LỜI CAM ĐOAN
Đây là bài khảo sát đánh giá về công tác tổ chức hội họp của Cục Công
nghiệp Địa phương. Tôi xin cam đoan đây là bài khảo sát đánh gái của tôi trong
thời gian qua. Nếu gặp phải bất cứ vấn về nào tôi xin chịu hoàn trách nhiệm.


LỜI CẢM ƠN
Để có được bài khảo sát đánh giá này tôi xin được cảm ơn sự giúp đỡ đặc
biệt của ThS. Lâm Thu Hằng. Trong quá trình thực hiện gặp phải một số khó
khăn tuy nhiên giảng viên rất nhiệt tình giúp đỡ.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội ngày 11 tháng 12 năm 2016


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Nơi làm việc dù có không gian nhỏ hay hẹp thì sự bố trí không gian màu
sắc…thì tất cả cũng mang cho chúng ta tinh thần thoải mái hoặc sự khó chịu,
ảnh hưởng đến trạng thái tinh thần cũng như sức khỏe và hiệu quả công việc,và
tương tự, khi tổ chức tốt khu vực hành chính của cơ quan. Tổ chức tốt một cuộc
họp cũng quan trọng như việc tổ chức khoa học khu vực hành chính vậy. Nó
đem lại hiểu quả rất lớn cho công việc và cũng như sự thành. Bendeich, một tác
giả người Úc trong tác phẩm” Office skills- Update” đã phát biểu một câu rất
hay sau: “Nhiều nhà kinh doanh thành công, trong đó có một số người đướng
đầu có một số công ty lớn trên thế giới, trước đã bắt đầu sự nghiệp của mình
bằng nghề thư ký. Các kỹ năng hay nghiệp vụ , mà họ đã học được khi làm thư

Để hoàn thành đề tài này tôi đã sử dụng một số phương pháp như:
- Thu thập xử lý thông tin
Thu thập tài liệu về tình hình hoạt động của Cục Công nghiệp Địa phương
trong những năm gần đây và đặc biệt là các tài liệu, thông tin cần thiết phán ánh
quá trình hội họp tại Cục.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tài liệu đã có.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: đây là phương pháp được sử dụng
trong suốt quá trình làm đề tài.
5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Giúp cho cơ quan hoàn thiện hơn quy trình hội họp, làm rõ hơn vai trò của
nhà quản trị văn phòng để thấy rõ hơn tầm quan trọng của nhà quản trị trong cơ
quan.
6. Cấu trúc của đề tài.
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ
lục đề tài có cấu trúc 3 chương:
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Cục Công nghiệp Địa
phương.
Chương 2 Thực trạng công tác tổ chức hội họp của Cục Công nghiệp Địa
phương.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hoạt động hội họp.
CHƯƠNG 1. KHẢO SÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CỤC
CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG
1. Lịch sử hình thành
Cục công nghiệp địa phương có địa chỉ 25 Ngô Quyền - Hoàn Kiếm - Hà
5


Nội, được thành lập tháng 7 năm 2003, theo cơ cấu tổ chức của Chính phủ
nhiệm kỳ khóa XII, sau khi tái thành lập Bộ Công Thương, Bộ trưởng Bộ Công
Thương đã ban hành Quyết định số 0799/QĐ-BCT ngày 30/01/2008 quy định

