ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
---------------------

NGUYỄN NGỌC QUÝ

XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU
CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC DIỆN
NỘP LƢU VÀO KHO LƢU TRỮ HUYỆN UỶ

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ

Hà Nội - 2008


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
---------------------

NGUYỄN NGỌC QUÝ

XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU
CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC DIỆN
NỘP LƢU VÀO KHO LƢU TRỮ HUYỆN UỶ

CHUYÊN NGÀNH: LƢU TRỮ
Mã số : 60 32 24
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS. NGUYỄN VĂN HÀM



1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài

8

2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu

9

3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

10

4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

10

5. Các nguồn tài liệu tham khảo

13

6. Phương pháp nghiên cứu

13

7. Đóng góp của đề tài

14

8. Bố cục của đề tài


1.2.1.3. Tiêu chuẩn

23

1.2.2. Thẩm quyền quản lý tài liệu ở kho lưu trữ huyện uỷ

25

1.3. Cơ sở thực tiễn xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ
quan là nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ

27

1.3.1. Hệ thống các văn bản quy định về công tác thu thập tài liệu
vào các kho lưu trữ huyện uỷ

27

1.3.2. Thực trạng công tác thu thập tài liệu vào các kho lưu trữ

29

4


huyện uỷ
1.3.2.1. Tình hình nộp lưu tài liệu của các cơ quan, tổ chức vào kho
lưu trữ huyện uỷ



2.1.2. Tổ chức cơ sở đảng

37

2.1.2.1. Cơ quan lãnh đạo của Đảng cấp cơ sở

38

2.1.2.2. Các ban của đảng uỷ, các chi bộ trực thuộc đảng uỷ

39

2.1.3. Tổ chức chính trị xã hội huyện và cơ sở

40

2.1.3.1. Hệ thống tổ chức của Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí
Minh cấp huyện và cơ sở

40

2.1.3.2. Hệ thống tổ chức của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp huyện
và cơ sở

41

2.1.3.3. Hệ thống tổ chức của Liên đoàn lao động huyện và cơ sở

44

2.2.2. Xây dựng danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan thuộc
diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ.

52

CHƢƠNG 3: DANH MỤC CÁC CƠ QUAN VÀ THÀNH PHẦN
TÀI LIỆU CẦN PHẢI NỘP LƢU VÀO KHO LƢU TRỮ
HUYỆN UỶ

59

3.1. Danh mục các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu và danh mục
thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào
kho lưu trữ huyện uỷ

59

3.1.1 Danh mục các cơ quan, tổ chức

59

3.1.2. Danh mục thành phần tài liệu

60

3.2. Hướng dẫn sử dụng danh mục

97

PHẦN KẾT LUẬN

v/v

Ban Bí thư
Ban Chấp hành
Ban Thường vụ
Cựu chiến binh
Công nhân viên chức lao động
Đoàn Thanh niên
Hội đồng nhân dân
Huyện uỷ
Liên đoàn lao động
Liên hiệp phụ nữ
Mặt trận Tổ quốc
Thường trực
Trung ương
Uỷ ban nhân dân
Uỷ ban Kiểm tra
về việc

7


MỞ ĐẦU
1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài
Việc đổi mới và không ngừng hiện đại hoá công tác lưu trữ để thực hiện
nhiệm vụ bảo tồn, phát huy các di sản văn hoá của dân tộc là một chủ trương
quan trọng đã được đề ra trong nhiều nghị quyết của Đảng và văn bản của Nhà
nước [45;5]. Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khoá IX tại
Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng đã khẳng định chúng ta phải luôn
“bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ” [53; 107]. Nhưng để bảo vệ và

tài liệu phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam.
2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
* Mục tiêu:
Đề tài được thực hiện nhằm mục tiêu nghiên cứu đề xuất bản danh mục
các cơ quan, tổ chức và thành phần tài liệu của các cơ quan tổ chức thuộc diện
nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ.
* Nhiệm vụ của đề tài:
- Nhiệm vụ của đề tài là nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác thu thập
bổ sung tài liệu nói chung, công tác xác định nguồn và thành phần tài liệu nói
riêng nhằm rút ra những ưu điểm, thành tựu có thể kế thừa.
- Phân tích các nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn xác định danh mục
các cơ quan, tổ chức và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức là đối tượng
nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ.
- Khảo sát, nghiên cứu, phân tích thực trạng về tình hình nộp lưu tài liệu
vào các kho lưu trữ huyện uỷ; tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ, sự hình
thành tài liệu, thành phần, nội dung tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ
chức chính trị xã hội cấp huyện nhằm đưa ra danh mục các cơ quan, tổ chức và
thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức 2 thuộc đối tượng nộp lưu vào kho
lưu trữ huyện uỷ.
1

