BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN LÊ NHÂN

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI
TẠI CÔNG TY GẠCH MEN COSEVCO - ĐÀ NẴNG

Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học:
PGS.TS. NGUYỄN MẠNH TOÀN

Đà Nẵng - Năm 2012


LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được
ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.

Tác giả

Nguyễn Lê Nhân


KẾT LUẬN CHƯƠNG 1..............................................................................38
CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY GẠCH MEN
COSEVCO - ĐÀ NẴNG...............................................................................39
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY GẠCH MEN COSEVCO –
ĐÀ NẴNG......................................................................................................39
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Gạch men
Cosevco – Đà Nẵng....................................................................................39


2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý SXKD tại Công ty Gạch men Cosevco:
.....................................................................................................................39
2.1.3. Tổ chức bộ máy kế toán Công ty Gạch men Cosevco – Đà Nẵng:
.....................................................................................................................41
2.1.4. Thực trạng tổ chức sản xuất tại Công ty Gạch men Cosevco Đà
Nẵng............................................................................................................41
2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất.........................................................41
2.1.4.2. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất....................................42
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY GẠCH MEN
COSEVCO - ĐÀ NẴNG...............................................................................45
2.2.1. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi.45
2.2.1.1. Tổ chức thông tin về Định mức chi phí vật tư phục vụ sản xuất48
2.2.1.2. Tổ chức dữ liệu các công đoạn sản xuất....................................51
2.2.1.3. Tổ chức thông tin trong khâu lập kế hoạch sản xuất.................52
2.2.1.4. Tổ chức thông tin trong khâu lập và phát Lệnh sản xuất..........54
2.2.1.5. Tổ chức thông tin trong khâu xuất kho vật tư............................57
2.2.1.6. Tổ chức thông tin trong khâu tổng hợp chi phí sản xuất và tính
giá thành sản phẩm.................................................................................67
2.2.2. Một số nhược điểm và tồn tại cần khắc phục của hệ thống thông

SẢN XUẤT...................................................................................................111
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3............................................................................115
KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN.....................................................116


DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU VÀ CÁC CHỮ VIẾT TẮT

HTTT

Hệ thống thông tin

HTTTKT (AIS)

Hệ thống thông tin kế toán

HTTTQL

Hệ thống thông tin quản lý

ERP

Enterprise Resource Planning

CSDL

Cơ sở dữ liệu

BCTC

Báo cáo tài chính


Tài khoản

TSCĐ

Tài sản cố định

CPNVLTT

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

CPNCTT

Chi phí nhân công trực tiếp

CPSXC

Chi phí sản xuất chung

PX

Phân xưởng


DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu
Bảng 1
Bảng 2
Bảng 3
Bảng 4

Đơn cấp phối men màu
Phiếu đề nghị cấp vật tư
Phiếu xuất kho sản xuất
Phiếu xuất kho tổng hợp - Xương
Phiếu xuất kho tổng hợp - Men màu
Sổ chi tiết nguyên vật liệu
Sổ Cái TK 621
Bảng chấm công
Bảng thanh toán tiền lương
Bảng phân bổ tiền lương
Sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp
Sổ Cái TK 622
Sổ chi tiết TK 62714
Sổ Cái TK 627
Sổ Cái TK 154
Thống kê chi phí sản xuất dở dang
Báo cáo tình hình sản xuất
Bảng tính giá thành sản phẩm
Cấu trúc các tập tin cơ sở dữ liệu trong chu
Bảng 26 trình chuyển đổi
Phân tích sự biến động chi phí nguyên vật liệu
Bảng 27 trực tiếp
Phân tích sự biến động chi phí nhân công trực
Bảng 28 tiếp

Trang
48
49
50
52

Hình 1.3
Hình 1.4
Hình 1.5
Hình 1.6
Hình 1.7
Hình 3.1
Hình 3.2
Sơ đồ 1.1
Sơ đồ 1.2
Sơ đồ 2.1
Sơ đồ 2.2
Sơ đồ 2.3
Sơ đồ 2.4
Sơ đồ 2.5
Sơ đồ 3.1

