Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt
Lớp: Đại học Quản trị văn phòng k1a

BÁO CÁO THỰC TẬP
NGHÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1A
KHÓA HỌC ( 2012 – 2016 )
Tên cơ quan: Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông
(INTRACOM)
Địa chỉ: Đường Phúc Diễn-Bắc Từ Liêm-Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Thị Kim Anh
Giảng viên hướng dẫn: Ths. Lâm Thu Hằng

HÀ NỘI – 2016

Nguyễn Thị Nguyệt

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Địa chỉ giao dịch Tầng24 Tòa nhà INTRACOM 2
Đường Phúc Diễn quận Bắc Từ Liêm- Hà Nội

Nguyễn Thị Nguyệt


1.2.2.3. Quyền hạn của Văn phòng công ty.............................................................................15
1.2.3. Cơ cấu của tổ chức Văn phòng......................................................................................16
1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc tại các vị trí trong văn phòng. 17

PHẦN 2...........................................................................................................25
CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN.............................................................................25
Nguyễn Thị Nguyệt

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1 Lý luận chung về công tác Lưu trữ.....................................................................................26
2.1.1 khái niệm về công tác Lưu trữ:.......................................................................................26
2.1.2 Tính chất của công tác lưu trữ:.......................................................................................26
2.1.3 Ý nghĩa của công tác lưu trữ. .........................................................................................26
2.1.4 Nội dung của công tác Lưu trữ........................................................................................27
2.1.5. Sự cần thiết của công tác lưu trữ...................................................................................28
2.2: Thực trạng lưu trữ của công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông............29
2.2.1 Về thực trạng việc Lưu trữ của công ty:..........................................................................30

Phần 3.............................................................................................................38
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ....................................................38
3.1. Đánh giá chung.................................................................................................................38
3.3.1 Ưu điểm Tổ chức lưu trữ của công ty.............................................................................38
3.3.2. Hạn chế công tác Lưu trữ của công ty............................................................................38
3.3.3. Nguyên nhân..................................................................................................................39
3.2. Đề xuất. kiến nghị.............................................................................................................40
3.2.4. Tổ chức tốt công tác văn thư tạo điều kiện cho công tác lưu trữ..................................46

Bài thu hoạch này được thực hiện trong suốt quá trình thực tập tại bộ
phận Hành chính văn phong công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và
Giao thông, mặc dù đã có sự cố gắng trong thời gian thực tập xong thời gian
có hạn và khối lượng công việc hành chính thực hiện tại công ty nhiều nên
không chỉ bài báo cáo thực tập này mà còn trong quá trình thực tập không thể
tránh khỏi những sai sót, hạn chế. Vì vậy em rất mong nhận được sự đóng
góp ý kiến từ phía thầy, cô, Ban lãnh đạo, anh chị trong công ty Cổ phần
INTRACOM và bạn bè để bài báo cáo hoàn thiện hơn cũng như để em vững
vàng hơn trong chuyên môn nghiệp vụ. Bộ để bổ xung những thiếu để hoàn
thiện, vững vàng về chuyên môn nghiệp để em sẽ thực hiện công việc tốt hơn
sau khi ra trường đi làm thực tế tại các cơ quan, doanh nghiệp.
Em xin chân thành
Sinh viên
Nguyễn Thị Nguyệt
Nguyễn Thị Nguyệt

1

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Đề tài: “Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ tại công ty Cô phần Đầu tư xây
dựng hạ tầng và Giao thông”.
Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh
của nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy
mô lớn, nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú.Mỗi cơ quan,

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao công tác lưu trữ của công ty
Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông hiện nay.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.
- Đối tượng nghiên cứu:Công tác lưu trữ
- Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ
tầng và Giao thông , địa chỉ Tầng 24 tòa nhà Intracom 2 Phường Phúc DiễnQuận Bắc Từ Liêm.
Do hạn chế về thời gian và không gian nghiên cứu nên đề tài chỉ tập
trung nghiên cứu những vấn đề cơ bản của công tác lưu trữ tại công ty Cổ
phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông.
4. Nguồn tài liệu tham khảo.
•

Giáo trình

- Giáo trình Lưu trữ của trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội-Nhà xuất bản
Giao thông vận tải năm 2009
- Giáo trình nghiệp vụ Văn thư-Lưu trữ của trường Cao đẳng Nội vụ Hà
Nội•

Văn bản quy phạm pháp luật quy định, hướng dẫn về công tác Lưu

trữ hiện nay như:
- Luật lưu trữ số 01/2001-QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011
- Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 nam 1012 về việc
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan.
- Thông tư số: 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 về việc
hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư-lưu trữ.
• Tạp chí.

hướng dẫn về công tác lưu trữ.
•

Thứ hai: Phương pháp quan sát.

