LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian tiếp thu, nghiên cứu kiến thức tại trường Đại học Công
nghệ Thông tin và Truyền thông và thời gian thực tập tại Trường Tiểu học
Minh Đức số 1- Việt Yên- Bắc Giang; được sự quan tâm giúp đỡ hướng dẫn
thực tập của thầy Lê Triệu Tuấn giảng viên Khoa Hệ thống Thông tin Kinh
tế, cùng với sự giúp đỡ của các thầy, cô giáo trường Đại học Công nghệ
Thông tin và Truyền thông và các bác, cô, chú, anh, chị trong Trường Tiểu
học Minh Đức số 1- Việt Yên- Bắc Giang tạo điều kiện cho em hoàn thành
bản khóa luận tốt nghiệp này, em mong rằng đọc song bài khóa luận này
chúng ta sẽ hiểu được về công tác quản lý văn bản tại trường học và sẽ
giúp các bạn bổ sung thêm kiến thức để phục vụ cho công việc sau này. Em
xin chân thành gửi lời cảm ơn tới thầy Lê Triệu Tuấn giảng viên hướng dẫn thực
tập cùng các quý thầy cô giáo trong Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế và các bác,
cô, chú, anh chị của Trường Tiểu học Minh Đức số 1- Việt Yên- Bắc Giang đã
giúp em hoàn thành bản khóa luận này.
Trong quá trình thực tập và làm khóa luận khó tránh khỏi sai sót, rất
mong các Thầy, Cô bỏ qua. Đồng thời do trình độ lý luận cũng như kinh
nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài khóa luận không thể tránh khỏi
những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của Thầy, Cô để
em có thêm kinh nghiệm và sẽ hoàn thành tốt hơn bài báo cáo khóa luận tốt
nghiệp sắp tới.
Em xin chân thành cảm ơn!
Bắc Giang, ngày 9 tháng 8 năm 2016
SINH VIÊN

Hoàng Thị Thảo


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự
hướng dẫn khoa học của Ths Lê Triệu Tuấn. Các nội dung nghiên cứu, kết quả

1.2.4. Quy trình quản lý văn bản:.....................................................................8
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG
TIỂU HỌC MINH ĐỨC SỐ 1 – VIỆT YÊN – BẮC GIANG............................34
2.1. Giới thiệu Trường Tiều học Minh Đức số 1 ................................................34
2.1.1. Thành lập:............................................................................................34
2.1.2. Qúa trình xây dựng và phát triển:.........................................................34
2.2. Thực trạng công tác quản lý văn bản tại trường...........................................35
2.2.1. Hoạt động quản lý văn bản tại Cơ quan ...............................................37
2.3. Vấn đề tồn tại trong công tác Quản lý văn bản tại trường............................41
2.4. Hướng giải quyết những tồn tại trong công tác Quản lý văn bản tại trường.......42
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ỨNG
DỤNG MICROSOFT EXCEL VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI
TRƯỜNG..........................................................................................................43


3.1. Giới thiệu công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước .........................................................................................43
3.1.1. Phạm vi và đối tượng áp dụng ..............................................................43
3.1.2. Nguyên tắc chung.................................................................................43
3.2.Xây dựng Quy trình quản lý văn bản đi........................................................44
3.2.1. Soạn thảo văn bản đi ...........................................................................45
3.2.2. Kiểm tra thể thức văn bản....................................................................45
3.2.3. Duyệt, ký văn bản ...............................................................................45
3.2.4. Làm thủ tục ban hành .........................................................................45
3.2.5. Gửi văn bản đi....................................................................................45
3.3. Xây dựng Quy trình quản lý văn bản đến....................................................46
3.3.1. Tiếp nhận công văn đến.......................................................................46
3.3.2. Đăng ký công văn đến .........................................................................46
3.3.3. Trình văn bản đến.................................................................................48
3.3.4. Xem xét nội dung, giao việc cho các đơn vị .........................................48


GD&ĐT

Giáo dục và đào tạo

3.

HC

Hành chính

4.

