ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
NGUYỄN THỊ THÙY DƯƠNG
TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU Lưu TRỮ
PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DAT ĐAI TẠI TONG CỤC
QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI
- BỌ TÀI NGUỶÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
9
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH: LƯU TRỮ
Hà Nội, 2014
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
NGUYỄN THI THÙY DƯƠNG
TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU Lưu TRỮ PHỤC VỤ
CỒNG TÁC QUẢN LÝ DAT ĐAI TẠI TONG CỤC QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI
- Bộ TÀI NGUYÊN VÀ MỒI TRƯỜNG
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH: Lưu TRỮ
Mã số: 60 32 03 01
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS TS.
NGUYỄN MINH PHƯỚNG
109
DANH MỤC CHỮVIÉT TẮT
CNTT
CSDL
TNMT
TLLT
QLĐĐ
Công nghệ thông tin
Cơ sở dữ liệu
Tài nguyên và môi trường
Tài liệu lưu trữ
Quản lý đất đai
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Nội dung
Trang
Bảng 1.1: Cơ cấu tổ chức của Tồng cục Quản lý đất đai hiện nay
Bảng 1.2: Bảng Tông hợp sô lượng tài liệu đã được thu thập vào kho
lưu trữ từ năm 2009-2013
Bảng 1.3: Thông kê sô lượng đĩa tài liệu nộp vê Kho Lưu trữ từ 20102013
Bảngl. 4 :Phân loại tài liệu chuyên ngành
Bảng 1.5: Thông kê tài liệu hành chính quét (scan) năm 2013
Bảng 1.6: Phân loại thông kê hô sơ quét tại Tông cục Quản lý đât đai
Bảng 1.7: Thông kê sô giao nhân tài liệu dạng sô (đĩa CD,DVD)
Bảng 1.8: Mâu sô giao nhận tài liệu nộp lưu:
Bảngl.9 : Mâu sô xuât tài liệu lưu trữ
thổ, quyền sở hữu, thể hiện quyền lực của nhà nước trong quản lý đất đai, sự
ứng xử con người với đất đai qua từng giai đoạn lịch sử. Các nước tiên tiến trên
thế giói đều rất coi trọng và lưu trữ tối đa các loại tài liệu này, đây cũng là một
phần thể hiện lịch sử của một quốc gia. Bởi thế, công tác lưu trữ tài liệu đất đai
ngày càng được chú trọng và phát triển nhờ áp dụng những tiến bộ của khoa học
công nghệ và sự hoàn thiện hơn các thể chế, chính sách về lưu trữ, quản lý và
chia sẻ dữ liệu. Tài liệu được lưu trữ tốt, đảm bảo đầy đủ, được tổ chức khoa
học, có khả năng truy cập rộng rãi sẽ làm tăng giá trị của tài liệu và thể hiện sự
minh bạch trong công tác quản lý hành chính về đất đai.
Công tác quản lý đất đai là một công việc quan trọng nên các nhà quản lý
phải thu thập nhiều nguồn thông tin đế đưa ra những quyết định chính xác, phù
hợp cho sự phát triển bền vững không những của ngành đất đai mà còn của toàn
xã hội. Mặt khác, do các hoạt động quản lý đất đai luôn có tính kế thừa và sáng
tạo nên cần sử dụng rất nhiều tài liệu đã có, những kết quả nghiên cứu đã đi
trước để tham khảo. Vì vậy, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả
sẽ góp phần quan trọng phục vụ lâu dài công tác quản lý đất đai.
Tài liệu về đất đai là loại tài liệu đặc thù, đóng vai trò quan trọng trong
lĩnh vực quản lý nhà nước về đất đai, được hình thành trong quá trình hoạt động
quản lý nhà nước về đất đai và đo đạc lập bản đồ. Tài liệu được lập ở tất cả các
đơn vị hành chính và các cấp hành chính, ở các thời kỳ lịch sử khác nhau và sử
dụng nhiều phương tiện kỹ thuật khác nhau. Do đó tài liệu về đất đai có những
đặc điểm riêng, đánh dấu sự phát triển ừong quản lý nhà nước về lĩnh vực đất
đai qua các giai đoạn lịch sử. Các loại tài liệu về đất đai thường có giá trị sử
dụng lâu dài, hay vĩnh viễn. Điều đó đồng nghĩa với việc để có thể sử dụng tài
liệu về đất đai lâu dài thì công tác lưu trữ phải thật sự được quan tâm và thực
hiện một cách khoa học, họp lý góp phần bảo vệ nguồn tài liệu lưu trữ, làm nền
tảng để xây dựng cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin đất đai nhanh chóng kịp
thời, chính xác, tin cậy khi xã hội ngày càng phát triển, giúp cho công tác quản
lý đất đai chặt chẽ hơn nhằm đáp ứng yêu cầu thực tế.
