bóc” văn thư có nhiệm vụ vào sổ, chuyển nguyên bì cho
người có tên ghi trên bìa công văn.
- Những công văn do Hiệu trưởng, phó Hiệu trưởng,.....đều phải qua văn
thư đăng ký vào sổ. Tất cả những công văn giấy tờ chưa đăng ký qua văn thư mà
đã có ý kiến của cấp trên thì đều phải chuyển lại bộ phận Văn thư để đăng ký
vào sổ và sử lý theo quy định.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi;
- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến;
- Công tác quản lý và sử dụng con dấu;
- Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
2.2.1. Cơ sở khoa học.
● Khái niệm và đặc điểm của công tác văn thư
+ Khái niệm:
Văn thư là khái niệm cùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo
và ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm
đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.
+ Đặc điểm của công tác văn thư:
Một là: Công tác văn thư mang tính nghiệp vụ kỹ thuật. Để làm tốt công
tác này đòi hỏi phải nắm vững lý luận và phương pháp nghiệp vụ có liên quan
như kỹ thuật soạn thảo văn bản, lập hồ sơ… bằng phương pháp truyền thống và
ứng dụng công nghệ thông tin.
Hai là: Công tác văn thư mang tính chính trị cao. Những nội dung của
công tác văn thư đều nhằm phục vụ hoạt động quản lý, tức là việc ban hành các
chủ trương, chính sách, các chương trình, kế hoạch công tác, tổ chức điều hành
thực hiện các nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước nói chung, của từng cơ
quan nói riêng.
Ba là: Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ
quan, tổ chức. Phần lớn cán bộ, viên chức trong công việc hàng ngày của mình ít
hay nhiều đều làm những việc liên quan đến văn bản, tức là làm một phần việc
của công tác văn thư.
Bốn là: Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt
dộng riêng biệt của nhà nước hay các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội mà là
những công việc cụ thể liên quan đến văn bản và gắn liền với hoạt động quản lý
Công tác văn thư là một bộ phận giúp việc cho lãnh đạo điều hành quản lý
công việc. Trong mỗi cơ quan lại có hình thức tổ chức bộ phận văn thư khác
nhau. Để thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, nâng cao hiệu quả
hoạt động của văn thư trong các cơ quan đặc biệt là cơ quan nhà nước, Chính phủ
đã ban hành nhiều văn bản pháp quy quy định cụ thể về công tác văn thư như
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004; công văn số 425/VTLTNNNVTW… Nội dung quy định về công tác văn thư bao gồm quản lý văn bản đến,
quản lý văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập và quản lý hồ sơ.
2.2.2.Thực trạng tình hình công tác Văn thư.
● Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 chủ yếu ban hành các văn bản như: Quy
định, Quyết định, thông báo...Chính vì vậy, các phòng, ban chuyên môn, cá
nhân soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản.
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
15 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 rất cần thiết và quan trọng bởi vì một mặt, đảm
bảo tính hợp pháp và hợp lý của của văn bản, mặt khác đây là điều kiện quan
trọng quyết định chất lượng của một văn bản.
Tại trường Cao đẳng Xây dựng số 1, cho đến nay chưa có một văn bản
nào quy định cụ thể, chi tiết về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quản lý nhà
nước, hầu hết các văn bản. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của
từng loại văn bản mà có thể xây dựng một quy trình ban hành sao cho thích hợp.
+ Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dụng phổ biến thì việc chấp hành các văn bản quy định của Nhà nước về hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản luôn phải chú trọng. Đối với trường
Cao đẳng Xây dựng số 1 thì văn bản, tài liệu đã thực hiện đúng với yêu cầu về
thể thức quy định của Nhà nước nhằm đảm bảo tính chính xác, thống nhất về thể
thức văn bản. Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 đã thực hiện đúng quy định của
thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Gồm thành phần:
+ Quốc hiệu là khái niệm dùng để chỉ tên nước. Ngày nay ở nhiều quốc
gia Quốc hiệu vừa chỉ tên nước vừa chỉ chế độ chính trị và mục tiêu cách mạng
của nước đó.
Quốc hiệu gồm 2 dòng chữ “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM” và “Độc lập- Tự do- Hạnh phúc” được trình bày ở góc phải trang đầu của
văn bản.
Ví dụ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Dòng chữ “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam” được trình bày bằng chữ
in hoa cỡ chữ 12 đên 13, kiểu chữ đứng đậm.
Dòng chữ “Độc lập- Tự do- Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ thường
cỡ chữ 13 đến 14 chữ đứng đậm được đặt canh giữa dòng thứ nhất, giữa cụm từ
có dấu gạch nối, có cách chữ.
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: Là tác giả của văn bản giúp
người đọc, người thi hành văn bản nhận biết văn bản đó là của cơ quan nào ban
hành.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ và được
Ví dụ: Số 19/2012/TT - BXD
Đối với văn bản quy phạm pháp luật liên tịch thì:
Số/ năm ban hành/ nhóm chữ viết tắt của tên loại văn bản quy phạm pháp
luật- nhóm chữ viết tắt của tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Số ký hiệu văn bản được trình bày ở góc trái sau tên cơ quan ban hành
văn bản
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ
chữ 13, kiểu chữ đứng; sau “số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải
ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa
các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.
Ví dụ: Số 15/ QĐ - CDXD
+ Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản: Được trình bày cùng
một dòng với số, ký hiệu văn bản và được đặt canh giữa dưới dòng chữ Quốc
hiệu bằng chữ in thường cỡ chữ 13, 14, kiểu chữ nghiêng các chữ cái đầu của
địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm
được đặt dưới Quốc hiệu.
