1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Công ty Trách nhiệm hữu hạn Xuất nhập khẩu Đối tác xuyên
Thái Bình Dương là công ty kinh doanh quy mô lớn, có mạng lưới
tiêu thụ rộng khắp cả nước. Hoạt động sản xuất kinh doanh trên lĩnh
vực: nhập khẩu và phân phối các loại bánh kẹo nước giải khát từ
Nhật Bản.... Ở công ty, tình hình bán hàng và thu tiền diễn ra thường
xuyên, liên tục mỗi ngày nên dễ xảy ra gian lận và rủi ro. Việc kiểm
soát tốt được các hoạt động này là điều kiện quan trọng để giúp Công
ty TPP duy trì, mở rộng hoạt động kinh doanh cũng như đạt được
mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, công tác KSNB chu trình bán hàng và thu
tiền tại Công ty TPP hiện nay đang còn tồn tại một số bất cập đòi hỏi
phải tăng cường kiểm tra để đảm bảo doanh thu được tính đúng, tính
đủ; Tiền thu vào từ hoạt động bán hàng cũng như hàng hoá của công
ty không bị thất thoát. Bán hàng – Thu tiền là khâu vô cùng quan
trọng đối với sự sống còn của bất kỳ doanh nghiệp nào, hơn hết việc
này cũng cần có sự phối hợp của rất nhiều bộ phận. Điều đó cho thấy
Công ty TNHH XNK Đối tác Xuyên Thái Bình Dương cần hoàn
thiện hơn nữa KSNB chu trình bán hàng và thu tiền để phục vụ cho
việc quản lý các hoạt động kinh doanh của mình.
Dưới vai trò là một kế toán tại đơn vị, với mục đích xây dựng
trong Công ty TPP một hệ thống quản lý khoa học, chặt chẽ và hiệu
quả nên bản thân đã chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng thu tiền tại Công ty TNHH XNK Đối tác Xuyên Thái Bình
Dương” làm luận văn tốt nghiệp thạc sỹ của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu.
Luận văn trình bày những vấn đề lý luận cơ sở lý thuyết chung về
nội dung của kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại




3
việc tạo ra doanh thu và kiểm soát tốt các hoạt động trong chu trình
bán hàng – thu tiền là nền tảng để doanh nghiệp tạo ra được lợi thế
cạnh tranh riêng trên thương trường. Cũng chính vì vậy mà đề tài “
Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền” được rất nhiều tác giả
khác nhau nghiên cứu. Bài viết này tác giả đã tham khảo, tìm hiểu
các đề tài nghiên cứu trong cùng lĩnh vực KSNB chu trình bán hàng
và thu tiền. Cụ thể:
Đề tài của tác giả Vũ Ngọc Nam (2007), luận văn Thạc sĩ kinh
tế, chuyên ngành kế toán, đại học Đà Nẵng “Tăng cường kiểm soát
nội bộ đối với doanh thu và thu tiền bán hàng tại công ty thông tin di
động (VMS)”, luận văn sử dụng các phương pháp thu thập thông tin
từ số liệu thực tế sau đó phân tích, đối chiếu, so sánh.. để làm rõ vấn
đề nghiên cứu. Luận văn tập trung vào việc nghiên cứu tình hình
thực tế của doanh nghiệp, chỉ ra được các dịch vụ như: viễn thông,
thông tin di động có các đặc điểm làm ảnh hưởng đến việc kiểm soát
nội bộ của doanh nghiệp và đặc biệt là chu trình bán hàng- thu tiền;
nhằm tìm ra những hạn chế còn tồn tại. Từ đó luận văn đưa ra được
những giải pháp để tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chu trình
bán hàng thu tiền tại Công ty thông tin di động.
Đề tài của tác giả Thái Như Quỳnh (2008), luận văn Thạc sĩ
kinh doanh, đại học Đà Nẵng “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với
doanh thu và tiền thu bán điện tại công ty TNHH MTV Điện lực Đà
Nẵng”, luận văn sử dụng phương pháp duy vật biện chứng kết hợp
các phương pháp phân tích, so sánh đối chiếu, chứng minh để đi sâu
vào tình hình thực tế về kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền
thu bán hàng tại doanh nghiệp qua đó đánh giá những kết quả đạt
được và những hạn chế cần khắc phục. Tuy nhiên, luận văn này tác
giả mới chỉ đưa ra được những giải pháp tổng quát, chưa đi vào cụ

