LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành, sâu sắc nhất đến toàn thể Quý thầy cô
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Quý thầy cô khoa Quản trị Văn phòng đã dạy
dỗ, truyền đạt những kiến thức quý báu cho em trong suốt quá trình học tập và
rèn luyện tại trường. Em xin cảm ơn thầy Nguyễn Đăng Việt, người đã nhiệt
tình hướng dẫn em thực hiện bài tiểu luận này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhưng chắc chắn bài tiểu luận của em còn có rất
nhiều thiếu sót và hạn chế. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp, phê
bình của quý thầy cô. Đó sẽ là lời khuyên quý giá, giúp em hoàn thiện các kiến
thức và trong những bài tiểu luận, báo cáo tiếp theo của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!
LỜI CAM ĐOAN
Tôi tên là Lỷ Thị Hiền tôi thực hiện bài tiểu luận cá nhân mã đề số
07, với tên như sau: “Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc họp của
công ty than Uông Bí”.
Tôi xin cam đoan đây chính là bài tiểu luận của tôi trong thời gian
qua, thông qua tìm hiểu và thu thập thông tin từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử
dụng trong bài tiểu luận này.
Hà Nội, ngày 23 tháng 02 năm 2017
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
CBCNVCLĐ
CÁN BỘ CÔNG NHÂN VIÊN CHỨC
LAO ĐỘNG
XHCN
thật sự cần thiết và hoàn toàn có thể giải quyết, triển khai thông qua hình thức
gửi văn bản, thông tin trên mạng nội bộ, ... Có không ít cuộc họp được "nhồi
nhét" nhiều nội dung cùng rất nhiều tài liệu. Có những cuộc họp để rút ngắn
thời gian các nội dung phải "dồn toa" và vì vậy có những vấn đề quan trọng bị
"lướt qua", chất lượng cuộc họp cũng giảm sút.
Không ít cơ quan, đơn vị quan niệm chất lượng cuộc họp là phải huy động
thật đông người đến dự mà không chú trọng nội dung, phương thức tổ chức. Có
những cuộc họp với chủ đề triển khai công tác năm cùng nhiều vấn đề cần được
trao đổi, thảo luận nhưng không ít đại biểu khi phát biểu ý kiến chỉ liệt kê thành
tích công tác của năm trước, còn những việc sẽ làm, những vấn đề đang đặt ra
thì đề cập sơ sài, chiếu lệ.
Nhiều cuộc họp được tổ chức với chất lượng thấp khi mà mọi người đến dự
và phần lớn thời gian chỉ ngồi nghe những bản báo cáo, những bài phát biểu,
5
tham luận đã có sẵn trong tài liệu được phát. Có cuộc họp chỉ được tổ chức
trong một buổi, nhưng phần diễn văn khai mạc, chào mừng và đề dẫn đã
"chiếm" quá dài... Chưa kể việc các đại biểu dự họp nhưng đến muộn, làm việc
riêng, "buôn chuyện" và về sớm... Chất lượng, hiệu quả các cuộc họp đã và
đang là vấn đề cấp thiết cần được quan tâm, giải quyết. Việc tổ chức họp tràn
lan, nội dung mờ nhạt, cách thức tổ chức sơ sài, tài liệu không tập trung... gây
lãng phí, mất thời gian vô ích, giảm sút năng suất lao động.
Chính vì những lý do trên nên tôi quyết định chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá
về công tác tổ chức các cuộc họp của công ty than Uông Bí” làm đề tài tiểu
luận.
2. Lịch sử nghiên cứu
Vấn đề về công tác hội họp đã có nhiều các bài nghiên cứu, dưới đây là
một số bài nghiên cứu cụ thể:
liền với thực tiễn, Quan điểm lịch sử - cụ thể, Quan điểm toàn diện và hệ thống.
