Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Kim Cúc

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài “ Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện
Đại học Thủy lợi” là công trình nghiên cứu của riêng tôi dƣới sự hƣớng dẫn của Th.S Đào
Thị Uyên. Đề tài này đƣợc tác giả độc lập nghiên cứu trên cơ sở tham khảo tài liệu, khảo sát
thực tế và sự phân tích, đánh giá tổng hợp của bản thân. Khóa luận hoàn toàn không có sự sao
chép nguyên văn của bất cứ công trình nào.
Hà Nội, ngày 18 tháng 05 năm 2011
Tác giả khóa luận
Phạm Thị Kim Cúc

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU ....................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ................................................................................ 1
2. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài ..................................................... 1
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài .............................................. 2
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ................................................................ 2
5. Phƣơng pháp nghiên cứu của đề tài ............................................................ 3
6. Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn .............................................................. 3
7. Bố cục của Khóa luận ................................................................................... 3

CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY LỢI VÀ
VẤN ĐỀ TỔ CHỨC, BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU ................................. 3
1.1. Giới thiệu về Thƣ viện Đại học Thủy lợi ................................................... 4
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Thƣ viện Đại học Thủy lợi ........ 4
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ ............................................................................... 5
1.1.2.1. Chức năng .......................................................................................... 5
1.1.2.2. Nhiệm vụ ............................................................................................ 6

2.1. 2.1. Kho đóng ......................................................................................... 30
2.1.2.2. Kho mở .............................................................................................. 31
2.2. Công tác bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi .............. 44
2.2.1. Những nhân tố hủy hoại tài liệu ............................................................ 45
2.2.1.1. Tác động của môi trƣờng tự nhiên : ............................................... 45
2.2.1.2. Thiên tai, hỏa hoạn ........................................................................... 46
2.2.1.3. Sự lão hóa của tài liệu ...................................................................... 46
2.2.2. Nội dung công tác bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi48
2.2.2.1. Vệ sinh kho........................................................................................ 48
2.2.2.2. Đóng và sửa chữa tài liệu................................................................. 51
2.2.2.3. Chuyển dạng tài liệu sang các vật mang tin khác ......................... 51
2.2.2.4. Công tác phòng, chống thiên tai, hỏa hoạn .................................... 51
2.2.2.5. Áp dụng công nghệ thông tin trong công tác bảo quản ................ 52

K52- Thông Tin - Thư Viện


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Kim Cúc

2.2.2.6. Công tác tuyên truyền, giáo dục ý thức bảo quản tài liệu đối với cán
bộ và bạn đọc ................................................................................................. 53
2.3. Tiến hành công tác kiểm kê và thanh lý tài liệu...................................... 54
2.3.1. Kiểm kê tài liệu .................................................................................... 54
2.3.2. Thanh lý tài liệu ...................................................................................... 55

CHƢƠNG 3 : NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO
CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHO TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY
LỢI ................................................................................................................ 56

