LỜI CẢM ƠN

Dưới đây là toàn bài bộ bài tiểu luận của tôi về vai trò của văn phòng
trong công tác hoạch định tại công ty cổ phần bảo hiểm Pêtrolimex. Thông qua
bài tiểu luận của của mình, tôi xin đưa ra những đánh giá nhận xét chung của
bản thân về tình hình kinh doanh cũng như mục tiêu phát triển của PJICO nói
chung và của văn phòng bảo hiểm nói riêng.
Những đánh giá nhận xét trên chỉ mang tính chủ quan của bản thân tôi
nên chắc chắn có những vấn đề còn chưa hợp lý. Tôi rất mong nhận được sự
đóng góp nhiệt tình của cô giáo. Tôi xin chân thành cảm ơn!
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các nội dung
nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ
hình thức nào trước đây.
Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm
về nội dung tiểu luận của mình.

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN


Khảo sát đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của
Công ty Cổ phần bảo hiểm Petrolimex
MỞ ĐẦU
1, Lí do chọn đề tài
Văn phòng là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Trong quá
trình quản lý nhà nước, văn phòng vừa là phương tiện, vừa là sản phẩm của quá
trình đó, nó được dùng để ghi chép và truyền đạt các quyết định quản lý, các
thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý và ngược lại. Trong thời
kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có một nền

thức chưa thật đúng đắn về vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, chưa
quan tâm đúng mức việc chăm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ
văn phòng, chỉ đạo công tác và tạo điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò
tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức điều hành công việc.
2, Lịch sử nghiên cứu
Trước kia cũng có nhiều tác phẩm nghiên cứu về vai trò của văn phòng
trong công tác hoạch định của doanh nghiệp như cuốn giáo trình “Lịch sử, lý
luận, thực tiễn về Lưu trữ và Quản trị văn phòng”. Cuốn sách tập hợp những bài
viết tiêu biểu của PGS.NGƯT Vương Đình Quyền đã công bố trên một số tạp
chí chuyên ngành và kỷ yếu Hội thảo khoa học. Hay “ Tạp chí nghiên cứu lập
pháp- Văn phòng quốc Hội” . Tất cả những nghiên cứu trên đều hệ thống hoá
những kiến thức cơ bản về vai trò cuả văn phòng trong công tác hoạch định của
nhà nước. Từ trước tới nay có rất ít những bài nghiên cứu về vai trò cuả văn
phòng trong công tác hoạch định của một doanh nhiệp tư nhân dù là doanh
nghiệp có quy mô như lớn trong lĩnh vực khí đốt hoá lỏng.
Tôi mong muốn với bài tiểu luận “Khảo sát, đánh giá vai trò của văn
phòng trong công tác hoạch định của Công ty Cổ phần Gas Petrolimex có thể
làm rõ những vấn đề còn hạn chế, những nguyên nhân dẫn đến sự tồn tại hạn chế
cũng như những gì công tác văn phòng đã làm được trong một tổ chức doanh
nghiệp cụ thể. Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị văn phòng tại
công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex
3, Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Tiểu luận tập trung nghiên cứu những vấn đề lý
3


luận, thực trạng và giải pháp để ứng dụng văn phòng trong các doanh nghiệp;
như Hoạch định công việc hành chính ,tổ chức công việc văn phòng, lãnh đạo
công việc văn phòng, kiểm soát công việc hành chính , thực hiện dịch vụ hành
chính

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của luận văn được trình
bày qua 3 chương:
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG
TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CỦA DOANH NGHIỆP
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG
CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM
PETROLIMEX
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG
TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM PETROLIMEX.

5


CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG
CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CỦA DOANH NGHIỆP
Khái niệm văn phòng và công tác hoạch định trong một doanh nghiệp
1,Văn phòng
1.1 Khái niệm
Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung
hoạt động của cơ quan, đơn vị. Nó được coi là một chỉnh thể gồm viêc tổ chức,
quản lí và sử dụng thông tin để duy trì hoạt động của cơ quan, đơn vị nhằm đạt
kết quả mong muốn. Công tác này đòi hỏi các hoạt động như sắp xếp, bố trí
công việc cũng như trang thiết bị làm việc, nguồn nhân lực, các yếu tố vật chất
và phi vật chất… nhằm hoàn thành mục tiêu với kết quả cao nhất. Toàn bộ các
hoạt động trên góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức, điều hành hoạt
động văn phòng, thúc đẩy các mối quan hệ để gắn kết các bộ phận trong tổ chức
thành một thể thống nhất, thực hiện được quyết định của lãnh đạo chính xác và
kịp thời nhằm đạt mục tiêu đề ra. Hay văn phòng, hiểu một cách đơn giản, là nơi
làm việc giấy tờ. Chỗ nào có tổ chức làm việc, làm dịch vụ, hoặc làm công việc
quản lí hành chính đều có nơi giao dịch giấy tờ đó là văn phòng.

hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị đó. Công tác văn phòng thực sự là một mắt
xích trong guồng máy hoạt động quản lí của cơ quan, đơn vị, tạo nên sức mạnh
kết hợp các yếu tố rời rạc thành một thể thống nhất và thúc đẩy các yếu tố đó
vận động. Trước hết, công tác văn phòng liên kết những con người, vốn rất tản
mạn về nhu cầu và lợi ích, thành một tập thể gắn bó với nhau, phấn đấu cho
những mục tiêu chung của cơ quan, đơn vị.
2, Công tác hoạch định trong một tổ chức
2.1 Khái niệm
Hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định, lựa chọn mục tiêu
của tổ chức và vạch ra các hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu.
Hoạch định là quyết định trước xtôi phải làm gì, làm như thế nào, khi nào
làm… để làm cho các sự việc có thể xảy ra, phải xảy ra hoặc không xảy ra theo
hướng có lợi cho doanh nghiệp dựa trên cơ sở mục tiêu chung của tổ chức có
tính đến đũi hỏi của Các quy luật khách quan chi phối lớn mọi yếu tố, mọi khía
cạnh bờn trong nội bộ cầng như bên ngoài môi trường.
Hoạch định bao gồm việc xác định mục tiêu, hình thành chiến lược tổng
7


thể nhằm đạt được mục tiêu và xây dựng các kế hoạch hành động để phối hợp
các hoạt động trong tổ chức. Theo Harold Koontz, Cyril Odonnel và Heinz
Weihrich thì hoạch định là “quyết định trước xtôi phải làm cái gì, làm như thế
nào, khi nào làm và ai làm cái đó”. Như vậy hoạch định chính là phương thức xử
lý và giải quyết các vấn đề có kế hoạch cụ thể từ trước. Tuy nhiên khi tình
huống xảy ra có thể làm đảo lộn cả kế hoạch. Nhưng dù sao người ta chỉ có thể
đạt được mục tiêu trong hoạt động của tổ chức bằng việc vạch ra và thực hiện
các kế hoạch mang tính khoa học và thực tế cao chứ không phải nhờ vào sự may
rủi.
Hoạch định có thể là chính thức và không chính thức. Các nhà quản trị
đều tiến hành hoạch định, tuy nhiên có thể chỉ là hoạch định không chính thức.

trung chú ý vào việc thực hiện các mục tiêu trọng điểm trong những thời điểm
khác nhau.
+ Nhờ có hoạch định một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập
thể. Khi mỗi người trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mình
muốn đạt cái gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn.
+ Hoạch định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môi
trường bên ngoài, do đó có thể định hướng được số phận của nó. Các tổ chức
thành công thường cố gắng kiểm soát tương lai của họ hơn là chỉ phản ứng với
những ảnh hưởng và biến cố bên ngoài khi chúng xảy ra. Thông thường tổ chức
nào không thích nghi được với sự thay đổi của môi trường thì sẽ bị tan vỡ. Ngày
nay, sự thích nghi nhanh chóng là cần thiết hơn bao giờ hết do những thay đổi
trong môi trường kinh doanh thế giới đang xảy ra nhanh hơn.
+ Hoạch định giúp các nhà quản trị kiểm tra tình hình thực hiện các mục
tiêu thuận lợi và dễ dàng.
2.3 Phân loại hoạch định
Mục tiêu thật và mục tiêu tuyên bố: Các mục tiêu tuyên bố tùy theo đối
tượng của tổ chức là ai mà những mục tiêu này sẽ được diễn đạt khác nhau. Ví
dụ như mục tiêu tuyên bố với cổ đông, với khách hàng, với những thành viên
trong tổ chức, hoặc với cả các đối thủ cạnh tranh... thường không giống nhau.
Mục tiêu tuyên bố có thể khác với mục tiêu thật nhưng chúng đều chứa đựng sự
thật. Nếu không như vậy tất nhiên mục tiêu đó khó có thể thuyết phục.
Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn: Mục tiêu ngắn hạn là những
9


