Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất
nhập khẩu Viglacera
2.1. Tổng quan về Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera.
− Tên công ty: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera.
− Tên giao dịch: VIGLACERA Import-Export joint stock company.
− Tên viết tắt: VIGLACERA-EXIM.,JST.
− Đơn vị chủ quản: Bộ xây dựng.
− Địa chỉ trụ sở chính: Số 2, Hoàng Quốc Việt, phường Nghĩa Đô, quận Cầu Giấy, thành phố
Hà Nội.
− Điện thoại: (04)7567712. Fax:(04)7567710.
− Email:
− Website: www.viglacera.com.vn.
2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera.
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera tiền thân là Công ty Kinh doanh và Xuất
nhập khẩu trực thuộc Tổng công ty Thuỷ tinh và Gốm xây dựng “Viglacra” - một trong những
Tổng công ty 90 làm ăn hiệu quả, có tiềm lực mạnh, được nhà nước chú ý và tạo điều kiện phát
triển.
Công ty Kinh doanh và Xuất nhập khẩu được thành lập theo quyết định số 217/QĐ-
BXD ngày 17 tháng 05 năm 1998 của Bộ Trưởng Bộ Xây Dựng có tên giao dịch quốc tế là
Business and Import Export company, sau đó có tên giao dịch mới là Trading and Export-
Import company, viết tắt là TRADIMEX. Trụ sở công ty lúc thành lập đặt tại khuôn viên cơ
quan Tổng công ty Viglacera - 43B Hoàng Hoa Thám - quận Tây Hồ - Hà Nội, sau đổi thành
số 628 Hoàng Hoa Thám - quận Tây Hồ - Hà Nội. Hiện nay trụ sở chính của Công ty đặt tại số
2 Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội.
Công ty Kinh doanh và Xuất nhập khẩu thực hiện hạch toán nội bộ trong cơ quan Tổng
công ty, được sử dụng con dấu theo mẫu quy định và được mở tài khoản tại ngân hàng và kho
bạc nhà nước. Công ty Kinh doanh và Xuất nhập khẩu hoạt động kinh doanh theo phân công,
phân cấp của Tổng công ty, theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty và hoạt động
của Công ty do hội đồng quản trị Tổng công ty phê duyệt.
Để thích ứng với môi trường kinh doanh mới, từ tháng 3 năm 2006 Công ty Kinh doanh
và Xuất nhập khẩu Viglacera được chuyển đổi thành công ty cổ phần theo quyết định số

của Công ty Kinh doanh và Xuất nhập khẩu được thực hiện theo chỉ tiêu do Tổng công ty giao.
Sau khi tiến hành cổ phần hoá, Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera được hoàn toàn chủ
động trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình trên cơ sở hạch toán độc lập.
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera có 2 chức năng cơ bản sau:
• Chức năng kinh doanh: Nghiên cứu quy luật cung cầu trên thị trường về các loại sản
phẩm do các đơn vị thành viên trong Tổng công ty sản xuất để xây dựng phương án tiêu thụ
nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường và đạt hiệu quả kinh doanh cao.
• Chức năng xuất nhập khẩu: Xuất khẩu các sản phẩm gạch ngói, đất sét nung, gạch ốp
lát Ceramic, Granit, nguyên vật liệu , sứ vệ sinh, kính xây dựng và máy móc thiết bị trong lĩnh
vực xây dựng. Ngoài ra, Công ty còn hoạt động trong cả lĩnh vực xuất khẩu lao động.
Nhập khẩu vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị phụ tùng, máy móc, hoá chất phục vụ sản
xuất của các đơn vị thành viên trong Tổng công ty và phục vụ kinh doanh.
Thực hiện dịch vụ xuất khẩu uỷ thác theo uỷ quyền của Tổng công ty Viglacera và một
số đơn vị sản xuất khác ngoài Tổng công ty.
