Tổ chức hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
Lời nói đầu
Trong cuộc sống của con ngời, lao động không chỉ là tiền đề cho sự tiến
hoá mà còn là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển quá trình sản xuất... Lao
động đóng vai trò quan trọng trong việc tái tạo ra của cải vật chất và tinh thần
cho xã hội. Một xã hội, một doanh nghiệp đợc coi là phát triển khi lao động có
năng suất, có chất lợng và đạt hiệu quả cao, do đó trong chiến lợc kinh doanh
của một doanh nghiệp, yếu tố con ngời luôn đợc đặt ở vị trí hàng đầu. Thế nhng,
ngời lao động chỉ phát huy hết khả năng của mình khi sức lao động của họ đợc
đánh giá đúng mức, đợc đền bù xứng đáng. Và biểu hiện của sự đánh giá, sự đền
bù đó là tiền lơng vì tiền lơng là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống
cần thiết mà doanh nghiệp trả cho ngời lao động theo thời gian, khối lợng công
việc mà ngời lao động đã cống hiến cho doanh nghiệp. Gắn với tiền lơng là các
khoản trích theo lơng gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn,
đây là các quỹ xã hội thể hiện sự quan tâm của xã hội đến từng lao động.
Tiền lơng là nguồn thu nhập chủ yếu của ngời lao động, các doanh nghiệp
sử dụng tiền lơng làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần tích cực lao
động, là nhân tố thúc đẩy tăng năng suất lao động. Hơn thế nữa, tiền lơng và các
khoản trích theo lơng là một trong số ít vấn đề đợc cả doanh nghiệp và ngời lao
động quan tâm nên các doanh nghiệp phải sử dụng sức lao động có hiệu quả để
tiết kiệm chi phí tiền lơng. Quản lý lao động và tiền lơng là việc làm thiết yếu
của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu của mình. Để quản lý
tốt ngời ta phải hạch toán phân bổ chính xác tiền lơng, các khoản trích theo lơng
vào giá thành sản phẩm, tính đúng, đủ và thanh toán tiền lơng kịp thời cho ngời
Nguyễn Thị Thu Hà-Kế toán 13E
3
Tổ chức hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
lao động sẽ góp phần thúc đẩy tăng năng suất lao động và cải thiện đời sống ng-
ời lao động.
Vì vậy, công tác hạch toán tiền lơng và các quỹ trích theo lơng là công
việc kế toán không thể thiếu trong tất cả các doanh nghiệp. Nhận thức đợc tầm
-Xét về mặt chính trị, xã hội: tiền lơng thể hiện mối quan hệ phân phối,
quan hệ sản xuất xã hội. Do đó, trong những chừng mực nhất định thì mối quan hệ
này sẽ chuyển hoá thành quan hệ chính trị nh đình công, bạo loạn, đảo chính... gây
mất ổn định trong doanh nghiệp cũng nh trong xã hội. Vì vậy, ở chừng mực nào đó
doanh nghiệp cần quan tâm đúng mức và giải quyết thoả đáng vấn đề thù lao lao
động(mà cụ thể là tiền lơng và các khoản trích theo tiền lơng). Mà muốn để giải
Nguyễn Thị Thu Hà-Kế toán 13E
5
Tổ chức hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
quyết thoả đáng vấn đề đó thì doanh nghiệp phải sử dụng tốt công cụ hữu hiệu là
kế toán tiền lơng và các khoản trích theo tiền lơng.