VB

Văn bản


LỜI MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Trong xu thế phát triển của thời đại cùng với sự tiến bộ vượt bậc của khoa
học – kỹ thuật, công tác Văn thư Lưu trữ cũng đang ngày được quan tâm và có vị
thế vô cùng quan trọng trong hoạt động của tất cả các cơ quan. Chính vì vậy,
công tác Văn thư Lưu trữ nói chung và công tác quản lý văn bản nói riêng. Quản
lý văn bản tốt sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ
thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn
bản quản lý hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình.
Do đó, công tác Văn thư Lưu trữ và nhất là công tác quản lý văn bản đang ngày
càng phát triển theo hướng hiện đại, nó đóng vai trò quan trọng trong hoạt động
quản lý nhà nước nói chung và hoạt động quản lý hành chính nói riêng, góp phần

Đề tài sử dụng Microsoft Excel có ý nghĩa quan trọng, hỗ trợ cán bộ văn
thư trong việc quản lý văn bản.
Giúp cán bộ văn thư có giải pháp mới trong công tác quản lý văn bản.
Cấu trúc của khóa luận
Nội dung khóa luận được chia thành 3 chương
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ
VĂN BẢN
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI
TRƯỜNG TIỂU HỌC MINH ĐỨC SỐ 1 – VIỆT YÊN – BẮC GIANG
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN

2


CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1. Khái quát chung về văn bản
1.1.1. Khái niệm về văn bản
Văn bản là phương tiện ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này
đến chủ thể khác bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định tùy theo từng
lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội, và quản lý nhà nước mà văn bản có những
hình thức và nội dung khác nhau.
1.1.2. Phân loại văn bản
a) Văn bản quản lý Nhà nước
Văn bản quản lý Nhà nước là những thông tin, những quyết định thành
văn (văn bản hóa) của các cơ quan nhà nước được ban hành theo thẩm quyền,
trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ trong quản lý
nhà nước.
b) Văn bản quản lý hành chính Nhà nước

- Thông tin chứa đựng trong văn bản biểu hiện dưới dạng thông tin quá
khứ, hiện tại và dự báo.
- Thông tin trong văn bản phải thỏa mãn yêu cầu đầy đủ, chính xâc, kịp thời.
b) Chức năng pháp lý
- Chức năng này chỉ có ở văn bản quản lý Nhà nước.Nó làm căn cứ cho
các hoạt động quản lý, đồng thời là sợi dây ràng buộc trách nhiệm của các cơ
quan Nhà nước về những vấn đề xã hội mà cơ quan Nhà nước với tư cách là chủ
thể quản lý lĩnh vực ấy.
- Nó là cơ sở pháp lý để công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình.
- Văn bản quản lý Nhà nước ( đặc biệt là văn bản Quy phạm pháp luật ) là
hình thức pháp luật của quản lý ( Luật là hình thức, quy phạm là nội dung ).
c) Chức năng quản lý
- Đây là chức năng có ở những văn bản được sản sinh trong môi trường
quản lý. Chức năng quản lý của văn bản được thể hiện ở việc chúng tham gia vào
tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý.
- Quản lý là một quá trình bao gồm nhiều khâu từ hoạch định, xây dựng tổ
chức, biên chế, ra quyết định, kiểm tra đánh giá…trong tất cả các khâu nói trên
khâu nào cũng cần có sự tham gia của văn bản. Trong hoạt động quản lý xã hội

4


hiện đại thì mọi quyết định quản lý đều phải thực hiện bằng văn bản. Như vậy
văn bản là một công cụ đầy hiệu lực trong một quá trình quản lý.
d) Chức năng văn hóa – xã hội
- Văn bản là một sản phẩm của quá trình hoạt động quản lý, nó được dùng
làm phương tiện để ghi chép lại những kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao
động sản xuất từ thế hệ này sang thế hệ khác, với ý nghĩa ấy văn bản luôn có
chức nâng văn hóa.
- Văn bản làm chức năng văn hóa bát buộc mọi người sử dụng văn bản

