Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài:.......................................................................................4
2. Mục tiêu của đề tài:...................................................................................5
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: ............................................................5
4. Nguồn tài liệu tham khảo:.........................................................................5
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu:........................................................................5
6. Phương pháp nghiên cứu:..........................................................................6
7. Nội dung bài báo cáo bao gồm 3 phần:.....................................................6
PHẦN I: NỘI DUNG..........................................................................................7
CHƯƠNG I..........................................................................................................7
KHẢO SÁT ĐẶC DIỂM TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG ...................................7
CỦA UBND HUYỆN KIM BÔI.........................................................................7
A. Điều kiện tự nhiên, xã hội của UBND huyện Kim Bôi............................7
1.1. Điều kiện tự nhiên:.................................................................................7
1.2. Điều kiện xã hội:....................................................................................7
B. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Kim Bôi.........................................................................................................8
1. Vị trí, chức năng, Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Kim Bôi:. 8
2. Tổ chức chê độ làm việc:...........................................................................9
II, Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi:.......................................................9
1. Tổ chức và hoạt động nguyên tắc quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi:................................................9
1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và chế độ làm việc của
Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi:...............................................9
1.1.1 Vị trí: .................................................................................................10

UBND huyện Kim Bôi:...............................................................................26
2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND huyện Kim Bôi:...27
2.3.1. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan; nhận
xét ưu khuyết điểm tình hình thực hiện:......................................................27
2.3.2. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của UBND
huyện Kim Bôi............................................................................................30
2.3.3. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của UBND huyện Kim Bôi:.. .33
2.3.3. Nhận xét ưu, nhược điểm về quy trình tổ chức và giải quyết văn bản
của UBND huyện:.......................................................................................35
2.3.4.Quy trình lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện...............................36
PHẦN III............................................................................................................40
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT...............................................................................40
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành
chính Văn phòng của UBND huyện Kim Bôi:............................................40
1. Ưu điểm...................................................................................................40
2. Bên cạnh những kết quả, ưu điểm đáng khích lệ, trong hoạt động của
Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi còn có những hạn chế, thiếu
sót như:........................................................................................................42
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm.43
1. Đối với công tác Văn phòng:...................................................................44
2. Về quy trình nghiệp vụ:...........................................................................45
3. Về công tác văn thư ................................................................................46
4. Hiện đại hoá văn phòng của UBND huyện Kim Bôi:.............................46
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................48
PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................50

Bùi Thị Thu Hường

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


tướng đã ban hành Quyết định số 109/BT về việc thành lập trường Trung học
Văn thư Lưu trữ (nay là Trường Đại học Nội vụ Hà Nội). Với 40 năm kinh
nghiệm trưởng thành và phát triển, Trường đã có những đóng góp tích cực trong
sự nghiệp đào tạo và giảng dạy. Tính đến nay, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đã đào tạo được rất nhiều khoá học với các hình thức đào tạo khác nhau, nhiều
Bùi Thị Thu Hường

1

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ngành nghề khác nhau như: Văn thư lưu trữ, Thư ký văn phòng, Quản trị văn
phòng, Tin học văn phòng, Thông tin thư viện và một số ngành mới mở. Để đáp
ứng được những đòi hỏi và nhu cầu xã hội, nhà trường đã không ngừng đổi mới
và nâng cao chất lượng giảng dạy cũng như cơ sở vật chất, mở rộng việc đào tạo
nhiều ngành nghề mới và đạt được kết quả cao hơn.
Ngoài việc trang bị những kiến thức lý luận về chuyên môn, nghiệp vụ,
trên giảng đường trong bốn năm học. Trong kế hoạch đào tạo của trường còn tổ
chức cho sinh viên đi thực tế sau mỗi khoá học tại các cơ quan nhằm củng cố
kiến thức lý thuyết được học trong trường. Từ đó sinh viên có cơ hội tiếp xúc
với thực tế để nâng cao hơn nữa về kỹ năng, nghiệp vụ của mình. Quá trình thực
tập đó sẽ giúp sinh viên có điều kiện rèn luyện về kỹ năng nghề nghiệp, tạo một
phong cách chuyên nghiệp trong quá trình làm việc trong tương lai của mình.
Được sự đồng ý của Ủy ban nhân dân huyện Kim Bôi và sự liên hệ của
Nhà trường, Khoa Quản trị Văn phòng K1B ngày 04/01/2016 em đã được tiếp

