CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG
VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO KIỂM TOÁN
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
1. Chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình sản xuất kinh
doanh
1.1. Đặc điểm, vị trí và nội dung của chu trình mua hàng và thanh toán trong
quá trình sản xuất kinh doanh
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hoạt động kiểm toán đã phát
triển và ngày càng trở thành một nhu cầu không thể thiếu đối với các hoạt
động kinh doanh. Đối tượng chủ yếu của hoạt động kiểm toán là kiểm toán báo
cáo tài chính. Trong quá trình thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính, các kiểm
toán viên thường chia công việc kiểm toán theo các chu trình, theo cách này
các nghiệp vụ và các tài khoản có liên quan chặt chẽ với nhau được xếp vào
cùng một phần hành.
Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng cần phải
được kiểm toán trong các cuộc kiểm toán, bởi vì chi phí cho dịch vụ mua hàng
thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh và ảnh
hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của Doanh nghiệp.
Quá trình mua vào của hàng hoá và dich vụ bao gồm các khoản mục như
mua nguyên liệu, máy móc, thiết bị, vật tư, điện, nước, sửa chữa bảo trì và
nghiên cứu phát triển. Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các quyết
định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt
động của doanh nghiệp. Chu trình thường bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt
mua của người có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dich vụ và kết
thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dich vụ nhận
được.
Đối với các đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm 3 giai đoạn:
cung ứng, sản xuất và tiêu thụ. Còn ở doanh nghiệp thương mại, quá trình kinh
doanh cũng gồm hai giai đoạn: mua hàng và bán hàng. Như vậy, dù ở loại hình
doanh nghiệp nào thì quá trình “mua hàng” cũng là quá trình cung cấp các yếu
tố đầu vào, nó quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất của đơn vị,
chữ ký của những người có thẩm quyền. Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm
vừa đủ số cột và diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn đặt
mua hàng này.
Các bước công việc trên cho thấy đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩm
hoặc dịch vụ) được lập bởi người mua hàng là điểm khởi đầu của chu
trình. Nó là một chứng từ hợp pháp và được xem như một đề nghị để mua
hàng hoá dịch vụ. Trong một số trường hợp khác, nếu người mua và người
bán lần đầu có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao dịch lớn và
phức tạp thì đòi hỏi phải ký hợp đồng cung ứng hàng hoá hay dịch vụ
nhằm đảm bảo việc thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham
gia hợp đồng.
Mẫu của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản
chất của hàng hoá dịch vụ và quy định của công ty. Trong đó việc phê
chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng chức năng chính vì nó đảm bảo hàng
hoá và dịch vụ được mua theo đúng mục đích đã được phê chuẩn và tránh
cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Hầu hết
các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các
nhu cầu hoạt động thường xuyên như hàng tồn kho ở mức cho phép (phù
hợp định mức hàng tồn kho). Thí dụ, các lần mua tài sản thường xuyên
vượt quá một giới hạn tiền nhất định nào đó có thể yêu cầu sự phê chuẩn
của Hội đồng quản trị, các mặt hàng được mua tương đối không thường
xuyên, như các hợp đồng dịch vụ dài hạn thì được phê chuẩn bởi các nhân
viên nhất định, vật tư và những dịch vụ có giá trị thấp hơn một giá trị quy
định thì được phê chuẩn bởi quản đốc và trưởng phòng, và một số loại
nguyên vật liệu và vật tư được tự động tái đặt hàng bất cứ lúc nào chúng ở
mức giới hạn ấn định trước.
- Quá trình kiểm soát đối với các bước công việc nêu trên là phải đảm
bảo trả lời được các câu hỏi sau:
+ Đơn đặt hàng được phê duyệt bởi ai?
+ Bộ phận nào đưa ra đơn đặt hàng?
ghi trên hóa đơn với thông tin trên Đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và Báo cáo
nhận hàng (nếu hàng đã về). Thường thì các phép nhân và các phép tổng cộng
được kiểm tra lại và được ghi vào hóa đơn. Sau đó số tiền được chuyển vào sổ
hạch toán chi tiết các khoản phải trả.
Một quá trình kiểm soát quan trọng đối với các khoản phải trả là quy
định tất cả những ai ghi sổ các khoản chi tiền mặt không được dính líu với tiền
mặt, và các chứng khoán thị trường và các tài sản khác.
