LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện công trình nghiên cứu khoa học với tên đề tài: “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức
các cuộc hội họp của tập đoàn FPT “.
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn
trách nhiệm nếu có sự không trung thực trong vấn đề sử dụng thông tin của công trình nghiên cứu này.
Sinh viên thực hiện
Ký tên


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát, thu thập và tổng hợp thông tin tôi đã nhận
được nhiều sự giúp đỡ của nhân viên và công ty FPT Telecom chi nhánh Xã Đàn
Nhân đây, cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các thầy cô. Đặc biệt, đối với
ThS. Lâm Thu Hằng, bởi cô đã hướng dẫn là giúp đỡ tôi nhiệt tình trong suốt quá trình làm đề tài này.
Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu, tôi đã gặp khá nhiều khó khăn do trình độ nghiên cứu
còn thấp và hạn chế, đồng thời tôi chưa nắm rõ về công tác tổ chức các cuộc hội họp tại các cơ quan nhà
nước và các doanh nghiệp, dù đã cố gắng song bài tiểu luận của tôi còn nhiều thiếu xót. Vì thế, tôi rất
mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô vào bài tiểu luận của tôi.
Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp cho tôi nhận ra được những điểm sai và thiếu xót
trong bài tiểu luận của tôi sau này.
Tôi xin chân thành cám ơn


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
CNTT: công nghệ thông tin
TNHH: Trách nhiệm hữu hạn
QPPL: quy phạm pháp luật


MỤC LỤC


yếu kém trong khâu quản lý và thực hiện công việc.

2. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu trong đề tài này là bộ phận văn phòng của tập đoàn FPT, do ít chịu sự quản
lý của nhà nước đối với các công ty tư nhân, nên các hoạt động của văn phòng kém hiệu quả hơn sao
với hoạt động văn phòng tại các cơ quan nhà nước. Được thực hiện đúng quy trình của công việc, áp
dụng đúng các chủ trương chính sách của tập đoàn đề ra.
Trong đề tài “ khảo sát và đánh giá công tác tổ chức các cuộc hội họp của tập đoàn FPT” đucợ
giới hạn phạm vi nghiên cứu chỉ trong bộ phận văn phòng của tập đoàn mà không có sự liên hệ gì với
các cơ quan nhà nước hoặc các đơn vị sự nghiệp công lập. Do đó, bộ phận văn phòng của tập đoàn
còn nhiều thiếu xót trong quá trình hoạt động và thực hiện công việc.
Với việc nghiên cứu sâu về hoạt động công tác tổ chức các cuộc hội họp của văn phòng nhằm tìm
ra những điểm mạnh để phát huy tốt hơn công việc, đồng thời, tìm ra những vấn đề yếu kém trong
quá trình hoạt động, đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động va làm việc trong văn phòng.
Từ đó, nâng cao vai trò và vị trí của bộ phận văn phòng và bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ
quan, doanh nghiệp.

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu vấn đề là tìm ra những điểm mạnh cần phát triển và điểm yếu trong công tác tổ
chức hội họp, đưa ra ý kiến và biện pháp nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng. Với mục đích nâng
cao vai trò của bộ phận trong các cơ quan doanh nghiệp tư nhân và hoạt động trợ giúp lãnh đạo thực hiện
công việc.

4. Phương pháp nghiên cứu
Đối với đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức hội họp, tôi đã sử dụng kiến thức mình đã được học
trên nhà trường cùng với đi thực tế tại Công ty FPT Telecom chi nhánh Xã Đàn tiến hành thu thập thông
tin có liên quan. Đồng thời, cùng với việc đi thực tế tôi còn tìm hiểu thông tin trên internet và các trang
mạng của doanh nghiệp, trang thông tin điện tử của các cơ quan nhà nước nhằm đưa ra thông tin chính
xác và đầy đủ về vấn đề nghiên cứu.