SINH VIÊN

Bùi Thị Thu Hường

Bùi Thị Thu Hường

3

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.Lý do chọn đề tài:
Văn thư là từ gốc ‘Hán’, dùng để chỉ các loại văn bản giấy tờ ‘Văn’ có
nghĩa là văn ‘ Thứ’ có nghĩa là thư tích. Theo quan niệm của các triều đại phong
kiến trước đây thì làm công tác văn thư tức là làm những công việc có liên quan
đến văn tự, thư tịch.
Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ chức
bởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp
chính thức với nhau, làm các công việc như soạn thảo văn bản, quản lý văn
bản....tức là công tác văn thư. Như vậy có thể định nghĩa công tác văn thư như
sau:
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng,
các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị
vũ trang nhân dân.
Công tác văn thư còn là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản

cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý
nhà nước nói chung và cơ quan nói riêng. Công tác quản lý nhà nước được đòi
hỏi phải có đầy đủ thông tin bằng văn bản.
Công tác văn thư còn đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu, tạo điều kiện
làm tốt công tác văn thư.
Nghiên cứu về công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công
việc được nhanh chóng, chính xác năng suất, chất lượng, đúng chính sách chế độ
giữ gìn bí mật của Đảng, nhà nước công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi
hoạt động của cơ quan nhà nước cũng như hoạt động của các cá nhân giữ trách
nhiệm khác nhau trong cơ quan.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu:
+ Đối tượng là công tác tổ chức và hoạt động văn phòng tại Huyện Uỷ Kim
Bôi.Trong đó có liên hệ thực tiễn với một số Huyện khác cũng như sự đánh giá
hoạt động từ các mô hình hoạt động tiêu biểu
+ Phạm vi nghiên cứu là tiến hành khảo sát công tác tổ chức và hoạt động
văn phòng tại Huyện Uỷ Kim Bôi.
4. Nguồn tài liệu tham khảo:
+ Giáo trình quản trị văn phòng, tác giả: TG.TS.Nguyễn Thành Bộ, Ths,
Nguyễn Ngọc Diệp,
+ Giáo trình lý luận công tác văn thư và một số văn bản quy phạm pháp
luật,
+ www.google.com
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu:
Có rất nhiều sách, báo ... nghiên cứu về công tác văn thư, về tổ chức và
hoạt động của chính quyền địa phương nói chung và UBND cấp huyện nói riêng
Bùi Thị Thu Hường

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I: NỘI DUNG
CHƯƠNG I

KHẢO SÁT ĐẶC DIỂM TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG
CỦA UBND HUYỆN KIM BÔI
A. Điều kiện tự nhiên, xã hội của UBND huyện Kim Bôi
1.1. Điều kiện tự nhiên:
Huyện Kim Bôi là một huyện miền núi nằm trên địa bàn chuyển tiếp giữa
miền núi với đồng bằng Bắc bộ, có vị trí chiến lược quan trọng về Quân sự,
Kinh tế, Chính trị - Xã hội, huyện Kim Bôi nằm phía nam tỉnh Hoà Bình, phía
Bắc giáp huyện Lương Sơn và huyện Kỳ Sơn, phía Tây giáp thành phố Hòa
Bình, huyện Cao Phong, Tân Lạc, Lạc Sơn, phia Nam giáp các huyện Yên Thủy
và Lạc Thủy, phía Đông giáp huyện Lạc Thủy và huyện Lương Sơn. Huyện có
dòng sông Bôi, một phụ lưu chính của sông Đáy, thuộc hệ thống sông Hồng.
Nơi đây có nguồn suối nước nóng rất tốt cho trị liệu y học. Huyện Kim Bôi được
thành lập ngày 17/4/1959 do tách ra từ huyện Lương Sơn.
Diện tích tự nhiên của huyện Kim Bôi la 549.506 ha. Địa hình không
đồng đều, huyện có đồi, núi cao từ 833m đến 1.198m, là một huyện thuần nông,
chủ yếu phát triển kinh tế nông nghiệp, những năm gần đây huyện Kim Bôi đã
có những chuyển biến tích cực, cơ sở hạ tầng được đầu tư xây dựng tạo đà cho
huyện phát triển kinh tế - xã hội, thu hút các nguồn vốn đầu tư vào huyện, các
khu tiểu thủ công nghiệp vừa và nhỏ đã và đang được hình thành, đặc biệt là
những khu trung tâm giải trí, nghỉ mát, du lịch sinh thái đã tạo tạo thêm việc làm
tăng thu nhập cho người dân thoát khỏi cảnh đói nghèo, quanh năm sống bằng
nghề nông.
Hiện nay du lịch tại Kim Bôi đang trên đà phát triển, điển hình là các khu