Hiện nay, tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đất đai của Tổng cục
quản lý lưu trữ tài liệu, khai thác sử dụng và cung cấp thông tin.
Đối vói công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan nếu
được thu thập thường xuyên, đầy đủ, hồ sơ có chất lượng sẽ thu hút được sự
quan tâm rất lớn của các nhà nghiên cứu, của độc giả đến nghiên cứu tài liệu,
đặc biệt là có giá trị trong việc phục vụ mục đích quản lý nhà nước về đất đai.
Sự tin cậy, tính xác thực của nội dung thông tin chứa đựng trong những tài liệu
lưu trữ về đất đai sẽ là một trong những yếu tố rất quan trọng đối với người khai
thác, sử dụng tài liệu góp phần nâng cao nhận thức, ý thức của nhiều lãnh đạo,
của từng cán bộ, công chức, viên chức ừong cơ quan.
Mặt khác, hiện nay các vụ khiếu kiện liên quan đến đất đai diễn ra thường
xuyên, liên tục và chiếm đến hom 90% các vụ khiếu kiện mà các cơ quan thanh
tra phải giải quyết mà nguyên nhân là do còn nhiều bất cập trong quản lý đất đai,
trong việc ban hành các văn bản pháp luật dẫn đến hiểu sai, làm sai và gây hậu
quả nghiêm trọng. Vì vậy, việc đẩy mạnh khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm
mục đích phục vụ hiệu quả công tác quản lý đất đai là một yêu cầu cấp thiết.
Xuất phát từ tình hình trên, với mong muốn nghiên cứu hiếu sâu hom về
thực tiễn khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai và đề ra các giải pháp góp
phần hoàn thiện việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công
tác quản lý đất đai đang được bảo quản tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài
1
0
3.
-
4.
-
đó;
- Trên cơ sở phân tích nguyên nhân của các hạn chế để nghiên cứu đề xuất
các giải pháp chính nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ ở Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và
Môi trường phục vụ quản lý đất đai.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đổi tượng nghiên cứu của đề tài'.
+ Hệ thống lý thuyết về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ;
+ Những kinh nghiệm về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của Tổng cục
Quản lý đất đai và một số địa phương, một số nưóc về quản lý đất đai;
4- Thành phần, nội dung và ý nghĩa của khối tài liệu lưu trữ hiện đang được
bảo quản tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường;
1
1
4- Thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai
phục vụ công tác quản lý đất đai tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên
và Môi trường;
- Phạm vỉ nghiên cứu của đề tài: đề tài chỉ đi sâu nghiên cứu về việc sử
dụng tài liệu lưu trữ hiện được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ và Thông
tin đất đai, Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường để
phục vụ công tác quản lý đất đai ở Tổng cục Quản lý đất đai; phạm vi
khảo sát chủ yếu là tài liệu tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên
và Môi trường, ngoài ra còn có sự liên hệ, tìm hiểu thông tin tại một số Sở
Tài nguyên và Môi trường như Hà Nôi, Nghệ An, Quảng Ninh, Quảng
trị,... và trên website Lưu trữ và cơ quan quản lý đất đai ở một số nước
trên thế giói như Thụy Điển, úc, Hà Lan, Hàn Quốc...
Thời gian khảo sát tình hình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác quản lý đất đai chỉ từ năm 2009-2013 do năm 2008 Tổng cục Quản lý
-
Phương pháp phân tích - tổng hợp: vận dụng khi tiến hành tổng kết, đánh
giá về tình hình khai thác sử dụng khối tài liệu lưu trữ phục vụ công tác
quản lý đất đai ở Tổng cục Quản lý đất đai; Đề xuất một số giải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ ở Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường phục vụ
quản lý đất đai.
