LỜI CẢM ƠN
Có được bài tập lớn này, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc
tới đến Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông ; Văn phòng
công ty và đặc biệt là các anh chị trong văn phòng đã trực tiếp hướng dẫn, giúp
đỡ tác giả với những chỉ dẫn khoa học quý giá trong suốt quá trình triển khai,
nghiên cứu và hoàn thành bài tập lớn về đề tài “Khảo sát , đánh giá về công tác
tổ chức các cuộc hội họp của Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao
thông” Xin chân thành cảm ơn Ths. Nguyễn Mạnh Cường đã trực tiếp giảng dạy
truyền đạt những kiến thức khoa học chuyên ngành văn phòng cho bản thân tôi
trong những bài học qua.
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan số liệu và kết quả nghiên cứu trong bài tập lớn này là
trung thực và chưa hề được sử dụng để nghiên cứu. Mọi sự giúp đỡ cho việc
thực hiện luận văn này đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong luận văn
đã được chỉ rõ nguồn gốc rõ ràng và được phép công bố.
Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan này.
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................2
MỤC LỤC............................................................................................................3
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài........................................................................................1
Mỗi một cơ quan, tổ chức đều cần phải có bộ phần Văn phòng - bộ phận,
đơn vị chuyên lo về công tác thu thập, xử lý, truyền đạt các thông tin trong
cơ quan về các nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành
9. Bố cục của đề tài.......................................................................................3
Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG................4
1.1. Lịch sử hình thành..................................................................................4
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty..................................4
1.1.2. Lĩnh vực hoạt động.............................................................................5
1.2. Cơ cấu tổ chức........................................................................................5
1.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức...........................................................................5
1.2.2. Chức năng,nhiệm vụ...........................................................................6
TIỂU KẾT..................................................................................................10
Chương 2: THỰC TRẠNG CONG TAC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ................11
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG....................11
VÀ GIAO THÔNG............................................................................................11
2.1. Các hình thức hội họp do Văn phòng tổ chức......................................11
2.2. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc Hội nghị hội họp tại Thực trạng
công tác tổ chức hội nghị tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và
Giao thông...................................................................................................11
2.2.1. Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội nghị...........................................12
Trong hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao
thông có nhiều hình thức tổ chức hội họp. Mỗi hình thức hội họp có những
vai trò và ý nghĩa khác nhau. Trong khuôn khổ bài nghiên cứu này, tôi xin
đi sâu nghiên cứu chi tiết về công tác tổ chức hội nghị của Công ty Cổ phần
Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.....................................................12
2.2.2. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị hội họp......................................14
2.2.3. Tổ chức điều hành cuộc họp, hội nghị..............................................17
2.2.4. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc............................................19
TIỂU KẾT...................................................................................................21
Chương 3............................................................................................................22
tôi muốn được khảo sát và tìm hiểu về công tác tổ chức hội nghị hội họp của
một Văn phòng/Phòng Hành chính của một cơ quan. Để hiểu sâu hơn về công
tác tổ chức Hội nghị hội họp nhằm khẳng định lý thuyết và so sánh thực tiễn, tôi
đã lựa chọn đề tài “Khảo sát , đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của
Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông” để làm đề tài nghiên
cứu của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác tổ chức hội họp tại các cơ quan, tổ chức đã được rất nhiều tác
giả trong nước nghiên cứu, nhóm nghiên cứu được chia làm hai nguồn chính:
Một là các giáo trình, lý luận về công tác tổ chức hội nghị tại cơ quan, tổ
chức;
Hai là các đề tài nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại một
cơ quan, đơn vị cụ thể.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu chung: Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về tổ chức hội nghị, đề tài
nhằm nghiên cứu thực trạng và đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác
tổ chức hội nghị của Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông
1
Mục tiêu cụ thể:
- Khảo sát đánh giá công tác Hội nghị trong cơ quan, tổ chức;
- Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức Hội nghị của Công ty Cổ
phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.;
- Đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện về công tác tổ chức Hội nghị của
Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông...
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hội nghị của Công ty Cổ phần
đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
Phạm vi nghiên cứu:
chính nhân sự và nhân viên văn phòng.Các câu hỏi như:Hình thức hoạt động của
công ty?Số lượng nhân viên trong công ty?Công tác và vai trò của nhà quản trị
văn phòng tại công ty?