của huyện, thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã được quy định trong Luật tổ chức
HĐND - UBND ngày 26/11/2003.
- Những vấn đề phải đưa ra tập thể UBND huyện thảo luận quyết định
gồm:
+ Biện pháp thực hiện các chủ trương chính sách của Nhà nước, nghị
quyết của Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh và nghị quyết của Huyện uy, HĐND
huyện.
+ Thông qua kế hoạch phát triển KT - XH, an ninh quốc phòng, kế hoạch
ngân sách, kế hoạch sử dụng đất đai, vật tư, tiền vốn, lao động, XDCB và
chương trình công tác năm của UBND huyện.
+ Đình chỉ những nghị quyết không thích đáng, không phù hợp của
UBND xã, thị trấn và các ngành thuộc thẩm quyền, sau báo cáo Huyên ủy,
HĐND huyện để sửa đổi hoặc bãi bỏ nghị quyết UBND xã, thị trấn.
+ Thảo luận việc điều chỉnh địa giới hành chính trong địa phương và địa
giới liên quan đến huyện bạn, lập tờ trình báo cáo lên cấp trên quyết định.

Bùi Thị Thu Hường

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Tổ chức chê độ làm việc:
- UBND huyện gồm 1 Chủ tịch và 3 Phó Chủ tịch và 5 thành viên được
cơ cấu các ngành: Thanh tra, Địa chính nông nghiệp, Ban chỉ Huy quân sự


Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.1.1 Vị trí:
- Văn phòng HĐND - UBND huyện là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp
việc của HĐND - UBND huyện
- Văn phòng UBND huyện có chức năng giúp UBND huyện điều hòa, phối
hợp các hoạt động chung của các phòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trấn. Văn
phòng HĐND - UBND huyện tham mưu giúp HĐND - UBND huyện, Chủ tịch
UBND huyện trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động trên địa bàn huyện; bảo đảm
các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND - UBND huyện và Chủ
tịch UBND huyện.
- Văn phòng HĐND - UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu
riêng và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của pháp luật.
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Văn phòng HĐND - UBND huyện có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Trình HĐND - UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác
(tuần, tháng, quý, năm) của HĐND - UBND huyện. Giúp HĐND - UBND huyện
đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trấn việc thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác của HĐND - UBND huyện và Chủ tịch UBND
huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa
các phòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trân theo quy định của pháp luật;
+ Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện. Thực hiện công tác
thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật;

nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND - UBND huyện
theo quy định của pháp luật;
+ Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
HĐND - UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện; bảo đảm các điều kiện vật
chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện và các tổ
chức có liên quan theo quy định của UBND huyện;
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng
cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng HĐND - UBND huyện sau khi được
cấp thẩm quyền phê duyệt;
+ Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài
sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật
và phân cấp quản lý của HĐND - UBND huyện;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐND - UBND và Chủ tịch UBND
huyện giao.
1.1.3. Tổ chức bộ máy và chế độ làm việc
* Cơ cấu tổ chức bộ máy:
Văn phòng HĐND - UBND huyện gồm:
1. Thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện
2. Lãnh đạo Văn phòng: Gồm Chánh Văn phòng và 2 Phó Chánh Văn
Bùi Thị Thu Hường

