BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
---------   ----------

PHẠM THỊ TUYẾT HƯỜNG

ẢNH HƯỞNG CỦA CHI PHÍ SỬ DỤNG PHẦN
MỀM KẾ TOÁN ĐẾN QUYẾT ĐỊNH SỬ DỤNG
PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở NHỮNG DOANH
NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP. HỒ CHÍ MINH - NĂM 2016


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
---------   ----------

PHẠM THỊ TUYẾT HƯỜNG

ẢNH HƯỞNG CỦA CHI PHÍ SỬ DỤNG PHẦN MỀM
KẾ TOÁN ĐẾN QUYẾT ĐỊNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM
KẾ TOÁN Ở NHỮNG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA
TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Chuyên ngành: Kế toán
Mã ngành: 60340201


NĐ-CP: Nghị định Chính Phủ
PM: Phần mềm
PMKT: Phần mềm kế toán
SAP: Systems, Applications and Products
TP HCM: Thành phố Hồ Chí Minh


iii

MỤC LỤC
Trang phụ bìa

Trang

Lời cam đoan
Danh mục các chữ viết tắt
Phần mở bài
Chương 1: TỔNG QUAN VỀ NGHIÊN CỨU -------------------------------------------------- 1
1.1 Công nghệ mới, hệ thống thông tin ----------------------------------------------------------- 1
1.1.1 Sự đổi mới ---------------------------------------------------------------------------------------- 1
1.1.2 Tư duy công nghệ mới -------------------------------------------------------------------------- 1
1.1.3. Công nghệ thông tin ---------------------------------------------------------------------------- 2
1.1.4 Hệ thống ------------------------------------------------------------------------------------------ 2
1.1.5 Hệ thống thông tin ------------------------------------------------------------------------------- 2
1.1.6 Dữ liệu--------------------------------------------------------------------------------------------- 3
1.1.7 Cơ sở dữ liệu ------------------------------------------------------------------------------------- 3
1.2 Phần mềm kế toán -------------------------------------------------------------------------------- 3
1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển --------------------------------------------------------------- 3
1.2.2 Phân loại ------------------------------------------------------------------------------------------ 5
1.2.2.1 Phần mềm kế toán nước ngoài--------------------------------------------------------------- 6

1.5.2 Cải thiện chất lượng thông tin ra quyết đinh ------------------------------------------------27
1.5.3 Giảm sai sót gian lận ---------------------------------------------------------------------------28
1.5.4 Hỗ trợ công tác khai báo thuế -----------------------------------------------------------------28
1.5.5 Tiết kiệm chi phí --------------------------------------------------------------------------------28
Kết luận chương 1: ----------------------------------------------------------------------------------29
Chương 2: THỰC TRẠNG ẢNH HƯỞNG CỦA CHI PHÍ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ
TOÁN ĐẾN QUYẾT ĐỊNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ------------------------30
2.1. Khái quát doanh nghiệp nhỏ và vừa --------------------------------------------------------30
2.1.1. Định nghĩa doanh nghiệp nhỏ và vừa -------------------------------------------------------30
2.1.2. Thống kê sơ lược số lượng doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay -------------------------30
2.1.2.1 Giai đoạn 2000 – 2012-----------------------------------------------------------------------30
2.1.2.2. Giai đoạn 2013 – 2014 ----------------------------------------------------------------------31
2.1.2 Đặc điểm doanh nghiệp nhỏ và vừa ----------------------------------------------------------32


v

2.1.2.1. Đặc điểm về hoạt động ---------------------------------------------------------------------33
2.1.2.2. Đặc điểm về tổ chức, quản lý --------------------------------------------------------------33
2.1.2.3. Đặc điểm về tài chính -----------------------------------------------------------------------34
2.2 Thực trạng ảnh hưởng của chi phí sử dụng phần mềm kế toán đến quyết định sử
dụng phần mềm kế toán ----------------------------------------------------------------------------35
2.2.1 Thông tin mẫu điều tra -------------------------------------------------------------------------35
2.2.1.1 Đối tượng điều tra phân theo loại hình doanh nghiệp -----------------------------------35
2.2.1.2 Đối tượng điều tra phân theo lĩnh vực kinh doanh chính -------------------------------35
2.2.1.3 Tình hình ứng dụng PMKT trong doanh nghiệp qua khảo sát -------------------------36
2.2.2 Thực trạng ảnh hưởng của chi phí sử dụng trong các giai đoạn lựa chọn sử dụng phần
mềm kế toán --------------------------------------------------------------------------------------------37
2.2.2.1 Chi phí trong giai đoạn nghiên cứu sơ bộ -------------------------------------------------37
2.2.2.2 Chi phí trong giai đoạn phân tích yêu cầu ------------------------------------------------39

