Một số biện pháp để quản lý, lưu trữ và bảo quản công văn đi - đến
PHỤ LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................2
1. Lý do chọn đề tài...........................................................................................2
2. Mục đích nghiên cứu.....................................................................................2
3. Đối tượng nghiên cứu....................................................................................2
4. Phạm vi nghiên cứu......................................................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu..............................................................................3
NỘI DUNG ĐỀ TÀI........................................................................................3
I. Khái quát đặc điểm tình hình chung..............................................................3
1. Những thuận lợi.............................................................................................3
2. Những khó khăn...........................................................................................3
II. Những biện pháp thực hiên...........................................................................3
CÔNG VĂN ĐẾN............................................................................................3
1. Trình tự theo dõi...........................................................................................3
2. Phân loại văn bản đến...................................................................................4
3. Bóc bì văn bản đến.......................................................................................4
4. Đóng dấu đến – ghi số ngày đến..................................................................5
5. Đăng ký văn bản đến....................................................................................5
6. Trình chuyển giao văn bản đến....................................................................5
CÔNG VĂN ĐI................................................................................................7
1. Kiểm tra hình thức, thể thức và kỷ thuật trình bày văn bản........................ 7
2. Ghi số ngày tháng của văn bản....................................................................7
3. Đóng dâú cơ quan.........................................................................................8
4. Đăng ký văn bản gửi đi................................................................................9
5. Chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát văn bản đi....................................9
6. Lưu văn bản đi.............................................................................................9
KẾT LUẬN....................................................................................................10
PHẦN MỞ ĐẦU
I. Lý do chọn đề tài


IV. Phạm vi nghiên cứu
Nội dung đề tài chỉ đề cập đến những công việc đã nảy sinh và thực hiện tại
Trường tiểu học Hướng Phùng huyện Hướng Hoá tỉnh Quảng Trị.
Phạm vi nghiên cứu chỉ dừng lại các phần công việc thuộc văn phòng
trường.
V. Phương pháp nghiên cứu
Căn cứ và tình hình thực tiễn của đơn vị. Trên cơ sở những công việc đã
được thực hiện, từ đó phân tích, tổng hợp số liệu và dùng phương pháp luận để
diễn giải.
NỘI DUNG ĐỀ TÀI
I. Khái quát đặc điểm tình hình chung
1. Những thuận lợi

Người thực hiện:

Đinh Thị Oanh

Trường Tiểu học Hướng Phùng
2


Một số biện pháp để quản lý, lưu trữ và bảo quản công văn đi - đến
Hướng Phùng là trường Tiểu học vùng sâu biên giới, song quy mô trường
lớp khá lớn. Điều kiện chính trị, kinh tế và văn hoá xã hội ở địa phương phát
triển khá mạnh, tầm nhận thức của quần chúng nhân dân được cải thiện. Công
tác xã hội hoá giáo dục từng bước được các cấp uỷ Đảng, chính quyền, đoàn thể
và quần chúng nhân dân địa phương quan tâm.
Đội ngũ cán bộ giáo viên và nhân viên trẻ, khoẻ đủ về số lượng mạnh về
chất lượng. Tập thể sư phạm có tinh thần đoàn kết, thống nhất, nhiệt huyết với
nghề nghiệp. Ban giám hiệu nhà trường, các tổ chức Công đoàn, Chi đoàn, Đội,