2.1.2.2. Nhiệm vụ của Công ty.
Để thực hiện những chức năng trên Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera phải
thực hiện những nhiệm vụ (có thay đổi tuỳ từng giai đoạn, tình hình cụ thể của Công ty) như
sau:
− Xây dựng và thực hiện các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn về kinh doanh;
− Xây dựng phương án kinh doanh theo kế hoạch mục tiêu, chiến lược phát triển đã đề
ra;
− Nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước nhằm đảm bảo sự hoạt động liên tục và có
hiệu quả của Công ty;
− Xây dựng, tổ chức triển khai quản lí hệ thống đại diện, đại lí, cửa hàng, cộng tác viên
để hình thành mạng lưới tiêu thụ sản phẩm của Tổng công ty trong và ngoài nước;
− Xây dựng chương trình tiếp thị dài hạn và ngắn hạn, trên cơ sở đó hoàn thành nhiệm
vụ đề ra;
− Quản lí, đào tạo và phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên chức theo pháp luật
chính sách của Nhà nước;
− Thực hiện đầy đủ và nghiêm chỉnh chính sách, chế độ hiện hành của Nhà nước và các

Công ty. Giám đốc có quyền điều hành cao nhất trong Công ty;
Phó giám đốc công ty là người giúp Giám đốc công ty điều hành một hoặc một số lĩnh
vực hoạt động kinh doanh theo sự phân công của Giám đốc công ty, chịu trách nhiệm trước
giám đốc công ty và pháp luật về nhiệm vụ được giao.
Ngoài BAN GIÁM ĐỐC, bộ máy giúp việc của Công ty bao gồm các phòng ban
nghiệp vụ:
Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng tham mưu cho lãnh đạo Công ty thực hiện
quản lý các lĩnh vực công tác: tổ chức, hành chính, lao động, tiền lương, đào tạo, bảo vệ, an
ninh quốc phòng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động của Công ty.
Phòng kinh tế: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc công ty tổ chức thực hiện pháp
lệnh kế toán thống kê và điều lệ tổ chức kế toán của Nhà nước tại Công ty, tổ chức quản lý
chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn và tài sản của Công ty.
Trung tâm kinh doanh: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc Công ty về công tác
kinh doanh, tổ chức quản lý thị trường và hệ thống các phương án tiêu thụ sản phẩm, làm cho
kinh doanh của Công ty hoà nhập, đáp ứng nhu cầu thị trường và đạt hiệu quả ngày càng cao.
Trung tâm xuất nhập khẩu: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc về công tác XNK,
tìm kiếm và khai thác thị trường các nước trên thế giới để mở rộng hoạt động kinh doanh XNK
của Công ty.
Trung tâm xuất khẩu lao động: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc công ty và tổ
chức thực hiện các công việc liên quan đến xuất khẩu lao động, đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu
lao động, tìm kiếm đối tác và nguồn lao động trong nước.
Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh: Có chức năng đại diện cho Công ty cổ phần xuất
nhập khẩu Viglacera tại thành phố Hồ Chí Minh thực hiện mọi hoạt động kinh doanh tiêu thụ
sản phẩm Viglacera trong phạm vi khu vực các tỉnh phía Nam.
2.1.4. Đặc điểm nguồn lực của Công ty.
2.1.4.1. Vốn kinh doanh.
Khi chưa tiến hành cổ phần hoá, Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera là một đơn
vị nhà nước trực thuộc Tổng công ty Thuỷ tinh và Gốm xây dựng. Vì vậy, một mặt nó chịu sự
quản lý về mặt tổ chức, mặt khác được nhận vốn kinh doanh do Nhà nước và Tổng công ty cấp
và còn có thể nhận được một lượng vốn nhất định từ ngân sách nhà nước khi cần thiết. Đây có

Viglacera)
Qua bảng trên ta thấy, tổng số vốn của Công ty qua các năm đều tăng, năm sau cao hơn
năm trước tuy có sự thay đổi khá lớn của tỷ trọng giữa nguồn vốn cố định và nguồn vốn lưu
động so với tổng số vốn. Mặc dù vậy, xét về tuyệt đối thì cả vốn lưu động và vốn cố định của
Công ty đều tăng qua các năm. Điều này chứng tỏ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
có hiệu quả và Công ty chú trọng đến việc bảo toàn và phát triển nguồn vốn. Cụ thể: năm 2002,
tổng số vốn của công ty là 2100 tỷ đồng, trong đó vốn cố định là 357 tỷ đồng chiếm 17%, vốn
lưu động là 1743 tỷ đồng chiếm 83%. Năm 2003, tổng số vốn là 2560 tỷ đồng, trong đó vốn cố
định là 358,4 tỷ đồng chiếm 14%, vốn lưu động là 2201,6 tỷ đồng chiếm 86%. Công ty là một
đơn vị kinh doanh thương mại do đó vốn lưu động chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số vốn của
Công ty và tỷ trọng vốn cố định giảm dần so với tỷ trọng của vốn lưu động. Trong các năm
tiếp theo vốn cố định tăng lên nhiều do Công ty được Tổng công ty giao nhiệm vụ trực tiếp
quản lý việc tiến hành thi công xây dựng và điều hành việc sản xuất kinh doanh của Nhà máy
sản xuất gương và các sản phẩm sau kính Bình Dương. Vì thế, từ năm 2004, tổng số vốn của
Công ty tăng mạnh đặc biệt là vốn cố định. Trong năm 2004, tổng số vốn của Công ty là 3200
tỷ đồng, trong đó vốn cố định là 1008 tỷ đồng chiếm 31,5%, vốn lưu động là 2192 tỷ đồng
chiếm 68,5%. Năm 2005, tổng số vốn là 5119 tỷ đồng, trong đó vốn cố định là 2272,84 tỷ
đồng chiếm 44,4%, vốn lưu động là 2846,16 tỷ đồng chiếm 55,6%.
