THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH CỦA CÔNG
TY TRAPHACO
I. Giới thiệu chung về công ty Traphaco.
1. Chức năng và nhiệm vụ của công ty Traphaco.
Là một doanh nghiệp sản xuất và cung ứng các sản phẩm và thiết bị y tế
khá uy tín trong suốt hơn 30 năm qua, Traphaco ngày càng khẳng định được vị
thế và vai trò của mình. Hoàn thành tốt nhiệm vụ cung cấp vật tư và thiết bị y tế
trong công cuộc đổi mới công ty đã nhận được khá nhiều sự khen ngợi của Nhà
Nước và công chúng, dù trong quá trình phát triển có nhiều sự biến động, thay
đổi: Được thành lập từ ngày 28/11/1972 thuộc tổ sản xuất thuốc Ty y tế đường
sắt với nhiệm vụ chủ yếu là pha chế thuốc theo đơn phục vụ y tế ngành đường
sắt. Sau đó vào ngày 28/05/1981 Traphaco được đổi tên thành Xưởng sản xuất
thuốc đường sắt với nhiệm vụ chủ yếu không có thay đổi cho với thời gian trước
là pha chế thuốc theo đơn phục vụ y tế ngành đường sắt. Và vào ngày
16/05/1994 Traphaco được đổi tên thành Công ty dược và thiết bị vật tư y tế
GTVT, lúc này Traphaco mới bắt đầu hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, lúc
này chức năng của doanh nghiệp là sản xuất và mua bán dược phẩm, vật tư,
thiết bị y tế. Tới ngày 27/09/1999 công ty được cổ phần hoá thành Công ty cổ
phần dược và thiết bị vật tư y tế GTVT. Lúc này công ty thực hiện các hoạt
động của mình trên nhiều mặt cả sản xuất kinh doanh và cả tư vấn…chức năng
của doanh nghiệp là: Sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu: Dược phẩm, mỹ
phẩm, nguyên liệu hoá dược, vật tư và thiết bị y tế, thực phẩm chức năng, rượu,
bia, nước giải khát. Thu mua, nuôi trồng, chế biến dược liệu. Tư vấn sản xuất,
dịch vụ khoa học kỹ thuật, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực y, dược. Cho
đến ngày 05/07/2001 công ty được đổi tên thành tên gọi như hiện nay là Công
ty cổ phần Traphaco, với chức năng chủ yếu cũng không khác nhiều so với giai
đoạn trước đó là: Sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu: dược phâmt, mỹ phẩm,
nguyên liệu hoá dược, vật tư và thiết bị y tế, thực phẩm chức năng, rượu, bia,
nước giải khát. Thu mua, nuôi trồng, chế biến dược liệu. Tư vấn sản xuất, dịch
vụ khoa học kỹ thuật, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực y dược.
2. Tổng quan về tổ chức của công ty Traphaco.

PX. Nang mềm
PX. Nang cứng
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức của công ty Traphaco
Tất cả các hoạt động của doanh nghiệp đều nằm dưới sự điều hành của
Hội đồng quản trị, khi các quyết định được thông qua sẽ được triển khai xuống
các phòng ban trong doanh nghiệp để tổ chức thực hiện. Trong doanh nghiệp thì
các phòng ban cũng có mối quan hệ khá mật thiết với nhau: Phòng kinh doanh
sẽ đánh giá các tác động cuả thị trường và trong nội bộ của doanh nghiệp thông
qua các thông tin của các phòng ban khác, ví dụ lấy thông tin về nhân sự qua
phòng tài chính tổng hợp, lấy thông tin về các sản phẩm cho công tác quảng cáo
của mình qua thông tin từ phòng kiểm tra chất lượng và phòng nghiên cứ triển
khai sản phẩm mới. Các phòng ban tổng hợp ngân sách cho phòng tài vụ…
Trong đó phòng kế hoạch tổng hợp thông tin chung của các phòng ban để thực
hiện cho công tác lập kế hoạch của mình. Do hệ thống thông tin trong nội bộ
doanh nghiệp là khá tốt chính vì thế mà khả năng liên lạc giữa các phòng ban
luôn được đảm bảo.