Trên thực tế ngời lao động ít quan tâm đến mức tiền lơng nhiều hay ít mà họ
quan tâm nhiều đến khối lợng t liệu sinh hoạt và dịch vụ họ nhận đợc thông qua
tiền lơng. Nh vậy, thực ra tiền lơng đợc chia làm 2 dạng: tiền lơng danh nghĩa và
tiền lơng thực tế. Tiền lơng danh nghĩa là số tiền thực tế mà ngời lao động nhận đ-
ợc, nhng giá cả hàng hoá ở mỗi khu vực, mỗi thời điểm là khác nhau nên với cùng
một số tiền lơng ngời lao động sẽ mua đợc số hàng hóa dịch vụ không giống nhau,
từ đó nảy sinh khái niệm tiền lơng thực tế. Tiền lơng thực tế là khái niệm dùng để
xác định số lợng hàng hóa tiêu dùng mà ngời lao động nhận đợc thông qua tiền l-
ơng danh nghĩa của họ. Tiền lơng thực tế phụ thuộc vào tổng số tiền nhận đợc
( tiền lơng danh nghĩa) và chỉ số giá cả hàng hóa tiêu dùng và dịch vụ. Sự phụ
thuộc này đợc biểu diễn qua công thức sau:
Tiền lơng thực tế =
Từ công thức trên ta thấy tiền lơng thực tế của ngời lao động tăng lên khi chỉ
số tiền lơng danh nghĩa tăng nhanh hơn chỉ số giá cả, mà chức năng của tiền lơng
là tái sản xuất sức lao động nên bên cạnh tiền lơng danh nghĩa, doanh nghiệp cần
phải quan tâm đến tiền lơng thực tế.
Trong cơ chế kinh tế mới, tiền lơng tuân theo quy luật cung cầu của thị tr-
ờng sức lao động, đồng thời chịu sự điều tiết của nhà nớc. Tiền lơng đợc hình
thành thông qua việc ký kết hợp đồng lao động giữa ngời lao động với bên sử dụng
hợp đồng lao động có quy định rõ thời hạn làm việc hoặc có thể căn cứ vào tính
chất công việc phân thành: Công nhân viên sản xuất kinh doanh cơ bản và công
nhân viên thuộc các hoạt động khác.
-Công nhân viên ngoài danh sách: là những ngời tham gia làm việc tại
doanh nghiệp nhng không thuộc quyền quản lý và trả lơng của doanh nghiệp họ có
thể là những ngời do đơn vị khác gửi đến nh thợ học nghề, sinh viên thực tập, cán
bộ chuyên trách đoàn thể...
Nguyễn Thị Thu Hà-Kế toán 13E
7
Tổ chức hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
Trên thực tế, số công nhân viên ngoài danh sách chiếm tỉ trọng rất nhỏ trong
lực lợng lao động nên doanh nghiệp chủ yếu quan tâm đến công nhân viên trong
danh sách. Việc quản lý, huy động, sử dụng hợp lý lao động, phát huy đợc trình độ
chuyên môn tay nghề của công nhân viên là một trong các vấn đề cần đợc doanh
nghiệp quan tâm thờng xuyên. Muốn làm đợc điều đó, doanh nghiệp cần quản lý
lao động theo trình độ kỹ thuật, trình độ tay nghề của từng công nhân viên để có sự
phân công sắp xếp lao động hợp lý.
2. Nhiệm vụ kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
Tiền lơng và các khoản trích theo lơng là vấn đề quan tâm đặc biệt của cả
ngời lao động và doanh nghiệp. Trong mỗi doanh nghiệp, nếu làm tốt công tác kế
toán tiền lơng thì sẽ giúp cho công tác quản lý lao động của doanh nghiệp vào nề
nếp, thúc đẩy ngời lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, tăng năng suất lao
động và hiệu suất công tác. Đồng thời cũng tạo cơ sở cho việc tính lơng theo đúng
nguyên tắc phân phối theo lao động. Tổ chức tốt công tác hách toán lao động tiền
lơng giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt quỹ lơng, bảo đảm việc trả lơng và trợ cấp
bảo hiểm xã hội đúng nguyên tắc, đúng chế độ, kích thích ngời lao động hoàn
thành nhiệm vụ đợc giao. Hơn thế nữa, còn tạo cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân
công vào giá thành sản phẩm đợc chính xác. Muốn công tác kế toán tiền lơng và
các khoản trích theo lơng thực hiện tốt ta phải xác định đợc nhiệm vụ chủ yếu của
nó nh sau:
nhiệm vụ khác nh: đi học, đi họp, nghỉ phép, ngừng sản xuất...)
Ngoài ra cũng cần phải nắm rõ các nguyên tắc quản lý lao động tiền lơng
cụ thể là: phải xây dựng hệ thống định mức thời gian lao động khoa học, phải xây
dựng đơn giá tiền lơng hợp lý, phải xây dựng chế độ kỷ luật lao động để kiểm soát
thời gian và kết quả của ngời lao động, phải xây dựng phơng án tích lơng, tích th-
ởng, phụ cấp, trợ cấp cho ngời lao động để phát huy vai trò đòn bẩy kinh tế của
tiền lơng, tiền thởng, phải xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch đào tạo, nâng cao tay
nghề, trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cho ngời lao động. Khi đã nắm rõ và thực
Nguyễn Thị Thu Hà-Kế toán 13E
9
Tổ chức hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
hiện tốt các nguyên tắc trên thì việc hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo l-
ơng trong doanh nghiệp sẽ đơn giản và hiệu quả hơn.
II. Các hình thức tiền lơng và quỹ tiền lơng trong doanh
nghiệp
1.Các hình thức tiền lơng
Mỗi loại hình doanh nghiệp, mỗi loại hình lao động cần phải có một hình
thức trả lơng phù hợp, việc chọn lựa đúng một hình thức trả lơng hợp lýgiúp doanh
nghiệp kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích của xã hội với lợi ích của doanh nghiệp và ng-
ời lao động, đồng thời khuyến khích ngời lao động giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi
phí nhân công, thực hiện tốt chiến lợc hạ giá thành sản phẩm. Trong điều kiện kinh
tế xã hội hiện nay các doanh nghiệp ở nớc ta thờng áp dụng hai chế độ trả lơng cơ
bản là chế độ trả lơng theo thời gian làm việc và chế độ trả lơng theo khối lợng sản
phẩm. Tơng ứng với hai chế độ trả lơng đó là hai hình thức tiền lơng cơ bản sau:
-Hình thức tiền lơng theo thời gian
-Hình thức tiền lơng theo sản phẩm
1.1. Hình thức trả tiền lơng theo thời gian
Thực hiện hình thức trả lơng theo thời gian là thực hiện việc tính trả lơng
cho ngời lao động theo thời gian làm việc, theo ngành nghề và trình độ nghiệp vụ,
kỹ thuật, chuyên môn của ngời lao động. Hình thức này áp dụng theo thang lơng,
Theo quy định tại nghị định số 77 /2000/NĐ-CP ngày 15/12/2000 của chính
phủ thì mức lơng tối thiểu đối với công nhân viên trong các doanh nghiệp trong n-
ớc là 210.000đ/tháng, theo quyết định số181/1999 QĐ-TG ngày 04/10/1999 thì
ngày lao động trong một tháng là 22 ngày, giờ làm việc trong một ngày là 08 giờ.
Tuy nhiên theo điều kiện kinh tế xã hội thì mức lơng và số ngày làm việc có thể
thay đổi.
Nguyễn Thị Thu Hà-Kế toán 13E
11
Mức lơng tháng
Số ngày làm việc trong tháng
Mức lơng ngày
Số giờ làm việc theo chế độ
Tổ chức hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
Trên thực tế áp dụng hình thức tiền lơng theo thời gian rất đơn giản , dễ tính,
dễ áp dụng nhng lại mang tính bình quân, nhiều khi không thực sự phù hợp với kết
quả lao động thực tế của ngời lao động. Vì vậy, chỉ khi nào không đủ điều kiện
thực hiện hình thức trả lơng theo sản phẩm mới nên áp dụng hình thức tiền lơng
theo thời gian. Đồng thời để khắc phục bớt những hạn chế của hình thức này, ngoài
việc tổ chức ghi chép đầy đủ thời gian làm việc, doanh nghiệp phải thờng xuyên
kiểm tra tiến độ làm việc và chất lợng công việc của công nhân viên kết hợp với
chế độ khen thởng hợp lý.
1.2. Hình thức tiền lơng theo sản phẩm
Là hình thức tiền lơng tính trả cho ngời lao động căn cứ vào kết quả lao
động, số lợng và chất lợng sản phẩm, công việc đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu
chất lợng, quy định và đơn giá tiền lơng cho một đơn vị sản phẩm công việc đó.
