LỜI CAM ĐOAN
Đây là bài khảo sát đánh giá về công tác tổ chức hội họp của Ủy ban nhân
dân Huyện Tuần Giáo- tỉnh Điện Biên. Tôi xin cam đoan đây là bài khảo sát
đánh gái của tôi trong thời gian qua. Nếu gặp phải bất cứ vấn về nào tôi xin chịu
hoàn toàn trách nhiệm.


LỜI CẢM ƠN
Để có được bài khảo sát đánh giá này tôi xin được cảm ơn sự giúp đỡ đặc
biệt của ThS. Lâm Thu Hằng. Trong qúa trình thực hiện gặp phải một số khó
khăn. Tuy nhiên giảng viên rất nhiệt tình giúp đỡ.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội ngày 11 tháng 12 năm 2016


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN


MỞ ĐẨU
1. Lý do chọn đề tài
Các giải pháp cho các vướng mắc trong thế giới thực được tìm thấy xuyên
qua cuộc họp và thảo luận nhóm. Một cuộc họp vẫn tốt hơn là điện thoại, máy
fax, hội nghị bằng video, máy vi tính, các sản phẩm khác của công nghệ thông
tin hoặc các cá nhân làm việc một mình.
Những cuộcc họp đóng vai trị rất quan trọng, vì đó là nơi mà bầu không
khí và văn hoá của tổ chức được duy trì, là một trong những cách thức để các tổ
chức nói với đội ngũ nhân viên của mình rằng: “Bạn là một thành viên của tập
thể”
Nếu tổ chức những cuộc họp buồn tẻ, yếu kém mà lại kéo dài lê thê, thì

- Phương pháp phân tích số liệu thống kê;
- Phương pháp tổng kết thực tiễn;
- Phương pháp phân tích, tổng hợp
- Một số phương pháp khác…
5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Tìm hiểu và đánh giá ích lợi của việc tổ chức hội nghị đối với hoạt động
của cơ quan, đơn vị. Đồng thời với bản thân em có thể bước đầu tập dượt nghiên
cứu khoa học và có thể gắn lý luận khoa học với thực tế để từ đó cá nhân em
biết cách tổ chức hội hop nhằm nâng cao kiến thức cảu bản thân và phục vụ cho
công việc sau này
6. Cấu trúc đề tài
Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨCVÀ HOẠT ĐỘNG CỦA HĐNDUBND HUYỆN TUẦN GIÁO
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HỘI HỌP TẠI HĐND-UBND
HUYỆN TUẦN GIÁO
Chương 3:CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HỘI HỌP

5


Chương 1.
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨCVÀ HOẠT ĐỘNG CỦA HĐND- UBND
HUYỆN TUẦN GIÁO
1.1. Lịch sử hình hành.
Huyện Tuần Giáo nằm ở phía Tây Bắc của Tổ quốc, là huyện cửa ngõ
phía Nam của tỉnh Điện Biên, cách thủ đô Hà Nội 405 km.Phía Đông giáp
huyện Quỳnh Nhai (tỉnh Sơn La);phía Tây giáp huyện Điện Biên và huyện
Mường Chà;phía Nam giáp huyện Thuận Châu (tỉnh Sơn La) và huyện Điện
Biên Đông; phía Bắc giáp Mường Chà và huyện Tủa Chùa.Năm 1945 Cách
mạng Tháng Tám thành công trong cả nước, song Tuần Giáo cũng như các
huyện khác của tỉnh Lai Châu đều không có khởi nghĩa giành chính quyền về

Đun, Tênh Phông và thị trấn Tuần Giáo.Ngày 19-3-1969, Bộ Nội vụ ra Quyết
định số 143/NV về việc phê chuẩn thành lập trị trấn nông trường Mường
ẳng.Huyện Tuần Giáo có 22 xã và 2 thị trấn: Thị trấn Tuần Giáo và thị trấn nông
trường Mường ẳng.
Theo quyết định số 328/CP ngày 15-12-1977 của Hội đồng Chính phủ, ba
xã: Mường Báng, Xá Nhè, Mường Đun của huyện Tuần Giáo được sáp nhập vào
huyện Tủa Chùa.Huyện Tuần Giáo còn lại 19 xã và 2 thị trấn.Ngày 26-51997,Chính phủ ra Nghị định số 52- CP về giải thể thị trấn Nông trường Mường
ẳng, thành lập thị trấn Mường ẳng trên cơ sở 502 ha diện tích tự nhiên và 2.900
nhân khẩu của xã ẳng Nưa.Từ ngày 21 đến 26-10-2003, kỳ họp thứ 11 Quốc hội
nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ra Nghị quyết số 22 "về việc chia và
điều chỉnh địa giới hành chính một số tỉnh" trong đó có Lai Châu.Tỉnh Lai Châu
(cũ) được chia thành tỉnh Lai Châu (mới) và tỉnh Điện Biên.Tuần Giáo là một
trong 8 huyện, thị xã, thành phố của tỉnh Điện Biên.Huyện Tuần Giáo có 19 xã
và 2 thị trấn, đó là: ẳng Nưa, ẳng Cang, ẳng Tở, Búng Lao, Mường Lạn, Chiềng
Sinh, Mường Thín, Quài Tở, Quài Cang, Quài Nưa, mùn Chung, Toả Tình,
Mường Mùn, Pú Nhung, Ta Ma, Phình Sáng, Nà Sáy, Mường Đăng, Tênh
Phông, thị trấn Tuần Giáo và thị trấn Mường ẳng và thị trấn Tuần Giáo.Một quá
trình dài thay đổi địa giới và tên gọi nhưng địa danhMường Quài - Tuần Giáo
vẫn mãi trường tồn với lịch sử.
1.2. Cơ cấu tổ chức.
7


