LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện đề tài “ Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội
họp của UBND huyện Mê Linh“
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự
hướng dẫn khoa học của Ths. Lâm Thu Hằng . Các nội dung nghiên cứu, kết quả
trong đề tài này là trung thực .
Hà Nội, tháng 12 năm 2016


MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Hầu hết mọi người trong chúng ta đều dành phần lớn thời gian cho công
việc, vì vậy mà môi trường làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng cuộc
sống của chúng ta, tác động rất lớn đến nhiều khía cạnh khác trong đời mỗi người.
Bên cạnh năng lực và sự yêu thích công việc là những yếu tố không thể thiếu thì
việc bày trí không gian làm việc một cách hài hòa cân đối sẽ góp phần giúp bạn đạt
kết quả thuận lợi cho công việc của mình.
Nơi làm việc làm việc dù có không gian nhỏ hay hẹp thì sự bố trí không gian
màu sắc...thì tất cả củng mang cho chúng ta tinh thần thoải mái hoặc sự khó chịu,
ảnh hưởng đến trạng thái tinh thần cũng như sức khỏa và hiệu quả công việc, và
tương tự, khi bạn tổ chức tốt khu vực hành chính của cơ quan. Và ngày nay để tìm
giải pháp cho các vướng mắc trong thế giới được tìm thấy xuyên qua các cuộc họp
và thảo luận nhóm. Một cuộc họp vẫn tốt hơn là điện thoại, máy fax, máy vi tính ...
hoặc là làm việc một mình. Tổ chức tốt một cuộc họp cũng quan trọng như việc
bạn tổ chức khoa học khu vực hành chính vậy. Nó đem lại hiểu quả rất lớn cho
công việc và cũng như sự thành công của bạn.


Một cơ quan hay một tổ chức nào dù có nguồn tài chính dồi dào, máy móc
thiết bị hiện đại đến đâu cũng sẽ trở nên vô nghĩa nếu không biết quản trị nguồn
nhân lực. Chính quản trị nhân lực sẽ tạo ra bộ mặt, bầu không khí vui tươi phấn

như vai trò chức năng của hội họp đối với cơ quan tổ chức.
Đưa ra thực trạng tổ chức các cuộc họp hiện nay và nêu lên những nguyên
nhân cũng như các giải pháp khắc phục .
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu trên tôi đã sử dụng các phương pháp như:
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: khai thác xử lý các thông tin để biến các
thông tin cũ làm căn cứ phục vụ nghiên cứu đề tài.
Phương pháp phân tích tổng hợp: là phương pháp được sử dụng nhiều nhất
trong quá trình nghiên cứu.
Phương pháp điều tra khảo sát cán bộ nhân viên của UB quận để tạo lập tài
liệu thông tin.
So sánh đối chiếu: để làm nổi bật vấn đề cần chú trọng trong đề tài.
6. Ý nghĩa phương pháp luận và thực tiễn của đề tài
Công tác tổ chức hội họp là một công tác quan trọng đóng góp một phần cho
sự phát triển sự trao đổi về các mục tiêu chủ đề được lựa chọn đưa ra thảo luận


hướng tới các hướng đi đúng nhất các giải pháp hoàn hảo hơn. Tuy nhiên tầm quan
trọng cùng với vai trò này của công tác tổ chức hội họp ít được chú trọng hơn
thông qua đề tài trên tôi mong muấn đưa đề tài này đến để tạo cho mọi người quan
tâm và trú trọng hơn đối với việc tổ chức một cuộc hội họp hoàn chỉnh và có hiệu
quả tối ưu nhất.
Đề tài còn rất nhiều thiếu sót tuy nhiên cũng tạo thêm sự phong phú cho các
bạn đọc hoặc người cần có nhu cầu tìm hiểu tài liệ về cùng đề tại.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, đề tài được chia làm ba chương chính
như sau:
Chương 1 khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND huyện mê linh
Chương 2 thực trạng và công tác tổ chwucs hội họp của UBND huyện mê linh
Chương 3 các giải pháp và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn công tác tổ