- Phương pháp phỏng vấn: được sử dụng khi phỏng vấn các chuyên gia về
Lưu trữ, chuyên gia về đất đai, các cán bộ lưu trữ có kinh nghiệm làm
việc tại Tổng cục,....
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là một hướng nghiên cứu được
rất nhiều người quan tâm. vấn đề này đã được nghiên cứu bởi các nhà lưu trữ
học của nhiều nước trên thế giói. Ở Việt Nam cũng đã có nhiều tác giả nghiên
cứu dưới các góc độ khác nhau như cuốn sách “Lý luận và thực tiễn công tác
Lưu trữ” của PGS. Vương Đĩnh Quyền chủ biên; các công trình nghiên cứu, các
bài viết đăng trên tập chí chuyên ngành như: “Quản lý và khai thác sử dụng tài
liệu nghe nhìn phục vụ hoạt động văn hóa đối ngoại trong thời kỳ đổi mới và hội
nhập” của tác giả Nguyễn Anh Thư -Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số
6/2010; “Vài nét về hoạt động khai thác sử dụng tài liệu khoa học kỹ thuật tại
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III của tác giả Lê Thị Lý, tạp chí Văn thư Lưu trữ
Việt Nam số 6/2010, ...Tuy nhiên, các bài viết này tập trung nghiên cứu về mặt
lý luận chung của công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, chỉ có một số bài
có đề cập đến các cơ quan cụ thể.
Khi thực hiện đề tài tôi cũng đã tìm hiểu một số cồng trình có liên quan
đến đề tài như sau:
- Đề tài “Nghiên cứu cơ sở lý luận, thực tiễn và đề xuất giải pháp nâng cao
Tuy nhiên, qua nghiên cứu của tác giả, những công trình nghiên cứu trên
chủ yếu tập trung vào các hướng sau đây:
- Xây dựng cơ sở khoa học cho công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ;
- Nghiên cứu kinh nghiệm và khảo sát thực trạng công tác khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ tại từng cơ quan, từng lĩnh vực cụ thể, từ đó phân tích
hiệu quả của việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ữong thực tiễn.
Nhìn chung các đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận, luận văn thạc sĩ,
các bài viết trên các tạp chí...đã đề cập khá cụ thể chi tiết về công tác khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ ở nhiều đơn vị nhưng chưa có đề tài nào đi sâu nghiên
cứu về tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác
quản lý đất đai. Vì thế, trong quá trinh thực hiện đề tài chúng tôi có tham khảo
và kế thừa nội dung về mặt lý luận chung về công tác này nhưng không trùng
lặp với bất cứ các công trình nghiên cứu trước nào trước đây.
7. Các nguồn tài liệu tham khảo
Trong quá trình nghiên cứu, tiến hành thực hiện đề tài này, tôi đã tham khảo
các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, của Bộ Tài nguyên và Môi
trường về quản lý đất đai, các vãn bản quy định của Tổng cục Quản lý đất đai về
công tác tổ chức quản lý, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; Giáo trình,
tài liệu khoa học, nghiệp vụ về lưu trữ; Các Báo cáo khoa học, khóa luận, luận
văn thạc sĩ chuyên ngành lưu trữ có nội dung liên quan đến việc tổ chức khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ, đặc biệt là đối với khối tài liệu lưu trữ khoa học kỹ
thuật; một số đề tài của Tổng cục Quản lý đất đai, Bộ Tài nguyên và Môi trường
liên quan đến cơ sở lý luận, thực tiễn và giải pháp nâng cao chất lượng lưu trữ,
cơ chế quản lý, khai thác và chia sẻ thông tin đất đai phuc vụ mục tiêu phát triển
kinh tế - xã hội, các tư liệu chuyên ngành về quản lý đất đai; kinh nghiệm khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai của một số Sở Tài nguyên môi trường ở
địa phương; kinh nghiệm khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ một số chuyên ngành
như quy hoạch đô thị, khí tượng thủy văn; một số tài liệu giới thiệu liên quan
đến ngành Lưu trữ của nước ngoài (tài liệu dịch, tài liệu tiếng nước ngoài) và
trong việc phối họp nghiên cứu ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác lưu
trữ tài liệu đất đai.