2.4.4 Thiếu năng lực tài chính -----------------------------------------------------------------------60
2.4.5 Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin còn thấp ------------------------------------------------60
Kết luận chương 2: ----------------------------------------------------------------------------------61
Chương 3: KẾT LUẬN VÀ GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ --------------------------------------62
3.1 Kết luận --------------------------------------------------------------------------------------------62
3.2 Giải pháp kiến nghị ----------------------------------------------------------------------------63
3.2.1 Đối với bản thân doanh nghiệp ---------------------------------------------------------------63
3.2.2 Đối với chính phủ-------------------------------------------------------------------------------65
3.2.3 Đối với nhà cung cấp dịch vụ phần mềm ---------------------------------------------------69
Kết luận chương 3 -----------------------------------------------------------------------------------70
Tài liệu tham khảo
Phiếu khảo sát


vii

PHẦN MỞ BÀI
1. Tính cấp thiết của đề tài
Doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế nước ta. Song,
khủng hoảng kinh tế kéo dài, cùng với môi trường cạnh tranh ngày càng gây gắt như
hiện nay buộc các doanh nghiệp nhỏ và vừa phải có những quyết định sáng suốt trong
mọi hoạt động đầu tư phát triển của doanh nghiệp mình. Các quyết định của chủ
doanh nghiệp thường sẽ xoay quanh vấn đề chi phí và lợi ích. Đặc biệt, các doanh
nghiệp nhỏ và vừa rất quan tâm đến vấn đề chi phí, trong đó có chi phí đầu tư phần
mềm quản lý, phần mềm kế toán cho tổ chức.
Các doanh nghiệp nhỏ và vừa có đánh giá đúng tầm quan trọng của phần mềm
kế toán mang lại lợi ích cho hoạt động kinh doanh của đơn vị? Đây là một thiệt thòi
lớn cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa khi không đầu tư phần mềm kế toán cho doanh
nghiệp mình, làm sao doanh nghiệp nhỏ và vừa có được những quyết định đúng đắn
kịp thời khi thiếu ứng dụng PMKT vào công tác kế toán tài chính?

trên thế giới, nhưng nghiên cứu chưa bao gồm các kết quả nghiên cứu thực nghiệm
tại Việt Nam.
2.2 An exploratory study of information technology evaluation and benefits
management practices of SMEs in the construction industry (Nghiên cứu khám
phá đánh giá công nghệ thông tin và lợi ích quản trị: nghiên cứu thực tế ở những
DNNVV trong ngành công nghiệp, năm 2004.)
Nguồn: Information & Management 42 (2004) 227–242
Tác giả: Peter E.D. Lovea và Zahir Irani
Nội dung: Nghiên cứu đánh giá và điều chỉnh khi đầu tư công nghệ thông tin,
cũng như xác định những lợi ích và chi phí doanh nghiệp nhận được và bỏ ra khi ứng


ix

dụng CNTT. Với kết quả và kết luận được tóm tắt như sau: doanh nghiệp tiết kiệm
chi phí đáng kể khi quyết định ứng dụng công nghệ thông tin.
Chi phí phần cứng, nâng cấp (tăng tốc độ xử lý) và kết nối mạng của phần
cứng và hệ thống là các chi phí trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn. Không có sự khác biệt
giữa loại hình doanh nghiệp và chi phí trực tiếp. Và nghiên cứu khám phá ra rằng có
mối liên hệ giữa doanh thu và số người làm việc (quy mô tổ chức) với các phụ kiện
phần cứng và an ninh mạng (P
cầu của khách hàng.
Kết quả phân tích cho thấy việc hội nhập Internet tại các doanh nghiệp chịu
tác động bởi nhiều nhân tố, như vai trò của Chính phủ; yêu cầu của hạ tầng công nghệ
quốc gia; nhận thức sự tương hợp (yêu cầu của công nghệ đặc thù, đặc điểm ngành
và mức độ cạnh tranh trong ngành với khả năng của doanh nghiệp); nhận thức sự hữu
dụng (đặc điểm doanh nghiệp và người lãnh đạo, lợi ích của Internet về giảm chi phí,
mở rộng phạm vi thị trường, cải thiện mối quan hệ với khách hàng); và yêu cầu của
khách hàng. Kết quả nghiên cứu cho thấy, cần phải có những chính sách ưu tiên và
xử lý đồng bộ những nhân tố tác động nhằm thúc đẩy quá trình hội nhập Internet của


