I HC QUC GIA H NI
TRNG I HC KHOA HC X HI V NHN VN
INH VN MNH

THC TRNG T CHC KHAI THC S DNG
TI LIU K THUT CC CễNG TRèNH
GIAO THễNG TI LU TR B GIAO THễNG
VN TI V NHNG GII PHP

Luận văn thạc sĩ ngành l-u trữ học
và quản trị văn phòng

Hµ Néi – 2009
1
MỤC LỤC

Phần mở đầu 3
1. Mục đích ý nghĩa của đề tài …… 3
2. Mục tiêu của đề tài …… 4
3. Phạm vi nghiên cứu ……….4
4. Đối tƣợng nghiên cứu …… 5
5. Lịch sử nghiên cứu ……….5
6. Các nguồn tƣ liệu, tài liệu tham khảo …… 7
7. Phƣơng pháp nghiên cứu …… 7
8. Đóng góp của luận văn …… 8
9. Bố cục của luận văn 8
Chương 1: Thành phần, nội dung, đặc điểm và ý nghĩa của tài liệu kỹ thuật các
CTGT tại Lưu trữ Bộ GTVT…………………………… ……………….…… 11 1.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ GTVT…………… 11
1.2 Thành phần, nội dung tài liệu các CTGT tại Lƣu trữ Bộ GTVT………………. 15


4
Phần mở đầu
1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài
Đất nƣớc ta đang trên đà phát triển, sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá đã
và đang đạt đƣợc những thành tựu đáng kể. Các cơ quan từ trung ƣơng đến địa
phƣơng đang dần đƣợc kiện toàn về tổ chức, đổi mới phƣơng thức làm việc, đời sống
nhân dân ngày một tăng lên, hạ tầng cơ sở, đặc biệt là hệ thống các công trình giao
thông ngày càng đƣợc cải thiện…Để hoạt động điều hành, quản lý các công trình
giao thông xây dựng đang không ngừng tăng lên về số lƣợng, đa dạng về loại hình,
phong phú về nội dung đƣợc tốt cần có sự đóng góp rất lớn của công tác lƣu trữ. Hơn
thế nữa, bên cạnh việc quan tâm đến sự chỉ đạo về công tác lƣu trữ nói chung thì
chúng ta cũng cần đặc biệt quan tâm đến công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
một cách khoa học, có nhƣ vậy mới đảm bảo phát huy đƣợc hết những giá trị mà tài
liệu lƣu trữ mang lại.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của vấn đề này, Đảng và Nhà nƣớc ta đã thực sự
quan tâm đến công tác lƣu trữ điều này đƣợc thể hiện bằng việc ban hành những văn
bản chỉ đạo về công tác này nhằm đáp ứng kịp thời với tình hình mới, cụ thể nhƣ

Tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông (CTGT) đƣợc hình thành trong quá
trình thi công xây dựng và quản lý các CTGT tại các cơ quan tổ chức có chức năng
thiết kế, thi công, thẩm định… trên phạm vi cả nƣớc. Đây cũng chính là một trong
những nguồn tài liệu kỹ thuật thuộc thành phần phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam.
Thực tế công tác lƣu trữ tài liệu kỹ thuật trong những năm qua tại các cơ quan đã cho
thấy đây là khối tài liệu rất phong phú, đa dạng nhƣng cũng rất phức tạp. Chính vì
đặc điểm này đã đặt ra yêu cầu đối với các cán bộ làm công tác lƣu trữ, không chỉ
nắm đƣợc chuyên môn nghiệp vụ mà còn phải có những kiến thức nhất định về lĩnh
vực ngành nghề sản sinh ra khối tài liệu ấy. Tài liệu kỹ thuật các công trinh giao