Cuối tháng 3 năm 2006, Công ty hoàn tất thủ tục cổ phần hoá, số vốn điều lệ được
đóng góp của các cổ đông như sau:
Tổng vốn điều lệ là 2 tỷ. Trong đó các cổ đông chính là:
− Tổng công ty Thuỷ tinh và Gốm xây dựng. Đại diện: Trần Quốc Thái. Lê Minh Tuấn
(chiếm 40% tổng vốn điều lệ của Công ty).
− Công ty TNH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Thuận Thành.
− Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Sản xuất Đại Nam.
− Và 70 cổ đông khác.
2.1.4.2. Về nhân lực.
Hàng năm, đội ngũ lao động công nhân viên của Công ty không ngừng được đổi mới.
Số lượng lao động tăng, trình độ được nâng cao qua đào tạo và tuyển dụng.
Bảng 2.2: Phân bố lao động theo trình độ của Công ty.

2
đặt tại khuôn viên cơ quan Tổng công ty Viglacera tại 43B - Hoàng Hoa
Thám - Tây Hồ - Hà nội, chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh cũng chưa có trụ sở riêng. Tuy
nhiên, đến nay Công ty đã xây dựng được một trụ sở khang trang hiện đại với diện tích rộng
khoảng 5000 m
2
tại số 2 - Hoàng Quốc Việt - Nghĩa Đô - Cầu Giấy - Hà Nội, với trang thiết bị
phục vụ cho sản xuất kinh doanh đầy đủ và hiện đại. Trụ sở kinh doanh mới này không chỉ đáp
ứng được nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty, làm cho chi phí thuê mua giảm đáng kể
mà còn góp phần làm tăng doanh thu của Công ty thông qua việc cho các đơn vị kinh doanh
khác thuê lại một phần trụ sở. Từ đó, Công ty có điều kiện để cải tiến trang thiết bị hiện đại
hơn, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Trong các phòng ban, luôn có đầy đủ các thiết bị chuyên dùng phục vụ cho hoạt động
kinh doanh. Riêng các phòng nghiệp vụ, do tính chất công việc và nhu cầu đỏi hỏi nên mỗi
nhân viên được trang bị riêng một máy tính, có kết nối internet. Hoạt động ký kết và thực hiện
hợp đồng được trao đổi chủ yếu qua mạng máy tính này. Những thông báo hay những thông tin
cần truyền tải về các bước công việc được thực hiện trên máy. Nhờ sự tiến bộ của khoa học
công nghệ được áp dụng như vậy mà Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera đã kí kết được
rất nhiều hợp đồng trong và ngoài nước. Những sai sót xảy ra là không đáng kể. Nếu có, cách
khắc phục cũng rất đơn giản và nhanh chóng.
2.1.5. Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.
2.1.5.1. Ngành nghề kinh doanh của Công ty.
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera là một doanh nghiệp kinh doanh và XNK
với các ngành nghề kinh doanh được xác định trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh như
sau:
− Kinh doanh vật tư (không bao gồm thuốc bảo vệ thực vật và thuốc thú y), nguyên vật
liệu, thiết bị phụ tùng máy móc, hoá chất (trừ hoá chất nhà nước cấm), phụ gia phục vụ sản
xuất công nhiệp và xây dựng;
− Kinh doanh vật liệu xây dựng, vật liệu trang trí nội thất;
− Kinh doanh nhà hàng, khách sạn, dịch vụ ăn uống, bất động sản, cho thuê văn phòng

giảm thì chi phí cũng phải giảm và khi doanh thu tăng thì chi phí cũng phải tăng theo. Song từ
năm 2004 đến năm 2006 thì tốc độ tăng của doanh thu cao hơn tốc độ tăng của chi phí, vì vậy
lợi nhuận trước thuế của Công ty cũng không ngừng tăng lên, đặc biệt là năm 2006 lợi nhuận
trước thuế của Công ty tăng 74,91 % so với năm 2005. Mặc dù năm 2006 là năm đầu tiên hoạt
động theo mô hình Công ty cổ phần xuất nhâp khẩu Viglacera, hoạt động có khó khăn hơn
trước do không được Nhà nước trợ cấp, bảo hộ.
Những sự tăng trưởng như vậy cho thấy Công ty cũng đã mở rộng quy mô kinh doanh,
các đơn vị trực thuộc đều nỗ lực trong quản lý cũng như năng động trong tìm kiếm thị trường
để có được những kết quả khá tốt.
Do lợi nhuận có xu hướng tăng nên thu nhập bình quân/người của Công
ty cũng có xu hướng tăng lên: năm 2003 là 1,675 triệu đồng, năm 2004 là 1,918
triệu đồng, năm 2005 là 2,285 triệu đồng, năm 2006 là 2,436 triệu đồn
Biểu đồ 2.2: Thể hiện thu nhập bình quân/ người của Công ty
qua các năm
đồng
Năm
Qua biểu đồ trên ta thấy, mức sống của cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty liên
tục tăng qua các năm. Với xu thế này, trong tương lai thu nhập sẽ tăng hơn nữa, ngày càng góp
phần cải thiện đời sống của nhân viên trong Công ty.
Trong những năm qua Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera được đánh giá là một
doanh nghiệp hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Các chỉ tiêu về doanh thu, nộp ngân sách và
lợi nhuận hàng năm luôn vượt mức kế hoạch được giao và ngày càng khẳng định được vị thế
của mình trên thị trường Việt Nam và quốc tế.
2.2. Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần
xuất nhập khẩu Viglacera.
2.2.1. Tổng quan về hoạt động nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera.
2.2.1.1. Kết quả tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty những năm gần đây.
Dựa trên số liệu của các năm, ta có thể tổng kết tình hình thực hiện hợp đồng nhập tại
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera thời gian qua như sau:
Bảng 2.4: Kết quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty giai đoạn 2004-2006

lượng hợp đồng thực hiện đúng như kế hoạch đã đặt ra nhưng giá trị lại giảm từ 21 triệu USD
xuống còn 19,598 triệu USD khi thực hiện. Sở dĩ như vậy là vì trong năm 2005 có một hợp
đồng không được hoàn thành do giá cả Sôđa tại Thiên Tân Trung Quốc tăng lên nên nhà cung
cấp đã không thực hiện hợp đồng đã kí trước đó với Công ty. Trong năm 2006 cả giá trị và số
lượng hợp đồng được thực hiện đều tăng hơn so với kế hoạch là do năm 2006 các nhà máy sản
xuất trực thuộc Tổng công ty tăng năng suất nên cần một khối lượng nguyên vật liệu nhiều hơn
so với kế hoạch.
Có thể nói hoạt động kinh doanh nhập khẩu giữ vị trí quan trọng trong hoạt động kinh
doanh của Công ty. Kim nghạch nhập khẩu của Công ty luôn chiếm tỷ trọng chủ yếu trong
tổng kim nghạch XNK.
Bảng 2.5: Kim ngạch XNK của Công ty giai đoạn 2003-2006
Đơn vị tính: Triệu USD
Chỉ
tiêu
Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
Kim
ngạch
Tỷ
trọng
(%)
Kim
ngạch
Tỷ
trọng
(%)
Kim
ngạch
Tỷ
trọng
(%)