kinh tế, chuyên ngành kế toán Đại học Đà Nẵng “Tăng cường kiểm


5
soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Cổ phần
Pymepharco”, Luận văn sử dụng phương pháp thu thập tài liệu thứ
cấp phương pháp phỏng vấn và phương pháp đôi chiếu để làm rõ vấn
đề nghiên cứu, chỉ rõ thực trạng của doanh nghiệp và đưa ra giải
pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn
vị. Cụ thể là tác giả đã chỉ ra được những đặc thù riêng về KSNB
trong hoạt động kinh doanh các sản phẩm như thuốc, trang thiết bị,
dụng cụ y tế…Tác giả cũng đưa ra được các giải pháp để tăng cường
KSNB có tính thực tiễn rất cao nhưng lại chưa đưa ra được cơ sở làm
nền tảng cho việc kiểm tra kiểm soát.
Đề tài của tác giả Dương Thị Thuý Liễu (2012) luận văn thạc
sĩ kinh doanh, chuyên ngành Kế toán, đại học Đà Nẵng “Kiểm soát
nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Cổ phần cao su Đà
Nẵng” tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu về kiểm soát
và phỏng vấn kế toán trưởng, kế toán viên, nhân viên kinh doanh có
liên quan đến chu trình KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn
vị. Tác giả đi sâu vào tìm hiểu thực trạng công tác quản lí kiểm soát
chu trình bán hàng thu tiền tại công ty để từ đó chỉ ra những yếu kém
còn tồn đọng và cuối cùng là đi vào hoàn thiện đưa ra các giải pháp
nhằm nâng cao năng lực quản lí hoạt động KSNB chu trình bán hàng
và thu tiền tại công ty Cổ phần cao su Đà Nẵng.
Đề tài của tác giả Trần Thị Thu Phường (2013), luận văn thạc
sĩ kinh tế chuyên ngành kế toán, đại học Đà Nẵng “Tăng cường kiểm
soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Sữa Đậu nành
Việt Nam – Vinasoy”. Luận văn sử dụng phương pháp phân tích so
sánh, đối chiếu, chứng minh… để làm rõ vấn đề nghiên cứu, chỉ rõ

NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1.

LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ
1.1.1.

Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ

a. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo quan điểm của ủy ban COSO (2013) (Committed Of
Sponsoring Organization) – là một ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia
Hoa Kỳ chống gian lận báo cáo tài chính –kiểm soát nội bộ được
định nghĩa như sau: “KSNB là một tiến trình được thiết lập và vận
hành bởi hội đồng quản trị, ban quản lý và các nhân sự khác, được
thiết kế để đem lại một sự bảo đảm hợp lý đối với việc đạt được các
mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, và sự tuân thủ với các luật và
quy định liên quan”.
b.

Các khía cạnh của kiểm soát nội bộ

Tính hướng đến mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Có thể chia mục tiêu của một tổ chức thành 3 loại chính như
sau: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, mục tiêu tuân thủ
Kiểm soát nội bộ là một tiến trình
Đây được xem là phương tiện để đạt được mục đích hơn là
mục đích cuối cùng.

tiêu quản lý cụ thể. Dựa trên 3 nguyên tắc sau:
- Thiết lập các mức rủi ro có thể chấp nhận được trong việc
thực hiện các mục tiêu
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức để thực hiện
các hoạt động kiểm soát
-

Việc kiểm soát dựa trên các chính sách và các thủ tục thực


9
thi chính sách
d. Thông tin và trao đổi thông tin
Trao đổi thông tin được diễn ra bên trong và bên ngoài tổ chức
nhằm cung cấp thông tin cho việc thực hiện các trách nhiệm của
kiểm soát nội bộ
Hoạt động giám sát.
Đây là hoạt đông diễn ra thường xuyên hoặc nhằm thực hiện
việc đánh giá thường xuyên hoặc đánh giá chuyên biệt nhằm xem xét
các bộ phận trong tổ chức có đang thực hiện các hoạt động kiểm soát
hay không, trong thực tế nhiều tổ chức kết hợp cả 2 hình thức đánh
giá cùng một lúc để nhằm đưa ra được kết quả đánh giá chính xác,
khách quan nhất.
1.1.3. Hạn chế của HTKSNB
Về chủ quan: Khả năng vượt tầm kiểm soát của HTKSNB
Về khách quan: Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác
động đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại
1.2.

