ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THỊ THÙY DƯƠNG

T Ổ CHỨC KHAI THÁC s ử DỤNG TÀI LIỆU L ư u TRỮ

PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DAT ĐAI
TẠI TONG CỤC QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI
- BỌ TÀI NGUỶÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

LUẬN VĂN THẠC s ĩ KHOA HỌC
NGÀNH: LƯU TRỮ

Hà Nội, 2014


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THI THÙY DƯƠNG

TỔ CHỨC KHAI THÁC sử DỤNG TÀI LIỆU L ư u TRỮ
PHỤC VỤ CỒNG TÁC QUẢN LÝ DAT ĐAI
TẠI TONG CỤC QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI
- B ộ TÀI NGUYÊN VÀ MỒI TRƯỜNG

LUẬN VĂN THẠC sĩ KHOA HỌC NGÀNH:
Mã số: 60 32 03 01

Lưu TRỮ

QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI - BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG................................... 12
1.1. Vài nét về công tác quản lý đất đai....................................................................... 12
1.1.1. Khái niệm chung về đất đai.................................................................................. 12
1.1.2 Mục đích yêu cầu của Quản lý nhà nước về đất đai...............................................12
1.1.3 Nội dung chủyấi của câng tác quản lý đất đai..................................................... 13
1.2 Khái quát về Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường...........14
1.2.1. Vài nét về Tố chức cơ quan quản lý đất đai nước ta sau cách mạng tháng 8 năm
1945............................................... ........ ....... ........................................ ...°....... ..... 14
1.2.2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cẩu tổ chức của Tổng cục Quản lý đất đai 15
1.3. Thành phần, nội dung, đặc điểm của tài liệu lưu trữ đất đai và quy định về công
tác lưu trữ tại Tổng cục Quản lý đất đ a i........................................................................ 18
1.3.1 Khái niệm và đặc điần tài liệu lưu trữ đất đai....................................................... 18
1.3.2 Quy định về công tác lưu trữ của Tổng cục Quản lý đẩt đai..................................19
1.3.3 Tổ chức lưu trữ tại Tổng cục Quản lỷ đất đai........................................................ 20
1.3.4 Khối lượng thành phần, nội dưng tài liệu lưu trữ về đất đai..................................20
1.4 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa và yêu cầu chung về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
.......................... ............................................................................................ ................... 25
1.5. Ttình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Tổng cục Quản lý đất đ ai..........27
1.5.1 Tình hình thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ..................................................28
1.5.2 Phân loại tài liệu lun trữ........................................................................................32
1.5.3. Xác định giá trị tài liệu......................................................................................... 44
1.5.4 Thống kê và công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ tại lưu trữ Tong cục Quản lý đất đai. 45
1.6. Tiểu kết chương 1 ..7.............................................................. .7.................................. 53
CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH KHAI THÁC VÀ s ử DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC
VỤ CÔNG TÁC q u ả n l ý đ ấ t đ a i t ạ i t ổ n g c ụ c q u ả n l ý đ ấ t đ a i - B ộ
TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG..................................................................................54
2.1. Những kết quả chung về khai thác sử dụng tài liệu phục vụ quản lý đất đai.... 54
2.2 Những kết quả cụ thể khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý đất đai ở
Tổng cục Quản lý đất đai........................... 7. ......................................... 7 ....................... 62
2.2.1. Khai thác sử dụng tài liệu phục vụ soạn thảo các vãn bản quy phạm pháp luật về

3.3.2. Thông tin chung về dự án:.................................................................................... 96
3.3.3. Phạm vi thực hiện.................................................................................................. 96
3.3.4. Thời gian thực hiện của Dự á n .............................................................................97
3.3.5 Nội dung dự á n ........................................................................................................97
3.3.5.1 ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng cơ sở dữ liệu tra tìm khai thác tài
liệu đất đai...................................................................................................................... 97
3.3.5.2 Xây dựng Website khai thác sử dụng tài liệu ỉuu trữ về đất đai và đổi mới các hình
thức khai thác, chia sẻ thông tin................................................................................... 100
3.3.5.3 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ dữ liệu đất đai.............101
3.3.5.4 Sản phẩm đầu ra............................................................................................... 102
3.3.6. Kính phí thực h iện ............................................................................................... 104
3.4 Kiến nghị đối với cơ quan Lưu trữ nhà nước (Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước)
104
3.5. Tiểu kết chương 3 ..................................................................................................... 105
KÉT LUẬN........... .7.......................................................................................................... 107
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM K H Ả O ..................................................................... 109