lý và cung cấp thông tin về mọi lĩnh vực, phục vụ mọi đối tƣợng ngƣời dùng tin.
Hoà với xu thế phát triển chung của thời đại và của các trung tâm thông tin - thƣ viện,
Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi Hà Nội đã và đang khẳng định vị thế của mình trong việc đáp ứng
nhu cầu tin của ngƣời dùng tin. Do đó, cán bộ tại thƣ viện luôn coi việc tổ chức và bảo quản
vốn tài liệu là cơ sở, nền tảng cho mọi hoạt động của mình, là vấn đề then chốt, quyết định sự
tồn tại và phát triển của Thƣ viện. Tổ chức sắp xếp và bảo quản vốn tài liệu không khó, nhƣng
tổ chức, sắp xếp làm sao để lấy ra đựơc tài liệu trong khoảng thời gian ngắn nhất, đồng thời
vẫn bảo quản tốt tài liệu, tạo thuận lợi cho việc sử dụng, thì đó mới là một vấn đề lớn.
Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi trong những
năm qua đã trở thành một nhiệm vụ không hề dễ dàng, khi mà xã hội đang đứng trƣớc sự gia
tăng khổng lồ của khối lƣợng thông tin, đặc biệt là thông tin thuộc lĩnh vực khoa học, kỹ thuật
và công nghệ. Đi cùng với sự phát triển về số lƣợng của nguồn thông tin, Thƣ viện phải có
những biện pháp tổ chức và bảo quản nguồn vốn đó để phục vụ bạn đọc một cách hiệu quả
nhất. Ý thức đƣợc tầm quan trọng này, trong những năm qua, Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi Hà
Nội đã tiến hành xây dựng, tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của mình, vừa phục vụ đắc lực
cho sự nghiệp giáo dục và đào tạo của đất nƣớc, góp phần nâng cao chất lƣợng giảng dạy, học
tập và nghiên cứu của cán bộ và sinh viên trong trƣờng, vừa phải đảm bảo phù hợp cho sự
phát triển lâu dài trong một tƣơng lai xa của Thƣ viện.
Với ý nghĩa quan trọng đó, tôi đã quyết định chọn đề tài “Công tác tổ chức và bảo
quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi” làm đề tài Khoá luận tốt nghiệp của mình.

2. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài
Liên quan đến vấn đề tổ chức và bảo quản vốn tài liệu đã đƣợc nghiên cứu tại nhiều
Thƣ viện lớn ở Việt Nam nhƣ : Thƣ viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm Thƣ viện Đại học

K52- Thông Tin - Thư Viện

1



4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Để đạt đƣợc những mục tiêu nghiên cứu và giải quyết tốt nhiệm vụ đã đặt ra trong đề
tài khóa luận, đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu đƣợc xác định và giới hạn nhƣ sau:
-

Đối tƣợng nghiên cứu: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học
Thuỷ lợi.

-

Phạm vi nghiên cứu : Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học
Thuỷ lợi Hà Nội trong giai đoạn hiện nay.

K52- Thông Tin - Thư Viện

2


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Kim Cúc

5. Phƣơng pháp nghiên cứu của đề tài
Để hoàn thành khóa luận, tôi đã sử dụng phƣơng pháp duy vật biện chứng và phƣơng

-

pháp duy vật lịch sử.
Phƣơng pháp tiếp cận:




Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Kim Cúc

1.1. Giới thiệu về Thƣ viện Đại học Thủy lợi
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Thƣ viện Đại học Thủy lợi
Ngay sau khi Trƣờng Đại học Thủy lợi đƣợc thành lập, năm 1959, Thƣ viện cũng đƣợc
ra đời và phát triển đồng hành với sự phát triển của Trƣờng. Từ đó đến nay, Thƣ viện đã trải
qua hơn 50 năm phát triển với từng gắn với lịch sử phát triển của trƣờng và những thăng trầm
của đất nƣớc. Quá trình hình thành và phát triển của Thƣ viện có thể chia thành 5 giai đoạn
chính:
 Giai đoạn 1959 – 1965
Những ngày mới thành lập, tổ Thƣ viện không có cơ sở tập trung mà đƣợc nhà Trƣờng
bố trí tại tầng 1 nhà Hành chính và thêm một phòng đầu hồi tầng 2 với 3 cán bộ. Đối tƣợng
phục vụ của Thƣ viện trong giai đoạn này là học viên lớp chuyên tu và chính khoá 1, 2, 3, 4,
5, và 6 thuộc 3 ngành đào tạo là Thuỷ công, Thuỷ nông và Thuỷ văn.
 Giai đoạn 1965 – 1975
Từ tháng 6 năm 1965 đến năm 1973, Thƣ viện cùng với toàn Trƣờng sơ tán 2 lần tại
tỉnh Bắc Giang.
Từ năm 1968, Thƣ viện đã có những đổi mới ban đầu về nghiệp vụ, sách đã đƣợc phân
loại theo chuyên môn và bắt đầu có phích sách.
Năm 1970, Thƣ viện bắt đầu xây dựng hệ thống giá sách, các sách chuyên môn và tạp
chí đƣợc phân loại và sắp xếp theo khổ sách và theo ngôn ngữ.
Đến năm 1975, tổng số cán bộ tại tổ Thƣ viện là 6 ngƣời.
 Giai đoạn từ 1975-1989
Từ năm 1975, Thƣ viện đã có những cố gắng rất lớn để tăng cƣờng và đa dạng hóa
nguồn tài liệu phục vụ cho học tập và nghiên cứu. Lúc này nhân lực của Thƣ viện cũng đƣợc
tăng lên, nâng tổng số cán bộ là 11 ngƣời.