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU

Các rủi ro chủ yếu xảy ra trong chu trình bán hàng và thu
tiền
- Rủi ro về bán hàng: Xuất hàng bán khi không được phép;
Xuất hoá đơn bán hàng không đúng giá, tính sai chiết khấu;...
- Rủi ro về thu tiền: Người được giao nhiệm vụ thu tiền của
khách hàng bằng tiền mặt nhưng không nộp về Công ty.
- Rủi ro về ghi sổ kế toán: Các nghiệp vụ bán hàng không
được ghi chép đầy đủ, phản ánh thiếu doanh thu và các khoản phải
thu.
1.2.2. Nội dung kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và
thu tiền
a. Nội dung kiểm soát nội bộ khâu bán hàng
 Mục tiêu
Mục tiêu chính trong khâu bán hàng là đảm bảo bán đúng giá
cho khách hàng, bảo đảm khả năng thu tiền hàng và thực hiện nghiệp
vụ bán hàng một cách hiệu quả.


11
Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng
Khi tiếp nhận đơn đặt hàng khách hàng có thể gửi đơn đặt
hàng qua nhiều hình thức khác nhau, vì vậy rất dễ xảy ra sai sót
Quy trình giao hàng cho khách hàng: Khi thực hiện việc
giao hàng cho khách hàng có thể xảy ra sai sót như: thừa, thiếu, sai
quy cách, chủng loại, hạn sử dụng của hàng hoá…
Quy trình ghi nhận nghiệp vụ bán hàng: Hoá đơn bán hàng
có thể không được giao lại đầy đủ kịp thời cho các bên liên quan, có
thể hỏng hoặc mất.
Thủ tục kiểm soát
Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng

giữa kế toán công nợ, thủ quỹ, nhân viên kinh doanh.
Khi thu tiền qua tài khoản ngân hàng: cung cấp thông tin
chuyển khoản cho KH phải bằng văn bản
Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ:
Khi đối chiếu công nợ với KH: phải có biên bản đối chiếu,
biên bản phải được lập đúng đắn (căn cứ trên số liệu theo dõi ở hệ
thống, các đơn hàng phát sinh thực tế, phiếu đặt hàng…).
Báo cáo công nợ phải thu với khách hàng: Sau khi đối chiếu
công nợ 3 bên, giữa khách hàng, nhân viên kinh doanh, bộ phận kế
toán bán hàng thì người thực hiện đối chiếu công nợ phải lập báo cáo
tổng hợp công nợ phải thu khách hàng.
Hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán
Khi tiếp nhận các khiếu nại của khách hàng về việc giảm giá
hàng bán hoặc trả hàng thì NVKD có trách nhiệm tiếp nhận và báo
cáo kịp thời đến bộ phận kế toán và ban quản lí.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 đã tổng hợp các vấn đề về lý luận cơ bản trong hệ
thống KSNB đối với việc bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp.


13
Đồng thời, tạo cơ sở cho việc nghiên cứu và phân tích tình hình thực
tế KSNB tại doanh nghiệp giúp cho việc quản lý doanh nghiệp ngày
một tốt và khoa học hơn.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN
HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH XNK ĐỐI TÁC
XUYÊN THÁI BÌNH DƯƠNG
2.1


công ty cung cấp sản phẩm bánh kẹo, nước giải khát cho các chuỗi
siêu thị lớn, các đại lý bán kẻ trên toàn quốc… thông qua 2 chi nhánh
tại Đà Nẵng và Hồ Chí Minh.
Phương thức tiêu thụ là bán buôn và bán lẻ.
c. Phương thức thanh toán
Bán hàng thanh toán bằng tiền mặt và bán hàng thanh toán
qua ngân hàng
2.2.