Bố cục của đề tài
Luận vãn được trình bày theo 3 phần chính:
PHẦN MỞ ĐẦU
PHẬN NỘI DUNG
PHẦN KẾT LUẬN
Phần Nội dung, gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về Công tác lưu trữ tài liệu đất đai tại Tổng cục
Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường.
Nôi dung chính của chương này là giới thiệu khái quát về Tổng cục Quản
lý đất đai, về công tác lưu trữ tài liệu đất đai tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ
Tài nguyên và Môi trường; thành phần, đặc điểm, nội dung của khối tài liệu lưu
trữ liên quan đến lĩnh vực quản lý đất đai tại Trung tâm Lưu trữ và Thông tin đất
đai - Tổng cục Quản lý đất đai.
Chương 2: Tình hình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác
quản lý đất đai tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường
Nôi dung chính của chương 2 gồm: Trình bày tình hình khai thác sử dụng
tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đất đai; Trình bày về thực trạng công
tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: các hình thức khai thác, sử dụng, các công
cụ tra cứu tài liệu, số lượng, đối tượng độc giả khai thác và sử dụng tài liệu,
thành phần, nội dưng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đất đai được khai
thác chủ yếu; nhận xét đánh giá về vấn đề này
1
5
Chương 3: Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đất đai tại Tổng cục Quản lý đất
đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường
Luật đất đai 1993 của nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam có ghi: “
Đất đai là tài nguyên vô cùng quý giá, là tư liệu sản xuất đặc biệt, là thành phần
quan trọng hàng đầu của môi trường sống, là đại bàn phân bố các khu dân cư,
xây dựng các cơ sở kinh tế, văn hoá xã hội, an ninh quốc phòng. Trải qua nhiều
thế hệ, nhân dân ta đã tốn bao nhiêu công sức, xương máu mới tạo lập,bảo vệ
được vốn đất đai như ngày nay !".
Từ sự quan trọng của đất đai đối với đời sống kinh tế xã hội nên ta phải tập
trung quản lý đất đai, phải có biện pháp để sử dụng đất đai một cách hiệu quả
nhất, hợp lý nhất.
Khái niệm Quản lý đất đai là tổng hợp các hoạt động của cơ quan nhà nước
có thẩm quyền để thực hiện và bảo vệ quyền sở hữu của nhà nước về đất đai, đó
là các hoạt động trong việc nắm chắc tình hình sử dụng đất đai, trong việc phân
1
6
phối lại theo quy hoạch, kế hoạch, trong việc kiểm tra, giám sát quá trình sử
dụng đất đai. [62, tr21]
1.1.2
Mục đích yêu cầu của Quản lỷ nhà nước về đất đai
Quản lý nhà nước về đất đai nhằm mục đích:
- Bảo vệ quyền sở hữu nhà nước đối với đất đai, bảo vệ quyền và lợi ích họp
pháp của người sử dụng đất;
- Đảm bảo sử dụng hợp lý quỹ đất quốc gia;
- Tăng cường hiệu quả sử dụng đất;
- Bảo vệ đất, cải tạo đất, bảo vệ môi trường;
- Yêu cầu của công tác quản lý đất đai là phải đăng ký thống kê đầy đủ theo
đúng quy định của pháp luật về đất đai ở từng địa phương theo các cấp
hành chính.
Theo quy định pháp luật hiện hành Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước
1
7
5. Quản lý việc giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, chuyển mục đích sử dụng
đất.
6. Quản lý việc bồi thường, hỗ trợ, tái đinh cư khi thu hồi đất.
7. Đăng ký đất đai, lập và quản lý hồ sơ địa chính, cấp Giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
8. Thống kê, kiểm kê đất đai.
9. Xây dựng hệ thống thông tin đất đai.
10.Quản lý tài chính về đất đai và giá đất.
11.Quản lý, giám sát việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của người sử dụng
đất.
12.Thanh ừa, kiểm tra, giám sát, theo dõi, đánh giá việc chấp hành quy định
của pháp luật về đất đai và xử lý vi phạm pháp luật về đất đai.
13.Phổ biến, giáo dục pháp luật về đất đai.
14.Giải quyết tranh chấp về đất đai; giải quyết khiếu nại, tố cáo ừong quản lý
và sử dụng đất đai.