Việc xác định tiền lơng sản phẩm dựa trên cơ sở các tài liệu hạch toán kết quả lao
động ( ví dụ: phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành... ) và đơn giá
tiền lơng mà doanh nghiệp áp dụng đối với từng loại sản phẩm, công việc cụ thể
mức lơng đợc tính nh sau:
phận, làm việc theo dây chuyền. Do sản lợng của công nhân không trực tiếp quyết
định đến tiền lơng của họ nên không kích thích đợc công nhân nâng cao năng suất
lao động. Vì vậy, cần tổ chức theo dõi mức độ tham gia của từng cá nhân trong tập
thể mà vận dụng cách chia lơng cho phù hợp ( chia theo thời gian làm việc và cấp
bậc kỹ thuật, chia theo thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật và bình điểm, bình
loại ...)
-Tiền lơng sản phẩm có thởng: Theo hình thức này, ngoài tiền lơng theo sản
phẩm trực tiếp đợc hởng, ngời lao động còn đợc thởng khi hoàn thành vợt mức kế
hoạch yêu cầu về chất lợng sản phẩm, về tăng năng suất lao động, về tiết kiệm vật
t... Bên cạnh đó nếu ngời lao động làm ra sản phẩm hỏng, lãng phí vật t...quá quy
định cho phép thì có thể bị phạt tiền từ thu nhập của họ.
Nguyễn Thị Thu Hà-Kế toán 13E
13
Lơng cấp bậc công nhân
Mức sản lợng định mức
Tổ chức hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
-Tiền lơng theo sản phẩm luý tiến: Với cách tính này thì ngoài tiền lơng
theo sản phẩm trực tiếp ngời lao động còn có một khoản đợc tính trên cơ sở tăng
đơn giá tiền lơng ở các mức độ năng suất cao theo tỷ lệ luý tiến. áp dụng hình thức
này kích thích ngời lao động duy trì cờng độ lao động ở mức tối đa nhng sẽ làm
tăng chi phí nhân công, tức tăng giá thành sản phẩm, do vậy chỉ nên áp dụng khi
cần thiết nh cần hoàn thành gấp đơn đặt hàng hoặc trả cho ngời lao động ở khâu
khó nhất mà thôi.
-Tiền lơng theo hình thức khoán sản phẩm: Theo hình thức này ngời lao
động sẽ nhận đợc 1 khoản tiền nhất định sau khi hoàn thành xong khối lợng công
việc đợc giao theo đúng yêu cầu. Hình thức này thờng đợc áp dụng cho những
công việc giản đơn, có tính chất không thờng xuyên nh bốc dỡ nguyên vật liệu, sửa
chữa nhà cửa...
-Hình thức quỹ lơng: Đây là dạng đặc biệt của tiền lơng sản phẩm, thình
thức này đợc dùng để trả lơng cho những ngời làm việc tại các phòng ban của
1. Hạch toán lao động
1.1. Hạch toán số lợng lao động
Số lợng lao động của doanh nghiệp đợc phản ánh trên danh sách lao động do
phòng tổ chức lập dựa trên những chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyên chuyển
công tác, nâng bậc, thôi việc. Sổ danh sách lao động có thể lập chung cho toàn
doanh nghiệp hoặc từng bộ phận để có thể thờng xuyên nắm đợc số lợng lao động
hiện có. Mọi sự biến động về số lợng lao động đều phải đợc ghi chép kịp thời để
trên cơ sở đó làm căn cứ tính lơng phải trả và các chế độ khác cho ngời lao động
một cách chính xác và kịp thời.
