Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC........................................................................................................1
A. PHẦN MỞ ĐẦU.........................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG......................................................................................3
Chương 1...................................................................................................4
GIỚI THIỆU VÀI NẾT VỀ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I........4
1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn......................................4
1.1.1. Sự ra đời..........................................................................................4
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn....................................................6
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của bộ phận lưu trữ của Học viện Chính trị khu vực I............................10
Chương 2.................................................................................................12
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA .....................................12
HỌC VIỆC CHÍNH TRỊ KHU VỰC I...................................................12
2.1. Hoạt động quản lý lưu trữ của Học viện Chính trị khu vực I...........12
2.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ..............................12
2.1.2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ12
2.2. Hoạt động nghiệp vụ của Học viện Chính trị khu vực I...................12
2.2.1 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
.................................................................................................................12
2.2.2. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ..........................14
2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu.....................................................14
2.2.4 Công tác chỉnh lý tài liệu................................................................19
2.2.5 Công tác thông kê trong lưu trữ.....................................................20
2.2.6 Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.........................21
Chương 3.................................................................................................22
KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I . . .22

thực hiện cải cách hành chính Quốc gia và trải qua nhiều kỳ họp, Quốc hội đã
hội thảo đề ra, ban hành sửa đổi, bổ sung nhằm mục đích ổn định và hoàn
thiện bộ máy Hành chính nhà nước. Đồng thời hạn chế những thiếu sót, thúc
đẩy những ưu thế những mặt mạnh, nguồn lực cũng như tiềm năng của xã hội.
Chính vì thế cho đến nay công tác lưu trữ thực sự đang được các cơ
quan, tổ chức và nhà nước chú trọng phát triển. Các hoạt động diễn ra trong
các cơ quan, tổ chức được đánh dấu bằng các văn bản, vì vậy các văn bản này
cần phải được quản lý tốt và khoa học. Để đảm bảo các văn bản, tài liệu này
được quản lý một cách khoa học nhất vai trò của người làm công tác lưu trữ
không thể thiếu, đảm bảo thông tin cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức
được đảm bảo và không bị thất lạc, gây tổn hại đến bí mật của cơ quan, tổ
chức.
Công tác lưu trữ góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và bảo
vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật và an ninh Quốc gia. Điều đó đã được chính minh
qua cứ liệu lịch sử, tài liệu khoa học lưu trữ, những hình ảnh sinh động về
phim ảnh...qua hai cuộc kháng chiến chống Thực dân Pháp và Đế quốc Mỹ
xâm lược, là cơ sở để cung cấp nhưng thông tin cần thiết, quan trọng làm tư
liệu lịch sử cho thế hệ hôm nay cũng như mai sau.

Sinh viên: Lô Hoàng Anh

1

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên: Lô Hoàng Anh

2

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trong bản báo cáo này là sự tổng kết những thu thập qua nghiên cứu,
khảo sát những bài học đúc rút được từ trong quá trình thực tập tại Học viện
Chính trị khu vực I. Em xin đề cập đến nghiệp vụ công tác lưu trữ.
Trong thời gian thực tập mặc dù được trau dồi kiến thức, nhận thức
được tầm quan trọng của công tác lưu trữ, được sự giúp đỡ của các thầy cô,
cùng sự giúp đỡ của các cô, chú,anh chị trong Phòng Tổng hợp, Học viện
Chính trị khu vực I. Nhưng do năng lực và nhận thức của bản thân đối với
tình hình thực tế nên bản bảo cáo này vẫn còn nhiều thiếu sót. Em rất mong
nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo và các cô, chú trong cơ
quan để bản báo cáo được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 22 tháng 4 năm 2015
Học sinh thực tập

