Cơ sở lý luận về tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
1.
Những vấn đề chung về quản lý doanh nghiệp.
1.1.
Quản lý và quản lý doanh nghiệp.
* Khái niệm:
Hiện nay có nhiều cách giải thích thuật ngữ quản lý. Có quan niệm cho rằng
quản lý là hành chính, là cai trị. Có quan niệm khác lại cho rằng quản lý là điều
hành, điều khiển, chỉ huy. Các cách nói này không có gì khác nhau về nội dung
mà chỉ khác nhau ở chỗ dùng thuật ngữ.
Quản lý đợc hiểu theo hai góc độ: Một là góc độ tổng hợp mang tính chính
trị xã hội; hai là góc độ mang tính thiết thực. Cả hai góc độ này đều có cơ sở
khoa học và thực tế.
Quản lý theo góc độ chính trị, xã hội là sự kết hợp giữa tri thức và lao động.
Lịch sử xã hội loài ngời từ thời kỳ mông muội đến thời đại văn minh hiện đại
ngày nay cho ta thấy rõ trong sự phát triển đó có 3 yếu tố đợc nổi lên rõ nét là tri
thức, lao động và quản lý. Trong ba yếu tố này, quản lý là sự kết hợp giữa tri thức
và lao động. Nếu kết hợp tốt thì xã hội phát triển tốt đẹp. Nếu sự kết hợp không
tốt thì sự phát triển sẽ chậm lại hoặc rối ren. Sự kết hợp đó đợc biểu hiện trớc hết
ở cơ chế quản lý, ở chế độ, chính sách, biện pháp quản lý và ở nhiều khía cạnh
tâm lý xã hội, nhng tựu trung lại là quản lý phải biết tác động bằng cách nào đó để
ngời bị quản lý luôn luôn hồ hởi, phấn khởi, đem hết năng lực và trí tuệ của mình
để sáng tạo ra lợi ích cho mình, cho Nhà nớc và cho xã hội.
Theo góc độ hành động, góc độ quy trình công nghệ của tác động thì quản lý
là điều khiển. Theo khái niệm này quản lý có ba loại hình. Các loại hình này đều
có xuất phát điểm giống nhau là do con ngời điều khiển nhng khác nhau về đối t-
ợng.
- Loại hình thứ nhất là việc con ngời điều khiển các vật hữu sinh không phải
con ngời để bắt chunsg phải thực hiện theo ý chí của ngời điều khiển. Loại hình
này đợc gọi là quản lý sinh học, thiên nhiên, môi trờng, Ví dụ nh các nhà khoa
học làm công tác lai tạo giống vật nuôi, cây trồng; các nhà sản xuất nông sản thực

những ngời lao động trong doanh nghiệp, nhằm sử dụng mọi tiềm năng và cơ
hội để thực hiện một cách tốt nhất mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp, nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra theo đúng luật định và thông lê xã
hội .
* Phân biệt quản lý và lãnh đạo:
Đây là hai thuật ngữ sử dụng cho các hệ thống có con ngời ở trong, chúng
không đồng nhất và đợc giải thích tuỳ thuộc vào lĩnh vực nghiên cứu: cả hai thuật
ngữ đều hàm ý tác động và điều khiển, nhng khác nhau về mức độ và phơng pháp
tiến hành.
Lãnh đạo (hớng dẫn) là quá trình định hớng dài hạn cho chuỗi các tác động
của chủ thể quản lý.
Quản lý là quá trình chủ thể tổ chức liên kết và tác động lên đối tợng bị quản
lý để thực hiện các định hớng tác động dài hạn.
Lãnh đạo là quản lý những mục tiêu rộng hơn, xa hơn, khái quát hơn; còn
quản lý là lãnh đạo trong trờng hợp mục tiêu cụ thể hơn và chuẩn xác hơn. Ngời
lãnh đạo là ngời tạo ra một viễn cảnh để có thể tập hợp đợc mọi ngời; còn ngời
quản lý là ngời tập hợp đợc nhân tài vật lực để biến viễn cảnh thành hiện thực.
Cũng có lúc ngời quản lý cần phải làm ngời lãnh đạo và ngựơc lại.
Việc lãnh đạo và quản lý do chủ thể quản lý tiến hành. Chủ thể có thể là duy
nhất (một phân hệ, một lực lợng, một ngời, v.v) mà cũng có thể là không duy
nhất (gồm từ hai phân hệ trở lên, v.v), nhng để bảo đảm cho quá trình quản lý có
hiệu quả cao, việc lãnh đạo và quản lý phải thống nhất hữu cơ với nhau, hoà nhập
vào nhau. Điều này trong thực tế không phải lúc nào cũng đợc thực hiện một cách
trót lọt và trọn vẹn.
1.2.
Sự cần thiết phải có hoạt động quản lý doanh nghiệp.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động thực tiễn của con ngời đợc
biểu hiện thành hai mặt tự nhiên và xã hội. Trong quá trình tác động vào tự nhiên,
từng hành động đơn lẻ của con ngời thờng chỉ mang lại những kết quả hạn chế.
Để cải tạo và chinh phục tự nhiên, tất yếu đòi hỏi con ngời phải liên kết lại với