xi

các doanh nghiệp, góp phần thực hiện mục tiêu của Chính phủ trong lộ trình thực thi
Chiến lược ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin tại Việt Nam.
Nghiên cứu chưa đi sâu vào phân tích nhân tố sự hữu dụng. Khi nhận thức chi
phí đầu tư so với lợi ích doanh nghiệp nhận được thì doanh nghiệp có quyết định chấp
nhận sử dụng công nghệ mới?
2.5 Lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp trong nghành Giao
thông vận tải, năm 2014
Nguồn: Tạp chí Giao Thông Vận Tải, số tháng 07 năm 2014
Tác giả: Nguyễn Văn Điệp
Nội dung:
Nghiên cứu đề cập đến bốn nội dung cơ bản: Phần mềm kế toán và mô hình
hoạt động, các tiêu chí sử dụng để lựa chọn phần mềm kế toán, thực trạng sử dụng
phần mềm kế toán hiện nay và một số hạn chế thường gặp của phần mềm kế toán.
Các tiêu chí cơ bản khi lựa chọn PMKT bao gồm: Thứ nhất, nguồn gốc xuất
xứ. Thứ hai, các vấn đề liên quan tới quá trình sử dụng: các khoản chi phí đầu tư liên
quan (chi phí triển khai, chi phí tư vấn, chi phí bảo trì); tính dễ sử dụng; khả năng
cảnh báo; tài liệu cho người sử dụng. Thứ ba, những vấn đề cần quan tâm trong công

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: nghiên cứu các thành phần của nhân tố chi phí sử
dụng phần mềm kế toán trong mối quan hệ với quyết định sử dụng PMKT trong bối
cảnh tình hình hoạt động hiện tại của doanh nghiệp nhỏ và vừa
- Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu các doanh nghiệp nhỏ và vừa hoạt động trên
địa bàn TP.HCM không phân biệt ngành nghề kinh doanh


xiii

5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu định tính, cụ thể là khảo sát, tổng hợp và phân tích
các số liệu thu thập từ đó mô tả đặc tính của đối tượng nghiên cứu
- Nguồn dữ liệu của nghiên cứu được thu thập từ các doanh nghiệp khảo sát
thực tế khi chọn mẫu nghiên cứu. Bên cạnh đó là sách, tạp chí, báo cáo khoa học và
một số website uy tín trên internet
6. Những đóng góp mới của đề tài
- Về mặt lý luận: Đề tài hệ thống hóa tác động của từng nhân tố chi phí đến
quyết định sử dụng phần mềm kế toán trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Về mặt thực tiễn: Đề tài sẽ giúp ích cho ban lãnh đạo doanh nghiệp nhỏ và
vừa nghiên cứu tham khảo lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán vào doanh nghiệp
mình, góp phần làm cho hoạt động kinh doanh của đơn vị hiệu quả hơn
7. Kết cấu đề tài
Đề tài gồm 3 chương
Chương 1: Tổng quan về nghiên cứu
Chương 2: Thực trạng nghiên cứu mức độ ảnh hưởng của các nhân tố chi phí
đến quyết định sử dụng phần mềm kế toán
Chương 3: Kết luận và giải pháp kiến nghị




1.1.3. Công nghệ thông tin
Công nghệ Thông tin, viết tắt CNTT, (tiếng Anh: Information Technology hay
là IT) là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển
đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin.
Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được hiểu và định nghĩa trong
nghị quyết Chính phủ 49/CP kí ngày 04/08/1993: "Công nghệ thông tin là tập hợp
các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại - chủ yếu là
kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các
nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động
của con người và xã hội" (Nguồn Wiki Việt Nam)
1.1.4 Hệ thống
Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt
động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố đầu vào, sinh ra
các yếu tố đầu ra trong một quá trình xử lý có tổ chức.
Ba thành phần cơ bản:
- Các yếu tố đầu vào (Inputs)
- Xử lý, chế biến (Processing)
- Các yếu tố đầu ra (Outputs)
1.1.5 Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người tạo ra thường bao gồm một
tổ hợp các cấu phần máy tính (computer-based components) để thu thập, lưu trữ và
quản lý dữ liệu để cung cấp các thông tin đầu ra cho người sử dụng.
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông
tin quản lý. nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp
vụ tài chính.


