ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KIM THỊ HUYỀN TRANG

NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN CHÍNH QUYỀN NHÀ NƯỚC
CẤP HUYỆN THUỘC TỈNH SƠN LA

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH LƯU TRỮ
Mã số: 60 32 24

Người hướng dẫn khoa học: PGS. TS Đào Xuân Chúc

Hà Nội – 2014


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 6
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ, TÀI LIỆU LƯU
TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN CHÍNH QUYỀN NHÀ NƯỚC CẤP HUYỆN
THUỘC TỈNH SƠN LA ......................................................................................... 18
1.1. Khái niệm, nhiệm vụ, nội dung công tác lưu trữ .......................................... 18
1.1.1. Khái niệm, nhiệm vụ công tác lưu trữ ............................................................. 18
1.1.2. Nội dung công tác lưu trữ ............................................................................... 20
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND huyện và UBND huyện ........................... 20
1.2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND huyện ........................................................ 20
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện......................................................... 21
1.3. Thành phần, loại hình, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại các cơ
quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La ................................. 21
1.3.1. Thành phần tài liệu lưu trữ .............................................................................. 21

2.4.2. Hoạt động kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác lưu trữ do Phòng Nội
vụ thực hiện ............................................................................................................... 62
CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC
LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN CHÍNH QUYỀN NHÀ NƯỚC CẤP HUYỆN
THUỘC TỈNH SƠN LA ......................................................................................... 64
3.1. Những hạn chế và nguyên nhân cơ bản của công tác lưu trữ tại các cơ
quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La ................................. 64
3.1.1. Nhận thức của các cấp lãnh đạo và cán bộ lưu trữ cơ quan ............................ 64
3.1.2. Hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ cấp
huyện ......................................................................................................................... 66
3.1.3. Cán bộ làm công tác lưu trữ ............................................................................ 67
3.1.4. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ ..................................................................... 69
3.1.5. Hệ thống các công trình nghiên cứu về công tác lưu trữ cấp huyện ............... 70
3.2. Các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại các cơ
quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La ................................. 72
3.2.1. Nhóm giải pháp thể chế và tổ chức ................................................................. 72
3.2.2. Nhóm giải pháp nhân lực – vật lực – tài lực ................................................... 77
3.2.3. Nhóm giải pháp khoa học - kỹ thuật ............................................................... 81

2


3.2.4. Một số giải pháp khác ..................................................................................... 84
KẾT LUẬN .............................................................................................................. 88
TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 90
PHỤ LỤC ................................................................................................................. 96

3



4

Thông tư số 40/1998/TT- Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày
TCCP

24/01/1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính
phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan
nhà nước các cấp

5

Thông tư số 21/2005/TT- Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày
BNV

01/02/2005 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức
Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân

6

Thông tư số 02/2010/TT- Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng
BNV

4 năm 2010 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ
chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ,
cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân
các cấp


Bảng 2.4: Bảng thống kê các trang thiết bị trong kho lưu trữ của HĐND –
UBND các huyện thuộc tỉnh Sơn La

5


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ sự phát triển của xã hội nói chung và đảm bảo
thông tin trong hoạt động quản lý nói riêng của các cơ quan, tổ chức. Bởi vậy, có
thể khẳng định, công tác lưu trữ nảy sinh từ thực tế hoạt động của các cơ quan, tổ
chức và có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của chính các cơ quan
này.
Theo Điều 1 Sắc lệnh số 63-SL của Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt
Nam Dân chủ Cộng hòa ngày 23/11/1945 - Sắc lệnh đầu tiên về tổ chức chính
quyền địa phương của Nhà nước Việt Nam đã ghi: “Để thực hiện chính quyền nhân
dân địa phương trong nước Việt Nam, sẽ đặt hai thứ cơ quan: Hội đồng Nhân dân
và Uỷ ban Hành chính” [56]. Trong quy định này, chính quyền địa phương đã được
xác định gồm hai loại cơ quan: cơ quan do nhân dân bầu ra, được gọi là HĐND và
cơ quan chấp hành của HĐND thực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nước,
được gọi là Uỷ ban Hành chính. Ở đây, đã có sự phân biệt giữa hoạt động thực hiện
quyền lực nhà nước ở địa phương - cơ quan nhà nước thực hiện với hoạt động thực
hiện quyền lực nhà nước do các cơ quan nhà nước được nhân dân địa phương lập ra
để phục vụ nhu cầu tổ chức đời sống xã hội ở địa phương. Tất cả các văn bản pháp
luật có hiệu lực thi hành từ Hiến pháp đầu tiên (1946) đến các Luật và văn bản dưới
luật về tổ chức bộ máy Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa từ năm 1945 tới
Hiến pháp 1992 (sửa đổi, bổ sung) ghi nhận mỗi cấp chính quyền địa phương có
HĐND là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, UBND là cơ quan chấp hành
của HĐND cùng cấp và là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương. Quan niệm

