LỜI NÓI ĐẦU
Trong những năm gần đây, đi đôi với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ
thuật, tin học đã đi sâu ứng dụng vào mọi ngành nghề và các lĩnh vực khác nhau trong
đời sống xã hội. Sự phát triển của các quan hệ kinh tế, sự mở rộng mạng lưới nghiệp
vụ và sự tăng cường quy mô của nó, nhất là mạng Internet ra đời đã làm tăng cường
vượt bậc khối lượng các luồng thông tin. Các sự kiện đó đang làm cho công việc quản
lý trở nên phức tạp. Cách quản lý dựa trên kinh nghiệm trực giác không còn đem lại
hiệu quả như mong muốn. Do đó phải thiết lập một phương thức quản lý hiện đại hơn.
Tin học hoá công tác quản lý các đơn vị kinh tế, hành chính, trường học… là
một trong những lĩnh vực quan trọng của tin học. Việc áp dụng tin học vào quản lý
không những làm tăng đáng kể về năng suất và chất lượng lao động mà còn tạo điều
kiện cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý chặt chẽ, có cơ sở khoa học và
chính xác.
Là những sinh viên đang học CNTT, việc học tập, trang bị và tiếp thu các kiến
thức về tin học từ thực tế cũng như công tác quản lý là cần thiết. Chính vì vậy mà dưới
sự hướng dẫn của Thầy giáo, em đã bước đầu làm quen với việc tìm hiểu, phân tích và
vận dụng những kiến thức đó vào thực tế.
Bài toán mà em đi tìm hiểu, phân tích là bài toán quản lý bán hàng máy tính linh
kiện và các thiết bị văn phòng dựa trên hệ quản trị CSDL Microsoft Access và ngôn
ngữ lập trình Visual Basic.
Trong thời gian thực tập em đã cố gắng tìm hiểu về Hệ quản trị CSDL
Microsoft Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic nhưng với kiến thực còn hạn chế
nên chương trình của em không tránh khỏi những thiếu sót, bất cập và chưa hoàn thiện.
Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các Thầy giáo, Cô giáo và bạn bè để em có
thể hoàn thiện được chương trình mà thực tế đòi hỏi.
Em xin cảm ơn những ý kiến đóng góp chân thành của thầy cô, bàn bè. Đặc biệt
hơn em xin chân thành cảm ơn Thấy giáo Nguyễn Trung Tuấn đã hướng dẫn và giúp
đỡ tận tình em để em hoàn thành công việc trong lần thực tập này.
Hà nội, Ngày tháng năm 2008
Sinh viên thực tập: Hoàng Danh Tuyên
CHƯƠNG I

lượng và số tiền. Đến cuối tháng phòng kế toán có trách nhiệm tính toán doanh thu lập
bảng thông kê và tổng hợp báo cáo kết quả bán hàng của công ty.
Với những khách hàng gửi đơn đặt hàng qua bưu điện hoặc gọi điện thoại để
mua hàng thì bộ phận bán hàng sẽ thương lượng để thống kê sau đó báo lại cho bộ
phận quản lý kho hàng về mặt hàng cũng như số lượng cần thiết để chuẩn bị giao cho
khách hàng sao cho đầy đủ và đúng hẹn.
Với những khách hàng là cá nhân mua lẻ thì bộ phận bán hàng lập phiếu xuất và
hoá đơn giá trị gia tăng, còn với nhưng khách hàng mua với số lượng lớn thì bộ phận
hàng lập hợp đồng cung cấp hàng. Phương thức và điều kiện thanh toán tuỳ theo từng
hợp đồng mà khách hàng có thể thanh toán trước hoặc ghi nợ.
Với những mặt hàng mới không có trong kho hàng của công ty, mà nhu cầu của
khách hàng cao thì bộ phận bán hàng của phòng kinh doanh sẽ đề xuất với giám đốc để
giám đốc có kế hoạch kinh doanh mặt hàng đó.
Bộ phận tài chính có trách nhiệm quản lý toàn bộ tình hình tài chính xuất nhập
của công ty. Mà trong quá trình kinh doanh hàng hoá nhập mua và xuất bán thường
không theo một tiến trình nào đó, nó luôn biến động phụ thuộc vào yếu tố cung cầu của
thị trường, do vậy việc truy xuất dữ liệu phải đảm bảo được tính nhanh nhạy của hệ
thống