- Phương pháp nghiên cứu:
+ Phương pháp tổng hợp phân tích tài liệu: Phương pháp này giúp làm bài
một cách logic và khi tổng hợp tài liệu có sự thống nhất hơn, thông tin và lời
văn trau chuốt hơn, nên tôi sử dụng nó trong suốt quá trình làm đề tài.
+ Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Là dùng để cụ thể hóa tư liệu cho
đề tài, thu thập và xử lý tài liệu tham khảo, các nguồn thông tin khác thông qua
chọn lọc.
+ Phương pháp tự nghiên cứu tài liệu: Là tìm tài liệu nói về đề tài và kế thừa
những thông tin đã có, phục vụ cho đề tài của mình.
+ Phương pháp đánh giá, nhận xét và đưa ra kết luận: Đưa ra nhận xét, đánh
6.
giá của bản thân thông qua tìm hiểu và rút ra kết luận khách quan nhất.
Giả thuyết khoa học
Đưa ra những ý kiến, nhận định về công tác tổ chức hội họp của công ty hiện
nay và thay vào đó là các giải pháp tạo nên sự đổi mới trong mỗi cuộc họp.
Nhằm tạo tạo hiệu quả, thành công trong các cuộc họp, tăng năng suất giải
7.
quyết công việc.
Ý nghĩa lý luận và thực tiễn
7
- Ý nghĩa lý luận: Làm tài liệu bổ sung cho các nghiên cứu khác cùng đề tài,
nhằm mục đích cung cấp thêm thông tin phục vụ cho tra cứu tài liệu đối với các
ty là đơn vị trực thuộc Bộ điện và than trực tiếp quản lý toàn bộ
các Đơn vị sản xuất, xây dựng của Bộ ở vùng than Uông Bí,
Đông Triều trên cơ sở hợp nhất Công ty Xây lắp Uông Bí và các
mỏ sản xuất trước đây như Mỏ Mạo Khê, Vàng Danh, NM Cơ
điện Uông Bí, Ban kiến thiết mỏ Yên Tử ... để tổ chức một liên
hiệp sản xuất và xây dựng ...
Giai đoạn 10 năm đầu thành lập (1979-1988) đây là thời kỳ
Công ty hoạt động sản xuất trong cơ chế quản lý hành chính,
tập chung bao cấp và trực tiếp chịu sự chỉ đạo của Bộ. Toàn bộ
vốn đầu tư XDCB được ngân sách nhà nước cấp phát, than
thương phẩm sản xuất được bao tiêu, phân phối, cung ứng cho
các nhu cầu của nền kinh tế quốc dân theo kế hoạch và định
giá của nhà nước. Sản lượng than nguyên khai khai thác trong
10 năm đầu thành lập Công ty là 9,3 triệu tấn.
Giai đoạn (1989-1998) là thời kỳ chuyển đổi cơ chế vượt khó
của Công ty. Nhà nước chuyển đổi cơ chế xóa bỏ cơ chế quản lý
bao cấp chuyển sang nền kinh tế thị trường, định hướng XHCN.
Ngành than nói chung và Công ty than Uông Bí nói riêng được
thả nổi về thị trường tiêu thụ, chấm dứt bao cấp về vốn đầu tư
9
từ ngân sách nhà nước. Đây là giai đoạn khó khắn lớn nhất, thị
trường tiêu thụ giảm, than tồn kho lớn, sản xuất hiệu quả thấp,
lao động dôi dư cao. Trong giai đoạn này được sự hỗ trợ của
Nhà nước (Quyết định 176) cùng với quyết tâm nỗ lực của lãnh
đạo, CBCNV Công ty đã thực hiện được một chủ trương vô cùng
lớn là giảm mạnh mẽ được lao động dôi dư, để ổn định sản xuất
phát triển. Sản lượng than khai thác 10 năm đạt 9,4 triệu tấn.
Đặc biệt năm 1995 Công ty khai thác được 1,48 triệu tấn than
Để đáp ứng yêu cầu đổi mới, phát triển trước xu thế hội nhập
quốc tế của Việt Nam nói chung và của ngành than nói riêng.
