Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO LÀO CAI

TÊN SKKN:

SỬ DỤNG PHẦN MỀM EXCEL TRONG
QUẢN LÍ THI NGHỀ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
QUẢN LÍ TRƢỜNG THPT SỐ 4 TP LÀO CAI”

- Họ và tên tác giả: Ngô Minh Trân
- Chức vụ: Phó Hiệu trƣởng
- Tổ chuyên môn: Toán – Lý – Tin - Công nghệ
- Đơn vị công tác: Trƣờng THPT số 4 thành phố Lào Cai

Thành phố Lào Cai, ngày 05 tháng 5 năm 2014.

0


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

Phần I:
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
CNTT, v i h g ƣu thế vƣ t trội ủ
i v mọi h v
ời sống xã hội
trong thời ại hiện nay. S phát triể hƣ vũ b
ủa công nghệ em ại nhiều
thành t u to l n củ

ổi m i, chịu khó tìm tòi
ể viết á hƣơ g trì h quản lí trên phần mềm Excel phục vụ kịp thời cho công tác
quản lí và chỉ ạo dạy học. V
ũ g
d tôi họ ề tài “sử dụng phần
mềm Excel trong quản lí thi nghề nhằm nâng cao hiệu quả quản lí trƣờng
THPT số 4 TP Lào Cai”.
2. Mục đích nghiên cứu
Đề xuất cách viết và sử dụng hƣơ g trì h quản lí thi nghề bằng phần mềm
Excel phục vụ quản lí tại trƣờng THPT số 4 thành phố Lào Cai nhằm nâng cao hiệu
quả quản lí củ h trƣờng.

1


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

3. Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn.
Nêu ra một số qu
iểm chỉ ạo của Chính phủ, Bộ Giáo dụ v Đ tạo, Ban
chấp h h Đảng bộ tỉnh Lào Cai, Sở Giáo dụ v Đ tạo Lào Cai về ị h hƣ ng
chỉ ạo ứng dụng CNTT trong công tác quản lý và dạy học.
Từ kết quả triển khai th c hiện tổng kết thành kinh nghiệm cho nh g ăm tiếp
sau tại trƣờng THPT số 4 thành phố Lào Cai và có thể áp dụ g h á trƣờng
THPT khác.
Phần II:
NỘI DUNG
I. CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN.
1. Cơ sở lí luận:
Nhận thấy việc áp dụ g CNTT v

Việc thu hút họ si h ế trƣờng là nhiệm vụ hết sức quan trọng góp phần nâng cao
trì h ộ dân trí, nâng cao chất ƣ ng nguồn nhân l c cho tỉnh. Ứng dụng CNTT nói
chung và phần mềm Excel nói riêng trong quản lí nhằm giảm thời gian th c hiện
các công việc hành chính cho Ban Giám hiệu ể dành thời gian tập trung xây d ng
h trƣờ g th h “trƣờng học thân thiện, học sinh tích c ” thu hút họ si h ến
trƣờng.
2


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

Nh g ăm gầ ây, h trƣờ g
tí h c sử dụng các phần mềm của D án
Hỗ tr ổi m i quản lí giáo dục của Ủy ban châu Âu hỗ tr Việt Nam tr g h
v c giáo dục (SREM) vào quản lí nhân s , thiết bị, thƣ viện, quản lí học sinh ...
em ại hiệu quả nhất ịnh. Tuy nhiên, sử dụng các phân hệ của d án này có
nh ng hạn chế:
Thứ nhất, việ
i ặt phần mềm của SREM phức tạp; một gƣời quản lí một
phân hệ song phải i ặt tất cả các phân hệ còn lại trong khi khả ă g sử dụng các
phân hệ của một số cán bộ, giáo viên còn hạn chế.
Thứ hai, phần mềm của SREM nhạy cảm v i virut nên nếu máy tính có virut thì
khô g i ƣ c hoặc nếu cài xong mà máy bị nhiễm virút thì hƣơ g trì h khô g
hoạt ộ g ƣ c.
Thứ ba, việc sử dụng một phân hệ ũ g phức tạp. Vì các phân hệ liên kết v i
nhau nên tố ộ xử lí thông tin chậm, hay lỗi (phân hệ QLHS khi nhập hạnh kiểm
xong thì không sử ƣ c; phân hệ PEMIS về quản lí nhân s không t ộng cập
nhật quá trình nâng bậ ƣơ g; việc nhập số CMTND của một á hâ , máy bá
tồn tại số CMND này rồi hƣ g khi th c hiện tìm kiếm thì lại báo không có số
CMND hƣ thế).


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

2. Các phép tính và các hàm số thƣờng dùng khi viết chƣơng trình quản lí
thi:
a) Các phép tính: Nhân (*), chia (/), cộng (+), trừ (-).
b) Các hàm:
- Hàm Sum: Hàm này trả về tổng của một chuỗi số.
Cú pháp = Sum (Number 1, Number 2,...), tr g
là các số, ịa chỉ ô hoặc dãy ô.

Number 1, Number 2 có thể

- Hàm Average: Tính giá trị trung bình cộng của các số.
Cú pháp = Average (Number 1, Number 2,...), tr g
thể là các số, ịa chỉ ô hoặc dãy ô.

Number 1,Number 2 có

- Hàm Vlookup: Tìm giá trị ƣ c chỉ ịnh theo cột.
Cú pháp = Vlookup (Lookup_value, Table_array, Col_index-num, Rangekup), tr g
+ Lookup_value:

Giá trị cần tìm trong cột thứ nhất của bảng gi i hạn.

+ Table_array : Bảng gi i hạ

ể dò tìm.

+ Col_index-num: Số thứ t cột trong bản gi i hạn.

tr g
Logical 1, Logical 2…là các biểu thứ iều kiện.
+ Logical 1: Bắt buộ . Điều kiện thứ nhất mà bạn muốn kiểm nghiệm và có thể
ịnh trị là TRUE hoặc FALSE.
+ Logical2, ... : T y họ . Cá iều kiện bổ sung mà bạn muốn kiểm nghiệm,
chúng có thể ịnh trị là TRUE hoặc FALSE, v i tối 255 iều kiện.

4


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

- Hàm Round: Làm tròn một số v i số ch số thập phâ

h trƣ c.

Cú pháp = Round (Value 1, ), tr g
V ue
thể là nh ng giá trị số, có thể
ịa chỉ ô; n là số ch số thập phâ ịnh làm tròn t i ( n = 0, 1,2,...).
3. Văn bản quy phạm.
Cô g vă số 10945/GDĐT-GDTrH ngày 27/11/2008 của Bộ Giáo dục và Đ
tạo về việc hƣ ng dẫn thi và cấp chứng chỉ nghề phổ thông, tr g :
2.1. Nội du g iểm b, iểm c khoản 3 mụ II hƣ s u:
b) Học sinh phải hoàn thành 2 bài thi:
- Bài thi lí thuyết the ề t luận hoặc trắc nghiệm hoặc có một phần t luận và
một phần trắc nghiệm, thời gi
m b i 45 phút, iểm hệ số 1.
- Bài thi th c hành: thời gian làm bài do Sở GDĐT quy ịnh cho từng nghề phổ
thông thời ƣ ng 60; 90; 120; 150 hoặ 180 phút, iểm hệ số 3.

Lập danh sách thí sinh
Lập phiếu thu bài
(Sheet DSPT)
Lập danh sách cấp chứng chỉ nghề
phòng thi
Lập bảng tổng h p kết quả thi
Lập khóa phách, nhập iểm

5


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

5. Viết chƣơng trình (Phần mềm) quản thi (Phần mềm tôi viết cho Ban coi,
chấm thi nghề THPT số 3 huyệ Mƣờ g Khƣơ g, kh thi g y 13/3/2014).
5.1. Lập danh sách thí sinh và sử dụng các hàm.
5.1.1. Lập danh sách thí sinh: Theo mẫu Sheet nguồn dƣ i ây.

Hình 1

- Cột phòng thi (P. thi): Ghi phòng 1 là P01, phòng 2 là P02,... Sở d ghi hƣ
vậy
ể không xảy ra hiệ tƣ ng trùng mã thí sinh. VD: 1 thí sinh ở phòng 1, số
thứ t 12, mã thí sinh này là 112 sẽ trùng v i thí sinh khác ở phòng 11, số thứ t 2,
ũ g có mã thí sinh 112.
- Cột Họ tên: Sau khi nhập xong d liệu hoặc lấy d liệu từ phần mềm quản lí
iểm, th c hiện sắp xếp họ và tên theo trật t AZ: L a chọn phạm vi sắp xếp
bằ g á h bôi e the dò g (rà trỏ vào số thứ t dòng ở rìa trái Sheet) rồi th c
hiện lệnh DataSort (Ở Sort by là Column H chọn Ascending; ở Then By là
Column G chọn Ascending) OK.


- Cột ngày sinh: Chọ ịnh dạng Việt Nam: Start  Settings  Control Panel
 Date, Time, Language and Regional Options  Regional and Language Options
 Customize  Date, ở ô Short date format chọ ịnh dạng dd/MM/yyyy 
Apply  Ok  Ok. Sau khi chọn xong, ta chỉ cần nhập ngày, dấu (/), tháng dấu (/)
và 2 số cuối củ ăm rồi Enter. Ví dụ nhập 1/11/98 rồi E ter t ƣ c 01/11/1998.
- Cột iểm trung bình nghề (ĐTB), iểm thi lý thuyết (LT), iểm thi th c hành
(TH): Định dạng 1 ch số thập phân bằng cách chọn tất cả 3 cột này. Trên Menu
chọn FormatCells... ở Number chọn Custon, chọ ịnh dạng 0,0.
- Cột iểm bình quân (ĐBQ) chọ

ịnh dạng 0,00. Cách th c hiệ

hƣ trê .

5.1.2. Sử dụng các hàm cho bảng danh sách.
7


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

- Cột LT: Tại Q4, nhập = VLOOKUP($F4,'Nhập iểm'!$D$2:$M$701,4,0).

=IF(R4"",IF(Q4<>"",IF(S4>
=9,"Giỏi",IF(AND(MIN(Q4:R4)>=5,S4>
=7),"Khá",IF(AND(MIN(Q4:R4)>=3,S4
>=5),"TB",""))),""),"").

=IF(AND(Q10"",R10""),IF(AN
D(MIN(Q10:R10)>=3,S10>=5),"Đ","

Xem ở hình 3.
- Cột hỏng (H): Tại ô U4, nhập câu lệnh:
=IF(Q4"",IF(T4="Đ","","H"),""). Xem ở hình 3.
Ý gh : Nếu tại Q4 khác trố g, T4 m “Đ” thì ể trống (""), còn lại là hỏng (H).
Th c hiệ r ké

h

ến ô ứng v i thí sinh cuối cùng.

- Cột xếp loại (XL): Tại ô V4, nhập câu lệnh:
=IF(S4>=9,"Giỏi",IF(AND(MIN(Q4:R4)>=5,S4>=7),"Khá",IF(AND(MIN(Q4:
R4)>=3,S4>=5),"TB",""))).
Th c hiện r ké

h

ến ô ứng v i thí sinh cuối cùng.

Ý gh ủa câu lệ h: ĐBQ khô g hỏ hơ 9,0 thì xếp loại giỏi; nếu không có
b i thi iểm dƣ i 5 v ĐBQ khô g hỏ hơ 7,0 thì xếp loại khá; nếu không có bài
thi iểm dƣ i 3 v ĐBQ khô g hỏ hơ 5,0 thì xếp loại tru g bì h (TB); trƣờng
h p còn lại ể trống (""). Tuy nhiên, nếu dùng câu lệ h hƣ trê , ối v i trƣờng
h p thí sinh bỏ thi, máy báo lỗi, ta phải th c hiện thêm thao tác xóa. Khắc phục
bằng câu lệnh sau:
=IF(R4"",IF(Q4<>"",IF(S4>=9,"Giỏi",IF(AND(MIN(Q4:R4)>=5,S4>=7),
"Khá",IF(AND(MIN(Q4:R4)>=3,S4>=5),"TB",""))),""),"").
Xem câu lệnh ở hình 3.
5.2. Lập bảng danh sách d thi: Theo mẫu Bảng danh sách ở Sheet Bảng d
thi dƣ i ây.


5.3. Lập Bả g ghi tê , ghi iểm: Theo mẫu Bả g ghi tê , ghi iểm ở Sheet
Bả g ghi iểm dƣ i ây.
Đá h v ô ày p03 thì
ƣ c bảng ghi tên, ghi
iểm phòng 3

Hình 5
Cách th c hiện tìm kiếm th c hiệ
iểm khác là:

hƣ ở Bảng danh sách d thi. Tuy nhiên

+ Điều kiện tìm kiếm là ô $U$1 và $B8.
v

+ Khi in Bả g ghi tê , ghi iểm phò g thi
ô U1. VD: I phò g 1, á h p01 v ô U1.

,t

á h số củ phò g thi

Chú ý: Nếu hƣ que viết các câu lệnh, hãy nhấn chuột trái vào vị trí ch
nguon ở Sheet nguon (Xem ở hình 5) rồi ấn Ctrl (Trỏ có dạng dấu +) và rê chuột
s g g g t ƣ c Sheet nguon 2. Sửa Sheet này theo mẫu quy ị h
ƣ c.
5.4. Lập phiếu thu bài: Theo mẫu phiếu thu bài ở Sheet Phieuthub i dƣ i ây.
Th c hiệ


=COUNTIF(Nguon!V4:
V26,"Giỏi")

5.8. Lập khóa phách: Copy toàn bộ thông tin ở các cột C, D, E, F ở Sheet
nguon rồi Paste vào Sheet nhập iểm.
13


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

Hình 10
Để làm phách, ta phải trộn bài thi các phòng v i nhau. Muốn nhanh và chính
xác, tại cột E ở Sheet nhập iểm, t á h 1 h cái cho cả phòng thi. VD phòng 1
toàn ch a, phòng 2 toàn ch c, phòng 3 toàn ch d...

Hình 11
Sort theo cột E (Nhƣ ột E ở hình 11).
14


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

Hình 11
Gán số phách ở cột F cho từng số báo danh bằ g á h á h phố phá h ầu tiên
(nên dùng tiền tố. VD s001) rồi r ké ến SBD cuối cùng (Nhƣ cột F ở hình 11).
Từ Sheet Nhập iểm, tôi tạo ra phiếu chấm in sẵn số phá h ể giám khảo không
phải viết tay các hƣ hì h 12 và 13 dƣ i ây:

Để có phiếu chấm lý
thuyết phòng nào chỉ cần

Chi phí

Không

5.000.000

Thời gian viết

5 giờ

Nhà cung cấp viết

Thời gian sử dụng

Lâu dài

5 ăm

Khi quy ị h th y ổi

Cập nhật ƣ c ngay

Chờ nhà cung cấp

Việc sử dụng

Dễ dàng cho mọi gƣời

Chỉ một số sử dụ g ƣ c
16

á quy ịnh, quy chế thi.

ể vận

Thứ ba, nêu cao tinh thần t học, t nghiên cứu CNTT của cán bộ, giáo viên,
nhân viên. Xuất phát từ yêu cầu công việc, mỗi gƣời tr g iều kiện của mình cần
nỗ l c ứng dụng CNTT sao cho hiệu quả.
3. Ý kiến đề xuất: Không.
Trê ây sá g kiến kinh nghiệm của tôi. Tôi nhận thức rằng nó còn nhiều
thiếu sót, rất mong ý kiến góp ý của các bạ ồng nghiệp, Hội ồng Sáng kiến nhà
trƣờng, Hội ồng sáng kiến ngành Giáo dụ v Đ tạo tỉnh Lào Cai./.
NGƢỜI VIẾT

Ngô Minh Trân
17


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.

Chỉ thị 29/20101/CT của Bộ trƣởng Bộ Giáo dụ v Đ tạ v/v tă g ƣờng
áp dụng,
tạo và ứng dụ g CNTT tr g g h GD gi i ạn 2001-2005.

2.

Quyết ị h 698/QĐ-TTg g y 21 thá g 6 ăm 2013 của Thủ thƣ ng Chính
phủ phê duyệt kế hoạch tổng thể phát triển nguồn nhân l CNTT ến 2015 và


MỤC LỤC
Phần I: ĐẶT VẤN ĐỀ…………………………………………………… …..
ề t i…………………………………………………………..

1

1.

Lý do chọ

2.

Mụ

ứu……………………………………………………....

1

3.

Đ g g p về mặt lý luận và th c tiễ …………………………………......

2

Phần II: NỘI DUNG…………………………………………………… ……....

2

I.


Các phép tính và các hàm số thƣờng dùng khi viết hƣơ g trì h quản lí
thi..................................................................................................................

4

3.

Vă bản quy phạm……………………………………………....................

5

4.

Thiết kế hƣơ g trì h quản lí thi………………………………………......

5

5

Viết hƣơ g trì h (Phần mềm) quản thi ......................................................

6

6.

Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm.

í h ghiê


19

19


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trƣờng THPT số 4 Lào Cai

20