Trình cơ sở dữ liệu Excel 7.0
Phần 2
Excel 7.0
Giới thiệu chung
Excel là phần mềm tạo bảng biểu chạy trong mội trờng Windows, chuyên
dùng để tạo các bảng biểu, cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác văn phòng. Excel có
các tính năng cơ bản nh sau:
Giao diện đồ hoạ thông qua hệ thống thực đơn và các hộp thoại.
Có khả năng giao tiếp dữ liệu với các ứng dụng khác
Có các tiện ích và trợ giúp tạo các bảng biểu, biểu đồ.
Xây dựng cơ sở dữ liệu thông qua các hàm có sẵn
Rút trích các thông tin cần thiết từ cơ sở dữ liệu.
1. Khởi động Excel
Excel có thể khởi động bằng những cách nh sau:
Cách 1: Nháy chuột vào biểu tợng chơng trình trên thanh Microsoft Office
Shortcut nằm ở góc trên, bên phải của cửa sổ màn hình.
Cách 2: Đa trỏ chuột bấm vào nút Start\Programs\Microsoft Excel
Hình 1. Khởi động Excel bằng nút Start
28
Trình cơ sở dữ liệu Excel 7.0
2. Màn hình của Excel 7.0
Sau khi khởi động, màn hình chính của Excel nh hình 2, nó có các thành phần
cơ bản nh sau:
Hình 2. Cửa sổ Excel
Thanh tiêu đề (Title bar): Thanh tiêu đề nằm ở trên cùng của màn hình, nó
gồm có ba phần chính.
o Phần biểu tợng của chơng trình (để thoát khỏi chơng trình, có thể nháy
đúp chuột vào biểu tợng này).
o Phần tiêu đề cho biết tên của tệp hiện hành, tên của chơng trình. Nếu
mới khởi động, tên mặc định của tệp là Book1.
o Các hộp điều khiển của sổ nh phóng to, thu nhỏ, đóng chơng trình.

o Có 16.384 dòng, đợc đánh số thứ tự 1, 2, 3, ... đến 16384
o Giao điểm của cột và dòng là ô. Tên (địa chỉ) của ô là tên của cột và
dòng tạo ra nó, ví dụ ô A1, B2, ...
o Vùng (Range) là một khối ô kế cận nhau, đợc xác định bởi địa chỉ ô
đầu và ô cuối.
3. Thoát khỏi Excel
Để thoát khỏi Excel ta có các cách làm nh sau:
Vào thực đơn File, chọn Exit
Bấm tổ hợp phím Alt+F4
Nháy đúp chuột vào biểu tợng Excel ở góc trái trên cùng
Bấm chuột vào nút "x" ở góc phải trên cùng.
Lu ý: Khi cha lu giữ tệp, máy tính sẽ xuất hiện hộp thoại, yêu cầu ta xác nhận
có lu giữ tệp hay không.
30
Trình cơ sở dữ liệu Excel 7.0
Nhập dữ liệu và Quản lý tệp
1. Các loại dữ liệu trong Excel
Các loại dữ liệu trong Excel gồm có:
Dữ liệu dạng chuỗi: bao gồm các chữ, các số các ký hiệu đặc biệt khác. Nếu
là số, phải có dấu nháy đơn ( ' ) ở trớc số để Excel nhận biết đó là dạng chuỗi.
Dữ liệu dạng số: bao gồm các số từ 0 đến 9, dấu chấm, dấu phẩy.
Dữ liệu dạng công thức: bao giờ cũng bắt đầu từ dấu bằng (=), sau đó là các
số, các hàm, các toán tử số học, các ký tự. (Trong công thức, ký tự phải cho
vào trong dấu ngoặc kép)
2. Các toán tử
Các toán tử số học bao gồm
+ Cộng
- Trừ
* Nhân
\ Chia

Chọn khối bảng cần định dạng
Vào thực đơn Format, chọn Cell.
Để căn chỉnh dữ liệu trong ô, chọn bảng Alignment trong hộp thoại Format
Cell:
o Trong hộp căn chỉnh theo chiều ngang (Horizontal):
General Căn chỉnh mặc định
Left Căn trái
Center Căn giữa
Right Căn phải
Fill Không hiển thị phần dữ liệu lớn hơn độ rộng
ô
Justify Đều hai mép
Center Across Selection Căn giữa của khối ô đợc chọn
o Trong hộp căn chỉnh theo chiều dọc (Vetical):
Top Căn bên trên
Center Giữa
Bottom Căn dới
Justify Căn đều cả trên và dới
Để định dạng Font, chọn bảng Font trong hộp thoại Format Cell:
Định dạng Font giống nh trong Winword
Để định dạng dữ liệu dạng số, chọn bảng Number trong hộp thoại Format
Cell:
o
Để kẻ bảng, chọn bảng Border trong hộp thoại Format Cell:
Để định dạng nền của ô, chọn bảng Patterns trong hộp thoại Format Cell:
32