Bao gồm:
Chủ tịch UBND huyện: Vũ Văn Đức
Phó Chủ tịch UBND huyện: Nguyễn Phi Sông và Lò Văn Cương.
Các phòng ban chuyên môn:
Phòng nội vụ
Phòng tài chính – kế hoạch
Phòng tài nguyên – môi trường

Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao:
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế
thi cử;
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
10





Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Trong việc thi hành pháp luật:
Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật;
Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính
ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem
xét, quyết định.
HĐND – UBND huyện Tuần Giáo nằm trên địa bàn thị trấn Tuần Giáo,
nằm ở phía tây của tổ quốc.Trong những năm chiến tranh nơi đây là một trong
những căn cứ địa quan trọng của quân ta, đã từng diễn ra nhiều trận đánh giữa ta
và địch.Khi hòa bình được lập lại, qua quá trình phát triển HĐND – UBND
huyện Tuần Giáo đã được thành lập, đóng vai trò là cơ quan là tiếng nói của dân
đã thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình.Quản lý mọi mặt đời sống từ
kinh tế, văn hóa – xã hội, giữ gìn trật tự bảo vệ an ninh quốc phòng trên toàn
huyện.Đã đưa cuộc sống của người dân ngày một nâng cao cùng đất nước hướng
đến xây dựng nước Việt Nam dân chủ, công bằng, văn minh.

theo quy định của pháp luật. (Theo Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ban hành
Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà
nước).
- Đối với hoạt động của HĐND, UBND xã: Họp là hoạt động phổ biến và
thường xuyên, được quy định trong Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm
2015; Quyết định 77/2006/QĐ-TTg ngày 12/4/2006 ban hành Quy chế làm việc
mẫu của UBND xã, phường, thị trấn và một số văn bản khác.
2.1.2. Mục đích của họp
- Là hình thức quan trọng để điều hành công sở;
- Phổ biến chử trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà
nước, của ngành, của cơ quan;
- Thực hiện các quy chế công khai, dân chủ, khai thác trí tuệ tập thể, tạo
sự phối hợp chặt chẽ trong công việc, phát huy sự tham gia rộng rãi của các
thành viên trong cơ quan, đơn vị;
-Phối hợp giữa các bộ phận trong thực hiện nhiệm vụ;
- Đánh giá tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một giai đoạn
nhất định, nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm, đưa hoạt động cơ
14


quan đạt hiệu quả cao. Đồng thời vạch ra phương hướng, nhiệm vụ giai đoạn
sau.
2.1.3. Ý nghĩa của hội họp
- Phát huy năng lực của từng thành viên;
- Huy động trí tuệ tập thể tạo nên sự đoàn kết, nhất trí của tập thể để thực
hiện nhiệm vụ
chung;
- Thực hiện các quy trình, thủ tục quản lí phối hợp và tạo điều kiện cho
các thành viên thực hiện tốt nghĩa vụ và quyền lợi trước tập thể;
- Giải quyết các nhiệm vụ cụ thể do thực tiễn đặt ra.

Bàn bạc, xây dựng kế hoạch, chương trình hành động và phối hợp hoạch định
cӫa các đơn vị để triển khai thực hiện những quyết định quản lí đư được cấp có
thẩm quyền ban hành.




