TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG
TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND – UBND
HUYỆN NAM ĐÀN GIAI ĐOẠN 2015 - 2016

HỌC PHẦN: ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN 9000 TRONG
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
Giảng viên hướng dẫn: Ths. Đinh Thị Hải Yến
Sinh viên thực hiện:
Dương Thị Huyền Ngọc
Lớp:
ĐHLT QTVP K14A

HÀ NỘI - 2016


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan: Đề tài này là công trình nghiên cứu thực sự của tôi,
được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của giảng viên hướng dẫn Ths.Đinh Thị Hải Yến
Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong luận văn này
trung thực và chưa từng được công bố dưới bất cứ hình thức nào. Tất cả những
tài liệu tham khảo đều được trích dẫn tác giả.
Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của tôi!
Người thực hiện

Dương Thị Huyền Ngọc




Đặc biệt, tôi xin chân thành cảm ơn giảng viên hướng dẫn Ths. Đinh Thị Hải
Yến đã tận tình, chu đáo hướng dẫn tôi thực hiện đề tài này.
Xin ghi nhận những góp ý quý báu và nhiệt tình của bạn bè, đồng nghiệp đã
khích lệ tôi trong việc nghiên cứu đề tài.
Mặc dù đã tích cực và có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn
chỉnh nhất, song do buổi đầu mới làm quen với công tác nghiên cứu khoa học,
cũng như hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm nên không thể tránh khỏi những
thiếu sót nhất định mà bản thân chưa thấy được. Tôi rất mong nhận được sự góp
ý, phê bình của quý thầy cô giáo và các bạn bè, đồng nghiệp để đề tài của tôi
được hoàn chỉnh hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................4
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................5
MỤC LỤC............................................................................................................7
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài........................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu....................................................................................2
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài............2
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu............................................................2
5. Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng.............................................3
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài......................................................3
7. Cấu trúc của đề tài.....................................................................................3
Chương 1..............................................................................................................4
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG................................4

2.2 Quản lý văn bản đi.................................................................................16
2.3 Quản lý văn bản đến..............................................................................18
2.4 Tổ chức, phân công công việc...............................................................20
2.5. Quy trình Tiếp nhận và trả kết quả.......................................................20
Chương 3............................................................................................................23
GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ
THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008
.............................................................................................................................23
3.1. Đánh giá thực trạng việc ứng dụng hiệu quả hoạt động của hệ thống
quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại văn phòng HĐND –
UBND huyện Nam Đàn...............................................................................23
3.1.1. Ưu điểm.............................................................................................23
3.1.2. Nhược điểm.......................................................................................24
3.2. Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống quản lý
chất lượng theo tiêu chuẩn ISO tại văn phòng HĐND – UBND huyện Nam
Đàn..............................................................................................................25
KẾT LUẬN........................................................................................................27
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................28
PHỤ LỤC...........................................................................................................29


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại
Văn phòng là một trong những vấn đề được UBND huyện triển khai thực hiện
trong những năm gần đây. Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là một trong những
phương pháp quản lý chất lượng, khi được áp dụng vào một tổ chức sẽ giúp lãnh
đạo của tổ chức đó kiểm soát được hoạt động trong nội bộ tổ chức đó và thúc
đẩy hoạt động đạt hiệu quả ở mức cao nhất.
Văn phòng HĐND - UBND huyện Nam Đàn là một trong những bộ phận

Tiêu chuẩn quốc gia; Nxb Hà Nội, xuất bản năm 2008;
2.3. Giáo trình quản lý chất lượng; tác giả GS.TS Nguyễn Đình Phan và
Đặng Ngọc Sự; Nxb Đại học kinh tế quốc dân, xuất bản năm 2012.
2.4. ISO trong dịch vụ hành chính; tác giả Nguyễn Trung Trực; Nxb Trẻ,
TP.Hồ Chí Minh, xuất bản năm 2013;
2.5. Hướng dẫn áp dụng ISO 9001: 2008 ở Việt Nam; tác giả Nguyễn Chí
Phương; Nxb Khoa học và kỹ thuật, xuất bản năm 2014;
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
3.1. Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
ISO 9001:2008
3.2. Giới hạn phạm vi nghiên cứu:
- Về thời gian: Từ tháng 01 năm 2015 đến tháng 06 năm 2016.
- Về không gian: Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2008 tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn
- Về nội dung: Nghiên cứu về việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Những vấn đề lý luận chung về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn ISO 9001:2008
- Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001: 2008 tại văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn
- Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