3. Kết quả kinh doanh của Traphaco trong những năm vừa qua.
3.1. Thành tựu đã đạt được của Traphaco trong thời gian qua.
Trong vài năm vừa qua Traphaco luôn giữ được tốc độ tăng trưởng rất
cao, luôn từ 25 – 35%, chính điều này đã giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực
của mình, giúp cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên.
Bảng 2.2. Thành tựu của Traphaco trong những năm qua
Đơn vị:tỷ đồng
Năm 2004 2005 2006 2007
Doanh thu 242 303 409 532
LN sau thuế 23 26 32 37
Nguồn: Phòng Kế hoạch
Chúng ta nhận thấy rằng công ty đã có những thành công xuất sắc trong
kinh doanh với doanh thu tăng liên tục với tốc độ rất cao trong những năm vừa
qua. Thành tựu này có được là do nỗ lực rất lớn của tất cả tập thể doanh nghiệp.

những hạn chế, khó khăn riêng của mình:
- Là một doanh nghiệp mạnh trong kinh doanh đông dược, đã có nghiên
cứu và triển khai vùng cung cấp nguyên liệu, tuy nhiên Traphaco vẫn phải nhập
ngoại 35% nguyên liệu cho việc phục vụ sản xuất. Dưới tác động của biến động
giá cả trên thị trường thế giới, ít nhiều doanh nghiệp cũng phải chịu tác động.
- Khi bắt đầu áp dụng quản lý chất lượng theo các tiêu chuẩn chung của
quốc tế doanh nghiệp cũng gặp không ít khó khăn để có thể đạt được các tiêu
chuẩn này, gặp khó khăn trong cải tiến dây truyền sản xuất theo hướng đạt các
tiêu chuẩn chất lượng áp dụng. Theo tính toán thì để dây truyền sản xuất đạt
được tiêu chuẩn GLP thì doanh nghiệp phải đầu tư khoảng 30 tỷ, điều này
không phải là đơn giản với các doanh nghiệp của chúng ta.
II. Các bước tiến hành trong quy trình lập kế hoạch của Traphaco
Để thấy được sự hợp lý hay không trong quy trình lập kế hoạch kinh
doanh của Traphaco, tôi sẽ đi vào nghiên cứu các bước tiến hành trong qui trình
kế hoạch theo qui trình chuẩn đã trình bày ở phần trước:
1. Phân tích môi trường
Với định hướng phát triển chủ yếu trong lĩnh vực đông dược, chính vì thế
trong phân tích môi trường của doanh nghiệp, phân khúc thị trường mà doanh
nghiệp lựa chọn chính là lĩnh vực mà doanh nghiệp đã lựa chọn dựa trên thế
mạnh của mình. Traphaco xác định không dồn lực vào lĩnh vực tây dược, không
phải điểm mạnh của doanh nghiệp. Trong quá trình phân tích này phòng Kinh
doanh của công ty tiến hành thu thập thông tin trong doanh nghiệp để có các
thông tin của về nội bộ của doanh nghiệp: thông tin về lượng nhân viên, về các
sản phẩm của doanh nghiệp, nguồn tài chính của doanh nghiệp… và các phân
tích thị trường để xác định mạnh yếu của doanh nghiệp. Traphaco xác định kinh
doanh chủ yếu trong lĩnh vực đông dược và khách hàng là người yêu truyền
thống, mặc dù thế Traphaco lại không dự báo qui mô và triển vọng thị trường,
do trong những năm vừa qua thì các sản phẩm của Traphaco đều được tiêu thụ
hết trên thị trường.
Quá trình phân tích môi trường của Traphaco có điểm tốt là đã xác định

trở thành cổ phiếu Bluechip.
