BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP
TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU
TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG

Khóa luận tốt nghiệp ngành
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên
Khóa
Lớp

: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
: THS. HOÀNG VĂN THANH
: NGUYỄN VĂN LONG
: 1305QTVD035
: 2013-2017
: ĐH QTVP 13D

HÀ NỘI - 2017
LỜI CẢM ƠN


Để hoàn thành bài khóa luận này, tôi đã nhận được sự hỗ trợ, giúp đỡ
của nhiều cá nhân, tổ chức. Với tất cả tình cảm cho phép tôi được bày tỏ lòng
biết ơn sâu sắc đến tất cả các cá nhân và tổ chức đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi

LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN............................................................................................3
MỤC LỤC........................................................................................................4
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT..............................................................6
PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................1
Lý do chọn đề tài........................................................................................................................ 1
Lịch sử nghiên cứu vấn đề........................................................................................................... 2
Mục tiêu...................................................................................................................................... 2
Nhiệm vụ nghiên cứu.................................................................................................................. 2
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................................................... 2
Giả thuyết nghiên cứu................................................................................................................. 3
Phương pháp nghiên cứu............................................................................................................. 3
Cấu trúc đề tài............................................................................................................................. 3

PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................4
CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC
CUỘC HỘI HỌP.............................................................................................4
1.Khái niệm hội họp.................................................................................................................... 4
2.Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức các cuộc hội họp.............................................................4
3.Phân loại các cuộc hội họp....................................................................................................... 5
4.Quy trình tổ chức hội họp......................................................................................................... 7
5.Chuẩn bị hội họp...................................................................................................................... 7
6.Tiến hành hội họp................................................................................................................... 12
7.Công việc sau hội họp............................................................................................................ 14

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI
HỌP TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ
TẦNG VÀ GIAO THÔNG...........................................................................16
2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty CP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông.........................16

3.3. Tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp.........................46
3.4. Nâng cao kiến thức nghiệp vụ văn phòng của đội ngũ cán bộ, công nhân viên....................48

KẾT LUẬN....................................................................................................50
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................51
PHỤ LỤC.........................................................................................................1


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
CBNV
CP
HĐLĐ
INTRACOM
SXKD

Cán bộ nhân viên
Cổ phần
Hợp đồng lao động
Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
Sản xuất kinh doanh


PHẦN MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Ở bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải có một bộ phận, đơn
vị chuyên lo về công tác thu thập, xử lý, truyền đạt các thông tin trong cơ
quan về các nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của
lãnh đạo và đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất cũng như an ninh, an
toàn cho toàn cơ quan, đơn vị bộ phận đó được gọi là Văn phòng. Văn phòng
có hai chức năng chính đó là chức năng tham mưu, giúp việc và chức năng

cụ thể.
Mục tiêu
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về tổ chức các cuộc họi họp, đề tài nhằm
nghiên cứu thực trạng và đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ
chức hội nghị của Văn phòng công ty.
Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu lý luận về hội họp
- Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức hội họp của Văn phòng
Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông;
- Đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện về công tác tổ chức các cuộc
hội họp của Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông;
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công
ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông;
Phạm vi nghiên cứu:
Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp tại Công ty CP Đầu tư
xây dựng hạ tầng và giao thông;
- Về không gian: Công tác tổ chức hội họp của Công ty CP Đầu tư xây
dựng hạ tầng và giao thông;

2


Giả thuyết nghiên cứu
Nếu công tác tổ chức các cuộc hội họp của Văn phòng Công ty CP Đầu
tư xây dựng hạ tầng và giao thông được nâng cao thì sẽ loại bỏ được những
khâu trung gian không cần thiết cũng như công việc được tiến hành một cách
thuận lợi giúp cho công ty có thể hiện đại hóa hơn trong công tác văn phòng.
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thống kê điều tra khảo sát

(Nguyễn Thị Kim Thanh, Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng,Nxb
Thống kê)

Như vậy có thể suy ra rằng khái niệm hội họp hiểu theo cách đơn giản
đó là hình thức sinh hoạt tập thể nhằm bàn bạc, trao đổi, đánh giá, hoặc cung
cấp thông tin về một vấn đề nào đó, vấn đề này có thể được thồng nhất hoặc
không thống nhất sau mỗi lần hội họp.
2. Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức các cuộc hội họp
- Khi cơ quan, tổ chức mở các cuộc Hội họp như “ Hội nghị , cuộc họp
(ngoài ra còn có hội họp trao đổi thông tin, hội thảo quốc tế), sẽ giúp thủ
trưởng cơ quan đánh giá được tình hình hoạt động của cơ quan trong từng
tháng cho đến một năm, để từ đó phát huy những ưu điểm, khắc phục những
hạn chế còn tồn tại trong quá trình hoạt động. Sau đó cùng nhau bàn bạc tìm
ra phương án giải quyết để tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc và đưa ra

4


phương hướng hoạt động cho năm tới.
- Tổ chức các cuộc hội họp là cơ hội để các phòng, ban, đơn vị trong cơ
quan giao lưu, học hỏi lẫn nhau trong quá trình làm việc, nâng cao tinh thần
đoàn kết trong nội bộ cơ quan, luôn đặt lợi ích của tập thể lên hàng đầu.
- Các cuộc họp là nơi các thành viên trong cơ quan và ngoài cơ quan
trao đổi, đóng góp ý về một vấn đề nào đó, giúp cơ quan có được nhiều
phương án hoạt động và sau đó sẽ cùng nhau thống nhất một phương án tối
ưu nhất cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Giúp cho hoạt động của cơ quan,
tổ chức được ổn định và bền vững.
3. Phân loại các cuộc hội họp
Có nhiều căn cứ khác nhau để phân loại các cuộc hội họp trong đó điển
hình có một số căn cứ phổ biến sau:

- Hội họp phổ biến triển khai nhắm mục đích quán triệt tư tưởng, quan
điểm, chủ trương, giải pháp đã đề ra, xây dựng kế hoạch, chương trình
- Hội họp đôn đốc kiểm tra, nhằm đánh giá kịp thời, triển khai chương
trình, kế hoạch công tác.
- Hội họp sơ kết , tổng kết nhằm đánh gía, rút kinh nghiệm
Căn cứ vào hình thức hội họp
- Hội họp chính thức, tổ chức công khau theo quyết định của lãnh đạo
- Hội họp không chính thức: được tổ chức trong diện hẹp không công
khai hoặc mang tính nội bộ, nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội
dung bí mật hoặc chưa cần phổ biến rộng rãi.
Căn cứ vào mục đích và tính chất của cuộc hội họp
- Hội họp trao đổi thông tin
- Hội họp triển khai công việc
- Hội họp mở rộng dân chủ
- Hội họp giải quyết vấn đề

6


4. Quy trình tổ chức hội họp
5. Chuẩn bị hội họp
Bước 1: Xác
định mục
đích, yêu cầu

Bước 9: Chuẩn
bị kinh phí tổ
chức

Bước 2: Lập

nêu rõ những vấn dề sau
+ Tên buổi họp
+ Thời gian tham dự hội họp
+ Thành phần tham dự hội họp
+ Địa điểm hội họp
+ Phương tiện kĩ thuật, vật chất phục vụ buổi họp
+ Nội dung hội họp
+ Các chương trình khác( tham quan, văn nghệ, chiêu đãi)
+ Quy định thành phần hội họp. Lập danh sách cụ thể đẻ căn cứ vào đó
gửi giấy triệu tập hoặc thư mời hội họp. Khi cần thiết phải gử trước nội dung
họp và yêu cầu người được mời tham dự trả lời trong thời hạn nhất định có
đến hay không.

7


+ Xác định thời gian hội họp, chuẩn bị phòng họp , bảo đảm đủ bàn ghế
. ánh sáng, âm thanh, bục báo cáo , khẩu hiệu, cờ, hoa nếu có
+ Chuẩn bị các phương tiện làm việc, tổ chức in ấn tài liệu phục vụ
cuộc họp, các trang thiết thị như máy ghi âm, loa đài...
Bước 2: Lập kế hoạch
Tùy theo tính chất, quy mô, mục đích mà cơ quan, tổ chức đặt ra khi tổ
chức hội họp việc lập kế hoạch hội nghị có thể được hoặc không được tiến
hành hoặc phải có những yêu cầu đặc biệt trong kỹ thuật xây dựng.
Kế hoạch: là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp
theo trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Kế hoạch Hội họp là một văn bản có tính định hướng trình bày những
vấn đề cơ bản liên quan đến việc tổ chức Hội họp
Kế hoạch Hội nghị bao gồm các nội dung cơ bản sau:
+ Tên Hội họp

Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp
- Tùy theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người
tiệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần , số lượng người
tham dự cuộc họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả
- Quản lý đơn vị được mời họp, phải cử người tham dự cuộc họp đúng
thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ, đáp ứng và yêu cầu của
cuộc họp.
- Trường hợp ngườ được triệu tập hoặc được mời là quản lý các bộ
phận không thể tham dự cuộc họp thì có thể ủy quyền cho cấp dưới đủ khả
năng đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi họp thay
Bước 5: Soạn thảo giấy mời
Khái niệm: Giấy mời là một văn bản gửi đến để mời một cơ quan, tổ
chức, cá nhân tham gia một sự kiện, vấn đề nào đó. Bao gồm chi tiết về thời
gian, địa điểm diễn ra sự kiện đó.

9


Tùy thuộc vào vị trí của từng đại biểu, tính chất của mối quan hệ và các
nghi thức phải tuân thủ sẽ có nhiều mẫu giấy mời khác nhau. Sự trang trọng
của giấy mời sẽ tạo nên những đánh giá ban đầu của đại biểu về thái độ, sự
tôn trọng của cơ quan hay quy mô của chính Hội họp. Thư ký sẽ là người trực
tiếp soạn thảo giấy mời.
Giấy mời cần đảm bảo các nội dung sau:
+ Tên cơ quan, đơn vị, cá nhân mời.
+ Tên hội họp
+ Họ và tên chức vụ người được mời.
+ Thời gian.
+ Địa điểm.
+ Yêu cầu.

Các loại cuộc họp khác thì tùy theo tính chất và nội dung mà bố trí tiến
hành hợp lý, nhưng không quá 2 ngày.
Bước 8: Chuẩn bị ghi biên bản hội họp
Biên bản: là loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc
đang xảy ra.
Biên bản Hội họp: là văn bản ghi lại những diễn biến của Hội họp, là
bằng chứng để chứng minh cho các sự kiện xảy ra trong Hội họp
Công việc ghi biên bản tại Hội họp được giao cho một cá nhân hoặc do
Thư ký Văn phòng trực tiếp đảm nhiệm.
Để chuẩn bị tốt cho việc ghi biên bản tại Hội họp thì văn phòng cần
thực hiện các công việc sau:
- Xin ý kiến lãnh đạo về hình thức ghi biên bản Hội họp để giao cho
Thư ký Hội họp thực hiện tại Hội nghị.
- Kiểm tra lại vị trí chỗ ngồi của Thư ký Hội họp
- Chuẩn bị các phương tiện phục vụ hoặc hỗ trợ kỹ thuật ghi biên bản

11


như máy tính, máy ghi âm, máy ảnh, sổ ghi biên bản, giấy ghi biên bản.
- Ngoài ra cần chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ cho kỹ thuật ghi biên
bản Hội họp
Bước 9: Chuẩn bị kinh phí tổ chức hội họp
Căn cứ vào quy mô và yêu cầu tổ chức, đơn vị chủ trì lập một bản dự
trù kinh phí các khoản chi tiêu cho Hội họp như kinh phí trang trí hội trường
(cờ, hoa, băng rôn, maket…), kinh phí đi lại cho đại biểu, kinh phí khen
thưởng…Sau khi hoàn thành trình lên lãnh đạo cơ quan xem xét và phê duyệt
nguồn kinh phí để tiến hành việc tổ chức Hội họp
6. Tiến hành hội họp
Bước 1: Đón


Đón tiếp đại biểu đòi hỏi cần phải chu đáo và thận trọng trong từng cử
chỉ, tránh ảnh hưởng đến hình ảnh của cơ quan.
Bước 2: Điểm danh đại biểu.
Việc điểm danh đại biểu giúp cho Ban tổ chức xác định được chính xác
số lượng đại biểu chính thức đến tham dự Hội họp. Điều này còn liên quan tới
giá trị của các Hội họp
Hình thức điểm danh đại biểu trong Hội họp
+ Sơ đồ vị trí chỗ ngồi.
+ Thẻ đại biểu.
+ Đăng ký của trưởng đoàn đại biểu tại ban lễ tân.
+ Một phiếu đăng ký có mặt bao gồm các nội dung sau: Họ và tên, đơn
vị công tác, chức vụ, thời gian…Ngoài ra có thể thêm một vài ghi chú để đại
biểu biết như thời gian nộp lại phiếu, các thông tin góp ý từ phía đại biểu.
Bước 3: Giữ đúng giờ giải lao và báo cáo tham luận cho đại biểu đọc tham
luận.
Để đảm bảo giữ đúng giờ giải lao trong quá trình hội nghị diễn ra thì
Ban tổ chức nên công khai chương trình nghị sự Hội họp để gửi cho các đại
biểu có liên quan. Trong trường hợp chương trình nghị sự có sự thay đổi thì
Ban tổ chức phải báo cáo kịp thời cho các đối tượng có liên quan.
Giờ giải lao không chỉ giảm căng thẳng của Hội nghị mà còn là bước
chuyển tiếp nội dung giữa các chương trình chính vì vầy việc duy trì giờ giải
lao là rất cần thiết.
Bước 4: Ghi biên bản
Người được giao nhiệm vụ ghi biên bản tại hội nghị không nhất thiết là
Thư ký Văn phòng. Thư ký cuộc họp có thể là cán bộ, nhân viên của cơ quan,
tổ chức.
Các yêu cầu đối với việc ghi biên bản:

13

liệu liên quan tới
cuộc họp

Bước 6: Rút
kinh nghiệm tổ
chức

14

Bước 3: Lập hồ sơ

Bước 5 Thông
báo và triển
khai kết quả

Bước 4: Lưu hồ
sơ


Khi Hội họp kết thúc cần tiến hành thực hiện các công việc sau:
+ Ban tổ chức phối hợp các phòng ban chức năng giải quyết các giấy
tờ, thủ tục liên quan tới kỹ thuật tổ chức Hội họp
+ Tiến hành thu thập các văn bản hình thành trong quá trình tổ chức hội
nghị để phục vụ công tác lập hồ sơ Hội họp
+ Lập hồ sơ Hội họp, bao gồm toàn bộ văn bản giấy tờ hình thành trong
quá trình tổ chức hội nghị như biên bản Hội nghị, các báo cáo, diễn văn khai
mạc, bế mạc…
+ Lưu hồ sơ
+ Giúp lãnh đạo thông báo và triển khai kết luận của cuộc họp
+ Tổ chức họp rút kinh nghiệm sau cuộc họp


16


cầu về kỹ thuật và mỹ thuật.Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đang
dần được khẳng định trong thị trường cạnh tranh của ngành xây dựng.Để đi
vào hoạt động như các Công ty xây dựng khác Công ty đã “Căn cứ Hiến
pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 đã được sửa đổi,
bổ sung một số điều theo Nghị quyết số 51/2001/QH10. Quốc hội ban hành
Luật sửa đổi, bổ sung một số điều liên quan đến đầu tư xây dựng cơ bản của
Luật xây dựng cơ bản của Luật xây dựng số 16/2003/QH11”
Tên công ty: Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
Tên giao dịch Quốc tế: Infastructure Investment and Transportations
Contruction Joint Stock Company.
Tên viết tắt: INTRACOM
Trụ sở chính: Tòa nhà Intracom, phường Phúc Diễn, quận Bắc Từ
Liêm, TP Hà Nội
Điện thoại: + 84 4 37 914 111
Fax: + 84 4 37 914 112
Website: www.intracom.com.vn
Facebook: facebook.com/intracom.home
Website: www.intracom.com.vn
Ngày thành lập: 28/01/2001.
Tổng số cán bộ, công nhân viên: 253 người. Trong đó: 3 người đạt trình
độ thạc sỹ, 143 người là kỹ sư chuyên môn, 42 người trình độ cử nhân và 65
người trình độ cao đẳng, trung cấp ( theo tổng hợp của Văn phòng năm 2015)
Kể từ khi thành lập đến nay Công ty đã và đang đầu tư xây dựng nhiều
công trình đóng góp đáng kể vào sự phát triển của các lĩnh vực Kinh tế, chính trị,
văn hoá ... của Thủ đô và cả nước. Công ty từng bước xây dựng thương hiệu,
truyền thống; Công ty đã được tặng thưởng nhiều giấy khen, bằng khen của

ty.
Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập
kế hoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo
thực hiện kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng,
theo dõi thực hiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing
từ quá trình sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập
ra các chiến lược tiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện.
Phòng kế hoạch - kĩ thuật: chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình
thi công, nghiên cứu tìm gia các phương pháp thi công, quản lý dây chuyền,
thiết bị, giám sát quá trình thi công và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao
chất lượng sản phẩm.
Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt
động sản xuất kinh doanh của Công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán các
nghiệp vụ phát sinh hàng ngày của Công ty. Thông qua hạch toán ở các khoản
thu mua xuất nhập nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết quả kinh doanh

19