Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
D. PHỤ LỤC........................................................................................................2
A. LỜI NÓI ĐẦU................................................................................................1
...............................................................................................................................3
B. NỘI DUNG......................................................................................................3
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN HỮU LŨNG......3
1.Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Hữu Lũng.
.......................................................................................................................3
1.1. Sự ra đời của UBND huyện Hữu Lũng..................................................3
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Hữu Lũng............3
2. Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc
UBND huyện Hữu Lũng...............................................................................4
2.1. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hữu Lũng.........................................4
2.2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị trực thuộc UBND huyện Hữu
Lũng...............................................................................................................5
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND huyện Hữu
Lũng...............................................................................................................5
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Tài chính – Kế hoạch............................6
2.2.3. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Nội vụ...................................................8
2.2.4. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Gíao dục và Đào tạo............................10
2.2.5. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Tài nguyên – Môi trường....................11
2.2.6.Chức năng, nhiệm vụ Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội. . . .12
2.2.7.Chức năng, nhiệm vụ Phòng Văn hoá và Thông tin...........................13
2.2.8. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Y tế......................................................14
2.2.9.Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.....................................14
2.2.10. Chức năng, nhiệm vụ của Thanh tra huyện.....................................15
3.2. Một số đề xuất nhằm nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND
huyện Hữu Lũng..........................................................................................30
3.2.1. Đề xuất những giải pháp về công tác Văn thư..................................30
3.2.2. Đề xuất những giải pháp về công tác Lưu trữ...................................30
3.3. Một số kiến nghị...................................................................................30
3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức...................................................................30
3.3.2. Đối với UBND huyện Hữu Lũng......................................................31
3.3.3. Đối với nhà trường, khoa Văn thư – Lưu trữ....................................31
D.KẾT LUẬN....................................................................................................32
D. PHỤ LỤC......................................................................................................34
D. PHỤ LỤC
Sinh viên: Dương Thị Hường
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay, đất nước ngày càng phát triển cùng với công cuộc đổi mới xu
thế hội nhập công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Nhà nước ta đang trong thời kì đẩy
mạnh chủ trương và hoàn thiện nhà nước xã hội chủ nghĩa Việt Nam trong việc
cải cách hành chính. Vì vậy, một trong những công việc quan trọng góp phần xử
lý thông tin một cách khoa học, nhanh chóng trong hoạt động quản lý hành
chính Nhà nước đó là công tác Văn thư – Lưu trữ.
Đối với các cơ quan, đơn vị công tác văn thư – lưu trữ luôn được chú
trọng quan tâm, nó như một mắt xích quan trọng không thể thiếu trong công tác
Công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Soạn thảo, ban hành văn
bản, quản lý và giải quyết văn bản đi, quản lý và giải quyết văn bản đến, quản lý
và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung: Thu thập và bổ sung tài liệu lưu
trữ, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu, thông kê công cụ tra tìm tài
Sinh viên: Dương Thị Hường
1
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ.Với sự đồng ý tiếp nhận sinh viên thực tập tại Văn phòng HĐND-UBND
huyện Hữu Lũng, tỉnh Lạng Sơn. Bằng những kiến thức đã học tại trường, em
đã vận dụng những lý thuyết để đưa vào giải quyết công việc thực tiễn. Trong
đợt thực tập này em nhận thấy công tác văn thư - lưu trữ còn chưa thực sự được
quan tâm. Xuất phát từ thực tế đó, em đã chọn chuyên đề về “Công tác Văn thư
- Lưu trữ” để có thể đưa ra cá nhận xét cũng như là các đề xuất, ý kiến để xây
dựng phương án giúp cho công tác Văn thư – Lưu trữ ở UBND huyện được tốt
hơn.
Qua hai tháng thực tập từ ngày 02 / 03 / 2015 đến ngày 24 / 04 / 2015 tại
Văn phòng HĐND – UBND huyện Hữu Lũng, tỉnh Lạng Sơn. Tuy thời gian còn
hạn chế nhưng được sự trang bị kiến thức của các thầy, cô giáo của trường Đại
học Nội vụ Hà Nội cũng như thầy, cô trong Khoa Văn thư – Lưu trữ và được sự
quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình của toàn thể lãnh đạo, cán bộ trong văn phòng
2
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN HỮU LŨNG
1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Hữu
Lũng.