2


5. Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
Để hoàn thành đề tài này tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu
như:

Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG
QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008
1.1 Khái quát về Văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn
1.1.1 Vài nét về sự hình thành và phát triển của UBND huyện Nam
Đàn
Nam Đàn là huyện đồng bằng nửa đồi núi, kẹp bởi hai dãy núi Đại Huệ và
Thiên Nhẫn, cách trung tâm Thành phố Vinh 20km về phía Tây, phía Đông giáp
huyện Hưng Nguyên và huyện Nghi Lộc, phía Tây giáp huyện Thanh Chương,
phía Bắc giáp huyện Đô Lương, phía Nam giáp huyện Hương Sơn và huyện Đức
Thọ thuộc tỉnh Hà Tĩnh; huyện có Quốc lộ 46, đường 15A và sông Lam chạy
qua. Có diện tích tự nhiên là 29.500ha kéo dài từ 18o 34’ đến 18o 47’ vĩ Bắc và
trải rộng từ 105o 24’ đến 105o 37’ kinh Đông, dân số 155.470 người, mật độ
trung bình 516 người/km2, có 72.000 lao động. Toàn huyện có 23 xã và 1 thị
trấn với 332 xóm, trong đó có 5 xã miền núi, 13 xã, thị có giáo dân.
UBND huyện Nam Đàn do HĐND huyện bầu ra, chịu sự quản lý trực
tiếp của UBND tỉnh Nghệ An và chịu sự lãnh đạo thống nhất của Chính phủ; là
cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chịu
trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên. Chịu trách
nhiệm thi hành Hiến pháp, Luật các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và
Nghị quyết của HĐND, UBND tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung
dân chủ.
Văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn là một trong những cơ
quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện Nam Đàn, thực hiện những công
việc, nhiệm vụ theo sự phân công của cấp trên.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn
phòng UBND huyện Nam Đàn
1.1.2.1 Chức năng
Văn phòng HĐND- UBND huyện Nam Đàn là cơ quan tham mưu, tổng
4

điều hành một số lĩnh vực trong thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng được phân

5


công. (Hiện tại có 1 Phó Chánh Văn phòng làm nhiệm vụ tăng cường ở cơ sở:
Chủ tịch UBND xã Nam Giang).
- Các cán bộ chuyên môn, nghiệp vụ: Tổng hợp, Văn Thư - Lưu trữ, Tài
vụ, Tạp vụ, Lái xe, Nhà ăn, In ấn photo tài liệu, Bảo vệ, Quản trị mạng.
- Số lượng biên chế, chế độ chính sách đặc thù đối với cán bộ, công chức,
viên chức thuộc Văn phòng HĐND - UBND huyện do UBND, Chủ tịch UBND
huyện quy định.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn
( Phụ lục 1)
1.2 Những vấn đề lý luận chung về hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn ISO 9001:2008
1.2.1 Một số khái niệm về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn ISO 9001:2008
Hệ thống quản lý chất lượng là tập hợp các yếu tố có liên quan và tương
tác để định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng.( Theo TCVN ISO
9000:2007).
Quản lý chất lượng là những hoạt động chức năng quản lý chung để nhằm
xác định chính sách chất lượng, mục đích chất lượng và thực hiện chúng bằng
những phương tiện như lập kế hoạch tổ chức, đảm bảo chất lượng cải tiến trong
khuôn khổ của hệ thống chất lượng.
ISO là chữ viết tắt của Tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế (International
Organization for Standardization). Là tổ chức phi chính phủ có nhiệm vụ chính
là tổ chức nghiên cứu xây dựng, công bố các tiêu chuẩn (không có giá trị pháp lý
bắt buộc áp dụng) thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.
ISO 9001 đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng, không

yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng khi một tổ chức cần chứng tỏ năng
lực của mình trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và
các yêu cầu chế định tương ứng nhằm nâng cao thỏa mãn của khách hàng.
Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 gồm các nhóm sau:
- Nhóm 1: Yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng:
+ Các yêu cầu chung
+ Các yêu cầu về hệ thống tài liệu
- Nhóm 2: Yêu cầu về trách nhiệm lãnh đạo:
7