11

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Bùi Thị Thu Hường

12

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

pháp luật về các lĩnh vực công việc được phân công phụ trách.
- Giúp Chánh Văn phòng soạn thảo các văn bản thông thường của UBND
và HĐND và thông qua Chánh Văn phòng trước khi trình ký.
- Giúp Phó Chủ tịch HĐND soạn thảo các văn bản của HĐND huyện.
- Tham mưu Giúp Chánh Văn phòng phục vụ các hoạt động của Thường
trực HĐND và UBND huyện, tháng, quý, năm…, được ký thừa lệnh UBND và
Thưởng trực HĐND huyện một số công văn giấy tờ và ủy nhiệm ký thay chủ tài
khoản khi Chánh Văn phòng đi vắng.
- Phối hợp với Phó Văn phòng phụ trách đời sống và các bộ phận chuyên
môn hoàn thành tốt nhiệm vụ.
- Sau mỗi việc hoàn thành, báo cáo lại với Chánh Văn phòng để có biện
pháp quản lý và giải quyết theo thẩm quyền.
- Phụ trách bộ phận văn thư, lưu trữ, đánh máy và bộ phận giúp việc của
HĐND.
c. Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác hành chính:
- Chấp hành sự phân công của Chánh Văn phòng: Trực tiếp tham mưu
toàn bộ công tác quản lý hành chính, quản lý theo dõi tài sản công của UBND
huyện, theo dõi và điều động xe con phục vụ hoạt động của HĐND - UBND
huyện và các xe khác theo nhiệm vụ công tác trọng tâm.

người trợ giúp được thực hiện bởi bộ phận văn phòng. Hoạt động này manh tính
chuyên môn sâu, nhằm trợ giúp lãnh đạo lựa chọn những quyết định tối ưu nhất.
Mặt khác kết quả tham mưu xuất phát từ việc sử lý khoa học, đầy đủ và chính
xác những thông tin đầu vào, đầu ra kể cả những thông tin phản hồi mà văn
phòng thu thập được.
Ví dụ: Văn phòng tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo những điều kiện cần
thiết cho chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan như: Kinh phí, tài liệu làm
việc, địa điểm, thời gian đi…
1.3. Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ cho thủ trưởng cơ quan:
Trong quá trình hoạt động của cơ quan thì việc xây dựng kế hoạch công
tác tuần, quý, tháng năm là vấn đề rất cần thiết. Để các phòng, ban, ngành chủ
động trong công việc chuyên môn của mình, tại UBND huyện Kim Bôi, Chánh
Văn phòng HĐND - UBND là người chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch công
tác tháng, quý, năm của cơ quan. Bao gồm:
+ Chương trình công tác toàn khoá ( nhiệm kỳ)
+ Chương trình công tác năm: Chậm nhất vào ngày 31/10 hàng năm các
phòng, ban, ngành gửi Văn phòng HĐND - UBND danh mục các đề án. Văn
phòng tổng hợp, dự kiến chương trình công tác năm sau của UBND huyện và
gửi các đơn vị có liên quan tham gia ý kiến.
- Căn cứ chương trình công tác năm đã được thông qua, Thường trực
HĐND - UBND huyện để xây dựng chương trình công tác hàng tháng và 6
Bùi Thị Thu Hường

14

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

tập, bản thân em cũng được tham gia một số hội nghị, cuộc họp…tuy có nhiều hạn
chế. Nhưng nhìn chung, hình thức tổ chức Hội nghị và cuộc họp được UBND huyện
Bùi Thị Thu Hường

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

sử dụng nhiều nhất.
Để tổ chức một hội nghị hay cuộc họp được thành công, cần phải chuẩn bị tốt
rất nhiều công việc. Hay nói cách khác, phải có một quy trình chặt chẽ và khoa học.
Cụ thể như sau:
*Bước 1:
Căn cứ vào chương trình công tác thường kỳ của cơ quan và yêu cầu giải quyết
công việc trong tuần, Thủ trưởng cơ quan mà cụ thể là đồng chí Chủ tịch huyện chỉ
đạo và quyết định kế hoạch tổ chức Hội nghị. Trên cơ sở đó đơn vị chủ trì hội nghị lập
Kế hoạch tổ chức hội nghị, đăng ký công việc với Văn phòng HĐND - UBND để sắp
xếp thời gian, địa điểm tổ chức và các vấn đề khác có liên quan cho phù hợp.
* Bước 2: Các đơn vị chuẩn bị nội dung Hội nghị
- Tổng hợp số liệu, dự thảo báo cáo, phương hướng công tác theo yêu cầu;
- Chuẩn bị nội dung khác có liên quan: cơ sở vật chất (địa điểm, kinh phí,
bàn ghế...); phân công nhân sự…
* Bước 3: Các đơn vị gửi toàn bộ tài liệu, văn kiện có liên quan đến việc
tổ chức hội nghị về đơn vị chủ trì Hội nghị (qua Văn phòng HĐND - UBND
huyện ). Đăng ký lịch tổ chức Hội nghị.