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẤT
CNTT
CSDL
TNMT
TLLT
QLĐĐ

Công nghệ thông tin
Cơ sở dữ liệu
Tài nguyên và môi trường
Tài liệu lưu trữ
Quản lý đất đai

Bảng 2.7: Thống kê số lượng người, số hồ sơ tài liệu lưu trữ được khai
thác từ 2011-2013 tại Tổng cục Quản lý đất đai

Trang


PHẦN M Ở ĐẦU
1. Mục đích, ý nghĩa, sự c ấp thiết của đề tài
Tài liệu lưu trữ là một ừong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc
biệt của mỗi dân tộc. Tài liệu lưu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được
khai thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã
hội.
Tài liệu lưu trữ về đất đai được hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan đơn vị thuộc Tổng cục Quản lý đất đai, đóng vai trò quan
trọng trong quản lý nhà nước về đất đai. Đó là chứng cứ pháp lý chủ quyền
về lãnh thổ, quyền sở hữu, thể hiện quyền lực của nhà nước trong quản lý
đất đai, sự ứng xử con người với đất đai qua từng giai đoạn lịch sử. Các
nước tiên tiến trên thế giói đều rất coi trọng và lưu trữ tối đa các loại tài
liệu này, đây cũng là một phần thể hiện lịch sử của một quốc gia. Bởi thế,
công tác lưu trữ tài liệu đất đai ngày càng được chú trọng và phát triển nhờ
áp dụng những tiến bộ của khoa học công nghệ và sự hoàn thiện hơn các
thể chế, chính sách về lưu trữ, quản lý và chia sẻ dữ liệu. Tài liệu được lưu
trữ tốt, đảm bảo đầy đủ, được tổ chức khoa học, có khả năng truy cập rộng
rãi sẽ làm tăng giá trị của tài liệu và thể hiện sự minh bạch trong công tác
quản lý hành chính về đất đai.
Công tác quản lý đất đai là một công việc quan trọng nên các nhà quản
lý phải thu thập nhiều nguồn thông tin đế đưa ra những quyết định chính
xác, phù họp cho sự phát triển bền vững không những của ngành đất đai
mà còn của toàn xã hội. Mặt khác, do các hoạt động quản lý đất đai luôn có
tính kế thừa và sáng tạo nên cần sử dụng rất nhiều tài liệu đã có, những kết

tin đất đai và thực hiện các nhiệm vụ khác về đất đai theo quy định của
pháp luật. Tuy nhiên, công tác lưu trữ nói chung và công tác tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác quản lý đất đai tại Tổng
cục Quản lý đất đai nói riêng còn nhiều hạn chế như: Tài liệu được thu
thập, bổ sung chưa đầy đủ do Tổng cục Quản lý đất đai mới được thành lập
từ 2008 đến nay, cơ sở vật chất phục vụ việc tổ chức, khai thác sử dụng tài
liệu còn thiếu, chưa bố trí được máy móc thiết bị phục vụ tra tìm hiệu quả,
chưa ban hành các văn bản quy định hướng dẫn cụ thể về nghiệp vụ, công
tác thống kê lập mục lục tài liệu đã được thực hiện nhưng chưa đảm bảo
yêu cầu để ứa tìm thuận lơi nên tài liệu lưu trữ chưa thực sự phát huy hết
giá trị của nó. Trên thực tế, công tác tố chức khai thác, sử dụng tài liệu về
đất đai để phục vụ công tác quản lý đất đai về cơ bản đã được thực hiện
nhưng chưa đáp ứng được yêu cầu, chưa được quan tâm đúng mức và chưa
được thực hiện một cách khoa học, hợp lý. Một trong những nguyên nhân
dẫn đến tình trạng trên là do chưa có quy định thống nhất về việc giao nộp,
thu nhận, lưu giữ, bảo quản và cung cấp dữ liệu về đất đai, tài liệu được thu
thập hàng năm còn thiếu, chưa đầy đủ, kinh phí cho việc tổ chức khai thác
sử dụng tài liệu hạn hẹp chưa đáp ứng được yêu cầu khai thác, các hình
thức khai thác, sử dụng tài liệu chưa phong phú và chủ yếu mới phục vụ
được cán bộ trong cơ quan là chính. Điều này gây khó khăn trong việc
quản lý lưu trữ tài liệu, khai thác sử dụng và cung cấp thông tin.
Đối vói công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ
quan nếu được thu thập thường xuyên, đầy đủ, hồ sơ có chất lượng sẽ thu
hút được sự quan tâm rất lớn của các nhà nghiên cứu, của độc giả đến
nghiên cứu tài liệu, đặc biệt là có giá trị trong việc phục vụ mục đích quản
lý nhà nước về đất đai. Sự tin cậy, tính xác thực của nội dung thông tin
chứa đựng trong những tài liệu lưu trữ về đất đai sẽ là một trong những yếu
tố rất quan trọng đối với người khai thác, sử dụng tài liệu góp phần nâng
cao nhận thức, ý thức của nhiều lãnh đạo, của từng cán bộ, công chức, viên
chức ữong cơ quan.