thống máy tính cho hoạt động nghiệp vụ và cho sinh viên tra cứu. Về nhân lực, Nhà trƣờng
tăng cƣờng thêm cho Thƣ viện 2 cử nhân công nghệ thông tin, nâng cao tổng số cán bộ lên 16
ngƣời, các cán bộ đƣợc đào tạo về chuyên môn thƣ viện, thủy lợi, ngoại ngữ, ngoại thƣơng,
công nghệ thông tin và một số ngành khác.
Tháng 8/2006, phần mềm Quản lý Thƣ viện Libol đƣợc nâng cấp lên phiên bản 6.0. Từ
tháng 7/2006, Thƣ viện bắt đầu tiến hành hồi cố lần lƣợt các kho sách.
Kể từ ngày thành lập, chỉ là một tổ Thƣ viện với vài cán bộ và cơ sở vật chất, còn
nhiều thiếu thốn, trải qua hơn 50 năm thăng trầm với bao gian khổ thời chiến tranh, khó khăn
về nhân lực và cơ sở vật chất nhƣng Thƣ viện vẫn luôn hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao, đóng
góp tích cực cho sự trƣởng thành và vững mạnh của Nhà trƣờng. Đặc biệt 20 năm kể từ khi
đƣợc tách ra hoạt động độc lập (28/10/1989 – 28/10/2009), Thƣ viện Đại học Thủy lợi đã có
những bƣớc tiến không ngừng để nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác nghiệp vụ cũng
nhƣ hiệu quả phục vụ. Đó là sự phấn đấu không mệt mỏi của các thế hệ lãnh đạo và cán bộ
nhân viên Thƣ viện.

1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
1.1.2.1. Chức năng
Thƣ viện có chức năng giúp hiệu trƣởng về:

K52- Thông Tin - Thư Viện

5


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Kim Cúc

+ Quản lý công tác thông tin Thƣ viện
+ Tổ chức thực hiện công tác lƣu trữ và khai thác tƣ liệu thông tin, sách báo, tạp chí,

+ 01 Kho Giáo trình – 195 m2
+

01 Phòng Giáo trình - 130 m2

K52- Thông Tin - Thư Viện

6


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Kim Cúc

+ 04 Kho Tài liệu tham khảo:
Kho Ngoại văn – 65 m2
Kho Mở - 410 m2
Phòng Báo - Tạp chí – 30 m2
Kho Lƣu trữ - 70 m2
+ 03 phòng khai thác đa phƣơng tiện (Multimedia room) - 195m2
+ 03 phòng đọc lớn và sân tự học của sinh viên, tổng diện tích 400m 2 có sức chứa
khoảng 1.000 chỗ
+ 04 phòng làm việc của các bộ thƣ viện, phòng máy chủ, phòng họp…

Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi hiện có 1 không gian khép kín, biệt lập và yên tĩnh.
Các phòng đọc, kho sách với bàn quầy, giá sách, bàn ghế mới; các trang thiết bị điện
tử, an ninh thƣ viện khá hiện đại, hệ thống đèn, quạt hợp lý, có điều hòa không khí,
máy hút ẩm…
1.1.3.2. Trang thiết bị
Thƣ viện đƣợc lắp đặt các trang thiết bị điện tử, mạng LAN và các thiết bị an ninh thƣ

 01 máy in thẻ nhựa;
 01 máy ảnh kỹ thuật số;

 Hệ thống kiểm soát vào/ra tự động bằng thẻ proximity.

