Header Page 1 of 89.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, TP HỒ CHÍ MINH

ĐINH THỤY NGÂN TRANG

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ TẠI CÔNG TY NUPLEX RESINS
VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Người hướng dẫn khoa học: TS Trần Anh Hoa

TP Hồ Chí Minh – Năm 2007

Footer Page 1 of 89.


Header Page 2 of 89.

MỤC LỤC
Lời cảm ơn
Mục lục
Danh mục các chữ viết tắt
Danh mục các sơ đồ
LỜI MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ .......................... 4
1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ........................................................................ 4
1.1.1


Các yếu tố đánh giá rủi ro ...........................................................9

1.1.4

Hoạt động kiểm soát ........................................................................ 10

1.1.4.1

Đònh nghóa..................................................................................10

1.1.4.2

Trách nhiệm ...............................................................................10

1.1.4.3

Các yếu tố của hoạt động kiểm soát ..........................................10

1.1.5

Footer Page 2 of 89.

Đánh giá rủi ro................................................................................... 8

Thông tin và truyền thông ............................................................... 13

1.1.5.1

Hệ thống thu nhận, xử lý và ghi chép thông tin..........................13


Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp..................................................... 15

1.2.4

Bảo đảm sử dụng tiết kiệm và hiệu quả tài nguyên doanh

nghiệp. .......................................................................................................... 15
1.3 Kiểm soát nội bộ trong môi trường xử lý dữ liệu điện tử .................... 16
1.3.1

Các thành phần của hệ thống thông tin điện tử ............................... 16

1.3.2

Phương pháp tổ chức và xử lý dữ liệu ............................................. 17

1.3.2.1

Phương pháp tổ chức dữ liệu ......................................................17

1.3.2.2

Phương pháp xử lý dữ liệu..........................................................17

1.3.3

Tổ chức hệ thống thông tin .............................................................. 18

1.3.4

TẠI CÔNG TY NUPLEX RESINS VIỆT NAM ............................................ 28
2.1 Tổng quan về công ty Nuplex Resins Việt Nam ...................................... 28
2.1.1

Lòch sử hình thành và phát triển của công ty................................... 28

2.1.1.1

Lòch sử hình thành......................................................................28

2.1.1.2

Lónh vực hoạt động.....................................................................28

2.1.1.3

Đòa điểm hoạt động....................................................................28

2.1.2

Sơ đồ tổ chức của công ty Nuplex ................................................... 28

2.1.3

Tổ chức thông tin và báo cáo kế toán ............................................. 31

2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex Resins ...... 35
2.2.1

Thực trạng về môi trường kiểm soát ............................................... 36

2.2.2.3

Chu trình bán hàng và thu tiền...................................................49

2.3 Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ...................................... 54
2.3.1

Môi trường kiểm soát....................................................................... 54

2.3.2

Hoạt động kiểm soát ........................................................................ 54

2.3.3

Thông tin và truyền thông ............................................................... 55

Footer Page 4 of 89.


Header Page 5 of 89.

2.4 Các nhân tố đe dọa sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại
công ty Nuplex Resins. ..................................................................................... 55
2.4.1

Đối với môi trường kiểm soát.......................................................... 55

2.4.1.1


SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY NUPLEX RESINS VIỆT NAM................... 61
3.1 Mục tiêu và căn cứ xây dựng các giải pháp .......................................... 61
3.2 Giải pháp về hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty Nuplex Resins.. 62
3.2.1

3.2.1.1

Thiết lập cơ cấu tổ chức và sự phân chia trách nhiệm hợp lý. ...62

3.2.1.2

Chính sách nhân sự và năng lực của nhân viên. ........................64

3.2.1.3

Quan điểm và phong cách điều hành của nhà quản lý. ..............65

3.2.2

Footer Page 5 of 89.

Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát .................................... 62

Giải pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát .................................... 66

3.2.2.1

Chu trình mua hàng và thanh toán .............................................66

3.2.2.2

hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex Resins Việt Nam”
đã được hoàn thành. Ngoài những cố gắng hết mình của bản thân, tác giả đã
nhận được sự khích lệ và hỗ trợ rất nhiều từ phía thầy cô, gia đình, đồng
nghiệp và bạn bè.
Trước hết tác giả xin cảm ơn gia đình đã động viên và tạo điều kiện
cho tác giả học tập và hoàn thành luận văn tốt nghiệp này.
Tác giả cảm ơn thầy cô trường Đại học Kinh Tế, Tp Hồ Chí Minh
đã truyền đạt những kiến thức quý báu trong thời gian tác giả học tập tại
trường. Đặc biệt, tác giả xin bày tỏ lòng chân thành sâu sắc tới cô Trần Anh
Hoa, người đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tác giả trong quá trình làm
luận văn tốt nghiệp này.
Xin cảm ơn giám đốc tài chính công ty Nuplex Resins Việt Nam và
đồng nghiệp công ty TNHH ATI, nơi tác giả công tác, đã tạo điều kiện
thuận lợi để tác giả hoàn thành luận văn.

Footer Page 7 of 89.


Header Page 8 of 89.

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
KSNB: Kiểm soát nội bộ
GTGT: Giá trò gia tăng
KH & ĐT: Kế hoạch và Đầu tư
MS: Main System
UBKHNN: y Ban Kế Hoạch Nhà Nước

DANH MỤC SƠ ĐỒ
Trang
Sơ đồ 1.1 – Sơ đồ mô tả thiết bò vi tính liên quan đến hệ thống.................. 17

Theo các báo chí hiện nay, đa số các sự thua lỗ, tham nhũng trong các
doanh nghiệp tại Việt Nam đều có nguyên nhân là sự quản lý yếu kém, hệ
thống kiểm soát nội bộ lỏng lẻo. Các doanh nghiệp muốn tồn tại vững mạnh
trong môi trường cạnh tranh như hiện nay thì phải có một hệ thống quản lý hiệu
quả. Theo ông Chris Freund, Tổng giám đốc, Quỹ Đầu tư Mekong Capital: “Khi
đầu tư vào các công ty tư nhân, chúng tôi cho rằng vấn đề lớn nhất về quản trò
doanh nghiệp là tính minh bạch thấp của công ty này. Cụ thể là phần lớn hệ
thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của các công ty chưa được phát
triển, điều này khiến cho các cổ đông khó nắm được chính xác tình hình tài
chính của công ty.” (1). Hơn nữa để thu hút vốn đầu tư trong tình hình kinh tế
hiện nay, doanh nghiệp vừa và nhỏ không chỉ dựa vào kết quả kinh doanh trên
báo cáo tài chính đã được kiểm toán, mà chính bản thân doanh nghiệp phải
kiểm soát được hoạt động chính mình, biết được vò trí của doanh nghiệp trên thò
trường. Có như vậy doanh nghiệp mới có thể sử dụng đồng vốn một cách có
hiệu quả.
Footer Page 9 of 89.


-2-

Header Page 10 of 89.

Trong một doanh nghiệp bất kỳ, sự xung đột giữa lợi ích chung và lợi
ích riêng luôn luôn tồn tại. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ không
có qui đònh để hướng người lao động hành động không vì lợi ích riêng của mình
mà làm tổn hại để lợi ích chung của toàn doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp hoạt động trong điều kiện, môi trường
và rủi ro kinh doanh luôn thay đổi. Hệ thống kiểm soát nội bộ cũng cần phải
vận động biến đổi theo. Do đó, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ để
phù hợp với các thay đổi là một yêu cầu thiết yếu của cấp quản lý doanh

môi trường kiểm soát và các thủ tục kiểm soát.
Đề tài không đề cập đến kiểm soát nội bộ của chu trình tài chính. Phần
đánh giá rủi ro, thông tin truyền thông và giám sát chỉ được đề cập một cách sơ
lược.
Phương pháp nghiên cứu
Luận văn dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng để hệ thống
hóa cơ sở lý luận và thực tiễn nghiên cứu tại công ty. Từ đó đưa ra các giải
pháp hoàn thiện hệ thống.
Bố cục của luận văn như sau:
Lời mở đầu.
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ
Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex Resins
Việt Nam.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hoạt động kiểm soát nội bộ tại công ty
Nuplex Resins Việt Nam
Kết luận.
Tài liệu tham khảo
Phụ lục

Footer Page 11 of 89.


Header Page 12 of 89.

