ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TRẦN THỊ MAI

TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA
UBND CẤP QUẬN PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC
TẠI ĐỊA PHƢƠNG
(Qua khảo sát một số UBND cấp quận thuộc Thành phố Hà Nội)

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành : Lƣu trữ

HÀ NỘI - 2015


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TRẦN THỊ MAI
TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA
UBND CẤP QUẬN PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ
NHÀ NƢỚC TẠI ĐỊA PHƢƠNG
(Qua khảo sát một số UBND cấp quận thuộc thành phố Hà Nội)
Chuyên ngành : Lƣu trữ

Mã số

: 60 32 24

LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................................

6

1.Lý do chọn đề tài............................................................................................................

6

2. Mục tiêu của đề tài .......................................................................................................

7

3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu.................................................................................

8

4.Nhiệm vụ nghiên cứu.....................................................................................................

8

5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.............................................................................................

8

6. Phƣơng pháp nghiên cứu...............................................................................................

11

7. Tài liệu tham khảo.........................................................................................................


18

1.2.3. Đặc điểm hoạt động của UBND quận.....................................................................

19

1.3. Thành phần, loại hình, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ ở UBND cấp
quận...................................................................................................................................

22

1.3.1. Thành phần tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận ...........................................................

22

1.3.2. Loại hình tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận ................................................................

25

1.3.3. Nội dung của tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận.................................................

26

1.3.4. Ý nghĩa tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận..........................................................

32

Tiểu kết chƣơng 1..............................................................................................................



47
48

2.3.2. Xác định giá trị tài liệu và thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ của UBND cấp
quận...................................................................................................................................

49

2.3.2.1. Xác định giá trị tài liệu.........................................................................................

49

2.3.2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu ....................................................................................

51

2.4. Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại một số UBND cấp quận
thuộc thành phố Hà Nội phục vụ công tác quản lý nhà nƣớc tại địa

54

phƣơng...............................................................................................................................
2.4.1 Những quy định của UBND quận về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ......................................................................................................................................

54

2.4.2. Số lượng và thành phần độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND
cấp quận phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa phương..........................................


2.6.2. Hạn chế....................................................................................................................

71

2.7. Nguyên nhân của những hạn chế trong tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ
của UBND cấp quận .........................................................................................................
Tiểu kết chƣơng 2..............................................................................................................

73
76

Chƣơng 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC
KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA UBND CẤP QUẬN PHỤC
VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC TẠI ĐỊA PHƢƠNG.................................
3.1.Các giải pháp tổng thể ................................................................................................

78
79

3.1.1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản quy định về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ phù hợp với tình hình thực tiễn của UBND cấp quận...........................................

79

3.1.2. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ lưu trữ……………………………………..

80

3.1.3. Đầu tư về cơ sở vật chất…………………………………………………………..


3.2. Các giải pháp quan trọng và cần thiết ……………………………………………...

93

3.2.1. Chủ động đa dạng hóa các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại

93


UBND quận.......................................................................................................................
3.2.2. Xây dựng quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND quận..................

95

3.2.3. Hoàn thiện hệ thống phương tiện theo dõi, quản lý việc khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ tại UBND quận...............................................................................................
3.2.4. Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại UBND quận……………

97
98

Tiểu kết chƣơng 3……………………………………………………………………….. 102
KẾT LUẬN……………………………………………………………………………..

103

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………………...

105


4.

LĐLĐ

Liên đoàn Lao động

5.

QLNN

Quản lý Nhà nƣớc

6.

UBND

Ủy ban Nhân dân

7.

QLDA

Quản lý dự án

8.

TCKTSD

Tổ chức khai thác sử dụng

Viện kiểm sát Nhân dân

14.

VT-LT

Văn thƣ – Lƣu trữ

PHẦN MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài:
Trong báo cáo Chính trị của Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng trình bày tại Đại hội
đại biểu toàn quốc lần thứ VI của Đảng Cộng sản Việt Nam năm 1986, đã nêu rõ nhiệm
vụ trọng trách của ngành lƣu trữ là:„„Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an toàn và tổ
chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Quốc gia‟‟ [19]. Tài liệu lƣu trữ phải cùng các
nguồn lực khác trong cả nƣớc tham gia xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, phải đóng góp trực
tiếp vào các lĩnh vực nghiên cứu, xây dựng và phát triển xã hội. Không chỉ sử dụng có
hiệu quả tài liệu lƣu trữ mà còn là nhu cầu cấp bách hàng ngày của toàn dân. Việc tổ chức
khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ là công đoạn cuối cùng của cả quá trình hoạt động
nghiệp vụ lƣu trữ. Sử dụng tài liệu lƣu trữ là mục đích hoạt động của ngành lƣu trữ và kết
quả cuối cùng để đánh giá trình độ phát triển của công tác lƣu trữ với tƣ cách là một lĩnh