1.1.4. Thành phần vốn tài liệu của Thƣ viện ĐHTL
Thƣ viện ĐHTL là một thƣ viện chuyên ngành khoa học kỹ thuật, có vốn tài liệu phong
phú, đa dạng. Hiện nay kho tài liệu của Thƣ viện có khoảng 228.791 tài liệu với các ngôn ngữ
Việt, Anh, Nga, Pháp… Trong đó bao gồm: tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử.
 Tài liệu truyền thống
 Sách:
Đây là loại tài liệu chiếm số lƣợng lớn nhất trong kho tài liệu của Thƣ viện, gồm các
loại sau:
-

Sách giáo trình: có khoảng 465 đầu – 252.000 bản: Phần lớn là các giáo trình do các
Giáo sƣ, Tiến sỹ và cán bộ giảng dạy tại các khoa, Bộ môn trong trƣờng biên soạn,
thuộc các chuyên ngành đào tạo của Trƣờng nhƣ: Thủy văn và tài nguyên thiên nhiên,
Thủy lực, Quản lý tài nguyên nƣớc, Kỹ thuật công trình thủy lợi …

-

Sách tham khảo: bao gồm sách tham khảo tiếng Việt và sách tham khảo tiếng nƣớc
ngoài.

+ Sách tham khảo tiếng Việt: có số lƣợng 7.448 đầu – 17.308 cuốn, gồm các sách chuyên
ngành kỹ thuật, kỹ thuật thủy lợi, tin học, ngoại ngữ, khoa học xã hội, văn học, nghệ
thuật…
+ Sách tham khảo tiếng nƣớc ngoài: trong đó sách tiếng Anh có 3.247 đầu /4435 cuốn, các
ngôn ngữ khác chủ yếu là tiếng Nga, tiếng Trung: khoảng 4.700 đầu/ hơn 7.000 cuốn.


Bản

Tài liệu tham khảo tiếng
Việt

17.308

Bản

Tài liệu tham khảo tiếng
nƣớc ngoài

11435

Bản

Luận văn, luận án

1882

Bản

Bảng 1: Số lƣợng vốn tài liệu của Thƣ viện

4%

1%
Giáo trình



Đĩa dữ liệu: 400 đĩa

-

1 Cơ sở dữ liệu Thƣ mục sách: 13.795 biểu ghi

-

Sách số hóa: 374 đầu

-

Giáo trình điện tử: 93 đầu

-

Bài chích báo, tạp chí: trên 100 bài.
Nhƣng hiện tại, vốn tài liệu điện tử này chƣa đƣợc Thƣ viện tổ chức và đƣa ra phục vụ

đông đảo tới bạn đọc mà chỉ phục vụ cho những đối tƣợng là các cán bộ quản lý, giảng viên,
hỗ trợ họ trong việc viết sách.
Với nguồn tài liệu phong phú nhƣ vậy, vấn đề đặt ra cho Thƣ viện ĐHTL hiện nay là
làm thế nào tổ chức và bảo quản thật hợp lý, khoa học nguồn tài liệu đó để khai thác sử dụng
tối đa giá trị của nó, góp phần thỏa mãn nhu cầu ngày càng lớn của mọi đối tƣợng ngƣời
dùng tin.

1.1.5. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ
1.1.5.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hình 2: Sơ đồ tổ chức Thƣ Viện Đại học thủy lợi

- Khối phục vụ bạn đọc (hiện có 12 ngƣời):
+ Phòng Giáo trình (4 ngƣời)
+ Kho Mở (4 ngƣời)
+ Kho Ngoại văn (1 ngƣời)
+ Phòng Báo chí (1 ngƣời)
+ Hƣớng dẫn thông tin (2 ngƣời)