-4-

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1

Khái niệm kiểm soát nội bộ

nhiều lý do tại sao hệ thống kiểm soát nội bộ không thể cho một sự đảm bảo
chắc chắn. Các lý do đó sẽ được đề cập đến trong mục hạn chế của kiểm soát
nội bộ của luận văn này.
1.1.1

Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ khác nhau giữa các doanh nghiệp do có

sự khác biệt về qui mô, đặc điểm kinh doanh, văn hóa… Nhưng một hệ thống
kiểm soát nội bộ được coi là hữu hiệu cần bao gồm 5 yếu tố sau:
− Môi trường kiểm soát
− Đánh giá rủi ro
− Thủ tục kiểm soát
− Thông tin và truyền thông
− Giám sát
1.1.2

Môi trường kiểm soát

1.1.2.1 Đònh nghóa
Môi trường kiểm soát, một yếu tố vô hình, là nền tảng đối với các bộ
phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ, cung cấp qui tắc ứng xử và cấu
trúc, và bao gồm năng lực kỹ thuật và giá trò đạo đức.
Một môi trường kiểm soát hiệu quả là một môi trường tại đó con người
có năng lực, hiểu trách nhiệm của họ, giới hạn quyền lực của họ và họ thành
thạo và tận tâm trong việc làm những cái đúng và làm theo đúng cách.
1.1.2.2 Trách nhiệm
Các nhà quản lý chòu trách nhiệm trong việc “tạo không khí” cho tổ
chức. Nhà quản lý sẽ nâng cao được môi trường kiểm soát khi họ thiết lập và
thông tin bằng văn bản các qui trình, chính sách, các giá trò đạo đức và tiêu

™ Cách phân quyền hạn và trách nhiệm
Đó là việc cụ thể hóa trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên
trong các hoạt động của đơn vò. Thông qua việc phân nhiệm, các nhân viên

Footer Page 14 of 89.


Header Page 15 of 89.

-7-

phải xác đònh được công việc cụ thể của mình là gì. Họ phải ý thức được rằng
hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến người khác như thế nào trong quá trinh thực
hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Do đó, mô tả công việc cần phải được diễn
giải bằng những nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên và xác đònh mối quan hệ
trong việc báo cáo giữa các thành viên với nhau. Ngoài ra, cách thức phân chia
trách nhiệm và quyền hạn còn liên quan tới việc xác đònh số lượng nhân viên
thích hợp cho công việc. Nó đòi hỏi phải xác đònh kỹ năng cần thiết có liên
quan, xem xét tới qui mô doanh nghiệp, tính chất kinh doanh và mức độ phức
tạp của các hoạt động.
™ Tính chính trực và giá trò đạo đức
Tính chính trực và giá trò đạo đức liên quan đến tất cả con người tham
gia trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Đó là các chuẩn mực đạo đức và nguyên
tắc cư xử mà các nhà quản lý đặt ra nhằm ngăn cản và hạn chế nhân viên trong
tổ chức thực hiện các hành vi bò coi là phạm pháp và thiếu đạo đức. Tính chính
trực và giá trò đạo đức còn bao gồm cả việc làm gương của nhà quản lý về việc
cư xử đúng đắn, tuân thủ các chuẩn mực và giảm các áp lực thỏa mãn các mục
tiêu hão huyền.
™ Năng lực làm việc
Đó là sự đảm bảo nhân viên được phân công công việc phù hợp với

thông qua đó chỉ xác đònh được chi phí cho duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ
trong tổ chức là ít hay nhiều mà thôi.
1.1.3

Đánh giá rủi ro

1.1.3.1 Đònh nghóa
Đánh giá rủi ro là việc xác đònh và phân tích các rủi ro liên quan đến
việc đạt được các mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo các tài chính đáng tin cậy
và sự tuân thủ các qui đònh. Do đó, đánh giá rủi ro làm cơ sở cho việc quyết
đònh quản lý rủi ro như thế nào.

Footer Page 16 of 89.


Header Page 17 of 89.

-9-

1.1.3.2 Trách nhiệm
Để quản lý các hoạt động một cách đúng đắn, các nhà quản lý cần xác
đònh mức độ rủi ro về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ mà họ sẵn sàng chấp
nhận. Đánh giá rủi ro là một trong những trách nhiệm của nhà quản lý và cho
phép họ hành động để giảm những sự việc bất ngờ, không mong đợi. Sự thất
bại trong quản lý những rủi ro này có thể dẫn đến việc các mục tiêu hoạt động,
báo cáo tài chính và sự tuân thủ không đạt được.
1.1.3.3 Các yếu tố đánh giá rủi ro
™ Nhận diện rủi ro sau khi xác đònh các mục tiêu
Rủi ro là những gì có thể đe dọa việc đạt được một mục tiêu nào đó.
Với mỗi một mục tiêu của từng phòng ban, các rủi ro nên được nhận diện. Khi