+ Cam kết của lãnh đạo
+ Hướng về khách hàng
+ Chính sách chất lượng
+ Hoạch định
+ Trách nhiệm quyền hạn và trao đổi thông tin
+ Xem xét của lãnh đạo
- Nhóm 3: Yêu cầu về quản lý nguồn lực:
+ Cung cấp nguồn lực
+ Nguồn nhân lực
+ Cơ sở hạ tầng
+ Môi trường làm việc
- Nhóm 4: Yêu cầu về tạo sản phẩm gồm:
+ Hoạch định việc tạo sản phẩm
+ Các quá trình có liên quan đến khách hàng
+ Thiết kế và phát triển
+ Mua hàng
+ Sản xuất và cung cấp dịch vụ
+ Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường
- Nhóm 5: Yêu cầu về đo lường giám sát và cải tiến gồm:

- Khắc phục được mối quan hệ giữa các cơ quan, doanh nghiệp với nhau.
Nâng cao năng lực và trách nhiệm của các bộ phận và người thừa hành công
việc thực hiện các nhiệm vụ được giao nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
- Khắc phục được sự điều chỉnh trong công việc.
- Hệ thống văn bản các quy trình và thủ tục hành chính được kiện toàn tạo
cơ hội xác định rõ người rõ việc, nâng cao hiệu suất giải quyết công việc đồng
thời có được cơ sở tài liệu để đào tạo và tuyển dụng công chức, viên chức.
- Lãnh đạo không sà vào công tác sự vụ, ủy thác trách nhiệm nhiều hơn cho
cấp thuộc quyền và có nhiều thời gian để đầu tư cho công tác phát triển cơ quan.
- Đo lường, đánh giá được hệ thống, quá trình, chất lượng công việc và sự
hài lòng của khách hàng theo các chuẩn mực hay mục tiêu chất lượng cụ thể.
- Làm cho công chức, viên chức có nhận thức tốt hơn về chất lượng công
việc và thực hiện các thủ tục nhất quán trong toàn cơ quan vì mục tiêu cải cách
hành chính.
9


- Khuyến khích công chức, viên chức chủ động hướng đến việc nâng cao
thành tích của đơn vị và cơ quan.
- Đánh giá được hiệu lực và tác dụng của các chủ trương, chính sách và các
văn bản pháp lý được thi hành trong thực tế để đề xuất với cơ quan chủ quản có
các biện pháp cải tiến hoặc đổi mới cho thích hợp với tình hình phát triển.
- Thúc đẩy nhanh việc thực hiện quy chế dân chủ trong các mặt hoạt động
của cơ quan và tạo cơ hội để các thành viên có liên quan tham gia góp ý các
định hướng, mục tiêu, chiến lược và các thủ tục, quy trình giải quyết công việc
hành chính.
1.2.4 Quy trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng
 Giai đoạn 1: Chuẩn bị - Phân tích tình hình và hoạch định
- Cam kết của lãnh đạo.

đối tượng.
- Yêu cầu về công nghệ thiết bị, cơ sở vật chất: Công tác hành chính ngày
nay không đơn thuần là nghề bàn giấy một cách đơn thuần, các yếu tố công nghệ
thông tin góp phần quan trọng trong công tác hành chính ngày càng hiện đại,
việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác hành chính cũng đòi hỏi
trang thiết bị hiện đại để phát triển tối đa hiệu quả của việc áp dụng tiêu chuẩn
ISO 9001:2008.
- Yêu cầu về quy mô của cơ quan: Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 có thể áp dụng
cho mọi loại hình tổ chức, trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ,... và
cho mọi quy mô hoạt động. Tuy nhiên, khi biên soạn, xây dựng quy trình vẫn
phải bám sát quy mô, cơ cấu của tổ chức để tối ưu hóa các khâu công việc để tạo
được hiệu quả cao nhất, phát huy tối đa nhất nguồn lực của tổ chức.
- Yêu cầu đảm bảo tính công khai, minh bạch: Trong quá trình áp dụng
ISO trong công tác văn phòng, sự công khai minh bạch thể hiện ở chỗ các tài
liệu viện dẫn, các lưu đồ, quy trình đều phải được phổ biến rộng rãi cho toàn bộ
cán bộ, nhân viên trong văn phòng.
- Yêu cầu đảm bảo tính thống nhất: Bất cứ một cơ quan, tổ chức nào
muốn áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng nói chung để cải thiện chất lượng
công việc đều phải đảm bảo nguyên tắc này. Sự thống nhất về tư duy, phương