1.1.6. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin
Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi Hà Nội có số lƣợng ngƣời dùng tin đông đảo, hiện có hơn
12.720 ngƣời và đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hoạt động của Thƣ viện không
ngừng đi lên. Ngƣời dùng tin tại Thƣ viện đƣợc chia thành các nhóm chính:
- Giảng viên, cán bộ trong trƣờng;
- Sinh viên chính qui, tại chức, học viên cao học và nghiên cứu sinh tại trƣờng;
- Ngoài ra, Thƣ viện còn cung cấp giáo trình, tài liệu tham khảo cho một số cơ sở đào tạo
tại chức xa trƣờng nhƣ Cơ sở 2, Đại học 2 và một số trƣờng Đại học khác.
+ Nhóm cán bộ giảng dạy, cán bộ quản lý, chuyên viên: Với 435 ngƣời trong tổng số bạn
đọc của Thƣ viện. Tuy nhiên, họ đóng vai trò nòng cốt của xã hội, là “nguyên khí quốc gia”.
Họ vừa là đối tƣợng sử dụng Thƣ viện, vừa là ngƣời tạo ra nguồn thông tin có giá trị khoa học

12


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Kim Cúc

cao cho thƣ viện. Với đặc thù là hoạt động trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật mà cụ thể là kỹ
thuật thủy lợi, nhu cầu tin của họ chuyên sâu. Họ quan tâm tới những thông tin mới, kịp thời.
Bên cạnh tài liệu tiếng Việt, họ rất cần tài liệu tiếng nƣớc ngoài nhƣ: tiếng Anh, Pháp, Nhật…
những nƣớc có nền khoa học kỹ thuật phát triển trên thế giới.

Biểu đồ thể hiện tỷ lệ ngƣời dùng tin tại Thƣ viện
3% 4%
Cán bộ giảng dạy, cán bộ
quản lý, chuyên viên
Sinh viên chính qui, tại
chức
93%

Học viên cao học, nghiên
cứu sinh

Hình 3: Biểu đồ thể hiện tỷ lệ ngƣời dùng tin tại Thƣ viện
Mỗi nhóm ngƣời dùng tin lại có những đặc điểm tâm lý, ngành nghề khác nhau, ảnh
hƣởng lớn đến nhu cầu tin khác nhau của họ. Việc phân chia ngƣời dùng tin thành những
nhóm nhỏ, giúp thƣ viện quản lý bạn đọc tốt hơn, đồng thời phục vụ tốt hơn. Qua đó, việc bổ
13


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Kim Cúc

sung nguồn tin sẽ đi sát và phù hợp với nhu cầu từng nhóm ngƣời dùng tin, giúp cho Thƣ viện
có những chính sách ƣu đãi, kế hoạch xây dựng và phát triển các sản phẩm, dịch vụ hiệu quả,
trên cơ sở nắm vững từng loại nhu cầu. Từ đó sẽ nâng cao chất lƣợng hoạt động của Thƣ viện
đối với mọi đối tƣợng ngƣời dùng tin khi tới Thƣ viện.

1.2. Những vấn đề về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
1.2.1. Về tổ chức vốn tài liệu
Năm 1934, nhà Thƣ viện học ngƣời Nga U.V.Grigorev đã đƣa vào trong thành ngữ


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Kim Cúc

Để tổ chức vốn tài liệu hiệu quả, bên cạnh việc đáp ứng bốn tiêu chí trên, còn phải
phát huy đƣợc hết các nguồn lực của thƣ viện.
Nếu công tác bổ sung vốn tài liệu giúp cho công tác bổ sung vốn tài liệu của thƣ
viện thƣờng xuyên đƣợc tăng cƣờng về chất lƣợng và số lƣợng thì việc khai thác giá trị của tài
liệu lại phụ thuộc rất lớn vào việc tổ chức vốn tài liệu của thƣ viện. Nên bất kì một cơ quan
thông tin thƣ viện nào cũng cần phải sắp xếp tổ chức vốn tài liệu một cách hợp lý và khoa học
thì mới có thể khai thác hết đƣợc nguồn tin quý báu của mình và đáp ứng tối đa nhu cầu của
ngƣời dùng tin.
Nhƣ vậy tổ chức vốn tài liệu là sắp xếp tài liệu của cơ quan Thông tin – Thƣ viện một
cách khoa học, chính xác nhằm tạo điều kiện tốt nhất để đáp ứng nhu cầu tin của ngƣời sử
dụng một cách nhanh chóng và chính xác đồng thời nâng cao chất lƣợng sử dụng nguồn tin
trong thƣ viện. Không những thế, việc tổ chức vốn tài liệu hợp lý sẽ đảm bảo cho quá trình
bảo quản, kiểm kê kho tài liệu đƣợc thuận tiện và rõ ràng hơn.