Huyện uỷ: Ban chấp hành đảng bộ huyện. Theo Từ điển tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học, tác giả Hoàng Phê
(Chủ biên), NXB Đà Nẵng – Trung tâm Từ điển học, Hà Nội – Đà Nẵng, 2006, trang 471.
2

Từ đây gọi chung là cơ quan

9




tài liệu của chúng có hoặc không thuộc diện nộp lưu vào các viện lưu trữ Nhà
nước được xây dựng. Từ đó trở đi, Tổng cục lưu trữ Liên Xô đã chỉ dẫn việc sửa
đổi, bổ sung các bản danh mục nói trên. Năm 1973, để đảm bảo cho việc nộp lưu
có chất lượng cao hơn, bảng kê những tài liệu thuộc diện nộp lưu vào các Viện
lưu trữ Nhà nước được ban hành. Bảng kê này không chỉ bao gồm những tài liệu
tiêu biểu chung của các cơ quan mà còn nhiều loại tài liệu đặc thù phản ánh tính
chất hoạt động theo từng ngành của các cơ quan chuyên môn. Bảng kê năm 1973
ngoài chức năng là công cụ xác định nguồn và thành phần tài liệu còn là công cụ
trợ giúp cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các viện lưu trữ Nhà nước.
Bên cạnh đó, trong công trình 2 tập về “Lý luận và thực tiễn công tác đánh giá
giá trị tài liệu và công tác bổ sung trong các Viện lưu trữ Nhà nuớc Liên Xô” do
Viện nghiên cứu khoa học về văn kiện và lưu trữ ấn hành năm 1974, các tác giả
F.I. Đônghic, A.V. Elnachepxki, A.P Kurantôp, B.G.Litvac, A.C.Malichikôp,
B.M.Mamônôp và K.I.Ruđensơn đã trình bày tương đối chi tiết về lý luận và
thực tiễn công tác thu thập bổ sung tài liệu, trong đó vấn đề tiêu chuẩn ý nghĩa
cơ quan đơn vị hình thành phông và ý nghĩa nội dung tài liệu được đề cập đến
như những tiêu chuẩn của công tác bổ sung tài liệu vào các Viện lưu trữ Nhà
nước. Ngoài ra trong công trình này còn đề cập đến vấn đề lựa chọn tài liệu ở các
viện lưu trữ nước ngoài, những thành tựu và hạn chế, những ý tưởng hay có thể
tham khảo và kế thừa. Các nhà lưu trữ Anh lại có quan điểm riêng trong vấn đề
lựa chọn tài liệu để bảo quản. Họ cho rằng giá trị trước hết phụ thuộc vào ý
nghĩa cơ quan đơn vị hình thành phông, đó là những thông tin về cơ cấu tổ chức,
chức năng, hoạt động của cơ quan sản sinh ra tài liệu và giá trị tác vụ của tài liệu,
nghĩa là tài liệu chỉ phản ánh việc hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể. Các nhà lưu
trữ Pháp thì đưa ra quan điểm: lựa chọn tài liệu để nộp lưu vào các viện lưu trữ
từ các nguồn nộp lưu không chỉ quan tâm đến các nhóm tài liệu văn kiện có giá
trị mà còn phải xác định những tài liệu hết giá trị để loại huỷ… Càng về sau,
cùng với sự phát triển của công tác lưu trữ nói chung, càng có nhiều công trình
nghiên cứu về công tác thu thập, bổ sung tài liệu. Ngày nay, rất nhiều nước trên

các cơ quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương
Đảng” . Nhiều đánh giá, nhận định trong các đề tài, bài viết trên là những nghiên
cứu hữu ích mà chúng tôi có thể kế thừa. Tuy nhiên, chưa có đề tài nào đề cập
đến nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ tỉnh uỷ, huyện uỷ vốn
12