11


pháp làm việc là cơ sở dẫn đến sự thành công của tổ chức, tạo guồng máy làm
việc trôi chảy, chính xác.
- Yêu cầu đảm bảo tính cải tiến liên tục: Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2008 trong công tác văn phòng phải đảm bảo tính liên tục, vì nếu như áp
dụng một cách ngắt quãng thì hiệu quả mang lại không cao, thậm chí làm cho
quá trình giải quyết công việc gặp nhiều khó khăn hơn.
1.2.6 Các văn bản của nhà nước về hệ thống quản lý chất lượng theo

Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng, quy trình, hướng
dẫn, biểu mẫu, quy định nội bộ, các văn bản khác nhằm định hướng và
kiểm soát các hoạt động của UBND huyện.
Danh mục tài liệu nội bộ hiện hành
(Phụ lục 02)
- Tài liệu bên ngoài: Là các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài như
các loại tiêu chuẩn, các văn bản quy phạm pháp luật, các quy định của cơ quan
cấp trên... mà UBND huyện tuân thủ, áp dụng.
Danh mục tài liệu bên ngoài
(Phụ lục 03)
- Tài liệu kiểm soát: Là tài liệu đang có hiệu lực. Đối với tài liệu in
ra giấy, dấu hiệu kiểm soát được sử dụng thông qua dấu kiểm soát và bản số;
đối với tài liệu bản mềm được kiểm soát thông qua ứng dụng công nghệ
thông tin, mạng nội bộ và của UBND huyện.
- Hồ sơ: Là tài liệu công bố các kết quả đạt được hoặc cung cấp
bằng
chứng về các hoạt động được thực hiện.
- Danh mục hồ sơ: Là tập hợp các loại hồ sơ dự kiến lập tại các
phòng,
ban trong UBND.

13


- Bộ hồ sơ: Là tập hợp kết quả hoặc các bằng chứng thực hiện một công
việc trong một thời gian nào đó.
- Tập hồ sơ: Là tập hợp nhiều bộ hồ sơ có cùng chủ đề trong một
khoảng thời gian nhất định.
2.1.1 Các nội dung kiểm soát
* Bước 1: Lập hồ sơ

trị thì loại bỏ.
+ Tuỳ theo từng loại hồ sơ mà việc sắp xếp trong cặp hồ sơ có thể theo
trình tự thời gian, theo quá trình giải quyết công việc hoặc theo từng vần chữ
cái (a,b,c..). Từng phòng, ban phải xác định cách sắp xếp cho hợp lý để đảm
bảo nguyên tắc hồ sơ dễ thấy, dễ lấy khi cần thiết.
* Bước 2: Kiểm soát hồ sơ
- Nhận biết
+ Các hồ sơ được nhận biết thông qua việc lập hồ sơ.
+ Hồ sơ được lưu giữ tại nơi lưu trữ do người quản lý lưu trữ lập các
dấu hiệu nhận biết thích hợp.
- Bảo quản: Các hồ sơ phải lưu giữ, bảo quản đảm bảo an toàn, tránh
các yếu tố có thể gây hư hỏng như mối mọt, ẩm ướt, cháy hay ảnh hưởng của
hoá chất.
- Bảo vệ: Tuỳ thuộc tính chất quan trọng các dữ liệu trong hồ sơ, Lãnh
đạo UBND quy định mức độ bảo mật các loại hồ sơ, các Trưởng phòng
hoặc người phụ trách triển khai thực hiện và quy định bổ sung chi tiết (nếu
cần) nhưng không được trái với quy định UBND.
- Sử dụng: Các hồ sơ phải được sử dụng đúng mục đích và phạm vi
quyền hạn.
* Bước 3: Lưu trữ
- Xác định thời gian lưu trữ: Các phòng dựa vào những yêu cầu sau đây
để xác định thời gian lưu giữ hồ sơ tại phòng mình, Văn phòng UBND huyện
xác định thời gian lưu trữ tại nơi lưu trữ:
+ Những văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ.
+ Nhu cầu tái sử dụng các dữ liệu trong hồ sơ.
+ Thời gian lưu trữ hồ sơ cụ thể theo quy định hiện hành của pháp luật.