Căn cứ xác định mục tiêu của doanh nghiệp phải xuất phát từ các đánh
giá về môi trường, căn cứ vào đặc thù lĩnh vực mà doanh nghiệp kinh doanh do
nó ảnh hưởng tới chức năng và trách nhiệm của doanh nghiệp. Các căn cứ mà
doanh nghiệp đưa ra để xác định các mục tiêu là khá hợp lý khi đã tính đến các
yếu tố tác động từ bên ngoài và đặc thù của ngành dược. Tuy nhiên, các căn cứ
của doanh nghiệp đưa ra lại không căn cứ vào đánh giá nguồn lực, môi trường
trong nội bộ doanh nghiệp. Không dựa trên các căn cứ từ nội bộ doanh nghiệp
thì các mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra có thể chỉ mang tính định hướng, mà
không mang tính khả thi mà mục tiêu của doanh nghiệp đề ra cần phải có.
Công ty đưa ra các định hướng phát triển cho tương lai với các mục tiêu
có tính định tính cao trong xu thế thị trường biến động liên tục là một sự hợp lý.
Bởi vì doanh nghiệp chỉ có thể dự tính các con số cho mình trong thời gian ngắn
để có thể điều chỉnh, trong thời gian dài các mục tiêu nên thể hiện sự định
hướng, như thế sẽ tốt hơn cho lập các kế hoạch hàng năm nhằm đạt được các
mục tiêu chung đó.
3. Lập kế hoạch chiến lược
Khi đã xác định các mục tiêu Traphaco tiến hành cụ thể hoá chúng thành
các hoạt động cho từng năm, và từ đó lập các kế hoạch chức năng để thực hiện
các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra. Trong các kế hoạch chức năng này thì
các mục tiêu của doanh nghiệp sẽ được cụ thể hoá thành các chỉ tiêu có tính
định lượng cao. Từ đó doanh nghiệp tiến hành quy trình thực hiện kế hoạch của
năm.
Kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp xuất phát từ sự so sánh giữa các
mục tiêu và phân tích môi trường đã tiến hành, để từ đó doanh nghiệp có thể
đưa ra kế hoạch cho doanh nghiệp. Ở đây, Traphaco xác định kế hoạch dựa trên
các mục tiêu đã đề ra mà không dựa trên các so sánh giữa mục tiêu của doanh
nghiệp và phân tích môi trường. Làm như thế thì căn cứ lập kế hoạch không đủ
vững vàng. Mặt khác, như trên chúng ta đã nói, các mục tiêu của doanh nghiệp
lại xác định mà không dựa vào các phân tích nội bộ trong doanh nghiệp. Như

ưu thế cho Traphaco trong cạnh tranh ở thị trường nội địa.
5. Lập các kế hoạch chức năng
Ở Traphaco việc lập các kế hoạch chức năng được tiến hành khá đầy đủ,
nó là sự phân cấp thực hiện và cụ thể hoá các mục tiêu của doanh nghiệp để
thực hiện có thể diễn ra dễ dàng hơn. Khi đã có kế hoạch chiến lược, Traphaco
triển khai chúng thành các kế hoạch chức năng để tiến hành thực hiện.Việc đánh
giá, phân tích nội dung của các kế hoạch chức năng này sẽ được trình bày ở
phần sau của bài viết.
6. Điều chỉnh các bước của kế hoạch
Khi kế hoạch được lập ra sẽ được trình bày với ban lãnh đạo, nếu kế
hoạch được thông qua thì phòng kế hoạch có trách nhiệm triển khai và chuyển
xuống các phòng ban để bắt đầu tổ chức thực hiện, nếu như kế hoạch chưa được
thông qua thì sẽ được điều chỉnh lại và chờ được phê duyệt. Thực tế bước này
đã được Traphaco tiến hành khá tốt, nó thể hiện ý chí của nhà lãnh đạo và khả
năng chuyên môn của đơn vị lập kế hoạch.