mục tiêu mà tổ chức cần đạt được trong ngắn hạn (thời hạn dưới một năm), mục
tiêu trung hạn đòi hỏi thời gian từ một đến năm năm, và mục tiêu dài hạn có tính
chất chiến lược trong dài hạn (thời gian dài hơn năm năm).
Mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng: Mục tiêu định tính thì không
thể đo lường được hoặc rất khó đo lường. Mục tiêu định lượng chỉ ra rõ ràng



CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM
PETROLIMEX
I, Giới thiệu về công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex
Thị trường bảo hểm Việt nam chỉ thực sự trở nên sôi động khi Chính phủ
ban hành Nghị định 100/CP, với sự
Công ty Cổ phần Bảo hiểm Petrolimex (PJICO) là doanh nghiệp cổ phần
được thành lập theo Giấy phép số 1873/GP-UB ngày 8 tháng 6 năm 1995 do
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp với thời gian hoạt động là 25
năm. Vốn điều lệ ban đầu của công ty là 55 tỷ đồng. Công ty được cấp Giấy
chứng nhận đủ tiêu chuẩn và điều kiện hoạt động kinh doanh bảo hiểm số
06/TC/GCN ngày 27 tháng 5 năm 1995 của Bộ Tài chính.
PJICO hoạt động theo Luật Kinh doanh Bảo hiểm và Điều lệ hoạt động đã
được Đại Hội đồng Cổ đông thông qua. Doanh nghiệp được Sở Kế hoạch và
Đầu tư thành phố Hà Nội cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ngày
15/06/1995 và Đăng ký kinh doanh thay đổi lần 4 số 060256 ngày 21/12/2006.
Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính của PJICO gồm: Kinh doanh bảo hiểm phi
nhân thọ, tái bảo hiểm và đầu tư tài chính.
Tên đơn vị : CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM
PETROLIMEX
Tên giao dịch quốc tế : PETROLIMEX JOINT STOCK COMPANY
Tên viết tắt : PJICO

Lôgô :
PJICO là công ty cổ phần bảo hiểm được thành lập với sự đóng góp của
tám cổ đông lớn trong đó có bảy thành viên sáng lập và một thành vên tham gia.

11


3.300
1.650
1.100
275
10.725
55.000

Tỷ trọng
51%
10%
8%
6%
3%
2%
0,5%
19,5%
100%

(Nguồn: Công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex)

12


II, Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng của công ty cổ phần Gas
Petrolimex
1, kết cấu của bộ máy văn phòng

13



PHÒNG BẢO HIỂM KHU VỰC 4
CHI NHÁNH QUẢNG NINH
PHÒNG TÀI SẢN HỎA HOẠN
PHÒNG BẢO HIỂM KHU VỰC 5
CHI NHÁNH THÁI NGUYÊN
PHÒNG THỊ TRƯỜNG & QUẢN LÝ NGHIỆP
PHÒNGVỤ
BẢO HIỂM KHU VỰC 6
CHI NHÁNH HÀ TÂY
PHÒNG TÁI BẢO HIỂM
PHÒNG BẢO HIỂM KHU VỰC 7
CHI NHÁNH HUẾ
PHÒNG GIÁM ĐỊNH BỒI THƯỜNG PHÒNG BẢO HIỂM KHU VỰC 8
CHI NHÁNH BÁC NINH
PHÒNG ĐẦU TƯ
PHÒNG BẢO HIỂM KHU VỰC 9
CHI NHÁNH NGHỆ AN
PHÒNG KẾ TOÁN
PHÒNG BẢO HIỂM KHU VỰC 10
CHI NHÁNH QUẢNG BÌNH
PHÒNG TỔNG HỢP
PHÒNG BẢO HIỂM KHU VỰC 11
CHI NHÁNH THANH HOÁ
PHÒNG TỔ CHỨC LAO ĐỘNG
PHÒNG BẢO HỂM KHU VỰC ĐÔNG ANHCHI NHÁNH LÂM ĐỒNG
PHÒNG ĐÀO TẠO
CHI NHÁNH BÌNH ĐỊNH
PHÒNG THANH TRA PHÁP CHẾ
CHI NHÁNH TÂY NGUYÊN
PHÒNG QUẢN LÝ ĐẠI LÝ



3, Đội ngũ cán bộ văn phòng
Sơ đồ tổ chức của văn phòng khu vực 4.
TRƯỞNG PHÒNG
Lê Quốc Trung

NV

NV

KẾ TOÁN

KHAI THÁC

NV
GIÁM ĐỊNH

- Trưởng phòng: là người điều hành và chịu trách nhiệm trước công ty về mọi
hoạt động của văn phòng. Trưởng phòng cũng có thể đại diện cho công ty để kí
kết hợp đồng trong một vài trường hợp cụ thể.
- Nhân viên kế toán(1 người): thực hiện lưu giữ, sắp xếp hồ sơ bồi thường; phản
ánh tình hình thu chi tài chính và hoạt động kinh doanh của văn phòng. Đảm bảo
thanh toán kịp thời cho khách hàng nhằm phục vụ tốt yêu cầu kinh doanh. Đông
thời hỗ trợ Trưởng phòng trong việc đưa ra các ý kién để đạt được chỉ tiêu của
văn phòng.
- Nhân viên khai thác(từ 3 đến 7 người): là người thường xuyên tiếp xúc trực tiếp
với khách hàng để trao đổi về hợp đồng hoặc bán các sản phẩm bảo hiểm thông
qua việc cung cấp cho khách hàng giấy chứng nhận bảo hiểm; thực hiện thu phí,
giải đáp thắc mắc cho khách hàng.

phòng công ty công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimix đã thực hiện.
2. Văn phòng công ty giúp việc theo ngành
Văn phòng côn ty là bộ phận trực tiếp giúp cho việc điếu hành quản lý của
ban lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Dự án cụ thể đã được thực hiện và triển khai như
xây dựng chương trình, kế hoạch còng tác ngày, tuần, tháng, quý… và tổ chức
triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng cũng là nơi thực hiện các hoạt
động lễ tân; tổ chức các cuộc họp, các hội nghị, các cuộc đàm phán, thảo luạn;
tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo; soạn thảo và quán lý các văn bản…
3. Văn phong có chức năng hậu cần
Công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimix không thể thiếu các điều kiện vật
17


chất như nhà cứa, phương tiện, thiết bị. dụng cụ. Văn phòng là bộ phận cung
cấp, bố trí, quản lý các phương tiện, thiết bị. dụng cụ để đám báo sử dụng chúng
có hiệu quá. Số lượng, đặc diểm cùa các phương tiện vật chất phụ thuộc vào đặc
điêm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Phục vụ một cách tiết kiệm
và có hiệu quá là phương chăm hoạt dộng của còng tác vãn phòng công ty công
ty cổ phần bảo hiểm Petrolimix
4, Văn phòng giúp tổng hợp chương trình công tác cho công ty
Công ty có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác xây dựng. Song muốn đạt
được mục tiru chung thì các kế hoạch đó phái được kết nối thành hệ thống kế
hoạch hoàn chính, ăn khớp và hỏ trợ cho nhau. Vãn phòng là đơn vị tổng hợp kế
hoạch tổng thể của cơ công ty. Mặt khác, văn phòng có nhiệm vụ trực tiếp xây
dựng chương trình, kế hoạch công tác trong quý. tháng, tuần… cua han lành
dạo. giúp lãnh đạo triến khai, thực hiện các kẽ hoạch đó.
5, Văn phòng giúp thu thập xử lý các kế hoạch
Thông tin là căn cứ dê giám đốc công ty đưa ra quyết đinh kịp thời và
đúng đắn. Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguón khác nhau. Nhiều khi
khỏi lượng thông tin rát lớn. phức tạp. đa dạng, đa chiều. Việc thu thập và xứ lý

hoạt động văn phòng cũng rất cần thiết, song do nguồn kinh phí có hạn nên chưa
thể trang bị một cách toàn diện. Sau đây tôi xin mạnh dạn đề nghị một số giải
pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức văn phòng tại công ty cổ phần
bảo hiểm Petrolomix
2./Các biện pháp
2.1 Tổ chức bộ máy quản lý
Văn phòng với vai trò là bộ máy điều hành tổng hợp, là một bộ phận
không thể thiếu trong bất kì cơ quan, đơn vị nào. Do đó việc đổi mới văn phòng
vừa để nâng cao hiệu quả công tác văn phòng, vừa nâng cao hiệu quả hoạt động
của cơ quan là một việc làm cần thiết trong thời đại ngày nay. Nhưng để đạt
được điều đó thì việc đổi mới văn phòng cần phải được tổ chức, bố trí một cách
khoa học, phải có hệ thống, phải được tiến hành đồng bộ và điều cần thiết nhất
là phải áp dụng các tiến bộ khoa học kĩ thuật vào trong công tác văn phòng. Đối
với văn phòng công ty cổ phần bảo hiểm Petrolomex hiện nay thì việc phân
công, bố trí đúng người đúng việc, đúng trình độ chuyên môn nghiệp vụ đã được
thực hiện. Sự phối hợp giữa các cán bộ nhân viên trong văn phòng cũng như
19


giữa cán bộ nhân viên văn phòng với các nhân viên trong cơ quan được tiến
hành rất nhịp nhàng, do đó công việc được thực hiện nhanh chóng hơn
2.2 Tổ chức nhân sự:
- Đối với cán bộ nghiệp vụ tổng hợp: cần tăng cường đầu tư thời gian
nghiên cứu văn bản, chế độ chính sách của Nhà nước, để vận dụng vào công
việc chuyên môn. Ngoài ra, cán bộ nghiệp vụ tổng hợp còn cần bồi dưỡng thêm
nghiệp vụ kế hoạch hoá, xây dựng và quản lí các dự án đầu tư, học thêm ngoại
ngữ, nâng cao sử dụng vi tính để phục vụ chuyên môn,…
- Đối với cán bộ phục vụ hành chính: Phải nâng cao tinh thần trách nhiệm,
thái độ phục vụ, nhiệt tình, năng nổ, tự giác, ham học hỏi. Hơn nữa, ban lãnh
đạo cần quan tâm hơn đến việc đào tạo, bồi dưỡng thêm nghiệp vụ kế toán, văn

2.4. Công nghệ thông tin:
Về công nghệ thông tin, công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimix đã trang bị
cho các phòng phương tiện kĩ thuật như máy vi tính, máy điện thoại,…Tuy
nhiên, công ty cần tập trung khai thác có hiệu quả những tiềm năng hiện có để
tăng cường trang thiết bị kĩ thuật hiện đại cho hoạt động thông tin. Hiện nay,
trong cơ quan chưa nối mạng giữa các phòng với nhau, đây là hạn chế khi khai
thác thông tin trong nội bộ cơ quan. Công ty đã có 7 máy nối mạng quốc gia
(trong đó có 5 một máy của văn phòng), Sắp tới tổng công ty Petrolimix sẽ xét
duyệt cấp kinh phí để thực hiện dự án mở rộng mạng lưới thông tin trên toàn
tỉnh. Công ty cần nhanh chóng nối. Để làm được điều đó thì Công ty cần phải
có một đội ngũ cán bộ thông thạo máy vi tính, nhưng hiện nay số cán bộ thông
thạo máy vi tính trong cơ quan không được nhiều lắm. Do đó, công ty cổ phần
21


bảo hiểm Petrolimix cần tổ chức đào tạo, cử cán bộ đi bồi dưỡng, nâng cao trình
độ vi tính cũng như trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Khuyến khích tính sáng tạo,
sáng kiến trong công việc và tạo cơ hội cho họ tự thể hiện mình trong mọi hoàn
cảnh.
2.5. Cải cách thủ tục hành chính:
Thủ tục hành chính được hiểu là trình tự về thời gian, không gian cũng
như các thức giải quyết một công việc của cơ quan với các tổ chức và cá nhân
trong xã hội. Thủ tục hành chính được diễn ra ở bất kì cơ quan, đơn vị, phòng
ban trong đó có văn phòng. Mà thủ tục có trong đời sống kinh tế xã hội rất nhiều
và đa dạng, muốn quản lí và thực hiện chúng có hiệu quả thì phải nắm được các
thủ tục này.
Ở công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex thì việc cải cách thủ tục hành
chính là một điều cần thiết. Trước đây, các thủ tục hành chính rất rườm rà, rắc
rối, phức tạp khiến cho mọi người cảm thấy rất phiền hà khi đến công ty . Do
đó, Sở đang cố gắng thực hiện chế độ “một cửa, một dấu” để cho mọi người cảm

này để đổi mới bộ mặt củacông ty, nhưng cũng vẫn phải nằm trong khả năng
kinh tế cho phép. Còn đối với phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính của công
ty cổ phần bảo hiểm Petrolimix được bố trí trên tầng 3, hơi cách xa với phòng
Giám đốc, do vậy ban lãnh đạo Sở cần nghiên cứu, xtôi xét nên bố trí vị trí của
văn phòng gần với phòng của Giám đốc để tiện cho việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp.
2.7. Môi trường làm việc:
Tuy trụ sở công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimix được bố trí theo lối cổ
điển những nó vẫn đảm bảo cho các phòng có không khí trong sạch, không gian
trong phòng được rộng rãi, thoáng mát, ánh sáng tự nhiên được tiếp nhận rất
nhiều, giảm bớt ánh sáng nhân tạo cũng là giảm bớt một phần chi phí cho cơ
quan. Bây giờ thời tiết đang là mùa hè, nhiệt độ trong các phòng rất nóng, nên
các phòng đều được trang bị máy điều hoà, quạt trần, quạt thông gió,… giúp
cho tinh thần của mỗi nhân viên được thoải mái hơn, đỡ căng thẳng hơn. Các
phòng đều được bố trí cửa sổ là cửa kính cho nên nó vừa đảm bảo đủ ánh sáng,
vừa đảm bảo giảm được tiếng ồn do môi trường bên ngoài tạo ra. Tuy nhiên ở
một mức độ nào đó con người không nên quá lạm dụng đến các thiết bị này vì
nó cũng có ảnh hưởng không tốt đến sức khoẻ của con người khi có sự thay đổi
23


quá đột ngột về nhiệt độ với bên ngoài. Do vậy văn phòng cần phải nghiên cứu,
xtôi xét để bố trí phòng làm việc thích hợp cho mọi người.
2.8. Xây dựng mối quan hệ công tác:
- Quan hệ giữa các phòng ban, các cán bộ nhân viên trong cơ quan được
diễn ra tốt đẹp. Các phòng hỗ trợ nhau, giúp đỡ nhau, cùng nhau tiến hành công
việc. Các nhân viên trong văn phòng có mối quan hệ tốt với nhau và với các
phòng ban. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận thông tin và giải quyết
thông tin nhanh chóng. Tuy nhiên, để cho các cán bộ nhân viên gần gũi với nhau
nhiều hơn thì lãnh đạo văn phòng có thể khuyến khích mọi người tham gia tích

rất thuận tiện và nhanh chóng giúp cho nhân viên nâng cao năng suất làm việc.
- Cũng như công ty PJICO, văn phòng khu vực 4 cũng có mặt thuận lợi
về đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, nhiệt tình giao tiếp tốt. Bởi vậy mà hiệu
quả kinh doanh của văn phòng rất cao.
4. Khó khăn:
- Do là văn phòng trực thuộc công ty, nhưng lại không nằm trong trụ sở
của công ty, nên đôi khi việc giải quyết bồi thường và kí kết hợp đồng bị chậm
trễ có thể gây khó chịu đối vớ khách hàng và đối tác.
- Bên cạnh đó, số lượng nhân viên của văn phòng luôn không ổn định nên
gây khó khăn cho vệc quản lý cũng như mang lại tâm lý không ổn định cho nhân
viên
Không có thời gian: Ở công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimix các văn
phòng luôn điều hành trực tiếp, do đó thời gian chủ yếu của họ được giành cho
việc giải quyết những vấn đề tác nghiệp hàng ngày và hầu như không còn thời
gian để quan tâm tới việc hoạch định dài hạn.
5, Nguyên nhân
- Do không quen với việc hoạch định chiến lược: Người lãnh đạo công ty
cổ phần bảo hiểm Petrolimix chưa nhận thức được sâu vai trò của văn phòng
trong công tác của hoạch định chiến lược hoặc họ cho rằng chiến lược không có
liên quan nhiều đến tình trạng kinh doanh của họ.
-Do thiếu kỹ năng: Văn phòng có nhwgx nhân viên thiếu những kỹ năng
cần thiết để bắt đầu hoạch định một chiến lược, ngoài ra cũng không muốn tốn
tiền để thuê tư vấn.
- Do thiếu niềm tin: Một số người trong bộ phận văn phòng vốn rất nhạy
25