một chức năng nhất định, nhằm vào một mục tiêu nhất định.
Tất nhiên, thực tế tổ chức chỉ có thể phát huy thực tế sức mạnh của nó trên cơ
sở có sự quản lý điều hành thống nhất. Vì vậy, sự hợp tác của những lao động có ý
thức tất yếu đòi hỏi phải có sự điều khiển, giống nh một giàn nhạc phải có nhạc tr-
ởng. Tính tất yếu của quản lý đ ợc bắt nguồn từ chính ý nghĩa đó.
Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con ngời yếu tố cơ bản của
lực lợng sản xuất trong quá trình sử dụng t liệu lao động tác động lên đối tợng
lao động để tạo ra của cải vật chất cho xã hội. Quản lý chỉ có thể đạt hiệu quả cao
khi con ngời giỏi nghề nào đợc làm nghề đó, đợc tạo điều kiện để phát huy đầy đủ
tính chủ động sáng tạo trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Khi quy mô sản xuất càng mở rộng, trình độ khoa học kỹ thuật phát triển
ngày càng cao, thì công tác quản lý càng phức tạp, đòi hỏi các nhà quản lý phải
không ngừng đợc nâng cao cả về năng lực và trình độ.
2.
Nội dung tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
Quản lý là hoạt động phức tạp nhiều mặt của con ngời. Quản lý chỉ đợc thực
hiện trong một hệ thống quản lý cụ thể. Hệ thống quản lý, đó chính là bộ máy
quản lý. Bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận (đơn vị, cá nhân) khác nhau có
mối quan hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá và có những
trách nhiệm quyền hạn nhất định, đợc bố trí theo những cấp, những khâu khác
nhau, nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung
xác định của hệ thống. Bộ máy quản lý là hình thức phân công nhiệm vụ trong
lĩnh vực quản lý, có tác động trực tiếp đến quá trình hoạt động của hệ thống. Bộ
máy quản lý, một mặt phản ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi bộ phận, mỗi ngời
trong hệ thống quản lý, mặt khác nó có tác động tích cực trở lại đến việc phát
triển của toàn hệ thống quản lý.
Hệ thống bị quản lý là đối tợng mà sự tác độngcủa bộ máy quản lý hớng vào
nhằm mục đích tăng thêm cho nó những hình thức cụ thể, chỉ đạo hoạt động của
nó để đạt đợc kết quả định trớc. Giữa hệ thống quản lý và hệ thống bị quản lý có
mối quan hệ qua lại rất chặt chẽ. Hệ thống bị quản lý không chủ chịu sự tác động