Tổng cục Quản lý đất đai;
- Nghiên cứu nội dung của công tác quản lý đất đai;
- Nghiên cứu kinh nghiệm một số địa phương về khai thác sử dụng
tài liệu đất đai phục vụ công tác quản lý đất đai;
- Khảo sát và đánh giá việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác quản lý đất đai tại cơ quan lưu trữ của Tổng cục Quản lý đất đai Bộ Tài nguyên và Môi trường;
- Khảo sát và đánh giá kết quả sử dụng khối tài liệu lưu trữ đất đai đã
phục vụ công tác quản lý đất đai tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài
nguyên và Môi trường;
- Nhận xét về tình hình khai thác, sử dụng khối tài liệu lưu trữ phục
vụ công tác quản lý đất đai hiện đang được bảo quản ở Tổng cục Quản lý
đất đai quá đó có đánh giá ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của các hạn
chế đó;
- Trên cơ sở phân tích nguyên nhân của các hạn chế để nghiên cứu
đề xuất các giải pháp chính nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai
6


thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên
và Môi trường phục vụ quản lý đất đai.
4. Đối tượng và phạm vỉ nghiên cứu
- Đổi tượng nghiên cứu của đề tài:
+ Hệ thống lý thuyết về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ;
+ Những kinh nghiệm về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của Tổng cục
Quản lý đất đai và một số địa phương, một số nước về quản lý đất đai;
+ Thành phần, nội dung và ý nghĩa của khối tài liệu lưu trữ hiện đang
được bảo quản tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi
trường;
+ Thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai
phục vụ công tác quản lý đất đai tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài



Ninh, Hà Tĩnh, Nghệ An, Quảng trị, Hà Nội, Đồng Nai, Thành phố Hồ Chí
Minh,...
- Phương pháp mô tả, thống kê: vận dụng khi tiến hành thống kê các
văn bản liên quan đến công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý đất
đai đã được Bộ Tài nguyên và Môi trường, Tổng cục quản lý đất đai ban
hành từ trước tới nay;
- Phương pháp hệ thống: vận dụng khi tiến hành tổng hợp những vấn
đề lý luận và thực tiễn của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ, đánh giá giá ữị của các tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đất đai
tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường
- Phương pháp phân tích - tổng họp: vận dụng khi tiến hành tổng kết,
đánh giá về tình hình khai thác sử dụng khối tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý đất đai ở Tổng cục Quản lý đất đai; Đề xuất một số giải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
ở Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường phục vụ quản
lý đất đai.
- Phương pháp phỏng vấn: được sử dụng khi phỏng vấn các chuyên
gia về Lưu trữ, chuyên gia về đất đai, các cán bộ lưu trữ có kinh nghiệm
làm việc tại Tổng cục,....
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tố chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là một hướng nghiên cứu
được rất nhiều người quan tâm. v ấn đề này đã được nghiên cứu bởi các
nhà lưu trữ học của nhiều nước trên thế giới. Ở Việt Nam cũng đã có nhiều
tác giả nghiên cứu dưới các góc độ khác nhau như cuốn sách “Lý luận và
thực tiễn công tác Lưu trữ” của PGS. Vương Đĩnh Quyền chủ biên; các
công trình nghiên cứu, các bài viết đăng trên tập chí chuyên ngành như:
“Quản lý và khai thác sử dụng tài liệu nghe nhìn phục vụ hoạt động văn
hóa đối ngoại trong thời kỳ đổi mới và hội nhập” của tác giả Nguyễn Anh