1.1. Sự ra đời của UBND huyện Hữu Lũng.
Hữu Lũng là một huyện thuộc tỉnh Lạng Sơn. Huyện nằm ở phía nam tỉnh
Lạng Sơn, phía Bắc giáp huyện Bắc Sơn, huyện Văn Quan, phía đông là huyện
Chi Lăng (Lạng Sơn) và Lục Ngạn (Bắc Giang) và phía nam là Lục Nam (Bắc
Giang), phía tây giáp huyện Yên Thế (Bắc Giang) và huyện Võ Nhai (Thái
Nguyên). Huyện có diện tích 804 km2 và dân số là 112.451 người (năm 2009).
Trung tâm huyện là thị trấn Hữu Lũng nằm trên quốc lộ 1A, cách thành phố
Lạng Sơn 75km về hưóng tây nam.
Trước đây huyện Hữu Lũng thuộc tỉnh Bắc Giang nhưng từ năm 1956 thì
cắt chuyển về Lạng Sơn, huyện gồm có 01thị trấn (Mẹt) và 25 xã.
UBND huyện Hữu Lũng là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương
hoạt động theo Luật tổ chức HĐND và UBND.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Hữu Lũng.
UBND huyện Hữu Lũng là cơ quan chấp hành của HĐND huyện và là cơ
quan hành chính Nhà nước trong phạm vi lãnh thổ của huyện mình theo Hiến
pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên và Nghị
quyết của HĐND huyện trong tất cả các lĩnh vực:
- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo quy định
của pháp luật.
UBND huyện Hữu Lũng làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ,
tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách và thực hiện chế độ chủ trương quyết
định theo đa số.
UBND huyện Hữu Lũng có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành thực hiện các
nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra, quản lý hướng
dẫn các xã trong hoạt động quản lý Nhà nước.
2. Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực
thuộc UBND huyện Hữu Lũng.
2.1. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hữu Lũng.
Đứng đầu UBND huyện Hữu Lũng là Chủ tịch UBND, là người phụ
trách chung, lãnh đạo, điều hành hoạt động của UBND, đôn đốc kiểm tra công
tác của UBND, chỉ đạo điều hành hoạt động của các thành viên cấp dưới và các
phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện, trừ những việc phải thảo luận
tập thể và quyết định theo đa số. Mặt khác, Chủ tịch UBND huyện phải chịu
trách nhiệm cá nhân về những nhiệm vụ, quyền hạn được giao cho riêng mình
và cùng với các thành viên của UBND chịu trách nhiệm về các hoạt động của
UBND chịu trách nhiệm về các hoạt động của UBND trước HĐND huyện và
cấp trên.
Gíup việc cho Chủ tịch UBND huyện là 02 Phó chủ tịch và các phòng,
ban ngành chức năng trực thuộc UBND hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của
mình.
Chức năng của các Phó chủ tịch và các phòng, ban chuyên môn:
* Phó chủ tịch phụ trách khối Văn xã:
Chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý Nhà nước trên các mặt hoạt động về
Văn hoá – xã hội trên địa bàn huyện, trực tiếp quản lý các đơn vị như phòng
Văn hoá – Thông tin, Đài truyền thanh - truyền hình, phòng Y tế, phòng Lao
động thương binh và xã hội, phòng Giáo dục và đào tạo.
Sinh viên: Dương Thị Hường
6. Phòng Lao động thương binh và xã hội
7. Phòng Văn hoá – Thông tin
8. Phòng Y tế
9. Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn
10. Thanh tra huyện
11. Phòng Kinh tế và Hạ tầng
12. Phòng Tư pháp
13. Phòng Dân tộc
*) Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hữu Lũng
(Xem phụ lục số 01)
*) Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND Huyện Hữu
Lũng:
(Xem phụ lục số 02)
2.2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị trực thuộc UBND
huyện Hữu Lũng.
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND huyện
Hữu Lũng.
a) Vị trí, chức năng.
Văn phòng HĐND – UBND huyện Hữu Lũng là cơ quan chuyên môn, bộ
phận giúp việc của HĐND và UBND.
Văn phòng HĐND và UBND tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt
động của UBND, giúp UBND cấp huyện về công tác dân tộc, tham mưu cho chủ
tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND, cung cấp thông tin phục
vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa
phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân
Sinh viên: Dương Thị Hường
5
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
được phê duyệt.