nhà nước về công nghiệp và thương mại, bao gồm các ngành và lĩnh vực: cơ khí,
luyện kim, điện, năng lượng mới, năng lượng tái tạo, dầu khí, hóa chất, vật liệu
nổ công nghiệp, công nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm và công nghiệp
chế biến khác, thương mại và thị trường trong nước, xuất nhập khẩu, phát triển
thị trường ngoài nước, quản lý thị trường, xúc tiến thương mại, thương mại điện
tử, dịch vụ thương mại, hội nhập kinh tế quốc tế, áp dụng các biện pháp tự vệ,
chống bán phá giá, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, quản lý nhà nước các dịch
vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn.
Bộ Công Thương thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị
định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và
một số nhiệm vụ, quyền hạn như sau:
● Trình Chính phủ các dự án luật, pháp lệnh, các dự thảo nghị quyết, nghị
định, cơ chế, chính sách, dự án, đề án, văn bản quy phạm pháp luật khác về các
ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo phân công của
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
● Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt và tổ chức thực hiện
chiến lược, quy hoạch phát triển tổng thể, chiến lược, quy hoạch ngành và lĩnh
vực.
● Phê duyệt chiến lược, quy hoạch, chương trình phát triển các ngành,
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ, các dự án đầu tư theo phân cấp
và ủy quyền của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.

7


1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Công nghiệp địa
phương.
1.2.1 Vị trí và chức năng

8


khuyến công theo Quy định tại Nghị định số 45/2012/NĐ-CP ngày 21 tháng 5
năn 2012 của Chính phủ về khuyến công và các qui định khác có liên quan của
pháp luật.
- Chủ trì xây dựng đề án, kế hoạch và dự toán kinh phí khuyến công quốc
gia hàng năm trình Bộ trưởng phê duyệt và tổ chức triển khai thực hiện.
Về công nghiệp
- Giúp Bộ trưởng thực hiện công tác quản lý nhà nước về cụm công
nghiệp theo quy định tại Quyết định sô 105/2009/QĐ-TTg ngày 19 tháng 8 năm
2009 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế quản lý cụm công nghiệp và
các quy định khác có liên quan của pháp luật.
- Đầu mối phối hợp, hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình quy
hoạch, đầu tư xây dựng hạ tầng và hoạt động của các cụm công nghiệp trên cả
nước.
Về phát triển doanh nghiệp công nghiệp nhỏ và vừa:
- Chủ trì xây dựng trình Bộ trưởng ban hành hoặc đề nghị cơ quan có
thẩm quyền ban hành các chương trình, đề án, kế hoạch, cơ chế, chính sách, dự
án, đề án, văn bản quy phạm pháp luật về phát triển doanh nghiệp công nghiệp
nhỏ và vừa, hợp tác xã công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp.
- Phối hợp với các cơ quan, tổ chức liên quan để cung cấp thông tin về
xúc tiến, hỗ trợ phát triển các doanh nghiệp công nghiệp nhỏ và vừa và hợp tác
xã công nghiệp- tiểu thủ công nghiệp.
Các lĩnh vự khác
- Kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng, lãng phí, tiêu
cực thuộc phạm vi quản lý của Cục.
- Xây dựng và thực hiện chương trình cải cách hành chính của Cục theo
mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính của Bộ Công Thương.


hoạt động đối ngoại, quản lý, đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản trang thiết bị,
phương tiện điều kiện làm việc của Cơ quan cục.
Tham mưu, giúp Cục trưởng thực hiện các nhiệm vụ về: Tổ chức bộ máy,
biên chế, công tác cán bộ, đào tạo bồi dưỡng cán bộ và thực hiện các chế độ,
chính sách đối với cán bộ công chức viên chức thuộc phạm vi quản lí của Cục.
1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
- Văn phòng giúp Lãnh đạo Cục theo dõi đôn đốc các đơn vị thuộc cục
10


triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác được giao và
theo sự chỉ đạo của lãnh đạo Bộ.
- Tiếp nhận thực hiện và hướng dẫn công tác văn thư của cơ quan Cục và
đơn vị thuộc Cục theo quy định hiện hành về: tiếp nhận, cập nhật lưu trữ thông
tin, quản lý, chuyển giao, luân chuyển công văn tài liệu đi đến, quán lí hồ sơ sử
dụng con dấu.
- Thực hiện công tác tham mưu hố trợ các công việc cho lãnh đạo,giúp
xây dựng nội quy, quy chế, quy định phục vụ công tác quản lí và điều hành, phổ
biến tổ chức đôn đốc thực hiện và kiểm tra, giám sát đánh giá việc chấp hành
thực hiện.
- Chủ trì xây dựng soạn thảo các văn bản pháp quy pháp luật liên quan
đến lĩnh vực, phạm vi quản lý, góp ý kiến đối với văn bản quy phạm pháp luật
theo yêu cầu của Bộ( trừ các văn bản quy phạm pháp luất thuộc chức năng,
nhiệm vụ của các đơn vị chuyên môn, nghiệp vụ khác trong Cục).
- Là đầu mối tổ chức thực hiện mua sắm đảm bảo các điều kiện cần thiết,
các trang thiết bị , theo dõi, quản lí tài sản phương tiện, cơ sở vật chất của cơ
quan Cục, đảm bảo, duy trì về cở sở vật chất của cơ quan.

11


Hai phó Chánh Văn phòng là bà Nguyễn Thị Thu Phương và bà Vũ Thị
Thu Dung, phó Chánh văn phòng giúp Chánh Văn phòng thực hiện, giải quyết
các công việc theo thẩm quyền, hố trợ lãnh đạo.
Chuyên viên 4 người: phụ trách những công việc khác nhau, dưới sự lãnh
đạo của Lãnh đạo Văn phòng.
Nhân viên 3 người.
Cục Công nghiệp địa phương luôn thực hiện tốt nhiệm vụ, hoàn thành tốt
vai trò của tổ chức đã đề ra. Văn phòng cục trợ giúp lãnh đạo Cục hoàn thành tốt
những mục tiêu đã đề ra, Văn phòng cục là đầu mối quan trọng trong quá trình
12


giải quyết công việc của Cục.
Tiểu kết
Cục công nghiệp Địa phương đã hình thành hơn 10 năm nay chính vì vậy
để làm tốt chức năng, nghiệm vụ của mình thì đòi hỏi Cục Công nghiệp Địa
phương phải có cơ chế quản lý cơ cấu tổ chức chặt chẽ, đảm bảo mọi người đều
thực hành tốt để đem lại hiệu quả cao trong quá trình quản lý hành chính nhà
nước.

13


CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HÔI HỌP CỦA
CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG
2.1. Khái niệm, ý nghĩa và nguyên tắc của hội họp
Khái niệm
Họp là một hình thức của hoạt động quản lý Nhà nước, một cách thức giải
quyết công việc, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan trực tiếp thực hiện sự lãnh
đạo, chỉ đạo điều hành hoạt động trong việc giải quyết công việc thuộc chức

nó nhắm đến vấn đề gì.
Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý, kết hợp
các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý phù hợp với
tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết.
Những thông tin về cuộc họp được chuyển kịp thời đến những người tham
dự đảm bảo đúng thời gian (bắt đầu, kết thúc, độ dài).
2.2 Các hình thức hội họp tại cơ quan tổ chức
Cục Công nghiệp Địa hương có các loại hội họp rất đa dạng phong phú
như:
Họp giao ban
Họp giao ban là họp rà soát lại công việc trước đó, điểm các thông tin liên
quan và vạch ra kế hoạch tiếp theo, phân công nhiệm vụ tiếp theo cho đơn vị.
Thành phần thì tùy tính chất cuộc họp, tùy quy mô của tổ chức cá nhân mà triệu
tập.
Họp giao ban Lãnh đạo Cục, giao ban Thủ trưởng các đơn vị, giao ban
giữa các đơn vị: Là cuộc họp để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ
công tác, trao đổi ý kiến và chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên. Thời
gian cũng do đơn vị, thủ trưởng, lãnh đạo đơn vị quy định, có thể hết ca trực (8
tiếng), có thể hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm
Họp tham mưu, tư vấn
Là cuộc họp để Lãnh đạo nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của Thủ
trưởng các đơn vị, của các chuyên gia, nhà khoa học, nhằm có đủ thông tin, có
thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền.
Họp làm việc
Họp làm việc là cuộc họp của Lãnh đạo với Thủ trưởng các đơn vị để giải
quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp
dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp, tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công
tác của cấp dưới.
Họp chuyên môn
Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về