Ngày 28/11/2005 Bộ công nghiệp đã có quyết định số 3911/QĐBCN về việc chuyển Công ty than Uông Bí thành Công ty TNHH
một thành viên, hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty
con.
1.1.2 Thông tin về công ty
Tên công ty: CN Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản
Việt Nam - Công ty than Uông Bí - TKV
Tên viết tắt: CÔNG TY THAN UÔNG BÍ - TKV
Tên
giao
dịch
quốc
tế:
VINACOMIN-UONGBI
COAL
COMPANY.
Tên viết tắt: VUBC
Địa chỉ: Tổ 17, Khu 3 - Phường Trưng Vương - Thành phố
Uông Bí - Tỉnh Quảng Ninh.
Điện thoại: 033.3854491, Fax: 033.3854115
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 5700100256065 do phòng đăng ký kinh doanh, Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh
Quảng Ninh cấp ngày 01/04/2015.
hành sản xuất của Công ty.
Chánh văn phòng : Cử nhân kinh tế Nguyễn Quốc Tuấn .
12
2. Phòng KT-CN (KCM): Tham mưu quản lý công tác kỹ thuật
khai thác than hầm lò, lộ thiên; Công tác Công nghệ KHKT, sáng
kiến cải tiến kỹ thuật; Công tác định mức, kinh tế, kỹ thuật.
Trưởng phòng : Kỹ sư Đỗ Ánh
3. Phòng Cơ điện - Vận tải(CV) : Tham mưu quản lý công tác
kỹ thuật Cơ điện ,vận tải, cơ khí hầm lò và mặt bằng
Trưởng phòng : Kỹ sư Bùi Văn Tạo
4. Phòng Thông gió(TGM) : Tham mưu quản lý công tác Thông
gió, thoát nước và quản lý khí mỏ.
Trưởng phòng - Kỹ sư Nguyễn Văn Sỹ
5. Phòng An toàn - BHL Đ(AT) : Tham mưu quản lý công tác
An toàn-BHLĐ
Trưởng phòng - Kỹ sư Nguyễn Việt Phương
6. Phòng Đầu tư-Môi trường(ĐTM) : Tham mưu quản lý Công
tác Đầu tư, xây dựng cơ bản.
Trưởng phòng : Kỹ sư Phạm Thị Lan
7. Phòng Điều khiển sản xuất(ĐK) : Tham mưu quản lý công
tác điều độ sản suất, công tác vận chuyển than.
Trưởng phòng : kỹ sư Hoàng Đình Điềm.
8. Phòng KCS-Tiêu thụ(KCS) : Tham mưu quản lý công tác Gia
công chế biến than; Quản lý chất lượng; Tiêu thụ sản phẩm.
Trưởng phòng : Kỹ sư Nguy ễn Khắc Thái
13
chính trị nội bộ; Công tác bảo vệ tài sản, bảo vệ TNRGM; Công
tác Quốc phòng quân sự.
Trưởng phòng : Kỹ sư Phạm Quyết Thắng
1.3. Chức năng nhiệm vụ của công ty
-
Sản xuất, khai thác, chế biến kinh doanh than và các
khoáng sản khác
- Thăm dò khảo sát địa chất và địa chất công trình
-
Tư vấn đầu tư, lập dự toán, thiết kế và thi công xây lắp các
công trình mỏ, công trình công nghiệp, giao thông và dân dụng.
- Thiết kế và chế tạo, sửa chữa thiết bị mỏ, ô tô, phương tiện
vận tải thủy, bộ, sản xuất ắc quy và đèn mỏ.
- Sản xuất vật liệu xây dựng.
-
Vận tải đường bộ, đường sắt, đường thủy, quản lý, khai
thác cảng và bến thủy nội địa.
-
Kinh doanh khách sạn, nhà hàng, dịch vụ du lịch lữ hành nội
địa và quốc tế.