- Giúp Uỷ ban nhân dân huyện trong việc tổ chức thực hiện các chính
sách dân tộc, các dự án, chương trình phát triển kinh tế - xã hội đối với đồng bào
dân tộc trên địa bàn huyện, công tác định canh, định cư đối với đồng bào dân tộc
thiểu số.
- Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cấp huyện và các đoàn thể tổ
chức tuyên truyền, phổ biến chính sách và vận động đồng bào các dân tộc thiểu
số thực hiện tốt các chủ trương, chính sách của Đảng và các quy định của pháp
luật.
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Tài chính – Kế hoạch.
a) Vị trí, chức năng.
Phòng Tài chính – Kế hoạch tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện
thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực: tài chính, tài sản, kế
hoạch và đầu tư, đăng kí kinh doanh, tổng hợp thống nhất quản lý về kinh tế hợp
tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân.
Phòng Tài chính – Kế hoạch có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ
ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn,
nghiệp vụ của Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Lạng Sơn.
b).Nhiệm vụ, quyền hạn.
Trình Uỷ ban nhân dân cấp huyện ban hành các quyết định, chỉ thị, quy
Sinh viên: Dương Thị Hường
6
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Thẩm định và tham mưu cho UBND huyện quyết định các dự án đầu tư
được phân công, phân cấp theo quy chế hiện hành, thẩm tra, trình phê duyệt
quyết toán vốn các công trình xây dựng cơ bản thuộc các nguồn vốn được phân
công, phân cấp. Thẩm tra và phê duyệt quyết toán các dự án đầu tư bằng nguồn
vốn sự nghiệp thuộc ngân sách huyện quản lý.yên môn
Cung cấp thông tin, xúc tiến đầu tư, phối hợp với các phòng chuyên môn,
nghiệp vụ có liên quan tổ chức vận động các nhà đầu tư trong và ngoài nước đầu
tư vào địa bàn huyện, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ làm công
tác tài chính, kế hoạch và đầu tư cấp xã.
Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan giám sát và đánh giá đầu
tư, kiểm tra, thanh tra việc thi hành pháp luật về tài chính, kế hoạch và đầu tư
trên địa bàn huyện, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm theo thẩm
quyền.
Tham mưu cho UBND huyện lập và thẩm định các dự án quy hoạch tổng
thể phát triển kinh tế - xã hội của huyện và các xã, phường, thị trấn, quy hoạch
phát triển ngành trên địa bàn theo đúng quy định Nhà nước hiện hành.
Tham mưu tổng hợp giúp UBND huyện quản lý Nhà nước đối với tổ chức
Sinh viên: Dương Thị Hường
7
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân hoạt động trên địa bàn huyện.
2.2.3. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Nội vụ.
quy định về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn,
tổ chức sự nghiệp cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã.
- Về công tác xây dựng chính quyền:
+ Gíup Uỷ ban nhân dân cấp huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức
thực hiện việc bầu cử Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công của
Uỷ ban nhân dân cấp huyện và hướng dẫn của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh.
+ Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND huyện phê chuẩn các chức
danh lãnh đạo của UBND cấp xã, giúp UBND cấp huyện trình Uỷ ban nhân dân
cấp tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật.
Tham mưu giúp UBND huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia,
điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để UBND trình Hội đồng nhân dân
cùng cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.
Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính cấp
Sinh viên: Dương Thị Hường
8
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
huyện.
+ Gíup Uỷ ban nhân dân cấp huyện tronh việc hướng dẫn thành lập, giải
thể, sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, làng, ấp, bản
trên địa bàn huyện theo quy định, bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó thôn,
làng, ấp, bản, tổ dân phố.
+ Gíup UBND huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo
nhiệm vụ quản lý Nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBND
cấp tỉnh và theo quy định của pháp luật.
- Về công tác thi đua, khen thưởng:
Tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổ chức các phong trào thi đua và
triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn
huyện, làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng hi đua – Khen thưởng cấp
huyện.
Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,
khen thưởng trên địa bàn huyện, xây dựng, quản lý và sử dụng quỹ thi đua –
Sinh viên: Dương Thị Hường
9
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
khen thưởng theo quy định của pháp luật.
Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm
về công tác nội vụ theo thẩm quyền.
Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBND huyện và
Gíam đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ trên địa bàn
huyện.
Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ, xây dựng hệ
thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý Nhà nước về công tác Nội vụ
trên địa bàn.
Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, đãi ngộ, khen
giáo dục mầm non và Trung tâm học tập cộng đồng trên địa bàn theo hướng dẫn
của Sở Gíao dục và Đào tạo.
Dự thảo các quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, đình chỉ hoạt động,
giải thể của các cơ sở giáo dục ngoài công lập thuộc quyền quản lý của UBND
cấp huyện theo quy định của pháp luật.
Sinh viên: Dương Thị Hường
10
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Hướng dẫn và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm
pháp luật, chương trình, kế hoạch phát triển giáo dục ở địa phương sau khi được
cấp có thẩm quyền phê duyệt, hướng dẫn, tổ chức thực hiện các cơ chế, chính
sách về xã hội văn hoá giáo dục, huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực để
phst triển sự nghiệp giáo dục trên địa bàn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp
luật và thông tin về giáo dục, chỉ đạo và tổ chức thực hiệncải cách hành chính
nhà nước thuộc lĩnh vực giáo dục trên địa bàn huyện, thực hiện mục tiêu,
chương trình nội dung, kế hoạch, chuyên môn nghiệp vụ, các hoạt động giáo
dục, phổ cập giáo dục, công tác tuyển sinh, thi cử, xét duyệt, cấp phát văn bằng,
chứng chỉ đối với các cơ sở giáo dục và đào tạo trên địa bàn huyện.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện đào tạo, bồi dưỡng nhà giáo và
cán bộ quản lý giáo dục các ngành học, cấp học trong phạm vi quản lý huyện
sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Tổ chức ứng dụng các kinh nghiệm, thành tựu khoa học công nghệ tiên
khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ
Sinh viên: Dương Thị Hường
11
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ban nhân dân huyện, đồng thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn
nghiệp vụ của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Lạng Sơn.
b) Nhiệm vu, quyền hạn.
Trình Uỷ ban nhân dân huyện ban hành các văn bản hướng dẫn việc thực
hiện các quy hoạch, kế hoạch, chính sách, pháp luật của Nhà nước về quản lý tài
nguyên và môi trường, kiểm tra việc thực hiện sau khi Uỷ ban nhân dân huyện
ban hành.
Lập quy hoạch sử dụng đất, điều chỉnh quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất
cấp huyện và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt, thẩm định quy hoạch, kế
hoạch sử dụng đất cấp xã.
Thẩm định hồ sơ về kế hoạch giao đất, cho thuê đất thu hồi đất, chuyển
mục đích sử dụng đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu,
sử dụng tài sản gắn liền với đất cho các đối tượng thuộc thẩm quyền của Uỷ ban
nhân dân huyện.
Theo dõi biến động về đất đai, cập nhật, chỉnh lý các tài liệu và bản đồ về
đất đai, quản lý hoạt động của Văn phòng dăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện
theo phân cấp của UBND huyện, hướg dẫn, kiểm tra việc thực hiện thống kê,
kiểm kê, đăng ký đất đai đối với công chức chuyên môn về tài nguyên và môi
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trình UBND huyện dự thảo các văn bản về lĩnh vực lao động, người có
công với xã hội thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
huyện.
Trình UBND huyện dự thảo các quyết định, chỉ thị, quy hoạch, kế hoạch
dài hạn, 5 năm và hàng năm, đề án, chương trình trong lĩnh vực lao động, người
có công với xã hội, cải cách hành chính, xã hội hoá thuộc lĩnh vực nhà nước
được giao.
Gíup UBND huyện quản lý Nhà nước đối với tổ chức kinh tế tập thể, kinh
tế tư nhân, hướng dẫn và kiểm tra hoạt động của các hội và tổ chức phi Chính
phủ trên địa bàn thuộc lĩnh vực lao động, người có công theo quy định của pháp
luật.
Hướng dẫn và tổ chức thực hiện quản lý nghĩa trang liệt sỹ, đài tưởng
niệm, các công trình ghi công liệt sỹ.
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật đối với các
cơ sở bảo trợ xã hội, dạy nghề, giới thiệu việc làm, cơ sở giáo dục lao động xã
hội, cơ sở trợ giúp trẻ em trên địa bàn huyện theo phân cấp uỷ quyền.
Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ đối với UBND cấp xã trong việc thực
hiện nhiệm vụ, quyền hạn về lĩnh vực lao động, người có công…
Phối hợp với các ngành, đoàn thể xây dựng phong trào toàn dân chăm
sóc, giúp đỡ người có công và cá đối tượng chính sách xã hội.
2.2.7.Chức năng, nhiệm vụ Phòng Văn hoá và Thông tin.
a) Vị trí, chức năng.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ứng dụng công nghệ thông tin trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luât.
2.2.8. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Y tế.
a) Vị trí, chức năng.
Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện có chức năng tham mưu,
giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về chăm sóc và bảo
vệ sức khoẻ nhân dân gồm: y tế cơ sở, y tế dự phòng, khám, chữa bệnh, phục
hồi chức năng, y dược cổ truyền, vệ sinh an toàn thực phẩm, bảo hiểm y tế…..
Phòng Y tế co tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng chịu sự
chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của UBND huyện, đồng thời
chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra về chuyên môn, nghiệp vụ của
Sở Y tế tỉnh Lạng Sơn.
b)Nhiệm vụ, quyền hạn.
Trình UBND huyện dự thảo các quyết định, chỉ thị, quy hoạch, kế hoạch
dài hạn, 5 năm, hàng năm, đề án, chương trình phát triển y tế, cải cách hành
chính, xã hội hoá trong lĩnh vực y tế trên địa bàn huyện.
Dự thảo biện pháp huy động liên ngành trong quản lý, sử dụng các nguồn
lực để thực hiện công tác phòng, chống dịch bệnh, dân số - kế họạch hoá gia
đình, an toàn vệ sinh thực phẩm, khắc phục hậu quả của dịch, bệnh, tai nạn
thương tích, thiên tai thảm hoạ ảnh hưởng đến sức khoẻ nhân dân xảy ra trên địa
bàn huyện.
Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch,
đề án, chương trình phát triển y tế trên địa bàn huyện sau khi được phê duyệt.
Gíup UBND huyện thẩm định các điều kiện hành nghề y tế trên địa bàn
huyện theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của UBND tỉnh.
Kiểm tra, thanh tra việc tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp
luật, chính sách, kế hoạch, đề án, chương trình, dự án và hoạt động đối với các
dấu và tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác
củ UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn
nghiệp vụ của Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn tỉnh Lạng Sơn.
b) Nhiệm vụ, quyền hạn.
Trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị, quy hoạch, kế hoạch dài
hạn, 5 năm và hàng năm, chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm
nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi và phát triển nông thôn để UBND huyện
trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua, chương trình, biện pháp tổ chức
thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước
được giao.
Trình Chủ tịch UBND huyện dự thảo các văn bản về lĩnh vực chuyên
ngành nông nghiệp và phát triển nông thôn thuộc thẩm quyền của Chủ tịch
UBND cấp huyện.
Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch,
các quy chuẩn và tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành được phê duyệt, thông tin,
tuyên truyền, phổ biến pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi lĩnh vực quản lý
được giao.
Tổ chức thực hiện công tác phát triển sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp,
công tác phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, sâu bệnh, dịch bệnh trên địa
bàn.
Tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ lợi vừa và nhỏ, công trình
nuôi trồng thuỷ sản, công trình cấp, thoát nước nông thôn, công trình phòng
chống lụt bão, quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp
luật.
Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ đối với UBND cấp xã trong việc thực
hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản,
thuỷ lợi và phát triển nông thôn, về thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu
kinh tế, phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản, bảo vệ rừng và khai thác
lâm sản, chế biến nông sản….
Thống kê diễn biến đất nông nghiệp, đất lâm nghiệp, mặt nước nuôi trồng
mưư, giúp UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về công nghiệp, tiểu thủ
công nghiệp, thương mại, xây dựng, phát triển đô thị, kiến trúc, quy hoạch xây
dựng, nhà ở và công sở, hạ tầng kỹ thuật đô thị bao gồm cấp thóat nước, vệ sinh
môi trường đô thị, cây xanh, chiếu sáng, rác thải, bến bãi đỗ xe, giao thông,
khoa học và công nghệ.