Lô Hoàng Anh

B. PHẦN NỘI DUNG
Sinh viên: Lô Hoàng Anh


dưỡng cán bộ lãnh đạo là người dân tộc thiểu số ở các tỉnh miền núi phía Bắc;
đào tạo bồi dưỡng cán bộ chuyên nghành tổ chức và chuyên nghành kiểm tra
cho các địa phương phía Bắc và các ban, nghành của Trung ương.
Thời kỳ thứ ba (1983-1993): Các Trường Nguyễn Ái Quốc phân hiệu I,
II, III và IV hợp nhất theo Quyết định của Ban Bí thư thành Trường Nguyễn
Ái Quốc khu vực I (1983). Sau đó, theo Quyết định 103 của Ban Bí thư,
Trường Nguyễn Ái Quốc khu vực I hợp nhất với Trường Tổ chức – Kiểm tra
Trung ương I thành Trường Nguyễn Ái Quốc khu vực I(1990), có nhiệm vụ
Sinh viên: Lô Hoàng Anh

4

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

giảng dạy chương trình lý luận cao cấp cho cán bộ chủ chốt cấp huyện, quận,
thị xã; các ban ngành cấp tỉnh, thành phố; bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo và quản
lý cho các Bộ, ban, ngành Trung ương, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ làm công
tác Đảng…
Thời kỳ thứ tư (1993–2005): Theo Quyết định số 61-QĐ/TW ngày
10/3/1993 của Bộ Chính trị, Trường Nguyễn Ái Quốc khu vực I đổi tên thành
Phân viện Hà Nội trực thuộc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh. Phân
viện Hà Nội có nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chủ chốt chung, cao cấp
của Đảng, Nhà nước và các đoàn thể nhân dân về Chủ nghĩa Mác - Lênin, tư
tưởng Hồ Chí Minh, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước; về công
tác Chính trị và sự lãnh đạo Chính trị.

tác quốc tế để trao đổi kiến thức, liên kết đào tạo, tăng thêm vị thế của Học
viện Chính khu vực I. Công tác xây dựng cơ bản, hiện đại hóa – thiết bị tiếp
tục được đẩy mạnh không chỉ để đáp ứng yêu cầu đào tạo và nghiên cứu khoa
học mà còn cải thiện môi trường làm việc cho cán bộ, công nhân viên và học
viên. Hơn ai hết, mỗi cán bộ công nhân viên Học viện Chính trị khu vực I ý
thức rõ vinh dự và trách nhiệm, thời cơ và thách thức đang đặt ra, nỗ lực
chuẩn bị hành trang cho chính mình, cùng Học viện Chính trị khu vực I chủ
động đón bắt vận hội đó.
Từ nền móng được tạo dựng 62 năm qua kết hợp với những xung lực
hôm nay sẽ tạo nên sức bật mới đưa Học viện Chính trị khu vực I ngày càng
phát triển theo chiều sâu, hoàn thành trọng trách nặng nề mà Đảng và nhân
dân giao phó, góp phần thực hiện thành công sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện
đại hóa đất nước, vì mục tiêu dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng dân chủ
văn minh.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Theo Quyết định số: 2952/QĐ-HVCTQG ngày 27/6/2014 của Học viện
Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh về chức năng, nhiệm vụ và cơ
cấu tổ chức của Học viện Chính trị khu vực I.
Học viện Chính trị khu vực I là trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ
lành đạo, quản lý, cán bộ khoa học lý luận chính trị của Đảng, Nhà nước, các
tổ chức chính trị, xã hội, các doanh nghiệp Nhà nước và các đơn vị sự nghiệp
công lập ở khu vực phía Bắc theo sự phân công, phân cấp của Giám đốc Học
viện; nghiên cứu khoa học lý luận Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, đường
lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; các khoa học chính trị,
khoa học lãnh đạo, quản lý; khoa học giáo dục và phương pháp dạy, học trong
trường Đảng.
Học viện Chính trị khu vực I có những nhiệm vụ sau:

Sinh viên: Lô Hoàng Anh


- Quản lý và cấp văn bằng cao cấp lý luận chính trị, cử nhân chính trị
chuyên ngành cho học viên tốt nghiệp tại Học viện Chính trị khu vực I theo
sự uỷ quyền của Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh.
b. Nghiên cứu khoa học:
- Nghiên cứu lý luận Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, đường lối
của Đảng, khoa học chính trị và một số ngành khoa học xã hội và nhân văn
khác, trên các hướng: nghiên cứu phục vụ nâng cao chất lượng đào tạo, bồi
Sinh viên: Lô Hoàng Anh

