Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
1. Lí do chọn đề tài.........................................................................................................................1
2. Mục tiêu đề tài............................................................................................................................2
3. Đối tượng phạm vi nghiên cứu...................................................................................................2
4. Nguồn tài liệu tham khảo............................................................................................................2
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu..........................................................................................................3
6. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................................................3
7. Bố cục đề tài: 3 phần..................................................................................................................4

PHÂN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VÀ KHU CÔNG NGHIỆP...........4
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty.............................................4
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty.........................................................................4
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty.......................................................................6
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty....................................................................................................8
1.1.4 Sơ đồ tổ chức của Công ty ( PHỤ LỤC 2 ).............................................................................10
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác Hành chính Văn phòng của Cơ quan
......................................................................................................................................................10
1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng...................................................................................10
1.2.2 Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng.......................................10
1.2.3 Nhận xét về hoạt động Tổ chức và điều hành Văn phòng của Công ty.................................20

PHẦN II: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VÀ KHU CÔNG NGHIỆP......................................22
2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác Văn thư, lưu trữ của Cơ quan.....22
2.2 Mô hình tổ chức Văn thư của Công ty.....................................................................................23
2.2.1 Nhận xét...............................................................................................................................23


Nguyễn Thị Hòa
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Trong bất kì một doanh nghiệp nào cũng có sử dụng các loại văn bản giấy
tờ vì văn bản, giấy tờ được dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủ trương,
chính sách của Đảng, của Nhà nước, để báo cáo thỉnh thị, liên hệ công tác giữa
các cơ quan, các ngành, các cấp, ghi chép các kinh nghiệm đã được đúc kết và
các tài liệu cần thiết Mọi văn bản giấy tờ đều tập trung vào đầu mối là bộ phận
Văn thư để quản lí được thống nhất và sử dụng có hiệu quả. Do đó công tác văn
thư là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động, ưu
khuyết điểm của cơ quan.
Công tác văn thư đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết,
nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà còn liên
quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị tổ chức. Làm
tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những
quyết định quản lí. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành
mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm bảo
cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lí và điều hành theo đúng chức
năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư là
không thể thiếu trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào.
Là một sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quản
trị văn phòng, em đã được thầy cô giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu phần nào đã
biết được những đặc điểm, hoạt động của văn phòng, hiểu được thế nào là quản
trị văn phòng. Nhằm trang bị cho sinh viên nhưng kiến thức và kĩ năng trong

3. Đối tượng phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần
đầu tư phát triển Đô thị và Khu công nghiệp
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Công ty
- Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công ty
- Công tác văn thư văn phòng Công ty
- Giải pháp nâng cao công tác văn thư tại Công ty
* Phạm vi:
Công tác Tổ chức điều hành của các Công ty trong hệ thống Intracom nói
chung và Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị và Khu công nghiệp nói
riêng
4. Nguồn tài liệu tham khảo
- Tham khảo từ những bài báo cáo của khóa trước.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
Nguyễn Thị Hòa

2
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
về việc quản lý và sử dụng con dấu;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về Công tác văn thư;
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ
về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24
tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;

Để thực hiện bài báo cáo này, ngoài các phương pháp chung được áp
Nguyễn Thị Hòa
3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dụng như: phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, đề tài còn sử dụng
các phương pháp cụ thể như:
- Phương pháp điều tra, khảo sát:
Được áp dụng trong khảo sát công tác văn thư tại Công ty
- Phương pháp phỏng vấn đối tượng:
Được áp dụng để phỏng vấn cán bộ công nhân viên tại văn phòng công ty
Phương pháp nghiên cứu và phân tích các tư liệu có liên quan
Được áp dụng đề tìm hiểu và phân tích các tư liệu trong cơ quan và ngoài
cơ quan để có thể đưa ra những lập luận mang tính khoa học cao, đánh giá, nhìn
nhận một cách khách quan về công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư phát
triển Đô thị và Khu công nghiệp
 Từ đó đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại Công
ty cổ phần đầu tư phát triển Đô thị và Khu công nghiệp.
7. Bố cục đề tài: 3 phần.
Phần I: Khảo sát Công tác Văn phòng của Công ty Cổ phần Đầu tư xâu
dựng Hạ tầng và Giao thông
Phần II: Tìm hiểu về tổ chức Công tác Văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu
tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.
Do thời gian, trình độ và vốn kiến thức còn có những hạn chế nhất định,
vì vậy báo cáo của em không tránh khỏi có những thiếu sót, mang tính chủ quan
trong nhận định, đánh giá cũng như đề xuất giải pháp. Chính vì vậy, để báo cáo

Cảng Dung Quất (giai đoạn 1) thuộc dự án đầu tư xây dựng tuyến đường Trà
My – Trà Bồng – Bình Long – Dung Quất.
- Công trình đường nối nhà máy thuỷ điện Hương Sơn với các công trình
đầu mối (Km00-Km11+503)
- Gói thầu XL số 01: Cải tạo nâng cấp tỉnh lộ 287 đoạn Km 0-047.23 đến
Km2+230.75 và 3 cầu, cầu Đen I, cầu Lữ Vân, cầu Trắng thuộc dự án cải tạo
nâng cáp tỉnh lộ 287 đoạn Tân Sỏi cầu Ka tỉnh Bắc Giang
- Cải tạo nâng cấp Quốc Lộ 14C đoạn qua tỉnh Đắc Lắc - Đắc Nông
- Đường vào nhà máy thuỷ điện Nậm Pung.
- Hạ tầng làng nghề gắn với khu du lịch Huyện Mai Châu - Hoà Bình.
- Đường 207 Quảng Yên – Hạ Lang – Cao Bằng
- Đường Kim Truy – Nuông Dăm
- Xây dựng cơ sở hạ tầng làng nghề xã Vân Hà - Việt Yên - Bắc Giang.
- Xây dựng cơ sở hạ tầng làng nghề thôn Thủ Dương, huyện Lục Ngạn
tỉnh Bắc Giang
- Khu du lịch Thiên Cầm - Hà Tĩnh
Nguyễn Thị Hòa

5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Xây dựng cơ sở hạ tầng làng nghề xã Tăng Tiến - Huyện Việt Yên - Bắc
Giang.
- Đường Tránh Thành phố Thanh Hóa
- Trụ sở liên đoàn bóng đá Việt Nam.
- Kè bảo vệ sông biên giới khu vực ngã ba xoáy nguồn Thị xã Móng Cái Tỉnh Quảng Ninh.
- Kè bảo vệ sông biên giới Đồng Mô - Huyện Bình Liêu - Tỉnh

- Lập dự án đầu tư, khảo sát, quy hoạch chi tiết, thiết kế công trình xây
dựng; thẩm tra dự án đầu tư, thẩm tra thiết kế và dự toán các công trình giao
thông thủy lợi;
- Kiểm tra giám định chất lượng công trình xây dựng; xác định nguyên
nhân và thiết kế sửa chữa, khắc phục sự cố các công trình xây dựng; kiểm tra,
chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn chịu lực và chứng nhận sự phù hợp về
chất lượng công trinh xây dựng;
- Khảo sát địa chất thủy văn, môi trường; khảo sát trắc địa; quan trắc lún,
biến dạng công trình;
- Xây dựng công nghiệp, dân dụng, trang trí nội ngoại thất, cơ sở hạ tầng khu
công nghiệp, khu dân cư,khu đô thị và công trình cấp thoát nước - xử lý môi trường;
- Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, các cấu kiện bê tông; ống thoát
nước; xuất khẩu, nhập khẩu, mua bán, cho thuê vật tư, máy móc, thiết bị, phụ
tùng, dây chuyền công nghệ; kinh doanh vận chuyển hàng hóa; kinh doanh bất
động sản;
- Bồi dưỡng, tập huấn, phổ biến thông tin khoa học công nghệ xây dựng và
tiêu chuẩn hóa xây dựng; bồi dưỡng tập huán các chuyên đề kỹ thuật phục vụ công
tác xây dựng và các lĩnh vực khác theo nhu cầu xã hội mà luật pháp cho phép;
- Kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của Pháp luật.
b. Nhiệm vụ, quyền hạn
Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty.
Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,
luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủ
trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa bàn.
Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty.
Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,…
theo đúng quy định của pháp luật.
Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị và Khu Công nghiệp ngày càng
mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình để góp phần phát triển đất nước ngày
Nguyễn Thị Hòa

xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối ngoại
và có hiệu quả sử dụng vốn.
b. Phòng Hành chính Tổng hợp
Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty xây dựng các chương trình thi đua,
khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở các phòng ban, bộ phận,
là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,….
Nguyễn Thị Hòa

8
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động,
vệ sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách.
Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyện
tuyển chọn nhân sự toàn công ty. Xây dựng các bảng nội quy, đề ra các chính
sách về nhân sự.
Xây dựng, quản lý các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của công ty.
Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kế
hoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện
kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thực
hiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sản
xuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra các chiến lược
tiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện.
c. Phòng Kế hoạch Kỹ thuật
Chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thi công, nghiên cứu tìm gia
các phương pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết bị, giám sát quá trình thi
công và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm.

- Lập kế hoạch sửa chữa lớn, sửa chữa nhỏ máy móc Công ty.
- Lập kế hoạch sử dụng vật tư - phụ tùng phục vụ công tác bảo dưỡng, sửa
chữa xe máy thi công theo kế hoạch tháng, quý, năm.
- Quản lý tài sản cố định, dụng cụ đồ nghề theo các đợt kiểm kê.
f. Phòng Công trình 1 và Phòng Công trình 2
Chịu trách nhiệm giám sát, thi công các công trình
Quản lý chất lượng công trình xây dựng, vật liệu xây dựng
g. Ban điều hành công trình: Là bộ phận trực tiếp tham gia điều hành thi
công các công trình
h. Đội thi công xây lắp + các tổ thi công : là bộ phận trực tiếp tham gia thi
công tại các công trình, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban điều hành công trình.

1.1.4 Sơ đồ tổ chức của Công ty ( PHỤ LỤC 2 )
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác Hành
chính Văn phòng của Cơ quan
1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng
1.2.2 Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng
a. Chức năng
Tham mưu và giúp việc cho Giám đốc Công ty trong các lĩnh vực:
- Công tác tổ chức cán bộ
- Công tác lao động tiền lương và các chế độ chính sách
- Công tác tuyển dụng, đào tạo
Nguyễn Thị Hòa

10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


11
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cầu các đơn vị phụ thuộc lập báo cáo thống kê định kỳ về công tác lao động, về
việc thực hiện các chế độ, chính sách đối với người lao động;
- Đề xuất nâng lương theo đúng quy định của Nhà nước và Công ty.
- Theo dõi quản lý hồ sơ sức khoẻ CBCNV, mua và phát thẻ BHYT cho
CBCNV, tổ chức khám sức khoẻ định kỳ cho CBCNV;
- Mua, quản lý cấp phát thuốc, sơ cấp cứu bệnh nhân. Làm các thủ tục cần
thiết giới thiệu CBCNV đến bệnh viện chữa bệnh và điều trị;
- Kiểm tra công tác vệ sinh công nghiệp, vệ sinh cơ quan, phòng chống
dịch bệnh, an toàn thực phẩm cho bữa ăn ca. Liên hệ với các đơn vị trực thuộc
để kiểm tra, đôn đốc vệ sinh công nghiệp.
* Công tác tuyển dụng đào tạo:
- Chủ trì xây dựng kế hoạch sử dụng có hiệu quả lực lượng lao động hiện
có theo kế hoạch SXKD, trình Giám đốc Công ty phương án tìm nguồn bổ sung
khi thiếu;
- Đào tạo và đào tạo lại, bồi dưỡng nâng bậc và tuyển lao động. Xây dựng
các quy chế nội bộ về quản lý, sử dụng lao động trên cở sở Bộ luật lao động
trình Giám đốc Công ty duyệt;
- Chủ trì công tác ký kết hợp đồng lao động, báo cáo Giám đốc Công ty
quyết định.
* Công tác Hành chính tổng hợp:
Thứ nhất: Lưu trữ, quản lý công văn, văn bản của Nhà nước trên nguyên
tắc bảo mật, đúng nội quy, quy định;
- Công tác văn thư, đánh máy, photo, đề xuất mua, quản lý và cấp phát

- Thẩm định hồ sơ nhân sự, đề bạt các vị trí quản lý tại các công ty con
theo quy định tại Điều lệ Công ty.
Thứ hai: Đối với công tác lao động tiền lương
- Không ký xác nhận bảng chấm công, bảng tính lương của các đơn vị
trực thuộc khi không có đầy dủ thủ tục cần thiết theo quy định.
- Đề xuất phòng TCKT không thanh toán lương đối với các trường hợp
hết hạn HĐLĐ nhưng không làm thủ tục xét ký tiếp mặc dù đã được đôn đốc
nhắc nhở.
Thứ ba: Đối với công tác hành chính
- Không đóng dấu đối với các văn bản ký thẩm quyền, không đảm bảo thể
thức, không đảm bảo thể thức, không đầy đủ chữ ký của bộ phận soạn thảo.
- Ký, ban hành các thông báo, kỷ luật ở mức độ phê bình CBNV vi phạm
các nội quy về giờ giấc làm việc.
Nguyễn Thị Hòa

13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Ký sao y bản chính các văn bản do công ty ban hành.
Thứ tư: Đối với công tác Quản trị văn phòng
- Duyệt mua, cấp cho phòng ban các thiết bị phục vụ công tác văn phòng
có giá trị dưới 300.000đ.
- Ký duyệt cấp xe, cấp giấy đi đường, cấp giấy giớ thiệu cho CBNV di
công tác.
Thứ năm: Đối với công tác truyền thông
- Điều động, phân công công việc cho CBNV các phòng ban tham gia tổ
chức các sự kiện của Công ty.

Trưởng phòng điều hành mọi hoạt động của Văn phòng trên cơ sở Quy
chế làm việc của Công ty, Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng, các
quy định pháp luật về cán bộ, công chức và viên chức và quy định về tổ chức
hoạt động của các đơn vị trực thuộc Văn phòng.
- Yêu cầu về trình độ, kỹ năng và khả năng:
• Số năm kinh nghiệm: Có 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương hoặc
chuyên viên tổng hợp
• Đã học qua lớp lý luận chính trị cao cấp
Có trình độ về công tác quản lý nhà nước và được đào tạo qua các lớp về
quản lý nhà nước và quản lý hành chính
• Trình độ tin học: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng và một số phần
mềm vi tính khác
• Khả năng làm việc và ra quyết định độc lập
• Khả năng tư duy lôgic và tổng hợp
• Điều kiện làm việc:
Được bố trí phòng làm việc riêng, tiện nghi và hiện đại, trang bị đầy đủ
phương tiện cần thiết cho thực hiện công việc.
- Thời gian làm việc:
Thực hiện theo chế độ giờ hành chính 8h/ngày, được nghỉ thứ 7, chủ nhật
và các ngày lễ theo quy định.
b. Xây dựng bản mô tả công việc của Nhân viên Hành chính Tổng hợp
- Chức danh: Chuyên viên văn phòng
- Vị trí: Cấp dưới và chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo văn phòng
- Phòng/ban: phòng Tổ chức Hành chính
- Hệ số lương: 2.34
- Các nhiệm vụ và trách nhiệm đối với công việc:
• Tổng hợp tình hình dựa trên các số liệu, thông tin mà đồng nghiệp cung
Nguyễn Thị Hòa

15

tạo điều kiện phát huy năng lực và chuyên môn.
• Thời gian làm việc: Thực hiện theo chế độ giờ hành chính 8h/ngày, được
nghỉ thứ 7, chủ nhật và các ngày lễ theo quy định.
• Đi công tác: Có thể đi công tác xa, công tác đột xuất khi cơ quan hay
Nguyễn Thị Hòa

16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công việc yêu cầu.
• Được hưởng các chế độ về tiền lương và chế độ khác theo quy định của
pháp luật
c. Bản mô tả công việc của Nhân viên Hành chính Nhân sự
1 Tuyển dụng
- Nhận các phiếu nhu cầu Nhân Sự của các bộ phận.
- Lập kế hoạch tuyển dụng và trình duyệt cho GĐ
- Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt.
- Theo dõi kết quả thử việc, tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc, chính
thức cho người lao động.
2 Đào tạo
- Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm.
- Tổ chức thực hiện việc đào tạo trong và ngoài công ty.
- Đánh giá kết quả đào tạo
- Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho người lao động mới vào
công ty về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao động .
- Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty.
4 Thực hiện các thủ tục nhân sự

8 Thực hiện các thủ tục liên quan cơ quan nhà nước về lao động, hành
chính
- Thủ tục đăng ký lao động.
- Thủ tục liên quan đến Bảo hiểm xã hội, y tế.
- Phụ trách tiếp đoàn kiểm tra về lao động, hành chính.
9 Quản lý các công việc hành chính công ty- Quản lý biểu mẫu, tài liệu
của công ty.
- Trực tiếp quản lý văn phòng phẩm.
- Trực tiếp quản lý hoạt động bảo trì, bảo vệ công ty.
- Quản lý các máy móc, dụng cụ thuộc văn phòng công ty..
- Thực hiện công tác văn thư hành chính của công ty.
- Thực hiện các hoạt động hành chánh khác do GD giao
d. Bản mô tả công việc của nhân viên Hành chính- Lễ tân
- Quản lý văn phòng phẩm của công ty: nhận các đề xuất ăn phòng phẩm,
lập đề xuất mua VPP 2 lần/tháng, cấp phát VPP theo yêu cầu, hàng tháng rà soát
lại số lượng VVP tồn, lập thẻ kho để theo dõi việc nhập, cấp phát VPP, tồn VPP.
- Quản lý và phân phát các biểu mẫu liên quan đến hành chính: lưu các
biểu mẫu trong máy, in các biểu mẫu và lưu trong bìa còng các biểu mẫu theo bộ
Nguyễn Thị Hòa

18
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phận, hàng tuần chủ động thông tin cho các bộ phận về tình hình sử dụng biểu
mẫu, hàng tuần đi photo các biểu mẫu theo yêu cầu và tự làm thủ tục thanh toán.
- Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đến. Phân loại và chuyển
công văn, giấy tờ cho nhân viên giao nhận (hoặc tự chuyển) đến các bộ phận


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Hàng tuần, bảo vệ lập báo cáo nhập xuất tài sản trong công ty chuyển Tổ
trưởng bảo vệ kiểm tra, sau đó báo cáo cho TP HC.
- Khi khách đến liên hệ giao dịch. Bảo vệ hỏi rõ lai lịch của khách sau đó
liên hệ văn phòng hoặc người cần gặp. Nếu bộ phận văn phòng công ty đồng ý
tiếp thì bảo vệ đề nghị khách đăng ký và xuất trình giấy tờ tùy thân trước khi
vào công ty.
- Bảo vệ có trách nhiệm giúp khách, CNV đưa xe vào đúng vị trí khi
khách CNV dừng xe trước công ty, phát thẻ xe, thu thẻ xe khi khách – CNV lấy
lại xe, giúp khách CNV chuyển xe từ chỗ để xe ra ngoài.
- Khi có thư báo, bưu phẩm, quà tặng. Nhân viên bảo vệ nhận từ tay
người đưa đến đồng thời chuyển ngay đến bộ phận văn thư của Công ty xử lý
- Giúp đỡ các bộ phận cá nhân nơi công tác trong phạm vi thời gian cho
phép.
- Lập sổ theo dõi CNV và khách và Công nhân viên ra vào Công ty
- Thứ bảy hàng tuần, bảo vệ photo sổ theo dõi CNV và khách chuyển về
Trưởng phòng HC.
- Quản lý chìa khoá các bộ phận, chìa khoá chính, ghi rõ số khoá đã bàn
giao trong sổ trực ban khi được phân công
- Liên hệ cơ quan lân cận hoặc địa phương để hợp đồng phối hợp khi cần
thiết (khi có sự uỷ nhiệm của lãnh đạo).
- Thường xuyên kiểm tra tài sản, phát hiện ra những CNV xâm phạm tài
sản và nội qui của Công ty
.• Vận hành thành thạo, thao tác nhanh, xử lý kịp thời khi có sự cố xảy ra
biết bảo dưỡng và sửa chữa hư hỏng thông thường của thiết bị PCCC.
• Nhắc nhở nhân viên, công nhân khách đến làm việc luôn tuân thủ các
biện pháp an toàn lao động, PCCN và nội quy Công ty.
Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công


Nguyễn Thị Hòa

21
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VÀ KHU CÔNG NGHIỆP
2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác Văn
thư, lưu trữ của Cơ quan
Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư có vai trò đặc biệt quan
trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có chức năng nhiệm vụ riêng
nhưng đều có đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh ra
những giấy tờ liên quan là những văn bản, tài liệu có giá trị đều được giữ lại để
tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây chính là những căn cứ xác nhận sự việc
đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Hoạt động công tác văn thư trở nên
thường xuyên ở cơ quan, doanh nghiệp góp phần không nhỏ vào việc nâng cao
chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp. Bởi vậy, ban hành quy định quản lý về công tác văn thư là vấn đề quan
trọng và có yêu cầu cao về tính chính xác, hợp lý, đảm bảo tính pháp lý và phù
hợp với nền hành chính nước ta.
Hiện tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị và Khu công nghiệp
chưa có văn bản nào do chính công ty ban hành để quản lý về công tác văn thư –
lưu trữ của công ty mình. Công ty tiến hành thực hiện theo những văn bản do
các cơ quan Trung ương đã ban hành về công tác văn thư – lưu trữ. Cụ thể:
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
về việc quản lý và sử dụng con dấu

thuộc phòng Tổ chức- Hành chính trực thuộc Văn phòng cơ quan thực hiện các
công việc có liên quan đến công tác văn thư do Trưởng phòng giao...
Tổ chức văn thư tập trung là hình thức được sử dụng phổ biến hiện nay.
Tuy nhiên vẫn còn những ưu điểm và nhược điểm:
2.2.1 Nhận xét
* Ưu điểm:
- Công tác văn thư được thực hiện khoa học,được sự quan tâm, chỉ đạo
kịp thời của ban lãnh đạo công ty. Thường xuyên tổ chức cho các cán bộ tham
gia vào các lớp bồi dưỡng, các lớp tập huấn nghiệp vụ để nâng cao trình độ
chuyên môn.
- Văn thư đã thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình, giúp lãnh đạo
giải quyết công việc nhanh chóng, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời.
- Việc đăng ký văn bản đúng theo quy định của Nhà nước.
- Giúp cho Công ty quản lý thống nhất văn bản đi - đến. Số lượng văn bản
được thống kê giúp cho việc tra tìm văn bản một cách dễ dàng và thuận tiện.
Nguyễn Thị Hòa

23
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D