Phòng Kinh tế và Hạ tầng có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản
riêng, chịu sự quản lý trực tiếp của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo,
kiểm tra và hương dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Công Thương, Sở Xây
dựng, Sở Giao thông vận tải.
b) Nhiệm vụ, quyền hạn.
- Trình Uỷ ban nhân dân huyện:
Dự thảo các quyết định, chỉ thị, các quy hoạch phát triển, kế hoạch dài
hạn, 5 năm và hàng năm, các chương trình, dự án đầu tư xây dựng trong các lĩnh
vực quản lý nhà nước thuộc ngành công thương, xây dựng, giao thông vận tải
trên địa bàn huyện, chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải
cách hành chính nhà nước trong các lĩnh vực quản lý nhà nướcthuộc ngành công
thương, xây dựng, giao thông vận tải, khoa học và công nghệ.
Dự thảo chương trình, giải pháp huy động, phối hợp liên ngành trong thực
hiện công tác bảo đảm trật tự, an toàn giao thông trên địa bàn huyện.
Các dự án đầu tư xây dựng kết cấu hạ tầng giao thông trên địa bàn huyện
theo phân cấp của UBND cấp tỉnh.
Dự thảo quyết định của UBND huyện về phân loại đường xá theo quy
định của pháp luật.
- Trình Chủ tịch UBND huyện dự thảo các văn bản về lĩnh vực công
thương, xây dựng, giao thông vận tải, khoa học và công nghệ thuộc thẩm quyền
ban hành của Chủ tịch UBND huyện.
- Hướng dẫn và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luât, cơ
chế, chính sách, các quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án và các văn bản về
các lĩnh vực công thương, xây dựng giao thông vận tải, khoa học và công nghệ
đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo
UBND tỉnh, UBND huyện.
Gíup UBND huyện trong việc tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách về
nhà ở và công sở, quản lý quỹ nhà ở và quyền quản lý sử dụng công sở trên địa
bàn huyện theo phân cấp của UBND tỉnh, tổ chức thực hiện công tác điều tra,
thống kê, đánh giá định kỳ về nhà ở và công sở trên địa bàn huyện.
- Giúp Uỷ ban nhân dân huyện tổ chức thực hiện việc cấp giấy chứng
nhận quyền sử dụng nhà ở, quyền sở hữu công trình xây dựng theo quy định của
pháp luật và phân cấp của UBND tỉnh, tổng hợp tìn hình đăng ký, chuyển dịch
quyền sở hữu nhà ở, quyền sở hữu công trình xây dựng trên địa bàn huyện.
- Tổ chức thực hiện các biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn và xử lý các
hành vi xâm phạm lấn chiếm công trình giao thông, lấn chiếm hành lang an toàn
giao thông, phối hợp với các cơ quan có liên quan trong việc giải tỏa llấn chiếm
hành lang an toàn giao thông trên địa bàn theo hướng dẫn của Sở Giao thông
vận tải và chỉ đạo của UBND huyện.
- Tổ chức quản lý, bảo trì, bảo đảm tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật mạng
lưới công trình giao thông đường bộ, đường thuỷ nội địa địa phương đang khai
thác do huyện chịu trách nhiệm quản lý.
- Làm nhiệm vụ thường trực Ban an toàn giao thông huyện, phối hợp với
các cơ quan có liên quan triển khai hoạt động tim kiếm cứu nạn đường bộ,
đường thuỷ nội địa, hàng không xảy ra trên địa bàn huyện.
2.2.12. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Tư pháp.
a) Vị trí, chức năng.
Phòng Tư pháp là cơ quan chuyên môn của UBND huyện có chức năng
tham mưu, giúp UBND huyện quản lý nhà nước về công tác xây dựng văn bản
quy phạm pháp luật, kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật, phổ biến, giao
dục pháp luật, thi hành án dân sự, chứng thực, hộ tịch, trợ giúp pháp lý, hoà giải
ở cơ sở và các công tác tư pháp khác.
Phòng Tư pháp có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, chụi
sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND cấp huyện, đồng
thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Tư pháp tỉnh
Hướng dẫn, kiểm tra việc xây dựng, quản lý và khai thác tủ sách pháp luật
ở xã, thị trấn và ở các cơ quan, đơn vị khác của địa phương theo quy định của
pháp luật.