Công tác quy hoạch: UBND huyện đã hoàn thiện báo cáo đồ án quy hoạch
xây dựng nông thôn mới trên địa bàn huyện; lập quy hoạch nghĩa trang trên toàn
bộ các xã; thực hiện quy hoạch 2 thị trấn Quang Minh, Chi Đông tỷ lệ 1/2000;
đang triển khai thực hiện: Quy hoạch chi tiết thủy lợi huyện Mê Linh giai đoạn
2010 đến năm 2020 và định hướng đến năm 2030; Quy hoạch phát triển giáo dục đào tạo trên địa bàn huyện Mê Linh giai đoạn 2011-2015, định hướng đến năm
2020; Quy hoạch, tôn tạo, trùng tu di tích lịch sử văn hoá huyện Mê Linh đến năm
2015; Quy hoạch sử dụng đất giai đoạn 2011- 2020 và kế hoạch sử dụng đất giai
đoạn 2011 - 2015 của huyện Mê Linh; Quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã
hội huyện Mê Linh đến năm 2020 tầm nhìn 2030; Quy hoạch vùng trồng hoa, cây
cảnh, quy hoạch thương mại;
Công tác quản lý đất bãi, xử lý các lò gạch hoạt động trái phép tại các xã ven
sông Hồng được chỉ đạo quyết liệt, lập lại kỷ cương trong quản lý đất đai trên địa
bàn. UBND huyện vừa ban hành Quyết định về việc phân công 3 Tổ công tác do 3
đồng chí Phó Chủ tịch UBND huyện làm Tổ trưởng để kiểm tra, chỉ đạo các cơ sở
thực hiện việc quản lý sử dụng đất đai, trật tự xây dựng trên địa bàn.
Về xây dựng nông thôn mới: Ngoài xã điểm Liên Mạc đã được thành phố phê
duyệt, UBND huyện đang chỉ đạo 15 xã còn lại xây dựng đề án, hiện các xã đang
thuê tư vấn lập đề án. Đối với xã điểm Liên Mạc. Đến hết tháng 7/2011 đã hoàn
thành lập, thẩm định và phê duyệt được 13 dự án với tổng mức đầu tư được phê
duyệt là 89.850 triệu đồng
Lĩnh vực văn hoá – xã hội được huyện quan tâm, đầu tư. Các trường học
được đầu tư xây dựng theo hướng kiên cố hoá, xây dựng trường đạt chuẩn Quốc
gia; chất lượng giáo dục mũi nhọn và giáo dục toàn diện có tiến bộ. Công tác y tế,
chăm sóc sức khoẻ nhân dân, chất lượng khám chữa bệnh được nâng cao (có 15
Trạm xá xã, thị trấn đạt chuẩn Quốc gia). Thực hiện tốt các chính sách xã hội, giải
quyết việc làm, xóa đói, giảm nghèo:Bình quân hàng năm giải quyết việc làm cho


2.000 lao động; tỷ lệ hộ nghèo giảm bình quân hàng năm 1,27%. Toàn huyện đã

Ông Đoàn Văn Trọng

PBT HU,Chủ tịch UBND huyện


2

Ông Hoàng Anh Tuấn

UVTV Phó Chủ tịch TT UBND huyện

3

Ông Trần Thanh Hoài

HUV Phó Chủ tịch UBND huyện

4

Ông Bùi Xuân Quang

HUV Phó Chủ tịch UBND huyện

Ngoài ra còn có các ủy viên của ủy ban huyện như:
TT

Họ và tên

Chức vụ


…

…..

…..

Trong đó các phòng ban và đơn vị trực thuộc được thành lập phục vụ cho
hoạt động của huyện,
•

hòng VH&TT

•

Phòng Giáo dục và đào tạo

•

Thanh tra huyện

•

Phòng LĐ - TB&XH

•

Phòng Tư pháp

•


Pháp lệnh,Nghị quyết của HĐND huyện và các cơ quan quản lý nhà nước cấp trên
trong các lĩnh vực Kinh tế, Chính trị, An ninh, Xã hội, Quốc phòng cụ thể là :
Phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hoá , giáo
dụ , y tế, dịch vụ
Về thu chi ngân sách địa phương
Về tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật
Về phòng chống thiên tai , bảo vệ tài sản Nhà nước xủa tổ chức và công dân,
bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân.
Về công tác thi hành án, giải quyết khiếu nại của nhân dân.