1.2.2. Về bảo quản vốn tài liệu
Ngày nay, ở tất cả các thƣ viện, vốn tài liệu không chỉ có ý nghĩa về mặt vật chất, mà
còn có ý nghĩa vô giá về mặt giá trị văn hóa, tinh thần. Nó đã hội tụ những tri thức, vốn sống
phong phú của nhân loại đƣợc tích lũy từ nhiều thế hệ, là di sản văn hóa của dân tộc và là tài
sản chung của toàn xã hội. Vì thế, trong mọi hoạt động của mỗi cơ quan thông tin – thƣ viện,
bảo quản vốn tài liệu ngày càng trở thành vấn đề quan trọng hàng đầu. Bảo quản vốn tài liệu
không chỉ đơn thuần là bảo quản sách báo khỏi bị hƣ hỏng, đảm bảo sự toàn vẹn và hiện trạng
vật lý bình thƣờng của các tài liệu trong kho, mà ở góc độ khái quát, bảo quản vốn tài liệu
chính là bảo quản di sản văn hóa của dân tộc và của toàn nhân loại.
Nghiên cứu về vấn đề bảo quản vốn tài liệu, trong cuốn sách của IFLA: “ Những
nguyên lý bảo tồn và bảo quản vốn tài liệu Thư viện” đã đƣa ra định nghĩa:

Đặc điểm khí hậu nhiệt đới gió mùa ở Việt Nam đã ảnh hƣởng rất lớn đến công tác bảo
quản vốn tài liệu, làm cho công tác này ngày càng trở nên khó khăn và phức tạp.
Nhƣ tất cả các thƣ viện khác, tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi, vấn đề bảo quản vốn tài
liệu có một ý nghĩa vô cùng quan trọng. Thƣ viện ĐHTL, bên cạnh việc tổ chức tốt vốn tài
liệu phục vụ và đáp ứng nhu cầu bạn đọc, còn có nhiệm vụ bảo quản và giữ gìn lâu dài vốn tài
liệu đó, nhằm thực hiện đƣợc mọi chức năng và nhiệm vụ của mình.

1.2.3. Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện
Đại học Thủy lợi
Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu trong các cơ quan TT-TV có ý nghĩa vô cùng
quan trọng. Trong quá trình tổ chức vốn tài liệu, các Thƣ viện đồng thời giải quyết hai nhiệm
vụ mâu thuẫn nhau, nhƣng có mối quan hệ biện chứng với nhau, đó là : sử dụng tích cực vốn
tài liệu của Thƣ viện và bảo quản chúng lâu dài. Tổ chức vốn tài liệu khoa học làm cho vốn tài
liệu nói chung và từng cuốn sách nói riêng đƣợc bảo quản trong điều kiện tốt nhất. Bảo quản
16


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Kim Cúc

vốn tài liệu tốt sẽ nâng cao chất lƣợng phục vụ, tiết kiệm ngân sách cho Thƣ viện trong việc
bổ sung, phục hồi, phục chế các tài liệu bị mất mát hƣ hỏng. Nhiệm vụ của công tác tổ chức
vốn liệu là phải điều hòa đƣợc mâu thuẫn đó, đảm bảo việc luân chuyển tài liệu một cách
nhanh chóng tới ngƣời dùng tin, thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc trong thời gian ngắn nhất.
Đồng thời, vốn tài liệu cũng đƣợc bảo quản lâu dài vì đây đƣợc coi là tài sản chung của xã hội,
góp phần giữ gìn di sản văn hóa dân tộc nói riêng và nhân loại nói chung.
Tổ chức vốn tài liệu khoa học, bảo quản vốn tài liệu tốt sẽ nâng cao chất lƣợng phục vụ,
tiết kiệm đƣợc ngân sách cho thƣ viện trong việc phục hồi, phục chế tài liệu bị rách nát hƣ
hỏng.