●Xác định nội dung công việc
- Nội dung của cuộc họp này là gì?
- Chỉ ra các bước đê thực hiện công việc được giao.
+ Bước 1: tìm hiểu những thông tin liên quan tới nội dung công việc
+Bước 2: liệt kê những công việc phải làm theo thứ tự (quan trọng hoặc
thời gian)
+Bước 3: dự kiến thời gian,địa điểm,nhân sự và kinh phí cho hoạt động
đó
+ Bước 4: chọn phương pháp thực hiện với từng công việc
●Xác định cuộc họp tổ chức ở đâu, khi nào
16


- Công việc đó thực hiện tại đâu
- Cuộc họp tổ chức khi nào (bắt đầu và kết thúc)
- Ai điều hành, ai chuẩn bị, ( phân công người thực hiện từng công việc chủ chì,
chuẩn bị, kiểm tra, ghi biên bản…):
Phân công người tổ chức ( nêu ra nội dung sự kiện, mục tiêu cần đạt, mời
người tam dự).
Phân công người điều hành ( cần làm những việc như quản lí diển biến,
phương pháp, kĩ thuật sử dụng).
Phân công người theo dõi thời gian.
Phân công người trình bày kêt quả.
Phân công người ghi chép (lập biên bản cuộc họp):
• Những ai đã có mặt
• Những vấn đề nào cần được thảo luận
• Những quyết định chủ chốt nào cần hướng tới.
● Dự trù kinh phí cho từng hoạt động
•
Để tổ chức cuộc họp thì cần căn cứ vào quy mô và yêu cầu tổ chức để lập


họp. Gửi đến cho các thành viên dự họp. Sau đó, điện thoại hỏi lại để biết chắc
rằng các thành viên đã nhận được hồ sơ dự họp.
Nắm được thành phần dự họp để làm thư mời gửi đến các bộ phận. Thư
mời họp tiếng Anh thông thường có mục viết tắt R.S.V.P. kèm theo tên người
liên lạc và số điện thoại, e-mail.
Bộ phận nào có báo cáo trong cuộc họp, người thư ký cần nhắc lại trong
thư mời họp hoạc các bộ phận gửi báo cáo về văn phòng và chánh văn phòng
biên tập các báo cáo, sau đó trực tiếp báo cáo trong cuộc họp.
Chuẩn bị khâu phục vụ cuộc họp như người ghi biên bản, phòng họp, bàn
ghế, nước uống… Trước khi bắt đầu cuộc họp, người thư ký điều hành cuộc họp
phải đi đôn đốc kiểm tra lại cho chu đáo.
2.3.2. Tổ chức điều hành hội họp
Điều hành hội họp là truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả
những người tham dự cuộc họp. Làm rõ những cách thức tham gia và giao tiếp
trong cuộc họp mà bạn mong muốn. Đặt ra những nguyên tắc cơ bản (Tiêu
chuẩn), ghi lại những ý tưởng và lưu ý trên một biểu đồ minh hoạ.
Điều hành cuộc họp:
- Điều hành cuộc họp thường là thủ trưởng cơ quan.
- Điều hành cuộc họp theo đúng kế hoạch chương trình đã định trước
- Lắng nghe các ý kiến trình bày trong cuộc họp
- Tập trung vào các chủ đề của chương trình
- Làm rõ ý kiến mới
- Khuyến khích người phát biểu, tập trung vào các ý kiên, không phải tập
trung vào người nói.
Sau khi xác định được mục tiêu, những nội dung công việc và lập kế
hoạch chi tiết văn phòng tiếp tục tiền hành cuộc họp
Khai mạc cuộc họp:
Thường thì chánh văn phòng Cục là người mở đầu, nói lý do cuộc họp,
báo cáo số vắng mặt và mời chủ tọa lên chủ trì cuộc họp thông qua kế hoạch

cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực hiện.
Báo cáo kết quả cuộc họp trước:
- Thông qua biên bản của kỳ họp trước, có thể cử người đọc hết biên bản
hoặc chỉ đọc phần quyết định và kế hoạch hành động, nêu những vấn đề nảy
sinh, một số vấn đề có trong biên bản nhưng chưa được bàn đến, xin ý kiến cần
sửa đổi bổ sung…trên cơ sở đó đề nghị điều chỉnh nội dung kỳ họp lần này:
Phân tích và giải quyết các vấn đề
Tư vấn và giải hoà các xung đột
Thảo luận, trao đổi quan điểm và đưa ra những kiến nghị
Nhắc lại vấn đề và tạo động cơ
Xúc tiến thay đổi kiến thức, kỹ năng và quan điểm
Nhận được ý kiến và hồi âm
Tăng cường hỏi đáp
- Văn bản thông báo kết quả cuộc họp bao gồm những nội dung chính sau
đây
+ Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp về các vấn đề được đưa ra
19


tại cuộc họp.
+ Quyết định của người có thẩm quyền được đưa ra tại cuộc họp về việc
giải quyết các vấn đề có liên quan và phân công trách nhiệm tổ chức thực hiện.
Thông qua nội dung chủ đề cuộc họp kỳ này:
• Tóm tắt ngắn gọn mục tiêu của cuộc họp.
• Xác định mục đích cuộc họp.
• Kết thúc bằng việc xác nhận và một kế hoạch hành động cụ thể.
• Phát hành biên bản cuộc họp
Biên bản cuộc họp ghi chép các quyết định và các công việc được thông
qua, các biên bản này là tài liệu tham khảo chuẩn bị cho các cuộc họp kế tiếp.
Cách thức phát hành biên bản cuộc họp phụ thuộc vào tầm quan trọng của

thể hoãn đến cuộc họp sau.
Bế mạc cuộc họp:
Người điều hành thông báo bế mạc cuộc họp, nhận xét theo dõi thời gian
diễn biến cuộc họp và thông báo địa điểm thời gian cho cuộc họp tiếp theo.
Khi cuộc họp đã kết thúc, văn phòng cần phải hoàn thành một số việc
khác như hệ thống và tóm tắt lại các ghi chú về diễn tiến của cuộc họp, những
vấn đề đã được giải quyết, những việc cần làm đối với những vấn đề cần đi sâu
phân tích thêm.
Bản tóm tắt này được lập trên cơ sở các thông tin từ biên bản họp, không
nên trình bày quá dài dòng, tốt nhất là một số điểm ở các dấu đầu dòng, đảm bảo
rằng phải gửi lời cám ơn những người đã tham dự cuộc họp. Chắc chắn mọi
người sẽ hài lòng khi họ được đánh giá cao việc đã dành thời gian dự họp.
Cập nhật kế hoạch thời gian của dự án dựa vào các báo cáo tiến độ thực
hiện công việc tại cuộc họp, trong đó cần đảm bảo việc ấn định thời gian cho
cuộc họp tiếp theo, kèm theo những yêu cầu cấn phải đạt được. Phổ biến kế
hoạch thời gian công việc đã được cập nhật cho mọi người đã tham dự cuộc họp.
Tổng kết cuộc họp:
Kết thúc cuộc họp tổng kết lại các nội dung chính để những người tham
dự có cái nhìn tổng quát và xuyên suốt cuộc họp, đồng thời ghi nhớ những điểm
đã thống nhất. Trong phần cuối cuộc họp này dành một khoảng thời gian nhất
định cho phần thảo luận nhóm.
- Thư ký ghi biên bản họp xem xét của lãnh đạo, nội dung phải thể hiện
được:
+ Kết quả cuộc họp.
+ Các biện pháp khắc phục
+ Các chỉ tiêu đề ra
-Thực hiện các biện pháp:
Đại diện lãnh đạo sẽ lập kế hoạch và yêu cầu các đơn vị cùng lập kế
hoạch triển khai thực hiện các biện pháp trên.
- Đánh giá hiệu suất làm việc:

định trách nhiệm. Các văn phòng phẩm, quà tặng còn lại thư ký cần báo cáo
Chánh văn phòng hoặc người chủ tọa.
- Trước khi ra về không quên kiểm tra lại điện, nước và cám ơn những
người đã tham gia phục vụ hội nghị cuộc họp, hội nghị.
- Thư ký biên tập một số loại văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo: quyết
định quản lý hoặc văn bản hướng dẫn, nhắc nhở việc thực hiện những vấn đề
cần thiết, các thư cám ơn, hợp đồng kinh tế hoặc các thỏa thuận về sản xuất,
kinh doanh
-Triển khai nội dung đã được thông qua
-Thông báo cho cơ quan hữu quan kết quả cuộc họp
-Lập hồ sơ cuộc họp đối với hội nghị lớn, quan trọng, thu thập hồ sơ tài
liệu liên quan để lập hồ sơ cuộc họp.
- Ban hành văn bản cần thiết trên cơ sở quyết định của cuộc họp: văn bản
chính thức, thông báo về kết quả cuộc họp.
- Các công việc thuộc nghiệp vụ Văn phòng: Lập hồ sơ cuộc họp, thu dọn
phòng, làm thủ tục thanh toán tạm ứng, thảo thư từ, văn bản theo yêu cầu của
lãnh đạo…
22


Tiểu kết
Cục công nghiệp địa phương đã thực hiệt tốt quá trình hội họp từ khâu
chuẩn bị trước khi hội họp đến khi tiến hành họn và kết thúc cuộc họp. Cục luôn
chú trong quan tâm đến tình hình hội họp cũng như các hoạt động khác của cơ
quan, tạo những điều kiện tốt nhất để cơ quan có cuộc họp tốt nhất. Luôn đề cao
công tác chuẩn bị và điều hành thực hiện trong cuộc họp, các cuộc họp luôn
được các thành viên chú trọng.

23


24


3.1.3. Nguyên nhân
Một số các cuộc họp đều mang lại cảm giác lãng phí thời gian và chỉ có
tác dụng lấp đầy lịch làm việc của tất cả mọi người.
Các cuộc họp có thể kéo dài lê thê mà chẳng ai mong đợi, và chúng
thường dài hơn so với thời lượng cần thiết. Một người thì nói thao thao bất
tuyệt, trong khi tâm trí thành viên họp chỉ đang nghĩ đến những việc họ có thể
làm thay vì ngồi ở đây và cảm thấy tù túng.
Không nêu lên được ý tưởng cũng như định hướng trong tương lai của tổ
chức làm cho nhân viên hay khách mới không thấy rõ được những vấn đề mà
cuộc họp đề cập tới.
3.2 Các giải pháp
3.2.1. Đối với cơ quan
- Đẩy mạnh ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành (trao đổi thông tin trên mạng), tăng cường ứng dụng công nghệ
thông tin trong quá trình chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp (sử dụng văn bản
điện tử, họp trực tuyến).
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm, quý, tháng, tuần, bảo
đảm khoa học, hợp lý, khả thi, phù hợp với yêu cầu quản lý, điều hành.
- Các trường hợp không tổ chức họp:
a) Phổ biến, quán triệt và triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp
luật, các văn bản chỉ đạo của cấp trên, trừ văn bản quy định chủ trương, chính
sách lớn, quan trọng, những nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách, khi cần thiết có thể
tổ chức cuộc họp để quán triệt, tập huấn nhằm thống nhất nhận thức và hành
động trong triển khai thực hiện.
b) Giải quyết những việc cụ thể đã được ủy quyền hoặc phân công, phân
cấp rõ thẩm quyền và trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân cấp dưới
giải quyết.