136
Chương 8
Giao tiếp bằng văn bản
‘Không gì sung sướng bằng khi được người khác hiểu mình’ – Ralph Waldo Emerson
Thật đáng ngạc nhiên là những cư dân hang động từng sinh sống trên trái đất
này hàng triệu năm trước đã tìm ra một giải pháp đơn giản khi đối mặt với thách
thức của việc giao tiếp dưới hình thức chữ viết giữa các nền văn hoá. Họ đã sử
dụng chữ tượng hình, tức là những hình được chạm khắc hoặc vẽ để mô tả một khái
niệm hay m
ột sự kiện đơn giản. Không có chữ nào, không ký tự chữ cái, không có
khả năng có những điều tinh tế bị mất và những ý nghĩa gây nhầm lẫn. Dần dần,
theo năm tháng, những hình này trở thành các ký hiệu, và các ký hiệu trở thành
những “chữ cái” để biểu thị âm thanh. Những người Ai Cập đã sử dụng những chữ
viết tượng hình – một sự kết hợp giữa chữ
tượng hình, chữ viết ghi ý và các tín hiệu
ngữ âm và sau đó trở thành những người đầu tiên sử dụng các hình vẽ để biểu thị
âm thanh bên cạnh các ý kiến và vật thể.
Tất nhiên, các công cụ viết đã thay đổi qua thời gian, những viên đá sắc cạnh
và than đá đã nhường chỗ cho bút và mực, và cuối cùng là máy đánh chữ và máy
tính. Ngày nay, bất chấp tất cả những gì người ta vẫn nói về một xã hộ
i không có
giấy, nguồn giao tiếp chính thức của chúng ta vẫn là bằng chữ viết trên giấy. (Nếu
không tại sao ngành bưu điện Mỹ lại chuyển tới 200 tỷ lá thư mỗi năm?) Và khi
việc kinh doanh trở nên toàn cầu hơn, thách thức của việc giao tiếp bằng văn bản
giữa các nền văn hoá đã là một sự kiện hàng ngày.
Viết đúng và viết sai
Cốt lõi đối với việc giao tiếp văn bản giữa các nền văn hoá một cách rõ ràng
là phải sử dụng ngôn ngữ đơn giản, những từ quen thuộc và những câu tường thuật
ngắn gọn, rõ ràng. Văn bản càng ít rắc rối và suy nghĩ được diễn đạt càng ít phức
tạp thì càng dễ hiểu. Mục đích của giao tiếp văn bản trong kinh doanh là để thể hiện

ng điểm quan trọng tương đương của những hình thức giao tiếp
“phi ngôn từ”. Trong những nền văn hoá bối cảnh cao, phương tiện cũng là thông
điệp. Đối với những nền văn hoá này, một bài trình bày bằng văn bản trông ra sao
có thể cũng quan trọng như chính nội dung của nó.
Khi phải giao dịch giữa các nền văn hoá, đặc biệt là với một cá nhân mà
ngôn ngữ chính của anh ta có thể khác với ngôn ng
ữ của bạn, bạn càng cung cấp
được nhiều công cụ hình ảnh dưới dạng đồ hoạ hoặc biểu đồ, thì khả năng có sự
hiểu nhầm càng thấp. Một cách trình bày chuyên nghiệp, thông minh và trang nhã,
dù chỉ là trình bày một lá thư kinh doanh đơn giản, cũng quan trọng trong việc tạo
ra một ấn tượng ban đầu thuận lợi cho bạn.
Hãy chú ý đến hướng
Có lẽ đã rõ ràng, nhưng không phải tất cả các nền văn hoá đều đọc và viết
theo cùng một cách. Giống như tiếng Anh, tiếng ả rập và tiếng Do thái cũng được
viết theo chiều ngang, nhưng lại là từ phải qua trái. Tiếng Nhật có thể viết ngang
hay dọc đều được. Khi được viết theo chiều dọc, các cột được đọc từ phải qua trái,
tức là theo hướng ngược lại với ti
ếng Anh. Khi viết theo chiều ngang, các dòng và
các trang của các cuốn sách thường tiến từ trái qua phải, giống như trong tiếng
Anh. Thật đáng ngạc nhiên là chẳng mấy người nhận ra hay ghi nhớ được những sự
khác biệt trong các cách viết và đọc.
Một nhà quản lý toàn cầu nhớ lại khi ông giới thiệu với một đồng nghiệp
Nhật Bản về cuốn sách giới thiệu đầy màu sắc mới nhất của công ty ông, nói r
ất chi
tiết về lịch sử công ty và những sản phẩm của nó. “Trang bìa là thực sự rất ấn
tượng. Tất cả chúng tôi đã tự hào về nó. Rất nhiều mồ hôi nước mắt đã được đổ ra
cho mẫu thiết kế trang bìa đó. Tôi đã giới thiệu quyển sách với một đồng nghiệp
Nhật Bản. Tôi nhớ rằng anh ra cầm nó vài phút, sau đó lật quyển sách lại. Thự
c tế
là anh ta đã bắt đầu giở sách từ cuối ngược lên đầu. Bìa cuối lại đơn giản chỉ là một