- Khai thác, sản xuất và kinh doanh nước tinh khiết.
-
tiềm lực lớn về quy mô và tài chính, chính là các bộ phận sản
xuất, đơn vị thành viên.
16
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP CỦA
CÔNG TY THAN UÔNG BÍ
2.1. Các hình thức của công ty
2.1.1. Cuộc họp cung cấp thông tin (status meeting)
Họp để phổ biến phổ biến thông tin trong công ty, phổ biến thông tin từ cấp
quản trị công ty đến với nhân viên cấp dưới, các bộ phận trong công ty nhằm đề
ra chủ trương, kế hoạch thực hiên một dự án, hay một công việc nào đó của ban
quản trị.
Như khi công ty triển khai một kế hoạch về sản lượng, hay tuyên truyền về
các vấn đề an toàn lao động. Ban giám đốc công ty sẽ tổ chức cuộc họp với
công nhân viên công ty nhằm truyền đạt cho anh chị em công nhân viên nắm
vững nhưng thông tin về kế hoạch sản lượng trong năm, vấn đề bảo hộ lao
động,...
2.1.2. Họp tìm giải pháp cho vấn đề (problem-solving meeting)
Trong loại cuộc họp này, mọi người trước tiên xác định một vấn đề đặt biệt
nào đó và thảo luận nhằm đưa ra một hay nhiều giải pháp. Các thành viên phải
có khả năng nhận diện vấn đề và có năng lực nghĩ ra giải pháp cho vấn đề.
Tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho một kế hoạch hay công việc cụ thể, nhằm tối
đa hoa kết quả và mục tiêu đặt ra mang lại hiệu quả công việc cao.
Ví dụ như, Phòng KT-CN đưa ra các phương án về công tác kỹ thuật khai
thác than hầm lò, lộ thiên; Công tác Công nghệ KHKT, sáng kiến cải tiến kỹ
17
+ Thời gian bắt đầu và kết thúc. Thời gian là tiền bạc, do đó phải lên kế
hoạch một cách khôn ngoan.
+ Xác định địa điểm họp.
+ Danh sách những người tham gia và khách mời.
+ Danh sách về vai trò của người tham gia và mong đợi gì từ họ. Điều này sẽ
cho phép họ thu thập tất cả các dữ liệu cần thiết để mang đến cuộc họp.
+ Chuẩn bị cấu trúc thảo luận để giới hạn mục đích, chủ đề và định hướng
cuộc họp.
- Chuyển trước chương trình đó cho những người tham gia có thời gian lên kế
hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp.
- Làm cho mọi cuộc họp là một sự kiện để học hỏi: kết hợp sự sáng tạo và
đào tạo vào chủ đề tham gia bằng việc sử dụng sách, người phát ngôn, băng
video. Mọi người tham dự sẽ dành thời gian của họ cho công ty, vì thế công ty
phải mang lại cho họ điều gì đó.
- Sử dụng các công cụ và hoạt động để làm cho cuộc họp hiệu quả và vui vẻ,
tiếp thêm sinh lực.
Chuẩn bị để tham dự một cuộc họp (dành cho tất cả những người tham dự)
- Biết mục đích của cuộc họp, mục đích tham dự.
- Thu thập các tài liệu công ty cần để mang đến cuộc họp.
- Đảm bảo chương trình họp và đảm bảo chương trình cuộc họp không bị
trùng lặp.
- Biết vai trò của công ty và con đường công ty sẽ đi.
- Đến đúng giờ và chuẩn bị thời gian để ở lại ít nhất là đến khi nghỉ giải lao
như lịch trình.
19
Bắt đầu cuộc họp
20
- Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả những người tham dự
cuộc họp.
- Làm rõ những cách thức tham gia và giao tiếp trong cuộc họp mà công ty
mong muốn.
- Đặt ra những nguyên tắc cơ bản (Tiêu chuẩn):
- Khi nào cuộc họp dừng lại và kết thúc.
