LỜI CAM ĐOAN
Đây là bài khảo sát đánh giá về công tác tổ chức hội họp của Ủy ban nhân
dân Huyện Tuần Giáo- tỉnh Điện Biên. Tôi xin cam đoan đây là bài khảo sát đánh
gái của tôi trong thời gian qua. Nếu gặp phải bất cứ vấn về nào tôi xin chịu hoàn
toàn trách nhiệm.


LỜI CẢM ƠN
Để có được bài khảo sát đánh giá này tôi xin được cảm ơn sự giúp đỡ đặc
biệt của ThS. Lâm Thu Hằng. Trong qúa trình thực hiện gặp phải một số khó
khăn. Tuy nhiên giảng viên rất nhiệt tình giúp đỡ.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


1.

Lý do chọn đề tài
Các giải pháp cho các vướng mắc trong thế giới thực được tìm thấy xuyên
qua cuộc họp và thảo luận nhóm. Một cuộc họp vẫn tốt hơn là điện thoại, máy
fax, hội nghị bằng video, máy vi tính, các sản phẩm khác của công nghệ thông tin
hoặc các cá nhân làm việc một mình.
Những cuộcc họp đóng vai trị rất quan trọng, vì đó là nơi mà bầu không khí
và văn hoá của tổ chức được duy trì, là một trong những cách thức để các tổ chức
nói với đội ngũ nhân viên của mình rằng: “Bạn là một thành viên của tập thể”
Nếu tổ chức những cuộc họp buồn tẻ, yếu kém mà lại kéo dài lê thê, thì các
nhân viên sẽ bắt đầu tin rằng mình đang làm việc cho một tổ chức tẻ nhạt, kém
cỏi và không biết quý trọng thời gian
Vì lý do như trên nên tôi đã chọn đề tài nghiên cứu của mình là:” khảo sát đánh
giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của UBND huyện Tuần Giáo”.

2.

- Một số phương pháp khác…
5.

Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Tìm hiểu và đánh giá ích lợi của việc tổ chức hội nghị đối với hoạt động của
cơ quan, đơn vị. Đồng thời với bản thân em có thể bước đầu tập dượt nghiên cứu
khoa học và có thể gắn lý luận khoa học với thực tế để từ đó cá nhân em biết cách
tổ chức hội hop nhằm nâng cao kiến thức cảu bản thân và phục vụ cho công việc
sau này
6.

Cấu trúc đề tài
Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨCVÀ HOẠT ĐỘNG CỦA HĐNDUBND HUYỆN TUẦN GIÁO
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HỘI HỌP TẠI HĐND-UBND
HUYỆN TUẦN GIÁO
Chương 3:CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HỘI HỌP


Chương 1.
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨCVÀ HOẠT ĐỘNG CỦA HĐND- UBND
HUYỆN TUẦN GIÁO
1.1.

Lịch sử hình hành.
Huyện Tuần Giáo nằm ở phía Tây Bắc của Tổ quốc, là huyện cửa ngõ phía
Nam của tỉnh Điện Biên, cách thủ đô Hà Nội 405 km.Phía Đông giáp huyện
Quỳnh Nhai (tỉnh Sơn La);phía Tây giáp huyện Điện Biên và huyện Mường
Chà;phía Nam giáp huyện Thuận Châu (tỉnh Sơn La) và huyện Điện Biên Đông;
phía Bắc giáp Mường Chà và huyện Tủa Chùa.Năm 1945 Cách mạng Tháng Tám

