NÂNG CAO HIỆU QUẢ LÀM VIỆC THEO NHÓM TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST
I.

GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CP PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

FAST.......................................................................................................................... 3
1. Giới thiệu chung..............................................................................................3
2. Tầm nhìn chiến lược........................................................................................3
3. Mô hình tổ chức...............................................................................................5
4. Bất cập trọng hoạt động nhóm.........................................................................6
II. NGUYÊN NHÂN VÀ CÁCH GIẢI QUYẾT.....................................................9
1. Cơ sở lý thuyết.................................................................................................9
2. Phân tích vấn đề cần giải quyết......................................................................16
3. Mục tiêu của giải pháp...................................................................................16
4. Giải pháp thực hiện........................................................................................17
III. KẾT LUẬN.......................................................................................................18

1


I. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CP PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH
NGHIỆP FAST
1. Giới thiệu chung
Tên công ty: Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp
Tên tiếng Anh: Fast Software Company
Tên viết tắt: FAST
Ngày thành lập: 11-6-1997
Lĩnh vực kinh doanh: Phát triển, tư vấn và triển khai ứng dụng phần mềm và giải
pháp quản trị doanh nghiệp trên nền tảng CNTT.
Văn phòng trụ sở: Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng

góp từ thiện, mà còn tập trung đóng góp, hỗ trợ lâu dài vào những địa chỉ cụ thể và
là nhân tố tích cực trong một số vấn đề thời sự của cộng đồng, xã hội (Người Việt
ưu tiên dùng hàng Việt, Văn hóa giao thông đô thị, Môi trường xanh sạch đẹp…).
Chiến lược cạnh tranh: Nhanh hơn – Thông minh hơn
Sản phẩm (phần mềm):
Nhanh hơn: Tốc độ xử lý của phần mềm ngày càng nhanh, giúp khách hàng tăng tốc
độ tác nghiệp và khai thác thông tin, đặc biệt trong điều kiện số lượng giao dịch, cơ
sở dữ liệu ngày càng lớn và hoạt động trong môi trường online thông qua internet.
Thông minh hơn: Có nhiều tính năng, chức năng thông minh, giải quyết các bài toán
nghiệp vụ và quản trị của khách hàng, giúp khách hàng tác nghiệp và khai thác dữ
liệu nhanh hơn, hiệu quả hơn.
Về dịch vụ tư vấn, hỗ trợ và chăm sóc khách hàng
Nhanh hơn: Thời gian hoàn thành các dự án tư vấn ứng dụng, hoàn thành các dịch
vụ hỗ trợ khách hàng ngày càng nhanh hơn.
Thông minh hơn: Đưa ra các giải pháp tư vấn ứng dụng thông minh, giải quyết các
bài toán nghiệp vụ và quản trị của khách hàng, giúp khách hàng tác nghiệp và khai
thác dữ liệu nhanh hơn, hiệu quả hơn.
Phương pháp quản trị hoạt động: Quản trị theo mục tiêu

3


Quản trị hoạt động kinh doanh và các hoạt động của công ty theo phương pháp quản
trị theo mục tiêu (MBO – Management by Objectives) thông qua hệ thống các chỉ
tiêu đánh giá (KPI – Key Performance Indicators)
3. Mô hình tổ chức
Mô hình quản lý vĩ mô

Mô hình quản lý tại chi nhánh



01 nhân viên lập trình

Cả công ty có tổng thể 10 nhóm kinh doanh bé (bao gồm 40 nhân viên)
b. Quy trình kinh doanh như sau:
Bước 1: Tiếp thị sản phẩm
Dựa vào database khách hàng, nhân viên marketing sẽ điện thoại tư vấn, giới
thiệu sản phẩm cho khách hàng và đặt lịch hẹn. Sau khi khách hàng đồng ý sẽ
chuyển nhu cầu và lịch hẹn cho nhân viên kinh doanh.
Bước 2: Giới thiệu sản phẩm và tiếp nhận yêu cầu khách hàng.
Nhân viên kinh doanh sẽ đến gặp khách hàng và giới thiệu cũng như làm demo
sản phẩm trên máy tính cho khách hàng. Khách hàng sẽ mô tả thực trạng kế toán
cũng như mô hình quản lý doanh nghiệp của công ty và nhân viên kinh doanh sẽ
chuyển các nhu cầu đó cho phòng triển khai.
Dựa vào mô tả hệ thống của nhân viên triển khai, phòng lập trình cũng sẽ tính toán
chi phí lập trình và báo chi phí cho nhân viên kinh doanh.
Bước 3: Báo giá và thương thảo hợp đồng