nước về văn hóa công sơ của UBND huyện Kim Bôi:
Nghi thức nhà nước về văn hóa công sở là yếu tố cần thiết không thể thiếu
ở mọi cơ quan đặc biệt là các cơ quan hành chính nhà nước, UBND huyện Kim
Bôi la cơ quan hành chính nhà nước cấp huyện, mọi nghi thức nhà nước về văn
hóa công sở đều được lãnh đạo UBND huyện quan tâm và đôn đốc cấp dưới
thực hiện theo Quy chế Văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước
(Ban hành theo Quyết định số 129/QĐ-TTg ngày 02/08/2007 của Thủ tướng
Chính phủ).
- Về phẩm chất đạo đức, lối sống, tác phong làm việc, năng lực công tác
của đa số cán bộ công chức, viên chức trong các cơ quan hành chính nhà nước
được nâng lên. Nhiều cán bộ công chức không ngừng phấn đấu, trau dồi kiến
thức, bồi dưỡng phẩm chất chính trị, thi đua lao động, sản xuất hoàn thành xuất
sắc nhiệm vụ được giao. Nhiều cán bộ công chức trẻ có kiến thức, có phẩm chất
đạo đức tốt được tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng nguồn cán bộ lãnh đạo, giữ các
vị trí quan trọng ở cơ sở.
- Về giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức đã có nhiều
chuyển biến tiến bộ. Đối với nhân dân thì nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích,
hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải quyết công việc,
không còn thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thực hiện
nhiệm vụ. Đối với đồng nghiệp có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác. Việc
thực hiện giờ làm việc đảm bảo theo quy định, tình trạng cán bộ công chức nghỉ
làm không có lý do đã được khắc phục.
- Các cơ quan đã thực hiện tốt việc treo Quốc kỳ, dâng hương đài tưởng
niệm trong các buổi lễ, ngày kỷ niệm của địa phương, của huyện, của tỉnh, của
Bùi Thị Thu Hường

17

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


và thất thoát tiền của nhà nươc. Với chủ trương mỗi năm hiện đại hóa một ít sao
cho không ảnh hưởng đến công việc

Bùi Thị Thu Hường

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN
TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ.
2. Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư của cơ quan:
Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được trong hoạt
động của tất cả các cơ quan. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể dù lớn hay
nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải cần đến công văn,
giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên,
trao đổi, liên hệ, báo cáo, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng
xảy ra trong hoạt động hàng ngày.
Đặc biệt đối với Văn phòng HĐND - UBND là cơ quan trực tiếp giúp
lãnh đạo tổ chức điều hành bộ máy đồng thời là một trung tâm thông tin tổng
hợp phục vụ lãnh đạo thì công tác văn thư lại càng trở lên quan trọng hơn bao
giờ hết. Nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác Văn phòng.
Nhận thấy tầm quan trọng đó, UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng
HĐND - UBND huyện Kim Bôi rất chú trọng và quan tâm đến công tác này.
* Nội dung công tác văn thư tại Văn phòng HĐND - UBND bao gồm các

lưu trữ. Với nhiều năm kinh nghiệm, sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng,
thực hiện tốt các nghiệp vụ chuyên môn nên công việc đạt hiệu quả cao.
Phòng Văn thư được bố trí tại tầng 1, trung tâm của UBND huyện nên rất
thuận lợi cho việc trao đổi thông tin và liên hệ công tác. Các phương tiện phục vụ
công tác văn thư được trang bị như: Tủ đựng tài liệu, bàn làm việc có ngăn khoá để
đựng con dấu và tài liệu quan trọng, máy vi tính, máy fax và một số đồ dùng khác
phục vụ cho việc quản lý văn bản. Đảm bảo duy trì hiệu quả công việc một cách
nhanh chóng, bí mật và khoa học.
* Ưu điểm của mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Kim Bôi:
- Nhìn chung mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Kim Bôi đã đảm bảo
những yêu cầu cần thiết về một mô hình tổ chức hiện đại và khoa học. Góp phần
không nhỏ vào hiệu quả công việc chung của toàn cơ quan.
- Công tác văn thư đã nhận và chuyển giao các văn bản kịp thời, chính xác, việc
theo dõi, đăng ký công văn đi, đến có nề nếp, quản lý chặt chẽ các tài liệu của Trung
ương và của cùng cấp ; thực hiện đúng quy chế, quy định về việc phát hành văn bản
của Văn phòng HĐND - UBND huyện , đồng thời áp dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư. Quản lý, sử dụng con dấu của UBND huyện an toàn, đúng quy
định.
- Công tác đánh máy, nhân sao, tài liệu có nhiều cố gắng; việc đánh máy và xử
lý văn bản của Văn phòng HĐND - UBND có nhiều tiến bộ; văn bản được thực hiện
kịp thời, trình bày khoa học, ít sai sót, đúng thể thức, đáp ứng được yêu cầu của
Thường trực HĐND - UBND.
* Nhược điểm:
Tuy nhiên, công tác văn thư còn một số hạn chế, thiếu sót;
- Việc đăng ký các loại văn bản đi, đến chưa được thống nhất trong toàn huyện;
Bùi Thị Thu Hường

