Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................3
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................1
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN
HUYỆN THANH TRÌ.........................................................................................1
SƠ LƯỢC VỀ SỰ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU
TỔ CHỨC CỦA VIỆN KSND HUYỆN THANH TRÌ....................................1
I./ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN........................................................................................1
1. Đặc điểm tình hình chung...........................................................................................................1
2.Lịch sử hình thành và phát triển của Viện KSND huyện Thanh Trì................................................1
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của VKSND huyện Thanh Trì..........................2
2.1 Chức năng.................................................................................................................................2
2.2 Nhiệm vụ..................................................................................................................................2
2.3 Quyền hạn................................................................................................................................3
2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì..........................................5
III. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì.
........................................................................................................................................................5
3.1. Chức năng................................................................................................................................5
3.2. Nhiệm vụ.................................................................................................................................5
33.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng...................................................................................................7
IV. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư.....................................................................7
4.1.Về tổ chức công tác văn thư......................................................................................................7
4.2.Về cán bộ làm công tác văn thư................................................................................................8
V. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư............................................................................8
5.1.Về ban hành chỉ đạo công tác văn thư......................................................................................8
5. 2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư........................................8



Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Trong công cuộc ngày càng toàn diện của đất nước, đặc biệt là trong
những năm gần đây với yêu cầu nền cải cách nền hành chính Quốc gia và sự
phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ, công tác Văn phòng đang có
những bước phát triển và thay đổi đáng kể. Đã dần khẳng định được vị trí không
thể thể thiếu được trong tất cả các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế
-chính trị -xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân.
Trong hoạt động của mỗi cơ quan, công tác văn thư là một trong những
khâu nghiệp vụ quan trọng trong các công việc về quản lý văn bản , giấy tờ ở
mỗi cơ quan. Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn
bản, phục vụ cho lãnh đạo chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơ quan
Đảng, Nhà nước và các tổ chức kinh tế, chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang
nhân dân.
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý Nhà
nước nói chung và của các cơ quan nói riêng.
Trong một cơ quan văn phòng là đầu mối tiếp nhận thông tin, chuyển giao
thông tin, vì vậy Công tác văn thư là không thể thiếu và là nội dung quan trọng
trong văn phòng nói riêng và cơ quan nói chung.
Công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được
xem là một hoạt động chính, phục vụ công tác quản lý, điều hành của cơ quan,
tổ chức và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước.
Thực tế trong những năm qua, công tác văn thư đã góp phần tích cực đáp
ứng yêu cầu quản lý nhà nước. Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ đã ban hành
các văn bản quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn thư ngày càng chặt
chẽ và đi vào nề nếp, khắc phục được nhiều nhược điểm so với trước đây. Tuy
nhiên, vẫn còn nhiều những hạn chế trong việc quản lý văn bản và những khuyết
điểm về nội dung và thể thức các văn bản hành chính.

2
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Qua nghành học Công tác văn thư tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội em
đã nhận thức được tầm quan trọng của nghành mình đang được học. Tuy thời
gian kiến tập bộ môn công tác văn thư không phải là dài nhưng với sự tận tình
truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm nghành nghề lâu năm của các anh chị,các cán
bộ tại Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì em luôn cố gắng trau dồi, học
hỏi những kiến thức cơ bản để phục vụ cho công việc sau này.
Lời cảm ơn đầu tiên em xin gửi tới các thầy cô Khoa văn thư lưu trữ của
trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện tổ chức khóa thực tập cho chúng
em được đi cọ sát với thực tế về nghành mà chúng em đang theo học, để chúng
em có thể trang bị kiến thức cho chính mình.
Tiếp theo, em xin gửi lời cảm ơn tới các đồng chí lãnh đạo Viện, các đồng
chí cán bộ cùng các anh, chị trong bộ phận Văn phòng cơ quan, nơi em thực tập,
đã giúp em hoàn thành tốt đợt kiến tập này. Xin gửi lời cảm ơn tới cán bộ văn
thư của Viện, người đã theo sát em và hướng dẫn em về các khâu nghiệp vụ của
công tác văn thư tại Viện, giúp em hiểu rõ được các khâu nghiệp vụ quan trọng
trong công tác Văn thư lưu trữ, giúp em làm quen với công việc và bổ sung thêm
kiến thức đã được học ở trường. Học hỏi được nhiều kinh nghiệm trong thực tế
để phục vụ cho công việc chuyên môn sau này.
Báo cáo thực tập cuối khóa là kết quả của việc áp dụng lý thuyết vào thực
tế, mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng em không tránh khỏi những hạn chế và
thiếu sót. Vậy em kính mong Qúy cơ quan và các thầy cô chỉ bảo, góp ý, nhận
xét để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