GIỚI THIỆU VỀ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT VÀ HỆ

THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH XNK ĐỐI TÁC
XUYÊN THÁI BÌNH DƯƠNG
- Môi trường kiểm soát
- Đặc điểm công tác kế toán
Công tác kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Hình
thức sổ kế toán Công ty áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ và
được xử lý trên chương trình phần mềm kế toán Fast được Công ty
sử dụng theo mô hình kinh doanh của mình.
Các chứng từ chủ yếu được sử dụng trong hoạt động bán hàng tại
Công ty: Đơn đặt hàng của khách hàng; Phiếu xuất kho; Hợp đồng
kinh tế; Biên bản giao nhận hàng hóa; Hoá đơn bán hàng; Phiếu thu;
Phiếu chi; Giấy báo có của Ngân hàng; Bảng đối chiếu công nợ với
khách hàng; Bảng theo dõi công nợ; Báo cáo công nợ chi tiết Báo
cáo công nợ tổng hợp, Biên bản cấn trừ công nợ….


15
2.3


3a. Tiếp nhận và xử lý đơn hàng:
Đối với khâu tiếp nhận và xử lý đơn hàng, các công việc ở


16
khâu này có liên quan trực tiếp đến 2 bộ phận: bộ phận kinh doanh
và bộ phận kho.
Việc tiếp nhận đơn hàng như vậy có thể đa dạng trong cách tiếp nhận
các đơn đặt hàng của khách.
Việc xem xét khả năng đáp ứng đơn hàng của nhân viên kinh
doanh thiếu đi sự chính xác do không có sự phối hợp của các bộ
phận, chỉ dựa vào ý kiến chủ quan, nên xảy ra tình trạng phát hiện
hết hàng để giao sau khi đã nhận đơn hàng.
Hạn chế của việc xét duyệt khả năng thanh toán của khách
hàng là không được cụ thể hoá bằng những con số, chỉ dựa trên khả
năng phán đoán cá nhân của nhân viên kinh doanh(đối với các đơn
hàng nhỏ) và ban giám đốc ( đôi với các đơn hàng lớn).
3b. Giao hàng cho khách hàng
Đối với khâu giao hàng cho khách hàng, các công việc ở khâu
này có liên quan trực tiếp đến 3 bộ phận: bộ phận kinh doanh, bộ
phận kho và bộ phận giao nhận.
Công ty áp dụng nhiều phương thức giao hàng khác nhau đến
khách hàng nên rất thuận lợi trong việc giao hàng kịp thời cho khách
hàng nhưng khi chuẩn bị đơn hàng cho nhiều khách trong cùng một
thời điểm, thường hay xảy ra tình trạng giao thiếu 1 vài mặt hàng hoá
trong đơn hàng. Vì việc kiểm hàng trước khi xuất ra khỏi kho do
nhân viên kinh doanh phụ trách đơn hàng đó kiểm, không có sự phối
hợp của bộ phận kho. Từ đó việc phát hành hoá đơn cũng bị sai sót,
vì hàng không đủ nên khách hàng không chịu nhận hàng, kế toán
buộc phải xuất lại hoá đơn mới theo đúng số lượng hàng giao thực tế

- Quy trình xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán
3. Công tác kiểm soát nội bộ đối với khâu thu tiền tại công
ty TNHH XNK Đối Tác Xuyên Thái Bình Dương.
3a . Thu tiền khách hàng:


18
Đối với khâu thu tiền khách hàng, các công việc ở khâu này có
liên quan trực tiếp đến 2 bộ phận: bộ phận kinh doanh, bộ phận kế
toán
Đối với việc thu tiền mặt trực tiếp tại đơn vị của khách hàng
thường là do nhân viên kho hoặc các cá nhân là người quen vận
chuyển hàng cho công ty thu về nộp lại cho thủ quỹ, thỉnh thoảng 2
đối tượng này thường báo mất tiền, nhưng thủ quỹ lại không báo lên
cấp trên để xử lý mà cuối tháng trừ vào phần tiền lương để bù lại,
khả năng trong trường hợp này số tiền thu được của công ty đã bị
lạm dụng trong một thời gian nhất định.
Công ty có 1 tài khoản chính và 2 tài khoản cá nhân của chủ
doanh nghiệp nên rất thuận lợi cho khách hàng trong việc thanh toán
công nợ.
3b. Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ:
Đối với khâu đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ, các công
việc ở khâu này có liên quan trực tiếp đến 2 bộ phận: bộ phận kinh
doanh, bộ phận kế toán.
Công nợ với khách hàng được nhân viên phụ trách của khách
hàng đó đối chiếu, thu hồi. Việc này đã gây ra sai phạm trong quá
trình thu tiền. Và nhân viên kinh doanh khi thực hiện đối chiếu công
nợ không báo cáo sai phạm đó, mà vẫn treo phần công nợ bị sai
phạm (theo khách hàng là không còn nợ nhưng công ty vẫn treo công
nợ). Đây là hành động thao túng quá trình đối chiếu số liệu công nợ

● Đối với khâu bán hàng
Vấn đề xem xét khả năng đáp ứng đơn hàng chưa được chính
xác. Việc xem xét khả năng thanh toán của khách hàng không được
soát xét kỹ, mang tính chất chủ quan của người quản lý và nhân viên
kinh doanh. Quá trình giao hàng cho khách hàng còn phát sinh nhiều
sai sót và cuối cùng việc phát hành hoá đơn bán hàng còn tuỳ tiện,
chưa nhất quán
● Đối với khâu thu tiền
Việc quản lý các khoản tiền mặt phải thu của khách hàng chưa
được quy định rõ và chưa có cơ chế kiểm soát chặt chẽ. Về vấn đề
quản lý công nợ thiếu đi sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kinh
doanh và kế toán. Ngoài ra việc lập báo cáo công nợ mang tính tức
thời, nên không có cơ sở để so sánh, phân tích. Cuối cùng khâu quản
lý hàng bán bị trả lại chưa được phân công phân nhiệm rõ ràng, các
bộ phận thiếu thông tin để xử lý.
Xuất phát từ những hạn chế đó tác giả đã đưa ra các giải pháp
nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền ở chương 3.


21
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG
TY TNHH XNK ĐỐI TÁC XUYÊN THÁI BÌNH DƯƠNG
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI
CÔNG TY THÁI BÌNH DƯƠNG
Hệ thống các quy chế kiểm soát của Công ty còn kém hiệu lực
và chưa đồng bộ. Hệ thống thông tin chưa được tổ chức một cách
khoa học, đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán phục vụ công tác kế

rõ ràng đối với các phòng ban có liên quan
d. Phát hành hoá đơn bán hàng:
Xây dựng hệ thống chứng từ hoàn chỉnh: đơn đặt hàng, lệnh
bán hàng, phiếu xuất kho, hoá đơn, biên bản trả hàng, báo cáo công
nợ….
3.2.2.

Đối với khâu thu tiền.

a. Quản lý việc thu tiền mặt:
Hoàn thiện bảng mô tả công việc cho các phòng ban theo đúng
chức năng, nhiệm vụ dựu trên nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
b. Đối chiếu công nợ phải thu:
Xây dựng, thống nhất về các tuyến thực hiện việc đối chiếu
công nợ chéo giữa nhân viên kinh doanh, bộ phận quản lý công nợ,
khách hàng.
c. Báo cáo công nợ:
Xây dựng các quy chuẩn về cách thức, nội dung, thời gian cho
báo cáo công nợ.
d. Quản lý hàng bán bị trả lại:
Xây dựng hệ thống chứng từ và quy trình xử lý đối với hàng bán bị
trả lại
3.2.3.

Hoàn thiện môi trường kiểm soát phục vụ cho

việc kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty
TNHH XNK Đối tác xuyên Thái Bình Dương



hoàn thiện để có thể quản lý tốt hơn và giảm thiểu thất thoát về tài chính
cho Công ty.
Việc nâng cao hiệu quả kinh doanh từ chính sách bán hàng đến
việc quản lý công nợ, thu hồi công nợ đều rất quan trọng đối với
Công ty. Mong rằng, kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ được áp
dụng nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý về hệ thống KSNB
chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty trong thời gian tới.