online), công ty TNHH giáo dục FPT( FPT education), công ty cổ phần thương mại FPT( fpt
trading), coog ty cổ phần bán lẻ FPT( FPT Retail), công ty đầu tư FPT ( FPT Investment). Hai
công ty liên kết với tập đoàn FPT là: công ty cổ phần chứng khoán ( FPT securities) và công ty
quản lý quỹ đầu tư FPT( FPT capital).
Tập đoàn FPT đã và đang vươn xa ra thê giới với ước mơ biến tập đoàn thành một tập
đoàn đa quốc gia về lĩnh vực công nghệ thông tin. Do đó, tập đoàn FPT đã có những công ty chi
nhánh đặt tại nhiều nước, điển hình là các công ty như: công ty TNHH phần mềm FPT Malaysia
tại Kuala Lumpur Malaysia, công ty phần mềm FPT Software Europe tại Paris Pháp, công ty
TNHH phần mềm FPT Australisia, công ty TNHH phần mềm FPT USA, công ty phần mềm FPT
Software Japan.
Với sức mạnh và nổ lực vươn ra tầm thế giới, FPT đã trở thành tập đoàn vững mạnh nhất
Việt Nam. Cùng với đội ngũ nhân viên đông đảo, hơn 20.000 nhân viên và các chuyên gia về lĩnh
vực công nghệ thông tin, chuyên gia phân tích kinh tế. Các hoạt động chính của tập đoàn là công
nghệ bao gồm phát triển phần mềm, tích hợp hệ thóng, dịch vụ CNTT; viễn thông bao gồm các
dịch vụ về nội dung số hóa, dịch vụ viễn thông, dịch vụ internet tốc độ cao, dịch vụ cung cấp


truyền hình băng thông rộng; đào tạo: hệ thống các trường học của FPT từ mầm non tới đại học
bào gồm các trường mầm non FPT, tiểu học FPT, trung học FPT, trung học phổ thông FPT và đại
học FPT với đội nguc giáo viên giảng dạy cấp quốc tế…; lĩnh vực đầu tư: FPT nhấn mạnh đầu tư
vào giáo dục, bất động sản, chứng khoán, tài chính- ngân hành.
Là một tập đoàn luôn được đánh giá cao về chât lượng phục vụ và cung cấp dịch vụ tốt
nhất, luôn nhận được lòng tin từ người tiêu dùng trên khắp cả nước.
1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của tập đoàn FPT
Ban đầu, FPT là một doanh nghiệp nhà nước chuyên hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh
xuât nhập khẩu các lương thực thực phẩm, chế biến lương thực thực phẩm, được thành lập vào
ngày 13-9-1988 với tên là công ty cổ phần chế biến thực phẩm- The Food Processing Technology
Company. Vào ngày 13-9-1988, Viện trưởng Viện nghiên cứu Công nghệ quốc gia đã ký quyết
định thành lập công ty Công nghệ thực phẩm là bổ nhiệm ông Trương Gia Bình làm Giám đốc
công ty. Từ một công ty trực thuộc cơ quan nhà nước cấp bộ hoặc ngang bộ, có chức năng kinh

Ngân hàng cổ phần thương mại Tiên Phong ( Tiên Phong bank)


Tiểu kết:
Tập đoàn FPT là một tập đoàn lớn có nhiều năm hình thành và phát triển thành một tập đoàn lớn
hoạt động trên nhiều lĩnh vực khác nhau, có trên 25 năm xây dựng và lớn mạnh cho tới bây giờ. Đồng
thời, cùng với sự đi lên ngày càng lớn mạnh thì đội ngũ nhân viên trong tập đoàn ngày càng đông đảo, có
chuyên môn nghiệp vụ cao và có thái độ, tinh thần trách nhiêm trong công việc.


CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA TẬP ĐOÀN FPT
2.1. Các hình thức hội họp của tập đoàn FPT
Mỗi một doạnh nghiệp hay một cơ quan nhà nước đều có công việc cần liên qua tới họp hội nghị
hay tổ chức hội họp, tuy nhiên, việc tổ chức hội họp ra sao thì ít nhiều cơ quan lại có sự hiểu biêt riêng do
đặc thù tính chất từng công việc mà có nhiều loại hình, hình thức hội họp khác nhau.
Có nhiều hình thức hội họp nhưng riêng đối với FPT các cuộc họp hay hội nghị thường diễn ra
thường xuyên và được văn phòng chịu trách nhiệm phụ trách tổ chức, có khi các buổi họp nhỏ lẻ tự các
phòng ban tổ chức nhưng đều có ghi biên bản cuộc họp để trong quá trình làm việc có kết quả cuộc họp
để xác minh công việc cho chính xác.
Các hình thức hội họp trong tập đoàn có 2 hình thức lớn nhất là họp trên tổng công ty và họp các
chi nhánh lớn( có 3 chi nhánh lớn là chi nhánh Hà Nội, chi nhánh TP.Hồ Chí Minh, chi nhánh Đà Nẵng)
là:
2.1.1. Tổ chức hội họp trên tổng công ty
Họp hội đồng cổ đông và họp đại hội đồng cổ đông thường niên
Họp ban quản trị tập đoàn
Họp các phòng ban làm việc trên tổng công ty
Họp giám đốc các chi nhánh lớn nhằm việc bàn kế hoạch chiến lược phát triển kinh doanh
Hội nghị tổng kết 6 tháng và tổng kết năm
Hội nghị thành lập công ty…