Ví dụ: Hà Nội, ngày... tháng,,, năm
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
18 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại văn bản là tên gọi chính thức của văn bản được trình bày ở phía
dưới địa danh và thời gian ban hành văn bản, cỡ chữ in hoa cỡ chữ 14, kiểu chữ
TM. TRƯỜNG CAO ĐẲNG XÂY DỰNG SỐ 1
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
19 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thỉ phải ghi chữ viết
tắt “KT” ký thay vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan.
Ví dụ: KT. HIỆU TRƯỞNG
PHÓ HIỆU TRƯỞNG
Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chưc viết tắt “TL” thừa lệnh vào
trước chức vụ người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Ví dụ:
TL. HIỆU TRƯỞNG
CHÁNH VĂN PHÒNG
Chức vụ của người ký văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người
ký. Không ghi chức vụ mà Nhà nước không quy định như; Cấp phó thường trực,
cấp phó phụ trách…
Quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày ở cuối văn bản về phía
bên phải cỡ chữ 13, 14, kiểu chữ đứng đậm. Họ và tên của người ký văn bản được
trình bày ở phía dưới dấu cơ quan bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, 14, kiểu chữ
“ Kính gửi” sau đó là tên cơ quan, tổ chức; phần thứ hai bao gồm từ “ Nơi nhận”
phía dưới từ “ Như trên” tiếp theo là tên cơ quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên
quan khác nhận văn bản.
Nơi nhận văn bản có tên gọi được ghi ở cuối văn bản về phía góc trái và
được trình bày bằng cơ chưc 12, kiểu chữ đậm nghiêng. Sau “ Nơi nhận” có dấu
hai chấm (:). Phía dưới ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản phần này
được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan,
tổ chức, đơn vị cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch
đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu hai chấm; riêng dòng cuối cùng bao gồm
chữ “ Lưu” sau đó có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “ Văn thư” .
+ Các thành phần khác
Dấu chỉ mức độ mật: Việc xác định và đóng dấu độ mật ( tuyệt mật, tối
mật hoặc mật), dấu thu hồi … được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8
của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000
Dấu chỉ mức độ khẩn: Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh văn
bản được xác định độ khẩn theo bốn mức như sau. Khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc,
hỏa tốc hẹn giờ…..
Về kỹ thuật trình bày thì đối với con dấu chỉ mức độ mật ( TUYỆT MẬT,
TỐI MẬT, MẬT) và thu hồi thực hiện theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/
2002/ TT- BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/
2002/ NĐ- CP năm 2000.(Bố trí các thành phần thể thức văn bản xem phụ lục 1).
* Các loại văn bản do cơ quan ban hành:
Trường THPT Xuân Đỉnh đã ban hành các loại văn bản như: Quy định,
Quyết định, Chỉ thị.....Công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thể thức theo quy
định của pháp luật hiện hành.
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
21 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Quản lý và giải quyết văn bản đến có vai trò đặc biệt quan trọng, trong
việc thực hiện đúng ngay từ khâu đầu tiên( tiếp nhận văn bản đến) góp phần
nâng cao hiệu quả công việc, nắm được ý nghĩa quan trọng đó, cán bộ văn thư
trường THPT Xuân Đỉnh đã tiến hành các khâu nghiệp vụ theo đúng quy định
của nhà nước.
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
22 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tiếp nhận
Sơ đồ quy trình xử lý văn bản đến:
Phân loại sơ bộ, bóc bì
Tiếp nhận đăng ký văn bản đến
Đóng dấu đến, ghi số, ngày
đến
Đăng ký văn bản đến
Trình và chuyển giao văn bản đến
Trình văn bản
Đối với văn bản đến được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, cán bộ
văn thư phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn
bản….trường hợp phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo
cáo cấp trên xem xét, giải quyết.
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý.
Đối với loại do cán bộ văn thư bóc bì, nhân viên văn thư phải đối chiếu số, ký
hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu ghi trong văn bản và đóng dấu “đến”. Trong
trường hợp văn bản có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì
với phiếu gửi, khi nhận xong phải ký xác nhận vào phiếu gửi và gửi trả lại
cho nơi gửi văn bản.
Dấu đến của trường được làm theo đúng quy định của Chính phủ trong
thông tư số 425/VTLTNN-NVTW
TRƯỜNG CD XÂY DỰNG SỐ 1
Số: ……………….
ĐẾN
Ngày: …………….
Chuyển:…………………...
Văn bản đến được đăng ký vào sổ Đăng ký văn bản đến là một bước quan
trọng trong tổ chức quản lý và gải quyết văn bản đến. Đó là sự ghi lại những
thông tin cơ bản của văn bản, tài liệu như: số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng của
văn bản. Mục đích của việc đăng ký văn bản để nắm được số lượng văn bản, nội
dung và đối tượng giải quyết văn bản đến. Khi đăng ký
văn bản cần phải đảm bảo rõ ràng, chính xác, không được viết tắt những cụm từ,
những từ không thông dụng.(Sổ đăng ký văn bản đến xem phụ lục 2)
Khi hoàn tất thủ tục đăng ký văn bản, văn bản đến được gắn phiếu xử lý
rồi được chuyển cho cấp trên. Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo, giải
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
Copyright: Tài liệu đại học ©