6
thông còn là bằng chứng, căn cứ pháp lý chân thực để xác định trách nhiệm của các
tổ chức, cá nhân có liên quan, hơn nữa chúng còn giúp tiết kiệm thời gian cũng nhƣ
tiền của của Nhà nƣớc trong việc tu bổ, sửa chữa các công trình giao thông…
Tuy nhiên, trong suốt thời gian qua công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
kỹ thuật tại Lƣu trữ Bộ Giao thông vận tải ( từ đây xin đƣợc viết tắt là GTVT )còn
gặp nhiều tồn tại, do khối lƣợng và thành phần tài liệu kỹ thuật tại đây ngày một
nhiều và phong phú. Việc khai thác và sử dụng đúng mục đích để có thể phát huy hết
giá trị của khối tài liệu này phục vụ cho công việc thực tế của các cán bộ chƣa thực
sự đạt hiệu quả cao.
Với những lý do trên nên chúng tôi đã chọn đề tài “Thực trạng tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại Lưu trữ Bộ Giao
Thông Vận Tải và những giải pháp” làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình
2.Mục tiêu của đề tài
Mục tiêu chủ yếu mà luận văn tập trung nghiên cứu là:
- Làm rõ vai trò, ý nghĩa công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật
các công trình giao thông (CTGT).
- Thực tế công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật các CTGT hiện
đang đƣợc lƣu trữ tại Bộ;
- Đề xuất giải pháp nhằm giúp Lƣu trữ Bộ và cơ quan quản lý tài liệu kỹ thuật

học và Quản trị văn phòng có đề cập đến vấn đề này ví dụ nhƣ: “Xây dựng phương
án tổ chức lưu trữ tài liệu thiết kế tại Công ty tư vấn xây dựng Sông Đà” (khóa luận
tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Thảo khóa 2000 – 2004); “Xác định các giải
pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ

8
Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương” (Luận văn thạc sĩ khoa học của Học viên
Hà Văn Huề năm 2002); "Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Giao thông
Vận tải - Thực trạng và giải pháp"(Luận văn thạc sĩ khoa học của học viên Nguyễn
Kim Dung); “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình thủy lợi
tại Lưu trữ Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn”( Luận văn thạc sĩ khoa học
của học viên Nguyễn Thị Phƣơng Huyền).
- Các bài viết, bài giảng liên quan đến vấn đề khai thác và sử dụng tài liệu lƣu
trữ trên Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ. Ví dụ nhƣ: Bài giảng “Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ
thuật” năm 2005 của các tác giả Nguyễn Minh Phƣơng, Nguyễn Liên Hƣơng,
Nguyễn Cảnh Đƣơng, bài viết “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong thời kỳ đổi
mới của đất nước” trên tạp chí Lƣu trữ số 01 năm 1994; bài viết “Một số suy nghĩ
về vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở nước ta” của tác giả Vũ Thị Phụng trên
tạp chí Lƣu trữ số 02 năm 1994…
Những công trình nghiên cứu này chủ yếu tập trung vào các hƣớng sau đây:
+ Xây dựng cơ sở khoa học cho công tác chỉnh lý tài liệu khoa học kỹ thuật
+ Phân tích vai trò của tài liệu lƣu trữ và tầm quan trọng của việc tổ chức khai
thác và sử dụng tài liệu phục vụ cho các nhu cầu thiết thực trong quản lý, nghề
nghiệp của mình.
+ Đi sâu nghiên cứu từng cơ quan, từng lĩnh vực cụ thể, từ đó phân tích hiệu
quả của việc khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ trong thực tiễn.
Có thể nói, những vấn đề mà các đề tài nghiên cứu khoa học, khoá luận, luận
văn thạc sĩ, các bài viết trên các tạp chí đã đề cập tƣơng đối nhiều và khá chi tiết về
vai trò của công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu. Mặc dù chƣa có công trình
nào phản ánh tình hình thực tế tổ chức khai thác và hiệu quả sử dụng của tài liệu kỹ