1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện.
UBND huyện có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành thực hiện các nhiệm vụ ,
chương trình, công tác tuần, tháng , quý, năm đã đề ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn
các phường hoạt động quản lý trong nhà nước.UBND huyện thực hiện nhiệm vụ
của mình theo Luật tổ chức HĐND cụ thể như sau:
Xấy dựng chương trình, kế hoạch phát triển xã hội , an ninh quốc phòng dài
hạn và hàng năm của quận .Xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng các công trình
trọng điểm của quận trình HĐND huyện quyết định. Xây dựng quy chế làm việc
của quận , công tác tổ chức bộ máy và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân
cấp và quy đinh nàh nước bổ nhiệm miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các
tập thể cá nhân do UBND huyện trực tiếp quản lý .
- Kết luận những việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt
cho UBND quản lý những vụ phức tạp theo quy định của Luật khiếu nại,
tố cáo .
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đoạ điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân , thành viên của UBND huyện hàng năm .
- Giả quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của UBND huyện .
Tiểu kết 1: dưới đây là một vài nét khái quát nhất về lịch sử hình thành cũng như



họp vẫn là một phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ,
khuyến khích sự đóng góp sáng kiến của các cá nhân vào quá trình điều hành, quản
lý xã hội. Hội họp (hội nghị, hội thảo, các cuộc họp) là một trong những hình thức
cơ bản để phát huy và thực hiện nền dân chủ xã hội chủ nghĩa, chế độ cùng tham
gia một cách tập thể và tự giác của người lao động vào quản lý nhà nước, quản lý
kinh tế và các lĩnh vực xã hội khác.
Mặc dù họp có thể mang các mục đích khác nhau - đưa thông tin và trao đổi
thông tin, tìm hiểu thực tế, giải quyết vấn đề, v.v… tức là đều nhằm mục tiêu nhất
định nào đó, song nếu đó không là một lý do xác đáng và cuộc họp được tổ chức
kém hiệu quả– thì chúng thường làm mất thời gian của mọi người. Tóm lại, vấn đề
là làm sao tổ chức họp có hiệu quả nhất, nhanh chóng chấm dứt tình trạng “loạn
họp”, loại bỏ những cuộc họp gây lãng phí thời gian, tiền bạc của nhân dân, của đất
nước.
2.1.2. Các hình thức hội họp
Có nhiều kiểu họp khác nhau về qui qui mô (số lượng người tham dự), tính
chất (chính thức hoặc không chính thức), thời gian …như họp tham mưu, tư vấn;
họp làm việc; họp chuyên môn; họp giao ban; họp tập huấn, triển khai; họp tổng
kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm; họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc
tổng kết) chuyên đề … Nhưng trong tiểu luận này chỉ đề cập đến kiểu họp làm
việc; họp chuyên môn; họp tập huấn, triển khai; họp tổng kết (Hội nghị tổng kết)
hàng năm; họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề.
Theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25-5-2006
ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà
nước, tùy thuộc mục tiêu cuộc họp cần phân biệt các loại cuộc họp như sau:


Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hành chính nhà
nước nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp


Phân tích và giải quyết các vấn đề.

•

Tư vấn và giải hoà các xung đột.

•

Thảo luận và trao đổi quan điểm

•

Nêu vấn đề và tạo động cơ

•

Xúc tiến thay đổi kiến thức, kỹ năng và quan điểm.

•
•
•

Nhận được ý kiến và hồi âm.
Tăng cường hỏi đáp.
Đào tạo và phát triển.

2.1.3. Tiêu chuẩn của một cuộc họp.
Để đạt hiệu quả nhất định, cuộc họp cần được tiến hành đảm bảo những yêu
cầu sau đây:

- Tạo ra một bầu không khí mang tính chuyên nghiệp. Không cho phép nói
chuyện riêng. Phát biểu bằng giọng nói đầy sức mạnh, nghị lực, sử dụng các câu


hỏi phù hợp, có các nhận xét và định hướng cho mọi người để cùng thảo luận đi
đến thống nhất kết luận cuối cùng. Nếu cuộc họp bị kéo dài mà vẫn không đưa ra
được quyết định nào, cần kịp thời dừng việc tiếp tục thảo luận; nếu còn điều gì đó
chưa đưa ra giải pháp, phải xác định cần phải làm gì để giải quyết vấn đề đó trong
tương lai và bổ sung vào kế hoạch tiếp theo. Phải tỏ ra kiên định trong trường hợp
những người dự họp đi trệch khỏi vấn đề đang triển khai trong buổi họp và đề nghị
sẽ thảo luận trong một cuộc họp khác.
- Kiểm tra việc giải quyết những vấn đề của chương trình nghị sự.
- Kiểm tra hoạt động của thư ký.
- Tổng kết các vấn đề và chỉ rõ việc thực hiện.
- Dự kiến xếp lịch cho cuộc họp tiếp theo vào cuối cuộc họp hiện tại.
- Kết thúc cuộc họp đúng giờ quy định, đừng bao giờ kéo dài. Tâm lý người
dự họp luôn thấy bất an, bất bình khi phải họp kéo dài hơn giờ quy định. Họ còn
nhiều dự định phải giải quyết sau khi họp, không nên bắt họ lỡ những công việc
khác, hơn nữa họ không còn tâm trạng nào để lắng nghe hoặc phát biểu.
- Từng bước ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ việc họp.
Trong cuộc họp đa số các sự trao đổi đều mang tính tự phát. Quá trình cuộc
họp diễn ra không hoàn toàn được định trước mà nó chỉ theo một đề cương cơ bản.
Ngoài ra kết quả của cuộc họp không dễ mà được thống nhất nhanh chóng. Bởi vậy
hai điều quan trọng nhất trong công tác chuẩn bị một cuộc họp là: Đặt ra mục đích
rõ ràng, thực tế và chuẩn bị những vấn đề cần bàn bạc một cách cụ thể.
2.2.Thực trạng tổ chức hội họp của UBND huyện


2.2.1. Tổ chức công tác chuẩn bị
* Xây dựng dự kiến kế hoạch tổ chức các cuộc họp

-Thành phần, số lượng đại biểu.
Dự hội nghị có các đồng chí lãnh đạo UBND huyện, thành viên Hội đồng nghĩa vụ
quân sự huyện (tại Quyết định số 5412/QĐ-UBND ngày 04/11/2015 của UBND
huyện); lãnh đạo Viện Kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân, Ban CHQS huyện;
Chủ tịch UBND, Chỉ huy trưởng quân sự các xã, thị trấn; Lãnh đạo phụ trách quân
sự Công ty Điện lực Mê Linh
-Thời gian, địa điểm.
8 giờ 30 Ngày 09/12/2016, tại phòng họp tầng 3 UBND huyện Mê Linh
- Hình thức tổ chức cuộc họp (tập trung, trực tuyến).
Tập trung công khai tại địa điểm được dự kiến trước đó
- Danh mục các tài liệu tại cuộc họp.


Các quy định, quyết định phục vụ cho công tác tuyển chọn lánh nhập ngũ,
các danh sách báo cáo về tình hình số lượng và độ tuổi nhập ngũ của các thị xã và
các xã tại địa bàn huyện….
Các bản kế hoạch tổ chức thực hiện tuyển chọn, đưa ra các lợi thế cũng như
hạn chế để điều chỉnh cho phù hợp.
- Phân công chuẩn bị và tổ chức phục vụ họp.
+ phân công đặt trước địa điểm tổ chức cuộc họp
+ tổ chức về sinh trang trí lại phòng họp để thể hiện sự chuyên nghiệp theo
đúng yêu cầu của công tác tổ chức hội họp.
+kiểm tra các trang thiết bị cơ sở vật chất được sử dụn trong cuộc họp sắp
diễn ra như ánh sáng đèn, bàn ghế, máy lạnh, ổ cắm,….
+ chuẩn bị nước uống
+ chuẩn bị máy chiếu, máy tính, màn chiếu ti vi…
+ khăn phủ bàn .. và một số công việc hậu cần khác.
*Phát giấy mời họp
Công chức được phân công thực hiện viết và phapts giấy mời cho các đại
biểu số, các thành viên tham gia cuộc họp đầy đủ nội dung thông tin của cuộc họp