2.1. Công tác tổ chức vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi
Trong bối cảnh hội nhập, cùng với những tiến bộ vƣợt bậc về khoa học kỹ thuật
trong mọi lĩnh vực, đòi hỏi con ngƣời cũng phải biết phát triển theo. Do đó, nhu cầu khai thác,
tìm kiếm thông tin về mọi lĩnh vực của con ngƣời cũng đa dạng phong phú. Với tƣ cách là một
Thƣ viện chuyên ngành, mang đặc thù riêng của một trƣờng đào tạo về khoa học kỹ thuật thủy
lợi, Thƣ viện Đại học Thủy lợi ra đời với vốn tài liệu khá đa dạng, phong phú, là nhu cầu tất
yếu khách quan nhằm mục đích phục vụ một số lƣợng lớn độc giả là cán bộ, giảng viên và
sinh viên trong trƣờng.
Trong suốt quá trình hoạt động của bất kì cơ quan thông tin thƣ viện nào, vấn đề tổ
chức vốn tài liệu luôn là một trong những công việc hằng ngày. Công việc này là một loạt các
khâu nghiệp vụ, từ tiếp nhận tài liệu, vào sổ đăng kí, phân loại, mô tả… cho đến khâu sắp xếp
tài liệu lên giá để tiến hành phục vụ bạn đọc. Tiếp cận với công tác tổ chức vốn tài liệu, dễ
nhận thấy những điểm mới và mang bản sắc riêng của Thƣ viện Đại học Thủy lợi. Từ phƣơng
pháp tổ chức loại hình tài liệu cho đến phân chia kho, sắp xếp tài liệu… Trên thực tế, công tác

18


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Kim Cúc

tổ chức vốn tài liệu của Thƣ viện Đại học Thủy lợi đã mang một hiệu ứng tích cực, tạo thói
quen sử dụng thƣ viện của bạn đọc, mang lại cảm giác thỏa mái, thích thú cho bạn đọc trong
và ngoài trƣờng, tăng hiệu quả sử dụng Thƣ viện.

2.1.1. Xử lý tài liệu – cơ sở khoa học cho công tác tổ chức vốn tài liệu
Trong quá trình hoạt động, tùy thuộc vào nguồn tin vốn có và đối tƣợng bạn đọc của
mình, mà các Thƣ viện có cách tổ chức vốn tài liệu khác nhau, nhằm làm cho vốn tài liệu đƣợc
sắp xếp theo một trật tự khoa học. Tuy nhiên, để làm tốt đƣợc điều đó, các Thƣ viện phải căn


đăng kí cá biệt sẽ đƣợc in ra và đóng thành quyển mà không phải đăng kí thủ công bằng tay.
Cách làm này vừa tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức cho cán bộ Thƣ viện vừa đảm bảo tính
chính xác cao.
Sau khi đăng kí vào sổ Đăng kí tổng quát và đăng kí cá biệt, tài liệu đƣợc chuyển sang
một thao tác kỹ thuật khác, đó là mô tả tài liệu.
 Mô tả hình thức tài liệu:
Mô tả tài liệu có ý nghĩa quan trọng trong công tác thƣ viện, thƣ mục, thông tin. Nó
là cơ sở chủ yếu để tổ chức mục lục, biên soạn thƣ mục. Nó xác định đƣợc những đặc tính của
tài liệu về nhiều phƣơng diện, để có thể nhận dạng nó một cách chính xác và không nhầm lẫn
với các tài liệu khác. Mô tả tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi đƣợc tiến hành ngay sau
đăng kí tài liệu.
Trƣớc đây, cán bộ Thƣ viện Đại học Thủy lợi tiến hành mô tả bằng phƣơng pháp thủ
công – mô tả và viết phích mô tả bằng tay, hoặc đánh máy chữ. Khi ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác thông tin – thƣ viện, TVĐHTL đã tiến hành mô tả theo tiêu chuẩn mô
tả quốc tế ISBD. Biên mục tài liệu trên phần mềm CDS/ISIS do UNESCO cung cấp miễn phí,
đƣợc Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia Việt hoá và đƣa vào sử dụng từ
những năm 80 ở một số thƣ viện lớn.
Từ 2006, đƣợc sự hỗ trợ của Dự án Đan Mạch, Thƣ viện đã đƣợc cài đặt phần mềm
Libol 6.0 và trang bị máy tính, Server cùng một số thiết bị điện tử khác để hỗ trợ cán bộ làm
việc. Do vậy, công tác biên mục mô tả tài liệu tại TVĐHTL hiện nay đƣợc thực hiện trên máy
tính và chuyển sang mô tả theo quy tắc AACR2 kết hợp với khổ mẫu MARC21. Trên cơ sở
đó, Thƣ viện đã chuyển dữ liệu từ phần mềm CDS/ISIS sang phần mềm Libol.