vực hoạt động của xã hội, đồng thời đánh giá kết quả đóng góp của ngành lƣu trữ vào sự
nghiệp chung của đất nƣớc.
Tài liệu lƣu trữ quốc gia là di sản đặc biệt quý báu của dân tộc, là nguồn sử liệu
quan trọng, đáng tin cậy để nghiên cứu lịch sử của mỗi quốc gia đó. Nguồn thông tin
trong tài liệu lƣu trữ phản ánh trực tiếp sự kiện, hiện tƣợng xảy ra, có tính chính xác cao
bởi nó là bản gốc, bản chính cho nên việc sử dụng tài liệu lƣu trữ thông qua việc tổ chức
khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ là mục tiêu cuối cùng của công tác lƣu trữ, là phát huy
giá trị đặc biệt của tài liệu lƣu trữ phục vụ quốc gia, phục vụ xã hội và phục vụ ngƣời

tài luận văn thạc sỹ.
2. Mục tiêu của đề tài
Đề tài này nhằm hƣớng tới một số mục tiêu nhƣ sau:
- Tìm hiểu, phân tích đánh giá về thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu đƣợc
hình thành ở UBND cấp quận, nhằm khẳng định giá trị tài liệu đối với công tác quản lý
nhà nƣớc tại địa phƣơng.
- Đánh giá thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ UBND
quận qua khảo sát tại một số UBND quận thuộc thành phố Hà Nội.
- Đề xuất các giải pháp hữu hiệu giúp cho lƣu trữ UBND cấp quận nâng cao chất
lƣợng, hiệu quả tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ hoạt động quản lý nhà
nƣớc tại địa phƣơng.

3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
3.1.Đối tượng nghiên cứu:
Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài là vấn đề tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ
của UBND quận thuộc thành phố Hà Nội.
3.2. Phạm vi nghiên cứu


Đề tài tập trung khảo sát về tài liệu lƣu trữ và công tác tổ chức khai thác, sử dụng
tài liệu lƣu trữ của UBND quận để khẳng định giá trị của tài liệu lƣu trữ, từ đó đánh giá
những hiệu quả của tài liệu lƣu trữ mang lại đối với hoạt động quản lý nhà nƣớc tại địa
phƣơng. Để có tƣ liệu thực tế, chúng tôi đã tiến hành khảo sát trực tiếp 5 quận gồm:
UBND Cầu Giấy, UBND quận Ba Đình, UBND quận Hoàn Kiếm, UBND quận Long
Biên, UBND quận Tây Hồ. Ngoài ra, chúng tôi gửi phiếu khảo sát đến các UBND quận
còn lại nhƣ: UBND Đống Đa, UBND quận Hai Bà Trƣng, UBND quận Hà Đông, UBND
quận Hoàng Mai, UBND quận Thanh Xuân để có cơ sở so sánh và đƣa ra các giải pháp
cụ thể.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu:
Một là: Khảo sát vị trí, chức năng, nhiệm vụ của UBND các quận và giới thiệu nội

thành phố Hà Nội phục vụ công tác quản lý đô thị. Khóa luận tốt nghiệp. Tƣ liệu Khoa
Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng –Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn,
ĐHQG Hà Nội.
7. Trần Việt Hà (2005) Cơ quan nào sẽ giúp ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước
về văn thư, lưu trữ ở địa phương, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ (số 6) Thƣ viện trƣờng Đại
học KHXH&NV.
8. Ths. Bùi Thị Hải (2013) Quyền tiếp cận thông tin trong quản lý hành chính nhà
nước. Tạp chí Quản lý nhà nƣớc, (số 211).
9. Nguyễn Thị Phƣơng Hoa, Nguyễn Nhƣ Khƣơng (2014) Quản lý hành chính nhà
nước và quản lý ngành giáo dục và đào tạo, NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí
Minh.
10. Trần Phƣơng Hoa (2007) Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III phục vụ biên soạn lịch sử các cơ quan cấp Bộ. Luận văn thạc sĩ khoa


học. Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng – Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội
và Nhân văn ĐHQG Hà Nội.
11. Đặng Thị Hồng (2002) Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho sự
phát triển kinh tế ở thủ đô Hà Nội trong thời kỳ đổi mới, Khóa luận tốt nghiệp. Tƣ liệu
Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng – Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân
văn ĐHQG Hà Nội.
12. Nghiêm Kỳ Hồng (1999) Sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ toàn diện công cuộc
xây dựng và bảo vệ đất nước. Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, (số 1).
13. Nghiêm Kỳ Hồng (2009) Mấy suy nghĩ về đổi mới công tác tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ hiện nay. Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, (số 2).
14. Hà Huề (2005) Nên tổ chức lưu trữ cấp tỉnh như thế nào cho hợp lý, Tạp chí văn
thƣ-lƣu trữ (số 6)Thƣ viện trƣờng Đại học KHXH&NV.
15. Hà Văn Huề (2002) Xác định các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ tại các TTLT tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Luận văn thạc sĩ
khoa học, tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng – Trƣờng Đại học Khoa học

trữ học và Quản trị văn phòng – Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn , ĐHQG
Hà Nội.
27. Nguyễn Thị Luận (2009) Những quy định của nhà nước về tổ chức khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ, Báo cáo khoa học sinh viên. Tƣ liệu Khoa lƣu trữ học và Quản trị
Văn phòng - Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
28. Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, NXBCTQG, Hà Nội,
2003.
29. Luật số: 01/2011/QH13. Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 12/2011
30. Đinh Kim Ngân (2012), Các nguyên tắc khai thác tài liệu lưu trữ. Tạp chí Văn
thƣ lƣu trữ Việt Nam, (số 9).


31. Nghị định số 136/2005/NĐ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2005 của Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng.
32. Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính Phủ quy
định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ƣơng.
33.Nghị định số : 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ quy định tổ chức
các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
34. Hoàng Thị Tú Oanh (2007), Quản lý nhà nước về giáo dục và đào tạo – Thực
trạng và giải pháp hoàn thiện. Luận văn Thạc sỹ khoa học, Thƣ viện Trƣờng Đại học
Quốc gia Hà Nội.
35. Đỗ Ngọc Phác (1967), Tổ chức phòng hay kho lưu trữ ở địa phương, Nội san
Nghiên cứu công tác lƣu trữ, (số 4), Tƣ liệu Cục văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc.
36. Nguyễn Văn Phong: Một vài suy nghĩ về Nghị định 13/2008/NĐ-CP và Nghị
định 14/2008/NĐ-CP đối với công tác lưu trữ ở các địa phương. Tạp chí Văn thƣ-lƣu trữ
số 8/2008
37. Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh (2006): Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ cơ bản,
NXB Hà Nội.

50. Thông tƣ số 40/1998/TT-TCCP ngày 27 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức
cán bộ Chính phủ hƣớng dẫn tổ chức lƣu trữ ở cơ quan nhà nƣớc các cấp.
51. Thông tƣ số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ
hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thƣ, Lƣu trữ Bộ,
cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân.
52. Thông tƣ số 04/2008/TT-BNV ngày 04 tháng 6 năm 2008 của Bộ Nội vụ về
hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội
vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện.


53. Thông tƣ số 06/2008/TT-BNV ngày 21 tháng 8 năm 2008 của Bộ Nội vụ hƣớng
dẫn sửa đổi, bổ sung khoản 2 mục III phần I Thông tƣ số 04/2008/TT-BNV ngày
04/6/2008 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện.
54. Thông tƣ số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hƣớng
dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thƣ, lƣu trữ Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp.
55. Thông tƣ số: 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ
hƣớng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào Lƣu trữ Lịch sử
các cấp và Quyết định cố 135/QĐ-BNV ngày 06 tháng 3 năm 2015 của Bộ Nội vụ về
việc đính chính Thông tƣ số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội
vụ.
56. Nguyễn Nghĩa Văn (1998),Tài liệu lƣu trữ ở cấp huyện: Thực trạng và những
giải pháp. Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ, (số 7).
57. Phạm Viết Vƣợng, Ngô Thành Can, Trần Quang Cấn, Đỗ Ngọc Đạt, Đặng Thị
Thanh Huyền, Nguyễn Văn Long (2005) Quản lý Hành chính nhà nước và quản lý ngành
giáo dục và đào tạo, NXB Đại học Sƣ phạm.
58.www.archives.gov.vn
59. www.vne.edu.vn
60.

UBND quận Long Biên

www.longbien.gov.vn

UBND quận Tây Hồ

www.tayho.gov.vn

UBND quận Thanh Xuân

www.thanhxuan.gov.vn