15.Quản lý hoạt động dịch vụ về đất đai. [47,trl0]
Việc Quy định cụ thể về 08 quyền của Nhà nước với tư cách đại diện chủ
sở hữu về đất đai và quy định rõ 15 nội dung cụ thể của Quản lý nhà nước về đất
đai nhằm khẳng định công tác quản lý nhà nước về đất đai cần thiết phải phát
triển cả chiều sâu và chiều rộng để đảm bảo quản lý chặt chẽ và khai thác tốt
nhất quỹ đất cho các mục đích phát triển, tập trung vào các mục tiêu sau:
Thứ nhất, Nhà nước thông quan điều tra, đo đạc, đánh giá và phân hạng đất
đai, lập bản đồ địa chính để nắm chắc toàn bộ quỹ đất đai về số lượng, chất
lượng để làm căn cứ khoa học nhằm sử dụng đất đai có hiệu quả và họp lý để
nắm rõ từng loại đất đai.
Thứ hai, Nhà nước hoạch định các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phân bổ
quan trung ương là Vụ Quản lý ruộng đất. Trong thòi gian này, đã hình thành
khối lượng tài liệu đất đai về lập và chỉnh lý bản đồ, địa bạ về ruộng đất cho phù
họp với sự thay đổi về hình thể ruộng đất, về quyền sở hữu, sử dụng đất, về tình
hình canh tác và cải tạo đất; các tài liệu về thống kê diện tích, phân loại chất đất
và các văn bản hướng dẫn việc thi hành các luật lệ, thể chế về quản lý mộng đất
trong nông nghiệp; các tài liệu điều tra cơ bản về đất đai; tài liệu quy hoạch các
vùng sản xuất nông nghiệp; tài liệu ừanh chấp đất đai hoặc vi phạm chế độ,
nguyên tắc sử dụng đất đai....
b) Cơ quan quản lý đất đai từ năm 1975đến nay
Để tăng cường công tác quản lý đất đai, thống nhất các hoạt động quản lý
đất đai vào một mối, ngày 09/11/1979 Chính phủ đã ra Nghị định 404/CP về
việc thành lập Tổng cục Quản lý ruộng đất trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng (nay
là Chính phủ); Thời kỳ này, Tổng cục Quản lý ruộng đất cùng với các Ban Quản
lý ruộng đất trực thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh lưu trữ tài liệu về ruộng đất
chủ yếu gồm có bản đồ giải thửa hoặc sơ đồ giải thửa mộng đất, sổ mục kê kiểm
kê, thống kê đất đai.
Khối lượng tài liệu đất đai hình thành nhiều nhất kể từ sau năm 1980, thời
kỳ có nhiều thay đổi sâu sắc về quan hệ đất đai ừong cả nước, nhất là khi Thủ
tướng chính phủ ban hành chỉ thị số 299/TTg ngày 10111/1980 vói nội dung đo
đạc, phân hạng đất và đăng ký thống kê đất đai trong cả nước. Năm 1994 Tổng
cục Địa chính ra đời trên cơ sở họp nhất Tổng cục Quản lý ruộng đất và Cục Đo
đạc và Bản đồ Nhà nước.
Năm 2002 Bộ Tài nguyên và Môi trường được thành lập. Theo Quyết
định số 134/2008/QĐ-TTg ngày 02 tháng 10 năm 2008 của Thủ tướng Chính
phủ, Tổng cục Quản lý đất đai được thành lập, là cơ quan trực thuộc Bộ Tài
nguyên và Môi trường, để tập trung các hoạt động quản lý nhà nước về đất đai ở
cấp Trung ương.
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cẩu tố chức của Tống cục
Quản lý đất đai
Tổng cục Quản lý đất đai được thành lập theo Quyết định số
Chính phủ; dự tháo thông tư, thông tư liên tịch về đất đai; Chiến lược, quy
hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm; chương trình, dự án, đề
án về đất đai; dự thảo quyết định, chỉ thị, quy trình chuyên môn, nghiệp vụ, đơn
giá, định mức kinh tế - kỹ thuật trong quản lý, sử dụng đất.
+ Rà soát, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về đất đai và pháp điển hóa
hệ thống quy phạm pháp luật về đất đai. Chủ trì, phối hợp thực hiện công tác
tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về đất đai; trả lời, giải đáp các vướng
mắc, kiến nghị về chính sách về đất đai.
* về Quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất’.