6


Dựa trên các báo cáo của nhân viên triển khai và nhân viên lập trình, Nhân viên
kinh doanh sẽ báo giá cho khách hàng, thương thảo các điều khoản hợp đồng với
khách hàng….
Nếu khách hàng đồng ý giá cả và các điều khoản hợp đồng, nhân viên kinh
doanh tiến hành bước 4: Ký hợp đồng. Nếu khách hàng không đồng ý giá cả, nhân
viên kinh doanh sẽ phải nhờ sự hỗ trợ của lãnh đạo công ty trong việc thương thảo
hợp đồng. Trường hợp xấu nhất giá quá cao, khách hàng không đồng ý sẽ phải hủy
thương vụ.
Công ty đã có 01 bản chuẩn được lập trình chuẩn theo các thông tư mới nhất của

Như chúng ta thấy mô hình tổ chức nhóm của công ty FAST tổ chức theo cơ cấu

dự án, trong một nhóm các cá nhân đến từ các phòng ban khác nhau, mỗi một cá
nhân sẽ chịu chi phối quản lý của nhiều phòng ban khác nhau nên sẽ xảy ra các
xung đột về lợi ích, mâu thuẫn về việc tiếp nhận mệnh lệnh quản lý, cụ thể việc chia
nhóm ở FAST, 4 nhân viên đến từ 4 phòng khác nhau là Marketing, Kinh doanh,
Triển khai, Lập trình. Có thể nói ngay đây là cách bố trí nhóm rất phù hợp cho một
công ty có đặc thù về phát triển phần mềm kế toán như FAST, tuy nhiên để có thể
tránh được xung đột, về mệnh lệnh quản lý cũng như xung đột về lợi ích của các
phòng ban cũng như cá nhân các thành viên chúng ta cần có những thay đổi để công
ty hoạt động hiệu quả hơn.
Theo thực tế, phòng kinh doanh công ty hiện đang được hưởng lợi nhiều hơn,
đối với mỗi hợp đồng, phòng kinh doanh thường được trích phần trăm từ hợp đồng.
Như vậy, càng ký được nhiều hợp đồng phòng kinh doanh càng có thu nhập cao
hơn, trong khi đó các phòng khác phải thực hiện công việc nhiều hơn.
Phòng triển khai và phòng lập trình sẽ không được hưởng lợi gì từ những hợp
đồng ký được. Họ chỉ có lương cứng hàng tháng của công ty. Mặc dù họ phải hỗ trợ
cả nhân viên kinh doanh khi ký kết hợp. Với những hợp đồng phải sửa chữa nhiều,
bộ phận lập trình và bộ phận triển khai sẽ phải làm nhiều việc hơn những hợp đồng
chỉnh sửa ít và đối với những hợp đồng sử dụng bản chuẩn thì phòng lập trình
không phải làm gì thêm. Điều này sẽ dẫn đến việc các nhân viên phòng triển khai và
lập trình sẽ thích triển khai các hợp đồng bản chuẩn hơn, do đó khi tính toán và báo
giá, họ sẽ báo giá cao, gây khó khăn cho bộ phận triển khai khi thương thảo hợp
đồng với khách hàng. Ngay cả việc ra báo cáo chi phí để hỗ trợ nhân viên kinh
doanh, họ cũng sẽ chần chừ gây khó dễ. Điều này ảnh hưởng xấu đến công ty vì với
giá quá cao, công ty sẽ mất rất nhiều khách hàng. Các hợp đồng sửa đổi theo yêu

8



Các thành viên được đóng góp vào những mục tiêu của nhóm nên làm việc với
thái độ tận tâm và có ý thức chủ động đối với công việc

9


­

Bằng kiến thức và năng lực của mình, các thành viên đóng góp ý kiến để đưa ra
phương pháp làm việc tối ưu nhất nhằm bảo đảm sự thành công cho các mục tiêu
của nhóm.

­

Các thành viên làm việc trong bầu không khí tin cậy lẫn nhau. Việc đặt câu hỏi
và bày tỏ cởi mở ý kiến, quan điểm hay sự bất đồng được khuyến khích.Các
thành viên giao tiếp cởi mở, trung thực và cố gắng hiểu quan điểm của nhau.

­

Các thành viên được khuyến khích phát triển kỹ năng và áp dụng những gì họ đã
học hỏi vào công việc. Họ luôn được sự hỗ trợ của các thành viên khác.