7

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dưỡng cán bộ; nghiên cứu đóng góp vào sự phát triển lý luận, góp phần
cung cấp luận cứ khoa học cho việc xây dựng, hoàn thiện đường lối, chính
sách của Đảng và Nhà nước; làm sáng tỏ những vấn đề nảy sinh từ thực tiễn,
đang có ý kiến khác nhau, đấu tranh chống các quan điểm lệch lạc và luận
điệu sai trái, góp phần tích cực vào công tác tư tưởng của Đảng.
- Chú trọng cả nghiên cứu cơ bản và nghiên cứu ứng dụng; nghiên
cứu lý luận gắn với thực tiễn, đáp ứng yêu cầu của thực tiễn. Tăng cường
nghiên cứu liên ngành, phối hợp giữa Học viện với các bộ, ban, ngành, đoàn
thể ở Trung ương, các cơ quan khoa học khác và cấp uỷ, chính quyền địa
phương trong nghiên cứu khoa học. Tổ chức để học viên cùng tham gia các hoạt
động khoa học.
- Tham gia nghiên cứu xây dựng chương trình, nội dung, tổ chức biên

có:
1.

Ban Tổ chức - Cán bộ

2.

Ban Quản lý đào tạo

3.

Ban Quản lý khoa học

4.

Văn phòng Học viện

5.

Phòng Hợp tác quốc tế

6.

Văn phòng Đảng - Đoàn thể

7.

Phòng Thanh tra

8.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

20. Khoa Quan hệ quốc tế
21. Khoa Xã hội học và Khoa học lãnh đạo, quản lý
22. Khoa Dân tộc và Tôn giáo
23. Trung tâm Thông tin khoa học
24.

Tạp chí Giáo dục lý luận

25.

Viện Nghiên cứu Chính sách và Phát triển

- Lãnh đạo và tổ chức bộ máy của Học viện Chính trị khu vực I do
Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh quyết định theo quy định
của Ban Bí thư.
- Xây dựng và thực hiện quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng phát triển đội
ngũ cán bộ giảng dạy, nghiên cứu, đặc biệt là cán bộ khoa học đầu ngành;
nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ của đơn vị về mọi mặt: chính trị, tư
tưởng, phẩm chất đạo đức, trình độ khoa học và năng lực giảng dạy, nghiên
cứu, có biện pháp xây dựng đội ngũ cán bộ để sau một số năm đáp ứng đủ
số lượng, bảo đảm chất lượng đội ngũ cán bộ giảng dạy và nghiên cứu của Học
viện; tôn vinh các nhà giáo, các cán bộ khoa học, nhất là các chuyên gia đầu
ngành; tạo điều kiện thuận lợi để cán bộ nghiên cứu và giảng dạy trẻ phấn đấu
rèn luyện sớm trưởng thành. Có chính sách thoả đáng đối với cộng tác viên
khoa học và báo cáo viên, giảng viên kiêm nhiệm.
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận lưu trữ của Học viện Chính trị khu vực I
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA
HỌC VIỆC CHÍNH TRỊ KHU VỰC I
2.1. Hoạt động quản lý lưu trữ của Học viện Chính trị khu vực I
2.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ
Công tác văn thư - lưu trữ của Học viện Chính trị khu vực I đặt dưới sự
lãnh đạo của Giám đốc Học viện và sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng
Tổng hợp.
Công tác lãnh đạo công tác văn thư - lưu trữ của Học viện rất được
quan tâm chú trọng. Trưởng phòng Tổng hợp thường xuyên đôn đốc, nhắc
nhở, kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư. Có chế độ khen thưởng, kỷ luật
phù hợp cho công tác lưu trữ.
2.1.2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu
trữ
Văn bản quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ là rất quan trọng. Vì vậy
các cán bộ lưu trữ của bộ phận Văn thư đã thực hiện rất nghiêm túc các
nguyên tắc đó. Cán bộ lãnh đạo của phòng thường xuyên có sự chỉ đạo, kiểm
tra đôn đốc việc thực hiện các nghị quyết văn bản lưu trữ của cấp trên. Các
văn bản đến và đi đều đượcquản lý chặt chẽ; sắp xếp theo từng hạng mục của
phông lưu trữ quốc gia, đảm bảo đúng nguyên tắc của việc lưu trữ các bản
gốc thì phòng photo làm nhiều văn bản phụ để gửi đến các bộ phận. Việc lưu
giữ các văn bản đều có xác nhận và ký của trưởng phòng, đảm bảo đúng
nguyên tắc quy định với ngành lưu trữ.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ của Học viện Chính trị khu vực I

của phòng đó lập hồ sơ hiện hành vào cuối năm
Nhân xét về tình hình lập hồ sơ:
Qua khảo sát em thấy hồ sơ được lập như sau: Các văn bản tài liệu
được lập hồ sơ hoàn chỉnh, đảm bảo được chất lượng. Các văn bản trong hồ
sơ đủ thông tin về thể thức, khi giải quyết công việc cán bộ văn thư đã bổ
sung tài liệu đầy đủ vào hồ sơ.
Mặt khác lãnh đạo cơ quan, Phòng Tổng hợp luôn tiến hành kiểm tra,
đôn đốc cán bộ văn thư - lưu trữ lập hồ sơ, giúp cho công tác lưu trữ của
trường ngày càng đi lên. Theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về
công tác văn thư thì cán bộ văn thư phải tiến hành lập hồ sơ hiện hành ở văn
thư và khi giao nộp tài liệu vào lưu trữ thì cán bộ văn thư phải tiến hành lập
biên bản giao nhận tài liệu, mỗi bên giữ một bản.
* Ưu điểm:
Văn bản, tài liệu của cơ quan là để nghiên cứu và giải quyết công việc
nên lập hồ sơ và nộp tài liệu vào lưu trữ là rất quan trọng và cần thiết. Việc
lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện tốt
Sinh viên: Lô Hoàng Anh

13

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

từ việc sắp xếp, phân loại ghi tiêu đề hồ sơ. Văn bản tài liệu gốc được lưu lại
đầy đủ.
Việc lập hồ sơ được thực hiện đầy đủ các bước một cách nhanh chóng

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

-Hồ sơ nhân sự là tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cán bộ, công
chức, viên chức trong Học viện.
Trong đó chiếm phần lớn và nhiều nhất đó là hồ sơ công việc.
Vì không có danh mục hồ sơ nên việc lập hồ sơ của Học viện Chính trị
khu vực I được tiến hành như sau:
Bước 1: Mở hồ sơ.
Mở hồ sơ là ghi những thông tin cần thiết về hồ sơ như tên cơ quan, tổ
chức; tên đơn vị; số ký hiệu hồ sơ; tiêu đề hồ sơ; thời hạn bảo quản lên tờ bìa
theo mẫu quy định.
Dựa vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác của cơ
quan, của đơn vị và công việc được giao cho từng cán bộ để mở hồ sơ.
Đầu năm cán bộ văn thư phát bìa và hướng dẫn cho những cán bộ công
chức trong cơ quan mở hồ sơ. Những cán bộ, công chức (những người có
trách nhiệm lập hồ sơ) căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế
hoạch công tác của cơ quan, của đơn vị, dựa vào những công việc mình được
giao phụ trách, thực tế văn bản hình thành và kinh nghiệm để mở hồ sơ: Ghi
những thông tin cần thiết về hồ sơ như tên cơ quan, tổ chức; tên đơn vị và tiêu
đề (tên) hồ sơ lên tờ bìa, mỗi tờ bìa là một hồ sơ.
Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ.
Đây được coi là công việc quan trọng nhất của lập hồ sơ hiện hành. Vì
nó quyết định hình thành nên hồ sơ đó, có thu thập văn bản đưa vào hồ sơ thì
hồ sơ mới có văn bản và có thu thập đầy đủ thì hồ sơ mới có chất lượng, giúp

+ Xem xét loại ra khỏi hồ sơ những bản trùng thừa; bản nháp, bản thảo
nếu đã có bản gốc, bản chính (trừ bản thảo văn bản qui phạm pháp luật và bản
thảo văn bản về những vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo, giải quyết,
hay ý kiến tham gia khác); tài liệu tham khảo không thực sự cần thiết.
* Phân chia đơn vị bảo quản và sắp xếp các văn bản tài liệu trong
hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.
- Phân chia đơn vị bảo quản.
Hồ sơ sau khi kết thúc (vấn đề, sự việc, công việc đã giải quyết xong),
các văn bản, tài liệu đã được thu thập đầy đủ vào hồ sơ, xác định giá trị văn
bản, tài liệu. Đối với những hồ sơ quá dày, số lượng văn bản trong hồ sơ quá
nhiều (khoảng trên 200 tờ hoặc dày quá 4cm), thì nên chia thành các tập một
cách hợp lý (các tập đó gọi là đơn vị bảo quản) để thuận tiện cho việc quản lý
và sử dụng.

Sinh viên: Lô Hoàng Anh

16

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khi phân chia thành các tập (đơn vị bảo quản) cần dựa vào mối liên hệ
về nội dung của văn bản, thời gian hoặc giá trị của văn bản để phân chia cho
hợp lý.
- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.
Hồ sơ sau khi kết thúc các văn bản, tài liệu đã được thu thập đầy đủ vào

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Cách sắp xếp này thường được áp dụng cho các hồ sơ có quá trình giải
quyết liên tục từ khởi đầu đến kết thúc (hồ sơ hoàn chỉnh) như hồ sơ hội nghị,
hội thảo, hồ sơ việc, hồ sơ vụ án, hồ sơ thành lập, hồ sơ về một công trình xây
dựng…
+ Sắp xếp theo tầm quan trọng của tác giả văn bản:
Cách sắp xếp này áp dụng đối với những hồ sơ bao gồm các văn bản
của nhiều tác giả.
+ Sắp xếp theo vần chữ cái a, b, c.
Theo cách sắp xếp này nghĩa là sắp xếp văn bản trong hồ sơ hay đơn vị
bảo quản theo vần chữ cái tên người, tên cơ quan, địa phương theo vần a, b,
c…
Trong hồ sơ hay đơn vị bảo quản văn bản, tài liệu của người, cơ quan,
địa phương có vần chữ cái a thì xếp lên trên, chữ b xếp xuống dưới.
Cách sắp xếp này thường áp dụng đối với các hồ sơ lên quan đến tên
người, tên cơ quan, hoặc địa danh như các tập đơn từ, quyết định nhân sự, báo
cáo của nhiều cơ quan, nhiều địa phương…
* Biên mục hồ sơ.
Biên mục hồ sơ là trình bày tóm tắt những thông tin cần thiết về nội
dung, thành phần, đặc điểm của những tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo
quản lên bìa hồ sơ (đơn vị bảo quản) hoặc vào một công cụ tra cứu (thẻ, mục
lục) theo nguyên tắc và phương pháp của khoa học lưu trữ.
- Đánh số tờ.
+ Mỗi tờ văn bản dù to hay nhỏ được đánh một số vào góc phải phía
trên đầu của tờ văn bản bằng chữ số Ả rập (số Ả rập là số tự nhiên : 1, 2, 3…)
+ Không đánh mặt phía sau của tờ văn bản.
+ Không đánh số vào những tờ giấy trắng.

lượng tờ mục lục, chất lượng và trạng thái vật lý của các văn bản trong hồ sơ.
- Viết chứng từ kết thúc:
Tờ chứng từ kết thúc là bản ghi khái quát (nhận xét) những đặc điểm
cần chú ý về hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản đó như: Số lượng tờ văn bản, số
lượng tờ mục lục, chất lượng và trạng thái vật lý của các văn bản trong hồ sơ.
2.2.4 Công tác chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức tài liệu trong phòng theo một phương
án phân loại khoa học trong đó điều hành chỉnh sửa, phục hồi, lập mới những