nguyên và Môi trường”, Luận văn thạc sĩ của Dương Thị Hòa, năm 2009.
- Đe tài: “Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác
quản lý đô thị ừong phông lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội” Luận
vãn thạc sĩ của Đào Thị Thanh Xuân, năm 2010
- Đe tài Luận vãn thạc sỹ: “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
nghiệp vụ cảnh sát tại Cục hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát - Bộ Công an phục vụ
công tác đấu tranh phòng chống tội phạm”, Luận vãn thạc sỹ của Ngô Kim
Phương, năm 2014
Tuy nhiên, qua nghiên cứu của tác giả, những công trình nghiên cứu
trên chủ yếu tập trung vào các hướng sau đây:
- Xây dựng cơ sở khoa học cho công tác tổ chức khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ;
- Nghiên cứu kinh nghiệm và khảo sát thực trạng công tác khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ tại từng cơ quan, từng lĩnh vực cụ thể, từ đó phân
tích hiệu quả của việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong thực tiễn.
Nhìn chung các đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận, luận văn thạc
sĩ, các bài viết trên các tạp chí...đã đề cập khá cụ thể chi tiết về công tác
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở nhiều đơn vị nhưng chưa có đề tài nào
đi sâu nghiên cứu về tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để
phục vụ công tác quản lý đất đai. Vì thế, trong quá trình thực hiện đề tài
chúng tôi có tham khảo và kế thừa nội dung về mặt lý luận chung về công
tác này nhưng không trùng lặp với bất cứ các công trình nghiên cứu trước
nào trước đây.
7. Các nguồn tài liệu tham khảo
Trong quá trình nghiên cứu, tiến hành thực hiện đề tài này, tôi đã tham
khảo các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, của Bộ Tài nguyên và
Môi trường về quản lý đất đai, các vãn bản quy định của Tổng cục Quản lý
đất đai về công tác tổ chức quản lý, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ; Giáo trình, tài liệu khoa học, nghiệp vụ về lưu trữ; Các Báo cáo khoa
9

+ Lập dự án ứ n g dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và
tra tìm khai thác sử dụng tài liệu đất đai để phục vụ công tác quản lý đất đai
Ngoài ra có một số đề xuất kiến nghị đối với Cục Văn thư lưu trữ Nhà
nước trong việc phối họp nghiên cứu ban hành các văn bản hướng dẫn về
công tác lưu trữ tài liệu đất đai.
9. Bố cục của đề tài
Luận vãn được trình bày theo 3 phần chính:
- PHẦN MỞ ĐẦU
- PHẬN NỘI DUNG
- PHẦN KẾT LUẬN
Phần Nội dung, gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về Công tác lưu trữ tài liệu đất đai tại Tổng
cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường.
10


Nôi dung chính của chương này là giới thiệu khái quát về Tổng cục
Quản lý đất đai, về công tác lưu trữ tài liệu đất đai tại Tổng cục Quản lý đất
đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường; thành phần, đặc điểm, nội dung của
khối tài liệu lưu trữ liên quan đến lĩnh vực quản lý đất đai tại Trung tâm
Lưu trữ và Thông tin đất đai - Tổng cục Quản lý đất đai.
Chương 2: Tình hình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý đất đai tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi
trường
Nôi dung chính của chương 2 gồm: Trình bày tình hình khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đất đai; Trình bày về thực
trạng công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: các hình thức khai thác, sử
dụng, các công cụ tra cứu tài liệu, số lượng, đối tượng độc giả khai thác và
sử dụng tài liệu, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản
lý đất đai được khai thác chủ yếu; nhận xét đánh giá về vấn đề này