Văn bản đi có thể là các văn bản quy phạm dưới luật như Nghị định, Nghị
quyết của Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết định,
Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc
Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của UBND... cũng như các văn bản thông thường
khác như: Đề án, Kế hoạch, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Công lệnh đi
đường.... Ngoài ra văn bản đi còn có thể có “Thư công” do người lãnh đạo cơ
quan viết gửi đến các đối tượng liên quan cũng nhằm góp phần vào việc giải
quyết công việc chung của cơ quan. Như vậy, văn bản đi rất đa dạng về thể loại
và phong phú về nội dung. Người ta có thể khái quát chúng thành ba nhóm chính
sau đây:
Thứ nhất là nhóm văn bản quy phạm dưới luật.
Thứ hai là nhóm văn bản thông thường.
Thứ ba là các “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết cho các đối
tượng có liên quan cũng nhằm thực thi công vụ.
- Văn bản đến : Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả Fax, văn bản chuyển
qua mạng và văn bản mật), đơn, thư từ cơ quan, cá nhân khác gửi đến bằng con
đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về
hoặc qua con đường bưu điện... được gọi chung là văn bản đến. Nói cách khác:
Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ
quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công. Căn
cứ vào thành phần và nội dung, ta có thể chia văn bản đến thành 04 nhóm sau:
Nhóm văn bản của cơ quan cấp trên,
Nhóm văn bản của cơ quan ngang cấp,
Nhóm văn bản của cơ quan cấp dưới gửi lên,

6


Nhóm Thư công: Là các loại đơn thư do cá nhân trong cơ quan viết để

7


xem xét phân loại, đăng ký, giải quyết kịp thời chính xác và thống nhất theo quy
định hiện hành của Đảng và Nhà nước. Những công văn đóng dấu “ Hỏa tốc” ,
dấu “ Thượng khẩn” phải được gửi đi hoặc phân phối ngay lúc nhận được. Việc
gửi, nhận, phân phối công văn “Mật”, “Tối mật”, Tuyệt mật” phải theo đúng chế
độ giữ gìn bí mật của Nhà nước.
+) Mọi văn bản đến cơ quan phải tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư
để làm các thủ tục đăng ký cần thiết trước khi chuyển giao đến các đối tượng có
liên quan. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho văn bản đến được tập trung quản lý
thống nhất, tránh tình trạng thất lạc, mất mác tài liệu.
+) Trước khi văn bản được giao giải quyết thì thông qua Thủ trưởng cơ
quan và Chánh văn phòng xem xét.
1.2.4. Quy trình quản lý văn bản:
- Văn bản đi: gồm 06 bước
Bước 1: Soạn thảo văn bản đi
+) Đối với văn bản thường
Cán bộ được phân công tiến hành soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm
về nội dung và tính pháp lý của văn bản đó, ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúc
nội dung văn bản trước khi trình duyệt.
+) Đối với văn bản mật
Cán bộ đề xuất mức độ ban hành văn bản mật và soạn thảo văn bản theo
nội dung yêu cầu và thể thức quy định; Cán bộ dự thảo văn bản chịu trách nhiệm
về nội dung và tính pháp lý của văn bản đó, ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúc
nội dung văn bản trước khi trình duyệt.
Bước 2:Duyệt văn bản thảo Trưởng phòng/ Phụ trách phòng thực hiện
soát xét nội dung, thể thức văn bản và ký nháy vào góc phải mục chức vụ của
người có thẩm quyền ban hành văn bản sau khi văn bản được chỉnh sửa.
Bước 3: Duyệt, ký văn bản

hoạt động của cơ quan, phản ánh năng lực, phẩm chất của cán bộ nhân viên trong
cơ quan. Vì vậy nhất thiết chúng phải đảm bảo hình thức. Trong trường hợp phát
hiện những sai sót, phải báo cáo kịp thời với người được giao trách nhiệm giải
quyết. Những văn bản không đủ về thể thức nhất thiết phải sửa lại trước khi
chuyển giao đến các đối tượng có liên quan.