đua cấp cơ sở, 100% cán bộ, kiểm sát viên đạt danh hiệu lao động tiên tiến.
2.Lịch sử hình thành và phát triển của Viện KSND huyện Thanh Trì
Ngày 26/7/1960, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Lệnh công bố Luật tổ chức
Viện kiểm sát nhân dân, đánh dấu sự ra đời của hệ thống Viện kiểm sát nhân
dân, hệ thống bộ máy Nhà nước xã hội chủ nghĩa ở nước ta. Nhờ sự lãnh đạo
sáng suốt của Đảng, sự giám sát thường xuyên của Quốc hội, sự phối hợp chặt
chẽ của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức Trung ương và địa phương, sự đồng
tình ủng hộ của nhân dân. 53 năm qua, Viện kiểm sát đã không nghừng phấn
đấu và trưởng thành trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, góp phần giữ
vững an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội, phục vụ và phát triển kinh tế - xã
hội và đảm bảo các quyền dân chủ của nhân dân, góp phần tích cực vào sự
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

1
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiệp bảo vệ và xây dựng chủ nghĩa xã hội, vào thắng lợi của cuộc kháng chiến
chống Mỹ cứu nước, giải phóng miền Nam, thống nhất đất nước và vào thắng
lợi của sự ngiệp đổi mới của Đảng, Nhà nước và nhân dân ta
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của VKSND
huyện Thanh Trì.
2.1 Chức năng
Viện kiển sát nhân dân huyện Thanh Trì thực hiện chức năng thực hành
quyền công tố và kiểm sát các hoạt động tư pháp theo quy định của hiến pháp và
pháp luật, đảm bảo cho pháp luật được chấp hành nghiêm chỉnh và thống nhất
2.2 Nhiệm vụ
Viện kiểm sát nhân dân có nhiệm vụ góp phần bảo vệ pháp chế xã hội chủ

Khởi tố vụ án hình sự, khởi tố bị can, yêu cầu cơ quan điều tra khởi tố
hoặc thay đổi quyết định khởi tố vụ án hình sự, khởi tố bị can.
Đề ra yêu cầu điều tra và cơ quan điều tra tiến hành điều tra, trực tiếp tiến
hành một số hoạt động điều tra theo quy định của pháp luật, nếu hành vi của
Điều tra viên có dấu hiệu tội phạm thì khởi tố về hình sự.
Quyết định áp dụng thay đổi, hủy bỏ biện pháp bắt, tạm giữ, tạm giam và
các biện pháp ngăn chặn khác, phê chuẩn, không phê chuẩn các quyết định của
cơ quan điều tra theo quy định của pháp luật.
Hủy bỏ các quyết định trái pháp luật của cơ quan điều tra.
Quyết định việc truy tố bị can, quyết định đình chỉ hoặc tạm đình chỉ,
đình chỉ hoặc tạm đình chỉ vụ án.
Khi thực hiện công tác kiểm sát điều tra, viện kiểm sát nhân dân có nhiện
vụ và quyền hạn sau đây:
Kiểm sát việc khởi tố, kiểm sát các hoạt động điều tra và việc lập hồ sơ vụ
án của cơ quan điều tra.
Kiểm sát việc tuân theo pháp luật của những người tham gia tố tụng.
Giải quyết các tranh chấp về thẩm quyền điều tra theo quy định của pháp
luật.
Yêu cầu cơ quan điều tra khắc phục các vi phạm pháp luật trong hoạt
động điều tra, yêu cầu Thủ trưởng cơ quan điều tra sử lí nghiêm minh điều tra
viên đã vi phạm pháp luật trong khi tiến hành điều tra.
Kiến nghị với cơ quan, tổ chức và đơn vị hữu quan áp dụng các biện pháp
phòng ngừa tội phạm và vi phạm pháp luật.
Viện trưởng, Phó viện trưởng, Kiểm sát viên phải nghiêm chỉnh thực hiện
những quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm về những hành vi, quyết định
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

3
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


xem xét, quyết định việc kháng nghị.
Khi thực hành quyền công tố và kiểm sát xét xử các vụ án hình sự, Viện
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