1.1.1. Khái niệm chung về đất đai
Đất đai là tài nguyên vô cùng quý giá đối với mỗi quốc gia, là điều kiện
tồn tại và phát triển của con người và các sinh vật trên trái đất.
Luật đất đai 1993 của nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam có ghi:
“ Đất đai là tài nguyên vô cùng quý giá, là tư liệu sản xuất đặc biệt, là thành
phần quan trọng hàng đầu của môi trường sống, là đại bàn phân bố các khu
dân cư, xây dựng các cơ sở kinh tế, văn hoá xã hội, an ninh quốc phòng.
Trải qua nhiều thế hệ, nhân dân ta đã tốn bao nhiêu công sức, xương máu
mới tạo lập,bảo vệ được vốn đất đai như ngày nay !".
Từ sự quan trọng của đất đai đối với đời sống kinh tế xã hội nên ta phải
tập trung quản lý đất đai, phải có biện pháp để sử dụng đất đai một cách
hiệu quả nhất, họp lý nhất.
Khái niệm Quản lý đất đai là tổng hợp các hoạt động của cơ quan nhà
nước có thẩm quyền để thực hiện và bảo vệ quyền sở hữu của nhà nước về
đất đai, đó là các hoạt động trong việc nắm chắc tình hình sử dụng đất đai,
trong việc phân phối lại theo quy hoạch, kế hoạch, trong việc kiểm tra,
giám sát quá trình sử dụng đất đai. [62, tr21]
1.1.2 M ục đích yêu cầu của Quản lỷ nhà nước về đất đai
Quản lý nhà nước về đất đai nhằm mục đích:
- Bảo vệ quyền sở hữu nhà nước đối với đất đai, bảo vệ quyền và lợi ích
họp pháp của người sử dụng đất;
- Đảm bảo sử dụng họp lý quỹ đất quốc gia;
- Tăng cường hiệu quả sử dụng đất;
- Bảo vệ đất, cải tạo đất, bảo vệ môi trường;
- Yêu cầu của công tác quản lý đất đai là phải đăng ký thống kê đầy đủ
theo đúng quy định của pháp luật về đất đai ở từng địa phương theo các cấp
hành chính.
Theo quy định pháp luật hiện hành Chính phủ thống nhất quản lý nhà
nước về đất đai trong phạm vi cả nước. Bộ Tài nguyên và Môi trường chịu
trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thống nhất quản lý nhà nước về đất

4. Quản lý quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất.
5. Quản lý việc giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, chuyển mục đích sử
dụng đất.
6. Quản lý việc bồi thường, hỗ trợ, tái đinh cư khi thu hồi đất.
7. Đăng ký đất đai, lập và quản lý hồ sơ địa chính, cấp Giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với
đất.
8. Thống kê, kiểm kê đất đai.
9. Xây dựng hệ thống thông tin đất đai.
10. Quản lý tài chính về đất đai và giá đất.
11. Quản lý, giám sát việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của người sử
dụng đất.
12. Thanh ừa, kiểm tra, giám sát, theo dõi, đánh giá việc chấp hành
quy định của pháp luật về đất đai và xử lý vi phạm pháp luật về đất đai.
13. Phổ biến, giáo dục pháp luật về đất đai.
14. Giải quyết tranh chấp về đất đai; giải quyết khiếu nại, tố cáo ữong
quản lý và sử dụng đất đai.
15. Quản lý hoạt động dịch vụ về đất đai. [47,trl0]
Việc Quy định cụ thể về 08 quyền của Nhà nước với tư cách đại diện chủ
sở hữu về đất đai và quy định rõ 15 nội dung cụ thể của Quản lý nhà nước về
đất đai nhằm khẳng định công tác quản lý nhà nước về đất đai cần thiết phải
phát triển cả chiều sâu và chiều rộng để đảm bảo quản lý chặt chẽ và khai
13


thác tốt nhất quỹ đất cho các mục đích phát triển, tập trung vào các mục
tiêu sau:
Thứ nhất, Nhà nước thông quan điều tra, đo đạc, đánh giá và phân hạng
đất đai, lập bản đồ địa chính để nắm chắc toàn bộ quỹ đất đai về số lượng,
chất lượng để làm căn cứ khoa học nhằm sử dụng đất đai có hiệu quả và

cơ quan trung ương là Vụ Quản lý mộng đất. Trong thòi gian này, đã hình
thành khối lượng tài liệu đất đai về lập và chỉnh lý bản đồ, địa bạ về mộng đất
cho phù họp với sự thay đổi về hình thể mộng đất, về quyền sở hữu, sử dụng
đất, về tình hình canh tác và cải tạo đất; các tài liệu về thống kê diện tích, phân
loại chất đất và các văn bản hướng dẫn việc thi hành các luật lệ, thể chế về
quản lý mộng đất toong nông nghiệp; các tài liệu điều toa cơ bản về đất đai; tài
liệu quy hoạch các vùng sản xuất nông nghiệp; tài liệu tranh chấp đất đai hoặc
vi phạm chế độ, nguyên tắc sử dụng đất đ a i....
b) C ơ quan quản lý đ ấ t đ ai từ năm 1975đến n ay
14