Cuộc họp đôn đốc, kiểm tra
Để kịp thời kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện công việc trong quá trình triển



khai chương trình, kế hoạch công tác;
Phát hiện, điều chỉnh các lệch chuẩn nếu có và các vấn đề phát sinh.
(Có thể tổ chức định kì / đột xuất)
15





Họp để sơ kết, tổng kết
Nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm đối với những hoạt động đư đѭợc thực hiện
trong một khoảng thời gian nhất định và đề ra phương hướng hoạt động cho thời
gian tiếp theo.
2.1.4.2. Căn cứ vào hình thức tổ chức họp



Cuộc họp chính thức

2.2.1. Tổ chức công tác chuẩn bị
2.2.1.1. Xác định mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp
Cần các định nội dung chương trình nghị sự bố trí thời gian cần thiết thực
hiện nội dung chương trình, xác định cụ thể từng người chịu trách nhiệm báo
cáo hay tham luận.Việc hội họp cần phải được đưa vào lịch và chương trình làm
việc để có sự chuẩn bị nội dung chu đáo. Trong bản kế hoạch hội họp cần nêu rõ
những vấn đề sau:

1.
2.
3.
4.

Tên buổi họp
Thời gian hội họp
Thành phần tham dự hội họp
Địa điểm hội họp
16


5.
6.
7.


Phương tiện kỹ thuật vật chất phục vụ buổi họp
Nội dung hội họp
Các chương trình khác (tham quan, văn nghệ, chiêu đãi…)
Xác định thời gian của hội họp: chuẩn bị phòng họp, bảm bảo đủ bàn nghế, ánh


nội dung cuộc họp
- Trường hợp người được mời họp, được triệu tập không thể tham dự có
thể ủy quyền cho cấp dưới có đủ khả năng, chuyên môn để tham gia cuộc họp.
2.2.1.4. In ấn bản chương trình nghị sự.
- Gửi đến cho các thành viên dự họp. Sau đó, điện thoại hỏi lại để biết
chắc rằng các thành viên đã nhận được hồ sơ dự họp.Chuẩn bị khâu phục vụ
cuộc họp như người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế, nước uống, chuẩn bị kinh
phí… Trước khi bắt đầu cuộc họp, người thư ký điều hành cuộc họp phải đi đôn
đốc kiểm tra lại cho chu đáo.
- Kiểm tra lần cuối tổng thể công việc chuẩn bị cho cuộc họp.
2.2.2. Tổ chức điều hành hội họp
2.2.2.1. Bắt đầu tiến hành cuộc họp


Đón tiếp đại biểu
- Người tổ chức hoặc chủ trì phải đến trước thời gian để đón tiếp đại biểu
- Có thể ủy thác cho người có đủ thẩm quyền để đón tiếp đại biểu



Tuyên bố lý do, nêu yêu cầu, nhiệm vụ của cuộc họp, giới thiệu thành phần



tham dự ( đã mời những ai, những ai vắng mặt, có lý do hay không lý do)
Chương trình của cuộc họp
- Chương trình như là một bản đồ của hội họp. Nó sẽ nói cho chúng ta thứ
tự của các vấn đề sẽ thảo luận. Có ba phần chính:

1.

- Cố gắng để đạt được sự mãn nguyện lẫn nhau nhưng không lãng phí
toàn bộ thời gian của bạn vào các nội dung đơn lẻ
- Tại cuối của mỗi nội dung trong chương trình họp, tổng kết cái gì đã
được thảo luận và cái gì đạt được sự đồng thuận.




Thảo luận
Ghi biên bản cuộc họp
- Trong các buổi họp, biên bảnhọp phản ánh những sự việc diễn tiến
trong buổi họp. Một cuộc họp được xem làthành công khi biên bản họp hội đủ
những yếu tố cần thiết. Một số kỹ năng dướiđây sẽ là cẩm nang giúp bạn làm tốt
việc tưởng chừng rất đơn giản nhưng thực tếkhông hề dễ chút nào: Ghi biên bản
+ Cần có laptop và sổ ghi chép:Chúng là vật bất ly thân mà bạn cần
chuẩn bị trước khi bắt đầu ghi biên bảncuộc họp cũng như một số vật dụng cần
thiết khác bổ sung cho việc này, như bútxóa, bút hi-light màu, thước kẻ .
+ Cách ghi chép: Bạn hãy lấy một tờ giấy và phân thành các cột để ghi
tên và những thông tin cần liên hệ. Đặt một tờ giấy ghi chú khác lên phần đầu
của tờ giấy để ngụ ý bạn cần các thông tin. Sau đó, bạn hãy chuyển tờ giấy theo
thứ tự cho mọi người quanh bàn họp,ngay khi cấp trên bắt đầu tuyên bố khai
19


mạc cuộc họp. Với cách này, bạn sẽ nắmđược thông tin chính xác về những
thành viên trong buổi họp và nhiều chi tiếtcần thiết khác. Cũng đừng quên ghi
nhận thêm thời gian bắt đầu của cuộc họp
- Tổng kết biên bản: Hãy đọc bản thảo của biên bản cuộc họp. Cấp trên sẽ
yêu cầu bạn đọc toàn bộ biên bản sau khi cuộc họp kết thúc. Ngoài ra, bạn cần
có thêm những biên bản copy của những bộ phận khác để ghi nhận vào biên bản

