VAI TRÒ CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO
VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

Tóm tắt:
Soạn thảo và ban hành văn bản là hoạt động quan trọng, không thể thiếu
trong quản lý nhà nước nói chung, quản lí hành chính nhà nước nói riêng. Nhưng
để thực hiện nó một cách hiệu quả thì sự đóng góp của tài liệu lưu trữ là vô cùng
cần thiết. Nó là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, giúp quá trình soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính trở nên dễ dàng, tiết kiệm và chính xác hơn.
Bài làm
Đặt vấn đề
Lưu trữ là một thuật ngữ khá quen thuộc trong hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức, khi mỗi cơ quan, tổ chức được thành lập thì công tác lưu trữ cũng
được hình thành như một điều tất yếu. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng,
nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều
sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu
giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là
căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban
hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của
tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, trong hoạt động quản lý công tác
văn thư, lưu trữ được xem là "huyết mạch" của mỗi cơ quan, tổ chức.
Đối với các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và các cơ quan hành
chính nhà nước ở Việt Nam nói riêng, công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, có vai trò
vô cùng quan trọng hoạt động quản lý trên mọi lĩnh vực của các cơ quan. Chính vì
thế, ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch
Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông
đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó
Người đã chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc
1



mang thông tin chính xác làm cơ sở để sử dụng qyền lực và nhiệm vụ của mình
một cách hợp pháp , hợp lí. Trong khi đó, tài liệu lưu trữ chỉ thực sự có ý nghĩa khi
được đưa ra phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi vì nó chứa đựng những tiềm năng
về thông tin quá khứ và thông tin dự báo, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt.
Bởi vậy có thể nói, tài liệu lưu trữ có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động
quản lý hành chính nhà nước, cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời, thế
nhưng cũng chính các hoạt động trong quản lí hành chính nhà nước, cụ thể là trong
3


công tác soạn thảo và ban hành văn bản là nơi để tài liệu lưu trữ được sử dụng một
cách hợp lý và đúng đắn nhất. Vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ trong hoạt
động soạn thảo và ban hành văn bản được thể hiện một cách rõ ràng như sau:
Một là, Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, tính chính xác
và độ tin cậy cao phục vụ cho việc soạn thảo, ban hành các văn bản quản lý hành
chính nhà nước theo đúng các quy định của pháp luật.
Như chúng ta đã biết, mọi hoạt động quản lý của các cơ quan hành chính
nhà nước đều phải dựa trên cơ sở Hiến pháp và pháp luật. Cho nên, các văn bản
hành chính được ban hành yêu cầu đầu tiên trong quá trình soạn thảo và ban hành
văn bản là đảm bảo tính hợp pháp và mức độ chính xác về cả thể thức lẫn nội
dung. Mặt khác các văn bản này, phản ánh toàn bộ kết quả quả quá trình hoạt động
và quản lý mọi lĩnh vực của cơ quan. Do đó, trong quá trình soạn thảo văn bản
việc khai thác thông tin , thu thập và thông tin có thể được lấy từ nhiều nguồn khác
nhau, bởi hoạt động của hành chính nhà nước là rất rộng và đa dạng. Bên cạnh đó,
những thông tin này cần được đảm bảo dộ tin cậy và chính xác cao mới có thể đưa
vào văn bản ban hành. Như vậy, trong trường hợp này, các cơ quan hành chính
thường chọn lọc và sử dụng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ của cơ quan vì tính
chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm. Ở đây, vai trò quan
trọng của tài liệu lưu trữ thể hiện ngay khi định hướng nội dung, xác định nhu cầu
ban hành văn bản quản lý nhà nước cần phải nghiên cứu các chủ trương, đường lối

dễ dàng chỉ ra những hạn chế từ văn bản cũ, bổ sung và hoàn thiện cho văn bản
mới. Từ đó, giúp các nhà quản lí có thể kiểm tra và đánh giá công việc và năng lực
của cán bộ, công chức trong cơ quan, cũng như dựa vào các tài liệu lưu trữ trong
quá khứ mà dự báo, ban hành văn bản một cách hợp pháp, hợp lí, tránh lặp lại
những sai lầm đã xảy ra.
Ví dụ để ban hành Quyết định Số: 22/2013/QĐ-TTg về việc hỗ trợ người có
công với cách mạng về nhà ở, cần dựa vào một số tài liệu, văn bản đã được ban
hành trước đó như: Luật Tổ chức Chính phủ năm 2001; Luật Nhà ở năm 2005;
Pháp lệnh Sửa đổi, bổ sung Pháp lệnh Ưu đãi người có công với cách mạng của Ủy
ban thường vụ Quốc hội; Nghị quyết số 494/NQ-UBTVQH13. Đây là nững tài liệu

5


được lưu trữ, làm cơ sở pháp lý cho việc soạn thảo và ban hành quyết định số:
22/2013/QĐ-TTg về việc hỗ trợ cho người có công về nhà ở.
Ba là, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ
chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục
vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
Tài liệu lưu trữ còn là cơ sở hỗ trợ công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động của
các cơ quan hành chính nhà nước. Thông qua các tài liệu lưu trữ các nhà quản lí
đánh giá những thành công, thất bại của từng văn bản, từng quy định; tìm hiểu
nguyên nhân để kế thừa, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp nhất
những tác động tiêu cực, những thiệt hại có thể xảy ra cho xã hội của văn bản mới.
Những tài liệu lưu trữ cũng góp phần giúp các cơ quan thanh tra, kiểm tra dễ dàng
giám sát các hoạt động của cơ quan hành chính qua từng giai đoạn. Nếu có những
hoạt động, hành vi vi phạm pháp luật, tài liệu lưu trữ sẽ cung cấp bằng chứng cụ
thể, giúp đánh giá một cách khách quan, kịp thời để đưa ra các biện pháp xử lý.
Bốn là, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức và các bí mật quốc gia.

7


Danh mục tài liệu tham khảo
[1]. Vương Đình Quyền, (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB
Đại học Quốc gia Hà Nội. Hà Nội.
[3]. Quyết định Số: 22/2013/QĐ-TTg về Hỗ trợ người có công cách mạng về nhà ở
[4].

/>
tam-quan-trong-cua-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-hoat-dong-quan-ly-hanhchinh-nha-nuoc
[5]. />itemid=7&listId=64c127ef-bb13-4c45-820f-d765e28eb7cc&ws=content
[2]. Luật số: 01/2011/QH13, Luật lưu trữ

8


VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG CHÍNH PHỦ

Tóm tắt
Văn phòng Chính phủ là một trong những cơ quan giúp việc quan trọng của
Chính phủ, có nhiệm vụ quản lí chặt chẽ các lại văn bản, tài liệu của Chính phủ,
bảo đảm thông tin thường nhật để phục vụ kịp thời cho các hoạt động hành chính.
Vì vậy, trong quá trình hoạt động sản sinh ra các văn bản, giấy tờ, tài liệu thông tin
quan trọng. Nên muốn có một kết quả tốt trong hoạt động của mình, Văn phòng
Chính phủ cần xác định rõ vai trò và làm tốt công tác văn thư.
Bài làm
Đặt vấn đề
Công tác văn thư là một hoạt động nghiệp vụ quan trọng trong các cơ quan ,

Chính phủ (bao gồm các Phó Thủ tướng Chính phủ) lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành
hoạt động của Chính phủ và hệ thống hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ
sở; bảo đảm thông tin, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ và cung cấp thông tin cho công chúng theo quy định của pháp
luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ.
2

Công tác văn thư trong văn phòng chính phủ
Công tác văn thư là toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn

bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông
tin văn bản cho hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư có
chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lí, hiệu quả của hoạt động quản lí
cao hay thấp phụ thuộc một phần vào công tác văn thư có được là tốt hay không.
Đây là công tác vừa mang tính chính trị, vừa mang tính khoa học và có tính chất
nghiệp vụ lỹ thuật, lien quan đến nhiều cán bộ, công chức. Để làm tốt công tác này,
đòi hỏi sự hiểu biết về kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn
nghiệp vụ.
Trong văn phòng chính phủ, công tác văn thư đặt dưới sự quản lí của văn
phòng với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác văn thư trong quá trình giải
quyết các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ đáp ứng nhu cầu thực tế của
10


Chính phủ, cơ quan quản lý hành chính nà nước ở trung ương. Công tá văn thư
trong văn phòng chính phủ luôn được sự quan tâm, giám sát, đôn đốc của lãnh đạo.
Trong quá trình hoạt động Văn phòng Chính phủ cũng ban hành các văn bản
hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư cho các Cán bộ chuyên môn về lĩnh vực
này.