những câu phức tạp, thật giống như tôi đang đọc một thứ tiếng khác. Thật kỳ cục
nhưng đề nghị của người nói thứ tiế
ng Anh chính gốc này lại khó hiểu nhất.” Vậy
tiếng Anh quốc tế là gì? Đó là thứ tiếng Anh mà tránh sử dụng từ viết tắt, những
câu trích dẫn, những câu sáo rỗng và lối chơi chữ. Nó trang trọng hơn tiếng Anh
nói và sử dụng những câu đơn giản để chuyển tải ý kiến.
Biệt ngữ cũng có thể có ích
Giống như trong giao tiếp bằng lời, nói chung ta nên tránh sử dụng biệt ngữ
và tiếng lóng, trừ khi bạn chắc chắn 100% rằng người mà bạn đang giao tiếp cùng
sử dụng và hiểu được vốn từ chuyên môn đó. Đôi khi biệt ngữ lại có thể giúp việc
giao tiếp được chính xác hơn. Nhưng điều này chỉ đúng nếu có một cách hiểu thống
nhất về các thuật ngữ. (Hãy ngh
ĩ đến hai nhà lập trình máy tính trao đổi thư tay với
nhau. Rõ ràng là biệt ngữ và những thuật ngữ kỹ thuật cao là phù hợp ở đây. Tuy
nhiên, điều đó lại không đúng trong trường hợp một nhà quản lý đề xuất một liên
doanh trong lĩnh vực hàng tiêu dùng với một nhà doanh nghiệp đến từ một thị
trường mới nổi.)

139
Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý ở hầu hết mọi nền văn hoá đều mắc lỗi lạm
dụng biệt ngữ. Các nhà quản lý thường hay nghĩ rằng một phong cách văn xuôi
trịnh trọng bóng bẩy pha trộn với một chút lõm bõm các thuật ngữ thông dụng,
những biệt ngữ và thuật ngữ chuyên môn sẽ tạo ra một văn bản tốt, và nó sẽ cho
thấy kiến thức sâu rộng của người vi
ết đối với một vấn đề. Không hiểu tại sao, họ
tin rằng sử dụng những cụm từ như “được gửi kèm theo đây - enclosed herewith”
nghe chuyên nghiệp hơn và có tính kinh doanh hơn. Thật ra là không phải thế. Nó
sẽ làm vấn đề trở nên khó hiểu và che mất mục đích số một - đó là chuyển tải rõ
ràng một ý kiến. Quy tắc ngón tay cái: chỉ sử dụng biệt ngữ nếu độc giả
của bạn sẽ

chung chung. Nếu được yêu cầu biên tập hoặc đọc soát lại văn bản của một ai

140
đó, đừng nhận xét mơ hồ. Hãy nói cho họ biết chính xác điều mà bạn nghĩ còn
chưa ổn ở văn bản đó.
- Một giọng điệu trang trọng tốt hơn giọng điệu thân mật. Giao tiếp kinh
doanh nói chung cần phải trang trọng. Một sai lầm phổ biến là khi người viết sử
dụng tên đầu của một đồng nghiệp ở lời đầ
u thư và sau đó lại ký bức thư bằng
tên đầy đủ của anh ta hoặc cô ta. Nếu bạn đủ thân quen với ai đó để sử dụng tên
đầu của họ, khi đó bạn có thể sử dụng tên đầu của bạn để ký cuối thư. Tất nhiên,
ở những nền văn hoá coi trọng một cách thức trang trọng hơn trong các giao
dịch kinh doanh, đây có thể là một sai lầm nghiêm trọng. Trừ phi b
ạn chắc chắn
100% về mối quan hệ của mình, hãy sử dụng tên đầy đủ ở lời đầu thư và khi ký
cuối thư.
Những câu hỏi đặt ra cho chính bạn
Một khi bạn đã viết xong và biên tập bức thư hay văn bản của mình, hãy tự
hỏi bản thân những câu hỏi sau. Chúng sẽ đảm bảo chắc rằng văn bản của bạn sẽ
đạt được mục đích mà bạn đề ra.
- Văn bản của mình có đem lại ấn tượng như mong muốn hay không?
Nó có thân mật quá hay không? Nó có rườm rà quá không?
- Mình có đưa vào những ý kiến hoặc t
ừ ngữ không quan trọng mà có
thể làm sao nhãng sự chú ý của người đọc tới những điểm chính không?
- Lá thư và phong bì của công ty có đem lại ấn tượng thích hợp hay
không? Một người đến từ một nền văn hoá khác sẽ nghĩ gì?
- Mình đã viết địa chỉ chính xác chưa? Mình đã viết tên người chuẩn
xác và đã sử dụng những chức danh phù hợp khi cần thiết hay chưa?
Trong khi người phương Tây có thể trở nên quá coi trọng việc tạo ra những