Tên
Các đặc trưng cơ bản của hệ thống
Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán
Quy trình kế toán trong doanh nghiệp
Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với
các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp
Các Bộ phận liên quan trực tiếp đến chu trình
chuyển đổi sản phẩm & đáp ứng nhu cầu khách
hàng
Các chức năng cơ bản của Chu trình chuyển đổi
Mối quan hệ thông tin của chu trình chuyển đổi
Tổ chức mối quan hệ giữa các tập tin cơ sở dữ
liệu trong chu trình chuyển đổi

46
110


1


2

Mặt khác, thông qua nghiên cứu thực trạng tổ chức hệ thống thông tin
kế toán trong quá trình sản xuất cụ thể tại Công ty Gạch men Cosevco Đà
Nẵng” tôi nhận thấy một số vấn đề tồn tại cần khắc phục và hoàn thiện, đó là:
- Hệ thống thông tin kế toán nói riêng và hệ thống thông tin quản lý
trong doanh nghiệp nói chung hiện nay chưa được triển khai một cách cụ thể,
chi tiết tại các doanh nghiệp. Đặc biệt là việc thiết lập và vận hành hệ thống
thông tin kế toán trong chu trình sản xuất tại các doanh nghiệp sản xuất chưa
được chú trọng đúng mức.
- Từ kết quả khảo sát và nghiên cứu thực tiễn cùng với kết quả tìm hiểu
nghiên cứu các tài liệu liên quan về nội dung cụ thể về công tác tổ chức hệ
thống thông tin kế toán theo chu trình nói chung, hệ thống thông tin kế toán
trong chu trình chuyển đổi tại doanh nghiệp sản xuất nói riêng, tôi nhận thấy
đây là vấn đề cần được đầu tư nghiên cứu một cách chi tiết nhằm tìm ra
những giải pháp hữu hiệu hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong doanh
nghiệp sản xuất. Đó chính là nội dung cơ bản được đề cập trong bài Luận văn:
“Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công
ty Gạch men Cosevco – Đà Nẵng”.

CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI



- Mục tiêu của hệ thống: là lý do để tồn tại hệ thống, là trạng thái, kết quả hệ
thống mong đợi hoặc dự định đạt tới trong quá trình hoạt động của hệ thống.


4

Mỗi hệ thống có một mục tiêu chung là mục tiêu định hướng của cả hệ
thống và các mục tiêu riên của từng phần tử, từng phân hệ trong hệ thống.
Giữa mục tiêu chung và mục tiêu riêng có thể có sự thống nhất hoặc không
thống nhất. Tính có mục tiêu là đặc trưng của hệ thống phức tạp. Mục tiêu của
hệ thống có thể thay đổi từng giai đoạn nhất định. [7, tr. 16-17]
- Hoạt động xử lý của hệ thống: Là toàn bộ các hoạt động bên trong hệ thống,
biểu hiện sự tương tác qua lại giữa các phần tử của hệ thống với nhau nhằm
tác động đến đầu vào để chuyển hoá nó thành đầu ra.
- Đầu vào: Là toàn bộ những gì từ môi trường tham gia vào hệ thống, hay nói
cách khác đầu vào là các tác động mà hệ thống nhận được từ môi trường.
- Đầu ra: Là sản phẩm của hệ thống được đưa trở lại môi trường. Đó là kết
quả của quá trình hoạt động của hệ thống hoặc phản ứng trở lại từ hệ thống
đến môi trường. Tập hợp những đầu vào và đầu ra của hệ thống gọi là tương
tác của hệ thống với môi trường. Có thể có nhiều loại tương tác khác nhau
nhằm trao đổi năng lượng, vật chất hay trao đổi thông tin.
- Môi trường: Là hoàn cảnh mà trong đó hệ thống hoạt động. Để đạt được
mục tiêu, các hệ thống tương tác với môi trường của chúng. Đó là các thực
thể tồn tại bên ngoài hệ thống nhưng lại có quan hệ, tác động lên hệ thống và
chịu tác động của hệ thống.
- Giao diện: Hay còn gọi là đường biên, là điểm tiếp xúc của hệ thống với
môi trường hoặc là ranh giới chung của hai hay nhiều hệ thống để phân định
phạm vi giữa chúng.
- Phản hồi: Là cách thức cung cấp thông tin ngược lại cho hệ thống để so

trên là một hệ thống con trong hệ thống doanh nghiệp. Mỗi hệ thống con đều
có đầu vào, đầu ra, quá trình xử lý và mục tiêu riêng nhưng tất cả đều hoạt
động nhằm hướng đến việc sử dụng hiệu quả nguồn lực của doanh nghiệp để
đạt được mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận của toàn doanh nghiệp trong từng
giai đoạn cụ thể.


6

Các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp có mối quan hệ tác động
qua lại lẫn nhau theo nhiều phương thức khác nhau. Để phối hợp hoạt động
một cách hiệu quả các chức năng trên cần thiết phải có sự quản lý, điều phối
chung. Một trong những yếu tố quan trọng để thục hiện việc quản lý này là
cần phải có thông tin liên quan đến tất cả các chức năng hoạt động của doanh
nghiệp để làm cơ sở cho việc ra các quyết định quản lý. Những thông tin đó
chính là sản phẩm của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, trong đó thông
tin do hệ thống kế toán của doanh nghiệp cung cấp đóng vai trò rất quan
trọng. Hệ thống thông tin được xem là cầu nối các chức năng của doanh
nghiệp với nhau để đạt được mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp. Hiện nay,
ngày càng nhiều tổ chức, doanh nghiệp xem hệ thống thông tin là yếu tố quan
trọng nhất giúp họ có đủ năng lực cạnh tranh và đạt được những bước thành
công trong hoạt động kinh doanh của mình.
1.1.2. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
Trong mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống con người luôn cần đến
thông tin. Thông tin mang lại cho con người sự hiểu biết để nhận thức tốt hơn
về những gì đã và đang diễn ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp nói riêng và trong đời sống xã hội cũng như trong tự nhiên nói
chung. Thông tin được chúng ta tiếp nhận dưới nhiều hình thức khác nhau
thông qua các phương tiện truyền tin khác nhau. Từ điển Tiếng Việt định
nghĩa: “Thông tin là truyền tin cho nhau để biết”. Thông tin có thể được tiếp

được phân loại, tính toán, tổng hợp để có được những thông tin khái quát hơn
về tình hình nhập xuất tồn kho của từng loại vật tư hàng hoá và toàn bộ kho
hàng trong một khoản thời gian nhất định.
Quá trình xử lý và cung cấp thông tin tạo ra dòng thông tin. Hướng của
dòng thông tin thường được hiểu là từ nơi phát đến nơi nhận. Mỗi thông tin
đều có vật mang tin và nội dung tin. Có thể ví nội dung tin là linh hồn còn vật


8

mang tin là cái vỏ vật chất. Nội dung tin bao giờ cũng phải chứa đựng trên
một vật mang tin nào đó. Trên một vật mang tin có thể có nhiều nội dung tin
và có thể thay đổi vật mang tin trong quá trình lưu chuyển của thông tin.
Thông tin được coi trọng khi nó được sử dụng vào một mục đích cụ thể
nào đó. Thông tin được con người sử dụng để biến đổi thành thông tin mới,
nó có thể được lưu trữ trong các đĩa cứng hay mềm, ở trên mạng hay là trên
giấy,... Trong lĩnh vực quản lý, người quản lý sử dụng một hệ thống thông tin
để điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược.
Như vậy, hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết
bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu,... thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử
lý và phân phối thông tin trong một tập hợp ràng buộc được gọi là môi
trường. [3, tr. 5]
Mọi hệ thống thông tin đều có 4 bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ
phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra. Hệ thống thông tin được
mô tả qua Hình 1.2
NGUỒN
THU THẬP

ĐÍCH


tin được cung cấp phải đáp ứng những yêu cầu nhất định sau:
Tính chính xác: Phản ánh đúng bản chất của những tác động của môi trường
kinh doanh và tình hình thực tế hoạt động của doanh nghiệp.
Tính kịp thời: Cung cấp đúng thời điểm cần cho việc ra các quyết định.
Tính đầy đủ và hệ thống: Phản ánh được mọi mặt của quá trình sản xuất kinh
doanh và mối quan hệ bản chất giữa các mặt, các quá trình.
Tính phù hợp: Đáp ứng được yêu cầu cụ thể của từng người quản lý trong
việc điều hành và ra quyết định.
Tính khách quan: Cần phải được cung cấp một cách trung thực, khách quan
thực tế hoạt động và môi trường kinh doanh của doanh nghiệp. [4, tr. 11-12]
Tuy nhiên, việc thoả mãn tất cả các yêu cầu một cách đồng thời là điều
rất khó khăn và đôi khi không thực hiện được. Do vậy tuỳ đặc điểm của từng
loại quyết định của từng cấp quản trị trong doanh nghiệp mà trật tự ưu tiên
trong việc thoả mãn các yêu cầu này là khác nhau.
Trong một doanh nghiệp điển hình, thông thường có ba cấp quản trị là
quản trị chiến lược, quản trị chiến thuật và quản trị tác nghiệp. Mỗi cấp quản


10

trị sẽ chịu trách nhiệm ra các quyết định phục vụ cho những mục tiêu quản lý
khác nhau và yêu cầu về thông tin với những đặc trưng khác nhau.
Cấp quản trị chiến lược thiết lập, chỉ đạo thực hiện nhằm đạt được các
mục tiêu dài hạn và quyết định của cấp này thường liên quan đến các vấn đề
không mang tính cấu trúc. Đó là các vấn đề có thể được giải quyết bằng nhiều
cách nhưng tại thời điểm ra quyết định không thể xác định được đâu là lựa
chọn tốt nhất và cũng không có những hướng dẫn cụ thể cho việc xác định các
lựa chọn. Vì thế ở cấp quản trị này người quản lý cần nhiều loại thông tin
không chỉ bên trong doanh nghiệp mà cả những thông tin liên quan đến các
đối thủ cạnh tranh, thông tin về thị trường, công nghệ, các chính sách của nhà

và điều khiển tự động các quá trình vận hành các thiết bị trong sản xuất và Hệ
thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS). Chức năng
của hệ thống thông tin quản lý là thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin cần
thiết cho sự quản lý, điều hành doanh nghiệp cũng như hỗ trợ các hoạt động
tác nghiệp tại các bộ phận. Thông tin quản lý là những dữ liệu được xử lý để
sẵn sàng phục vụ công tác quản lý và tác nghiệp của doanh nghiệp. Có ba loại
thông tin quản lý, đó là Thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật và thông
tin tác nghiệp. [6, tr 20-21]
Thông tin chiến lược: Là thông tin được sử dụng để xây dựng chiến
lược và các chính sách dài hạn của doanh nghiệp, chủ yếu phục vụ cho các
nhà quản lý cấp cao trong việc dự đoán và định hướng cho tương lai. Loại
thông tin này đòi hỏi tính khái quát và tổng hợp. Dữ liệu để xử lý ra loại
thông tin này thường được sử dụng kết hợp cả bên trong và bên ngoài doanh
nghiệp, trong đó chú trọng đến các dữ liệu được thu thập được từ môi trường
bên ngoài doanh nghiệp. Đây là loại thông tin được cung cấp mỗi khi có yêu
cầu.
Thông tin chiến thuật: Là thông tin sử dụng cho việc xây dựng và thực
thi các chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho nhà quản lý các phòng ban


12

trong doanh nghiệp. Loại thông tin này vừa mang tính tổng hợp đồng thời đòi
hỏi phải đảm bảo mức độ chi tiết nhất định. Đây là loại thông tin thường được
cung cấp định kỳ.
Thông tin tác nghiệp: Sử dụng cho các tác nghiệp hàng ngày và phục
vụ cho việc giám sát hoạt động tác nghiệp của doanh nghiệp. Loại thông tin
này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu bên trong doanh
nghiệp và cần được cung cấp kịp thời, thường xuyên.
Để xử lý và cung cấp thông tin với các mức độ khái quát và chi tiết như

- Hệ thống thông tin tài chính: Cung cấp thông tin liên quan đến thị trường tài
chính, tỷ giá ngoại tệ, tình hình và khả năng thanh toán các khoản nợ vay, lãi
suất thị trường, các kênh huy động vốn, chỉ số chứng khoán…
- Hệ thống thông tin nhân lực: Cung cấp thông tin về chính sách tuyển dụng,
đãi ngộ, thanh toán lương, về thị trường lao động, xu thế sử dụng nhân lực…
1.1.4. Hệ thống thông tin kế toán
1.1.4.1. Khái niệm về Hệ thống thông tin kế toán (AIS)
Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ
thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nhân lực, các phương
tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và
cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp
cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong từng
thời kỳ nhất định. [6, tr. 22]
Hai chức năng của hệ thống thông tin kế toán là thông tin và kiểm tra.
Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán được biểu diễn như Hình
1.3.

Phần
cứng

Phần
mềm

Thông tin
Hình 1.3: Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toánkế toán
Dữ liệu kế
CON
toán
NGƯỜI


là phức tạp nhất. Vì vậy để hiểu rỏ về hệ thống thông tin kế toán cần đặc biệt
nắm được quy trình xử lý kế toán trong một doanh nghiệp.
1.1.4.2. Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp
Với chức năng thông tin và kiểm tra về tình hình tài sản, nguồn vốn và
quá trình kinh doanh, công tác kế toán tại một doanh nghiệp cần được tổ chức
theo một quy trình chặt chẽ và khoa học.[6, tr. 23-24]. Trong điều kiện hạch
toán thủ công, tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, quy mô và yêu cầu quản lý


15

cụ thể của người quản lý doanh nghiệp mà việc tổ chức các nghiệp vụ ghi
chép, xử lý và cung cấp thông tin có thể khác nhau, nhưng đều tuân theo quy
trình xử lý bao gồm ba giai đoạn: Ghi nhận, xử lý, báo cáo như biểu diễn trên
Hình 1.4.

Kế toán tổng hợp
Các nghiệp vụ kinh tế
Các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh
phát sinh

ACCOUNTING
Ghi nhận

Xử lý

Chứng từ
Chứng từ
kế toán

Tài chính

Hình 1.4: Quy trình kế toán trong doanh nghiệp


16

1.1.4.3. Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống
thông tin khác trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một hệ thống đa dạng, phức
tạp với nhiều chức năng được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, có mối
quan hệ ràng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm bảo cho
hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả. Hệ thống thông tin kế toán cùng với
hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin
bán hàng, hệ thống thông tin sản xuất không tách biệt nhau mà thường chia sẽ
các nguồn lực, tạo nên hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh phục vụ yêu cầu
quản trị doanh nghiệp. Các hệ thống thông tin này liên kết hệ thống quản trị
với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của doanh nghiệp đạt được
mục tiêu đề ra. (Hình 1.5)

Hình 1.5: Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống
thông tin khác trong doanh nghiệp


17

1.1.4.4. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo Phần hành và Chu trình
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo Phần hành: Cách tổ chức dữ
liệu kế toán bằng việc phân loại và xử lý theo từng đối tượng kế toán nhất
định được gọi là tổ chức theo phần hành kế toán, mỗi phần hành đều do một