2.1.1.2. Xử lý nội dung
Công tác xử lý nội dung tài liệu đƣợc Thƣ viện Đại học Thủy lợi tiến hành gồm : phân
loại, định từ khóa và tóm tắt nội dung tài liệu, phục vụ cho việc tìm tin nhanh nhất, hiệu quả
nhất.
 Phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu là việc xác định các tài liệu theo từng môn loại tri thức. Dựa trên cơ sở

 Định từ khóa tài liệu
Công tác định từ khóa của Thƣ viện Đại học Thủy lợi đƣợc thực hiện cùng với công tác
mô tả và phân loại trên khổ mẫu MARC 21 của phần mềm Libol 6.0.
. Để có từ khóa chính xác và khoa học, Thƣ viện Đại học Thủy lợi đã dựa vào bảng từ khóa do
Thƣ viện Quốc gia và Trung tâm thông tin Quốc gia biên soạn. Việc định từ khóa đối với Thƣ
viện hết sức phức tạp, vì một số tài liệu chuyên sâu trong bộ từ khóa lại không có. Do đó,
trong quá trình định từ khóa, cán bộ xử lý tài liệu phải bổ sung và thay thế bằng một số từ, hay
cụm từ tƣơng đƣơng.
 Tóm tắt tài liệu

21


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Kim Cúc

Tóm tắt tài liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu, phản ánh độ cô đọng nội dung
dƣới một vài câu viết ngắn gọn nhƣng đầy đủ thông tin giúp ngƣời dùng tin nắm đƣợc nội
dung tài liệu ở mức độ khái quát hoặc chi tiết.
Cũng nhƣ định từ khóa, tóm tắt phụ thuộc vào loại mục đích và loại hình tài liệu của Thƣ
viện. Loại hình tóm tắt mà Thƣ viện sử dụng là tóm tắt chỉ dẫn, nêu lên đặc trƣng cơ bản của
cuốn sách giúp bạn đọc nắm đƣợc nội dung cuốn sách đề cập.
Hiện nay, Thƣ viện Đại học Thủy lợi chỉ làm tóm tắt với giáo trình, luận án, luận văn,
sách tham khảo tiếng Việt. Đối với sách ngoại văn chỉ làm từ khóa.
 Định ký hiệu xếp giá cho tài liệu
Trên cơ sở phân tích chủ đề, nội dung tài liệu và xác định ngành, lĩnh vực mà nội dung
tài liệu đề cập thì cán bộ phân loại tiếp tục xác định kí hiệu phân loại cho nội dung tài liệu đó.
Ký hiệu xếp giá là cơ sở để định vị, sắp xếp tài liệu lên giá. Tùy thuộc vào cách tổ chức
kho tài liệu của Thƣ viện mà ƣu tiên lựa chọn dấu hiệu nào là quan trọng nhất.

Năm xuất bản

THƢ VIỆN ĐHTL

22