9


 Ghi số và ngày tháng của văn bản
Ghi số và ghi ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không
loại trừ bất kỳ văn bản nào. Mỗi văn bản được ghi một số và một ngày tháng nhất
định, tính từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng
năm. Ghi số văn bản từ 1 đến 9, ngày 1 đến ngày 9 và tháng 1 đến tháng 2 đều
phải thêm số 0 trước để tránh sự nhầm lẫn có thể xảy ra như ngày 01 thành 11,
tháng 02 thành tháng 12...
 Đối với văn bản Quy phạm Pháp luật, việc đánh số được quy định như sau:
Số: …/năm ban hành/Tên loại VB-Tên cơ quan ban hành
Ví dụ:
- Số: 58/2001/NĐ-CP.
- Số: 34/2001/PL-UBTVQH11.
- Số 20/2002/QĐ-BTNMT.
- Số: 110/2004/QĐ-UB.
 Đối với văn bản thông thường, số văn bản được ghi như sau:
Số: …/Tên văn bản-Tên cơ quan
Ví dụ:
- Số: 112/TB-VP.
- Số: 234/BC-BKHCN.
- Số: 345/KH-STM.
- Số: 346/CKN ĐA-ĐT.

- Công văn số: 03/CKNĐA-TH.
Cách đánh số này tạo tính liên tục cho hệ thống số của văn bản, tuy nhiên
nó lại gây khó khăn cho công tác quản lý và tra tìm, nhất là trong trường hợp sắp
xếp các bản lưu theo tên gọi của chúng.
Số của văn bản ghi ở phía trên, bên trái dưới tác giả của văn bản.
 Ghi ngày tháng của văn bản
Ngày tháng của văn bản là ngày văn bản được ký chính thức, là ngày văn
bản có hiệu lực.
Văn bản ban hành ngày nào phải ghi ngày ấy, đối với những ngày dưới
10, tháng dưới 3 phải thêm số “0” phía trước.

11


Ngày tháng của văn bản là một trong những yếu tố quan trọng giúp các cơ
quan quản lý và tra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn bản được thuận lợi.
Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải
thực hiện

trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Hiện

nay việc đăng ký văn bản đi thường áp dụng hai hình thức: Đăng ký bằng sổ và
đăng ký bằng máy tính.
Đăng ký bằng sổ
- Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ
chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên,
không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ chia thành nhiều phần, mỗi
phần đăng ký một hoặc một số loại văn bản nhất định.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản/ 1 năm thì

sự nhầm lẫn, khó khăn trong việc tra tìm. Chẳng hạn: XMC - xoá mù chữ, DNT doanh nghiệp trẻ, ĐBSH - đồng bằng sông Hồng. XĐGN - xoá đói giảm nghèo...
Mẫu sổ đăng ký văn bản được quy định như sau:
Bìa sổ:
…………….(1)……………..
……..............(2)……………..

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm : 20…..(3)

Từ ngày ………..đến ngày…………(4)
Từ số …………đến số……………..(5)

Quyển sổ :……(6)…

Hình 1.1: Bìa và trang đầu của sổ quản lý văn bản đi
Ghi chú:
(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp.
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị.
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến
(4): Ngày tháng bắt đầu và kết thức đăng ký văn bản vào sổ.
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đầu tiên và văn bản cuối cung trong sổ.
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
Lưu ý: Để đảm bảo giá trị pháp lý, tất cả các sổ đều phải có chữ ký của
người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng.

14


Đăng ký bên trong: Trình bày trên khổ giấy A3 (420x297 mm), gồm các
cột mục theo mẫu sau:


bản

(6)

(7)

(5)

(8)

Hình 1.2: Nội dung đăng ký văn bản đi.
Hướng dẫn đăng ký:
Cột số 1: Ghi số, ký hiệu của văn bản.
Cột số 2: Ghi ngày tháng năm ban hành văn bản
Cột số 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Nếu sổ dùng để đăng
ký nhiều loại văn bản khác nhau thì phải ghi rõ tên loại văn bản. Nếu sổ được
dùng để đăng ký một loại văn bản hoặc chia thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký
một loại văn bản thì không cần ghi trên loại (Cột này phải có kích thước rộng
hơn cột khác).
Cột số 4: Ghi đầy đủ họ và tên của người ký văn bản.
Cột số 5: Ghi tên cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản (Ghi
giống với phần nơi nhận đã được ghi trong văn bản).
Cột số 6: Ghi tên đơn vị hoặc các nhân nhận bản lưu
Cột số 7: Ghi số lượng văn bản được phát hành.
Cột số 8: Ghi những điểm cần thiết khác (Mật, khẩn, bản sao …)
Đối với các văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” cần phải được đăng ký
và bảo quản riêng, theo quy định về chế độ bảo mật của Nhà nước đã ban hành.
Có thể dùng một số trang của sổ đăng ký văn bản đi để đăng ký văn bản có đóng
dấu “Mật”. Trường hợp cơ quan có số lượng rất ít văn bản “Mật” thì có thể đăng

gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ bên trong.
Bì văn bản nên được in sẵn, hình chữ nhật, kích thước tối thiểu đối với các
loại bì được quy định như sau:
+ Loại 307x220mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4
được cho vào bì ở dạng nguyên khổ giấy.
+ Loại 220x158mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4
được cho vào bì ở dạng gấp 02 phần bằng nhau.

16


+ Loại 220x109mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4
được cho vào bì ở dạng gấp 03 phần bằng nhau.
+ Loại 158x115mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4
được cho vào bì ở dạng gấp 4 phần bằng nhau.
Ngoài bì phải ghi rõ ràng và chính xác tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ
quan hay người nhận, số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có) để
chuyển nhanh chóng, chính xác đến người nhận, tránh mọi sự nhầm lẫn có thể
xảy ra.
Mẫu bì được minh họa như sau:

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1),
ĐC: số XX phố….., quận….., ….. (2)
(8)

ĐT:0123 ………………Fax………….(3)
E-Mail: ………………………
Website:…………………(4)
Số:……………………………………(5)
Kính gửi: ………………………………………..(6)

đóng dấu: “Chỉ người có tên mới được bóc bì”.
+ Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường nhưng phải đóng dấu chỉ ký hiệu
mức độ mật dưới số và ký hiệu của văn bản.
Các ký hiệu dấu chỉ mức độ “Mật”:
+ A: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tuyệt Mật
+ B: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tối mật
+ C: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Mật
- Vào bì và dán bì
Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản
để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong.
Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ
dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị
nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.
+) Với những văn bản chuyển trong ngành Y tế tiến hành scan văn bản để
chuyển văn bản qua văn phòng điện tử
Bước 5: Gửi văn bản đi
+ Đối với văn bản thường
Văn thư có trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã chỉ định bằng
đường bưu chính (các đơn vị ngoài ngoài ngành), qua mạng văn phòng điện tử
Sở Y tế (các đơn vị trong ngành Y tế hoặc đơn vị có kết nối văn phòng điện tử
với Chi cục)

18


- Chuyển phát trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan
Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị,
cá nhân trong nội bộ cơ quan và cách thức tổ chức chuyển giao, các cơ quan
quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để làm số chuyển giao.
+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản chuyển giao trong nội bộ

Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn bản.
Cột số 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, các nhân nhận văn bản.
Cột số 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột số 5: Ghi những điểm cần thiết khác như: Số lượng bản, số lượng bì...
+ Đối với những cơ quan có số lương văn bản đi ít thì có thể sử dụng sổ
Đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản. Mẫu sổ chỉ cần thêm cột “Ký nhận”
vào sau cột số 5. Phải ký nhận vào sổ để giúp cán bộ văn thư theo dõi việc
chuyển giao văn bản được thuận lợi, tránh tình trạng mất mác, thất lạc tài liệu.
- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Tất cả các văn bản đi của cơ quan, tổ chức khi chuyển giao trực tiếp đến
các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký và sổ chuyển giao văn bản.
Mẫu sổ chuyển giao giống mẫu sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan:

19