TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

ĐÀO THỊ THANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

NGÀNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG K15
KHÓA HỌC (2012 – 2014)

Tên cơ quan: TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN
PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
Địa chỉ: 36 Xuân La - Tây Hồ - Hà Nội


Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Lê Văn Tường

Hà Nội - 2014


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
PHẦN I.................................................................................................................6
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG
ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI...............................................................................6
I. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỜNG..6
II. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRUNG

bản đến; nhận xét ưu, nhược điểm:(xem phụ lục số 07) ............................25
2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ
cơ quan........................................................................................................26
2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan................................26
2.4.1. Các quy định về quản lý và sử dụng con dấu :.................................26
2.4.2. Nội dung quy định quản lý và sử dụng con dấu:..............................27
Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu,
nhược điểm về các nội dung........................................................................28
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
.....................................28
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu......................................................................28
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ........................................................29
3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.............................................30
Phần II................................................................................................................32
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI
VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN..........................................................32
1. Mẫu hóa một số văn bản hành chính của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ban hành nhiều nhất: Quyết định (cá biệt), công văn hành chính, thông báo:
.....................................................................................................................32
2. Thống kê từ Sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các tên loại văn bản
quản lý được ban hành trong 5 năm trở lại đây:..........................................32
Phần III..............................................................................................................33

thách thức đặt ra với học sinh, sinh viên không chỉ dừng lại ở học tập, tu dưỡng,
rèn luyện bản thân để tiếp thu kiến thức trong nhà trường mà còn phải học hỏi
tiếp thu kinh nghiệm ngoài thực tiễn. Để tận dụng một cách triệt để những cơ
hội, vượt qua những khó khăn thử thách, đáp ứng được yêu cầu đổi mới của xã
hội, trong công tác điều hành và quản lý xã hội về các lĩnh vực cũng đòi hỏi phải
nâng cao năng lực, hiệu quả của bộ máy lãnh đạo tạo môi trường cạnh tranh
năng động và cải cách có hiệu quả.
Nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu trong hoạt động quản lý Nhà nước ở các
Cấp, các Ngành, ngoài chuyên ngành Hành chính văn phòng đã được mở ra
trong hệ thống các trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Học viện
Hành chính Quốc gia, Đại học Luật... thì trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng đã
mở thêm các ngành đào tạo: Hành chính văn phòng, Thông tin thư viện, Thư ký
văn phòng, Tin học văn phòng… Tất cả các chuyên ngành đều được đào tạo bài
bản với đội ngũ giảng viên đầy kinh nghiệm và nhiệt huyết.
Để giúp sinh viên áp dụng những kiến thức vào thực tế, hàng năm Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội đều tổ chức cho sinh viên các khoá đi thực tập tại các cơ
quan đơn vị. Thời gian thực tập này hết sức quan trọng đối với sinh viên, ngoài
việc áp dụng những kiến thức cà thực tiễn còn giúp sinh viên củng cố rất nhiều
kiến thức đã học, hiểu biết hơn về chuyên ngành mình đang theo học và có một
Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tư tưởng đúng đắn hơn cho công việc của mình. Thực tập sẽ giúp sinh viên quen
dần với phong cách làm việc của một nhân viên văn phòng tưong lai, là nền tảng
vững chắc giúp sinh viên tự tin hơn trước khi chính thức bước vào nghề.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đào Thị Thanh

Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
I. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỜNG
A. Vị trí và chức năng
1. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục Đại học công lập
thuộc hệ thống giáo dục Quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức
đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh
vực công tác Nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác Quốc tế;
nghiên cứu Khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ Khoa học công nghệ phục vụ
phát triển Kinh tế - Xã hội.
2. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách
Pháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản riêng tại kho bạc Nhà nước và Ngân
hàng Nhà nước.
3. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội.