với Lai Châu thành tỉnh Sơn Lai. Ngày 12/1/1952, Thủ tướng Chính phủ ra Nghị
định tách hai tỉnh như cũ. Sau chiến dịch Tây Bắc thắng lợi (tháng 12/1952), Khu
ủy Tây Bắc quyết định chuyển huyện Thuận Châu về Lai Châu. Đến tháng 2/1954,
Thuận Châu lại thuộc Sơn La. Đầu năm 1953, Khu ủy Tây Bắc quyết định thành lập
huyện Sông Mã, bao gồm vùng Mường Hung (huyện Mai Sơn), Mường Lầm
(huyện Thuận Châu), Sốp Cộp (huyện Điện Biên, tỉnh Lai Châu). Đến tháng 6 năm
2013, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 72-NQ-CP ngày 10-6-2013 về điều
chỉnh địa giới hành chính huyện Mộc Châu để thành lập huyện mới Vân Hồ, thuộc

7


tỉnh Sơn La. Trải qua nhiều lần sáp nhập, chia tách, hợp nhất, tính đến nay tổ chức
hành chính cấp huyện ở Sơn La bao gồm 01 thành phố (thành phố Sơn La) và 11
huyện chính thức (Quỳnh Nhai, Mường La, Thuận Châu, Phù Yên, Bắc Yên, Mai
Sơn, Sông Mã, Yên Châu, Mộc Châu, Sốp Cộp, Vân Hồ). Qua thực tế học tập và
công tác tại Sơn La, có thể nhận thấy, công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền
nhà nước một số huyện thuộc tỉnh Sơn La kể trên đã được sự đầu tư nhất định về cơ
sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, bố trí cán bộ công chức có kinh nghiệm làm công
tác lưu trữ…Tuy nhiên, công tác lưu trữ nơi đây vẫn còn nhiều hạn chế, chất lượng
hoạt động không đồng đều, chưa thực sự đi vào nề nếp và chưa phát huy được giá
trị của khối tài liệu lưu trữ phản ánh quá trình hoạt động của các cơ quan này, cần
tiến hành thực thi nhiều giải pháp nhằm tạo ra những chuyển biến tích cực hơn.
Nắm bắt được yêu cầu của thực tế khách quan, tác giả lựa chọn đề tài
“Nghiên cứu đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại các cơ
quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La” để nghiên cứu và viết
luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học của mình.
2. Mục tiêu của đề tài
Đề tài được thực hiện dựa trên ba mục tiêu cơ bản:
Thứ nhất là, qua khảo sát khối lượng, thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài

UBND cấp huyện. Tác giả tập trung nghiên cứu phương pháp tổ chức bộ máy và
nhân sự làm công tác lưu trữ; tình hình ban hành các quy định, hướng dẫn về công
tác lưu trữ; kết quả thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và kết quả công tác thanh tra,
kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác lưu trữ tại các cơ quan này.
Thứ hai là, dựa trên kết quả nghiên cứu thực trạng, tác giả đề xuất các giải
pháp để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ở các cơ quan chính quyền nhà nước
cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La, chủ yếu là tại các cơ quan HĐND và UBND cấp
huyện.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
♦ Thời gian nghiên cứu
Kể từ khi Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ ban hành Thông tư số
40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà
nước các cấp thì lưu trữ cấp huyện mới bắt đầu được nhắc đến trong các quy định

9


của Nhà nước với chức năng cụ thể là: Cán bộ chuyên trách lưu trữ huyện có chức
năng giúp chánh văn phòng và giúp UBND huyện thực hiện quản lý Nhà nước về
công tác lưu trữ trong phạm vi huyện; trực tiếp quản lý kho lưu trữ của huyện và tài
liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan UBND huyện. Đến
khi Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ về việc hướng
dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND ra đời thì lưu trữ cấp huyện hoạt
động với các chức năng cơ bản của lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Tuy nhiên,
sau khi Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ
Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu
trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp và Luật lưu
trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11/11/2011 thì lưu trữ cấp huyện chỉ còn lại

- Nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại các cơ quan chính
quyền địa phương cấp huyện là HĐND và UBND cấp huyện, trên cơ sở đó đưa ra
các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ đối với chính các cơ
quan này.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
♦ Về hình thức:
Có thể khẳng định, hướng nghiên cứu về công tác lưu trữ cấp huyện không
phải là hướng đi mới và cũng đã có một số công trình nghiên cứu một cách nghiêm
túc như các công trình, đề tài nghiên cứu liên quan đến lưu trữ cấp huyện theo các
nhóm cụ thể như sau:
* Nhóm các công trình là đề tài nghiên cứu cấp ngành, cấp nhà nước
+ Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức các kho lưu trữ ở Việt Nam do tác giả
Vương Đình Quyền chủ trì nghiên cứu. Công trình đã khái quát được thực trạng
công tác lưu trữ của nhiều cơ quan lưu trữ, đưa ra những luận giải cho việc tổ chức
cơ quan lưu trữ các cấp và đề xuất dự án xây dựng hệ thống cơ quan lưu trữ ở Việt
Nam, bao gồm cả lưu trữ huyện trên cơ sở những luận chứng khoa học và minh
chứng thực tiễn.

11


+ Đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ”
(Mã số 99-98-030) do tác giả Dương Văn Khảm làm chủ nhiệm đề tài. Nội dung đề
tài gồm 2 phần cơ bản, phần I trình bày sự phát triển tổ chức ngành lưu trữ Việt
Nam và tham khảo quốc tế, phần II trình bày mô hình tổ chức ngành lưu trữ Việt
Nam.
* Nhóm các công trình là luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp chuyên
ngành Lưu trữ học và Tư liệu học.
+ Luận văn thạc sĩ “Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản văn bản quản
lý Nhà nước ở cấp huyện”: tác giả Nguyễn Nghĩa Văn (năm 2001).

Đình Quyền – Đào Thị Diến – Nghiêm Kỳ Hồng do Nxb Đại học Quốc gia Thành
phố Hồ Chí Minh phát hành năm 2010.
+ Một số bài viết trong Hội thảo khoa học về kho lưu trữ cố định do Cục Lưu
trữ Nhà nước tổ chức năm 1997...
♦ Về nội dung
Các công trình, bài viết đã trình bày ở phần trên chủ yếu đề cập đến các
hướng nghiên cứu cơ bản như: nghiên cứu cơ sở khoa học và thực tiễn để thiết lập
các kho lưu trữ; đánh giá tổng quan về quá trình hình thành, phát triển và thực trạng
hoạt động của hệ thông lưu trữ các cấp; nghiên cứu chuyên sâu về tổ chức lưu trữ
cấp huyện cho 1 địa phương cụ thể...
Liên quan trực tiếp đến đề tài luận văn thạc sĩ này, chúng tôi nhận thấy có
thể kể đến 03 công trình chủ yếu là: “Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản
văn bản quản lý Nhà nước ở cấp huyện” (tác giả Nguyễn Nghĩa Văn); “Các giải
pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội” (tác giả
Phạm Thị Diệu Linh); “Nghiên cứu xây dựng phương án phân loại phông lưu trữ
UBND cấp huyện” (tác giả Nguyễn Thị Thu Hương). Tuy nhiên, có thể thấy, các
công trình nghiên cứu nói trên chủ yếu tập trung nghiên cứu các nguyên tắc, cơ sở
và phương pháp thực hiện một số nghiệp vụ lưu trữ cụ thể; đề xuất các giải pháp
nâng cao hiệu quả hoạt động cho một lưu trữ cấp huyện cụ thể, không hề đề cập đến
lưu trữ của các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La. Như
vậy, có thể khẳng định, đề tài “Nghiên cứu đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng

13


công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn
La” có kế thừa một số kết quả nghiên cứu nói trên nhưng không trùng lặp.
6. Tài liệu tham khảo
Trong quá trình thực hiện đề tài luận văn này, chúng tôi đã tham khảo các
nguồn tư liệu sau:

Mục đích của việc sử dụng bảng hỏi là thu thập nhanh chóng lượng thông tin
tương đối toàn diện về công tác lưu trữ tại HĐND - UBND các huyện thuộc tỉnh.
Ưu điểm của phương pháp này là trong cùng một khoảng thời gian khảo sát, tác giả
có thể thu được rất nhiều thông tin từ các phiếu khảo sát gửi về. Tuy nhiên, những
số liệu, thông tin thu được chỉ mang tính khái quát và độ chính xác không cao.
Mục đích của phỏng vấn sâu là để kiểm chứng những thông tin thu được từ
phiếu khảo sát, làm rõ hơn các nội dung trong phiếu và cũng là cơ sở để phân tích,
đánh giá lại toàn diện các nguồn thông tin thu được.
- Ngoài ra, trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi cũng sử dụng phương pháp
trao đổi, xin ý kiến, đề xuất kinh nghiệm của lãnh đạo Chi Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước Văn thư – Lưu trữ tỉnh, cán bộ phụ trách quản lý công tác lưu trữ ở các
phòng Nội vụ, Chánh văn phòng HDDND – UBND các huyện, các em học sinh,
sinh viên thực tập tại lưu trữ các cơ quan này và một số giảng viên công tác cùng cơ
quan với tác giả.
8. Đóng góp của đề tài
Đề tài luận văn do tác giả lựa chọn nếu được thực hiện tốt, nghiêm túc,
khách quan sẽ có những đóng góp quan trọng về mặt thực tiễn, cụ thể như sau:
Thứ nhất, đối với các cơ quan quản lý nhà nước ở trung ương và địa phương:
nắm được thực trạng công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nước cấp
huyện để từ đó có những biện pháp cụ thể hơn trong việc ban hành các văn bản
hướng dẫn chi tiết, tăng cường công tác kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác
lưu trữ.
Thứ hai, đối với lưu trữ các cơ quan mà tác giả đã khảo sát: có những
phương hướng, giải pháp để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại chính lưu trữ
cơ quan.
Thứ ba, đối với bản thân tác giả: có được những kiến thức thực tiễn về lưu
trữ ở một số cơ quan, phục vụ cho công tác giảng dạy chuyên môn của mình.

15



16


nguyên nhân chủ quan và khách quan nên chắc chắn tác giả không tránh khỏi những sơ
suất, thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô, bạn bè và đồng nghiệp
nhằm hoàn thiện đề tài trong những nghiên cứu tiếp theo.

17


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ, TÀI LIỆU LƯU
TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN CHÍNH QUYỀN NHÀ NƯỚC CẤP HUYỆN
THUỘC TỈNH SƠN LA
1.1. Khái niệm, nhiệm vụ, nội dung công tác lưu trữ
1.1.1. Khái niệm, nhiệm vụ công tác lưu trữ
♦ Khái niệm công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một khái niệm được hiểu tương đối thống nhất giữa các
nhà quản lý, nhà nghiên cứu khoa học và cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ
quan, tổ chức. Hiện nay, tại các cơ sở giáo dục, đào tạo về chuyên ngành lưu trữ,
khái niệm công tác lưu trữ thường được định nghĩa theo một trong ba cách như sau:
Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ. [8, tr.15]
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động bao gồm tất cả những vấn đề lý
luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức
khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác
nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức,
cá nhân. [31, tr.14]
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả

biện pháp, trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và
kéo dài tuổi thọ của tài liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong
hiện tại và tương lai. [9, tr.253] Có thể nói việc bảo quản tài liệu lưu trữ an toàn có
nghĩa là vừa bảo vệ vật mang tin, đồng thời bảo vệ bí mật thông tin trong tài liệu
lưu trữ.
Bốn là, tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Mục đích
cuối cùng của công tác lưu trữ không phải là việc biến tài liệu lưu trữ thành tài sản
riêng cấm khai thác của cán bộ lưu trữ hay cán bộ, viên chức, công chức trong cơ
quan. Việc tiến hành hàng loạt các biện pháp bảo vệ tài liệu, tổ chức khoa học tài
liệu chính là để tạo điều kiện thuận lợi cho những người có nhu cầu khai thác thông
tin trong tài liệu chính đáng, để phục vụ tối đa cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ

19


quốc qua tài liệu lưu trữ. Chính vì vậy, việc tiến hành tổ chức các biện pháp khai
thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ đặt ra cho tất cả các phòng,
kho lưu trữ.
1.1.2. Nội dung công tác lưu trữ
Để thực hiện các nhiệm vụ đặt ra cho công tác lưu trữ như đã trình bày ở
phần trước, lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, cán bộ làm công tác lưu trữ cần nghiêm
túc thực hiện những công việc cụ thể như : tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác
lưu trữ; ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn
về công tác lưu trữ; thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ; kiểm tra, đánh giá về công tác
lưu trữ
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND huyện và UBND huyện
1.2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND huyện
HĐND là cơ quan quyền lực nhà nước đại diện cho ý chí, nguyện vọng và
quyền làm chủ của nhân dân, do nhân dân địa phương bầu ra, chịu trách nhiệm
trước nhân dân địa phương và cơ quan nhà nước cấp trên. [25]

pháp luật – của địa phương.
1.3. Thành phần, loại hình, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại các
cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La
1.3.1. Thành phần tài liệu lưu trữ
♦ Thành phần
Quá trình khảo sát tại kho lưu trữ của HĐND - UBND các huyện trong tỉnh
Sơn La cho thấy phần lớn bảo quản tài liệu lưu trữ hình thành từ các nguồn cơ bản
như sau:
* Thứ nhất là, tài liệu do chính cơ quan trực tiếp sản sinh ra trong quá trình
hoạt động của mình.
Ví dụ: Tập Quyết định của UBND huyện v/v phê duyệt danh sách cán bộ,
viên chức giáo viên hưởng chế độ theo Nghị định 54/2011/NĐ-CP năm 2011. [61,
tr.108]
Ví dụ: Tập Quyết định của UBND huyện, Thường trực Hội đồng Giải phóng
mặt bằng các dự án về việc phê duyệt phương án giá trị đền bù giải phóng mặt bằng
công trình đường quốc lộ 6 – Khu công nghiệp Mai Sơn năm 2008 [60, tr.116]
* Thứ hai là, tài liệu do các cơ quan, tổ chức Đảng gửi đến

21


+ Từ các cơ quan Đảng ở trung ương
Ví dụ: Tập Chỉ thị, Thông tri, Quyết định của Ban chấp hành Trung ương
Đảng về giải quyết một số vấn đề và chủ trương chính sách phát triển kinh tế - xã
hội miền núi. Năm 1989-1990 [56, tr.136]
+ Từ các cơ quan Đảng ở địa phương
Ví dụ: Tập Quyết định của Huyện ủy huyện Thuận Châu về thành lập Ban
nông thôn mới. Năm 1990 [62, tr.149]
* Thứ ba là, tài liệu có nguồn gốc từ các cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị
sự nghiệp khác gửi đến.

Quy ra

Bó gói

khoa học –

nghe

(cặp)

(ĐVBQ)

mét giá

(Tập)

kỹ thuật

nhìn

1 Bắc Yên

76

323

10

4


4131

49

3

5

Phù Yên

95

403

12

4

Không

Không

Không

6

Quỳnh Nhai

88


Sốp Cộp

được

được

được

8

42

9

Thành phố

309

3974

38

0

10

Thuận Châu

531


Nguồn: Số liệu thống kê tại Văn phòng HĐND-UBND các huyện trong tỉnh Sơn La

23

Ghi chú

điện tử

Hộp nhựa


Qua bảng thống kê 1.1 trên, có thể thấy:
+ Trong các kho lưu trữ HĐND-UBND huyện chủ yếu chỉ bảo quản tài liệu
hành chính là văn bản đi, đến hình thành trong quá trình hoạt động của các HĐND,
UBND. Khối lượng tài liệu hành chính giữa các cơ quan cũng không tương xứng
với nhau do thời điểm thành lập các huyện khác nhau và phương pháp chỉnh lý tài
liệu giữa các huyện cũng không thống nhất.
+ Tài liệu khoa học kỹ thuật chiếm khối lượng ít, không được thống kê, nằm
chung trong các hồ sơ tài liệu hành chính, chủ yếu là bản vẽ chi tiết, bản vẽ tổng
mặt bằng của các công trình xây dựng trong trụ sở và một số công trình do UBND
huyện quản lý.
+ Tài liệu nghe nhìn chủ yếu là các bức ảnh chụp rời lẻ nhân dịp kỷ niệm các
ngày lễ lớn và các sự kiện quan trọng như: phiên họp HĐND huyện, Hội nghị cán
bộ công chức cơ quan…Các tài liệu này cũng không được giao nộp vào kho lưu trữ
theo quy định mà do cá nhân công chức chụp tự bảo quản nên không thống kê được
số liệu cụ thể.
+ Tài liệu điện tử chủ yếu là bản thảo văn bản, không có các tài liệu lưu trữ
được số hóa, do cán bộ chuyên viên tự bảo quản trong các máy tính làm việc của cá
nhân.
1.3.2. Nội dung tài liệu lưu trữ