- Trong quá trình khảo sát tình hình thực tế, chúng tôi đã sử dụng phƣơng pháp
điều tra số liệu qua các sổ sách, văn bản…để đƣa ra những đánh giá, nhận xét. Bên
cạnh đó, chúng tôi còn sử dụng phƣơng pháp mô tả để tái hiện lại tình hình thực tế
về tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu tại cơ quan.
8. Đóng góp của luận văn:
- Đánh giá đúng ý nghĩa cũng nhƣ giá trị vốn có của khối tài liệu kỹ thuật các
CTGT đối với công tác quản lý, thẩm định, kiểm tra, xây dựng, duy tu…các công
trình giao thông.
- Phản ánh chính xác, đầy đủ tình hình tổ chức khai thác cũng nhƣ hiệu quả của
việc sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại Lƣu trữ Bộ. Trên cơ sở đó
đƣa ra những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu kỹ thuật các CTGT
- Đề tài nghiên cứu thành công có thể giúp Lƣu trữ Bộ GTVT xác định và xử
lý một số vấn đề còn tồn tại trong việc thu thập, tra tìm tài liệu, đặc biệt trong công
tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật các CTGT.
9. Bố cục của luận văn
Chương I: Khái quát thành phần, nội dung đặc điểm và ý nghĩa tài liệu kỹ
thuật các công trình giao thông tại lưu trữ Bộ Giao thông vận tải
Chương 2: Thực trạng tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu kỹ thuật các công
trìn h giao thông tại Bộ Giao thông vận tải.
Chương 3: Nhận xét và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức
khai thác, sử dụng tại Lưu trữ Bộ Giao thông vận tải
Nhƣ đã trình bày ở trên, khối tài liệu khoa học kỹ thuật, đặc biệt là tài liệu kỹ
thuật các công trình giao thông rất đa dạng và phong phú, vì vậy khi thực hiện đề tài
này chúng tôi cũng không tránh khỏi những khó khăn đó là khối tài liệu kỹ thuật các

11
công trình giao thông liên quan đến các số liệu, bản vẽ, bản thiết kế…nên rất khó có
thể tiếp cận một cách đầy đủ và hoàn chỉnh; kiến thức về chuyên ngành giao thông,
xây dựng cơ bản, kiến trúc…còn hạn chế do đó cũng đã gây ra không ít khó khăn

coi “Giao thông vận tải là một trong những yếu tố thiết yếu nhất, là điều kiện quyết
định đối với đời sống” [1;3].
Ngay sau khi nƣớc nhà giành đƣợc độc lập, ngày 28 tháng 8 năm 1945, Chủ
tịch Hồ Chí Minh đã ra Quyết định thành lập Bộ Giao thông Công chính thuộc Chính
phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hoà. Cùng trong thời gian này, Chính phủ lâm
thời đã ra Sắc lệnh quy định nhiệm vụ cho Bộ Giao thông Công chính là phải bảo
đảm giao thông cho công cuộc kháng chiến chống Pháp và xây dựng mới kết cấu hạ
tầng dân cƣ, đô thị.
Hoà bình lập lại, ngày 20/9/1955, tại phiên họp lần thứ năm, Quốc hội đã ban
hành Nghị quyết tách Bộ Giao thông Công chính ra làm 02 Bộ: Bộ Giao thông-Bƣu
điện và Bộ Thuỷ lợi Kiến trúc.
Ngày 21/2/1961, Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội ban hành Nghị quyết số 25/NQ-
QH phê chuẩn Nghị quyết của Hội đồng Chính phủ ngày 14/2/1961, tách Bƣu điện
ra khỏi Bộ Giao thông-Bƣu điện, thành lập Bộ Giao thông Vận tải và Tổng cục Bƣu
điện trực thuộc Hội đồng Chính phủ.

13
Tuy nhiên, sau ngày Miền nam hoàn toàn giải phóng, đất nƣớc thống nhất, cơ
cấu tổ chức của Bộ Giao thông Vận tải lại tiếp tục có sự thay đổi, Tổng cục Bƣu điện
và Cục Hàng không Dân dụng đƣợc sát nhập vào Bộ Giao thông Vận tải theo Quyết
định số 224/NQ- HĐCP ngày 31/3/1990 của Hội đồng Chính phủ. Quyết định này
cũng quy định việc đổi tên của Bộ Giao thông Vận tải thành Bộ Giao thông Vận tải
và Bƣu điện. .
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Giao thông vận tải
1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Bộ Giao thông Vận tải
Theo Nghị định số 51/2008/NĐ-CP ngày 22 tháng 04 năm 2008 của Chính
phủ, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ Giao thông Vận tải đƣợc quy định
nhƣ sau:
* Vị trí, chức năng:
Bộ Giao thông Vận tải là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý

tập thể, các hội và tổ chức phi Chính phủ trong lĩnh vực giao thông vận tải theo quy
định của pháp luật.
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng tiêu cực và
xử lý các vi phạm pháp luật về giao thông vận tải đƣờng bộ, đƣờng sắt, đƣờng sông,
hàng hải và hàng không thuộc thẩm quyền của Bộ.
- Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế; chỉ đạo thực hiện chế độ tiền lƣơng và các
chế độ chính sách đãi ngộ, khen thƣởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức
nhà nƣớc thuộc phạm vi quản lý của Bộ; đào tạo, bồi dƣỡng về chuyên môn nghiệp
vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức trong ngành giao thông vận tải.