­

Các thành viên chấp nhận mâu thuẫn là một khía cạnh thông thường trong mọi
mối quan hệ tương tác và họ xem những tình huống mâu thuẫn là cơ hội cho ý
tưởng mới và tính sáng tạo. Mọi người cùng nhau giải quyết mâu thuẫn nhanh
chóng và trên tinh thần xây dựng. Các thành viên tham gia vào những kết quả
ảnh hưởng đến nhóm vẫn là người đưa ra quyết định cuối cùng nếu cả nhóm

­

Bạn sẽ có cảm giác kiểm soát được cuộc sống và bản thân của mình tốt hơn và
không cảm thấy sự lạm dụng quyền lực của bất cứ người nào trong nhóm cũng
không có sức ép của bất kỳ ai lên bạn.

­

Khi tham gia nhóm bạn sẽ học hỏi được rất nhiều từ những thành viên và người
lãnh đạo trong nhóm và cách xử lý tình huống từ đơn giản cho đến phức tạp. Từ
đó tạo nên sự thống nhất trong mục tiêu và sự hoạt động của nhóm.

­

Sẽ không còn cái "tôi" trong nhóm nữa, cái "tôi" đã bị phá vỡ, sự thân thiện và
cởi mở sẽ được tạo ra giữa các thành viên.

­

Phát huy được tính sáng tạo cao từ sự phối hợp các bộ óc sáng tạo của nhóm.

­

Thỏa mãn được nhu cầu thể hiện và khẳng định mình của các thành viên trong
nhóm, cái mà khi họ đứng một mình khó mà thể hiện được.

d. Các nguyên nhân ảnh và hưởng đến hiệu quả làm việc nhóm
Năng suất lao động giảm
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến năng suất lao động giảm, người lao động không
được đáp ứng nhu cầu về thu nhập, môi trường làm việc không tốt, quy trình làm

theo ý kiến của họ, còn nếu không họ sẽ giận dỗi, mè nheo. Người "trẻ con" còn
rất ưa nịnh.

­

Lãnh đạo không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, nó đòi hòi trưởng nhóm phải là
người có năng lực cả về chuyên môn lẫn khả năng dẫn dắt, truyền cảm hứng,
động lực cho những người khác. Còn nếu trưởng nhóm của bạn là người nhu
nhược, thường sợ hoặc trì hoãn đưa ra quyết định, hiệu suất và kết quả làm việc
của cả nhóm hẳn nhiên sẽ không cao.

­

Đây là những người khi dự án không đi theo như đúng kế hoạch sẽ luôn nói rằng
“Tôi đã nói là làm như vậy sẽ không hiệu quả rồi mà”. Khả năng “nhận thức
muộn" của họ sẽ khiến cả nhóm thêm rối bời.

­

Người này mặc dù hiểu được tầm quan trọng của làm việc theo nhóm nhưng lại
không đặt niềm tin vào người khác và chỉ muốn tự mình làm mọi việc. Điều này
có thể chấp nhận được trong ngắn hạn, nhưng về lâu dài có thể ảnh hưởng tới
tinh thần làm việc chung của cả nhóm.

Người lao động phàn nàn
12


­


động nào cũng mong được làm việc với những đồng nghiệp, nhà quản lý thân
thiện, cùng tận hưởng và chia sẻ niềm vui, nỗi buồn, sự gắn kết đầm ấm, thân
thiện. Nhà quản lý nên đẩy mạnh các hoạt động giao lưu, sinh hoạt tập thể,
ngoài giờ làm việc giữa các bộ phận. Hoạt động này giúp phát triển ý thức
cộng đồng hay tinh thần đồng đội của người lao động và thúc đẩy doanh
13


nghiệp hoạt động hiệu quả trên tinh thần đồng đội. Ngược lại, sự thiếu cộng
tác, không chia sẻ, đoàn kết giữa các nhân viên trong công ty sẽ khiến tinh
thần lao động tập thể giảm sút.
 Người lao động mong muốn được hoàn thiện, khẳng định bản thân và
được tôn trọng. Họ có thể lựa chọn công việc mà mình yêu thích, nâng cao,
phát huy tối đa năng lực của bản thân và vượt chính mình về hiệu suất làm
việc. Bên cạnh đó, họ cũng mong muốn được trưởng thành và phát triển, biến
các năng lực đã có thành hiện thực, đạt được thành tích trong lao động. Với
nhu cầu mong muốn đó, nhà quản lý nên sử dụng lao động phù hợp với trình
độ của họ, khuyến khích họ chủ động chọn và chịu trách nhiệm trong công
việc, tạo ra các cơ hội thăng tiến trong công ty. Khi đó người lao động được
đánh giá, ghi nhận, đề bạt lên các vị trí xứng đáng, được suy nghĩ làm việc,
khuyến khích khả năng sáng tạo họ sẽ có động lực làm việc một cách tích
cực, chủ động, và mang lại kết quả năng suất cao.
Nhân viên không thích trao đổi với cấp trên.
Trao đổi thẳng thắn với nhân viên là cách mà những nhà lãnh đạo giỏi thường
làm để tìm hiểu tâm tư và nguyện vọng của nhân viên. Mỗi người lao động đều có
mong muốn riêng và họ thường cảm thấy rất hài lòng khi lãnh đạo quan tâm đến
những mong muốn của riêng họ. Tại sao năng suất lao động của nhân viên giảm, họ
chưa nhiệt tình với công việc hay nhà lãnh đạo chưa cung cấp đủ nguồn lực, họ chưa
nhiệt tình với công việc hay nhà lãnh đạo chưa giao rõ ràng công việc cho họ? Có
một số nguyên nhân khiến nhân viên không thích trao đổi với cấp trên.