chính thức, thông báo về kết quả cuộc họp;
- Các công việc thuộc nghiệp vụ VP: Lập hồ sơ cuộc họp, thu dọn phòng,
làm thủ tục thanh toán tạm ứng, thảo thư từ, VB theo yêu cầu của lãnh đạo…
2.2.5. Yêu cầu đối với điều hành hội họp
- Bám sát mục tiêu tổ chức cuộc họp;
- Bảo đảm tính hiệu quả cӫa hoạt động họp;
- Đảm bảo tính khoa học: Đầy đủ, nghiêm túc về nghi thức, thủ tục,
chương trình họp.
- Đảm bảo tính nghệ thuật: Thể hiện qua phong thái giao tiếp giữa người
điều hành và chủ tọa.
2.2.6. Nội dung của điều hành họp
-

Những việc làm trước khi điều hành
Tìm hiểu kế hoạch và chương trình nghị sự;
Liên hệ, phối hợp với các cá nhân tham gia họp;
Lập phương án điều hành họp.
Bắt đầu cuộc họp đúng giờ;
Trình bày rõ mục đích, mục tiêu của cuộc họp;
Bắt đầu từ vấn đề đơn giản đến phӭc tạp hơn để tạo đà cho cuộc họp;
Cho mọi người cùng có cơ hội phát biểu, hạn chế áp đặt;
Kiểm soát người hay áp đảo trong cuộc họp; tạo cơ hội cho người rụt rè phát

-

biểu;
Có thái độ tích cực và động viên về những vấn đề mà mọi người phát biểu;
Can thiệp khi có người công kích, phê bình ý kiến người khác;
Quan sát và lắng nghe ý kiến người khác;
Yêu cầu người chưa đóng góp phát biểu ý kiến;

Tình huống người dự họp bất bình với người điều hành: Tránh sự đối đầu; chú ý
lắng nghe các ý kiến chống đối thái độ bình tĩnh; hạn chế bình luận tức thời;
dùng nghệ thuật giảm nhẹ sự mâu thuẫn...
2.2.3 Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc
2.2.3.1 Lời bế mạc.

-

Thông báo, triển khai kết quả của hội nghị:

- Kết quả của hội nghị dù được thể hiện dưới hình thức nào thì văn phòng cũng
cần giúp lãnh đạo thông báo, nói rõ chủ trương, nhiệm vụ, giải pháp… đồng thời
yêu cầu các cá nhân, đơn vị đó có kế hoạch thực hiện, để các kết quả của hội
nghị được triển khai, mang lại kết quả thiết thực.
-

Biên soạn tập kỷ yếu của hội nghị:

-

Tuỳ vào tính chất, mức độ của hội nghị và theo sự chỉ đạo của lãnh đạo mà văn
phòng sẽ tiến hành biên soạn các báo cáo, các bài tham luận, các ý kiến chính
phát biểu trong hội nghị thành một tập kỷ yếu của hội nghị.

-

Rút kinh nghiệm việc tổ chức hội nghị:

-


Tiểu kết
Họp là một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ
quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành
hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của
cơ quan mình theo quy định của pháp luật. Trong cuộc họp cần các định nội
dung chương trình nghị sự bố trí thời gian cần thiết thực hiện nội dung chương
trình, xác định cụ thể từng người chịu trách nhiệm báo cáo hay tham luận.Việc
hội họp cần phải được đưa vào lịch và chương trình làm việc để có sự chuẩn bị
nội dung chu đáo. Trong các buổi họp, biên bảnhọp phản ánh những sự việc diễn
tiến trong buổi họp. Một cuộc họp được xem làthành công khi biên bản họp hội
đủ những yếu tố cần thiết.

24


Chương 3:CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HỘI HỌP
3.1 Nhận xét, dánh giá
3.1.1 Ưu điểm
- Trong các cuộc họp tài Ủy ban nhân dân Huyện Tuần Giáo, có nội dung
các cuộc họp được thông báo trước, được chuẩn bị chu đáo từ người chủ trì đến
các thành viên.
- Trong quá trình tiến hành cuộc họp, mọi người đều chấp hành nghiêm
chỉnh thời gian quy định và có ý thức tốt trong quá trình họp.
- Tính dân chủ được thể hiện rất rõ ràng trong các cuộc họp tại đây, không
khí các cuộc họp đều dân chủ, mọi người tham dự đều thẳng thắn hăng hái phát
biểu ý kiến đúng trọng tâm và tạo sự được đồng thuận cao sau khi kết thúc các
cuộc họp.
- Các cuộc họp của trường được duy trì và thực hiện đúng theo kế hoạch
được xác định trong kế hoạch thực hiện nhiệm vụ năm của ban lãnh đạo đề suất
ra.