Đinh Thị Oanh

Trường Tiểu học Hướng Phùng
3


Một số biện pháp để quản lý, lưu trữ và bảo quản công văn đi - đến
c. Đối với văn bản đến được gửi qua fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư
phải kiểm tra về số lượng, số trang, nơi gửi, nơi nhận. Nếu phát hiện sai sót phải
kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm giải quyết.
2. Phân loại văn bản đến:
a. Loại không bóc bì: Văn thư không được bóc những loại phong bì sau:
- Bì văn bản đến có đóng dấu ký hiệu các độ Mật, nếu văn thư không
được giao nhiệm vụ bóc bì văn bản Mật.
- Bì văn bản gửi cho các tổ chức Đảng, đoàn thể và gửi đích danh cho đơn
vị, cá nhân hoặc có đóng dấu "Chỉ người có tên mới được bóc bì", văn thư đăng
ký vào Sổ giao nhận số và ký hiệu ngoài bì, sau đó chuyển nguyên bì đến đơn vị
và cá nhân có tên. Đối với văn bản gửi cho cá nhân nhưng nếu liên quan đến
công việc chung thì cá nhân nhận văn bản phải có trách nhiệm chuyển đến văn
thư để đăng ký.
b. Loại bóc bì: Văn thư được bóc bì và đăng ký các loại văn bản đến khi
ngoài bì gửi chung tên đơn vị hoặc ghi chức danh của người đứng đầu (kể cả các
bì có ký hiệu Mật và Tối mật), nếu được thủ trưởng đơn vị giao nhiệm vụ.
3. Bóc bì văn bản:
a. Những bì có đóng dấu độ Hoả tốc, Khẩn cần được bóc ngay để giải
quyết kịp thời.
b. Tránh làm hư hại văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản,
tên cơ quan gửi; kiểm tra lại bì để tránh sót văn bản.
c. Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì.
Nếu phát hiện sai sót cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.

b. Căn cứ vào số lượng văn bản đến hàng năm và cơ cấu tổ chức của đơn
vị để lập chung hoặc lập riêng Sổ công văn đến, hoặc lập chương trình phần
mềm quản lý văn bản đến bằng máy vi tính cho phù hợp.
c. Đăng ký văn bản phải bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút
chì, bút đỏ (nếu đăng ký bằng sổ); không viết tắt những cụm từ không thông
dụng.
6. Trình, chuyển giao văn bản đến
1.6 Trình văn bản đến:
a. Bộ phận văn thư sau khi nhận văn bản đến phải kịp thời làm thủ tục
đăng ký, trình Hiệu trưởng (Phó Hiệu trưởng khi được Hiệu trưởng uỷ quyền)
phê duyệt.
b. Lãnh đạo cơ quan sau khi nhận được văn bản do văn thư chuyển đến
cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản. Đối với văn bản
liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân giải quyết thì cần xác định rõ đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết
của mỗi đơn vị, cá nhân.
2.6 Chuyển giao văn bản đến:
a. Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Hiệu trưởng, bộ phận văn thư có trách
nhiệm theo dõi và chuyển ngay văn bản cho chuyên môn, cá nhân hoặc đơn vị
trực thuộc giải quyết.
Người thực hiện:

Đinh Thị Oanh

Trường Tiểu học Hướng Phùng
5


Một số biện pháp để quản lý, lưu trữ và bảo quản công văn đi - đến
b.Việc chuyển giao văn bản đến cho chuyên môn, cá nhân có trách nhiệm

c. Cán bộ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp Hiệu trưởng theo dõi, đôn
đốc các phòng chuyên môn và cá nhân trong việc giải quyết văn bản đến.

Người thực hiện:

Đinh Thị Oanh

Trường Tiểu học Hướng Phùng
6


Một số biện pháp để quản lý, lưu trữ và bảo quản công văn đi - đến
d. Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc giải quyết văn bản đến. Định kỳ
báo cáo tổng hợp số liệu văn bản đến theo quy định.
CÔNG VĂN ĐI
1. Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Trước khi thực hiện phát hành văn bản, văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại
thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện sai sót
phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Mẫu trình bày các loại văn bản của Trường Tiểu học Hướng Phùng thực
hiện theo Thông tư 01/2011/TT-BNV- ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2. Ghi số và ngày, tháng của văn bản:
b. Việc đánh số và ghi ký hiệu văn bản hành chính của Trường Tiểu học
Hướng Phùng được thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước và quy
định của Quy chế này.
- Ký hiệu của Quyết định (cá biệt), và các hình thức văn bản có tên loại
khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn
bản và bản sao.
Ví dụ:

chính dấu được đóng trên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của
phụ lục. Nếu phụ lục có nhiều trang thì ngoài việc đóng dấu treo trang đầu phải
đóng dấu giáp lai cho bản phụ lục đó.
- Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản, tài liệu do Văn thư quyết định; dấu
được đóng bên mép phải trùm lên một phần chữ trang đầu của văn bản. Đối với
tài liệu là sổ sách, dấu giáp lai được đóng giữa quyển, trùm lên hai mép trang
của quyển sổ.
- Khi đóng dấu những văn bản không có bản lưu ở văn thư (như hợp đồng,
biên bản kiểm tra, nghiệm thu, các loại giấy chứng nhận …) cán bộ văn thư phải
lập sổ theo dõi riêng.
b. Đóng dấu mức độ Khẩn, Mật (nếu có):
- Dấu chỉ mức độ Khẩn: Đối với văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá
nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.
Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ Khẩn
theo 3 mức: "Hỏa tốc", "Thượng khẩn" hoặc "Khẩn".
- Dấu chỉ mức độ Mật: Khi soạn thảo văn bản có nội dung bí mật Nhà
nước, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo phải đề xuất độ Mật của từng văn bản.
Người duyệt ký văn bản có trách nhiệm quyết định việc đóng dấu "Tuyệt mật",
"Tối mật", "Mật", dấu "Tài liệu thu hồi", dấu "Chỉ người có tên mới được bóc
bì" và phạm vi lưu hành văn bản đó.
- Mực dùng để đóng dấu độ Khẩn, Mật có màu đỏ tươi theo quy định.
- Văn thư chịu trách nhiệm quản lý và đóng các loại con dấu trên theo chỉ
đạo của thủ trưởng đơn vị (trừ các đề thi, có quy định riêng).
4. Đăng ký văn bản gửi đi:

Người thực hiện:

Đinh Thị Oanh

Trường Tiểu học Hướng Phùng

b. Lưu tại đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản:
Văn bản đi được lưu trong hồ sơ sự việc của đơn vị hoặc cá nhân trực
tiếp soạn thảo cùng với bản gốc (nếu có). Đến thời hạn quy định, đơn vị làm thủ
tục nộp vào lưu trữ hiện hành.
c. Lưu văn bản đi có độ Mật:

Người thực hiện:

Đinh Thị Oanh

Trường Tiểu học Hướng Phùng
9


Một số biện pháp để quản lý, lưu trữ và bảo quản công văn đi - đến
Văn bản đi có độ Mật được lưu tại văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật Nhà
nước; được sắp xếp theo thứ tự số văn bản; bảo quản trong tủ, hòm hoặc két sắt,
không được mang ra khỏi cơ quan. Trường hợp cần khai thác, sử dụng, sao chụp
bản lưu tài liệu có độ Mật phải được sự đồng ý bằng văn bản của Thủ trưởng cơ
quan. Văn thư được giao nhiệm vụ lưu giữ tài liệu Mật phải mở sổ theo dõi việc
khai thác, sử dụng theo quy định.
KẾT LUẬN
Nói chung, để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ trong trường học là một công
việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, thận trọng, khoa học và ngăn nắp. Ngoài những hồ sơ văn
thư lưu trữ và bảo quản còn có nhiều loại khác nữa.
Mặc dù công tác văn phòng rất phức tạp và khó khăn. Song khi được xác
định mục tiêu và yêu cầu cụ thể thì việc tiến hành thuận lợi và có hiệu quả. Điều
này cho thấy vấn đề tổ chức, thực hiện, đánh giá phải tiến hành có kế hoạch, quy
mô, thường xuyên và khoa học thì quá trình thực hiện sẽ dễ dàng hơn nhiều.
Với sáng kiến kinh nghiệm của mình, tuy không được hoàn hảo lắm,


Đinh Thị Oanh

Trường Tiểu học Hướng Phùng
11