của buổi hội họp. Các công việc đều được hoạch định một cách rõ ràng và thống nhất từng chi tiết nhỏ
trong quy trình thực hiện tốt nhất mà trong khi thực hiện chương trình không có sự trục trặc nào diễn ra.
Khi có một quyết định hội họp thì nhân viên trong văn phòng sẽ là người soạn thảo ra một bản kế
hoạch phù hợp và hợp lý cả về nội dung, mục đích, yêu cầu, ý nghĩa của cuộc hội họp đó. Trong đó, công
việc có liên quan tới nội dung chính của yêu cầu hội họp sẽ đucợ phân chia tới các phòng ban có liên quan
để cùng hỗ trợ làm việc sao cho công việc được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả. Công việc
được phân chia một cách đồng đều và theo đúng chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban liên quan,
trách nhiệm của mỗi phòng ban là nghe theo sự hướng dẫn của văn phòng và sự chỉ đạo của ban tổ chức
hội họp cũng chính là ban lãnh đạo của tập đoàn hay ban giám đốc của bộ phận lớn. Kế hoạch sau khi
được soạn thảo sẽ được họp và thông qua ý kiến của các bên có liên quan trong nội dung đó, bản kế hoạch
hoàn chỉnh sẽ được trình cho lãnh đạo văn phòng ký duyệt và bản kế hoạch sẽ đi vào tiến hành.
Theo như sự phân công công việc của văn phòng thì mỗi phòng ban có liên quan sẽ thực hiện
công việc mình được phân công, văn phòng sẽ là bên có nhiệm vụ viết các bài tham luận, bài diễn văn
trong suốt quá trình hội họp diễn ra, soạn thảo ra các chương trình và lập chương trình chi tiết viết chương
trình nghị sự cho hội họp. Ngoài ra, việc lập danh sách đại biểu tham dự, gửi giấy mời tới từng thành
viên, tổ chức được mời tới tham dự hội họp, đồng thời, phân chia công việc mời các đại biểu danh dự lên
đọc tham luận hoặc diễn văn… Công việc chuẩn bị các tài liệu có liên quan tới chương trình hội họp cũng
được chuẩn bị kỹ để đưa vào bài tham luận hoặc bài phát biểu của lãnh đạo tập đoàn. Đối với hội nghị
hay các cuộc hội thảo thì giai đoạn phân công công việc đón tiếp đại biểu cũng được quan tâm tới, đội
ngũ lễ tân sẽ làm nhiệm vụ đón tiếp đại biểu khi đại biểu tới tham dự hội nghị, làm các công việc hậu cần
liên quan như mời nước, bưng bê…, văn phòng sẽ làm nhiệm vụ tuyển chọn lễ tân t
Việc tìm địa điểm tổ chức sự kiện được nằm trong phần công việc quan trọng thứ yếu của bản kế
hoạch, sau khi lập danh sách đại biểu, khách mời tham dự chương trình hội họp, văn phòng tập đoàn sẽ
tìm địa điểm tổ chức hội họp sao cho phù hợp với yêu cầu của nội dung hội họp, phù hợp với số lượng
khách mời và đại biểu để đặt địa điểm sao cho vừa có không gian và vừa đúng với yêu cầu. Địa điểm phải
được chuẩn bị kỹ lưỡng về âm thanh, công tác hậu cần, các công việc kèm theo. Thời gian đề được xác


định thời gian chính xác trong bản kế hoạch và được thông qua thời gian tổ chức trong quá trình họp bàn
kế hoạch tổ chức hội họp