3
2. Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty.
Tổng số nhân viên trong công ty là 15 người. Bao gồm các bộ phận cấu thành:
* Ban Giám đốc 3 người
* Phòng Kế toán - Tài vụ 2 người
* Phòng phần mềm 15 người
* Phòng Xuất nhập khẩu 1 người
* Phòng Bán hàng 2 người
* Phòng Kinh doanh Dự án 2 người
* Phòng Kỹ thuật triển khai lắp thiết bị 2 người
* Phòng Dịch vụ Bảo hành thiết bị 3 người

của đơn vị mình.
Phòng Tổ chức:
Lên kế hoạch hoạt động, sắp xếp và giám sát lịch làm việc, thực hiện các chế độ
và hoạch toán tiền lương cho nhân viên trong Công ty.
4. Nguyên tắc quản lý của Công ty là:
- Hàng nhập do Nhà cung cấp của các Công ty sản xuất linh kiện máy tính chính
hãng như: Asus, Foxcon, Intel, Gigabyte…theo hình thức đặt hàng số lượng.
- Hàng bán ra:
Theo dõi số lượng hàng bán ra với giá theo quy định của Công ty, của nhà sản
xuất và theo giá chung của thị trường.
Theo dõi hàng tồn kho.
Theo chất lượng của sản phẩm (dõi bảo hành)
- Công ty có các hình thức tiếp thị, khuyến mại, tìm hiểu thị trường, thị hiếu
của khách hàng.
- Khách hàng: ưu đãi với khách quen mua số lượng sẽ được giảm giá, luôn gây
uy tín với khách hàng mới.
5
5. Các loại giấy tờ có liên quan đến Công ty:
Ngoài giấy phép kinh doanh do Nhà nước cấp thì Công ty còn có một số giấy tờ
riêng như: - Phiếu nhập ( Hoá đơn nhập hàng)
- Phiếu xuất (Hoá đơn bán hàng)
- Giấy bảo hành….
6
CHƯƠNG II
KHẢO SÁT HỆ THỐNG BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG MÁY TÍNH
VÀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN HỢP TÁC ĐÀO
TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NHÂN LỰC QUỐC TẾ.
I.CÁC THÔNG TIN VÀO / RA CỦA HỆ THỐNG:
Hệ thống chương trình phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Giảm thiểu công sức, thời gian của con người.

khó chịu với khách hàng.
Đối với kế toán thì công đoạn lập hoá đơn thanh toán phải làm thủ công nên
việc nhầm lẫn giá cả giữa các mặt hàng, tính nhầm hoá đơn là không thể tránh khỏi.
Khi lãnh đạo cần báo cáo đột xuất về mặt hàng nào đó thì nhân viên phòng hành
chính tổng hợp phải lấy số lượng thực tế tại kho và đối chiếu với kế toán kho, tổng hợp
số liệu chứng từ liên quan để kết xuất thông tin cần thiết cho báo nên rất tốn thời gian.
Với thời kỳ hội nhập mở cửa thì mặt hàng máy vi tính là một trong những mặt
hàng bán khá chạy, đời sống nhân dân ngày được nâng lên đồng nghĩa với thời kỳ của
CNTT dang bùng nổ. Từ đó hệ thống quản lý của Công ty ngày càng được hoàn thiện
hơn.
2.Quy trình công việc của Công ty:
Đối tượng mua sắm của Công ty là tất cả mọi tầng lớp nhân dân, học sinh, sinh
viên có nhu cầu mua sắm và sử dụng máy tính, các thiết bị văn phòng có thể đến Công
ty và tuỳ chọn cho mình một bộ máy tính ưng ý tuỳ theo yêu cầu và giá tiền khách
hàng mong muốn và nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn và giúp khách hàng.
Trong quá trình thanh toán: khách hàng thành toán với nhân viên kế toán của
Công ty, kế toán sẽ viết hoá đơn trên đó có ghi rõ họ tên, địa chỉ, điện thoại của khách
hàng đồng thời ghi rõ mã mặt hàng, loại mặt hàng, tên mặt hàng, số lượng, đơn giá,
ngày bán cộng với phiếu bảo hành của sản phẩm… Trên mỗi mặt hàng có dán mác,
nhãn nhà sản xuất, năm ra đời sản phẩm…Ngoài ra Công ty còn chấp nhận khách hàng
thanh toán bằng hình thức chuyển khoản.
8
Khi khách hàng chọn được một sản phẩm nào đó thì sẽ có nhân viên giao hàng
giao hàng đến tận nơi theo địa chỉ của khách hàng (Nhưng không quá 10km).
Cứ hàng tháng nhân viên kinh doanh tiến hành kiểm kê các loại mặt hàng xem
mặt hàng nào bán chạy nhất, mặt hàng nào tồn nhiều, theo dõi lượng khách hàng đến
mua hàng tại Công ty, số lượng khách đến bảo hành đồng thời lập danh sách nhập
hàng.
Tóm lại: Quy trình hoạt động của Công ty là nhập hàng, bán hàng và thống kê
hàng tồn kho, thông kê doanh thu, theo dõi chất lượng của sảm phảm mình tiêu thụ,