Tổng cục chịu trách nhiệm tổ chức việc lập, điều chỉnh quy hoạch, kế hoạch
sử dụng đất cấp quốc gia; Hướng dẫn, theo dõi, kiểm fra và xử lý theo quy định
đối với việc thực hiện các chỉ tiêu quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất cấp quốc
gia, cấp tỉnh;
*vể đãng kỷ đất đai:
Chỉ đạo hướng dẫn, kiếm tra công tác đo đạc và chỉnh lý bản đồ địa chính;
việc lập và chỉnh lý hồ sơ địa chính; Tổng hợp số liệu về: Đăng ký đất đai, đo
đạc lập bản đồ địa chính, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu
2
0
nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, lập hồ sơ địa chính của các tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương
về giá đất:
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc xây dựng, điều chỉnh bảng giá đất;
*về bồi thường, hỗ trợ, tái định cư khỉ Nhà nước thu hồi đất:
+ Hưóng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về bồi
Môi trường.
* về hợp tác quốc tế và khoa học công nghệ
+ Đe xuất tham gia đàm phán, ký kết các điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc
tế; tham gia các tổ chức quốc tế, diễn đàn quốc tế về lĩnh vực đất đai theo sự
phân công của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường; Tổ chức thực hiện các
2
1
chương trình, dự án hợp tác quốc tế và khoa học công nghệ theo phân công của
Bộ trưởng;
* Tổ chức nghiến cứu chuyển giao, ứng dụng, phổ biến các tiến bộ khoa
học, kỹ thuật trong lĩnh vực đất đai
* Tổ chức thẩm định, kiểm định các sản phẩm, đề án, dự án về quản lý sử
dụng đất đai
Bảng 1.1: Cơ cẩu tổ chức của Tổng cục Quản lý đẩt đai hiện nay
Vụ Hợp tác Quốc tế và Khoa học
công nghệ
Trung tâm Điều tra, đánh giá Tài nguyên đất
Vụ Ke hoạch - Tài chính
Trung tâm Dữ liệu và Thông tin đất đai
Vụ Tô chức cán bộ
Trung tâm Đào tạo và Truyền thông đất đai
liệu đất đai mang tính liên tục, những biến động trong quản lý đất đai được
2
2
bổ sung, cập nhật liên tục vào cơ sở dữ liệu đất đai. Bên cạnh đó nó còn
mang tính đầy đủ, toàn diện, nó là sự tổng hợp toàn bộ số liệu, tư liệu cần
thiết về tự nhiên, kinh tế, pháp quyền đất đai một cách kịp thời, chuẩn xác,
gắn liền với khu vực đo vẽ cụ thể.
Các loại tài liệu về đất đai có giá ứị sử dụng lâu dài, đa phần tài liệu
có giá trị sử dụng vĩnh viễn nên được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
Điều đó đồng nghĩa với việc để có thể sử dụng tài liệu về đất đai lâu dài thì công
tác lưu trữ phải thật sự được quan tâm và thực hiện một cách khoa học, hợp lý
góp phần bảo vệ nguồn tài liệu lưu trữ, làm nền tảng để xây dựng cơ sở dữ liệu
và cung cấp thông tin đất đai nhanh chóng kịp thời, chính xác, tin cậy khi xã hội
có yêu cầu, giúp cho công tác quản lý đất đai chặt chẽ hơn nhằm đáp ứng yêu
cầu thực tế.
Tài liệu lưu trữ đất đai có giá trị thực tiễn, thường xuyên và kéo dài, giá trị
thực tiễn của tài liệu đất đai kéo dài hàng thế kỷ. Đây là sự khác biệt đặc thù của
của tài liệu lưu trữ đất đai. Tài liệu lưu trữ còn mang tính trực quan sử dụng rộng
rãi để giải quyết mọi nhiệm vụ kinh tế, xã hội. Tài liệu Đất đai được thể hiện
bằng những bảng biểu, bản đồ để mọi người có thể xem xét không những về
kích thước, diện tích, tính chất mà cả về không gian, phân bố hiện trạng, đây
chính là những đặc điểm cơ bản của tài liệu lưu trữ đất đai.
về mặt thể loại, tài liệu lưu trữ đất đai rất đa dạng như khối tài liệu hành
chính, khối tài liệu khoa học kỹ thuật, khối tài liệu phim ảnh, khối tài liệu điện
tử...Một trong những tài liệu lưu trữ cơ bản nhất của lưu trữ đất đai là bản đồ địa
chính. Bản đồ địa chính là bản đồ chuyên Ngành Đất đai, trên đó thể hiện chính
xác vị trí, ranh giới, diện tích và một số thông tin khác của từng thửa đất, từng
vùng đất trong từng đơn vị hành chính. Bản đồ địa chính còn thế hiện các yếu tố
pháp luật.
