MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU
1
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 3
1.1. Khái niệm, nguyên tắc, ý nghĩa công tác quản lý văn bản 3
3
1.1.1. Khái niệm
1.1.2. Nguyên tắc quản lý văn bản 3
1.1.3. Ý nghĩa của công tác quản lý 3
1.2. Công tác quản lý văn bản đến 4
1.2.1 Khái niệm văn bản đến
4
4
1.2.2 Quy trình quản lý văn bản đến
1.2.2.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 4
1.2.2.2 Trình, chuyển giao văn bản đến 7
1.2.2.3 Giải quyết, theo dõi và đôn đốc giải quyết văn bản đến. 8
1.3. Công tác quản lý văn bản đi 9
9
1.3.1. Khái niệm
1.3.2. Quy trình quản lý văn bản đi 9
1.3.2.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng,
năm của văn bản
9
1.3.2.2. Đăng ký văn bản đi 10
1.3.2.4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi
13
1.3.2.5. Lưu văn bản đi
18
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG

30
2.4.3. Chuyên viên Văn phòng thẩm định 30
2.4.4. Lãnh đạo văn phòng thẩm định
30
30
2.4.5. Ký duyệt văn bản
2.4.6. Làm thủ tục phát hành
31
2.4.6.1. Kiểm tra thể thức, vào sổ, ghi số, ngày tháng. 31
2.4.6.2. Sao văn bản: 31
2.4.6.3. Đóng dấu: 32
2.4.6.4. Chuyển giao văn bản:
32
2.4.6.5. Sắp xếp, bảo quản, phục vụ, nghiên cứu sử dụng bản lưu:
32
2.5. Đánh giá 33
2.5.1. Ưu điểm
33
2.5.2. Hạn chế 33
CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG CNTT VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI
VĂN PHÒNG HĐND&UBND HUYỆN HIỆP HÒA, TỈNH BẮC
GIANG
35
3.1. Giới thiệu phần mềm Net.office
35
3.2. Chương trình quản lý văn bản đến
36
36
3.2.1. Xử lý văn bản đến tại bộ phận văn thư
3.2.1.1. Đăng nhập hệ thống36

3.3.1.6. Tìm kiếm văn bản đi55
3.3.1.7. In sổ văn bản đi
55
56
3.3.2. Phần dành cho lãnh đạo
3.3.2.1. Duyệt dự thảo cho chuyên viên 56
3.3.2.2. Duyệt thông qua phiếu trình (chức năng dành cho lãnh đạo VP)
61
3.3.2.3. Ký duyệt phiếu trình (chức năng dành cho người ký duyệt) 63
KẾT LUẬN 66
LIỆU THAM KHẢO68

DANH MỤC BẢNG VÀ HÌNH
Hình 1.1. Mẫu dấu đến
5
Hình 1.2. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến
5
Bảng 1.3. Mẫu sổ đăng ký bên trong văn bản đến6
Hình 1.4. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi 10
Bảng 1.5. Mẫu đăng ký bên trong sổ quản lý văn bản đi 11
Hình 1.6. Mẫu bì gửi văn bản đi 13
Bảng 1.7. Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi 14
Bảng 1.8. Mẫu sổ chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
15
3


Bảng 1.9. Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện 15
Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp
Hoà…18

Hình 3.21. Theo dõi tình trạng xử lý văn bản
41
Hình 3.22. Chi tiết theo dõi xử lý văn bản 41
Hình 3.23. Đăng nhập vào hệ thống
42
Hình 3.24. Chức năng vào sổ
42
Hình 3.25. Chức năng thêm mới 43
Hình 3.26. Nhập thông tin văn bản 43
Hình 3.27. Lưu văn bản
43
Hình 3.28. Chức năng sao chép văn bản 44
Hình 3.29. Chức năng nhập giống văn bản trước 44
Hình 3.30. Văn bản chờ phát hành 45
Hình 3.31. Lưu văn bản chờ phát hành 45
Hình 3.32. Chọn văn bản phát hành
46
Hình 3.33. Chọn cơ quan gửi văn bản
46
4


Hình 3.34. Theo dõi văn bản gửi qua Email
Hình 3.35. Hình thức tìm kiếm văn bản
Hình 3.36. Các hình thức xuất sổ 48
Hình 3.37. Lọc các chức năng xuất sổ
Hình 3.38. Văn bản chờ duyệt
49
Hình 3.39. Chọn văn bản chờ duyệt
Hình 3.40. Thông tin văn bản dự thảo


Nguyên văn

1

HĐND&UBND

Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân

2

TT HĐND

Thường trực HĐND

3

TT UBND

Thường trực UBND

4

HĐND

Hội đồng nhân dân

5

UBND


5 Thủ tục hành chính

Ghi chú


LỜI CẢM ƠN
Sau hai năm học tập và nghiên cứu về chuyên ngành Quản trị Văn phòng tại
trường Đại học Công nghệ Thông tin và truyền thông với sự quan tâm, nhiệt tình
của các thầy cô bản thân tôi đã có được những kiến thức quý báu, những hành
trang mới để vững tin hơn trong công việc chuyên môn.
Trong những ngày tháng cuối cùng của khóa học, nhận được sự phân công của
Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế dưới sự hướng dẫn của giáo viên hướng dẫn Thạc sỹ
Đinh Thị Nguyên tôi đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Nâng cao hiệu quả
công tác quản lý văn bản tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc
Giang”.
Để hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và
sâu sắc tới trường Đại học Công nghệ và Thông tin truyền thông, các thầy cô trong
khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa đã
tạo điều kiện cho tôi được tham gia khóa học và nghiên cứu khóa luận tại đây; Lời
cám ơn đặc biệt xin gửi tới giáo viên Thạc sỹ Đinh Thị Nguyên, người đã trực tiếp
hướng dẫn, giúp đỡ tận tình trong quá trình thực hiện khóa luận này.
Cuối cùng xin kính chúc quý thầy, cô dồi dào sức khỏe và thành công trong
sự nghiệp cao quý. Kính chúc các đồng chí lãnh đạo và các đồng chí cán bộ Văn
phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang sức khỏe luôn may mắn
và thành công trong công việc./.
6


Tôi xin chân thành cảm ơn!

nhà nước, để khai thác triệt để tính năng của văn bản trong quá trình hoạt động của
mình cần quan tâm đúng mức đến công tác Văn thư nói chung và quản lý văn bản
nói riêng.
Thực tế, nhiều năm qua Nhà nước đã xây dựng, ban hành khá nhiều văn bản
quy định, hướng dẫn công tác Văn thư – Lưu trữ trong cơ quan, tổ chức. Mới đây
có những văn bản quy định như Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban
hành ngày 19/01/2011 về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính; Công văn số 55-CV/TCCB của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành ngày
01/3/1991 về việc Hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24-CT của Chủ tịch hội
đồng Bộ trưởng; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ban hành ngày 08/02/2010 của
Chính phủ về Công tác văn thư; Công văn số 452/VTLTNN-NVTW ban hành
ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư lưu trữ nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn
bản đi và văn bản đến… Tuy nhiên, công tác Văn thư trong các cơ quan nhà nước
hiện nay còn nhiều bất cập đòi hỏi cấp thiết đặt ra là phải nghiên cứu lý luận và
thực tiễn, xây dựng hệ thống giải pháp hoàn thiện công tác văn thư ngay trong từng
cơ quan, tổ chức.
Trong thời đại CNTT như hiện nay thì việc quản lý văn bản một cách khoa
học, hiệu quả đang là vấn đề nhức nhối của mọi cơ quan, tổ chức. Một cơ quan
điều hành tốt công việc chứng tỏ một điều rằng thông tin họ nắm bắt được rất
nhanh nhạy và có phương pháp làm việc cực kỳ hiệu quả, và muốn làm được
những điều đó thì sự đóng góp của CNTT là thực sự quan trọng.
Từ những lý do trên, đồng thời cũng là một nhân viên văn phòng trực tiếp
tham gia vào quá trình quản lý văn bản tại văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp
Hòa nên tôi lựa chọn đề tài “ Nâng cao hiệu quả quản lý văn bản tại Văn phòng
HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang”.
8


Mục đích chọn đề tài nhằm nâng cao nhận thức của bản thân đối với chuyên
ngành quản trị Văn phòng, tìm hiểu sâu về hơn về vai trò của CTNN trong hoạt

1.1. Khái niệm, nguyên tắc, ý nghĩa công tác quản lý văn bản
1.1.1. Khái niệm
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ
quan/doanh nghiệp và thủ trưởng cơ quan/lãnh đạo doanh nghiệp nắm được thành
9


phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và
bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày của cơ quan.
Tổ chức quản lý văn bản là thực hiện những công việc quản lý công văn
giấy tờ được đảm bảo an toàn và tra tìm một cách nhanh chóng.
1.1.2. Nguyên tắc quản lý văn bản
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật
có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan,
tổ chức (sau đây gọi tắt là văn thư).
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc
chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có
đóng các dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và
“Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao
ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và
chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được
đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và
hướng dẫn riêng.
1.1.3. Ý nghĩa của công tác quản lý
Làm tốt công tác quản lý văn bản đi - đến sẽ góp phần giải quyết công việc
của cơ quan được nhanh chóng, chính xác … hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ.
Giữ gìn được tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở chứng minh cho
mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp.
Giữ gìn bí mật của nhà nước cũng như bí mật của cơ quan

với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả
lại cho nơi gửi văn bản.
Đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số
và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).

Hình 1.1. Mẫu dấu đến
Đăng ký văn bản đến:
Lập sổ đăng ký văn bản đến: Căn cứ vào số lượng văn bản đến hàng năm,
11


các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
Đăng ký văn bản đến:phải được đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các
thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt
những từ, cụm từ không thông dụng.
Đăng ký văn bản đến bằng sổ:

Hình 1.2. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến
(Bìa và trang đầu sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước
210mm x 297mm)
+ Cách ghi các nội dung bìa và trang đầu
(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
(Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và
đóng dấu trước khi sử dụng).
Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu

(6)

(7)

Ký
nhận

Ghi
chú

(8)

(9)

(Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297
mm)
+ Cách ghi các nội dung mẫu đăng ký văn bản đến
Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “đến”.
Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “đến”.
Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của
người gửi đơn, thư.
Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.
Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư
Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn, tên loại văn bản có thể
viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có
trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân
phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (nếu có).

bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn
bản.
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình
người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết
(nếu có). Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn vị chuyển
văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn
thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax,
văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân
đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển
giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản
đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổ chuyển giao văn bản
đến.
Việc chuyển văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí
mật nội dung văn bản. Người nhận phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
1.2.2.3 Giải quyết, theo dõi và đôn đốc giải quyết văn bản đến.
Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ
chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án
14


giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến
đề xuất của đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm
theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm

cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định
khác.
15


- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của
pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
- Ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1,
Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký như
sau:
+ Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế,
hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số.
+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ
thống số riêng.
- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện
theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo
quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
1.3.2.2. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
Đăng ký bằng sổ văn bản
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ
chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên,
không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần để
đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi mà
cơ quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn như sau:
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì

Hình 1.4. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi
Ghi chú:
(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp.
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị.
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến
(4): Ngày tháng bắt đầu và kết thức đăng ký văn bản vào sổ.
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đầu tiên và văn bản cuối cung trong sổ.
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
Lưu ý: Để đảm bảo giá trị pháp lý, tất cả các sổ đều phải có chữ ký của
người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng.
Đăng ký bên trong: Trình bày trên khổ giấy A3 (420x297 mm), gồm các cột
mục theo mẫu sau:

Bảng 1.5. Mẫu đăng ký bên trong sổ quản lý văn bản đi
Số,ký
Ngày
Tên loại và người
Nơi
hiệu văn tháng trích yếu nội
ký
nhận
bản
văn bản dung văn bản
văn bản
17

Đơn vị,
người
nhận bản
lưu

Cột số 2: Ghi ngày tháng năm ban hành văn bản
Cột số 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Nếu sổ dùng để đăng
ký nhiều loại văn bản khác nhau thì phải ghi rõ tên loại văn bản. Nếu sổ được dùng
để đăng ký một loại văn bản hoặc chia thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký một
loại văn bản thì không cần ghi trên loại (Cột này phải có kích thước rộng hơn cột
khác).
Cột số 4: Ghi đầy đủ họ và tên của người ký văn bản.
Cột số 5: Ghi tên cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản (Ghi
giống với phần nơi nhận đã được ghi trong văn bản).
Cột số 6: Ghi tên đơn vị hoặc các nhân nhận bản lưu.
Cột số 7: Ghi số lượng văn bản được phát hành.
Cột số 8: Ghi những điểm cần thiết khác (Mật, khẩn, bản sao …)
Đăng ký bằng cơ sở dữ liệu
- Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
- Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản
của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
- Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được
in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.
1.3.2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi
nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.
Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1,
Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
Đóng dấu cơ quan
- Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ
ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên
chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

được cho vào bì ở dạng gấp 03 phần bằng nhau.
+ Loại 158x115mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4
được cho vào bì ở dạng gấp 4 phần bằng nhau.
Ngoài bì phải ghi rõ ràng và chính xác tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ
quan hay người nhận, số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có) để chuyển
nhanh chóng, chính xác đến người nhận, tránh mọi sự nhầm lẫn có thể xảy ra.
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1),
(8)

ĐC: số XX phố….., quận….., ….. (2)
ĐT:0123 ………………Fax………….(3) …….
E-Mail: ………………………
Website:…………………(4)

Số:……………………………………(5)
19


Kính gửi: ………………………………………..(6)
………………………………………………(7)
………………………………………………(7)
Hình 1.6. Mẫu bì gửi văn bản đi

Hướng dẫn trình bày và viết bì
(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản.
(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (Ghi rõ số nhà, tên đường phố, tên phố
phường, quận, huyện, thị xã, thị trấn tỉnh thành …nếu cần).
(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần).
(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có).
(5): Ghi số, ký hiệu của các văn bản có trong phong bì.

Phần đăng ký bên trong:
Bảng 1.7. Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi
Ngày
chuyển

Số, ký hiệu văn
bản

Nơi nhận văn bản

Ký nhận

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

Cách ghi các cột trong sổ:
Cột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn bản, văn bản được chuyển giao
ngày nào phải ghi ngày ấy. Ngày dưới 10, tháng dưới 2 phải thêm số “0” phía
trước.
Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn bản.
Cột số 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, các nhân nhận văn bản.


và trích

Ký

nhận

nhận

người

lượng

văn

văn
bản

yếu nội

văn

nhận

bản

dung

bản


“SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN”
Phần đăng ký bên trong:

Bảng 1.9. Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện
Ngày
chuyển

Số, ký hiệu
văn bản

Nơi nhận văn
bản

Số lượng
bì

Ký nhận và dấu
bưu điện

Ghi
chú

(1)

(2)

(3)

(4)


- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,
thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản
không bị thiếu hoặc thất lạc.
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì
phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào
Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
1.3.2.5. Lưu văn bản đi
- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu
trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
- Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng
ký.
- Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc
thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội
dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
- Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các
mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
- Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng
bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ
chức.

23


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN
PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN HIỆP HÒA

Chánh Văn phòng (Nguyễn Văn Thắng)
- Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng HĐND&UBND
huyện, phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước HĐND&UBND huyện về mọi
hoạt động của Văn phòng
- Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ, công tác nội chính, quản
lý tài chính. Trực tiếp thẩm dịnh các văn bản quan trọng, phạm vi ảnh hưởng
25