có rất nhiều điểm khác biệt so với kho lưu trữ của các cơ quan Nhà nước hay
Kho lưu trữ Trung ương Đảng. Mặt khác, như trên đã nói, từ sau khi có Pháp
lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001, các tổ chức Chính trị xã hội thuộc đối tượng nộp
lưu tài liệu vào kho lưu trữ Đảng các cấp nên vấn đề nghiên cứu thành phần tài
liệu nộp lưu của các tổ chức chính trị xã hội trở thành một vấn đề cấp thiết.
Chính vì vậy, trên cơ sở vận dụng những thành tựu nghiên cứu của các đề tài
trước, chúng tôi cố gắng giải quyết các mục tiêu nghiên cứu đặt ra theo phạm vi
của đề tài này.
5. Các nguồn tài liệu tham khảo
Thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tham khảo những nguồn tài liệu sau:
- Các giáo trình nghiệp vụ lưu trữ của Trường Đại học khoa học Xã hội và
Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.
- Các văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
- Các đề tài, đề án, tài liệu tham khảo thực tế ở một số huyện uỷ, báo cáo
tình hình công tác văn thư lưu trữ của các văn phòng tỉnh, thành uỷ, huyện uỷ,
mục lục hồ sơ các kho lưu trữ huyện uỷ, luận văn tốt nghiệp đại học, sau đại học
và các website có liên quan.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu đề tài đặt ra, chúng tôi đã vận dụng phương pháp
luận của chủ nghĩa Mác – Lênin, các quan điểm về nhận thức của chủ nghĩa duy
vật biện chứng và duy vật lịch sử.
Các phương pháp cụ thể được sử dụng trong đề tài là:
- Phương pháp hệ thống: giúp chúng tôi có cái nhìn tổng thể để xác định

phải nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ
Từ những cơ sở lý luận và thực tiễn đã được giải quyết trong chương 1,
chương này nghiên cứu chức năng nhiệm vụ của các cơ quan Đảng, tổ chức
14


chính trị xã hội huyện và cơ sở, từ đó đưa ra phương pháp xác định cụ thể danh
mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ.
Chương 3: Danh mục cơ quan và thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp
lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ
Chương này đưa ra bản danh mục cụ thể các cơ quan, tổ chức và thành
phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện
uỷ, đề xuất hướng dẫn sử dụng danh mục.
Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của PGS.
Nguyễn Văn Hàm, các thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng,
các đồng chí đồng nghiệp đang công tác tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương
Đảng, các đồng chí cán bộ văn thư, lưu trữ tại các văn phòng Tỉnh uỷ, Huyện uỷ
đã giúp tôi rất nhiều trong quá trình hoàn thành đề tài này.
Do trình độ bản thân và điều kiện thời gian có hạn, đề tài chắc chắn không
tránh khỏi thiếu sót, tôi rất mong nhận được ý kiến góp ý của các thầy cô, các
nhà nghiên cứu, đồng nghiệp và các bạn.
Tác giả

Nguyễn Ngọc Quý

15


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Báo cáo số 162-BC/VPTW, ngày 07/9/2007 của Văn phòng Trung ương

chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990
16


13. Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ tỉnh (theo văn bản
số 316/LTNN – NVĐP ngày 24/6/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban
hành danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào trung tâm lưu trữ tỉnh) , Tạp
chí Lưu trữ Việt Nam, số 3, 1999, trang 2.
14. Nguyễn Thị Dung, Công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia II, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1, 1999, trang 19.
15. Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội,
2006.
16. Điều lệ Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, nguồn: Website
Thành đoàn Thành phố Hồ Chí Minh.
/>id=586&news_id=7217#content
17. Điều lệ Công đoàn Việt Nam, NXB Lao động Hà Nội, 2003.
18. Điều lệ Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Công ty in tổng hợp, Hà Nội,
2003.
19. Điều lệ Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam, NXB Phụ nữ, Hà Nội, 2001.
20. Điều lệ Hội Nông dân Việt Nam, Công ty Cổ phần đầu tư và thiết bị in,
Hà Nội, 2003.
21. Điều lệ Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội,
2004.
22. Nguyễn Cảnh Đương, Nông Thuý Đẹp, Nguyễn Thị Hậu, Nguyễn Văn
Thăng, Xác định thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp để bảo quản tại
các Trung tâm lưu trữ Quốc gia, Đề tài mã số 90-38-021, Trung tâm nghiên cứu
khoa học, Cục Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội, 1993.
23. PGS. Nguyễn Văn Hàm, Trao đổi về một số nguyên tắc chung trong
công bố tài liệu, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 5, 2005, trang 136.
24. Hướng dẫn số 330/NVĐP ngày 02/8/1996 của Cục Lưu trữ Nhà nước

32. Nguyễn Lệ Nhung (chủ nhiệm đề tài), Xác định nguồn và thành phần
tài liệu của các cơ quan tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung
ương Đảng, Báo cáo đề tài KX-02/VP-1998, Văn phòng Trung ương Đảng, Hà
Nội, 2000.
33. Pháp lệnh lưu trữ quốc gia do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành
ngày 04/04/2004.
Nguồn: Trang web của Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước :

34. Hoàng Phê (Chủ biên), Từ điển tiếng Việt, Viện Ngôn ngữ học, NXB
Đà Nẵng – Trung tâm Từ điển học, Hà Nội – Đà Nẵng, 2006

18


35. Phòng nghiệp vụ Văn thư lưu trữ địa phương, Cục Văn thư lưu trữ nhà
nước, Quy trình tổ chức đánh giá, lựa chọn hồ sơ, tài liệu vào trung tâm lưu trữ
thành phố Hà Nội, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 7, 2007, trang 12.
36. Ths. Nguyễn Thị Hồng Phương (chủ nhiệm đề tài), Nghiên cứu
xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu của các cơ quan, tổ chức
Đảng từ trung ương đến địa phương , Đề tài KHBĐ(2005) – 22, Hà Nội,
2007
37. Hà Quảng, Vấn đề xác định nguồn tài liệu nộp vào lưu trữ tỉnh, Tạp
chí Lưu trữ Việt Nam, số 4, 1993, trang 9.
38. Quyết định số 58/QĐ-TCCP ngày 17/3/1995 của Bộ trưởng - Trưởng
ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ ban hành danh mục số 1 các cơ quan thuộc
diện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ Quốc gia, Tạp chí Lưu trữ
Việt Nam, số 1, 1995, trang 3.
39. Quyết định số 20-QĐ/TW, ngày 23/9/1987 của Ban Bí thư Trung ương
về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
40. Quyết định số 185-QĐ/TW, ngày 3/9/2008 của Ban Bí thư về chức

sung tài liệu lưu trữ, tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 3, 2005, trang 83.
50. Hoàng Thị Tuyết, Nghiên cứu xây dựng danh mục các cơ quan là
nguồn nôp lưu tài liệu của lưu trữ tỉnh Thanh Hoá, chứng minh lý luận qua việc
xây dựng danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu của tỉnh, LV 159, Tư
liệu Khoa lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Hà Nội, 2004.
51. M.P. Zucôva, Dịch và tổng thuật Nguyễn Thị Hiệp, Xác định gía trị tài
liệu và bổ sung tài liệu lưu trữ (quá khứ, hiện tại và tương lai), Tạp chí Văn thư
lưu trữ Việt Nam, số 5, 2006, trang 24.
52. Nguyễn Nghĩa Văn, Tài liệu lưu trữ ở cấp huyện, thực trạng và giải
pháp, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4, 1998, trang 8.
53. Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X, NXB Chính trị Quốc
gia, Hà Nội, 2006.
54. Văn kiện Hội nghị lần thứ tư Ban Chấp hành Trung ương khoá X,
NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2006.
55. Văn phòng Trung ương Đảng, Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác
văn phòng các cấp uỷ địa phương, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2000.
56. Website của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước:


20


PHỤ LỤC
- Phụ lục 1: Tình hình tập trung tài liệu các kho lƣu trữ huyện uỷ
(tính đến hết tháng 7 năm 2007)

- Phụ lục 2: Phiếu khảo sát sử dụng trong nghiên cứu đề tài

21