15
1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Bộ
Bộ Giao thông Vận tải làm việc theo chế độ thủ trƣởng. Bởi vậy, Bộ trƣởng là
ngƣời có vị trí cao nhất và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động quản lý nhà nƣớc
trong ngành giao thông vận tải. Giúp việc cho Bộ trƣởng là các thứ trƣởng và các
đơn vị, tổ chức thuộc bộ, bao gồm:
1. Vụ Kế hoạch-Đầu tƣ
2. Vụ Tài chính
3. Vụ Pháp chế
4. Vụ Vận tải
5. Vụ Khoa học-Công nghệ
6. Vụ Kết cấu hạ tầng giao thông
7. Vụ Hợp tác quốc tế
8. Vụ Tổ chức cán bộ
9. Vụ môi trƣờng
10. Vụ An toàn giao thông
11. Thanh tra
12. Văn phòng.
Ngoài các đơn vị, tổ chức giúp Bộ trƣởng thực hiện chức năng quản lý nhà
nƣớc trong toàn ngành, Bộ còn có một hệ thống các cơ quan quản lý chuyên ngành


17
Về loại hình, tài liệu của Bộ bao gồm nhiều loại: tài liệu hành chính, tài liệu
khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử và tài liệu nghe nhìn. Trong đó, tài liệu hành
chính, tài liệu khoa học kỹ thuật chiếm khối lƣợng chủ yếu. khối tài liệu này đƣợc
hình thành từ các Cục, Vụ, Văn phòng và các đơn vị có liên quan đƣợc chia thành
các khối cơ bản sau:
- Khối tài liệu về tổ chức bộ máy cơ quan
- Khối tài liệu của các đồng chí lãnh đạo Bộ
- Khối tài liệu tổng hợp: Tài liệu về chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, tài liệu chuyên
đề, văn thƣ – lƣu trữ…
- Khối tài liệu xuất bản, tuyên truyền, triển lãm
- Khối tài liệu về kế hoạch và quy hoạch, cụ thể là: tài liệu về kế hoạch dài
hạn, hàng năm, cơ chế chính sách, tài liệu về thống kê…
- Khối tài liệu về XDCB, bao gồm các tài liệu về quản lý đầu tƣ xây dựng liên
quan đến công tác chuẩn bị đầu tƣ , thực hiện đầu tƣ, nghiệm thu và đƣa vào phục
vụ…
- Khối tài liệu khoa học công nghệ, chất lƣợng sản phẩm, quản lý kỹ thuật, sở
hữu công nghiệp, quản lý khoa học,,,
- Khối tài liệu về hợp tác Quốc tế, hợp tác song phƣơng, đa phƣơng, hợp tác
liên doanh với nƣớc ngoài…
- Khối tài liệu về tài chính kế toán, kiểm tra, thanh tra tài chính, quản lý tài
chính kế toán doanh nghiệp, hành chính sự nghiệp, xây dựng cơ bản

- Khối tài liệu về tổ chức cán bộ: tổ chức, chính sách, đào tạo,bảo vệ chính trị
nội bộ…

18
- Báo cáo, thuyết minh giải trình về quản lý, xây dựng các công trình giao
thông vận tải và các hoạt động khác thuộc phạm vi quản lý của ngành giao thông vận