bậc cao nhằm giúp người sử dụng có thể dùng được hệ thống mà ít nhiều không cần
quan tâm đến thuật toán chi tiết hoặc biẻu diễn ở trong máy.
3. Chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu:
3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu bao gồm
- Khai báo.
- Định nghĩa
- Nạp dữ liệu.
3.2. Cập nhật dữ liệu
- Bổ xung vào cơ sở dữ liệu.
- Loại bỏ dữ liệu vào cơ sở dữ liệu.
- Sửa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.
3.3 Khai báo dữ liệu trong cơ sở dữ liệu:
- Tìm kiếm thông tin cơ sở dữ liệu.
- Kiết xuất thông tin theo yêu cầu.
II. KHÁI NIỆM HỆ THỐNG THÔNG TIN.
Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới
có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý quản lý tốt cơ sở dữ liệu của
10
mình và trợ giúp ra quyết định hoạt động kinh doanh. Một hệ thống quản lý được phân
thành nhiều cấp từ trên xuống dưới và được chuyển từ dưới len trên.
1. Nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thông tin:
Hệ thống thông tin là phân hệ con của hẹ thống kinh doanh. Chức năng chính của
hệ thống thông tin là xử lý thông tin của hệ thông.
Sự phân chia này có tính phương pháp luận chứ không phải là sự phân chia mang
tính vật lý. Vì vậy quá trình xử lý thông tin tương tự như hộp đen gồm bộ xử lý, thông
tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin phản hồi của hệ thống.
Thông tin trong hệ thống kinh doanh gồm hai loại:
Thông tin tự nhiên: Là loại thông tin giữ nguyên dạng khi nó phát trinh tiếng nói,
công văn, hìnhn ảnh… Việc xử lý thông tin này thuộc về công tác văn phòng với kỹ
thuật mang các đặc điểm khác nhau.

hoạt động mới (Giai đoạn thiết kế logic).
* Giai đoạn 3:
- Thiết kế tổng thể:
Xác lập vai trò của môi trường một cách tổng thể trong hệ thống.
* Giai đoạn 4:
- Thiết kế chi tiết, bao gồm các thiết kế và thủ tục.
- Thủ công.
- Kiểm soát phục hồi.
- Thiết kế cơ sở dữ liệu.
- Các module, chương trình.
* Giai đoạn 5:
- Cài đặt, lập trình.
* Giai đoạn 6:
- Khai thác và bảo trì.
III. PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG.
Quá trình phân tích các luồng dữ liệu sẽ giúp ta dễ dàng xác định được các yêu
cầu của công việc quản lý. Đó là sơ đò mô tả, dịch các thông tin trong việc quản lý.
Biểu đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về một hệ thống thông tin vân chuyển từ
12
một quá trình hay một chức năng nào đó trong hệ thống sang một quá trình hay chức
năng khác.
1. Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)
Biều đồ phân cấp chức năng là công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống qua chức
năng. Nó cho phép phân rã dần các chức năng từ các chức năng mức cao thành chức
năng chi tiết nhỏ hơn và kết quả cuối cùng ta thu được một cây chức năng. Cây chức
năng này xác định một cách rõ ràng, dễ hiểu cái gì xảy ra trong hệ thống.
Thành phần của biểu đồ bao gồm:
- Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn.
- Kết nối: Kêté nối giữa các chức năng có tính chất phân cấp được ký hiệu bằng
đoạn thẳng.