1.2.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
Công việc này chỉ được thực hiện khi đã có bốn yếu tố: Đơn yêu cầu mua
hàng đã được phê chuẫn, đơn đạt hàng, hoá đơn bán hàng và biên bản giao
nhận hàng. Hoá đơn bán hàng phải do kế toán công nợ lưu giữ cho đến khi
thanh toán. Phương thức thanh toán có thể thực hiện qua uỷ nhiệm chi, qua
Ngân hàng hay bằng tiền mặt.
Các quá trình kiểm soát quạn trọng đối với quy trình xử lý ghi sổ là việc
ký phiếu phải do đúng cá nhân có trách nhiệm (Nguyên tắc uỷ quyền và phê
chuẫn), phải có sự tách biệt giữa người ký phiếu chi và người chi tiền (Nguyên
tắc bất kiêm nhiệm).
Trên đây là bốn nội dung chính của các bước công việc khi mua hàng và
thanh toán của các doanh nghiệp nói chung.
1.3. Tổ chức công tác kế toán chu trình mua hàng và thanh toán
1.3.1. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong chu trình mua hàng và
thanh toán
Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các loại
chứng từ và sổ sách sau:
- Yêu cầu mua: tài liệu được lập bởi bộ phận được sử dụng (như bộ phận sản xuất)
để đề nghị mua hàng hóa dịch vụ. Trong một số trường hợp, các bộ phận trong doanh
nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp.
- Đơn đặt hàng: lập lại các chi tiết có trong đề nghị mua, được gửi cho nhà cung cấp
hàng hóa hay dịch vụ.
- Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hóa hoặc nghiệm thu dịch vụ): tài liệu
TK 133 TK 627,641,642
Thuế GTGT của hàng chiết khấu, Dịch vụ mua chịu khác
hàng giảm giá
1.3.2. Quy trình tổ chức chứng từ mua hàng và thanh toán
Quy trình tổ chức chứng từ kế toán chỉ ra dòng vận động của chứng từ
kế toán trong doanh nghiệp từ khi lập chứng từ, thực hiện nghiệp vụ đến khi
đưa chứng từ vào bảo quản, lưu trữ. Một quy trình luân chuyển chứng từ hợp
lý giúp cho các nghiệp vụ được thực hiện gọn nhẹ, nhanh chóng, nâng cao hiệu
quả hoạt động của doanh nghiệp.
Nhu cầu vật liệu hàng hoá
Bộ phận kế hoạch
Bộ phận cung ứng
Cán bộ thu mua
Trưởng bộ phận cung ứngThủ kho Kế toán
Kế hoạch cung ứngKhai thác hàngLập chứng từ khoKý duyệt chứng từ Nhập kho Ghi sổ chứng từ
Lưu trữ và bảo quản chứng từ
Kế toán quỹThủ trưởng kế toán trưởngThủ quỹ Nhân viên thanh toánKế toán
Lập chứng từ chi quỹDuyệt chứng từ Chi quỹ Nhận tiền và thanh toánGhi sổ
Nhu cầu thanh toán Lưu chứng từ
Sơ đồ 2: Quá trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ mua vào.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong kỳ, bộ phận kế hoạch lập ra kế hoạch cung ứng vật tư, hàng hóa. Bộ phận
cung ứng có nhiệm vụ khai thác hàng theo yêu cầu của doanh nghiệp. Sau đó, cử cán bộ đi thu mua vật tư, hàng
hóa. Khi hàng hóa được mua về, cán bộ thu mua sẽ lập chứng từ kho trình trưởng bộ phận cung ứng ký duyệt
rồi chuyển cho thủ kho để nhập kho hàng hóa. Cuối cùng chứng từ được chuyển cho kế toán để ghi sổ và bảo
quản lưu trữ.
Sơ đồ 3: Quá trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ thanh toán
Khi đơn vị có nhu cầu thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ nhận được, kế toán quỹ lập
chứng từ chi quỹ, trình thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ
thực hiện chi tiền, nhân viên thanh toán có nhiệm vụ nhận tiền và thanh toán cho nhà cung
- Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày các tài sản mua vào cũng
như các khoản phải trả người bán với ý nghĩa tuân thủ các quy định trong việc
phân loại các tài sản và công nợ cùng việc thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này.
