DOAN PHAN TAN

CAC HE/THONG

TRUONG DAI HOC VAN HOA HA NOI
■

■

HA NOI - 2004

■


P(JS. TS. D ( ) A n PHAN TAN

CAC HE THONG

THONG tin

q u An l y

(M A N A G EM E N T INFORMATION SYSTEMS)
G IA O TRI NH D A N H CH O SI NH VIEN
N G A N H Q UA N LY VAN HO A

T R U I N G DAI HOC VAN HOA
HA NC)I - 2004


L ()I NOI DA U

trinh thong tin: day chuy£n thong tin tu lieu trong cac thu vien
va cac trung tarn thong tin-mot trong nhung he thong thong tin
dau tien cua loai nguoi.
- Chuong 2. Quan ly va thong tin trong quan ly. Trinh bay
nhirng kien thuc chung ve quan ly va nhung van de lien quan
den thong tin trong quan ly, bao gom: khai niem chung ve t6
chuc va quan ly: cac chuc nang cua quan ly va cau true cua
quyet dinh; cac dac trung cua thong tin a cac cap do quan ly
khac nhau: cach trinh bay thong tin co hieu qua; qua trinh ra
quyet dinh va nhu cau thong tin: van de quan ly du lieu doi voi
nha quan ly.
- Chuong 3. Tong quan ve cac he thong thong tin. Gioi
thieu khai niem chung cac he thong thong tin dua tren may
tfnh. bao gom: khai niem he thong va he thong thong tin: khai
quat ve cac he thong thong tin tac nghiep. he thong thong tin
quan ly va he chuyen gia: vai tro cua he thong thong tin trong
hoat dong san xuat kinh doanh va quan ly hanh chinh: tac
dong cua he thong thong tin trong xa hoi hien dai.
4


- Chirang 4. Cong nghe cua cac he thong thong tin. Trinh
bay co so cong nghe cua cac he thong thong tin, bao gom:
may tmh dien tu va cac vat mang tin dien tu; cac phan m£m he
thong va phan mem chuyen dung; truyen thong dir lieu va
mang may tfnh; cac he thong trong tin true tuyen; Internet va
cac dich vu thong tin tren Internet; cach thuc quan ly dir lieu
va tri thuc tren may tmh va trong cac he thong thong tin.
- Chuong 5. Cac he thong thong tin quan ly. Noi dung
chuong nay trinh bay nhirng kien thuc co ban cung cac ung

tA c

6

g ia


CHLTONG 1

THONG TIN VA CAC QUA TRiNH THONG TIN
1. THONG TIN
1.1. Khai niem thong tin. Dur lieu, thong tin va tri thurc
Thong tin (Information) la khai niem co ban cua khoa
hoc cung la khai niem trung tarn cua xa hoi trong thoi dai
chung ta. Moi quan he, moi hoat dong cua con ngudi deu
dua tren mot hinh thuc giao luu thong tin nao do. Moi tri
thuc d6u b&t ngu6n bang mot thong tin ve nhung di6u da
didn ra, ve nhung cai nguoi ta da biet, da noi, da lam. Di6u
do luon xac dinh ban chat va chat luong cua nhung moi
quan he cua con ngudi.
Vay thong tin la gi?
Co rat nhieu cach hieu ve thong tin. Tham chi ngay cac
tu dien cung khong the co mot dinh nghla thong nhat.
Nguyen nhan cua sir khac nhau trong viec sir dung thuat
ngu nay chfnh la do thong tin khong the so mo duoc. Nguoi
ta bat gap thong tin chi trong qua trinh hoat dong, thong
qua tac dong trim tuong cua no.
Tir La tinh “informatio”, goc cua tir hien dai “information”
co hai nghla. Mot, no chi mot hanh dong rat cu the la tao ra
mot hinh dang (forme). Hai, tiiy theo tinh huong, no co nghla

Trong ddi song con ngudi, thong tin la mot nhu cau rat
co ban. Nhu cau do khong ngung tang len cung vdi su gia
8


tang cac moi quan he trong xa hoi. Mdi nguoi sir dung
thong tin lai tao ra thong tin moi. Cac thong tin do lai duoc
truydn cho nguoi khac trong qua trinh thao luan, truyen dat
menh lenh, trong thu' tir va tai lieu hoac qua cac phuong tien
truyen thong khac. Thong tin duoc to chuc tuan theo mot so
quan he logic nhat dinh, tro thanh mot bo phan ciia tri thuc,
doi hoi phai duoc khai thac va nghien cuu mot cach he
thong.
Trong hoat dong ciia con nguoi thong tin duoc the hien
qua nhieu hinh thuc da dang va phong phu nhu: con so, chu
viet, am thanh, hinh anh v.v... Thuat ngu thong tin dung d
day khong loai trir cac thong tin duoc truyen bang ngon ngu
tu nhien. Thong tin cung co the duoc ghi va truydn thong
qua nghe thuat, bang net mat va dong tac, cir chi. Hon nua
con ngudi con duoc cung cap thong tin dudi dang ma di
truyen. Nhung hien tuong nay ciia thong tin tham vao the
gidi vat chat va tinh than cua con ngudi, cung vdi su da
dang phong phu ciia no da khien kho co the dua ra mot dinh
nghla thong nhat ve thong tin.
D u lieu, thong tin va tri thuc
Thong tin co nhieu muc do chat luong khac nhau. Cac so
lieu, su kien. hinh anh ban dau thu thap duoc qua di£u tra,
khao sat la cac thong tin nguyen lieu, con goi la chi lieu
(data). Thuat ngu du lieu - data co xuat su tu chu Latin
d a tu m , co nghla la "cai da cho" hay su kien. no co the co

(know ledge). Nguoi ta co the thu nhan dupe tri thuc bang tu
duy tren cac thong tin da qua xir ly. Chi co nhung thong tin
dupe tri oc ciia con nguoi tiep nhan va dupe xir ly tfch cuc
qua qua trinh suy nghl, hoc hoi de nhan thuc moi tro thanh
tri thuc. Tri thuc bao g6m tat ca nhung hieu biet ciia con
nguoi va dupe so huu boi con nguoi. Thong tin la "cai ciia

10


ngirai", con tri thuc la "cai cua minh". Co the noi tri thuc la
tap hap cac thong tin huu fch da duoc tri tue cua con nguoi
xac nhan va dua vao su dung trong thuc ti£n.
Theo to chuc hop tac va phat trien kinh te OECD
(Organization
for
Economic
Cooperation
and
Developement) thi: tri thuc la toan bp ket qua v6 tri lire cua
con nguoi sang tao ra tir trudc den nay, trong do tri thuc ve
khoa hoc, v& ky thuat, v6 quan ly la cac bo phan quan trong
nhat.
Sir phan chia khai niem du lieu, thong tin va tri thuc chi
la tuong doi. Du lieu ciia nguoi nay co the la thong tin doi
voi nguoi khac; tuong tu, thong tin doi vai ngudi nay co the
la tri thuc doi voi ngudi khac.
Ngay tir thdi cd dai con ngudi da biet "Tri thuc la sue
manh". Ngay nay tri thuc dang true tiep tao ra quyen luc,
tien bac va sue canh tranh. Tri thuc la thong tin mang dau

Th u ba, thong tin phai chinh xac (accu racy). Tinh chfnh
xac la yeu cau bat buoc ddi vdi moi thong tin. Neu cac so
lieu trong mot ban thong ke ma khong chfnh xac, thi moi
ket luan rut ra tir cac so lieu do cd the dan den sai lam hoac
cd hai.
Ngoai ra thong tin tot con la thong tin co tac dung giam
bot tinh bat dinh (red u ced u n cu rta in ty). Va nhu vay thong
tin dem lai sir on dinh cho sir vat. Thong tin tot con la thong
tin chua dung yeu to bat n g o (elem en t o f surprise). Dieu
do the hien tinh mdi cua thong tin.
Cac yeu to co ban trong x u ly thong tin
Con ngudi nhan thong tin thong qua cac giac quan: am
thanh qua thfnh giac; hinh anh va van ban qua thi giac;
trang thai, nhiet do, cam xuc qua xiic giac; mui vi qua khiru
giac. De giai thich va hieu duoc cac tin hieu nhan duoc tir
cac giac quan, con ngudi phai phat trien va hoc cac he
thong ngon ngu phirc hop, no bao gdm mot "bo ch u cai" cac

12


tin hieu va cac tac nhan kfch thich cung vai cac quy tac su
dung chung. Dieu do cho phep nguoi ta nhan ra cac doi
tuong ma ho nhin thay, hieu duoc cac thong bao ma ho doc
hoac nghe, cam nhan duoc cac tin hieu nhan duoc qua xuc
giac va khuu giac.
Cac vat mang thong tin chuyen tai tin hieu toi nguoi
nhan co the la song dien tir, song anh sang, song am va cac
tac nhan kfch thfch hoa va dien hoa. Cho den trudc khi may
tfnh dien tu ra doi. cac tin hieu truyen di thong qua cac vat

nhung noi dung cua thong tin (khai niem. y tuong, su kien,
ten v.v...) thi vo han. Trong trudng hop thong tin co mot
hinh thuc bieu di£n, qua trinh chuyen giao thong tin chfnh
la qua trinh truyen cac ky hieu bieu didn no. Nhung y tuong
moi se duoc truyen di bang mot to hop mdi cua mot so hiru
han cac ky hieu (chu cai, chu so...). Trong doi song hang
ngay thong tin duoc bieu di6n bang ngon ngu. Khi do thong
tin duoc dien ta bang cu phap va ngu nghia cua ngon ngu
ma nguoi ta su dung.
Ban chat cua thong tin nam trong sir giao luu cua no. Do
do lich su phat trien cua thong tin gan lien voi lich su phat
trien cua ky thuat t/ruyen tin.
Tieng noi
Tieng noi hay ngon ngu noi dong vai tro n6n tang trong
truyen thong xa hoi. Do la phuong tien truyen tin tho so
nhat. no khong luu giu duoc thong tin theo thoi gian va kha
nang truyen rat han che trong khong gian. Tuy nhien loai
nguoi da ton tai rat lau nho phuong thuc truyen tin nay.
Cac nha ngon ngu hoc dem thay co khoang ba ngan ngon
ngu noi ngay nay (bon ngan ngon ngu khac da bien mat) va
khoang mot vai tram trong so do dugfc thuc su ghi lai nho

14


chu viet. Sir phat trien cua ngon ngu la tieu chi danh gia sir
phat trien va trinh do van minh cua mot bo toe. Sir phong
phu cua tieng Viet noi len truyen thong van hien lau ddi ciia
nguoi Viet.
Theo co Thu tuosg Pham Van Dong tieng Viet ciia cua

Trong ngon ngu tuong hinh. moi bieu tuong co the dien ta
tron ven mot khai niem. Cac bieu tuong nay trai qua nhieu
thay doi ve hinh dang khien su tuong> d6ng giura chung va
cac doi tuong ma no thay the dan dan mat di, nhung y nghla
cua chung thi ngay cang r5 rang hon. Cac bieu tuong nay
duoc goi la mau tir. Ngon ngu cang phat trien thi mau tu
ngay cang nhieu. He thong chu tuong hinh cua Trung Quoc
ngay nay co den tren 50 000 mau tu.
Chu tuong hinh ngay nay duoc sir dung 6 cac nuac Bac
Phi. Trung Can Dong, Dong A, Nam A, Dong N am A...
Viet Nam la truong hop hiem hoi 6 Dong Nam A dung he
thong chur cai La tinh de ghi lai tieng Viet. Do la do nha
truyen giao nguoi B6 Dao Nha A. de Rhodes sang tao ra
vao giua the ky XVII, nham phuc vu cho viec truyen giao.
Cuon tir dien Viet - Bo - La cua A. de Rhodes xuat ban lan
dau tien vao nam 1651.
-

Van tir chu cai: Trong qua trinh phat trien cua ngon ngu

viet, den mot luc phuong phap bieu didn da thay d6i tir
tuong hinh sang tuong thanh. ma 6 do am thanh noi duoc
bieu dien bang mot bo ch u cai bao gom cac ky hieu do hoa.
Cac t6 hop khac nhau cua mot bo phan cac ky hieu nav co
the thay the cho nhung khai niem phuc hop hon nh u cac tu.
cac cau. Van tu chu cai bat nguon tir nguoi Pheniciens (cu
tru o viing dat Syri ngay nay) vao khoang tir 2000 den 1000
nam truoc Cong nguyen, roi dan hinh thanh o Hy Lap vao

16

17


cua truydn thong, roi cung tu do sach trd thanh mot doi
tuong cua thuong mai.
Co the noi nghe in la mot thanh tuu ky thuat to Ion, tao
dieu kien cho con nguoi giao luu thong tin rong khap, thuc
day manh me su phat trien cua xa hoi v6 khoa hoc ky thuat
cung nhu van hoa noi chung. T u nay thong tin co the ghi lai
va ph6 bien voi khoi luong ldn. Hoat dong nghien cuu khoa
hoc trd thanh mot hoat dong xa hoi cd to churc va giao luu
khoa hoc phat tri6n tren pham vi toan the gidi.
Cung vdi viec phat minh ra may in, viec phat minh ra
may chu vao the ky XVIII da gop phan co gidi hoa viec ghi
cac tai lieu van ban. Tiep theo viec phat minh ra phim va ky
thuat chup anh vao the ky XIX da cho phep con ngudi lan
dau tien cd the ghi lai cac thong tin bang hinh anh mot cach
chfnh xac.
Cong nghe thong tin hien dai
Nhung thanh tuu to ldn cua khoa hoc va cong nghe trong
nua cuoi the ky XX da dan den sir phat trien bung nd cong
nghe dac biet tren ba llnh vuc lien he chat che vdi qua trinh xir
ly thong tin la: tin hoc, vi6n thong va vi xir ly, hat nhan ciia
cong nghe thong tin hien dai.
Viec sir dung cac cong cu do con ngudi che tao ra de’ thu
thap, san sinh, ghi chep, sap xep lai, truyen va khai thac thong
tin da cd tir rat lau. Nhung chi tir khi may tfnh dien tir ra ddi
(1946) va dac biet vdi cuoc cach mang vi xir ly vao giua nhung
nam 70 tao co so cho su ra ddi hang trieu, rdi hang chuc. hang
tram trieu may vi tfnh vdi nang lire ngay cang cao, gia ngay

thong tin ngav cang m o rong va nhu cau hop tac trong moi
truong thong tin ngay cang phat trien. Cac ung dung
19


Internet ngay cang trd nen pho cap dang m d rong kha nang
tiep thu tri thuc va hudng thu van hoa, nang cao chat luong
dich vu xa hoi, lam thay doi manh me phuong thuc giao
tiep va le loi lam viec cua con ngudi.
1.3. Nguon thong tin dien ta
Cac thong tin chi cd the luu giu va truyen qua khong
gian va thoi gian neu no duoc ghi lai tren cac gia vat chat,
vdi nhi6u dang va hinh thuc khac nhau. Chung duoc goi
chung la tai lieu. Tai lieu co the dinh nghla la mot vat the
cung cap nhung chi dSn va thong tin. Do la cai gia vat chat
man g tri thirc cua nhan loai. Cac tai lieu truydn thong
thudng gap la sach, bao, tap chi, bang bieu, so do, ban do,
tranh anh, dia hat,...
Viec ung dung cong nghe thong tin trong hoat dong
thong tin tu lieu, dac biet viec sir dung ky thuat so de bieu
di6n thong tin da dan den viec ra ddi mot loai hinh tai lieu
mdi, do la cac tai lieu dien tu. Va tir do cung xuat hien khai
niem thong tin dien tu.
Cd the coi thong tin dien tu la tat ca cac thong tin duoc
truy cap tren may tinh. Thong tin dien tu duoc trinh bay va
luu trir tren cac vat mang tin dien tu. Do la cac bang tir, dia
tir, dia quang. Chung tao thanh nguon tai lieu dien tir.
Cac co sd du lieu do don vi thong tin xay dung la thong
tin dien tir cd the truy cap true tiep tren m ay tinh. N hun g
nguon thong tin dien tu ddi dao nhat la nguon thong tin true

21


- Thong tin co the luu tru 6 nhidu dang khac nhau: van
ban, do thj, am thanh, hinh anh tinh va dong.
- Co kha nang truy cap theo nhidu dau hieu khac nhau:
tac gia, nhan de, tu khoa, nam xuat ban, ...
- Co kha nang truy cap tu xa, khong gidi han v£ khong
gian, thoi gian.
- Cung mot thoi diem co the nhi6u nguoi truy cap.
- Tao kha nang cho nguoi dung tin co the tiep can voi tac
gia thong qua kenh thong tin phan hoi.
Ben canh nhung uu diem tren day, thong tin dien tir cung
co nhung nhuoc diem va han che:
- Tfnh on dinh khong cao, do b6n vung khong d6ng nhat:
co thong tin ton tai lau dai nh u cac thong tin ghi tren CDROM, nhung cung co nhung trong tin co vong doi rat ngdn
nhu cac ban tin, bai bao tren man g Internet.
- Dd bi vi pham ban quyen, do bi sao chep, sua ddi, tham
chi bi huy hoai do nhung vi pham co tinh.
Voi sir phat trien cua cong nghe thong tin va truyen
thong, cac nguon tai lieu dien tu phat trien rat nhanh theo
cap so nhan. Chi rieng tap chi dien tu nam 1991 moi co 110
ten tap chi dien tu, thi nam 1995 con so do la la 700, nam
1998 la khoang 5000, nam 2002 so ten tap chi dien tu da
len toi tren 6000. Ngudi ta d u bao trong 5 nam toi co the tat
ca cac tap chi khoa hoc se duoc xuat ban dudi dang dien tir.
Ngay nay thong tin dien tu giu vai trd quan trong trong giao
luu thong tin va trong moi llnh vuc hoat dong ciia con
ngudi.
22



nghla cua tu dien ve dong tu "thong tin": "Thong tin la sap
xep, hinh thanh, tao thanh (tri tue va tfnh cach...) bang cach
truyen dat kien thuc" (Oxford English Dictionary).
Nguoi ta sdm nhan thuc duoc rang mot khi da nam duoc
va truyen duoc thong tin thi tuc la da co them mot thu
quyen luc, giong nhu mot sure manh vat chat. Co the noi
moi thanh tao cua lich sir deu phu thuoc vao thuc trang ciia
cac dong tin, cung nhu phu thuoc vao san xuat va trao ddi
hang hoa. Ngoai ra qua trinh t6n tai va phat trien ciia xa hoi
gan chat voi sir chuyen giao thong tin giua cac the he, trong
do giao due va dao tao giu vai tro trong yeu.
Trong thoi dai ngay nay, thoi dai ma khoa hoc va cong
nghe ngu tri trong doi song tat ca moi nguoi thi thong tin yeu to tiep sinh khi cho no - giu vai tro cuc ky trong yeu.
Vai tro do the hien tren cac mat sau d a y :
2.1.
Thong tin la nguon lire phat trien va la nguon tai
nguyen dac biet cua moi quoc gia
Hien nay nguoi ta thua nhan rang vat chat, nang luong.
thong tin va ban sac van hoa dan toe la cac nhan to quyet
dinh sir ton tai va phat trien cua m6i quoc gia. Dac biet
trong dieu kien cach mang khoa hoc va cong nghe dang
didn ra voi quy mo Ion nhu hien nay, khoa hoc va cong
nghe dang trd thanh luc luong san xuat true tiep cua xa hoi
thi thong tin khoa hoc va cong nghe that su tro thanh ngudn
lire quan trong tao nen nhung uu the kinh te va chinh tri cua
m6i nude. Va neu nhu tiem luc khoa hoc va ky thuat la didu
kien de nang cao nang suat, hieu qua cua nen san xuat xa
24