Để tăng cường công tác quản lý đất đai, thống nhất các hoạt động
quản lý đất đai vào một mối, ngày 09/11/1979 Chính phủ đã ra Nghị
định 404/CP về việc thành lập Tổng cục Quản lý ruộng đất trực thuộc
Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ); Thời kỳ này, Tổng cục Quản lý
ruộng đất cùng với các Ban Quản lý ruộng đất trực thuộc Uỷ ban nhân
dân cấp tỉnh lưu trữ tài liệu về ruộng đất chủ yếu gồm có bản đồ giải
thửa hoặc sơ đồ giải thửa ruộng đất, sổ mục kê kiểm kê, thống kê đất
đai.
Khối lượng tài liệu đất đai hình thành nhiều nhất kể từ sau năm 1980,
thời kỳ có nhiều thay đổi sâu sắc về quan hệ đất đai ừong cả nước, nhất là
khi Thủ tướng chính phủ ban hành chỉ thị số 299/TTg ngày 10111/1980 vói
nội dung đo đạc, phân hạng đất và đăng ký thống kê đất đai trong cả nước.
Năm 1994 Tổng cục Địa chính ra đời trên cơ sở họp nhất Tổng cục Quản lý
ruộng đất và Cục Đo đạc và Bản đồ Nhà nước.
Năm 2002 Bộ Tài nguyên và Môi trường được thành lập. Theo Quyết
định số 134/2008/QĐ-TTg ngày 02 tháng 10 năm 2008 của Thủ tướng Chính
phủ, Tổng cục Quản lý đất đai được thành lập, là cơ quan trực thuộc Bộ Tài
nguyên và Môi trường, để tập trung các hoạt động quản lý nhà nước về đất đai

huy, có tài khoản riêng; trụ sở tại thành phố Hà Nội.
Nhiệm vụ và quyền hạn:
+ Trình Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường:Dự án luật, dự thảo
Nghị quyết của Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo Nghị quyết của ủ y ban
thường vụ Quốc hội; dự thảo Nghị định của Chính phủ, dự thảo Quyết định
của Thủ tướng Chính phủ; dự tháo thông tư, thông tư liên tịch về đất đai;
Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm;
chương trình, dự án, đề án về đất đai; dự thảo quyết định, chỉ thị, quy trình
chuyên môn, nghiệp vụ, đơn giá, định mức kinh tế - kỹ thuật trong quản lý,
sử dụng đất.
+ Rà soát, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về đất đai và pháp điển
hóa hệ thống quy phạm pháp luật về đất đai. Chủ trì, phối hợp thực hiện
công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về đất đai; trả lời, giải
đáp các vướng mắc, kiến nghị về chính sách về đất đai.
* về Quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất’.
Tổng cục chịu trách nhiệm tổ chức việc lập, điều chỉnh quy hoạch, kế
hoạch sử dụng đất cấp quốc gia; Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra và xử lý
theo quy định đối với việc thực hiện các chỉ tiêu quy hoạch, kế hoạch sử
dụng đất cấp quốc gia, cấp tỉnh;
*về đãng ký đất đai:
Chỉ đạo hướng dẫn, kiếm tra công tác đo đạc và chỉnh lý bản đồ địa
chính; việc lập và chỉnh lý hồ sơ địa chính; Tống hợp số liệu về: Đăng ký
đất đai, đo đạc lập bản đồ địa chính, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng
đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, lập hồ sơ địa chính
của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
về giá đất:
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc xây dựng, điều chỉnh bảng giá đất;
*về bồi thường, hỗ trợ, tái định cư khỉ Nhà nước thu hồi đất:
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về bồi
thường, hỗ trỡ tái định cư khi Nhà nước thu hồi đất; hướng dẫn, kiểm tra