Theo Điều 12, Quyết định số 160/QĐ-TCQLĐĐ ngày 20 tháng 3 năm
2009, Tổ chức lưu trữ của Tổng cục Quản lý đất đai được quy định như sau:
Hệ thống lưu trữ của Tổng cục Quản lý đất đai được tổ chức theo nguyên
tắc tập trung, thống nhất, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ
cấu tổ chức của Tổng cục và thuận tiện cho công tác quản lý, khai thác sử dụng
hồ sơ, tài liệu lưu trữ, bao gồm: Lưu trữ thuộc Văn phòng Tổng cục (sau đây gọi
là lưu trữ Tổng cục), Trung tâm Lưu trữ và Thông tin đất đai và lưu trữ của các
đơn vị trực thuộc Tổng cục.
1. Lưu trữ Tổng cục có chức năng giúp Lãnh đạo Tổng cục và Chánh văn
phòng thực hiện công tác quản lý nhà nước về lưu trữ tại cơ quan Tổng
cục.
2. Trung tâm Lưu trữ và Thông tin đất đai có chức năng giúp Tổng cục
trưởng thực hiện công tác lưu trữ tài liệu chuyên ngành về đất đai.
3. Lưu trữ của các đơn vị trực thuộc Tổng cục có trách nhiệm lưu trữ, quản
lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị và bàn giao hồ sơ, tài liệu để lưu trữ, theo quy
định sau:
- Đối với tài liệu quản lý nhà nước, bàn giao cho lưu trữ Tổng cục.
- Đối với tài liệu chuyên ngành về đất đai, bàn giao cho Trung tâm Lưu trữ
và Thông tin đất đai.
Định kỳ hàng năm ( trước ngày 10 tháng 12) các đơn vị trực thuộc báo cáo
lãnh đạo Tổng cục về công tác bàn giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
Tuy nhiên, thực tế tài liệu lưu trữ bao gồm cả tài liệu quản lý nhà nước và tài
liệu lưu trữ chuyên ngành về đất đai đều nộp về Trung tâm Lưu trữ và Thông tin
đất đai.
1.3.4
Khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ về đất đai
Quá trình hoạt động của Tổng cục Quản lý đất đai sản sinh ra khối tài liệu
các đơn vị trực thuộc có liên quan đến đất đai: Theo tên loại văn bản, hồ sơ vấn
đề.
Tài liệu hành chính gồm: Tài liệu của các cơ quan cấp trên gửi đến như
Thủ tướng Chính phủ, Văn Phòng chính phủ, Bộ Tài nguyên và Môi trường,
UBND thành phố,....phản ánh các mặt hoạt động của Tổng cục Quản lý đất đai
và các quy định về tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ, quy định về lĩnh vực tài
nguyên và môi trường.
Tài liệu của các Sở, ban, ngành gửi đến: chủ yếu là các công văn, thông
báo, báo cáo về tình hình quản lý các vấn đề có liên quan đến lĩnh vực đất đai,
cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với các cá nhân, tổ chức người nước
ngoài,....
Tài liệu hình thành ừong quá trinh hoạt động của Tổng cục bao gồm: các
văn bản hành chính thông thường như công văn, Quyết định, báo cáo, tờ trình,
+ Hồ sơ khiếu nại, thanh ứa, kiểm tra +
Công văn đi
+ Công văn đến Trung ương + Công văn
đến địa phương + Đảng, Công đoàn,
Đoàn thanh niên + Quyết định;
+ Báo cáo công tác, chương trình, kế hoạch hàng năm, dài hạn.
+ Tài liệu hoạt động của lãnh đạo (báo cáo, bản thuyết trình, giải trình, trả
lời chất vấn tại Quốc hội, bài phát biểu các sự kiện lớn...)
+ Hồ sơ xây dựng phát triển ngành, cơ quan.
2
5
Copyright: Tài liệu đại học ©