Sáng, Nà Sáy, Mường Đăng, Mường Báng, Mường Đun, Tênh Phông và thị trấn
Tuần Giáo.Ngày 19-3-1969, Bộ Nội vụ ra Quyết định số 143/NV về việc phê
chuẩn thành lập trị trấn nông trường Mường ẳng.Huyện Tuần Giáo có 22 xã và 2
thị trấn: Thị trấn Tuần Giáo và thị trấn nông trường Mường ẳng.
Theo quyết định số 328/CP ngày 15-12-1977 của Hội đồng Chính phủ, ba
xã: Mường Báng, Xá Nhè, Mường Đun của huyện Tuần Giáo được sáp nhập vào
huyện Tủa Chùa.Huyện Tuần Giáo còn lại 19 xã và 2 thị trấn.Ngày 26-51997,Chính phủ ra Nghị định số 52- CP về giải thể thị trấn Nông trường Mường
ẳng, thành lập thị trấn Mường ẳng trên cơ sở 502 ha diện tích tự nhiên và 2.900
nhân khẩu của xã ẳng Nưa.Từ ngày 21 đến 26-10-2003, kỳ họp thứ 11 Quốc hội
nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ra Nghị quyết số 22 "về việc chia và
điều chỉnh địa giới hành chính một số tỉnh" trong đó có Lai Châu.Tỉnh Lai Châu
(cũ) được chia thành tỉnh Lai Châu (mới) và tỉnh Điện Biên.Tuần Giáo là một
trong 8 huyện, thị xã, thành phố của tỉnh Điện Biên.Huyện Tuần Giáo có 19 xã và
2 thị trấn, đó là: ẳng Nưa, ẳng Cang, ẳng Tở, Búng Lao, Mường Lạn, Chiềng
Sinh, Mường Thín, Quài Tở, Quài Cang, Quài Nưa, mùn Chung, Toả Tình,
Mường Mùn, Pú Nhung, Ta Ma, Phình Sáng, Nà Sáy, Mường Đăng, Tênh Phông,
thị trấn Tuần Giáo và thị trấn Mường ẳng và thị trấn Tuần Giáo.Một quá trình dài


thay đổi địa giới và tên gọi nhưng địa danhMường Quài - Tuần Giáo vẫn mãi
1.2.

trường tồn với lịch sử.
Cơ cấu tổ chức.
Bao gồm:
Chủ tịch UBND huyện: Vũ Văn Đức
Phó Chủ tịch UBND huyện: Nguyễn Phi Sông và Lò Văn Cương.
Các phòng ban chuyên môn:
Phòng nội vụ
Phòng tài chính – kế hoạch

kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường
hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban
nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân
dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội
đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của
pháp luật;


Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao:
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế
thi cử;
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá
gia đình;
Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường:
Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;

cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;
Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật;
Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;


Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở
địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem
xét, quyết định.
HĐND – UBND huyện Tuần Giáo nằm trên địa bàn thị trấn Tuần Giáo, nằm
ở phía tây của tổ quốc.Trong những năm chiến tranh nơi đây là một trong những
căn cứ địa quan trọng của quân ta, đã từng diễn ra nhiều trận đánh giữa ta và
địch.Khi hòa bình được lập lại, qua quá trình phát triển HĐND – UBND huyện
Tuần Giáo đã được thành lập, đóng vai trò là cơ quan là tiếng nói của dân đã thực
hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình.Quản lý mọi mặt đời sống từ kinh tế,
văn hóa – xã hội, giữ gìn trật tự bảo vệ an ninh quốc phòng trên toàn huyện.Đã
đưa cuộc sống của người dân ngày một nâng cao cùng đất nước hướng đến xây
dựng nước Việt Nam dân chủ, công bằng, văn minh.
Tiểu kết
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố
quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn. Chính vì vậy
để làm tốt chức năng, nghiệm vụ của mình thì đòi hỏi Ủy ban nhân dân huyện
phải có cơ chế quản lý cơ cấu tổ chức chặt chẽ, đảm bảo mọi người đều thực hành

- Đánh giá tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một giai đoạn
nhất định, nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm, đưa hoạt động cơ
quan đạt hiệu quả cao. Đồng thời vạch ra phương hướng, nhiệm vụ giai đoạn sau.