* Thanh tra chuyên ngành về đất đai trong phạm vi cả nước theo quy
định của pháp luật; tham gia hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thanh tra,
kiểm tra, xử lý vi phạm pháp luật, giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo
trong lĩnh vực đất đai theo phân công của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi
trường.
* về hợp tác quốc tế và khoa học công nghệ
+ Đe xuất tham gia đàm phán, ký kết các điều ước quốc tế, thỏa thuận
quốc tế; tham gia các tổ chức quốc tế, diễn đàn quốc tế về lĩnh vực đất đai
theo sự phân công của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường; Tổ chức
thực hiện các chương trình, dự án họp tác quốc tế và khoa học công nghệ
theo phân công của Bộ trưởng;
* Tổ chức nghiến cứu chuyển giao, ứng dụng, phổ biến các tiến bộ
khoa học, kỹ thuật trong lĩnh vực đất đai
* Tổ chức thẩm định, kiểm định các sản phẩm, đề án, dự án về quản lý
sử dụng đất đai

17


Bảng 1.1: Cơ cẩu tổ chức của Tổng cục Quản lý đẩt đai hiện nay

Vụ Hợp tác Quốc tế và Khoa học
công nghệ

Trung tâm Điều tra, đánh giá Tài nguyên đất
Trung tâm Dữ liệu và Thông tin đất đai

Vụ Kế hoạch - Tài chính
Vụ Tổ chức cán bộ


liệu đất đai mang tính liên tục, những biến động trong quản lý đất đai được
bổ sung, cập nhật liên tục vào cơ sở dữ liệu đất đai. Bên cạnh đó nó còn
mang tính đầy đủ, toàn diện, nó là sự tổng họp toàn bộ số liệu, tư liệu cần
thiết về tự nhiên, kinh tế, pháp quyền đất đai một cách kịp thời, chuẩn xác,
gắn liền với khu vực đo vẽ cụ thể.
Các loại tài liệu về đất đai có giá ứị sử dụng lâu dài, đa phần tài liệu
có giá trị sử dụng vĩnh viễn nên được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
18


Điều đó đồng nghĩa với việc để có thể sử dụng tài liệu về đất đai lâu dài thì
công tác lưu trữ phải thật sự được quan tâm và thực hiện một cách khoa
học, hợp lý góp phần bảo vệ nguồn tài liệu lưu trữ, làm nền tảng để xây
dựng cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin đất đai nhanh chóng kịp thời,
chính xác, tin cậy khi xã hội có yêu cầu, giúp cho công tác quản lý đất đai
chặt chẽ hơn nhằm đáp ứng yêu cầu thực tế.
Tài liệu lưu trữ đất đai có giá trị thực tiễn, thường xuyên và kéo dài,
giá trị thực tiễn của tài liệu đất đai kéo dài hàng thế kỷ. Đây là sự khác biệt
đặc thù của của tài liệu lưu trữ đất đai. Tài liệu lưu trữ còn mang tính trực
quan sử dụng rộng rãi để giải quyết mọi nhiệm vụ kinh tế, xã hội. Tài liệu
Đất đai được thể hiện bằng những bảng biểu, bản đồ để mọi người có thể
xem xét không những về kích thước, diện tích, tính chất mà cả về không
gian, phân bố hiện trạng, đây chính là những đặc điểm cơ bản của tài liệu
lưu trữ đất đai.
v ề mặt thể loại, tài liệu lưu trữ đất đai rất đa dạng như khối tài liệu
hành chính, khối tài liệu khoa học kỹ thuật, khối tài liệu phim ảnh, khối tài
liệu điện tử...Một trong những tài liệu lưu trữ cơ bản nhất của lưu trữ đất
đai là bản đồ địa chính. Bản đồ địa chính là bản đồ chuyên Ngành Đất đai,
trên đó thể hiện chính xác vị trí, ranh giới, diện tích và một số thông tin
khác của từng thửa đất, từng vùng đất trong từng đơn vị hành chính. Bản