lớn về kỹ thuật nh chế tạo đầu máy xe lửa, sử dụng điện năng thì khoa học quản
lý vẫn cha đợc quan tâm. Phải đến đầu thế kỷ 20, những nghiên cứu về khoa học
quản lý mới đa ra đợc một cách có hệ thống cách phân loại các chức năng quản
trị. Bản thân các cách phân loại của các nhà khoa học hàng đầu theo thời gian
cũng khác nhau và họ đa ra nhiều đề xuất về nội dung và phân loại các chức năng
quản lý. Ngời đầu tiên cũng nh thành công nhất trong lĩnh vực này là Henry
Fayol. Trong cuốn sách quản trị công nghiệp và tổng quát viết năm 1916, Fayol
chia quá trình quản trị của doanh nghiệp thành 5 chức năng và đợc mệnh danh là
những yếu tố Fayol. Đó là:
Chức năng dự kiến (hoạch định): Thờng đợc coi là chức năng đầu tiên trong
tiến trình quản trị. Đó là việc dự đoán trớc có cơ sở khoa học, sự phát triển có thể
xảy ra của các quá trình, các hiện tợng, xây dựng thành chơng trình hành động
(một kế hoạch nhất định) nhằm xác định rõ: sản xuất cái gì? sản xuất bằng cách
nào? bán cho ai? với nguồn tài chính nào? Nh vậy hoạch định là việc xác định các
mục tiêu và mục đích mà tổ chức phải hoàn thành trong tơng lai và quyết định
cách thức để đạt đợc mục tiêu đó.
Chức năng tổ chức: Tổ chức là quá trình tạo ra một cơ cấu các mối quan hệ
giữa các thành viên, thông qua đó cho phép họ thực hiện các kế hoạch và hoàn
thành các mục tiêu của tổ chức. Chức năng này bao gồm việc thiết lập một cấu
trúc của tổ chức, trang bị tất cả những gì cần cho hoạt động của doanh nghiệp nh
vốn, máy móc, thiết bị, lao động, nguyên vật liệu, kết hợp, liên kết các yếu tố
sản xuất, các bộ phận riêng rẽ trong doanh nghiệp với nhau thành một hệ thống.
Bằng cách thiết lập một tổ chức hoạt động hữu hiệu, các nhà quản trị có thể phối
hợp tốt hơn các nguồn lực.
Chức năng phối hợp: Chức năng này giúp cho tất cả các hoạt động của
doanh nghiệp đợc nhịp nhàng, ăn khớp, đồng điệu với nhau nhằm tạo ra sự thuận
tiện và hiệu quả.
Chức năng chỉ huy: Sau khi đã hoạch định, tạo ra một tổ chức và phối hợp
các hoạt động, các nhà quản trị phải chỉ huy lãnh đạo tổ chức. Đó là việc đa ra và
truyền đạt các chỉ thị, truyền đạt thông tin đến cho mọi ngời để họ hoàn thành

2.1.2.
Lĩnh vực quản lý.
Đây là sự phân loại chức năng quản lý theo nội dung quản lý. Lĩnh vực quản
lý trong doanh nghiệp đợc hiểu nh các hoạt động quản lý khi đợc sắp xếp trong
một bộ phận nào đó. ở các bộ phận này có ngời chỉ huy và liên quan đến việc ra
các quyết định quản trị.
Lĩnh vực quản lý đợc phân định phụ thuộc vào nhiều yếu tố: truyền thống
quản trị, các yếu tố xã hội và cơ chế kinh tế, quy mô cũng nh đặc điểm kinh tế
kỹ thuật của doanh nghiệp. Nó gắn liền với mỗi quốc gia, mỗi vùng cụ thể và sự
tiến bộ về nhận thức khoa học quản lý.
C thể nói lĩnh vực quản lý chính là sự phân chia chức năng quản lý theo nội
dung tác động.
Về cơ bản, các lĩnh vực quản lý trong doanh nghiệp gồm:
* Lĩnh vực vật t: Nhiệm vụ của cung ứng vật t là bảo đảm cung cấp đầy đủ và
đồng bộ về số lợng, chủng loại, đúng chất lợng, đúng kỳ hạn, đúng địa điểm với
chi phí ít nhất. Nội dung công việc cung ứng vật t bao gồm: Phát hiện nhu cầu vật
t, tổ chức mua sắm vật t, tổ chức cung cấp vật t, tổ chức dự trữ và bảo quan vật t.
..
Ngời ta thờng sử dụng phơng pháp quy hoạch tuyến tính, phơng pháp dựa trên
lý thuyết về dự trữ, phơng pháp PERT, hay kiểu cung ứng đúng kỳ hạn của Nhật
để điều khiển côngviệc cung ứng vật t.
* Lĩnh vực sản xuất: Sản xuất là việc sử dụng con ngời lao động để tác động
lên yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất (vật chất, tài chính, thông tin) để làm ra
các sản phẩm hay dịch vụ phù hợp với nhu cầu của thị trờng. Bao gồm toàn bộ các
hoạt động có tính chất công nghiệp trên cơ sở phối hợp các yếu tố lao động, t liệu
lao động và đối tợng lao động đã có để chế biến các sản phẩm hàng hoá và thực
hiện các dịch vụ. Cụ thể nh: Nghiên cứu thiết kế loại sản phẩm định sản xuất (căn
cứ vào nhu cầu của thị trờng) về các mặt nguyên lý cấu tạo, giải pháp cấu tạo, tính
năng kỹ thuật, chất lợng sử dụng. Để nghiên cứu ở bớc này, cần nắm vững khái
niệm chu kỳ sống (vòng đời) của sản phẩm; Lựa chọn công nghệ sáng tạo sản