4
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
kiểm sát nhân dân có quyền kháng nghị theo thủ tục phúc thẩm, gián đốc thẩm,
tái thẩm các bản án, quyết định của Tòa án nhân dân theo quy định của pháp
luật, kiến nghị với tòa án nhân dân cùng cấp và cấp dưới khắc phục vi phạm trng
việc xét xử, kiến nghị với cơ quan, tổ chức, đơn vị hữu quan áp dụng các biện
pháp phòng ngừa tội phạm và vi phạm pháp luật, nếu có dấu hiệu tội phạm thì
khởi tố về hình sự.
2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì

III. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Viện kiểm
sát nhân dân huyện Thanh Trì.
3.1. Chức năng.
Tham mưu cho lãnh đạo Viện về công việc có liên quan đến văn phòng,
thu thập xử lý thông tin, tiếp nhận, tổ chức, quản lý văn bản đi, văn bản đến, lưu
trữ, bảo quản hồ sơ nghiệp vụ theo hướng dẫn của cấp trên. Quản lý tài sản của
cơ quan, mua bán văn phòng phẩm, tổ chức các sự kiện của nghành, tổ chức
quản lý con dấu, đảm bảo tránh bị thất lạc.
3.2. Nhiệm vụ.
- Lập kế hoạch chương trình công tác dài hạn, ngắn hạn cho Viện. Dự
kiến lịch làm việc tuần của Lãnh đạo.
- Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho lãnh đạo, phục vụ công tác điều

bộ, công chức của cơ quan đi công tác, đóng dấu xác nhận thời gian lưu trú cho
cán bộ trong nghành và các nghành khác đến quan hệ công tác với Viện.
- Lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa, bảo hành bảo trì, lắp đặt các trang
thiết bị cho cơ quan.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan phục vụ tổ chức và thực hiện các hội
nghị do lãnh đạo Viện tổ chức, chịu trách nhiệm về việc trang trí, lễ nghi các hộ
nghị ; lễ nghi, khánh tiết trong các ngày lễ lớn, dự kiến thành phần đoàn cán bộ
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

6
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
của Viện dự lễ viếng, lễ tang thuộc các đối tượng theo quy định, công tác bảo vệ
trật tự, an toàn của cơ quan phục vụ sự kiện hội họp, lễ tân, lễ nghi.
- Giup Viện trưởng quản lý nội vụ, trật tự, đôn đốc các đơn vị trực thuộc
và cán bộ công chức trong cơ quan thực hiện các nội quy, quy định về việc quản
lý, sử dụng trụ sở làm việc của Viện.
33.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Bao gồm :

- Phó Viện trưởng phụ trách văn phòng.
- Bộ phận kế toán- tài vụ
- Bộ phận văn thư
- Bộ phận lưu trữ
- Bộ phận bảo vệ, lao công.

IV. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư

- Cán bộ văn thư được xếp nghạch văn thư và hưởng phụ cấp theo nghành
kiểm sát quy định.
V. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư
5.1.Về ban hành chỉ đạo công tác văn thư.
- Viện kiểm sát Thanh Trì có các quyết định phân công công tác tại đơn vị
quy định Cán bộ làm công tác văn thư.
- Do đồng chí Viện trưởng ký duyệt và ban hành. Cán bộ làm văn thư phải
thực hiện công việc theo quyết định ban hành về các khâu nghiệp vụ như : quản
lý con dấu, tiếp nhận văn bản, xử lý văn bản, chuyển văn bản đi, vào sổ đóng
dấu…
+ Những văn bản đã tham mưu cho Lãnh đạo về công tác văn thư là:
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLTNN-NVTW ngày 06 tháng 05 năm
2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày;
- Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 07 năm 2005 của Cục
Văn thư lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến.
5. 2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư.
- Cán bộ văn thư của Viện đã thực hiện tốt các công việc của mình theo
các văn bản chỉ đạo từ trên.
- Khi tiếp nhận văn bản đến: cán bộvăn thư xử lý ngay cho Lãnh đạo,
chuyển cho các bộ phận chuyên môn có liên quan để biết và thực hiện.
- Văn bản đi: đều được làm theo trình tự đã chỉ đạo. Các văn bản trước
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