như sau:
Hệ thống lưu trữ của Tổng cục Quản lý đất đai được tổ chức theo
nguyên tắc tập trung, thống nhất, phù họp với chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, và cơ cấu tổ chức của Tổng cục và thuận tiện cho công tác quản lý,
khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ, bao gồm: Lưu trữ thuộc Văn
phòng Tổng cục (sau đây gọi là lưu trữ Tổng cục), Trung tâm Lưu trữ và
Thông tin đất đai và lưu trữ của các đơn vị trực thuộc Tổng cục.
1. Lưu trữ Tổng cục có chức năng giúp Lãnh đạo Tổng cục và Chánh
vãn phòng thực hiện công tác quản lý nhà nước về lưu trữ tại cơ quan Tổng
cục.
2. Trung tâm Lưu trữ và Thông tin đất đai có chức năng giúp Tổng
cục trưởng thực hiện công tác lưu trữ tài liệu chuyên ngành về đất đai.
3. Lưu trữ của các đơn vị trực thuộc Tổng cục có trách nhiệm lưu
trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị và bàn giao hồ sơ, tài liệu để lưu trữ,
theo quy định sau:
- Đối với tài liệu quản lý nhà nước, bàn giao cho lưu trữ Tổng cục.
- Đối với tài liệu chuyên ngành về đất đai, bàn giao cho Trung tâm Lưu
trữ và Thông tin đất đai.
Định kỳ hàng năm ( trước ngày 10 tháng 12) các đơn vị trực thuộc báo
cáo lãnh đạo Tổng cục về công tác bàn giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
Tuy nhiên, thực tế tài liệu lưu trữ bao gồm cả tài liệu quản lý nhà nước
và tài liệu lưu trữ chuyên ngành về đất đai đều nộp về Trung tâm Lưu trữ
và Thông tin đất đai.
1.3.4 Khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ về đất đai
Quá trình hoạt động của Tổng cục Quản lý đất đai sản sinh ra khối
tài liệu khá phong phú, bao gồm các tài liệu hành chính và tài chuyên ngành
đất đai là chủ yếu và tài liệu lưu trữ điện tử.
Ket quả khảo sát và tìm hiểu, cho thấy trong kho lưu trữ của Tổng
cục tính đến thời điểm hiện tại có khoảng 348,2m giá tài liệu. Trong đó, tại
Trung tâm Lưu trữ và Thông tin đất đai đã thực hiện các nghiệp vụ để bảo

Thủ tướng Chính phủ, Văn Phòng chính phủ, Bộ Tài nguyên và Môi trường,
UBND thành phố,....phản ánh các mặt hoạt động của Tổng cục Quản lý đất đai
và các quy định về tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ, quy định về lĩnh vực tài
nguyên và môi trường.
Tài liệu của các Sở, ban, ngành gửi đến: chủ yếu là các công văn, thông
báo, báo cáo về tình hình quản lý các vấn đề có hên quan đến lĩnh vực đất đai,
cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với các cá nhân, tổ chức người
nước ngoài,....
Tài liệu hình thành ừong quá trình hoạt động của Tổng cục bao gồm: các
văn bản hành chính thông thường như công văn, Quyết định, báo cáo, tờ
trình,....
+ Hồ sơ khiếu nại, thanh ứa, kiểm tra
+ Công văn đi
+ Công văn đến Trung ương
+ Công văn đến địa phương
+ Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên
+ Quyết định;
+ Báo cáo công tác, chương trình, kế hoạch hàng năm, dài hạn.
21


+ Tài liệu hoạt động của lãnh đạo (báo cáo, bản thuyết trình, giải trình,
trả lời chất vấn tại Quốc hội, bài phát biểu các sự kiện lớn...)
+ Hồ sơ xây dựng phát triển ngành, cơ quan.
+ Hồ sơ xây dựng đề án, dự án, chương trình mục tiêu của các đối
tượng thuộc phạm vi quản lý ngành, cơ quan được phê duyệt.
+ Tài liệu về kế hoạch công tác ngắn hạn và dài hạn của Tổng cục
+ Tài liệu về lập dự toán thu chi ngân sách của Tổng cục
+ Hồ sơ cán bộ, công tác đào tạo, tài liệu liên quan đến công tác thi
đua khen thưởng, kỷ luật;

- Tài liệu in trên giấy được lập trong kỳ kiểm kê đất đai và xây dựng
bản đồ hiện trạng sử dụng đất năm 2005,2010 do địa phương giao nộp về
22