đảm bảo yêu cầu hiệu lực pháp lí của văn bản. Ví dụ “đối với những vấn đề thuộc
phạm vi thẩm quyền giải quyết của Văn phòng Chính phủ, Quy chế nêu rõ, trong
thời hạn 2 ngày làm việc, kể từ khi nhận được trách nhiệm phối hợp, chuyên viên
phối hợp xử lý có trách nhiệm trả lời, gửi ý kiến phối hợp xử lý văn bản. Cũng
trong thời gian 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản, chuyên viên chịu
trách nhiệm xử lý tổng hợp ý kiến phối hợp, đề xuất, xây dựng phiếu trình, dự thảo
văn bản gửi Thủ trưởng đơn vị xem xét. Trong thời hạn 1 ngày làm việc kể từ khi
chuyên viên trình, Thủ trưởng đơn vị xem xét, duyệt, ký phiếu trình hoặc trao đổi
lại để hoàn thiện nội dung. Và trong thời gian 1 ngày làm việc, kể từ khi nhận được
văn bản, hồ sơ trình của đơn vị, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ xem xét, giải
quyết”. Công tác văn thư được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả sẽ góp phần
hoàn thành công việc nhanh chóng, dễ dàng, đúng thời gian quy định. Từ đó chất
lượng của công tác quản lí cũng được cải thiện và nâng cao.
Ba là, Công tác văn thư đóng vai trò là tiền đề của công tác lưu trữ được
thực hiện tốt hơn.
Theo quy định, tài liệu hình thành trong hoạt động các cơ quan sau khi đã
giải quyết xong, đối với những tài liệu còn có giá trị nghiên cứu, sử dụng. Cần lập
hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan; đến thời hạn quy định, những tài liệu có giá
trị lịch sử cần giao nộp và lưu trữ lịch sử để phục vụ cho nghiên cứu lâu dài. Vì
vậy, tài liệu văn thư là nguồn bổ sung chủ yếu cho công tác lưu trữ của cơ quan.
Do đó, trong công tác văn thư cần được làm tốt nhất từ khâu sạn thảo, ban hành
văn bản, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu, lưu trữ cơ quan. Nếu văn thư làm
tốt công tác này, sẽ góp phần nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ nói chung và
tạo thuận lợi cho các hoạt động nghiên cứu cần sử dụng tài liệu. Nói tóm lại, làm
tốt công tác văn thư là yêu cầu đầu tiên, cần thiết để công tác lư trữ hoạt động hiệu
quả. Từ đó đảm bảo nguồn thông tin chính xác, đầy đủ cung cấp cho các hoạt động
quản lí của cơ quan hoặc Thủ trưởng.
Bốn là, Công tác văn thư là công cụ để Văn phòng Chính phủ hoàn thành
nhiệm vụ là cơ quan tham mưu, giúp việc cho Chính phủ.
12

phủ, bên cạnh những bí mật của Nhà nước liên quan đến Quốc gia, còn có những
13


bí mật riêng của cơ quan mình. Vì vậy việc bảo vệ bí mật Nhà nước và bí mật cơ
quan gắn liền chặt chẽ với công tác văn thư, bởi lẽ hiện nay phần lớn các thông tin
thuộc bí mật Nhà nước, bí mật cơ quan đều được tiến hành văn bản hóa. Như vậy,
công tác văn thư có vai trò quan trọng đối với việc bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật
cơ quan. Nếu việc bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mật được các cơ quan có
thẩm quyền quy định ddaaryfur, chat chẽ và công tác văn thư trong Văn phòng
Chính phủ được thực hiện một cách nghiêm túc trong quá triinhf tiến hành các
khâu của công tác văn thư, thì sẽ đảm bảo được an toàn tài liệu, góp phần giữ gìn
cho các thông tin thuộc bí mật nhà nước và bí mật cơ quan không bị rò rỉ ra ngoài.
Kết luận
Công tác văn thư được xem là một bộ mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung của cơ quan nói riêng. Công tác văn thư là công tác không thể thiếu được
trong văn phòng và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung
hoạt động của Văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động các cơ
quan, được xem như một bộ phận không thể tách rời của hoạt động quản lý Nhà
nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. Với vai trò là một
cơ quan tham mưu, giúp việc cho Chính phủ, Văn phòng Chính phủ là cơ quan
quan trọng hỗ trợ các hoạt động chung của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ.
Như vậy, vai trò của công tác văn thư không chỉ là quản lí và cung cấp các thông
tin, văn bản khi cần thiết mà còn có nhiều vai trò quan trọng khác trong hoạt động
quản lí nhà nước và hoạt động riêng của Chính phủ cũng như Văn phòng Chính
phủ nói riêng. Hơn nữa, kết quả của công tác văn thư là một trong những yếu tố
ảnh hưởng đến công tác lưu trữ. Do vậy, trong hoạt động quản lý nhà nước nói
chung, hoạt động của Văn phòng Chính phủ nói riêng cần chú trọng và đầu tư hơn
đến hoạt động của công tác văn thư.