8
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6



bước tiếp theo của quá trình soạn thảo văn bản như : xác định tên loại, thu thập
và xử lý thông tin.
- Việc xác định chính xác mục đích ban hành mang tính định hướng cho
toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản.
- Muốn xác định chính xác mục đích ban hành phải trả lời được câu hỏi :
+ Văn bản ban hành để làm gì?
+ Văn bản ban hành nhằm giải quyết vấn đề gì?
+ Giơí hạn của văn bản đến đâu?
b. Xác định tên loại (thể loại văn bản )
- Xác định tên, thể loại văn bản là việc căn cứ vào mục đích, tính chất,
mức độ giải quyết công việc và chức năng của từng thể loại văn bản trong hệ
thống văn bản quản lý nhà nước để lựa chọn loại hình văn bản phù hợp với mục
đích và nội dung ban hành.
- Việc xác định không chính xác thể loại văn bản có thể dẫn tới hạn chế
trong quá trình giải quyết công việc.
- Mỗi thể loại văn bản có đặc điểm, chức năng khác nhau. Vì vậy, chúng
có vai trò giải quyết công việc khác nhau.
c. Thu thập và xử lý thông tin.
- Thu thập thông tin là việc sưu tầm những thông tin có liên quan đến mục
đích của việc ban hành văn bản phục vụ việc soạn thảo chính xác nội dung của
văn bản.
- Xử lý thông tin là việc phân loại thông tin phục vụ cho việc soạn thảo
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

10
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


11
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chịu sự tác động trực tiếp của văn bản, tiếp thu ý kiến đong góp để chỉnh sửa lại
dự thảo trước khi trình còn nhiều bất cập, ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo và
ban hành văn bản. Công tác tự kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản của các bộ
phận chưa được tiến hành thường xuyên. Chính vì vậy, có rất ít kiến nghị sửa
đổi, bổ sung về những sai sót, bất cập trong các văn bản đã được ban hành, hệ
quả là đã làm ảnh hưởng đến quá trình thực hiện tổ chức văn bản.
- Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản : lỗi sai chủ yếu là về thể thức
của văn bản là ở mục số, ký hiệu văn bản, ở phần nơi nhận, kỹ thuật trình bày
văn bản còn chưa thống nhất về cỡ chữ, kểu chữ và định lề văn bản…Có nhiều
văn bản sai về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của văn phòng chủ yếu là vì
chưa có sự thống nhất của các chủ thể, cơ quan soạn thảo trong việc thực hiện
theo quy định về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của Thông tư
55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06/5/2005. Đồng thời, văn phòng cần tiến
tới tiêu chuẩn hóa các văn bản quản lí của mình.
2. Quy trình soạn thảo văn bản.
- Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác, Văn phòng Viện đã tham
mưu cho Lãnh đạo Viện ban hành nhiều Quyết định, Thông báo, Báo cáo, Công
văn… Công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thể thức theo quy định của luật
pháp hiện hành.
- Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của văn phòng Viện
đã đảm bảo được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 8/04/2004
của Chính phủ về công tác văn thư. Qua đó Văn phòng đã cụ thể hóa quy định
vào trong hoạt

thời gian quy định của người lãnh đạo cơ quan. Trong trường hợp phát hiện có
lỗi của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn
bản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh.
- Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành.
Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải
kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mình
soạn thảo.
Cán bộ văn phòng là người được giao trách nhiệm quản lý, kiểm tra công
tác văn thư và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ
tục ban hành văn bản.
- Bước 6: Ký chính thức văn bản
Văn bản đã hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người đứng đầu cơ quan ( người đã
duyệt bản thảo ).
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

13
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan
Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, cán bộ văn
thư thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ký
hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản.
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật nếu có.
- Đăng ký vào sổ công văn đi.
- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn
bản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký,

Thứ ba: nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng
Văn bản hành chính phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dân
trí, nội dung phải rõ rang, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ.
Thứ tư: nguyên tắc đảm bảo tính khả thi
Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với trình độ, khả năng người
thực thi, phải phù hợp với thực tế của cuộc sống, các quyết định đưa ra có thể
trở thành hiện thực.
Trong công tác soạn thảo các văn bản để giải quyết các công việc của Văn
phòng Viện kiểm sát. Qua đó càng thấy được vai trò của Văn phòng Viện Kiểm
sát đối với Viện kiểm sát là vô cùng quan trọng, các văn bản được soạn thảo
đúng quy trình, thẩm quyền, nội dung tuân thủ theo các quy định của pháp luật
sẽ là cơ sở quan trọng cho các Quyết định của Viện được đảm bảo hơn. Thế
nhưng vấn đề đặt ra là cần quan tâm đến nội dung, đến chất lượng của văn bản
được soạn thảo. Như vậy sẽ đảm bảo hơn nữa số lượng và chất lượng của văn
bản được soạn thảo ra trước khi ban hành để giải quyết các công việc cụ thể của
Viện.
3.Công tác quản lý văn bản đi.
+ Quy trình văn bản đi tại Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì có 2
hình thức: đăng ký bằng sổ và đăng ký bằng phần mềm máy tính.
- Đối với văn bản đi : Soạn thảo văn bản là do cán bộ chuyên môn của
từng phòng ban soạn thảo.Các chuyên viên sẽ ban hành văn bản có liên quan
đến các nghành của họ, ký duyệt rồi chuyển đến văn thư để đóng dấu.
-Tất cả các loại văn bản trước khi được ban hành phải được trình lãnh đạo
Viện duyệt, ký duyệt, ký ban hành.
-Sau đó chuyển cho cán bộ văn thư kiểm tra lại thể thức trình bày, ghi số,
ngày, tháng. Nếu thể thức trình bày không đúng theo hướng dẫn, cán bộ văn thư
yêu cầu chỉnh sửa lại theo đúng thể thức trước khi chuyển đến các dối tượng liên
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