3


thực hiện chủ yếu mục tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp cho ban
lãnh đạo. Bên cạnh đó kế toán còn thực hiện được vai trò chuyển tải thông tin cho
các nhà đầu tư, các chủ nợ và những người có nhu cầu biết về sự phát triển của doanh
nghiệp.
Ngày nay, kế toán được xem là một khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn
bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản trong đơn vị. Bước sang giai đoạn
nền kinh tế thị trường nhiều thành phần, nguồn thông tin do kế toán cung cấp không
những phục vụ cho các đối tượng trong nội bộ doanh nghiệp, cho các đối tượng quản
lý của nhà nước mà còn cung cấp cho các đối tượng ở bên ngoài doanh nghiệp để ra
các quyết định kinh tế có liên quan đến doanh nghiệp như: Ngân hàng, nhà cung cấp,
nhà đầu tư…Do đó định nghĩa về kế toán cũng đã có sự thay đổi. Kế toán được xem
là hệ thống đo lường, ghi chép, xử lý truyền tải thông tin có ích cho những đối tượng
cần sử dụng những thông tin đó. Theo luật kế toán ban hành 17/06/2003 định nghĩa:
Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài
chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Như vậy dù được sử dụng
cho những mục đích khác nhau hoặc ở trong những điều kiện kinh tế xã hội khác
nhau, kế toán được ghi nhận là một khoa học để thực hiện quá trình thu thập và xử lý
thông tin.
Do đó, có thể nói kế toán là một khoa học về thu thập, và xử lý cung cấp thông
tin chủ yếu cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng những thông tin này. Và đó chính
là vai trò kế toán - cung cấp thông tin kinh tế tài chính cho những người có nhu cầu
sử dụng thông tin.
Và kế toán là một trong những lĩnh vực được ưu tiên hàng đầu tin học hóa
nhiều nhất. Nhờ đó mà phần mềm kế toán ra đời phục vụ cho nhu cầu ngày càng cao
của các doanh nghiệp. Phần mềm kế toán ra đời là để thay thế những ghi chép thủ
công chưa chính xác, mất nhiều thời gian, nhân lực. Phần mềm kế toán dùng để xử lý
tự động các thông tin kế toán trên máy vi tính, là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính
toán và tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc. Phần mềm kế





6

Peachtree, Quichbook… Phần mềm trong nước như Esoft, Fast, Bravo, Bit
Accounting,…Và phần mềm kế toán nước ngoài được Việt hóa như 1C: Kế toán 8.
Cách phân loại thứ hai, phần mềm có thể được tách ra theo yêu cầu sử dụng –
được trình bày chi tiết bên dưới thì phần được chia thành hai nhóm chính: phần mềm
do doanh nghiệp tự viết hay thuê viết và phần mềm kế toán đóng gói. Mỗi loại đều
có những tính năng và đặc điểm nổi bật riêng mà doanh nghiệp có thể xem xét lựa
chọn. Các phần mềm kế toán tuy khác nhau nhưng đều có những nguyên tắc hoạt
động chung cũng như đều có những thành phần cơ bản trong cách thức tổ chức giao
diện, nội dung của phần mềm.
1.2.2.1 Phần mềm kế toán nước ngoài
Hiện nay, có khá nhiều phần mềm kế toán thương phẩm của nước ngoài đang
được sử dụng tại Việt Nam, giá bán của những phần mềm này từ vài ngàn đến vài
trăm ngàn hoặc vài triệu USD. Đặc điểm chung của phần mềm kế toán nước ngoài là
rất chuyên nghiệp, bạn có thể nhận thấy điều này khi sử dụng các phần mềm nổi tiếng
như Sun System, Quickbook, Peachtree… Điều này có thể giải thích do ở các nước
phát triển quy trình quản lý chặt chẽ và chuyên nghiệp nên phần mềm phải đáp ứng
các điều kiện khắt khe. Khả năng xử lý đa dạng, phong phú, phần mềm có ổn định,
tính kiểm soát, tính chuyên nghiệp cao, hạn chế được các khả năng gian lận của nhân
viên kế toán, một số phần mềm được Việt hóa và phù hợp với chế độ kế toán Việt
Nam. Các phần mềm kế toán nước ngoài được viết khá linh hoạt và cung cấp cho
người dùng các tùy biến để điều chỉnh phần mềm phù hợp với yêu cầu sử dụng.
Phần mềm kế toán nước ngoài có hệ thống báo cáo quản trị rất mạnh và các
công cụ lập báo cáo thông minh được xây dựng trên một công nghệ tiên tiến. Ví dụ,
SAP có thể kết hợp với Crystal Report để lập ra các báo cáo riêng cho khách hàng.
Tuy nhiên, phần mềm kế toán nước ngoài có một số nhược điểm. Điều đầu
tiên đó là chi phí cao so với khả năng của các doanh nghiệp Việt Nam, giá lắp đặt