2.1.3. Ý nghĩa của hội họp
- Phát huy năng lực của từng thành viên;
- Huy động trí tuệ tập thể tạo nên sự đoàn kết, nhất trí của tập thể để thực
hiện nhiệm vụ
chung;
- Thực hiện các quy trình, thủ tục quản lí phối hợp và tạo điều kiện cho các
thành viên thực hiện tốt nghĩa vụ và quyền lợi trước tập thể;
- Giải quyết các nhiệm vụ cụ thể do thực tiễn đặt ra.
2.1.4. Các hình thức của hội họp
2.1.4.1. Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý



Cuộc họp chuẩn bị ra quyết định
Tuỳ theo tính chất, phạm vi, mức độ quan trọng của vấn đề cần quyết định, có thể
tổ chức họp, hội thảo chuyên đề, hội nghị với sự tham gia của các ngành, các cấp



liên quan;
Thông qua ý kiến đóng góp, cuộc họp thu thập được đầy đủ thông tin về tình hình
thực tế, nguyện vọng chung đảm bảo cho các QĐ khi ban hành có tính khả thi





(Có thể tổ chức định kì / đột xuất)





Họp để sơ kết, tổng kết
Nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm đối với những hoạt động đư đѭợc thực hiện
trong một khoảng thời gian nhất định và đề ra phương hướng hoạt động cho thời
gian tiếp theo.
2.1.4.2. Căn cứ vào hình thức tổ chức họp




Cuộc họp chính thức
Là cuộc họp được tổ chức theo kế hoạch và có chương trình nghị sự đư được tổ



chức công khai, tuyên truyền, phổ biến rộng rãi.
Cuộc họp không chính thức
Tổ chức trong diện hẹp, không công khai hoặc mang tính chất nội bộ nhằm bàn



bạc những vấn đề quan trọng, đột xuất không theo chương trình nghị sự có sẵn.
2.1.4.3. Căn cứ vào hình thức triệu tập


3.
4.
5.
6.
7.


Thành phần tham dự hội họp
Địa điểm hội họp
Phương tiện kỹ thuật vật chất phục vụ buổi họp
Nội dung hội họp
Các chương trình khác (tham quan, văn nghệ, chiêu đãi…)
Xác định thời gian của hội họp: chuẩn bị phòng họp, bảm bảo đủ bàn nghế, ánh



sang, âm thanh, bục báo cáo viên, bảng (nếu có), khẩu lệnh, cờ hoa…
Chuẩn bị thành phần hội họp: lập bản danh sách cụ thể đẻ căn cứ vào đó gửi giấy
triệu tập hoặc thư mời. Khi cần thiết gửi trước nội dung họp và yêu cầu người



được mời tham dự trả lời trong thời gian nhất định có đến tham dự họp hay không
Chuẩn bị các phương tiện làm việc: tổ chức ấn lóat các tài liệu phục vụ cuộc họp,
các trang thiết bị như máy ghi âm, loa đài, tăng âm và các phương tiện khác phục
vụ cho cuộc họp.
2.2.1.2. Làm và kịp thời gửi thư mời
- Trong giấy mời cần ghi đầy đủ các thành phần như: người được mời, nội
dung, thời gian họp, địa điểm, thành phần họp, các giấy mời cần mang theo…
- Giấy mời họp phải đc gửi trước 3 ngày làm việc, kèm theo tài liệu, văn


Tuyên bố lý do, nêu yêu cầu, nhiệm vụ của cuộc họp, giới thiệu thành phần



tham dự ( đã mời những ai, những ai vắng mặt, có lý do hay không lý do)
Chương trình của cuộc họp
- Chương trình như là một bản đồ của hội họp. Nó sẽ nói cho chúng ta thứ
tự của các vấn đề sẽ thảo luận. Có ba phần chính:

1.
2.
3.