Kế hoạch thể hiện quyền lực điều hành của các nhà lãnh đạo, cùng với
định hướng phát triển lâu dài của doanh nghiệp, chính vì thế các kế hoạch rất
cần sự tham gia của các nhà lãnh đạo. Thực tế khi càng có sự ủng hộ này thì kế
hoạch sẽ càng có khả năng thực hiện thành công.
Qua sự đóng góp ý kiến của nhà lãnh đạo, các bước của kế hoạch hoá sẽ
được điều chỉnh lại từ các kế hoạch chiến lược, các chương trình, dự án sao cho
phù hợp với các mục tiêu chung được đã điều chỉnh. Từ đó điều chỉnh các kế
hoạch tác nghiệp sao cho phù hợp với các mục tiêu chung và các bước triển khai
để bắt đầu đưa vào hoạt động.
Sự đóng góp của các nhà lãnh đạo là rất có ý nghĩa, nó thể hiện sự đồng
tình với kế hoạch đã được thông qua, như thế kế hoạch dễ dàng được sự ủng hộ
của các nguồn lực trong doanh nghiệp hơn. Tuy nhiên, các nhà lãnh đạo lại là
những người không chuyên về lập kế hoạch trong doanh nghiệp, nó cũng sẽ có
ảnh hưởng tới chất lượng của bản kế hoạch.
III. Nội dung các kế hoạch chức năng của Traphaco

5 Quảng cáo
+ Truyền hình 1
+ Truyền thanh 0.5
+ Báo chí 0.5
Tổng cộng 16
Nguồn: phòng Kế hoạch
Căn cứ vào bảng số liệu trên chúng ta nhận thấy Traphaco rất quan tâm
cho việc quảng bá thương thiệu của mình tới người tiêu dùng. Công ty tiến hành
các hoạt động quảng cáo của mình bằng tất cả các phương tiện Marketing. Để
đảm bảo giữ vững uy tín của mình và quảng bá cho các sản phẩm mới Traphaco
đã tổ chức các gian hàng trong các hội chợ, thúc đẩy giao lưu với các đối tác
thông qua các hội nghị với khách hàng thường xuyên để có được những đơn đặt
hàng đáp ứng nhu cầu mở rộng thị trường hiện nay của doanh nghiệp.
Các hoạt động trong kế hoạch Marketing của Traphaco chưa thực sự cụ
thể khi mà chỉ xác định các kinh phí dành cho các hoạt động mà doanh nghiệp
định tiến hành. Trong kế hoạch Marketing của doanh nghiệp cần nêu rõ số
lượng các hoạt động mà doanh nghiệp định thực hiện, địa điểm và thời gian cho
các hoạt động đó.
Hoạt động Marketing đã được quan tâm khá tốt, đã mang lại những hiệu
quả đáng kể cho doanh nghiệp. Tuy nhiên dưới góc độ là người nghiên cứu, tôi
vẫn thấy những khuyết điểm cần lưu ý trong kế hoạch Marketing của Traphaco:
- Kế hoạch Marketing xuất phát từ sự phân tích môi trường và thị trường,
tuy nhiên trong kế hoạch Marketing của công ty lại chỉ nói về các hoạt động của
Marketing, không có bảng phân tích chi tiết về khả năng thị trường của doanh
nghiệp. Chính điểm này sẽ không cho phép doanh nghiệp xác địng rõ ràng khả
năng tiêu thụ của thị trường, dễ dẫn tới các nguy cơ dư thừa mặt hàng cụ thể nào
đó, cũng có thể là để lỡ mất cơ hội trong phân đoạn thị trường nào đó.
- Kế hoạch Marketing cần đưa ra những định giả thiết phát triển của
doanh nghiệp trong tương lai và đưa ra các diễn giải về các giả thiết đó. Để thể
hiện được tính định hướng của mình kế hoạch Marketing phải đưa ra được