20

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B

01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ ban hành ngay 19/01/2011.
* Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Kim
Bôi:
* Ưu điểm:
- Nhìn chung, các văn bản của UBND huyện Kim Bôi ban hành ra đều đảm
bảo đầy đủ và chính xác các thành phần thể thức theo quy định, đảm bảo giá trị pháp
Bùi Thị Thu Hường

21

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lý và giá trị thực tiễn của văn bản.. Nâng cao hiệu suất soạn thảo, chất lượng soạn thảo
văn bản và tính thẩm mỹ của văn bản ban hành:
- Hơn nữa với sự quan tâm của Ban lãnh đạo UBND huyện Kim Bôi , lãnh đạo
Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi nên công tác soạn thảo văn bản của
UBND huyện Kim Bôi nói chung và các đơn vị nói riêng có những chuyển biến rõ rệt
và đạt hiệu qủa cao. Văn bản ban hành được trình bày đúng thể thức và tương đối
thống nhất, đảm bảo về tính chính xác và tính thẩm mỹ của văn bản. Chất lượng văn
bản ban hành nhìn chung đạt chất lượng cao, ngày càng đáp ứng được hoạt động chỉ
đạo, điều hành của UBND huyện .
- Văn bản do Lãnh đạo UBND huyện, trước lúc ban hành đều được Trưởng các
đơn vị chuyên môn, Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện xem xét về nội dung,
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trước khi đóng dấu văn thư sẽ kiểm tra lần
cuối, nếu phát hiện sai sót gửi lại cho đơn vị soạn thảo để sữa chữa và giải quyết kịp

trong quá trình soạn thảo của các đơn vị, Chánh văn phòng HĐND - UBND
huyện đã có những kiến nghị đề xuất và được các đơn vị tiếp thu và tiến hành
sửa chữa kịp thời.
2.2.1. Thẩm quyên banh hành các hình thức văn bản quản lý nhà
nước:
Văn bản do cơ quan quản lý nhà nước ban hành phải đảm bảo có mục
đích rõ ràng, nội dung của văn bản phải sát với thực tế đảm bảo tính chính xác,
khách quan phù hợp và quy định của pháp luật, có liên quan đến chức năng
nhiệm vụ của cơ quan nhà nước.
UBND huyện Kim Bôi có quyền ban hành các loại văn bản như: Quyết
định, Thông báo, Thông cáo, Báo cáo, Tờ trình, Công văn, Kế hoạch, Chương
trình, Chỉ thị...
Chủ tịch UBND huyện trực tiếp ký các văn bản như: Quyết định (cá biệt),
Chỉ thị (cá biệt), của UBND huyện về chế độ chính sách tổ chức và nhận sự
thuộc trách nhiệm và quyền hạn của mình.
Khi chủ tịch đi vắng, Phó Chủ tịch UBND huyện có thẩm quyền ký thay
một số văn bản thuộc thẩm quyền của UBND và Chủ tịch UBND huyện, ký thay
mặt ở một số lĩnh vực, ngành mình phụ trách.
Chánh Văn phòng được Chủ tịch UBND huyện ủy quyền ký thừa lệnh
một số văn bản, các văn bản pháp quy của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch. Chánh
Văn phòng đều phải ký trực tiếp
*Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của
UBND huyện Kim Bôi
Ưu điểm:
Nhìn chung việc ban hành văn bản của UBND huyện Kim Bôi là đúng
thẩm quyền được giao, không chồng chéo khi ban hành ra và sai với quy định
hiện hành. Đông thời qua đó cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết và
quản lý văn bản và truy cứu trách nhiệm đối với các cá nhân có liên quan đến
Bùi Thị Thu Hường