THỰC TRẠNG VỀ CÁCH THỨC HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TẠI
FSC VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI ÁP DỤNG 5S
I. Thực trạng về cách hoạt động và quản lý tại FSC trên phương diện
5S
1.1 Thực trạng ở bộ phận kỹ thuật của công ty
- Bộ phận kỹ thuật ở công ty bao gồm: Trung tâm máy tính xách tay (Notebook),
Trung tâm dịch vụ khách hàng (CSC) - gồm CSC 1 và CSC 2, Trung tâm dịch vụ kỹ
thuật (TSC)
- Về cách thức bố trí vị trí làm việc của bộ phận kỹ thuật (Xem phụ lục 2.1, 2.2,
2.3 và 2.4)
- Đặc điểm hoạt động chính của công ty là dịch vụ khách hàng, do đó bộ phận kỹ
thuật của công ty cũng mang những đặc điểm riêng, chủ yếu là sửa chữa và bảo hành
các loại sản phẩm cho khách hàng.
- Trong khối kỹ thuật, các phòng ban tùy theo chức năng nhiệm vụ của
mình mà chuyên môn hóa theo từng mảng riêng biệt. Ví dụ: TT dịch vụ máy tính xách
tay thì chuyên về sửa chữa và bảo hành máy tính xách tay, TT dịch vụ kỹ thuật thì
chuyên về tổ chức thực hiện các dịch vụ sửa chữa, bảo hành các sản phẩm thiết bị ngoại
vi ( máy in, màn hình, UPS,…), TT dịch vụ khách hàng thì chuyên về tổ chức thực hiện
các dịch vụ sửa chữa, bảo hành tại chỗ cho các dự án toàn quốc; thực hiện các giao dịch
giao nhận máy với khách hàng… Như vậy nhìn chung nhiệm vụ chính của khối kỹ
thuật ở đây là sửa chữa và bảo hành các sản phẩm, linh kiện máy tính – công việc đòi
hỏi sự tỉ mỉ và phải sử dụng nhiều loại công cụ, dụng cụ khác nhau, đôi khi còn chiếm
nhiều diện tích.
- Hiện tại mỗi kỹ thuật viên có một bàn làm việc cá nhân, ngoài ra trong mỗi
phòng còn có một bàn làm việc chung. Nhưng nhìn chung các bàn cá nhân còn quá nhỏ,
bố trí lại quá sát nhau do diện tích không gian phòng có hạn. Nói là có không gian làm
việc riêng nhưng trên thực tế mỗi bàn làm việc quá nhỏ, nhiều khi không đủ diện tích
làm việc nếu sản phẩm cần sửa chữa bảo hành là các thiết bị lớn như màn hành, máy in,
…Thường trong những trường hợp như thế, các kỹ thuật viên phải mang cả sản phẩm
xuống sàn nhà để làm việc. Điều này thể hiện rõ sự sắp xếp và bố trí bừa bộn trong
phòng, chiếm nhiều diện tích, là mầm mống làm phát sinh các lãng phí không cần thiết

chính bản thân các nhân viên văn phòng. Theo đánh giá thăm dò thì hầu hết các anh chị
trong khối văn phòng của công ty đều mong muốn có một nơi làm việc sạch sẽ, gọn
gàng, ngăn nắp nhưng do chưa có một phong trào chung trong công ty, lại chưa có
những hướng dẫn quy định đồng bộ nên việc làm này mới chỉ hạn chế ở một vài cá
nhân riêng lẻ. Với tinh thần hợp tác như vậy, chắc chắn triển khai dự án 5S ở bộ phận
này sẽ thu được những kết quả rất khả quan.
1.3 Thực trạng ở khu vực kho của công ty
- Hiện tại công ty mới chỉ có một kho duy nhất với 3 thủ kho gồm 1 nam, 2 nữ
- Về cách thức bố trí vị trí làm việc của bộ phận Kho: xem phụ lục 2.9
- Chức năng nhiệm vụ của kho vật tư là kiểm tra kiểm soát các sản phẩm đến và
đi, bao gồm cả những sản phẩm mới để đổi cho khách và cả những sản phẩm đã sửa
xong chuẩn bị xuất để trả cho khách.
- Mỗi thủ kho có một bàn làm việc riêng để giao dịch với khách hàng, có ghế
chờ cho khách, phía sau là khu vực kho có các kệ gỗ nhiều tầng để chứa hàng hóa, linh
kiện; đó là chưa kể còn các thùng giấy rỗng dùng để đóng gói hàng cho khách. Với đặc
thù công việc như vậy, kho luôn là nơi chật chội nhất trong công ty, với diện tích chỉ
khoảng 30m
2
nhưng kho luôn phải chứa một số lượng sản phẩm khá lớn. Những lúc
hàng về nhập kho, không đủ chỗ, hàng hóa phải xếp ra ngay cả phía ngoài gần khu vực
thủ kho ngồi, thậm chí nhiều khi chỉ còn một lối rất nhỏ chỉ đủ cho thủ kho lách qua để
vào trong lấy hàng.
- Tuy Kho cũng luôn được dọn dẹp vệ sinh thường xuyên nhưng do đặc thù
nghiệp vụ là liên tục nhập và xuất kho nên nếu có ý thức thì cũng chỉ hạn chế được
phần nào. Phòng làm việc chật chội, bụi bặm cũng là một trong những nguyên nhân gây
ra sự căng thẳng, ức chế cho thủ kho trong khi làm việc.
- Với điều kiện làm việc như vậy nên Kho vật tư cũng là nơi phát sinh nhiều
mầm mống các tích trữ lãng phí. Nếu triển khai thành công dự án 5S tại đây thì sẽ tiết
kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và tài chính.
1.4 Thực trạng của việc quản lý hồ sơ tài liệu tại công ty