giữa các đơn vị thường xuyên diễn ra và người lãnh đạo cần giải quyết nếu muốn bộ
máy làm việc được vận hành một cách trơn tru.
2.

Phân tích vấn đề cần giải quyết
Như chúng ta thấy mô hình tổ chức nhóm của công ty FAST tổ chức theo cơ cấu

dư án, trong một nhóm các cá nhân đến từ các phòng ban khác nhau, mỗi một cá
nhân sẽ chịu chi phối quản lý của nhiều phòng ban khác nhau nên sẽ xảy ra các
xung đột về lợi ích, mâu thuẫn về việc tiếp nhận mệnh lệnh quản lý, cụ thể việc chia
nhóm ở FAST, 4 nhân viên đến từ 4 phòng khác nhau là Marketing, Kinh doanh,
Triển khai, Lập trình. Có thể nói ngay đây là cách bố trí nhóm rất phù hợp cho một
công ty có đặc thù về phát triển phần mềm kế toán như FAST, tuy nhiên để có thể
tránh được xung đột, về mệnh lệnh quản lý cũng như xung đột về lợi ích của các
phòng ban cũng như cá nhân các thành viên chúng ta cần có những thay đổi để công
ty hoạt động hiệu quả hơn.
3.
­

Mục tiêu của giải pháp
Nâng cao hiệu quả lao động của các cá nhân, bộ phận trong công ty FAST

15


­

Tạo động lực thúc đẩy các cá nhân, các nhóm phối hợp với nhau để mang lại
hiệu quả cao nhất cho công ty, cụ thể là rút ngắn thời gian cho mỗi hợp đồng,
tránh trường hợp các bộ phận tìm cách gây khó dễ lẫn nhau.

đó ra các ngày công(man-day), tùy theo những ngày công phát sinh, các nhân
viên đến từ bộ phận này sẽ được hưởng % theo các ngày công phát sinh của hợp
đồng.

-

Trong các công đoạn của quy trình kinh doanh hiện tại theo phần I, cần thay đổi
ở bước 3 của quy trình nhằm mục đích truyền thông rõ ràng về mục tiêu của
từng dự án. Tại bước này, sau khi nhận được yêu cầu về phần mềm của khách
hàng. CBKD sẽ tiến hành làm việc với bộ phận lập trình và bộ phận triển khai để
thiết lập nhóm dự án. Nhóm dự án bao gồm: Bộ phận kinh doanh, bộ phận triển
khai và bộ phận lập trình. CBKD sẽ là người thiết lập nhóm làm việc và đồng
16


thời đóng vai trò là chủ nhiệm dự án, chịu trách nhiệm thu thập và chuyển tải
thông tin đến các thành viên trong nhóm. Ngoài ra, CBKD thực hiện việc chuyển
tải thông tin đến khách hàng, báo giá, thương thảo các điều khoản hợp đồng, ký
hợp đồng và thanh lý hợp đồng với khách hàng. CB lập trình tiến hành tính toán
chi phí thực hiện dự án theo ngày công để CBKD có thể báo giá cho khách hàng
và lập trình sửa đổi phần mềm nếu hợp đồng được ký kết. CB triển khai sẽ thực
hiện việc cài đặt, đào tạo, nghiệm thu quá trình triển khai và thu tiền.
-

Tiền thưởng sẽ được đối với từng hợp đồng sẽ được phân chia cho tất cả các bộ
phận của dự án để đảm bảo tính công bằng. Trong đó, phần chi phí sửa đổi sẽ
được chia cho bộ phận lập trình. Với mỗi dự án, bộ phận lập trình sẽ tính toán
ngày công và xác nhận số ngày công đó với bộ phận kinh doanh dựa vào biên
bản làm việc giữa 02 bên. Với việc được chia phần chi phí sửa đổi sẽ giải quyết
được vấn đề về việc ỷ lại và từ chối công việc cũng như việc báo giá quá cao của