Ba là: Phương pháp quan sát
Để nắm bắt được quy trình đào tạo, phát triển nguồn nhân lực của Công ty
tác giả đã quan sát bằng hình ảnh và tôi được tham dự khóa đào tạo do công ty
tổ chức.
Ngoài ra, để phục vụ cho nghiên cứu đề tài tôi cũng đã sử dụng phương
pháp: So sánh, phân tích, đánh giá, tổng hợp, mô tả…
8. Đóng góp mới của đề tài:
- Kết quả đạt được của đề tài có thể làm tài liệu tham khảo cho sinh viên
trong khoa nghiên cứu.
- Đề tài nghiên cứu khảo sát nhằm đưa ra các giải pháp áp dụng vào công
tác tổ chức hội họp tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
9. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo thì nội dung chính
của đề tài bao gồm những phần sau:
Chương 1 Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần đầu tư
xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
Chương 2 Thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại Công ty Cổ phần đầu
tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
Chương 3 Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hội nghị
tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
3
Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG.
1.1. Lịch sử hình thành
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009, Bằng khen của Ủy ban Nhân dân
thành phố Hà Nội 2010. Mong muốn đem lại cho các đối tác, khách hàng sự
“An lạc - Hạnh phúc” nên những sản phẩm của INTRACOM luôn đáp ứng yêu
cầu về kỹ thuật và mỹ thuật. Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đã dần
được khẳng định trong thị trường cạnh tranh của ngành Xây dựng.
4
1.1.2. Lĩnh vực hoạt động
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (INTRACOM)
hoạt động đa chức năng với phương châm tin cậy, chất lượng, hiệu quả. Cụ thể
các ngành kinh doanh chính của công ty như sau :
1. Đầu tư - kinh doanh dự án Bất động sản;
2. Đầu tư - kinh doanh dự án Thủy điện;
3. Đầu tư Tài chính;
4. Kinh doanh xây lắp công trình dân dụng, công trình giao thông, cầu
đường, thủy lợi, san lấp mặt bằng;
5. Đầu tư sản xuất - kinh doanh vật liệu xây dựng;
6. Kinh doanh thương mại: lương thực, thực phẩm.
1.2. Cơ cấu tổ chức
1.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
5
1.2.2. Chức năng,nhiệm vụ
Ban giám đốc: Người đứng đầu công ty là TGĐ, TGĐ là người đều hành
cao nhất của công ty, chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của toàn công
ty, từ việc xây dựng chiến lược, tổ chức thực hiện đến việc kiểm tra, đánh giá,
chủ chốt, tuyển dụng bổ sung nhân lực.
- Xây dựng, tổng hợp ý kiến của các phòng ban về nội quy, quy chế,
quy định của Công ty. Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc thực hiện có hiệu
quả các nội quy và quy chế, quy định đã đề ra.
- Xây dựng và triển khai kế hoạch sử dụng lao động, tuyển dụng đào tạo
và đào tạo lại, bồi dưỡng nâng bậc chuyên môn cho CBCNV.
- Thực hiện đầy đủ và đúng quy định việc ký kết HĐLĐ và quản lý lao
động. Kiểm tra, hướng dẫn chế độ HĐLĐ với các đơn vị phụ thuộc.
- Đề xuất lãnh đạo Công ty giải quyết chế độ chính sách đối với người lao
động theo Luật lao động về tiền lương, các khoản phụ cấp, các chế độ về bảo
hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và các quyền lợi khác của NLĐ.
- Thực hiện công tác văn thư, đánh máy, photocopy, đề xuất mua, quản lý
và cấp phát VPP. Quản lý các thiết bị văn phòng, dụng cụ hành chính, tạp vụ, vệ
sinh.
- Làm các công việc về lễ tân. Giải quyết các thủ tục hành chính cho
CBCNV cơ quan. Quản lý và cho thuê nhà, xưởng (nếu có), đôn đốc thu tiền
nhà, tiền điện, nước của các đơn vị (nếu có quy định).
- Quản lý, điều động ô tô phục vụ lãnh đạo và CBCNV đi công tác.
- Bộ phận y tế: Thực hiện công tác phòng chống dịch bệnh, theo dõi quản
lý hồ sơ sức khoẻ CBCNV, mua và phát thẻ bảo hiểm y tế cho CBCNV, tổ chức
khám sức khoẻ định kỳ cho CBCNV.
- Tổ bảo vệ: Mặc đúng trang phục do Công ty trang bị (nếu có), kiểm tra
giấy tờ ra vào của CBCNV và khách đến liên hệ công tác tại công ty. Bảo vệ an
toàn tài sản của Công ty và công trình được giao. Liên hệ với chính quyền và
công an địa phương để làm công tác bảo vệ an ninh trật tự trong cơ quan đơn vị.