8

1.2.2.3 Phần mềm kế toán đóng gói (phần phềm thương phẩm)
Phần mềm đóng gói (còn gọi là phần mềm thương phẩm): Là các phần mềm
được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu
hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần mềm. Phần mềm kế toán dạng này
thường được bán rộng rãi và phổ biến trên thị trường, rất đa dạng và phong phú phù
hợp cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. Với tính ổn định cao, việc cập nhật,
bảo trì hay nâng cấp dễ dàng. Các phần mềm này được viết, biên dịch, đóng gói và
bán cho doanh nghiệp nên các khả năng gian lận trong quá trình xử lý sẽ được hạn
chế. Tuy nhiên, nếu phần mềm có tính kiểm soát không tốt, sẽ có những gian lận khi
kế toán thao tác phần mềm.
Các phần mềm thông dụng hiện nay có thể chia thành hai nhóm: nhóm phần
mềm có tính linh hoạt cao, hệ thống báo cáo kế toán phong phú và đa dạng hơn nên
khả năng cung cấp thông tin tốt hơn - cho phép người dùng thay đổi giao diện nhập
liệu hay báo cáo và nhóm phần mềm không có tính linh hoạt cao.
Một số phần mềm kế toán cung cấp tính năng in một số chứng từ như Hóa đơn
GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, bảng thanh toán
lương,... Các phần mềm kế toán này cũng hỗ trợ tính năng kết xuất dữ liệu ra dạng
bảng tính Excel, điều này cũng hỗ trợ thêm công cụ cho việc kiểm tra, quyết toán.
Cần lưu ý là mặc dù sự cạnh tranh trong lĩnh vực phần mềm kế toán đã dẫn
đến chất lượng các phần mềm thương phẩm ngày càng được nâng cao, tuy nhiên một
số phần mềm kế toán còn nhiều hạn chế như:
- Không in sổ kế toán theo đúng mẫu biểu quy định.
- Khi chỉnh sửa số liệu hoàn toàn không để lại dấu vết kiểm toán. Điều này
khiến cho việc lần theo các dấu vết gian lận kế toán thường gặp khó khăn.



- Đặc điểm xử lý: phần mềm kế toán có khả năng xử lý tự động và đồng thời
các dữ liệu thu thập từ quá trình nhập liệu chứng từ để tạo ra các thông tin theo yêu
cầu.
- Đặc điểm tổ chức dữ liệu: dữ liệu của phần mềm được lưu trữ nhất quán,
không trùng lặp và có thể chia sẻ không chỉ trong cùng phần mềm kế toán mà có thể
truy xuất và cung cấp cho các phần mềm khác. Mặt khác, đa số các phần mềm tổ chức
dữ liệu theo hệ quản trị cơ sở dữ liệu, trong đó tập tin lưu trữ dữ liệu tách biệt với
chương trình kế toán, cho phép tổ chức dữ liệu, thao tác dữ liệu của nhiều doanh
nghiệp khác nhau trên cùng một phần mềm.
- Đặc điểm cung cấp thông tin: Thông tin cung cấp từ phần mềm đa dạng, dễ dàng
tiếp cận đòi hỏi tổ chức phân loại và phân quyền sử dụng thông tin chặt chẽ. Các
thông tin này được xử lý tự động từ một nguồn dữ liệu, do đó, các báo cáo tạo ra từ
phần mềm sẽ không có ý nghĩa đối chiếu so sánh như môi trường kế toán thủ công.
Sơ đồ hoạt động của phần mềm kế toán:
Sự kiện của
quá trình
SXKD

Thông tin
theo yêu cầu

Chứng từ

Nhập
liệu

Cập nhật, truy
xuất thông tin
theo yêu cầu