B. Nhiệm vụ và quyền hạn

10. Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt
dộng giáo dục và đào tạo.
11. Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt
động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.
12. Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo
dục của cơ quan có thẩm quyền, xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất
lượng của Trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không
ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường.
13. Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và
chuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế- xã hội của
địa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo
quy định của pháp luật.
14. Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao,
y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với
sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế- xã hội, bổ sung nguồn tài chính
cho Trường.
Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

15. Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức,
viên chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của
Trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham
gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường.
16. Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết
quả hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa họ và

1. Ban giam hiệu, gồm:Hiệu trường và các Phó Hiệu trưởng
2. Hội đồng Khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác
3. Các phòng chức năng:
- Phòng Quản lý đào tạo.
- Phòng Tổ chức – Cán bộ.
- Phòng Hành chính – Tổng hợp.
- Phòng Kế hoạch – Tài chính.
- Phòng Quản trỉ – Thiết bị.
- Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng.
- Phòng Quản lý khoa học và sau đại học.
- Phòng Hợp tác quốc tế.
- Phòng Công tác sinh viên.
4. Các khoa:
- Khoa Tổ chức Xây dựng chính quyền.
- Khoa Tổ chức Quản lý nhân lực.
- Khoa Hành chính học.
- Khoa Văn thư – Lưu trữ.
- Khoa Quản trị văn phòng.
- Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội.
- Khoa Nhà nước và pháp luật.
- Khoa Khoa học chính trị
- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng.
5. Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:
- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp



1. Tổ chức hoạt động của văn phòng

Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VÀ DẠY NGHỀ
Giám đốc trung tâm: Th.s Tạ Thị Liễu



- Cung cấp thông tin và hướng dẫn, hỗ trợ các nhân viên khác về các chính
sách, Quyết định của cơ quan.

1. 2. Về công tác Hành chính - Văn phòng khác (chiếm 35% thời gian làm
việc):
- Soạn thảo các văn bản hành chính, văn bản điều hành của cơ quan nhằm
đảm bảo hợp pháp của văn bản này.
- Cập nhật, nghiên cứu, quản lý và xây dựng hệ thống thông tin, văn bản
quản lý của cơ quan chuẩn hóa theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Thực hiện công tác văn thư hành chính của cơ quan, lưu trữ hệ thống
công văn đi, công văn đến, đảm bảo an toàn, cơ mật. Lưu giữ các hồ sơ cán bộ,
hợp đồng lao động.
- Thực hiện các biểu mẫu về Báo cáo tình hình lương, thưởng, định mức,
phúc lợi. Xây dựng biểu mẫu thống nhất về hồ sơ và tiêu chí tuyển dụng, đề bạt,
kỷ luật.
- Thực hiện các hoạt động của Trung Tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng
và dạy nghề khác do cấp trên giao.
IV. Các mối quan hệ trong công việc:
1. Mối quan hệ bên trong:
Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Cố vấn, hỗ trợ nhân viên khác về vấn đề Hành chính
- Phối hợp với các đồng nghiệp và nhân viên khác trong quá trình làm

kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan nói chung:( xem phụ lục số 01)
* Bước 1: Gửi công văn yêu cầu các Phòng đăng ký chương trình công
tác.
* Bước 2: Đăng ký chương trình công tác về văn phòng.
* Bước 3: Dự thảo chương trình công tác.
* Bước 4: Gửi bản dự thảo đến các đơn vị lấy ý kiến đóng góp.
* Bước 5: Cho ý kiến đóng góp.
* Bước 6: Hoàn chỉnh bản dự thảo và trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt,
ban hành.
* Bước 7: Xem xét và phê duyệt.
* Bước 8: Ban hành chương trình công tác.
1.4. Mô tả những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ
chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
( xem phụ lục số 02)