Công việc đón tiếp cũng được tổ chức một cách chu đáo, toàn bộ đội lễ tân sẽ trực tiếp đón mời
các đại biểu và khách mời. Đội ngũ lễ tân sẽ làm nhiệm vụ của mình từ đầu và xuyên suốt toàn chương
trình
Trong quá trình chương trình bắt đầu, bộ phận lễ tân vẫn có nhiệm vụ đón mời các khách mời và
đại biểu, ban tổ chức chương trình sẽ làm nhiệm vụ ổn định các vị trí và ổn định trật tự, sắp xếp và hoàn
tất công việc, chuẩn bị các giấy tờ tài liệu liên quan đến hội họp như diễn văn khai mạc và bài phát biểu
của lãnh đạo tập đoàn, các bài tham luận và diễn văn đọc trong chương trình, kiểm tra lời viết của MC


chương trình và làm công việc điều hành buổi hội họp. Đồng thời, bộ phận văn phòng luôn phải theo dõi,
giám sát tình hình, tránh để xay ra các sự cố ko đáng có khi chạy chương trình.
Khi bắt đầu chương trình, lãnh đạo công ty hoặc trưởng các ban sẽ lên phát biểu khai mạc hội
họp, nếu là hội nghị tổng kết 6 tháng đầu năm và hội nghị tổng kết năm thì trong chương trình hiioj nghị
sẽ có các bài tham luận đọc báo cáo về tình hình làm việc trong tập đoàn, các báo cáo về tình hình làm
việc được tổng hợp và thu thập thông tin từ các văn phòng đại diện, các chi nhánh làm việc của tập đoàn.
Sau đó được tổng hợp thành một bài tham luận để trình và phát biểu trong hội nghị.
Trong quá trình hội nghị đang diễn ra, ban tổ chức luôn chú ý tới thời gian hoạt động và nhắc nhở
các đại biếu chú ý, trong khoảng thời gian phát biểu tham luận thì luôn có khoảng thời gian ngắn là dành
cho nghỉ giữa giờ nhằm tránh các áp lực khi làm việc, tạo không khí thoải mái cho các đại biểu và khách
mời. Tuy nhiên, không phải công tác tổ chức hội họp nào cũng ghép thời gian nghỉ giải lao vào trong giữa
chương trình, có các sự kiện, cuộc họp không nên ghép thời gian nghỉ vào trong chương trình, vì trong
cuộc họp, các thành viên cần sự tập trung để bàn bạc một vấn đề nào đó cho sự phát triển của tập đoàn,
không nên ghép thời gian nghỉ vào trong khung của chương trình.
Các hội nghị hay các sự kiện được tổ chức long trọng, luôn có phần mời các đại biểu được mời
đến tham dự lên phát biểu, điều đó thể hiện sự tôn trọng đối với tập đoàn dành cho các vị đại biểu, khách
mời. Bài diễn văn các được các đại biểu phát biểu có thể được văn phòng chuẩn bị trước, cũng có thể là
cá nhân các đại biểu, khách mời tự chuẩn bị các bài diễn văn.
Kết thúc hội nghị hay sự kiện luôn là phần tặng quà của các đại biểu, khách mời dành cho quý
công ty, tập đoàn hoặc là tập đoàn chuẩn bị các phần quà để tặng các đại biểu, khách mời đến tham dự
chương trình. Có nhiều sự kiện, ở phần cuối chương trình là một cuộc bàn giao hay ký kết hợp đồng giữa

của lãnh đạo xác nhận đúng thông tin mà trong buổi hội họp đã diễn ra.
Trong biên bản hội họp cần ghi rõ các thông tin cần thiết nhằm mục đích sau này việc lật lại các
cuộc họp được dễ dàng vì người tra tìm dễ hình dung ra nội dung và quy trình của hội họp, thuận tiện cho
việc thực hiện các công việc khác liên qua tới nội dung hội họp.
Đồng thời, công việc chính là hạch toán chi tiêu cho hội họp, dựa trên các phiếu mua và phiếu
chi, sau đó xác nhận lại bản dự trù kinh phí, từ đó xác định ra kinh phí sử dụng cho việc tổ chức hội họp
sau đó quyết toán với ban tài chính kế toán hoặc phòng tài chính kế toán.
Kết thúc hội họp chưa phải là kết thúc hoàn toàn chương trình và các công việc kèm theo phải
thực hiện, việc họp rút kinh nghiệm giữa các phòng ban nhằm tìm ra hướng đi chung cho các công việc
sau này
Tiểu kết:
Công tác tổ chức hội họp là công việc được tổ chức thường niên, trước các kỳ họp luôn có công
tác chuẩn bị sao cho chu đáo, hội họp cũng được tổ chức tốt hơn nhờ các công việc trước, trong và sau hội
họp như tổ chức công tác chuẩn bị, tổ chức công tác điều hành hội họp, tổ chức công việc sau khi hội họp
kết thúc. Tất cả đều làm nên sự thành công của việc chuẩn bị hội họp.