15



16


quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được gửi
tới các đối tượng có liên quan.
Tất cả các văn bản đi được vào chung một quyển sổ gọi là Sổ đăng ký
công văn đi (biểu mẫu BM-HTr 02.02) ( Phụ lục 05)
Quy trình quản lý văn bản đi theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của Văn
phòng HĐND- UBND huyện Nam Đàn:
Bước 1: Giải quyết công văn đi
Cán bộ, chuyên viên được giao trực tiếp xử lý hồ sơ/ công văn có trách
nhiệm giải quyết: Dự thảo văn bản( nếu có), Trình Thủ trưởng đơn vị xem xét,
ký tắt, chuyển cho Bộ phận Văn thư.
Bước 2: Thẩm tra pháp chế hành chính( Bộ phận Văn thư)
Chuyên viên Văn thư được giao nhiệm vụ thẩm tra pháp chế hành chính
văn bản thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ do các đơn vị chuyển tới và tiến hành
thẩm tra pháp chế hành chính văn bản. Những văn bản, quyết định không đạt
yêu cầu, chuyển trả đơn vị soạn thảo để bổ sung, hoàn thiện.
Chuyên viên Văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản trước khi
lấy số, vào sổ, đóng dấu (đối với những văn bản Thủ trưởng đơn vị được quyền
ký trực tiếp)
Bước 3: Ký văn bản
- Các văn bản, quyết định sau khi được thẩm tra pháp chế hành chính thì
trưởng các phòng, ban xem xét, ký tắt.
- Sau khi ký tắt, văn bản, quyết định được trình lãnh đạo UBND huyện ký
duyệt:
+Lãnh đạo UBND huyện ký các văn bản, quyết định thuộc thẩm quyền.
+ Lãnh đạo UBND huyện duyệt các văn bản, quyết định để hoàn tất thủ
tục trình Thủ trưởng cơ quan cấp trên ký.
+ Trường hợp văn bản, quyết định không đạt yêu cầu sẽ được chuyển trả

2.3 Quản lý văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản fax, văn bản
được chuyển qua mạng, văn bản mật,…) và đơn, thư gửi đến UBND huyện,
Văn phòng HĐND – UBND huyện.

18


Tất cả các văn bản đến được vào chung một quyển sổ gọi là Sổ đăng ký
công văn đến ( biểu mẫu BM-HTr 02.01) ( Phụ lục 07)
Quy trình quản lý văn bản đến theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của Văn
phòng HĐND- UBND huyện Nam Đàn:
Bước 1: Tiếp nhận công văn
Chuyên viên Văn thư tiếp nhận công văn đến theo hướng dẫn:
- Chuyên viên Văn thư xem nhanh qua một lượt ngoài bì xem có đúng
công văn gửi cho cơ quan hay không, cái nào không đúng chuyển thường trực
để trả lại cho nhân viên Bưu điện.
- Sau đó Chuyên viên Văn thư có nhiệm vụ sơ bộ phân chia văn bản, thư
từ, sách báo, ... thành các loại riêng. Những thư từ đề tên riêng người nhận, sách
báo, bản tin, ... không phải vào sổ công văn đến. Đối với văn bản gửi đến cơ
quan đều phải vào sổ đăng ký công văn đến BM-HTr 02.01, chia thành hai loại:
Loại phải bóc bì và loại không bóc bì:
+ Loại bóc bì vào sổ: Là những văn bản ngoài bì đề tên cơ quan, không
có dấu “Mật”. Nếu văn bản khẩn, hoả tốc, có nội dung quan trọng, cấp bách thì
chuyên viên Văn thư phải chuyển ngay đến Lãnh đạo cơ quan trong thời gian
ngắn nhất.
+ Loại không bóc bì mà chỉ vào sổ, chuyển cả bì những văn bản “Mật”,
văn bản gửi Đảng ủy và các đoàn thể đơn vị trực thuộc cơ quan.
Bước 2: Đăng ký công văn đến