Phòng Tài chính – kế toán
- Chức năng : Tổ chức thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán và
hạch toán kinh tế đồng thời kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động kinh tế tài chính
của Công ty theo Điều lệ của Công ty, Tổng công ty và pháp luật.
7
hạn và dài hạn của Công ty. Tham mưu với Giám đốc Công ty trong các kế
hoạch tiếp xúc và dự thầu công trình.
8
- Chủ trì soạn thảo các Hợp đồng kinh tế và giấy giao nhiệm vụ cho các
Đội công trình để triển khai các công việc.
- Tiến hành các hồ sơ đấu thầu.
Công tác đầu tư:
- Xây dựng hướng dẫn chỉ đạo việc thực hiện các kế hoạch đầu tư ngắn
hạn và dài hạn của Công ty.
- Tiến hành các bước thẩm định báo cáo nghiên cứu khả thi các dự án đầu
tư theo trình tự quy định về chế độ chính sách hiện hành của Nhà nước.
- Quản lý các tài sản phục vụ SXKD của toàn Công ty.
Công tác quản lý các công trình:
- Thực hiện công tác chuẩn bị thi công: tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thủ tục
pháp lý, kiểm tra biện pháp thi công - biện pháp an toàn...
- Thiết kế tính khối lượng và dự toán các công trình làm việc hay sinh
hoạt trong nội bộ Công ty, tham gia quy hoạch tổng thể Công ty.
- Theo dõi khối lượng công việc thực hiện để làm cơ sở ứng vốn cho các
đơn vị hoàn thành kế hoạch được giao.
- Tham gia thanh quyết toán, thanh lý hợp đồng hay thu hồi vốn theo sự
phân công của Giám đốc Công ty.
Quản lý kỹ thuật ATLĐ:
- Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện BHLĐ và
ATLĐ trên công trường.
- Lập kế hoạch Quý, năm cho toàn Công ty.
- Quản lý về pháp lý bảo hiểm xã hội và ATLĐ
- Phối hợp cùng Đội, công trình trong việc lập biện pháp kỹ thuật thi
công, biện pháp ATLĐ.
Trên thực tế tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông
có các loại hội nghị, hội họp sau:
(*). Hội nghị tổng kết năm: Tổng kết công tác thi đua cà đề ra phương
hướng cho năm kế tiếp.
(*). Hội nghị hàng quý: Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch và đôn đốc
nhắc nhở những vấn đề con đang thực hiện dang dở.
(*). Các cuộc họp giao ban: Nhìn nhận lại tình hình thực hiện công việc
trong tháng và phối hợp giải quyết các vấn đề tồn đọng ở các phòng ban, đơn vị.
Và bàn giao triển khai công việc mới. Đây là cơ sở để báo lên Tổng giám đốc.
(*) Các cuộc họp đột xuất: Bàn bạc để đề ra phương hướng giải quyết
công việc đột xuất trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công việc.
2.2. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc Hội nghị hội họp tại Thực trạng
công tác tổ chức hội nghị tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao
thông.
11
2.2.1. Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội nghị
Một trong những điều bị phàn nàn nhiều nhất ở hầu hết các tổ chức là việc
hội họp. Việc hội họp bị xem là lãng phí quá nhiều thời gian quý giá. Thực tế,
các cuộc họp là nơi duy trì văn hoá tổ chức và môi trường tập thể, là cách mà tổ
chức nói với mọi người trong đó rằng: "Bạn là một thành viên".
Trong hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao
thông có nhiều hình thức tổ chức hội họp. Mỗi hình thức hội họp có những vai
trò và ý nghĩa khác nhau. Trong khuôn khổ bài nghiên cứu này, tôi xin đi sâu
nghiên cứu chi tiết về công tác tổ chức hội nghị của Công ty Cổ phần Đầu tư xây
dựng Hạ tầng và Giao thông.
Những hội nghị giao ban tuần, tháng, quý, thậm chí là các hội nghị tổng
kết công tác năm của công ty đã được quy định sẵn trong Quy chế làm việc, nên
việc lập kế hoạch tổ chức những cuộc họp này không phải là một yêu cầu bắt
cùng là một bản kế hoạch hoàn chỉnh thông thường phải trải qua các bước sau:
•Bước 1: Thu thập thông tin.