Sinh viên: Lô Hoàng Anh

19

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hồ sơ, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu, lập công cụ tra cứu đối với khối tài liệu đưa
ra chỉnh lý.
- Mục đích của việc chỉnh lý tài liệu là để sắp xếp lại hồ sơ một cách
khoa học, tạo điều kiện cho công tác bảo quản, khai thác, sử dụng, loại những
tài liệu hết giá trị hoặc hết hạn sử dụng góp phần tiết kiệm được các phương
tiện bảo quản tài liệu.
- Loại ra nhưng tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, qua đó, góp phần nâng
cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
- Công tác chỉnh lý tài liệu tại Phòng Văn thư vẫn được tiến hành
thường xuyên theo đúng các nguyên tắc chỉnh lý tài liệu lưu trữ . Tuy vậy


- Hiện nay tại Học viện Chính trị khu vực I đã có kho lưu trữ riêng
được đặt tại nhà A3. Kho đang lưu trữ rất nhiều những tài liệu có giá trị qua
các năm kể từ khi thành lập trường cho đến nay. Ngoài ra, ban lãnh đạo nhà
trường đang có kế hoạch mở rộng quy mô kho lưu trữ cho đến năm 2015 để
có thể đáp ứng nhu cầu lưu trữ tài liệu.
2.2.6 Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là những phương tiện tra tìm tài liệu và
thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành. Công cụ tra
cứu dùng để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của các kho lưu trữ, chỉ
dẫn địa chỉ từng tài liệu nhằm tra tìm một cách nhanh chóng, chính xác và tập
hợp tài liệu theo yêu cầu của người tra tìm và người nghiên cứu.
Công cụ tra tìm đóng vai trò quan trọng trong các phòng kho lưu trữ
đặc biệt là phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu của độc giả.
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ của Học viện Chính trị khu vực I được
thiết kế đơn giản, hiệu quả. Qua đó giúp cho việc tìm kiếm tài liệu trở nên dễ
dàng.

Sinh viên: Lô Hoàng Anh

21

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương 3



•

Quy chế quản lý người nước ngoài học tập tại Việt Nam

•

Thông tư số: 01/2014/TT-BGDĐT Ban hành Khung năng lực
ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam

•

Thông tư số 51/2012/TT-BGDĐT Quy định về tổ chức và hoạt
động thanh tra của cở sở giáo dục đại học, trường trung cấp chuyên
nghiệp

Sinh viên: Lô Hoàng Anh

22

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.2. Đề xuất giải pháp, nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của
Học viện Chính trị khu vực I
3.2.1 Ưu điểm


Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, nhà trường
Thực hiện phương châm "học đi đôi với hành”, “lý thuyết đi liền với
thực tế” em mong rằng khoa Văn thư lưu trữ, ban lãnh đạo Nhà trường
thường xuyên tạo điều kiện và cơ hội như thế này, để chúng em cọ sát với
thực tế sớm hơn. Và thông quá đó chúng em sẽ xác định được tầm quan trọng
của các môn học mà nhà trường đã và đang cố gắng chuyền đạt, giảng dạy
trên giảng đường. Hơn nữa qua thực tế thì em không còn phải hình dung về
thực tế qua các bài giảng lý thuyết nữa, làm việc tiếp thu bài học của thày cô
giáo được tốt hơn.
- Thường xuyên mở các đợt tìm hiểu thực tế nhằm giúp sinh viên tiếp
xúc với môi trường bên ngoài nhiều hơn, trau dồi kinh nghiệm, khả năng thực
hiện công việc tạo thuận lợi cho sinh viên sau khi ra trường không bị bỡ ngỡ.
- Tổ chức thực hiện các buổi thăm quan học tập rút kinh nghiệm đến
các cơ quan điển hình về phong cách kỹ năng làm việc, về việc bố trí phòng
làm việc, cách sắp xếp các tài liệu lưu trữ trong kho… để sinh viên nắm được
một cách khái quát và từng bước áp dụng trong thực hiện công tác văn thư sau
này.
- Cần cho sinh viên thực hành nhiều hơn nữa để sinh viên có kỹ năng
vững vàng khi ra trường.

Sinh viên: Lô Hoàng Anh