- Các thành viên sẽ được nghe bàn thảo như thế nào.
- Các mâu thuẫn, xung đột sẽ được giải quyết như thế nào.
- Mong đợi những gì ở mỗi thành viên.
- Những chủ đề chỉ được lưu hành nội bộ.
- Luôn thể hiện rằng công ty thực sự đánh giá cao các ý kiến, nhận định và
chất vấn của mọi người.
Dẫn dắt cuộc họp
- Dành thời gian để trò chuyện và nghe mọi người nói, đồng thời chia sẻ với
họ những câu chuyện đó.
- Làm rõ và diễn giải cẩn thận những ý kiến then chốt.
- Đề nghị mọi người đưa ra quan điểm của mình, bảo vệ những ý tưởng mới.
- Sử dụng những “kỹ năng động não” (brainstorming techniques).
- Đưa ra những câu hỏi mở nhằm khuyến khích sự đóng góp ý kiến của mọi
người.
- Lịch trình cuộc họp xứng đáng để được thực hiện Hướng sự tập trung vào ư
tưởng, quan điểm, chứ không phải vào những con người.
rằng thời gian là không bị lãng phí với từng nội dung họp hoặc các tiêu chuẩn
khác khống chế thời gian thảo luận hoặc không cho phép các phát biểu dài.
22
- Đảm bảo rằng tất cả được cung cấp quyền như nhau để nói
Điều hành cuộc họp
- Đảm bảo rằng tất cả thành viên hiểu rằng tại lúc bắt đầu nội dung nào là
được thảo luận, vấn đề cần giải quyết và các mục tiêu cần phải đạt được của
cuộc họp.
- Lắng nghe cẩn thận và duy trì cuộc họp tập trung về các mục tiêu của nó.
- Đơn giản hóa tất cả những phức tạp sử dụng các tóm tắt và tổng kết.
- Ngăn chặn các hiểu lầm và sự mơ hồ và cố gắng duy trì sự trong sáng trong
các buổi thảo luận.
- Kết thúc các thảo luận dài trước khi quá muộn.
- Cố gắng để đạt được sự mãn nguyện lẫn nhau nhưng không lãng phí toàn bộ
thời gian của công ty vào các nội dung đơn lẻ
- Tại cuối của mỗi nội dung trong chương trình họp, tổng kết cái gì đã được
thảo luận và cái gì đạt được sự đồng thuận.
- Giải quyết với các lời phê bình (LOAFS)
- Lắng nghe nó (Listen to)
- Quan sát (Observe)
- Chấp nhận (Accept)
- Chịu đựng nó (Feel)
- Ngậm miệng (Shut-Up)
- Điều đó giải thích tại sao chúng ta có hai tai, hai mắt và chỉ có một miệng
lắng nghe.
- Để mọi người mang đến nội dung, công ty hướng dẫn cho tiến trình.
- Thừa nhận và tăng cường những sự đóng góp có tính xây dựng.
- Sử dụng chương trình để theo dõi hoạt động.
24
- Làm cho cả nhóm nhận thức về vị trí của họ trong quy trình.
- Tóm tắt các điểm chính từng giai đoạn và hỏi sự đồng tình.
- Giúp các nhóm tiến tới sự đồng thuận và đi đến kết luận.
- Giúp các nhóm xác định các bước tiếp theo.
- Xem lại các nhiệm vụ tiếp theo đã được phân công. Chắc rằng mỗi người
đều biết bổn phận của họ. Chắc rằng mọi người sẽ đi từ “họp” đến “làm”.
- Kết luận bằng việc tóm tắt lại việc thực hiện của nhóm
- Cảm ơn các thành viên vì sự tham gia và đóng góp của họ.
Các chương trình có giá trị quan trọng, nhưng đừng dập tắt sự sáng tạo hoặc
lăng mạ những người có tham dự nhưng bỏ về giữa chừng trong giờ nghỉ giải
lao.
25
Copyright: Tài liệu đại học ©