- Quan sát quá trình thực hiện công tác lưu trữ tại công ty Cổ phần đầu
tư xây dựng hạ tầng và giao thông. Để từ đó đánh giá thực trạng mọt cách
khách quan nhất
•

Thứ ba: Phương pháp Mô tả:

- Phương pháp này được thể hiện bằng việc mô tả lại những khâu trong
quy trình thực hiện công tác để mọi người hình dung thứ tự công việc cần
phải làm theo quy trình lưu trữ.
•

Thứ tư: Phương pháp phân tích- so sánh:

- Phương pháp này được sử dụng trong đề tài bằng việc phân tích so
sánh thực trạng công tác lưu trữ của doanh nghiệp có đngs với những quy
định của nhà nước về công tác lưu trữ hay chưa? Để từ đó đưa ra hướng điều
chỉnh và giải quyết một cách tốt nhât, nhằm nâng cao hiệu quả công tác.

Nguyễn Thị Nguyệt

4

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A


GCNĐKKD số: 0103010756 do Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà Nội cấp
ngày 23/01/2006.
- Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân
viên INTRACOM đã từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày
càng lớn mạnh. Công ty cũng dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh,
hướng tới mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động
chính đầu tư dự án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài
chính, sản xuất - kinh doanh điện và sản xuất vật liệu xây dựng…

Nguyễn Thị Nguyệt

6

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trụ sở giao dịch công ty Cổ phần Đầu tư Xây dụng hạ tầng và Giao thông
Dự án Intracom 2Đường: Phúc Diễn quận Bắc Từ Liêm- Hà Nội

Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày
dạn kinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu
văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu văn
phòng, nhà ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự
án nhà ở xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà
Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y
tế Phương Đông...
INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu tư xây
Nguyễn Thị Nguyệt

ngày 23/01/2006.
- Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân
viên INTRACOM đã từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày
càng lớn mạnh. Công ty cũng dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh,
hướng tới mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động
chính đầu tư dự án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài
chính, sản xuất – kinh doanh điện và sản xuất vật liệu xây dựng…
-Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày

Nguyễn Thị Nguyệt

8

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dặn kinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu
Văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán – Trung Văn, Dự án khu văn
phòng nhà ở bán – Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự
án nhà ở xã hội – Phũ Diễn, Dự án thủy điện Nậm Pung, Dự án thủy điện Tà
Lơi 3, Dự án thủy điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án tổ hợp y
tế Phương Đông…
-INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực xây dựng
như: Bằng khen của Bộ Xây dựng, Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO
2009..
-Mong muốn đem lại cho các đối tác, khách hàng sự “an lạc, hanh
phúc” nên những công trình của INTRACOM luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ
thuật và mỹ thuật. Chính vì lẽ đó thương hiệu INTRACOM đang dần được

hiện chủ trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính
sách trên địa bàn.
Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty.
Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,…
theo đúng quy định của pháp luật.
Công ty CP INTRACOM ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của
mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh.
Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành
công.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ
tầng và Giao thông.
Căn cứ vào Luật doanh nghiệp Công ty được tổ chức như sau:
Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao
nhất, chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của công ty. Chế độ
quản lý công ty là chế độ thủ trưởng. Tổng giám đốc quyết định về phương
hướng sản xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công
tác đối ngoại và có hiệu quả sử dụng vốn.
Phó tổng giám đốc: người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự,
quản lý giao dịch các dự án đã hoàn thiện của công ty,…
Văn phòng công ty: Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty xây dựng
các chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự
ở các phòng ban, bộ phận, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,….
- Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao
động, vệ sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách.
- Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấn
luyện tuyển chọn nhân sự toàn công ty.
Nguyễn Thị Nguyệt

10


Giao thông.
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng.
- Văn phòng công ty có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp, vì vậy công tác tổ chức và hoạt động văn
Nguyễn Thị Nguyệt

11

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phòng luôn được Ban Lãnh đạo công ty quan tâm.
- Văn phòng hoạt động của Công ty được tổ chức theo sơ đồ sau:
TRƯỞNG PHÒNG

QUẢN TRỊ
NHÂN SỰ

Nhân
sự,
tuyển
dụng
và đào
tạo

QUẢN TRỊ
HÀNH CHÍNH



Phiên
dịch

HOẠT ĐỘNG
ĐOÀN THỂ

Thư ký
HC

Đảng,
công
đoàn,
Đoàn
thanh
niên

Văn phòng công ty được tổ chức một cách thống nhất, các bộ phận
trong văn phòng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình hoạt động.
1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn
phòng.
1.2.2.1. Chức năng của văn phòng.
- Thứ nhất: Tham mưu, đề xuất cho Ban lãnh đạo công ty về tổ chức bộ
máy hoạt độngvà công tác tổ chức cán bộ của công ty. Thực hiện các chế độ
chính sách cho người lao động về tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật,
công tác truyền thông, báo chí, hành chính, văn thư-lưu trữ, lễ tân khánh tiết.
Nguyễn Thị Nguyệt

12


+ Tổ chức đánh giá chất lượng nguồn nhân lực.
+ Tổ chức phong trào thi đua lao động sản xuất kinh doanh.
+ Tổng hợp thành tích thi đua khen thưởng, kỷ luật.
+ Tổ chức công tác an toàn lao động.
Nguyễn Thị Nguyệt

13

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thứ hai: Công tác lao động tiền lương.
+ Theo dõi các quy định của Nhà nước về quản lý và sử dụng người lao
động.
+ Thực hiện đầy đủ theo đúng quy định ký kết Hợp đồng lao động
+ Làm đầu mối để đánh giá nâng lương, nâng bậc.
+ Đề xuất giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động.
Thứ ba: Công tác quản trị hành chính
+ Công tác hành chính: thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, quản lý
công văn, quản lý và sử dụng con dấu đảm bảo an toàn, bảo mật. công tác lễ
tân khánh tiết.
+ Quản lý và sử dụng con dấu một cách an toàn, bảo mật và đúng quy
định
+ Quản lý, lưu trữ hồ sơ pháp lý của công ty.
+ Theo dõi việc thực hiện nội quy, quy chế của công ty.
+ Công chứng hồ sơ pháp lý.
+ Quản lý văn phòng trang thiết bị.
+ Đối chiếu công nợ.

+ Thiết lập hồ sơ năng lực thực hiện đối nội, đối ngoại.
Thứ sáu: Công tác đoàn thể.
+ Đôn đỗ quần chúng thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ của
mỗi đoàn thể.
+ Tham gia đóng góp ý kiến xây dựng Đảng.
+ Tuyên truyền vận động nâng cao nhận thức, trách nhiệm của Cán bộ,
CNV về trách nhiệm và quyền lợi khi tham gia tổ chức đoàn thể.
1.2.2.3. Quyền hạn của Văn phòng công ty.
Thứ nhất: Đối với công tác quản lý nhân sự.
+ Chỉ đạo theo ngành dọc chuyên môn đối với các đơn vị trực thuộc.
+ Có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc báo cáo đầy dduer kịp thời
theo quy định về tình hình tổ chức hoạt động, chế độ chính sách và các vấn đề
có liên quan đối với người lao động.
+ Thẩm định điều lệ tổ chức hoạt động của công ty.
+ Thẩm định về hồ sơ nhân sự khi cần thiết.
Thứ hai: Quyền hạn đối với Lao động tiền lương.
+ Không ký xác nhận bảng chấm công khi chưa có đầy đủ thông tin.
+ Yêu cầu phòng Tổ chức kế toán không thanh toán tiền lương đối với
trường hợp hết hạn HĐLĐ nhưng không làm thủ tục xét tiếp.
Thứ tư: Đối với công tác Hành chính.
Nguyễn Thị Nguyệt

15

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Không đóng dấu đối với những văn bản ký không đúng thẩm quyền.

16

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ty và làm công tác tạp vụ, vệ sinh công ty.
Nhân viên lái xe: có nhiệm vụ đưa đón lãnh đạo công ty. Bộ phận này
được tổ chức sao cho phù hợp với quy mô của công ty, gọn nhẹ nhưng vẫn
đảm bảo tính chất công việc (sơ đồ cơ cấu xem phụ lục số 01)
1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc tại
các vị trí trong văn phòng.
• Thứ nhất: Trưởng phòng Tổ chức-hành chính
Chức danh: Trưởng phòng
Phòng/ban: Văn phòng công ty
Cán bộ quản lý trực tiếp: Tổng giám đốc công ty.
Mã số công việc: MSO1
Phê duyệt bởi: Tổng giám đốc.
Mức lương: 11.000.000đ.
Cấp bậc: Quản lý
1. Nhiệm vụ chung.:
+ Trực tiếp điều hành các quyết định, các bấn đề liên quan đến hoạt
động sản xuất và kinh doanh thuộc lĩnh vực văn phòng tổ chức. chịu trách
nhiệm trước pháp luật, lãnh đạo công ty về nhiệm vụ được giao.
+ Quản lý điều hành, phân công công việc, giám sát công việc của nhân
viên văn phòng đảm bảo hoàn thành mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ cảu văn
phòng đảm nhiệm.
+ Tổ chức thực hiện các quyết định của Giám đốc giao, chủ trương
chính sách phát luật của Đảng và Nhà nước.

dẫn và kiểm tra thực hiện các thủ tục ký kết, thay đổi, chấm dứt hợp đồng.
- Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công
ty.
- Tổ chức xây dựng, kiện toàn và hướng dẫn nhân viên thực hiện các
quy định về soạn thảo văn bản, lưu trữ, sử dụng con dấu…
- Chỉ đạo, giám sát nhân viên thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, lưu trữ và
bảo mật các thông tin của công ty.
-Tổ chức thực hiện công tác lao động - tiền lương cho nhân viên.
- Phối hợp với các phòng xây dựng chế độ tiền lương cho nhân viên;
các chế độ thưởng, phạt trong công ty.
- Tổ chức, hướng dẫn thực hiện các chế độ bảo hiểm, chính sách.
- Tổ chức chăm lo đời sống cho cán bộ, chuyên viên trong công ty.
- Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty.
Nguyễn Thị Nguyệt

18

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty.
- Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón khách đến làm việc tại công ty.
- Thực hiện các công việc khác.
- Tham gia các hội nghị, hội thảo của công ty .
- Đảm bảo cơ sở vật chất.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch thiết kế, sản xuất, nâng cao
trình độ, năng lực của đội ngũ nhân viên.
- Quản lý điều hành hệ thống mạng máy tính nội bộ của công ty

Phẩm chất cá nhân:
- Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác.
- Sáng tạo trong công việc.
5. Điều kiện làm việc:
- Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30
- Ngày chủ nhật được nghỉ.
- Địa điểm làm việc: tại văn phòng công ty.
• Thứ hai: Nhân viên nhân sự.
Chức danh: Nhân viên.
Phòng/ban: Văn phòng công ty.
Cán bộ quản lý trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính ,Tổng giám đốc.
Mã số công việc: NS-02
Phê duyệt bởi: Tổng giám đốc.
Mức lương: 6.000.000
Cấp bậc: Nhân viên.
1. Nhiệm vụ chung:
- Thực hiện công tác tuyển dụng.
- Theo dõi tình hình phát triển của công ty từ đó xác định nhu cầu
nguồn nhân lực.
- Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn và dài hạn.
- Lập bảng mô tả công việc.
- Lập bảng thông báo tuyển dụng.
- Lựa chịn các phương tiện đăng thông tin.
- Trả lời điện thoại, email của ứng viên tham gia tuyển dụng.
- Lập chương trình tuyển dụng.
- Tiến hành tổ chức thi/ phỏng vấn.
- Gửi thư cảm ơn đến các ứng viên tham gia tuyển dụng.
- Thương thảo hợp đồng lao động.
- Lưu hồ sơ nhân sự.
Nguyễn Thị Nguyệt

- Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30
- Ngày chủ nhật được nghỉ.
- Địa điểm làm việc: tại văn phòng công ty
• Thứ ba: Nhân viên Văn thư-Lưu trữ.
Chức danh: Nhân viên.
Phòng/ban: Văn phòng công ty.
Cán bộ quản lý trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính ,TGĐ
Nguyễn Thị Nguyệt

21

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A