Khai mạc
Tiến hành họp
Bế mạc
Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả những người tham dự cuộc
họp.
- Làm rõ những cách thức tham gia và giao tiếp trong cuộc họp mà bạn
mong muốn.
2.2.2.2. Điều hành hội họp





Ổn định cuộc họp
Khai mạc của chủ toạ

họp. Với cách này, bạn sẽ nắmđược thông tin chính xác về những thành viên
trong buổi họp và nhiều chi tiếtcần thiết khác. Cũng đừng quên ghi nhận thêm
thời gian bắt đầu của cuộc họp


- Tổng kết biên bản: Hãy đọc bản thảo của biên bản cuộc họp. Cấp trên sẽ
yêu cầu bạn đọc toàn bộ biên bản sau khi cuộc họp kết thúc. Ngoài ra, bạn cần có
thêm những biên bản copy của những bộ phận khác để ghi nhận vào biên bản họp
2.2.3. Tổ chức công việc khi hội họp kết thức
- Chủ toạ kết luận và khẳng định các vấn đề được chưa thống nhất gồm nội
dung gì, nguyên
nhân;
- Thông qua biên bản họp;
- Thông qua nghị quyết cuộc họp;
- Đánh giá, kết thúc cuộc họp;
- Đọc diễn văn bế mạc (nếu có);
2.2.4. Giải quyết các vấn đề sau họp
- Kiểm tra hoặc trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, sắp xếp bàn ghế, hoàn
trả trang thiết bị cho đơn vị chức năng. Khi hoàn trả cần bàn giao cụ thể, cần thiết
phải có giấy hoặc biên bản tránh tình trạng khi thiết bị hư hỏng khó xác định trách
nhiệm. Các văn phòng phẩm, quà tặng còn lại thư ký cần báo cáo Chánh văn
phòng hoặc người chủ tọa
- Trước khi ra về không quên kiểm tra lại điện, nước và cám ơn những
người đã tham gia phục vụ hội nghị cuộc họp, hội nghị
- Thư ký biên tập một số loại văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo: quyết định
quản lý hoặc văn bản hướng dẫn, nhắc nhở việc thực hiện những vấn đề cần thiết,
các thư cám ơn, hợp đồng kinh tế hoặc các thỏa thuận về sản xuất, kinh doanh
-Triển khai nội dung đã được thông qua
-Thông báo cho cơ quan hữu quan kết quả cuộc họp
-Lập hồ sơ cuộc họp đối với hội nghị lớn, quan trọng. Thu thập hồ sơ tài

biểu;
Có thái độ tích cực và động viên về những vấn đề mà mọi người phát biểu;
Can thiệp khi có người công kích, phê bình ý kiến người khác;
Quan sát và lắng nghe ý kiến người khác;
Yêu cầu người chưa đóng góp phát biểu ý kiến;
Không quá vội vàng đưa ra quyết định;
Kết thúc cuộc họp khi đư đạt được mөc tiêu; hoặc không tiến triển khi hết thời


-

gian;
Xử lí tình huống trong cuộc họp
Tình huống nhiều ý kiến trái chiều: Bình tĩnh, khách quan, thu hút sự chú ý của
người họp, lập lại trật tự dứt khoát nhưng nhẹ nhàng; nhấn mạnh tầm quan trọng

-

của cuộc họp, sự hợp tác; khuyến khích người họp.
Tình huống kéo dài thời gian: Bổ sung cuộc họp trong thời gian gần nhất hoặc
tóm tắt những quan điểm đư được phát biểu; đẩy nhanh tiến độ...


-

Tình huống họp trầm lắng: Người điều hành tỏ ra hăng hái hơn, chӫ động đưa ra
vấn đề tranh luận và khuyến khích người họp; Xem lại mục đích, nội dung,

-



Một việc cần làm tiếp đó là văn phòng cần đề nghị lãnh đạo tổ chức họp rút kinh
nghiệm việc tổ chức hội nghị. Đồng chí lãnh đạo đ ợc phân công việc chuẩn bị tổ
chức hội nghị cần chủ trì cuộc họp này.