chân bàn mỗi nhân viên nhìn chung còn chằng chịt, chưa được buộc gọn gàng và có tấm
che, còn có nhiều bảng điện để trần, không có hộp kín. Cá biệt ở Phòng Notebook,
Phòng TSC và phòng CSC 2 còn để dây điện, sạc máy tính, ổ điện ngổn ngang dưới sàn
nhà rất nguy hiểm và vướng víu cho việc đi lại.
- Hệ thống phòng cháy chữa cháy cũng đã được trang bị đầy đủ nhưng do chưa
xảy ra một vụ cháy nổ nào nên ý thức chung còn kém. Mỗi phòng đều được trang bị 1-2
bình cứu hỏa riêng, nhưng do chưa bao giờ sử dụng đến nên chúng không được kiểm
tra hạn sử dụng, bị di chuyển vị trí lung tung, thậm chí có nơi bình cứu hỏa còn được
đem ra chặn cửa (như ở khu vực Kho). Theo thống kê thì chỉ có 37% (21/58 người) là
biết cách sử dụng bình cứu hỏa, hoặc đã từng thử sử dụng – một con số quá ít, nếu có
xảy ra cháy nổ và gây thiệt hại thì đây là một nguyên nhân không nhỏ.
- Bên cạnh đó việc quản lý rủi ro từ điều kiện môi trường làm việc như: khói
thuốc lá, bụi bặm, ánh sáng, tiếng ồn; các rủi ro vô tình như: vật nặng cồng kềnh trên
cao, vật dễ vỡ, sàn nhà trơn trượt, có đinh vít, mảnh kim loại hay tường nhà bị nứt nẻ có
thể gây nguy hiểm cho con người,…cũng đã được quan tâm nhưng chỉ dừng lại ở mức
độ thấp. Bằng chứng là việc ở bộ phận kỹ thuật vẫn sử dụng sàn nhà làm khu vực làm
việc, ở phòng FAD và Kho, lễ tân thì có quá nhiều hồ sơ tài liệu nên xếp tràn ra ngoài,
trên nóc tủ trên cao, rất nguy hiểm.
Hình 2.5 Quản lý an toànm rủi ro Hình 2.6 Quản lý an toàn rủi ro
Hình 2.7 Quản lý an toàn rủi ro Hình 2.8 Quản lý an toàn rủi ro
1.6 Thực trạng bố trí và quản lý tài sản chung của công ty
- Mỗi cá nhân đều có một bàn làm việc riêng và được trang bị những vật dụng,
thiết bị tối thiểu như: máy tính, điện thoại IP, vật dụng cá nhân như: bút, ghim, kẹp, bút,
…Các phòng ban, bộ phận thì tùy theo tính chất công việc của mỗi phòng mà được
trang bị các thiết bị thích hợp như: máy in, máy quét tem, máy in tem, máy fax, máy
hủy tài liệu, máy hàn, mỏ hàn, máy test,…Và được trang bị các thiết bị đồ dùng không
thể thiếu đối với bất kỳ phòng nào như: máy điều hòa, quạt điện, quạt thông gió, bình
nước nóng,…
- Các trang thiết bị, công cụ dụng cụ là tài sản của công ty đều được đánh dấu và
ghi nhận cụ thể. Những tài sản được trang bị riêng trên mỗi bàn làm việc cá nhân thì

đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc. Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều
có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy
đủ và thích hợp. Công việc vệ sinh là việc làm thường xuyên của mọi người trong tổ
chức, và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện.
- SEIKETSU (Săn sóc): Là liên tục duy trì, cải tiến nơi làm việc bằng: Seri,
Seiton và Seiso. Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm
việc để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết. Xác lập một hệ
thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc. Tạo môi trường
dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ.
- SHITSUKE (Sẵn sàng): Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác
tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc. Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở
thành thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyết chích việc tốt
và rút kinh nghiệm việc chưa tốt. Kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đã xác lập,
xây dựng và định hình một nền văn hoá trong đơn vị
Bảng 2.1 Tóm lại:
1S
SERI
(Sàng lọc)
Phân chia vật cần thiết và không cần
thiết, để số lượng vật cần vừa đủ ở
nơi gần
Đặt gần
Phân chia vật cần và không cần, vứt
bỏ ngay vật không cần
Loại bỏ
2S SEITON
(Sắp xếp)
Quy định chỗ để vật cần thiết để ai
nhìn cũng hiểu, dễ sử dụng và dễ cất
dọn