Thu thập thông tin từ các Phòng (Ban), đơn vị, bộ phận trong văn phòng
và công ty. Bằng hình thức văn bản hoặc mở cuộc họp.
Thu thập các căn cứ làm tiền đề cho việc xây dựng văn bản:
• Căn cứ pháp lý:
+ Căn cứ vào chủ trương, đường lối chính sách của Đảng, Nhà nước và cơ
quan.
• Căn cứ thực tiễn:
+ Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng.
+ Căn cứ vào quy mô, tính chất và yêu cầu thực tế của công việc.
+ Căn cứ vào nguồn lực thực tế của Công ty, văn phòng.
+ Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo trực tiếp của Lãnh đạo cơ quan.
+ Căn cứ vào các yếu tố bên ngoài (Kinh tế, Văn hóa, Chính trị , Xã hội).
• Căn cứ khoa học:
+ Căn cứ vào tổ chức công việc.
+ Căn cứ vào khoa học tổ chức.
+ Căn cứ vào khoa học quản lý.
+ Căn cứ vào khoa học quản trị.
•Bước 2: Xử lý thông tin.
13
Đánh gía các thông tin thu thập được trên cơ sở khách quan, trung thực,
chính xác, cập nhập và hiện đại.
•Bước 3: Xây dựng bản thảo.
•Bước 4: Lấy ý kiến dự thảo.
Bằng hình thức mở cuộc họp hoặc bằng văn bản.
•Bước 5: Chỉnh sửa, hoàn thiện, ký và ban hành văn bản.
Xác định các công việc cần thực hiện theo thứ tự ưu tiên.
chương trình nghị sự có sự phân công rõ ràng các vấn đề, và chỉ rõ thời gian
cũng như người thực hiện từng vấn đề một, chính vì vậy tạo cho Ban tổ chức hội
nghị có thể kiểm soát được tất cả các quy trình công việc được diễn ra theo đúng
lịch trình đã định sẵn từ trước.
- Chương trình nghị sự, về cơ bản phải trình bày các nội dung sau:
Trình bày thứ tự các vấn đề trình bày
Thời gian thực hiện
Nội dung vấn đề
• Lập danh sách đại biểu, viết và gửi giấy mời
- Lập danh sách đại biểu
Khi lập danh sách, cán bộ phụ trách phải ghi rõ họ tên, chức vụ, đơn vị và
địa chỉ liên hệ của đại biểu. Việc này nhằm đảm bảo rằng thông về đại biểu được
không bị nhầm lẫn, cũng như có bất kỳ sai sót gì trong quá trình thực hiện.
- Soạn thảo và gửi giấy mời hội họp
Tuy mẫu giấy mời được soạn thảo thành các mẫu khác nhau nhưng một
mẫu giấy mời phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau:
Về hình thức của giấy mời
Thể thức của văn bản: Giấy mời phải đảm bảo đầy đủ các thể thức cũng
như kỹ thuật trình bày các thể thức phải đúng theo quy định của Nhà nước tại
Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Sự trang trọng của giấy mời sẽ tạo nên những đánh giá ban đầu của đại
biểu về thái độ, sự tôn trọng của cơ quan hay quy mô của cuộc họp. Chất liệu
giấy dùng để in giấy mời phải là giấy cứng, không dễ bị nhàu, nát; một số hội
nghị tại Bộ có sử dụng giấy bìa cứng, in màu để làm giấy mời cho hội nghị góp
15
phần làm tăng tính trang trọng cho hội nghị.
Về nội dung của giấy mời gồm có các thành phần sau:
việc chuẩn bị các điều kiện thuận lợi cho Thư ký hội nghị đảm nhận chức vụ lại
là trách nhiệm của cán bộ chuẩn bị.
• Chuẩn bị kinh phí tổ chức hội nghị
- Công tác lập dự trù kinh phí cho tổ chức Hội nghị Cổ phần Đầu tư Xây
dựng Hạ tầng và Giao thông không được giao trực tiếp cho một cán bộ nào mà
thay vào đó là các đơn vị sẽ tự lập dự toán các khoản cần chi tiêu cho hội nghị
sau đó gửi lên phòng kế toán để tổng hợp và xuất quỹ chi cho Hội nghị.
- Thông thường một bản dự trù kinh phí tổ chức hội nghị sẽ có những nội
dung chính sau: Số thứ tự nội dung chi; Nội dung chi; Đơn giá;Số lượng;Thành
tiền ;Ghi chú
- Tùy thuộc vào mục đích, nội dung, thời gian và địa điểm tổ chức hội
nghị mà Phòng Tài vụ lựa chọn cách lập dự trù kinh phí cho phù hợp, đảm bảo
tiết kiệm.
• Công tác y tế
- Căn cứ vào thành phần, đối tượng đại biểu tham dự hội nghị Quản lý
Văn phòng chỉ đạo xuống phòng quản trj y tế thực hiện việc chăm sóc sức khỏe
cho các đại biểu tham dự cuộc họp
- Phòng y tế xây dựng phương án, đảm bảo các điều kiện về công tác y
tế, chăm sóc sức khỏe cho đại biểu tham dự hội nghị.
• Chuẩn bị các yếu tố khác
- Công tác chuẩn bị các khu vực ngoài hội trường như nhà để xe, khu
vực đăng ký đại biểu và nhận tài liệu, khu vực nghỉ giải lao, khu vực vệ sinh...
- Công tác đặt phòng và sắp xếp dịch vụ ăn uống..
2.2.3. Tổ chức điều hành cuộc họp, hội nghị
Trong quá trình tổ chức hội nghị việc điều khiển, điều hành chương trình
hội nghị tùy thuộc vào tính chất, quy mô và thành phần tham gia hội nghị mà
đưa ra các nội dung: Mục đích cuộc họp? Thành phần tham dự? Thời gian buổi
họp? Các nội dung chi tiết?
• Đón tiếp đại biểu
Tùy theo tính chất, quy mô và vị trí của từng đại biểu, Ban Tổ chức hội
hội nghị được diễn ra theo đúng lịch trình đã được thống nhất trong chương trình
nghị sự. Phải bắt đầu Hội nghị đúng giờ, phải tiến hành Hội nghị dù có một số
người đến trễ. Tuy nhiên có thể linh động chờ đại biểu, khách mời nếu như đại
18
biểu đó có vai trò quan trọng trong Hội nghị.
ví dụ như đại diện cơ quan cấp trên cho ý kiến chỉ đạo. Nếu không thể
tránh khỏi sự chậm trễ của Hội nghị thì nên ghi nhận điều này vào trong biên
bản của Hội nghị cùng với lý do của việc chậm trễ. Người chủ trì Hội nghị có
thể linh hoạt trong việc đảm bảo tiến trình của trương trình nghị sự. Ví dụ nếu
như người chủ trì Hội nghị cảm thấy tiến độ thực hiện chương trình Hội nghị bị
chậm đi, nên có những hành động điều chỉnh thời gian của Hội nghị như :
- Thay đổi vị trí và giọng nói như đứng dậy, nói to hơn và nhanh hơn để
kích thích những người tham dự hội nghị. Có thể nối một số câu hài hước để tạo
tâm lý thoải mái cho các đại biểu tham dự hội nghị, tạo nên bầu không khí thoải
mái.
- Cân nhắc bỏ đi những mục không quan trọng trong chương trình nhưng
phải đảm bảo tất cả những người tham dự hội nghị đồng ý trước khi thực hiện
như thế.
- Giải quyết vấn đề phát sinh
Tùy vào từng tình huống cụ thể xảy ra tại hội nghị mà người chủ trì hội
nghị phải linh hoạt xử lý các tình huống sao cho nhanh và gọn, không làm mất
quá nhiều thời gian vào việc xử lý các tình huống đó. Trong một số trường hợp,
phạm vi thẩm quyền của mình không đủ để giải quyết vấn đề có thể xin ý kiến
của Lãnh đạo Công ty.
• Giám sát, kiểm tra, đôn đốc tình hình thực tế
Bố trí thư ký ghi biên bản hội nghị
Ban Tổ chức nội dung Hội nghị chịu trách nhiệm cử thư ký ghi biên bản
Hội nghị (nếu cần).
dung kết luận hội nghị và theo dõi, đôn đốc, tổng hợp các báo cáo kết quả triển
khai nội dung.
Viết thư cảm ơn tới đại biểu đã tham dự hội nghị. ( nếu là hội họp lớn)
Các đại biểu có tên trong danh sách đã đăng ký với bàn lễ tân thì sau hội nghị sẽ
được ban thư ký tổng hợp lại để gửi thư cám ơn đến các vị đại biểu đã tới dự hội
nghị và có những ý kiến tích cực tham gia vào hội nghị. Mong muốn sẽ được
gặp lại trong buổi hội nghị gần nhất.
20
Copyright: Tài liệu đại học ©