1.2. Hạch toán thời gian lao động
Là việc hạch toán thời gian lao động đợc sử dụng của từng công nhân, từng
bộ phận trong doanh nghiệp, việc hạch toán này làm cơ sở để tính lơng cho ngời
lao động. Việc hạch toán này làm cơ sở để tính lơng cho ngời lao động. Việc hạch
Nguyễn Thị Thu Hà-Kế toán 13E
15
Chứng từ hạch toán
lao động
Chứng từ về BHXH
(BHXH trả thay lư
ơng)
Chứng từ về tiền thư
ởng
Tính
tiền lư
ơng
trung
gian
Tính
tiền lư
ơng
Việc tính lơng, thởng và các khoản phải trả khác cho ngời lao động đợc kế
toán thực hiện, thời gian tính lơng, thởng và các khoản phải trả diễn ra hàng tháng
căn cứ các chứng từ theo dõi thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ
khác có liên quan. Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán tính lơng, thởng và các khoản
phải trả khác theo từng hình thức cụ thể mà từng doanh nghiệp áp dụng. Sau đó kế
toán phân loại lơng, thởng để lập chứng từ phân bổ vào chi phí lao động. Chứng từ
làm căn cứ cho việc thanh toán tiền lơng là Bảng thanh toán tiền lơng và Bảng
thanh toán tiền thởng.
*Sơ đồ tính l ơng và bảo hiểm xã hội:
Nguyễn Thị Thu Hà-Kế toán 13E
16
Tổ chức hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
2.2. Hạch toán tiền lơng và thanh toán với ngời lao động
a. Chứng từ ban đầu
-Bảng thanh toán tiền lơng (Mẫu số 02-LĐTL). Cơ sở lập bảng này là bảng
chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành.
-Bảng thanh toán tiền lơng (Mẫu số 05-LĐTL). Cơ sở lập bảng này là các
quyết định khen thởng
-Các phiếu chi, các chứng từ tài liệu có liên quan
b. Tài khoản sử dụng
Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên Có
-Thu nhập đã trả cho ngời lao động
-Các khoản khấu trừ vào thu nhập của
ngời lao động
-Giữ hộ thu nhập cho ngời lao động
-hu nhập phải trả cho ngời lao động
Nguyễn Thị Thu Hà-Kế toán 13E
17
Tổ chức hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
D : Thu nhập trả thừa cho ngời lao động. D : Thu nhập còn nợ ngời lao động
Tiền lương chính phải
trả cho họ trong kỳ
Tỷ lệ tính
khấu hao
= x
Tổ chức hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
doanh nghiệp không có điều kiện để bố trí cho lao động nghỉ phép đều đặn hoặc
những doanh nghiệp bắt buộc phải cho ngời lao động ngừng việc vì lý do thời vụ
thì phải tiến hành dự toán lơng nghỉ phép của ngời lao động trực tiếp để tiến hành
tính trớc theo dự toán.
Trong đó:
Tỉ lệ trích trớc =
-Khi trích trớc tiền lơng nghỉ phép hoặc ngừng sản xuất có kế hoạch, kế toán ghi :
Nợ TK 622
Có TK 335
-Khi có ngời lao động trực tiếp nghỉ phép hoặc ngừng sản xuất có kế hoạch, kế
toán ghi:
Nợ TK335
Có TK334
-Khi phản ánh các khoản phụ cấp, trợ cấp, tiền thởng có nguồn bù đắp riêng
( không có tính chất lơng ) nh trợ cấp ốm đau từ quỹ bảo hiểm xã hội, tiền thởng
thi đua trích từ quỹ khen thởng... phải trả cho ngời lao động, kế toán ghi:
Nợ TK 4311: Tiền thởng thi đua trích từ quỹ khen thởng
Nợ TK 4312: Tiền trợ cấp từ quỹ phúc lợi
Nợ TK 3383: Tiền trợ cấp từ quỹ bảo hiểm xã hội
Nợ TK 3348: Thu nhập khác phải trả cho ngời lao động
-Khi phản ánh các khoản khấu trừ vào thu nhập của ngời lao động nh tiền tạm ứng
thừa bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế mà ngời lao động phải nộp, thuế thu nhập
Nợ TK 334: Phần khấu trừ
Có TK141: Tiền tạm ứng thừa
tập trung (Theo nguyên tắc, không đợc tính bù trừ).
-Quỹ bảo hiểm y tế: Là quỹ đợc sử dụng để trợ cấp cho những ngời có thời
gian đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh. Theo quyết định của chế
Nguyễn Thị Thu Hà-Kế toán 13E
20
Số tiền phải trả
Phần giữ hộ
Copyright: Tài liệu đại học ©