-

Trong cuộc họp, các bộ phận chuẩn bị về nội dung, về quản trị hậu cần và các bộ
phận có liên quan sẽ kiểm điểm lại từng khâu, từng công việc, tìm ra những mặt
thành công, những mặt còn hạn chế, sai sót để từ đó tìm ra rút kinh nghiệm cho
những lần tổ chức hội nghị khác


2.2.3.2 Lập hồ sơ hội nghị
Hồ sơ hội nghị chính thức bao gồm:
-Quyết định của lãnh đạo về việc tổ chức hội nghị.
-Giấy triệu tập hội nghị.
-Danh sách đại biểu tham dự hội nghị.
-Chương trình hội nghị.
-Lời khai mạc hội nghị của lãnh đạo.
-Báo cáo chính tại hội nghị.
-Các tham luận của các đại biểu đại diện cho các Bộ, Ban, ngành đoàn thể,
các đơn vị.
-Bài phát biểu của đại biểu cấp trên (nếu có)
-Biên bản hội nghị
-Nghị quyết (hoặc kết luận) hội nghị
Tiểu kết
Họp là một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan
hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động
trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan

-Người dự họp còn chấp nhận và thụ động thực hiện những nội dung công
việc mà chủ trì đưa ra một cách máy móc hành chính, thiếu sự bàn bạc trao đi đổi
lại để tìm ra biện pháp, cách làm hay để đạt hiệu quả cao nhất.
- Ở các cuộc tại đây thì có một số khâu đón tiếp đại biểu khi hội nghị đang
diễn ra chưa hoàn thành tốt, việc phân phát tài liệu tới các đại biểu tham dự hội
nghị còn sai sót có những đại biểu không có tài liệu để đọc, nghiên cứu.


-Ở ủy ban nhân dân huyện Tuần Giáo, thì chất lượng một số cuộc họp
không cao
Nhiều người vì các lí do khác nhau như ngại phát biểu quan điểm cá nhân,
sợ bị đánh giá, góp ý… mà không thể hiện ý kiến của mình. Như vậy, cuộc họp sẽ
không đạt được mục đích chính là thu nhận ý kiến của các thành viên tham gia,
đồng thời mất thời gian một cách vô ích.
3.1.3 Nguyên nhân
-Tham gia cuộc họp không có nghĩa là bạn thao thao bất tuyệt mà không
chú ý tới ý kiến của người khác. Bởi mục tiêu của cuộc họp không chỉ là trình bày
các quan điểm của từng thành viên, mà còn là cơ hội để mọi người được lắng
nghe ý kiến của nhau.
- Lãnh đạo kém trong việc điều hành kém hiệu quả người điều hành, chủ trì
cuộc họp là người giữ vai trò kiểm soát nội dung, không khí và thời gian một cách
cụ thể, triệt để. Đồng thời phải xử lý linh hoạt các tình huống trong cuộc họp để
tránh nảy sinh mâu thuẫn, tổng hợp ý kiến của các thành viên, đồng thời đưa kết
quả cuộc họp như mong muốn.
-Không nêu lên được ý tưởng cũng như định hướng trong tương lai của tổ
chức làm cho nhân viên hay khách mới không thấy rõ được những vấn đề mà
cuộc họp đề cập tới.
- Bản tổng hợp cuộc họp một cuộc họp mà không có biên bản tổng kết lại
những nội dung chính đã được giải quyết hay còn tồn đọng và nhiệm vụ cụ thể
cho từng thành viên thì cũng giống như một cuộc dạo chơi không có hồi kết. Từ

phát biểu và được sự đồng ý của chủ tọa. Đồng thời, người được phát biểu cũng
phải phát biểu ngắn gọn và tập trung vào những nội dung trọng tâm cần trao đổi,
phù hợp với nội dung chương trình nghị sự đã được thông qua. Chủ tọa sẽ sắp xếp