nhiệm chính trong việc thiết kế, triển khai và giám sát các hoạt động kiểm soát
để ngăn chặn hoặc giảm các rủi ro đó.
1.1.4.3 Các yếu tố của hoạt động kiểm soát
™ Qui trình phê chuẩn, ủy quyền
Đây là một hoạt động kiểm soát quan trọng. Phê chuẩn, ủy quyền là
việc cấp quản lý cho phép nhân viên thực hiện các hoạt động nhất đònh nào đó.
Nó bao gồm ủy quyền chung và ủy quyền cụ thể. Việc cho phép một phòng
ban chi tiêu một số tiền nhất đònh từ ngân sách là một ví dụ về ủy quyền chung.
Qui trình phê chuẩn và ủy quyền cụ thể thì liên quan đến từng nghiệp vụ đơn
lẻ, có nghóa là mỗi một nghiệp vụ đòi hỏi phải có chữ ký hay sự phê chuẩn
điện tử của người có thẩm quyền.
Trong hoạt động ủy quyền và phê chuẩn, người có thẩm quyền phê
chuẩn nên xem xét các chứng từ có liên quan, đặt nghi vấn những điều bất
thường, và đảm bảo rằng có đầy đủ thông tin cần thiết để đánh giá, chứng minh
cho nghiệp vụ đó trước khi ký duyệt. Việc ký tên trước trên văn bản trắng là
tuyệt đối bò ngăn cấm.

Footer Page 18 of 89.


Header Page 19 of 89.

- 11 -

Trong bất kỳ trường hợp nào một người có thẩm quyền phê chuẩn cũng
không nên nói cho người khác đại diện người phê chuẩn ký tên của người phê
chuẩn. Tương tự, trong bất kỳ trường hợp nào một người có thẩm quyền phê
chuẩn điện tử cũng không nên chia sẻ mật mã với người khác.
™ Công tác đối chiếu
Đối chiếu là việc so sánh với nhau giữa các tập hợp dữ liệu khác nhau,

tốt nhất để bảo vệ các tài sản này. Ví dụ về kiểm soát tiếp cận là: khóa cửa, hệ
thống quẹt thẻ, mật mã máy tính..
Trong hoạt động bảo vệ tài sản, đối với hàng tồn kho quan trọng, có giá
trò lớn thì phải ghi chép thường xuyên hoạt động mua vào và xuất ra. Đònh kỳ,
các mặt hàng phải được kiểm kê bởi một người độc lập với công tác thu mua,
ủy quyền và thủ kho. Kết quả kiểm kê phải được so sánh với số dư trên sổ ghi
chép thường xuyên. Những mặt hàng bò thiếu hụt cần được phân tích và tìm
hiểu nguyên và từ đó đề ra biện pháp giải quyết.
™ Phân chia trách nhiệm
Phân nhiệm là yếu tố then chốt đối với hệ thống kiểm soát nội bộ hữu
hiệu. Nó giúp giảm rủi ro về sai sót và không phù hợp. Một nguyên tắc chung
là chức năng phê chuẩn, ghi chép kế toán, đối chiếu và quản lý tài sản phải
được tách riêng biệt. Khi các chức năng này không thể tách biệt do qui mô nhỏ,
thì việc giám sát chi tiết các hoạt động có liên quan cần phải có như là một
hoạt động kiểm soát bù đắp. Phân chia trách nhiệm là cũng là hoạt động ngăn
ngừa và hạn chế gian lận vì cần phải có sự thông đồng với nhiều nhân viên
khác mới có thể thực hiện hành vi gian lận.
Một số ví dụ cụ thể của hoạt động phân nhiệm là:
− Người lập phiếu yêu cầu mua hàng thì không thể là người phê chuẩn
việc mua hàng.
− Người phê chuẩn việc mua hàng thì không thể là người đối chiếu các
báo cáo tài chính hàng tháng

Footer Page 20 of 89.


- 13 -

Header Page 21 of 89.




- 14 -

Header Page 22 of 89.

− Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết để ghi chép đúng giá trò của
chúng.
− Xác đònh đúng kỳ của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để phản ánh
một cách đúng đắn.
1.1.5.2 Báo cáo thông tin trong nội bộ và bên ngoài
Những thông tin thích hợp và đáng tin cậy cần được thông tin trong nội
bộ doanh nghiệp và thông tin ra bên ngoài như nhà cung cấp, khách hàng…
bằng các mẫu biểu, sơ đồ bắt buộc hoặc tùy chọn. Việc truyền thông thông tin
đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Nó giúp cho nhân
viên hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ và biết được công việc của họ
có liên quan đến người khác như thể nào và họ được yêu cầu báo cáo thông tin
đến những ai. Đối với hệ thống thông tin kế toán, sơ đồ hạch toán, sổ tay hướng
dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán và các báo cáo kế toán là phương tiện
truyền thông hữu hiệu. Nó giúp cho việc xử lý các nghiệp vụ đúng đắn và
thống nhất trong toàn đơn vò. Thông qua đó cấp quản lý biết được tình hình tài
chính, hoạt động chung của doanh nghiệp cũng như của từng bộ phận. Việc
thông tin có thể được thực hiện bằng bất kỳ phương tiện, từ văn bản chính thức
cho tới những email, hệ thống chat trong tổ chức.
1.1.6

Giám sát
Giám sát là bộ phận cuối cùng của hệ thống kiểm soát nội bộ, là việc

đánh giá việc thực hiện kiểm soát nội bộ. Mục đích của việc giám sát là xem


gốc hợp lệ chứng minh là có thật, không giả tạo.
1.2.2

Bảo đảm sự tuân thủ.
Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với hành vi

không tuân thủ. Do đó kiểm soát nội bộ phải hướng mọi thành viên trong doanh
nghiệp phải tuân thủ các chính sách, qui đònh trong nội bộ doanh nghiệp và của
nhà nước.
1.2.3

Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp
Việc sử dụng các tài sản và truy cập hệ thống thông tin phải được quản

lý và cấp quyền cho những người thích hợp.
1.2.4

Bảo đảm sử dụng tiết kiệm và hiệu quả tài nguyên doanh nghiệp.
Các nguồn nhân lực và vật lực phải được sử dụng hợp lý, đúng người,

đúng việc.

Footer Page 23 of 89.


Header Page 24 of 89.

- 16 -



Tiện ích là một loại chương trình giúp duy trì và hoàn thiện hiệu quả
của hệ máy tính. Các tiện ích thực hiện một số nhiệm vụ như nén tập tin, xóa,
phục hồi xóa, kiểm tra virus …
Phần mềm ứng dụng là các chương trình được thiết kế để hoàn thành
một số công việc cụ thể. Tùy theo công việc mà nó được thiết kế, một ứng
dụng có thể điều tác văn bản, con số hoặc đồ họa…
1.3.2

Phương pháp tổ chức và xử lý dữ liệu

1.3.2.1 Phương pháp tổ chức dữ liệu
Phương pháp truyền thống: Theo phương pháp này, dữ liệu trong tập
tin chính và tập tin nghiệp vụ được tạo ra và duy trì cho từng chương trình ứng
dụng riêng lẽ. Điều này khiến cho có thể có sự trùng lắp dữ liệu với các ứng
dụng khác. Phương pháp lưu trữ này có nhiều bất lợi như nhập liệu và lưu trữ
trùng lắp hoặc mỗi khi cập nhật phải thực hiện trên tất cả các tập tin dữ liệu có
liên quan vì néu không sẽ dẫn đến tình trạng dữ liệu không thống nhất. (4, 240)
Phương pháp tổ chức bằng hệ quản trò cơ sở dữ liệu: Phương pháp
này ra đời nhằm khắc phục nhược điểm của phương pháp truyền thống. Dữ liệu
được tạo ra và duy trì cho nhiều chương trình ứng dụng. Phương pháp tổ chức dữ
liệu này gặp phải rủi ro bò truy cập trực tiếp vào cơ sở dữ liệu để sửa đổi dữ
liệu mà không để lại dấu vết. Do đó, doanh nghiệp cần phải có thủ tục kiểm
soát đối với việc nhập liệu, xử lý và lưu trữ dữ liệu.
1.3.2.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
Xử lý theo nhóm (lô): là phương pháp mà các dữ liệu không được xử
lý ngay khi nhập vào máy. Các dữ liệu này khi nhập vào máy sẽ được phân tích
thành các nhóm dữ liệu. Đònh kỳ các dữ liệu này sẽ được truyền về máy tính

Footer Page 25 of 89.