ứng dụng và thẩm định hiệu quả các tiến bộ kỹ thuật đợc áp dụng.
* Lĩnh vực tổ chức và thông tin:
Gồm các nhiệm vụ sau:
- Lĩnh vực tổ chức: Tổ chức các sdự án, phát triển và cải tiến bộ máy tổ chức
cho doanh nghiệp, tổ chức tiến trình hoạt động toàn bộ doanh nghiệp.
- Lĩnh vực thông tin: Xây dựng kế hoạch về các thông tin liên quan cho
doanh nghệp, chọn lọc và xử lý các thông tin, kiểm tra thông tin và giám sát thông
tin.
* Lĩnh vực hành chính pháp chế và các dịch vụ chung:
Bao gồm: thực hiện các mối quan hệ pháp lý trong và ngoài doanh nghiệp, tổ
chức các hoạt động quần chúng trong doanh nghiệp, các hoạt động hành chính và
phúc lợi doanh nghiệp.
Sự phân chia trên đây chỉ mang tính khái quát, trên thực tế quản trị, các lĩnh
vực đợc tiếp tục chia nhỏ nữa cho đến các công việc, nhiệm vụ quản trị cụ thể;
mặt khác có bao nhiêu lĩnh vực quản trị còn phụ thuộc vào đặc điểm kinh tế kỹ
thuật của từng doanh nghiệp.
2.1.3.
Mối quan hệ giữa phân loại theo chức năng và theo các lĩnh vực quản trị.
-
Mục đích của sự phân loại theo chức năng là bảo đảm quán triệt các yêu cầu của
khoa học quản trị, nó đảm bảo cho bất kỳ một hoạt động quản trị nào cũngđều đ-
ợc tiến hành theo một trình tự chặt chẽ. Đó là cơ sở để phân tích, đánh giá tình
hình quản trị tại một doanh nghiệp để từ đó tìm cách tháo gỡ. Thực chất của việc
phân loại theo chức năng là sự quán triệt những nguyên lý của khoa học quản lý
vào quản lý doanh nghiệp.
-
Mục đích của sự phân loại theo lĩnh vực quản lý là: Trớc hết nó chỉ ra tất cả các
lĩnh vực cần phải đợc tổ chức thực hiện quản trị trong một doanh nghiệp, đây là
một căn cứ quan trọng để thiết lập bộ máy quản lý doanh nghiệp. Phân loại các
lĩnh vực quản lý phù hợp với tình hình kinh doanh còn là căn cứ quan trọng để

(KT)
Vật t
Sản xuất
Marketing
-
-
-
-
-
H.chíhh, p. chế
DK vật t
DK sản
xuất
DK .
TC vật t
TC sản
xuất
TC .
PH vật t

PH
.CH vật t

CH
KT vật t

KT
Các doanh nghiệp càng lớn, kinh doanh càng đa dạng thì càng có nhiều lĩnh
vực quản lý, và do vậy càng có nhiều A
(ij)