Làm Thường trực Hội đồng phối hợp công tác phổ biến, giáo dục pháp
luật ở cấp huyện.
Giúp UBND huyện quản lý nhà nước về công tác thi hành án dân sự ở địa
phương theo quy định của pháp luật.
Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động chứng thực của UBND cấp xã, thực hiện
chứng thực một số việc theo sự uỷ quyền của Chủ tịch UBND huyện theo quy
định của pháp luật.
2.2.13. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Dân tộc.
a) Vị trí, chức năng.
Phòng Dân tộc là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện có chức năng
tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công
tác dân tộc.
Phòng Dân tộc có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, chịu
sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện, đồng
thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra về chuyên môn, nghiệp vụ
của Ban Dân tộc.
b) Nhiệm vụ, quyền hạn.
Trình UBND huyện các quyết định, chỉ thị, kế hoạch, 5 năm hàng năm,
chính sách, chương trình, dự án, đề án thuộc lĩnh vực công tác dân tộc, nội dung,
biện pháp, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính thuộc lĩnh vực
công tác dân tộc trên địa bàn huyện.
Trình UBND huyện dự thảo các văn bản hướng dẫn thực hiện các quy
định của UBND cấp tỉnh về công tác dân tộc trên địa bàn.
Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, kế hoạch, chính sách,
chương trình, dự án sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt, công tác định
canh, định cư đối với đồng bào dân tộc thiểu số, thông tin, tuyên truyền, phổ
biến, giáo dục pháp luật về lĩnh vực công tác dân tộc, vận động đồng bào dân
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ
CỦA UBND HUYỆN HỮU LŨNG
2.1. Công tác văn thư của UBND huyện Hữu Lũng.
Công tác văn thư là toàn bộ các công việc có liên quan đến việc soạn thảo,
ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, tổ chức và sử dụng con dấu
trong cơ quan nên có vai trò rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động
quản lý điều hành của cơ quan. Trong cơ cấu tổ chức của UBND nói chung và
của Văn phòng HĐND và UBND huyện Hữu Lũng nói riêng thì văn thư là bộ
phận quan trọng không thể thiếu, là đầu mối đảm bảo thông tin thông suốt cho
mọi hoạt động của cơ quan.
Công tác văn thư của UBND huyện Hữu Lũng được tổ chức theo hình
thức văn thư tập trung có nghĩa là mọi văn bản, giấy tờ hình thành trong hoạt
động của cơ quan đều được tập trung tại bộ phận văn thư đảm bảo tất cả các
văn bản đến, đi được tập trung tại một đầu mối, hệ thống văn bản được xử lý
thống nhất theo chu trình xử lý văn bản khép kín đồng bộ trên hệ thống văn
phòng điện tử (eOffice).
Vì vậy mà công tác văn thư của UBND huyện Hữu Lũng luôn được quan
tâm sát sao. Với sự lãnh đạo của UBND huyện đặc biệt là lãnh đạo Văn phòng
HĐND và UBND đã nhận thấy tầm quan trọng của công tác văn thư đối với
hoạt động quản lý của lãnh đạo HĐND, UBND huyện và Văn phòng HĐND và
UBND huyện Hữu Lũng.
2.2.1. Mô hình tổ chức văn thư cơ quan:
- Tại UBND huyện Hữu Lũng thì phòng Văn thư được đặt tại tầng 1, gần
cửa ra vào của trụ sở làm việc, thuận lợi cho việc tiếp nhận văn bản, chuyển giao
văn bản đi và đến ở cơ quan.
Đây là những căn cứ pháp lý quan trọng để tổ chức công tác văn thư
huyện Hữu Lũng đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả.
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, UBND huyện
Hữu Lũng đã nhận thưc được rõ vai trò của việc tổ chức công tác văn thư nên
UBND huyện đã và đang ban hành văn bản nhằm hoàn thiện công tác văn thư,
coi công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý.
Chánh Văn phòng HĐND-UBND huyện Hữu Lũng đã ban hành Quyết
định số 01/QĐ-VP ngày 08 tháng 03 năm 2013 về việc ban hành quy chế làm
việc của Văn phòng HĐND-UBND huyện Hữu Lũng.
2.1.3. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư.