15


Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

16
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN HUYỆN THANH TRÌ
VĂN PHÒNG
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Từ số…………đến số
Từ ngày…………đến ngày
Quyển số
Năm
- Phần đăng ký bên trong gồm 8 cột:
Ngày

Số, ký

Tên loại

Người

Nơi


dung

Ghi chú

bản lưu

văn bản
1

2

3

Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

4

5

6

7

8

17
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

18
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhanh chóng, chính xác, kịp thời gian giải quyết và lĩnh hội công việc.
- VD: mẫu phiếu xử lý văn bản của Viện.
VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN HUYỆN THANH TRÌ
PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢN
Số công văn đến:…………………………………..
Ngày công văn đến:……………………………….
Nơi gửi…………………………………………….
Kính chuyển:………………………………………
- Chuyển giao văn bản đến:
Tất cả các văn bản đến sau khi có ý kiến chỉ đạo của cấp có thẩm quyền sẽ
được cán bộ Văn thư gửi đến các đơn vị, cá nhân trong viện có liên quan để giải
quyết công việc trong thời gian nhanh nhất. Trong quá trình chuyển giao, bộ
phận văn thư đã theo dõi thông qua sổ giao – nhận văn bản đến theo mẫu sau:
Ngày, tháng
1

Số đến

Đơn vị hoặc

Ký nhận


phân loại và giải quyết theo đúng chức năng, nhiệm vụ và trong thời gian ngắn
nhất. Cho đến nay, công việc này vẫn được tiến hành nghiêm ngặt, cẩn thận và
chưa có hiện tượng nhầm lẫn hay làm hỏng văn bản.
4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu
- Việc quản lý :
- Tại Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì việc quản lý con dấu được
làm cẩn thận, bộ phận văn thư của Viện luôn làm việc chính xác, đảm bảo đúng
quy định và hiệu quả. Mỗi khi sử dụng dấu phải được sự đồng ý của cán bộ văn
thư thì mới được phép sử dụng. Dấu được đóng đúng với chữ ký của người có
thẩm quyền ký, đóng dấu rõ ràng, không nhòe và mất nét dấu. Con dấu được cất
trong tủ của cơ quan và có chìa khóa riêng và chỉ có cán bộ văn thư mới được sử
dụng. Cho đến nay chưa có trường hợp đóng dấu khống, không đúng mục đích
và tùy tiện sảy ra.
- Việc sử dụng : - Dấu ban hành văn bản được đóng ngay ngắn, rõ ràng
chùm lên 1/3 chữ kí về phía bên trái, dấu được đóng bằng mực đỏ tươi, không
đóng dấu khống chỉ (giấy trắng), dấu phải đúng với tên cơ quan ban hành văn
bản.
- Chỉ đóng dấu và văn bản, khi văn bản đã được người có thẩm quyền ký,
không đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn tiêu đề, giấy giới thệu khi chưa ghi
tên người, tên việc cụ thể.
5. Công tác lập hồ sơ hiện hành.
- Lập hồ sơ giữa lý thuyết và thực tế tại đơn vị Viện kiểm sát cơ bản là
làm theo hướng dẫn của Viện kiểm sát nhân dân tối cao. Làm tốt công việc này
sẽ có tác dụng tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác giải quyết công việc
kịp thời, hiệu quả, quản lý chặt chẽ tài liệu. Nắm bắt được vai trò quan trọng của
việc lập hồ sơ hiện hành, Viện đã tiến hành thực hiện khâu công việc này nhằm
hoàn chỉnh công tác Văn thư.
- Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh