Khóa luận tốt nghiệp

LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài, do thời gian có hạn
cộng với trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm thực tế
còn hạn chế, mặc dù rất cố gắng song khóa luận chắc chắn không tránh
khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp, chỉ bảo của
các thầy cô, các cán bộ tại thư viện và bạn bè để khóa luận của em được
hoàn chỉnh hơn.
Qua đây, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới toàn thể các thầy, cô
trong khoa Thông tin – Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội – Nhân
văn đã dạy dỗ và truyền đạt kiến thức cho em trong suốt quá trình học tập.
Em cũng xin chân thành cảm ơn đến các cán bộ đang làm việc tại
Trung tâm thông tin - thư viện Đại học Y Hà Nội đã tạo điều kiện giúp đỡ
em trong quá trình viết khóa luận và thực tập tại Trung tâm, đặc biệt là sự
hướng dẫn tận tình của cô giáo - Thạc sỹ Trịnh Khánh Vân, người đã trực
tiếp hướng dẫn và chỉ bảo em trong suốt quá trình làm khóa luận.
Hà Nội, ngày 10 tháng 3 năm 2014
Sinh viên
Nguyễn Thị Lý

Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
1.CBTV
2.CD – ROM
3.CSDL


DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
STT
1

Tên sơ đồ
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức thư viện ĐH Y HN

DANH MỤC HÌNH ẢNH
STT

Tên hình ảnh

1

Hình ảnh 1: Thư viện trường Đại học Y Hà Nội

Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................1
1.Tính cấp thiết của đề tài...............................................................................6
2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..............................................................7
2.1.Mục đích nghiên cứu........................................................................................................7
2.2.Nhiệm vụ nghiên cứu.......................................................................................................8

3. Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài...................................................8

CHƯƠNG 2....................................................................................................22
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI
LIỆU TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI............................................22
2.1. Xử lý tài liệu..................................................................................................................22

2.1.1.Xử lý hình thức...................................................................................22
2.1.2.Xử lý nội dung........................................................................................27
2.2. Phương pháp tổ chức kho tài liệu..................................................................................34

2.2.1. Kho đóng. .............................................................................................34
2.2.2. Kho mở..................................................................................................38
2.3. Các yếu tố huỷ hoại tài liệu. .........................................................................................42

2.3.1. Tác động của môi trường tự nhiên........................................................42
2.3.2. Vi sinh vật, nấm mốc, côn trùng, động vật............................................43
2.3.3. Thiên tai, hoả hoạn................................................................................44
2.3.4. Sự lão hoá của tài liệu...........................................................................45
2.3.5. Sự tác động của con người....................................................................46
2.4. Các biện pháp bảo quản vốn tài liệu tại thư viện Đại học Y Hà Nội............................46

2.4.1. Đảm bảo môi trường bảo quản..............................................................46
2.4.2.Chuyển tài liệu từ dạng giấy sang các dạng vật mang tin khác..............47
2.4.3. Áp dụng thành tựu công nghệ thông tin vào trong việc bảo quản tài liệu.
.........................................................................................................................48
2.4.4. Tổ chức phòng ngừa mối mọt, nấm mốc, côn trùng, chuột...................48
2.4.5. Đóng bìa cứng, tu sửa lại những tài liệu bị rách nát..............................49

Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
nhiệm vụ quan trọng cho công cuộc phát triển sự nghiệp văn hoá, giáo dục và
đào tạo, khoa học công nghệ, đảm bảo an ninh quốc phòng.
Thư viện ĐH Y Hà Nội (ĐH Y HN), với tư cách là một thiết chế văn
hoá, thực hiện các chức năng của mình thông qua những hoạt động nhằm thoả
mãn nhu cầu của độc giả. Trong thành tích chung của Thư viện ĐH Y HN có
sự đóng góp của vốn tài liệu. Để có được vốn tài liệu phong phú, bên cạnh
việc thực hiện chính sách tạo nguồn tốt, Thư viện đã luôn chú trọng các hoạt
động của mình đặc biệt là công tác tổ chức và bảo quản vốn tài.
Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu có một vai trò hết sức quan trọng
trong các hoạt động lưu trữ, thông tin – thư viện. Tổ chức và bảo quản không
những đảm bảo được quyền lực thông tin, nâng cao uy tín chất lượng hoạt
động của thư viện, tiết kiệm ngân sách mà còn quyết định sự tồn tại và phát
triển của cơ quan thông tin - thư viện. Đối với những tài liệu khác nhau cần có
cách tổ chức, bảo quản khác nhau, đó là một việc làm không hề dễ, và có ý
nghĩa đặc biệt quan trọng đối với mỗi cơ quan thông tin thư viện.
Ý thức được vấn đề này, Thư viện ĐH Y HN đã rất quan tâm đến việc
tổ chức, xây dựng và bảo quản vốn tài liệu của thư viện, phục vụ đắc lực cho
sự nghiệp phát triển kinh tế- văn hoá- xã hội của đất nước, mà cụ thể là việc
đào tạo đội ngũ y, bác sỹ.
Với ý nghĩa quan trọng như vậy, tôi đã mạnh dạn chọn đề tài: “Tổ
chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Y Hà Nội” để làm để tài
khoá luận tốt nghiệp của mình.
2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.
2.1.Mục đích nghiên cứu.
Đề tài này được nghiên cứu với mục đích tìm hiểu công tác tổ chức và

- Phạm vi về không gian: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
tại Thư viện ĐH Y HN.
- Phạm vi về thời gian: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của
Thư viện trong những năm gần đây.
5. Phương pháp nghiên cứu
Bên cạnh việc vận dụng phương pháp duy vật biện chứng và duy vật
lịch sử của Chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, dựa trên các quan
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
điểm, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước về phát triển khoa học và
công nghệ, giáo dục và đào tạo. Trong khóa luận tôi sử dụng các phương pháp
nghiên cứu cụ thể sau:
-

Phương pháp khảo sát thực tế
Phương pháp so sánh
Phương pháp điều tra, phỏng vấn
Phương pháp thống kê
Phương pháp phân tích, tổng hợp và đánh giá.

6. Đóng góp của khoá luận
6.1. Đóng góp về mặt lý luận
Khoá luận góp phần làm phong phú thêm vốn hiểu biết chung về ý
nghĩa và giá trị khoa học của công tác tổ chức và bảo quản tài liệu của Thư
viện.
6.2.Về mặt thực tiễn
- Giới thiệu chung về Thư viện với công tác tổ chức và bảo quản vốn

ĐH Y HN đã và đang từng bước xây dựng và phát triển, phục vụ đắc lực cho
sự nghiệp chung là đào tạo đội ngũ cán bộ y, bác sỹ giỏi cho đất nước.
Tiền thân của Thư viện ĐH Y HN là Thư viện Y Dược Khoa Việt
Nam được đặt tại 13 đường Lê Thánh Tông- Hà Nội.
Năm 1962 Thư viện Đại học Y Dược Khoa được chia thànhThư viện
ĐH Y HN và thư viện Đại học Dược Khoa.
Năm 1969 Thư viện Đại học Y HN lại tách thành hai thư viện: Viện
Thông tin- Thư viện Y Học Trung ương và Thư viện ĐH Y HN.
Năm 1980 toàn bộ cơ sở vật chất của trường ĐH Y HN ở 13 Lê Thánh
Tông chuyển về đường Tôn Thất Tùng nên thư viện ĐH Y HN cũng chuyển
về đó.
Từ năm 1985 do sự ký kết hợp tác song phương giữa nhà trường với
các trường học Y dược ở Pháp viện nên thư viện cũng được cộng hoà Pháp hỗ
trợ sách báo y dược cũng như một số trang thiết bị và tư liệu.
Năm 1987, Thư viện trường ĐH Y HN đã tổ chức hội thảo về công tác
thư viện đầu tiên với Australia và thư viện cũng được thư viện bạn hỗ trợ số
lượng lớn sách báo về chuyên ngành y học.
Từ năm 1988, Thư viện tách ra thành một đơn vị độc lập trực thuộc
Ban Giám hiệu trường và lúc này thư viện mới có điều kiện thuận lợi để tổ
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
chức và phát triển như: tăng cường cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị hiện
đại, bổ sung nguồn nhân lực...
Năm 2001 đến nay, Thư viện ĐH Y HN đang từng bước tin học hoá
nhằm đạt được mục tiêu trở thành một trong những thư viện lớn thuộc hệ
thống các trường đại học trong cả nước ngành y học .
Thư viện ĐH Y HN nằm trong tòa nhà được xây dựng trên khuôn viên

Thư viện có nhiệm vụ:
- Tuyên truyền sách báo phục vụ cho việc giáo dục chính trị, tư tưởng
và mở rộng tầm hiểu biết về văn hoá cho sinh viên.
- Phục vụ, hướng dẫn người dùng tin khai thác, tìm kiếm, sử dụng
hiệu quả các nguồn tài liệu, các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện.
- Xây dựng chiến lược phát triển, các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn của
Thư viện trình lên Ban Giám hiệu để tổ chức, quản lý và triển khai các hoạt
động thông tin – thư viện phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học.
- Xây dựng qui hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn
nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho đội ngũ cán bộ thư viện để phát triển nguồn
nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác.
- Giới thiệu, cung cấp các thông tin về chuyên ngành, tuyên truyền
thông qua sách, báo, tư liệu để mở rộng hiểu biết cho sinh viên, học viên…
tạo cho họ niềm hứng thú tìm hiểu, trau dồi thêm kinh nghiệm, có thói quen
độc lập trong học tập và nghiên cứu.
- Xây dựng các báo cáo, thực hiện việc khai thác, bổ sung, quản lý và
phát triển nguồn lực thông tin. Thư viện đã phối hợp với các Viện, Khoa, Bộ
môn trong việc lựa chọn bổ sung kịp thời tài liệu. Thu nhận, lưu trữ các tài
liệu do trường xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
thu, các luận văn, luận án đã được bảo vệ thành công. Thư viện còn thường
xuyên liên kết với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước cùng lĩnh vực để
để xin nguồn viện trợ tài liệu nhằm phát huy hiệu quả, phục vụ tốt nhất cho
mục tiêu đào tạo của Nhà trường.
- Xử lý nghiệp vụ tất cả các tài liệu bổ sung vào thư viện. Nghiên
cứu, ứng dụng các chuẩn nghiệp vụ tiên tiến vào công tác nghiệp vụ. Tổ chức

Trưởng phòng

Phó phòng

Phòng

Phòng

Phòng

Phòng

Phòng

biên

Máy

Giáo

đọc

ngoại

mục

tính

trình


tài liệu.
 Phòng đọc ngoại văn: (hình thức kho mở tự chọn)
Là nơi cung cấp sách, tạp chí nước ngoài chủ yếu là tiếng Anh và
tiếng Pháp cho tất cả các đối tượng trong và ngoài nhà trường.
1.1.4. Vốn tài liệu
• Tài liệu truyền thống
Tài liệu công bố
Đây là loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn trong tổng số vốn tài liệu của
thư viện. Bao gồm: sách giáo trình, các loại tài liệu tham khảo (sách, báo
tham khảo tiếng Việt; sách, báo tham khảo tiếng nước ngoài; từ điển tra cứu),
luận văn, luận án. Thư viện đã tiến hành xử lý, sắp xếp tại các kho theo hướng
tiện lợi cho việc tra cứu, sử dụng và đưa ra phục vụ kịp thời, tránh sự lỗi thời
về thông tin.
Theo số liệu thống kê tính đến tháng 10/2013 số lượng tài liệu truyền
thống tại Thư viện trường ĐHYHN bao gồm:
Loại tài liệu
Sách giáo trình
Sách tham khảo tiếng Việt
Sách tham khảo ngoại văn

Số bản
31.957
7.866
6.289

Tỷ lệ (%)
33,5%
8,3%
6,6%


• Tài liệu tham khảo:
 Sách tham khảo tiếng Việt: Hầu hết các sách tham khảo tiếng
Việt là các sách chuyên ngành y có nội dung bám sát vào chương trình đào
tạo của trường, số ít còn lại là các sách kinh điển, các loại từ điển… Điểm hạn
chế của loại tài liệu này là số lượng cuốn bổ sung của mỗi đầu sách còn ít(5 bản).
 Sách tham khảo ngoại văn: Chủ yếu là sách tiếng Anh và tiếng
Pháp được xuất bản từ năm 2011 trở về trước với số lượng rất khiêm tốn.
Trên thực tế nguồn chính của kho sách ngoại văn là do tặng, biếu từ các cá
nhân, các tổ chức, tài trợ từ các dự án. Kinh phí dành cho việc bổ sung loại
hình tài liệu này hầu như không có do giá tài liệu quá đắt. Trong 2 năm gần
đây, thư viện liên tục nhận được nguồn tài trợ sách ngoại văn từ quỹ Châu Á
Thái Bình Dương nên số lượng sách ngoại văn cũng tăng lên đáng kể.
 Báo, tạp chí: Bao gồm tạp chí y học trong nước và phần lớn là
tạp chí y học nước ngoài. Hiện nay thư viện có 46 loại tạp chí tiếng Việt từ
năm1961 đến nay và khoảng 407 loại tạp chí tiếng Anh và tiếng Pháp từ năm
2011 trở về trước. Thông qua nguồn tài liệu này NDT có thể nắm được những
thông tin về y học trong và ngoài nước. Bên cạnh đó thư viện còn có các loại
báo ngày, báo tuần nhằm đáp ứng nhu cầu văn hóa giải trí, nâng cao hiểu biết
về mọi mặt trong xã hội cho NDT.
Do diện tích quá hẹp nên Thư viện trường ĐH Y HN không có kho
báo- tạp chí riêng biệt nhưng với sự sắp xếp hợp lý của cán bộ thư viện đã đáp
ứng được nhu cầu tin của bạn đọc trên mọi lĩnh vực, chủ yếu là y- dược. Các
loại báo- tạp chí Tiếng Việt được đặt tại phòng đọc, còn báo – tạp chí ngoại
văn được đặt tại phòng ngoại văn của Thư viện
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
Tạp chí của Thư viện đã trở thành nguồn tin quan trọng góp phần mở


Tỷ lệ (%)
33,6%

Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
CSDL thư mục sách tham khảo

11.358

11,9%

tiếngViệt và tiếng nước ngoài
CSDL thư mục bài báo, tạp chí

36.161

37,9%

tiếng Việt và tiếng nước ngoài
CSDL thư mục luận văn, luận án
9.484
16,6%
Tổng số
88960
100%
Bảng 2. Cơ sở dữ liệu điện tử trên phần mềm Ilib4.0

Khóa luận tốt nghiệp
thư viện khoa hoc tổng hợp không thể giống như quy trình của một thư viện
chuyên ngành hay một thư viện phổ thông.
Ngoài ra Thư viện cũng cần hiểu rõ thành phần bạn đọc , trình độ học
vấn, nhu cầu, hứng thú của bạn đọc… khi tổ chức kho sách, để có thể tổ chức
kho sách và mục lục của mình một cách đúng đắn.
Các thao tác bao gồm:
• Xử lý tài liệu:
- Xử lý hình thức
- Xử lý nội dung
• Phương thức tổ chức vốn tài liệu
Phương thức tổ chức vốn tài liệu trong thư viện thực chất là cách tổ
chức tài liệu theo những tiêu chí khác nhau như theo loại hình tài liệu, theo
ngôn ngữ tài liệu, theo hình thức phục vụ… với mục đích:
- Tạo ra một trật tự trong kho tài liệu
- Tạo thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu
- Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu
- Bảo quản lâu dài, tráng mất mát, hư hỏng
- Sử dụng được lâu bền, từ đó có thể tiết kiệm chi phí
Quá trình tổ chức kho có ý nghĩa to lớn đối với việc sử dụng tài liệu
của độc giả, bởi chỉ cần có những thiếu xót nhỏ cũng ảnh hưởng đến chất
lượng phục vụ bạn đọc.
1.2.2. Những vấn đề về bảo quản kho tài liệu.
Nhằm mục đích phục vụ bạn đọc ngày càng tốt hơn, ngoài việc làm thế
nào để bổ sung được nhiều tài liệu quý hiếm, sách có giá trị Thư viện Đại học
Y Hà Nội còn rất quan tâm, chú ý đặc biệt đến công tác bảo quản vốn tài liệu.
Bảo quản vốn tài liệu xét về mặt tổng thể chỉ là một khâu trong quy trình
nghiệp vụ của thư viện, song lại có vai trò cực kỳ quan trọng. Đó chỉ là những
chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệ các tài liệu thư viện và
lưu giữ chúng không bị làm hỏng, huỷ hoại. Tất cả những công việc bảo quản

cách tối đa nhưng vừa có thể bảo quản được vốn tài liệu một cách tốt nhất.
Thư viện ĐH Y HN cũng không nằm ngoài quy luật đó. Để giải quyết được
vấn đề này có hiệu quả thì phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố trong đó phải kể
đến công tác tổ chức vốn tài liệu.
Tổ chức kho sách còn giải quyết nhiệm vụ quan trọng đó là bảo quản
kho sách với tư cách là tài sản chung của xã hội, làm cho từng cuốn sách được

Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
bảo quản tốt nhất, nâng cao tuổi thọ của sách, phục chế các sách, báo, tạp chí
bị mất mát hư hỏng trước thời hạn.
Bảo quản vốn tài liệu là quá trình tác động nhằm giữ gìn chống mọi ảnh
hưởng xấu đến tài liệu và kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Để bảo quản lâu dài
vốn tài liệu Thư viện ĐH Y HN có nhiều hình thức, biện pháp hữu hiện khắc
phục và phòng ngừa những nguyên nhân gây hư hỏng, mất mát tài liệu.
Bảo quản lâu dài vốn tài liệu nhằm mục đích đáp ứng thoả mãn nhu cầu
bạn đọc, giảm bớt số lần từ chối, phát huy giá trị vốn tài liệu, giảm bớt chi phí
không cần thiết để mua tài liệu bị mất, hư hỏng.
Những ý nghĩa trên đây cho thấy tầm quan trọng của công tác bảo quản
vốn tài liệu. Chính vì thế, khi đánh giá chất lượng công tác thư viện, bên cạnh
các hoạt động nghiệp vụ và hoạt động chuyên môn khác thì chúng ta còn phải
căn cứ vào kết quả hoạt động của công tác bảo quản, giữ gìn vốn tài liệu của
thư viện đó.
Tóm lại, các cơ quan thông tin - thư viện có nhiệm vụ thường xuyên
sưu tầm - tổ chức, sử dụng và bảo quản kho tài liệu nên mục đích chung của
việc tổ chức và bảo quản tài liệu là nhằm:
o

khăn và phức tạp, đòi hỏi những người làm công tác thư viện cần thực hiện tốt
công tác xử lý tài liệu của cơ quan đó.
Ý thức được điều đó, Thư viện ĐH Y HN đã luôn làm tố công tác xử lý
tài liệu, có những kế hoạch, định hướng để công tác tổ chức vốn tài liệu hoạt
động có hiệu quả nhanh chóng hội nhập với các thư viện trong nước cũng như
trên thế giới.
Công tác xử lý tài liệu bao gồm xử lý hình thức và xử lý nội dung của
sách.
2.1.1.Xử lý hình thức.
Xử lý hình thức hay còn gọi là mô tả thư mục tài liệu là quá trình lựa
chọn các chi tiết đặc trưng của một tài liệu và trình bày chúng theo một quy
tắc nhất định nhằm giúp người dùng tin dễ dàng tìm thấy tài liệu. Kết quả của
việc xử lý là sách được sắp xếp một cách đúng đắn trên giá, lựa chọn sách
nhanh chóng và chính xác theo đúng yêu cầu của độc giả.
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV


Khóa luận tốt nghiệp
Ở Thư viện ĐH Y HN, công tác xử lý tài liệu về hình thức bao gồm
các công đoạn: đăng ký tài liệu, đóng dấu, dán nhãn, ghi ký hiệu xếp giá.
•Đăng ký vốn tài liệu
Đăng ký vốn tài liệu là một khâu nghiệp vụ khá quan trọng trong công
tác thư viện nói chung và quá trình xử lý nói riêng. Đăng ký vốn tài liệu góp
phần bảo quản kho sách. Mỗi xuất bản phẩm nhập hay xuất ra khỏi thư viện
đều phải tiến hành công tác đăng ký để nắm được toàn bộ vốn tài liệu của thư
viện. Những cuốn sổ đăng ký được coi là nhưng tài liệu pháp lý chứng minh
tất cả các xuất bản phẩm đã được mua từ trước và mới mua về đều phải có
mặt. Qua đó thủ thư có thể báo cáo tình hình tài sản của thư viện và có thể
tiến hành kiểm tra thường xuyên kho sách.Và những tài liệu đã đăng ký là cơ

hình chung về vốn tài liệu của cơ quan.
Ở Thư viện ĐH Y HN việc đăng ký tổng quát cho tài liệu, bao
gồm các công việc:
- Ghi ngày, tháng, năm của lô sách mới nhập về
- Số thứ tự của lô sách mới nhập về
- Nguồn cung cấp sách
- Tổng số hoá đơn nhập về
- Số lượng mỗi loại sách là bao nhiêu
- Phần ghi chú đó là những điều cần lưu ý của lô sách
 Đăng ký cá biệt: là đăng ký từng cuốn sách, ghi vào sổ tài sản của
thư viện để nắm vững tình hình lưu thông của từng cuốn sách. Việc đăng ký
cá biệt còn có chức năng thông tin. Vì qua đó Thư viện có thể nắm rõ được
tình trạng của kho sách; sự phân phối kho sách theo từng loại hình ấn phẩm,
theo ngôn ngữ, theo đối tượng; nắm rõ thư viện có sách gì và thiếu sách gì.
Ở Thư viện ĐH Y HN một cuốn sổ đăng ký cá biệt bao gồm các cột:
- Cột ghi ngày vào sổ: phải ghi đúng ngày vào sổ
- Cột số thứ tự: ghi số thứ tự của mỗi cuốn sách khi vào sổ
mỗi cuốn có một ký hiệu riêng
- Cột tác giả và tên sách:họ đệm trước, tên tác giả sau, sau đó
đến sách.
- Cột kiểm kê.
- Cột xuất bản: ghi năm xuất bản mới nhất của cuốn sách.
- Cột giá tiền: ghi giá tiền( nếu có), còn nếu là sách tặng thì
ghi vào cột ghi chú.
- Cột số vào sổ tổng quát: ghi số thứ tự của số đăng ký tổng quát
- Cột môn loại: ghi tên môn loại tri thức của cuốn sách đó.
- Cột ngày vào sổ.

Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

của tài liệu, dấu được đóng ở trang tên sách trên những yếu tố xuất bản.
Ví dụ:
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV