TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

LÂM MỸ DIỆP

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ PMIS
VÀO QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, GIÁO VIÊN TẠI
TRƯỜNG MẦM NON QUY KỲ - HUYỆN ĐỊNH HÓA TỈNH THÁI NGUYÊN

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

THÁI NGUYÊN, NĂM 2015


TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

KHÓA LUẬN

TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngành Quản trị văn phòng

Đề tài:

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ PMIS
VÀO QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, GIÁO VIÊN TẠI
TRƯỜNG MẦM NON QUY KỲ - HUYỆN ĐỊNH HÓA TỈNH THÁI NGUYÊN


xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị.
Em xin chịu hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan này!
Định Hóa, ngày 05 tháng 10 năm 2015
Sinh viên thực hiện

Lâm Mỹ Diệp


MỤC LỤC
DANH MỤC HÌNH ẢNH.......................................................................................5
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................7
Chương 1.................................................................................................................. 9
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC 9
Chương 3..................................................................................................................7
ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ PMIS VÀO QUẢN LÝ HỒ
SƠ CÁN BỘ, VIÊN CHỨC TẠI TRƯỜNG MẦM NON QUY KỲ.....................7
3.1. Đặt vấn đề.........................................................................................................7
3.2. Các chức năng xử lý nghiệp vụ trong PMIS.................................................11
TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................................................48
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức trường mầm non Quy Kỳ...................................15
Hình 2.1. Lưu đồ quy trình quản lý hồ sơ CB, VC trường mầm non Quy Kỳ..24
Hình 3.1. Thông báo đăng nhập chương trình phần mềm...................................8
Hình 3.2. Giao diện chính chương trình phần mềm..............................................9
Hình 3.3. Menu chính của chương trình phần mềm...........................................10
Hình 3.4. Thanh trạng thái chương trình phần mềm.........................................10
Hình 3.5. Hệ thống chức năng xử lý nghiệp vụ phần mềm.................................11
Hình 3.6. Biểu tượng các chức năng phần mềm..................................................12
Hình 3.7. Giao diện chức năng nhập thông tin hồ sơ..........................................12
Hình 3.8. Giao diện chức năng Thêm mới thông tin hồ sơ.................................13

Hình 3.37. Giao diện danh sách nhân sự được chọn Bồi dưỡng.........................38
Hình 3.38. Hộp thoại Thông báo xóa thông tin hồ sơ nhân sự đào tạo, bồi
dưỡng...................................................................................................................... 40
Hình 3.39. Giao diện chức năng cập nhập thông tin khi đã học xong...............40
Hình 3.40. Giao diện quá trình đào tạo của nhân sự..........................................41
Hình 3.41. Giao diện Báo cáo tổng hợp................................................................42
Hình 3.42. Giao diện Báo cáo tổng hợp theo mẫu của Bộ Nội vụ.......................43
Hình 3.43. Giao diện Báo cáo tổng hợp theo mẫu của ngành.............................43
Hình 3.44. Giao diện Báo cáo tổng hợp thống kê số liệu phát triển chất lượng
cán bộ, viên chức tại đơn vị...................................................................................44


LỜI MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Trong cuộc sống hiện nay, khoa học kỹ thuật ngày càng tiến bộ, công nghệ
phần mềm được ứng dụng rộng rãi trong tất cả mọi lĩnh vực. Trong giáo dục việc
ứng dụng các phần mềm này càng có ý nghĩa và rất cần thiết. Tin học hoá công tác
quản lý giáo dục và xây dựng hệ thống thông tin quản lý giáo dục là một nhiệm vụ
trọng tâm của Bộ Giáo dục và Đào tạo (GDĐT) trong chương trình tin học hoá
quản lý hành chính nhà nước và chương trình xây dựng chính phủ điện tử nhằm
xây dựng nên một hệ thống quản lý phục vụ công tác quản lý cũng như nâng cao
chất lượng giáo dục trong thời đại mới.
Quản lý thông tin về cán bộ công chức, viên chức (CB, CC ) trong các cơ
quan nhà nước là một bài toán quan trọng và có nhiều ứng dụng trong việc quản
lý nguồn nhân lực, chính sách cán bộ. Nếu thực hiện công việc đó một cách thủ
công sẽ mất rất nhiều thời gian và khó khăn do thông tin CBGV biến đổi thường
xuyên. Việc tra cứu thông tin phục vụ công tác báo cáo, tổng hợp khi cần thiết
sẽ gặp nhiều khó khăn, đồng thời công tác bảo quản lưu trữ cũng gặp những trở ngại
lớn. Vì vậy việc áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình quản lý là vô cùng cần
thiết và mang nhiều ý nghĩa.

Kết cấu của đề tài: Đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức.
Chương 2: Phân tích quy trình quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức tại trường
mầm non Quy Kỳ.
Chương 3: Ứng dụng phần mềm Pmis vào quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức
tại trường mầm non Quy Kỳ.


Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC
1.1. Khái quát chung về hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức
- Khái niệm:
Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức (CB, CC, VC ) là tài liệu pháp lý
phản ánh các thông tin cơ bản nhất về CB,CC,VC bao gồm: Nguồn gốc xuất thân,
quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối
quan hệ gia đình cũng như nhân thân có liên quan đến CB, CC, VC.
Hồ sơ gốc là hồ sơ CB,CC,VC do cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ,
công chức lập và xác nhận lần đầu khi CB,CC,VC được tuyển dụng theo quy định
của pháp luật.
- Vị trí, vai trò của hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức:
Hồ sơ CB,CC,VC là một trong những tài liệu không thể thiếu trong công tác
quản lý cán bộ, công chức. Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu quan trọng có tính
pháp lý phản ánh trung thực về nguồn gốc, quá trình trưởng thành, phẩm chất ,
năng lực, phong cách, các hoạt động và mối quan hệ gia đình - xã hội của người
cán bộ, công chức, viên chức.
Hồ sơ CB,CC,VC là cơ sở giúp cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ,
công chức nghiên cứu nắm được một cách đầy đủ nhất về bản thân người cán bộ,
công chức cung cấp những thông tin tin cậy để phân biệt được phẩm chất chính trị,
năng lực công tác, đạo đức tác phong, hoàn cảnh gia đình, quan hệ xã hội của
cán bộ, công chức, viên chức phục vụ cho công tác sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng và

coi là làm mất tài sản của nhà nước.
+ Bốn là, Hồ sơ CB,CC,VC được quản lý, sử dụng theo chế độ tài liệu mật,
chỉ những người có thẩm quyền hoặc cơ quan có thẩm quyền quản lý Hồ sơ
CB,CC,VC cho phép mới được nghiên cứu, khai thác hồ sơ.
+ Năm là, mỗi tiêu chí thông tin trong các thành phần tài liệu của Hồ sơ
CB,CC,VC là cơ sở quan trọng để phục vụ công tác nghiên cứu, nhận xét, đánh giá
cá nhân cán bộ, công chức và tổng hợp, thống kê đội ngũ cán bộ, công chức ,
viên chức. Vì vậy, hồ sơ CB,CC,VC phải được quản lý khoa học và thống nhất.
+ Sáu là, cán bộ, công chức, viên chức được giao quản lý hồ sơ phải là
người có phẩm chất đạo đức tốt, lập trường chính trị vững vàng; có nghiệp vụ, có
tinh thần trách nhiệm và tận tuỵ với công việc được giao. Nếu để hư hỏng, mối


mọt làm chất lượng hồ sơ giảm sút phải chịu trách nhiệm trước cơ quan, tổ chức,
đơn vị và phải bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật.
- Các mẫu biểu để phục vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức,
viên chức:
1. Sổ Đăng ký hồ sơ cán bộ, công chức theo mẫu S01-BNV/2008.
2. Sổ Giao nhận hồ sơ cán bộ, công chức theo mẫu S02-BNV/2008.
3. Sổ Theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức theo mẫu S03BNV/2008.
4. Bì (Túi đựng ) hồ sơ cán bộ, công chức: Bì hồ sơ cán bộ, công chức được
làm bằng chất liệu giấy không hút ẩm, có độ bền cao.
5. Các loại bìa kẹp trong túi hồ sơ:
5.1. Bìa kẹp bảng kê thành phần tài liệu trong hồ sơ
5.2. Bìa kẹp nghị quyết, quyết định về nhân sự
5.3. Bìa kẹp các nhận xét, đánh giá đơn thư
6. Phiếu giao nhận hồ sơ cán bộ, công chức
7. Phiếu chuyển hồ sơ cán bộ, công chức
8. Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức
9. Phiếu theo dõi việc sử dụng, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức

nguyên tắc như kiểm tra tài liệu, ghi phiếu chuyển hồ sơ, niêm phong hồ sơ, vào sổ
giao nhận hồ sơ, lập biên bản bàn giao. Tuy nhiên, trên thực tế quy định này
nhiều khi không được các cơ quan thực hiện nghiêm chỉnh dẫn tới tình trạng
hư hỏng hoặc mất mát hồ sơ cá nhân, tạo ra rất nhiều khó khãn cho công tác
quản lý.
Một số cơ quan, người đứng đầu nhận thức chưa đầy đủ về công tác quản lý
hồ sơ CB,CC,VC nên thường khoán trắng cho bộ phận Văn phòng; thiếu quan tâm
theo dõi và thực hiện công tác kiểm tra đối với công tác này. Cán bộ được giao
nhiệm vụ quản lý hồ sơ chưa nghiên cứu đầy đủ các văn bản, biểu mẫu để tổ chức
và triển khai thực hiện đầy đủ các nội dung trong quy định. Việc thường xuyên
thay đổi nhân sự làm công tác quản lý hồ sơ và khi thay đổi không được bàn giao
cụ thể nên qua từng năm công tác quản lý hồ sơ thiếu được cập nhật, bổ sung
đầy đủ theo quy định.
Hồ sơ CB,CC,VC, được quản lý, sử dụng theo chế độ tài liệu mật, chỉ
cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ CB,CC,VC cho phép mới được nghiên cứu,
khai thác hồ sơ CB,CC,VC nhưng việc bố trí tủ đựng hồ sơ, mở sổ theo dõi việc
khai thác hồ sơ vẫn chưa được các cơ quan, đơn vị chú trọng và tồ chức, quản lý
theo chế độ bả o mậ t. Đó là chưa đề cậ p đế n việ c phò ng ngừ a thiên tai,
hoả hoạ n, ẩ m mố c, mố i xông...


Tóm lại, công tác quản lý hồ sơ CB,CC,VC là một việc làm hết sức
quan trọng trong mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức, mỗi cán bộ, công chức, viên chức
cần nhận thức đầy đủ và có trách nhiệm trong việc kê khai đầy đủ, rõ ràng, trung
thực các thông tin bổ sung của mình theo hướng dẫn của cơ quan, tổ chức, đơn vị
nhằm góp phần quản lý tốt hồ sơ đảm bảo tính ổn định, lâu dài, phục vụ tốt cho
công tác quản lý cán bộ theo yêu cầu cải cách hành chính nhà nước hiện nay
1.2. Giới thiệu về phần mềm “Quản lý nhân sự Pmis”
Năm 1998, Bộ Giáo dục và Đào tạo (sau đây viết tắt là GD&ĐT) đã được
Chính phủ giao thực hiện dự án cơ sở dữ liệu (CSDL) cán bộ, công chức, thí điểm

ngày 15 tháng 9 năm 1995 của Chủ tịch UBND huyện Định Hóa, trực thuộc Phòng
giáo dục Đào tạo, là cơ sở giáo dục công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân,
trường có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng.
Là một trường vùng cao thuộc xã 135 của huyện Định Hóa. Nhà trường có 2
phân hiệu, phân hiệu chính ở tại thôn Nà Mòn, phân hiệu lẻ Khánh Kim ở tại thôn
Khuân Nhà xã Quy Kỳ huyện Định Hóa tỉnh Thái Nguyên.
Năm học 2014-2015 nhà trường có 8 nhóm lớp với tổng số trẻ là 253
cháu. Học sinh nhà trường là con em của các dân tộc: Tày, Kinh, San Chí, Dao,
Nùng, Mường, Mông, Thái, Cao Lan, Ê Đê. Tổng số cán bộ giáo viên nhân viên là
24 người trong đó (Quản lý : 3, Giáo viên : 18, nhân viên: 3)
Được biên chế thành 4 tổ công tác. Trường có 1 Chi bộ Đảng gồm 14 đ/c
Đảng viên, tổ chức Công đoàn gồm 24 đoàn viên công đoàn, Chi đoàn thanh niên
gồm 10 Đ/c. Cơ sở vật chất nhà trường tương đối đầy đủ đáp ứng yêu cầu
chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục trẻ. Nhà trường luôn được đón nhận sự quan tâm
lãnh đạo, chỉ đạo của Phòng giáo dục và đào tạo huyện Định Hóa, của Đảng,
chính quyền địa phương, cùng với sự ủng hộ nhiệt tình của đông đảo các bậc
phụ huynh học sinh và nhân dân các dân tộc trong xã. Tỷ lệ trẻ em trong độ tuổi
mầm non đến trường khá cao. Nên phong trào thi đua “Dạy và học” của trường
đạt được thành tích khá cao, nhà trường liên tục đạt danh hiệu trường tiên tiến.
Năm học 2012-2013 và 2013-2014 trường đạt danh hiệu tập thể lao động xuất sắc.
Trường hoạt động theo quy định của Điều lệ Trường mầm non Ban hành kèm
theo Quyết định số 14/2008/QĐ-BGDĐT ngày 07/4/2008 của Bộ trưởng Bộ Giáo
dục và Đào tạo và Luật Giáo dục.
1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ và quyền hạn
- Tổ chức chăm sóc, giáo dục (nuôi dạy) trẻ trong độ tuổi từ 18 tháng đến 72
tháng tuổi và các hoạt động giáo dục khác của Chương trình giáo dục Mầm non.
- Quản lý giáo viên, cán bộ, nhân viên; đề nghị tuyển dụng và điều động
giáo viên, cán bộ, nhân viên theo quy mô số lớp, số học sinh của trường.
- Tuyển sinh và tiếp nhận học sinh, vận động học sinh đến trường, quản lý
học sinh theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

đơn vị và với địa phương trong tổ chức các hoạt động của nhà trường;
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện nhiệm vụ năm học đạt hiệu quả;


- Quản lý giáo viên, nhân viên; quản lý chuyên môn; phân công công tác,
kiểm tra, đánh giá xếp loại giáo viên, nhân viên; thực hiện công tác khen thưởng,
kỷ luật đối với giáo viên, nhân viên theo quy định của Nhà nước;
- Quản lý học sinh và các hoạt động của học sinh do nhà trường tổ chức;
xét duyệt kết quả đánh giá, xếp loại học sinh, ký xác nhận kết quả đánh giá
học sinh định kỳ và cuối năm học; ký quyết định khen thưởng học sinh theo
quy định;
- Quản lý tài chính, tài sản của nhà trường;
- Thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước đối với giáo viên, nhân viên,
học sinh; tổ chức thực hiện Quy chế dân chủ trong hoạt động của nhà trường
(có xây dựng quy chế riêng); thực hiện công tác xã hội hoá giáo dục của nhà trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ do phòng Giáo dục và Đào tạo huyện phân công,
chịu trách nhiệm trước cấp trên về toàn bộ các hoạt động của nhà trường.
* Chế độ trách nhiệm và quyền hạn của phó Hiệu trưởng
- Thực hiện và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về nhiệm vụ được
Hiệu trưởng phân công;
- Cùng với Hiệu trưởng chịu trách nhiệm trước cấp trên về phần việc được
giao và được uỷ quyền;
- Thay mặt Hiệu trưởng điều hành hoạt động của nhà trường khi được
Hiệu trưởng uỷ quyền.
* Tổ chuyên môn
Mỗi tổ chuyên môn có tổ trưởng, tổ phó. Các tổ trưởng và tổ phó được UBND
huyện ra Quyết định bổ nhiệm, chịu sự quản lý chỉ đạo của Hiệu trưởng và được
giao nhiệm vụ vào đầu năm học.
Tổ chuyên môn có những nhiệm vụ sau đây:
- Xây dựng kế hoạch hoạt động chung của tổ, hướng dẫn xây dựng và quản lý

tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các đơn vị sự nghiệp của
Nhà nước;
+ Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 của Chính phủ quy định về
tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức;
+ Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 của Bộ Nội vụ về quy
chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức;
+ Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007 ban hành thành phần
hồ sơ cán bộ, công chức và biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức;
+ Quyết định số 02/2008/QĐ- BNV ngày 06/10/2008 vể biểu mẫu quản lý
hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức;
Dựa trên các văn bản pháp lý hiện hành, hồ sơ của CB, CC, VC bao gồm các
nhóm tài liệu về lý lịch cán bộ, công chức, viên chức trích yếu tiểu sử, giấy
khai sinh, giấy chứng nhận sức khoẻ, các văn bằng chứng chỉ liên quan đến trình
độ học vấn, đào tạo, các quyết định liên quan đến tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động,
luân chuyển, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, bản kê khai tài sản
(nếu có) theo quy định. Những quy định về công tác quản lý hồ sơ CB, CC,
VC đã thực sự góp phần quan trọng trong việc kiện toàn sự thống nhất và hiệu quả
trong hoạt động của bộ máy quản lý hành chính nhà nước tại nhà trường.
- Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan:


Theo quy định Hiệu trưởng trường mầm non Quy Kỳ là Người đứng đầu
cơ quan chịu trách nhiệm về công tác quản lý hồ sơ của đơn vị mình phụ trách.
Người đứng đầu cơ quan phải lựa chọn người có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ để
bố trí làm chuyên trách về công tác hồ sơ CB, VC.Tổ chức cho CB,VC kê khai,
thẩm tra và làm thủ tục xác nhận hồ sơ gốc, hồ sơ CB, VC được xây dựng lại do
thất lạc hoặc hư hỏng và các tài liệu khác theo quy định của pháp luật.
Định kỳ hàng năm (hoặc đột xuất) tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy
định về quản lý hồ sơ CB, VC.
- Trách nhiệm của người được giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ:

đó.
2.1.1. Những ưu điểm và tồn tại trong quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức tại
trường mầm non Quy Kỳ
- Việc xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức được thực hiện
thống nhất theo quy định chung của Bộ Nội vụ và hướng dẫn của Phòng GD&ĐT
huyện Định Hóa, phục vụ tốt cho việc tra tìm, nghiên cứu và đảm bảo lưu trữ hồ sơ
cán bộ, viên chức theo quy định. Tuy nhiên do công tác quản lý hồ sơ chưa
tập trung, chưa được chuyên môn hoá nên kết quả việc nghiên cứu, sử dụng
hồ sơ phục vụ cho công tác quản lý đội ngũ cán bộ, công chức của cơ quan, đơn vị
chưa cao.
- Về thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức: Trong hồ sơ đã có
quyển lý lịch cán bộ, công chức; Bản sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức, Bản tiểu sử
tóm tắt; phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức; bản sao giấy khai sinh; bản sao các
văn bằng, chứng chỉ; Tuy nhiên nhiều hồ sơ các thành phần chưa được sắp xếp theo
quy định; các danh mục tài liệu chưa được liệt kê trong bìa kẹp. Thành phần hồ sơ
đa số đều thiếu là phiếu bổ sung lý lịch hàng năm
- Về quy trình lập hồ sơ cán bộ, công chức ban đầu cơ bản thực hiện theo
quy định, trong vòng 45 ngày, cơ quan có thẩm quyền sử dụng viên chức hướng dẫn
viên chức hoàn thiện, xác lập hồ sơ ban đầu. Tuy nhiên vẫn còn một số hồ sơ chưa
được triển khai hoàn thiện theo quy định.
- Việc ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ điện tử tại trường mầm non
Quy Kỳ đã được quan tâm và bước đầu ứng dụng cập nhật và quản lý hồ sơ điện tử
song song với hồ sơ giấy. Hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức đã lập cơ bản đã
đáp ứng được yêu cầu, cập nhật đầy đủ các trường thông tin bắt buộc. Viên chức
được giao phụ trách tài khoản người dùng đã quan tâm, thường xuyên cập nhật
thông tin kịp thời theo quy định.
- Tình trạng trang thiết bị phục vụ công tác cập nhật, lưu giữ, bảo quản hồ sơ
cán bộ, công chức, viên chức:
+ Trường chưa có kho lưu trữ tập trung; hồ sơ lưu trữ được sắp xếp ngăn nắp
nhưng chưa khoa học, chưa đánh mã số hồ sơ và thể hiện trên sổ theo dõi, chưa

đối với công tác quản lý hồ sơ của đơn vị.

2.2. Phân tích Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức tại trường
mầm non Quy Kỳ
- Yêu cầu chung:


+ Việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức bảo đảm trên cơ sở nguyên tắc chung
về quản lý tổ chức và cán bộ; quản lý hồ sơ tổ chức trong hệ thống lưu trữ của
Nhà nước.
+ Hồ sơ cán bộ công chức, viên chức được quản lý, sử dụng theo chế độ
tài liệu mật, chỉ những người có trách nhiệm mới được quyền nghiên cứu, khai
thác.
+ Việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức với mục đích theo dõi diễn biến
quá trình công tác, luân chuyển và năng lực công tác của từng cán bộ, công chức
trên từng lĩnh vực công tác và từng thời gian, thời điểm công tác của cán bộ,
công chức, viên chức.
+ Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức để theo dõi việc thực hiện các chế độ
chính sách của Đảng, nhà nước áp dụng vào thực tiễn của người thực thi công vụ.
- Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức tại trường mầm non Quy Kỳ
được thực hiện theo lưu đồ sau:

Trách nhiệm

Trình tự công việc

Tài liệu liên
quan

Thời

Mẫu 2cBNV/2008
Mẫu 04ª
BNV/2007

Hình 2.1. Lưu đồ quy trình quản lý hồ sơ CB, VC trường mầm non Quy Kỳ
- Mô tả quy trình quản lý hồ sơ CB, VC theo lưu đồ:
1. Hướng dẫn lập hồ sơ CB, VC.
- Lập hồ sơ: Đối với CB, VC được đề bạt, bổ nhiệm, thuyên chuyển,
tuyển dụng về trường mầm non Quy Kỳ thì Phòng Tổ chức cán bộ có trách nhiệm
hướng dẫn CB, VC lập hồ sơ theo quy định tại Quyết định 14/2006/QĐ-BNV ngày
06/11/2006; 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007 và quyết định 02/2008/QĐ- BNV
ngày 06/10/2008 của Bộ Nội vụ.
- Kê khai bổ sung hồ sơ: Định kỳ hàng năm (chậm nhất là ngày 15 tháng 01
của năm sau), Phòng Tổ chức cán bộ có trách nhiệm gửi bản kê khai bổ sung hồ sơ
cán bộ, viên chức theo mẫu 4a-BNV/2007 và hướng dẫn cán bộ, công chức các đơn
vị kê khai bổ sung hồ sơ.
2. Lập/ kê khai, bổ sung hồ sơ.


- Lập hồ sơ:
Trong thời gian 45 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng lần đầu, CB,
VC phải kê lý lịch, hoàn chỉnh các thành phần Hồ sơ gốc theo quy định tại Khoản 1,
Khoản 2, Khoản 3, Khoản 4, Khoản 5, Khoản 6 Điều 6 của quy chế quản lý hồ sơ
cán bộ, công chức ban hành kèm theo quyết định 14/2006/QĐ-BNV ngày
06/11/2006 của Bộ Nội vụ; khoản 4, điều 1, quyết định 02/2008/QĐ- BNV ngày
06/10/2008 vể biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức (CB, VC có trách nhiệm
kê khai đầy đủ, rõ ràng, trung thực hồ sơ của mình theo quy định của quy chế).
Thành phần hồ sơ gồm:
+ Quyển “Lý lịch cán bộ công chức” theo mẫu 01a-BNV/2007;
+ Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ công chức” theo mẫu 02c-BNV/2008;