* Thứ 1: Lập kế hoạch tổ chức hội nghị.
* Thứ 2: Xem xét và phê duyệt.
Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Thứ 3: Phân công công việc chuận bị cho hội nghị.
* Thư 4: Tiến hành hội nghị.
* Thứ 6: Kết thúc hội nghị.
* Thứ 7: Thu thập tài liệu, lưu hồ sơ công việc, quyết toán kinh phí.
1.5. Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu,
nhược điểm)
Trong hoạt động quản lý Nhà nước, công tác Văn thư đóng vai trò quan
trọng. Có thể coi công tác Văn thư là “bộ khung” trong quá trình quản lý Nhà
nước. Công tác Văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt động
quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan.
Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quoan.
Có ý nghĩa đặc biệt quan trọng các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước,
báo cáo liên hệ, giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, nói tóm lại Văn thư là
hoạt động dảm bảo thông tin bằng văn bản. Đây là bộ phận chiếm phần lớn
trong công tác Văn phòng, là một dây truyền liên hệ tất cả các cơ quan trong
Trường tạo thành một bộ máy hoạt động nhịp nhàng.
Công tác Văn thư của cơ quan được tổ chức theo hình thức Văn thư tập
trung. Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi (văn bản đi)
cũng như các văn bản mà cơ quan khác gửi đến (văn bản đến) để chỉ đạo, thực
hiện chức năng, nhiệm và liên hệ công việc đều phải thông qua Văn thư của cơ
quan. Nhân viên Văn thư, được đào tạo về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ bài
bản và sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, đáp ứng được yêu cầu
của Văn thư hiện đại. Phòng làm việc của Văn thư thì được bố trí độc lập ngay
tại tầng 1 dãy nhà A.
a. Ưu điểm:
Phòng làm việc của Văn thư được bố trí độc lập ngay trước cửa ra vào tầng 1,
một vị trí thuận lợi cho công việc tiếp nhận văn bản đến và tiếp cận thông tin với
mọi người.
Phòng Văn thư được trang bị tương đối đầy đủ các máy móc, thiết bị hiện
đại như: máy điều hòa, máy vi tính, máy fax, điện thoại, máy photo, tủ đựng tài
liệu… nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu của công tác văn thư chính xác, nhanh
chóng, an toàn, bí mật, hiện đại.

quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản:
a. Thẩm quyền ban hành văn bản:
* Ưu điểm:
Nhìn chung các văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được ban
hành đúng thẩm quyền quy định, theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Tất cả các văn bản ban hành thuộc thẩm quyền ký của từng lãnh đạo được
quy định rõ ràng, không có sự chồng chéo.
Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của từng lãnh đạo trong cơ quan.
Giảm được khối lượng văn bản do Hiểu trưởng ký.
Cụ thể như sau:
- Hiệu trưởng Nhà trường có thẩm quyền ký các văn bản chỉ đao của
Trường các Quyết định cá biệt, tò trình, kế hoạc, báo cáo, công văn của Trường
gửi lên cấp trên.
+ Đối với những quyết định, văn bản chỉ đạo Hiệu trưởng ký ban hành.
Ví dụ:
HIỆU TRƯỞNG

Triệu Văn Cường
- Phó Hiệu trưởng ký thay Hiệu trưởng một số văn bản chỉ đạo, các Quyết
định cá biệt, tò trình, kế hoạch, báo cáo, công văn của Trường được Hiệu trưởng
Nhà trường ủy quyền hay phân công phụ trách.
Ví dụ:

* Nhược điểm:
Việc phân công thẩm quyền ký này sẽ làm cho Hiệu trưởng không kiểm
soát được tất cả các văn bản trên các lĩnh vực công tác mà chỉ thông qua được
báo cáo gửi lên.
b. Thể nhức và kỹ thuật trình bày văn bản:
* Ưu điểm:
Có thể đảm bảo tương đối đầy đủ về các yếu tố thể thức, ký thuật trình
bày.
* Nhược điểm:
Một số văn bản còn sai về thể thức và kỹ thuật trình bày. Ví dụ như: Định
lề trang văn bản chưa đúng với quy định khoảng cách lề trên lề dưới.
c. Quy trình soạn thảo văn bản:
* Ưu điểm:
Đào Thị Thanh
Lớp: Hành chính văn phòng K15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Các chuyên viên nắm chắc kỹ thuật soạn thảo văn bản, về bố cục văn bản,
từ ngữ diễn đạt.
Chuyên viên nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban, lĩnh vực
phụ trách, do đó có thể xác định được mục đích, tính chất tầm quan trọng của
văn bản.
Hàng ngày chuyên viên các phòng, ban, đơn vị kiểm tra, theo dõi, đôn
đốc giải quyết công việc nên công tác thu thập, xử lý thông tin nhanh chóng,
chính xác.
Xây dựng đề cương, viết bản thảo thuận lợi cho việc bổ sung, phải sửa