tốc; Ban QLDA Biển Đông; Ban QLDA Mỹ Thuận …
Ngoài khối tài liệu hành chính, thành phần tài liệu kỹ thuật, cụ thể là tài liệu
hoàn công các CTGT cũng chiếm một khối lƣợng đáng kể. Qua nghiên cứu và xem
xét thực tế, tài liệu dự án các CTGT hiện đang đƣợc lƣu trữ tại Lƣu trữ Bộ có thể
đƣợc chia thành các nhóm cơ bản sau:
- Nhóm tài liệu hoàn công về Cầu, Cống, Hầm, Đƣờng bộ.(chiếm khối lượng
chủ yếu)
- Nhóm tài liệu hoàn công về Cảng biển.
- Nhóm tài liệu hoàn công về Cầu đƣờng Sắt.
( Riêng khối tài liệu về các công trình Hàng Không, Hàng Hải không nộp về lưu trữ
Bộ mà được lưu trữ tại kho lưu trữ Cục Hàng Không, Hàng Hải)
Nhìn chung, hệ thống tài liệu về CTGT hiện đang bảo quản tại lƣu trữ Bộ
tƣơng đối phong phú những CT này có thể là những CT nhỏ đƣợc thiết kế và thi
công trong thời gian ngắn, nhƣng cũng có thể là những CT lớn kéo dài trong nhiều
năm. Với khối lƣợng tài liệu trên, Bộ đã dành riêng một kho lƣu trữ với diện tích
khoảng 70m
2
để bảo quản.
Trong phần lớn khối tài liệu các CTGT đƣợc thu thập và bảo quản trong phông lƣu
trữ Bộ thì khối lƣợng chủ yếu là tài liệu hoàn công các CTGT trong đó chủ yếu là các tài
liệu hoàn công các công trình Cầu, đƣờng bộ.

20
Ví dụ: - Ban QLDA 1: + Hồ sơ hoàn công dự án cải tạo Quốc lộ 1A
(Đông Hà – Quảng Ngãi) Hợp đồng FL1: Đoạn Đông Hà – Hải Vân (Km
761+530 – Km 867+207.3) gồm 45 hộp;
+ Hồ sơ hoàn công dự án nâng cấp và cải tạo Quốc lộ 1A
(Vinh – Đông Hà) Km 463– Km 528. Hợp đồng số 1 gồm 53 hộp;
+ Hồ sơ hoàn công dự án đại tu Quốc lộ 1A (Đông Hà –
Quảng Ngãi). Hợp đồng số 2 (Km 833 – Km 904+660) gồm 51 hộp;

hành chính nhƣng chúng tôi không đặt chúng trong khối tài liệu hành chính của Bộ.
Bởi lẽ, đó là những tài liệu liên quan đến các giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ và chuẩn bị
xây dựng một công trình giao thông. Nó phải nằm trong một hệ thống hoàn chỉnh
của một bộ hồ sơ hoàn công các công trình giao thông. Thành phần tài liệu trong
nhóm này gồm có:
- Quyết định đầu tƣ của dự án;
- Quyết định duyệt thiết kế kỹ thuật tổng dự toán và quyết định chấp thuận thiết
kế bản vẽ thi công, các quyết định duyệt dự toán thành phần trong giai đoạn này;
- Quyết định duyệt thiết kế thi công và tổng dự toán (đối với các công trình thiết
kế một bƣớc);
- Các văn bản chỉ thị, thông báo có liên quan trong quá trình triển khai dự án.

Ví dụ:

22
+ Tập các văn bản tài liệu chuẩn bị đầu tƣ và chuẩn bị xây dựng công trình cầu
Quán Hàu gồm có: Quyết định 167/KHĐTngày 03/02/1992 của Bộ Giao thông Vận
tải cho phép tiến hành đầu tƣ cầu Quán Hàu.
+ Quyết định 134/KHĐT ngày 03/7/1998 của Bộ Giao thông Vận tải duyệt kinh
phí dự toán chỉnh lý khảo sát thiết kế lập luận chứng khả thi.
+ Văn bản 3073/KHĐT ngày 16/10/1995 của Bộ Giao thông Vận tải với Uỷ ban
Kế hoạch Nhà nƣớc về cầu Quán Hàu…
+ Biên bản bàn giao đƣa công trình cầu Quán Hàu vào khai thác.
* Tài liệu thiết kế và thi công
- Bản thuyết minh thiết kế kỹ thuật tổng thể công trình;
- Bản tổng hợp khối lƣợng xây dựng công trình;
- Hồ sơ về hệ mốc toạ độ;
- Hồ sơ địa chất công trình gồm: Thuyết minh, mặt cắt cấu tạo địa chất, tài liệu
có lỗ khoan hoặc hố đạo, bình đồ địa chất hoặc bình đồ bố trí các lỗ khoan (hố đào);
- Hồ sơ thuỷ văn công trình: thuyết minh các số liệu, tài liệu tính toán và điều

gói thầu;
+ Hồ sơ về hệ mốc toạ độ;
+ Hồ sơ địa chất công trình;
+ Thuyết minh tổng thể kỹ thuật thi công;
+ Hồ sơ giải phóng mặt bằng.