CHƯƠNG III
ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA TẬP ĐOÀN FPT, GIẢI PHÁP NÂNG
CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TRONG TẬP ĐOÀN FPT
3.1. Nhận xét và đánh gái công tác tổ chức hội họp của tập đoàn FPT
3.1.1. Ưu điểm
Công tác tổ chức hội họp luôn là nhiệm vụ mà văn phòng phải thực hiện thường xuyên, các kỹ
năng hay các quy định về công tac tổ chức hội họp các cán bộ nhân viên trong văn phòng nắm rõ. Là một
tập đoàn đa quốc gia và đa lĩnh vực, do đó, các cán bộ nhân viên trong văn phòng luôn làm việc với tính
thần thái độ tốt nhất là trong quá trình chuẩn bị tổ chức các cuộc hội họp.
Do được đào tạo kỹ lưỡng về các mặt chuyên môn và kỹ năng tổ chức sự kiện nên cán bộ nhân
viên văn phòng của tập đoàn FPT luôn nắm rõ các quy định về quy trình tổ chức các cuộc hội họp do
chính phủ và trực tiếp do lãnh đạo tập đoàn ban hành những quy trình làm việc. Vì vậy, mà mọi công việc
trong quá trình tổ chức sự kiện, tổ chức các cuộc hội họp luôn đúng quy trình, quy định của nhà nước về

nhiều công việc bị cắt bỏ trong quá trình tổ chức hội họp, các khâu tuy nhỏ nhưng lại góp phần hiệu quả
cho công việc, vì ít có tìm hiểu về các quy trình đầy đủ kèm theo ít có sự tìm hiểu về các quy định của
nhà nước dẫn đến việc cắt bỏ một số nghiệp vụ trong công việc.
Hoạt động văn phòng không phải là hoạt động chính của tập đoàn, do đó, văn phòng luôn là nơi
sử dụng các nhân sự để tuyển dụng vào đảm nhiệm vị trí ban thư ký tạm thời. Chưa có nhiều kỹ năng ghi
chép biên bản hội nghị, cuộc hội họp nên việc ghi chép thiếu thông tin chính trong cuộc họp chưa được
nắm rõ.
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội họp trong tập đoàn FPT
Ban lãnh đạo tập đoàn cần đưa ra quy chế, quy định về việc thực hiên, triển khai công tác chuẩn
bị hội họp theo đúng quy trình mà nhà nước đã ban hành theo các văn bản QPPL. Đồng thời, khuyến
khích cán bộ nhân viên tìm hiểu tra tìm kiến thức về công tác chuẩn bị hội họp nhằm tăng hiệu quả thực
hiện công việc.
Trong quá trình thực hiện công tác chuẩn bị hội họp cần lưu ý việc tuyển dụng ban thư ký đảm
bảo các yêu cầu về kỹ năng viết biên bản ghi chép và có tinh thần trách nhiệm trong công việc, không nên
lơ là khi đang thực hiện công việc được giao.
Khuyến khích nhân viên làm việc tích cực trong các hoạt động lớn của tập đoàn và công việc của
bộ phận văn phòng được thống nhất và minh bạch. Mọi công việc trong khối văn phòng đều được thực
hiện nhanh gọn và nắm bắt thông tin từ lãnh đạo cấp trên nhanh chống thực hiện và giải quyết công việc.
Nếu có công việc cần sự hợp tác giữa các đơn vị khác nhau cần sự đồng thuận và hòa đồng giữa các đồng
nghiệp để hoàn thành công việc được giao một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Tiểu kết:
Mọi công việc, nỗ lực cố gắng hay những khuyết điểm từng mắc phải trong khi thực hiện công
việc có thể xảy ra nhưng khi ngồi lại với nhau tìm ra nguyên nhân và cách giải quyết thì mọi công việc
đều trở nên dễ dàng thực hiện và hoàn thành nhanh chóng. Khi cống việc được hoàn thành thì các cán bộ
nhân viên sẽ có động lực tiến lên và phát triển, đồng thời, tìm tòi ra những cách thực hiện công việc
nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, tiết kiệm nguồn nhân lực, vật lực và tài lực vô hạn.


Kết Luận
Công tác tổ chức hội họp là công việc được chia thành nhiều công việc nhỏ với nhau như việc