liệu được thông tin dữ liệu đi vào hặc đi ra từ kho dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên
một chiều, chỉ kho được thâm nhập vào thông tin của nó được dùng để xây dựng dòng
dữ liệu khác, đồng thời bản thân kho cũng cần phải được sửa đổi thì dòng dữ liệu được
biểu diễn bằng mũi tên hai chiều.
Tác nhân ngoài:
Là một người, một tổ chức bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu nhưng có một hình
thức tiếp xúc với hện thống. Sự có mặt của các tác nhân ngoài chỉ rõ mối quan hệ của
14
hệ thống với thế giới bên ngoài. Nó là nới cung cấp thông tin cho hệ thống và là nơi
nhân sản phẩm của hệ thống.
Ký hiệu của tác nhân ngoài là hình chữ nhật, bên trong hình chữ nhật có chứa
tên (danh từ) của tác nhân ngoài:
Tác nhân trong
Là một tiến trình hoặc chuắc năng bên trong hệ thống. Nó được ký hiệu là một
hình chữ nhật thiếu một cạnh, bên trong chứa động từ để mô tả tác nhân trong.
3. Mô hình thực thể liên kết.
3.1. Khái niệm:
Mô hình thực thể liên kết là công cụ thành lập lược đồ dữ liệu hay gọi là biểu đồ
cấu trúc dữ liệu (BCD) nhằm xác định khung khái niệm và các thực thể, thuộc tính và
mối liên hệ giàng buộc giữa chúng.
Mục đích xác định các yếu tố:
- Dữ liệu nào cần xử lý.
- Liên quan nội tại (cấu trúc)
3.2. Thực thể và kiểu thực thể.
Thực thể: là một đối tượng đợc quan tâm đến trong một tổ chức, một hệ thống
nó có thể là đối tượng cụ thể hay trừu tượng.
Kiểu thực thể là tập hợp hoặc một lớp các thực thể có cùng đặc trưng, cùng bản
chất. thể hiện thực thể là một thực thể cụ thể, nó là một phần tử trong tập hợp hay lớp
kiểu thực thể.
Biểu diễn thực thể bằng hình hộp chữ nhật trong đó có ghi nhãn hiệu kiều thực

1 n
A B
n n
16
Để biều diễn người ta dùng phương pháp thực thể hoá bằng cách bổ xung thực
thể trung gian để biến đổi liên kết nhiều - nhiều thành hai liên kết một - nhiều.
3.4. Các dạng chuẩn:
Chuẩn hoá: Quan hệ chuẩn hoá là quan hệ trong đó mỗi miền của một thuộc
tính chỉ chứa giá trị nguyên tố, tức là không phân nhỏ được nữa.
- Dạng chuẩn 1(1NF): Một quan hệ R gọi là chuẩn 1 NF nếu như cá miền thuộc
tính là miền đơn trị.
- Dạng chuẩn 2 (2NF): Một dạng chuẩn là chuẩn 2 nếu như nó là chuẩn 1 và
phụ thuộc hàm giữa khoá và các thuộc tính khác là phụ thuộc hàm sơ đẳng.
- Dạng chuẩn 3 (3NF): Một dạng chuẩn là chuản 3 nếu như nólà chuẩn 2 và phụ
thuộc hàm giữa khoá và các thuộc tính khác là phụ thuộc hàm trực tiếp.
B. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU:
I. MÔ H ÌNH PHÂN CẤP CHỨC NĂNG V Ề MẶT SỬ LÝ:
A A/B B
n n
17
Quản lý bán hàng máy
tính & thiết bị văn phòng
Theo dõi
Hàng tồn
Theo dõi
Nhập hàng
Theo dõi
Hàng bán
Theo dõi
Bảo hành

hàng
Theo
khách
hàng
Theo dõi chi
phí
Theo dõi
thanh toán
Theo dõi
công nợ
Theo dõi
nguồn vốn
1. Biều đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:
Chú thích:
Kho dữ liệu Kho dữ liệu
Chức năng
Tác nhân
18
Chức năng
Tác nhân ngoài
Luồng dữ liệu

19
Nhà cung cấp
Quản lý bán hàng
máy tính, thiết bị
văn phòng
Khách hàng
Yêu cầu cung cấp hàng
Mua hàng

p

đ
ồ
n
g

t
h
a
n
h

t
o
á
n
Trả lời Yc
Yc mua hàng
Đáp ứng Yc Khách hàng
Yc Bảo hành