- Làm rõ thành phần tham dự và các cuộc trao đổi được mong đợi.
- Thiết lập các quy định:


+ Thời gian nghỉ giải lao giữa cuộc họp và kết thúc.
+ Các thành viên sẽ được lắng nghe như thế nào.
+ Các xung đột sẽ được giải quyết như thế nào.
+ Mỗi thành viên được mong đợi những gì.
+ Các chủ đề bí mật
- Thể hiện rằng bạn đánh giá cao các ý tưởng, ý kiến và câu hỏi của họ.
*Điều khiển cuộc họp
- Dành thời gian để nói và lắng nghe các câu chuyện. Sáng tạo trong cách bạn chia
sẻ chúng.
- Làm rõ và vạch ra những ý kiến chủ chốt.
- Hỏi những quan điểm khác, bảo vệ những ý kiến mới.
- Sử dụng kỹ thuật vận dụng trí tuệ tập thể.
- Hỏi những câu hỏi cởi mở để khuyến khích các đóng góp.
- Giữ tập trung vào các ý kiến, không phải vào người nói.
- Phân công cụ thể các bước tiếp theo thông qua cuộc họp.
- Tập trung vào các chủ đề chương trình. Đừng lan man chủ đề.
Tiếp tục...
- Thu thập thông tin và tài liệu từ cuộc họp. Chắc rằng mọi người đều được lắng
nghe.
- Để mọi người mang đến nội dung, bạn hướng dẫn cho tiến trình.
- Thừa nhận và tăng cường những sự đóng góp có tính xây dựng.
- Sử dụng chương trình để theo dõi hoạt động.
- Làm cho cả nhóm nhận thức về vị trí của họ trong quy trình.


- Tóm tắt các điểm chính từng giai đoạn và hỏi sự đồng tình.

chương trình nghị sự nếu có; các báo cáo tham luận, các bài phát biểu; nghị quyết
của cuộc họp; biên bản ghi nhận của cuộc họp; lời bế mạc
Khâu cuối cùng là thanh toán chi phí cuộc họp: thu thập hóa đơn, chắng từ
liên quan đến chi phí của cuộc họp.
Các công tác trên được cơ quan huyện thực hiện hết sức nghiêm túc, các
công việc kiểm tra các trang thiết bị hay sắp xếp trả lại vị trí cũ cho phòng họp, tuy
công việc này hết sức nhẹ và không trọng yếu nhưng đã nói lên phần nào về tinh
thần trách nhiệm của công nhân viên đối với tài sản chung.Các biên bản được ghi
đầy đủ nội dung chính trong quá trình diễn ra cuộc họp, thu thập đầy đủ các thông
tin văn bản cần thiết cũng như các chứng từ chi phi cho thực hiện tổ chức họp.
Tiểu kết 2: Thông qua việc tìm hiểu về công tác tổ chức và thực trạng tổ chức hội
họp của UBND huyện mê linh, chúng ta đã hiểu hơn về công tác tổ chức cũng như
vai trò và tầm quan trọng của công tác tổ chức hội họp của các cơ quan tổ chức đặc
biệt là các cơ quan hành chính nhà nước như cơ quan huyên. Các công tác chuẩn bị
cho một cuộc họp cũng như nguyên tắc tiến trình và công tác hoàn thành các thủ
tục giấy tờ tạo lập hồ sơ cho cuộc họp cũng đã được ro ràng hơn.
Chương 3 CÁC GIẢI PHÁP VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN
THIỆN HƠN CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP


3.1.Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
Công tác tổ chức các cuộc họp của cơ quan được duy trì và thực hiện đúng
theo kế hoạch được xác định trong kế hoạch thực hiện nhiệm vụ năm học của nhà cơ
quan, thường là theo tháng , quý và năm để đưa ra các cuộc họp.
Công tác chuẩn bị trước khi hội họp diễn ra được chú trọng hơn về tất cả các
khâu như chuẩn bị cơ sở trang thiết bị, hậu cần …các tài liệu cần thiết cho cuộc họp
theo đúng chủ đề, và việc các thành viên đến tham dự đóng góp ý kiến có ý thức và
nhiều ý tưởng mới sáng tạo được đề ra.Phân công công việc phù hợp đúng người đúng
việc.