Hiện nay, UBND huyện Hữu Lũng có 01 biên chế làm công tác văn thư
và 01 biên chế làm công tác lưu trữ kiêm việc quản lý, xử lý và phát hành văn
bản đi trên hệ thống văn phòng điện tử (eOffice) đã có đủ năng lực và kiến thức
nghiệp vụ, trình độ chuyên môn để hoạt động độc lập.
Trách nhiệm chính của cán bộ Văn thư bao gồm các công việc:
- Quản lý, tiếp nhận, chuyển giao và phát hành văn bản, giấy mời họp,
hội nghị của HĐND và UBND huyện và Văn phòng;
- Đối với văn bản đến, cần kiểm tra chặt chẽ nơi gửi, nơi nhận nếu là
văn bản khẩn, hỏa tốc thì Văn thư phải chuyển đến ngay cho Lãnh đạo Văn
phòng để xử lý kịp thời.
- Đối với văn bản mật, văn bản gửi đích danh đến Thường trực HĐND
huyện, lãnh đạo UBND huyện thì Văn thư chuyển đến đúng địa chỉ nơi nhận;
- Thực hiện việc chuyển giao hồ sơ trình ký theo sự chỉ đạo của lãnh
đạo Văn phòng giữa các bộ phận trong Văn phòng cũng như giữa Văn phòng
với các Phòng, Ban, ngành huyện, các xã, thị trấn có liên quan và theo dõi quá
trình luân chuyển của hồ sơ, văn bản;
- Quản lý con dấu theo đúng quy định của pháp luật, tuyệt đối không
được giao dấu cho người không có trách nhiệm sử dụng dấu khi chưa có ý kiến
của Chánh văn phòng;
- Hàng năm, văn bản đến và văn bản đi được tổng hợp lại thành các tập
+ Đảm bảo tính thống nhất với hệ thống văn bản Quy phạm pháp luật hiện
hành. Văn bản Quy phạm pháp luật của UBND phải phù hợp với văn bản Quy
phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị định của HĐND cùng
cấp.
+ Đảm bảo tính công khai, minh bạch, khả thi và hiệu quả.
+Tuân thủ trình tự, thủ tục do pháp luật quy định.
- Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính thông thường:
Văn bản hành chính thông thường do cơ quan, phòng ban chuyên môn
soạn thảo cũng phải tuân theo đầy đủ các quy định của cơ quan như đối với văn
bản quy phạm để đảm bảo tính hợp pháp và giải quyết được nhu cầu của người
dân.
* Thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan.
Văn bản quy phạm pháp luật của UBND huyện ban hành là: Quyết định,
Chỉ thị.
Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính: Những văn bản của UBND
huyện ban hành bằng hình thức Quyết định, Chỉ thị nhưng không phải văn bản
quy phạm pháp luật.
Ngoài ra, UBND huyện còn ban hành những văn bản hành chính khác
theo thẩm quyền của mình như: Công văn thường, báo cáo, thông báo, giấy mời,
tờ trình, kế hoạch, hướng dẫn…
* Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.
Chuyên viên căn cứ vào yêu cầu công việc, xác định tính chất công việc.
Nếu thấy cần thiết thì dự kiến văn bản ban hành và trình lãnh đạo.
Trong quá trình soạn thảo văn bản chuyên viên phải thu thập thông tin có
liên qua đến đối tượng và phạm vi điều chỉnh cho văn bản, đủ những dẫn chứng
thuyết phục để tránh sự sai sót.
- Duyệt, sửa chữa, bổ sung hoàn thiện bản thảo:
Trưởng các phòng, ban là người trực tiếp duyệt về nội dung văn bản. Mỗi
văn bản do phòng ban ban hành đều có chữ ký nháy vào phần cuối của nội dung
văn bản.
hệ thống điện tử. Qúa trình xây dựng và ban hành văn bản đều được thực hiện
đúng quy định, đã có sự phân công trách nhiệm trong việc soạn thảo và ban
hành văn bản. Văn bản ban hành luôn đảm bảo đúng thể thức và hiệu lực pháp
lý.
Hàng năm số lượng văn bản được ban hành ở UBND huyện như sau:
Năm
2012
2013
2014
Quyết định
2.052
1.830
1.744
Chỉ thị
10
15
12
Công văn
240
182
298
Báo cáo
97
99
122
Copyright: Tài liệu đại học ©