- Tính đúng kỳ các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép đúng kỳ kế toán, đặc
biệt là các nghiệp vụ sau ngày kết thúc năm tài chính. Trong chu trình mua
hàng và thanh toán, các khoản nợ phải trả thường bị ghi chậm so với thực tế
phát sinh.
Các mục tiêu kiểm toán đặc thù trên chính là khung tham chiếu cho việc
xác định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập
bằng chứng kiểm toán. Căn cứ vào các mục tiêu đó, KTV sẽ thiết kế các thử
nghiệm tuân thủ để nhận diện được cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và
các nhược điểm theo từng mục tiêu. Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo
từng mục tiêu và xây dựng các thủ tục kiểm tra chi tiết các số dư và nghiệp vụ
một cách tương ứng.
2. Chu trình mua hàng và thanh toán với công tác kiểm toán báo cáo
tài chính
Mỗi cuộc kiểm toán dù quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp thì
quy trình kiểm toán thường tuân theo trình tự các bước chung. Cụ thể kiểm
toán chu trình mua hàng và thanh toán được tiến hành qua 3 bước sau:
- Chuẩn bị kiểm toán (Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua
hàng và thanh toán)
- Thực hiện kiểm toán.
- Hoàn thành kiểm toán và công bố báo cáo kiểm toán.
2.1. Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên mà các kiểm toán viên cần
thực hiện trong các cuộc kiểm toán nhằm tạo các điều kiện pháp lý cũng như
các điều kiện cần thiết khác cho kiểm toán. Đối với chu trình mua hàng và
thanh toán mục đích của giai đoạn này là xây dựng kế hoạch kiểm toán chung
và phương pháp kiểm toán cụ thể phù hợp với phạm vi, bản chất, thời gian của
quy trình kiểm toán sẽ thực hiện.
toán viên tiến hành tìm hiểu các mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng và các quy trình
mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này từ đó ảnh hưởng
đến chu trình kiểm toán mua hàng và thanh toán của mình. Có các thông tin cơ sở sau:
- Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng
Việc tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng giúp kiểm toán
viên nhận định về chủng loại hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào cũng như cách thức thanh
toán và mục đích sử dụng đối với từng loại hàng hóa có đúng với mục đích đã cam kết bằng
văn bản không. Ngoài ra việc tìm hiểu ngành nghề kinh doanh của khách hàng cũng cho
kiểm toán viên biết được cách thức tổ chức hệ thống kế toán và các nguyên tắc kế toán đặc
thù của chu trình mua hàng thanh toán nói riêng và ngành nghề này nói chung.
- Xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung
Việc xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung giúp
cho kiểm toán viên xác định và khoanh vùng các khoản mục chứa đựng rủi ro cao trong chu
trình, những bước mà ở đó hệ thống KSNB yếu kém. Chẳng hạn như đơn vị khách hàng
thường yếu trong khâu ghi nhận các khoản nợ với các nhà cung cấp nhỏ không thường
xuyên. Thông thường những điểm yếu này chưa khắc phục được trong thời gian ngắn.
- Tham quan nhà xưởng
Việc tham quan nhà xưởng là sẽ cung cấp cho kiểm toán viên những điều mắt thấy
tai nghe về quy trình sản xuất kinh doanh của khách hàng, giúp cho kiểm toán viên đánh giá
tình trạng bảo quản, nhập và xuất hàng hoá từ đó đánh giá khả năng của bộ phận mua
hàng và những gian lận gian sai sót có thể xảy ra trong quá trình mua hàng. Cụ thể, nếu việc
sản xuất diễn ra đều đặn, hàng hóa không bị ứ đọng, chất lượng sản phẩm không giảm sút
có nghĩa là việc mua hàng tiến triển tốt, hàng hóa mua vào có chất lượng đạt yêu cầu.
Ngược lại, nếu sản xuất bị đình trệ thì đó là dấu hiệu cho thấykhả năng đầu vào cung cấp
không kịp thời, nếu hàng hóa tồn kho quá nhiều có nghĩa là mua không phù hợp với nhu
cầu, chất lượng giảm sút cho thấy chất lượng các yếu tố đầu vào không tốt.
- Nhận diện các bên hữu quan
Copyright: Tài liệu đại học ©